Site Internet des Services de l État

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1 GISEH Gestion de l Information sur Support Editorial Hypertext Document destiné aux contributreurs Site Internet des Services de l État Document support La structure du site Connexion à l espace privé Les rubriques et sous-rubriques Les articles Ajouter un document, un lien Les statuts d un article Publier et modifier Les Services de l État en Vendée

2 Table des Matières AVANT-PROPOS...3 Pourquoi ce guide?...3 A qui s adresse ce mode d emploi?...3 Le but de ce document?...3 STRUCTURE DU SITE... 4 ESPACE DE TRAVAIL... 4 Accéder à l espace privé... 4 LA BARRE D OUTILS DE L ESPACE PRIVE... 5 RUBRIQUES ET SOUS-RUBRIQUES... 6 Création d une rubrique... 6 Attributs d une rubrique... 7 Donner un numéro à une rubrique... 8 Publication d une rubrique... 8 LES ARTICLES... 9 Éléments obligatoires... 9 Création d un article... 9 Enregister son article... 9 LA MISE EN PAGE Insérer un tableau Insérer un logo Établir une liste Insérer un lien...10 Intertitre Mise en forme : le gras INSERER UN DOCUMENT Insertion de plusieurs documents INSERER UNE IMAGE STATUT D UN ARTICLE MODIFIER UN ARTICLE Par l espace privé Par accès direct LES PICTOGRAMMES... 20

3 AVANT-PROPOS Pourquoi ce guide? SPIP sous GISEH est un système de publication de contenu. Avec cet outil des informations, documents, liens, etc... peuvent être mis en ligne sur internet. Les contributeurs font évoluer le site au fil du temps, il est donc nécessaire de bien connaître les techniques de publication de contenu. Utiliser SPIP sous GISEH ne nécessite pas de compétences particulières en informatique. Ce guide, réalisé pour les contributeurs avertis ou non, est fait pour vous assister à la bonne prise en main de cet outil. A qui s adresse ce mode d emploi? Il a pour objectif d aider les contributeurs des différentes administrations de l État qu ils soient avertis ou débutants. Ce mode d emploi réunit les principales procédures de mise en ligne de base qui permettront de bien démarrer ou revoir les techniques avec SPIP sous GISEH. Le but de ce document? Le but est d initier ou de rappeler les principales fonctions de mise en ligne d information sur SPIP sous GISEH. Il sert de mémo technique pour la création d une rubrique ou d un article, la mise en ligne de document ou d image et toutes modifications concernant l information présente. 3

4 STRUCTURE DU SITE Un site SPIP sous GISEH comporte une page d'accueil ayant une structure particulière, des rubriques, des sous rubriques (décomposables à l'infini), et des articles. L'article est l'élément de base du site : un article peut comporter du texte, des tableaux, des documents joints, des images, des liens internes et externes. Les rubriques et les articles peuvent être paramétrés pour un affichage particulier. Ces paramètres sont modifiables. ESPACE DE TRAVAIL Accéder à l espace privé ATTENTION L adresse de CONSULTATION du site est : L adresse de GESTION du site est : Pour gérer le site il est obligatoire de passer par l adresse de GESTION L entrée sur le site dit «privé» se fait en ajoutant à l adresse de gestion «\ecrire» : www-services-etat-vendee.intranets.developpement-durable.ader.gouv.fr\ecrire Renseigner l identifiant, puis le mot de passe. (il faut qu un compte de type CERBER soit ouvert). Nota : Si vous ne possédez pas de compte, une demande est à adresser au bureau de la communication interministérielle : par téléphone : ou par mail : pref-ide@vendee.gouv.fr 4

5 LA BARRE D'OUTILS DE L ESPACE PRIVE La barre d outil peut varier en fonction de l écran sur lequel on se trouve, ci-dessous les icônes principaux A suivre : permet de visualiser les articles en attente de publication Edition : affiche les rubriques sur lesquelles l'auteur en ligne a des droits Forums : affiche les forums en cours. Auteurs : affiche la liste des auteurs Configuration : visible selon le statut et réservée aux administrateurs Aide en ligne : aide en ligne de SPIP. Attention : il s'agit de l'aide du SPIP "de base". Pour SPIP sous GISEH, un "squelette" spécifique a été construit. Certaines indications qui figurent dans l'aide en ligne ne sont donc pas valables pour SPIP sous GISEH Visiter le site : permet de revenir à la page d'accueil du site public Tout le site : permet de visualiser d un seul coup d oeil l architecture 8 9 Navigation rapide : raccourcis permettant de visualiser ses derniers articles Recherche : recherche à l intérieur de l espace privé 10 Agenda : fonction disponible non utilisée Messagerie personnelle : permet d écrire à un auteur via l interface privée Votre nom : Informations personnelles Suivre la vie du site : réservé aux administrateurs Pavés de couleur : permet de changer les couleurs du site privé sur le poste (cela n a aucune influence sur le site public) Se déconnecter : permet de se déconnecter (comme son nom l indique ) 5

6 RUBRIQUES ET SOUS-RUBRIQUES L architecture d un site SPIP sous GISEH peut s apparenter à celle qui se trouve dans votre explorateur windows Une rubrique du premier niveau (créée par l'administrateur) peut comporter X sous-rubriques, qui peuvent à leur tour comporter chacune X sous-rubriques, etc., créées par l'administrateur restreint. Pour les administrateurs restreints, il s'agit toujours de «sous-rubriques». Par facilité de langage, le terme de «rubrique» est utilisé, car les caractéristiques sont les mêmes. Attention à l'inflation : multiplication du nombre de niveaux = multiplication du nombre de clics avant d'arriver à l'information! Conseil : essayer de construire la structure de sa rubrique sur le papier avant de le faire sur le site. Création d'une rubrique Cliquer sur "Créer une sous rubrique". 1 2 Renseigner le titre (obligatoire). La règle éditoriale impose que le titre commence par une majuscule et une écriture en minuscule Modifier le positionnement si besoin (ouvrir la liste déroulante) Renseigner le descriptif rapide (facultatif) Indiquer un texte explicatif si besoin (facultatif) 3 5 En bas d'écran : cliquer sur "Enregitrer" pour créer la rubrique 4 5 6

7 Les attributs d'une rubrique Après validation de la création de la rubrique, apparaît un nouvel écran qui permet de donner à la rubrique différents attributs Arborescence : indique où se situe la rubrique dans l organisation du site Statut de la rubrique : indique son numéro (automatique) - son statut (par défaut toujours en «cours de rédaction» lors de la création) - Fonction de prévisualisation dans l espace public (si la rubrique est publiée, un autre logo «Voir en ligne» est visible) Logo de la rubrique : permet d insérer une image pour illustrer la rubrique Modifier ou supprimer la rubrique : permet de modifier la rubrique (retour à l écran précédent) - Le bouton «supprimer cette rubrique» n est visible que si la rubrique est totalement vide Mot clé : permet un affichage spécifique (généralement utilisé par les administrateurs) Choix de la forme : options d affichage de la rubrique dans l espace public Raccoucis en page d accueil : permet un affichage spécifique (généralement utilisé par les administrateurs) Ordre de tri des rubrique : affiche les rubrique dans un ordre précis Nota : pour les points 6 7 8, toujours cliquer sur «choisir» après avoir sélectionné un attribut 7

8 Donner un numéro à une rubrique Ne pas confondre ce numéro avec le numéro «automatique» de la rubrique, qui permet d'identifier cette rubrique par son adresse URL Principe : dans le champ «titre de la rubrique» : numéro, point, espace puis le titre, exemple : 50. xxxxxx Ce numéro n'apparaît pas sur le site public, il sert uniquement au classement. Il est souvent judicieux de donner des numéros de dizaine aux rubriques (10, 20, 30, 50...). Cette numérotation permet d intercaler une nouvelle rubrique par la suite, sans avoir à renuméroter le titre des rubriques. Publication d une rubrique Une rubrique nouvellement créée, n apparaît pas sur le site public si elle ne comporte pas d article(s). Il est possible de «forcer» la publication d une rubrique «vide» afin que son titre apparaisse sur le site public : à n utiliser que de façon exceptionnelle, car une rubrique sans contenu est inutile! Pour supprimer une rubrique, il faut qu elle soit «vide» : il faut donc supprimer tous les éléments qu elle contient (articles, les sites référencés...). 8

9 LES ARTICLES L article est l élément de base d une page internet : un article comporte un titre, un descriptif rapide, du texte, et peut comporter un ou des tableaux, des images, des fichiers textes, des liens internes au site ou externes au site. Eléments obligatoires ӹӹle titre, en minuscule, avec une majuscule en première lettre ӹӹsous-titre : titre long pour un affichage en page article ӹӹdescriptif rapide : pour un affichage en page sommaire et en page rubrique ӹӹchapeau : pour un affichage en page article ӹӹtexte : il est très fortement déconseillé de faire un article avec simplement une ou des pièces jointes. Le contenu de ces pièces jointes doit être annoncé. Création d un article Il y a deux façons de créer un article : par l interface privée (espace privé) ou par l interface publique (espace public). Dans ce document, les deux méthodes sont abordées. Les 2 méthodes sont identiques, mis à part le visuel : ESPACE PRIVÉ ESPACE PUBLIC Débutez la rédaction de votre article par le titre 1, essayez de mettre un titre court et clair. Ensuite, vérifiez que vous êtes dans la bonne rubrique 2, elle est automatiquement indiquée sous votre titre. Rédigez, une description rapide 3 afin que les lecteurs sachent ce qu ils trouveront dans votre article. Pour finir, dirigez-vous dans la partie Chapeau 4 et Texte 5 pour y mettre vos informations Enregistrer son article Après avoir relu et éventuellement corrigé votre texte, il est impératif d enregistrer votre article en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Félicitations, votre article est créé. Par défaut l article n est pas publié, il a le statut de : «en cours de rédaction». Nous verrons comment changer le statut de son article pour le publier, dans le chapitre «Statut d un article». 9

10 LA MISE EN PAGE Insérer un tableau Pour insérer un tableau dans votre article, il existe deux façons de procéder. La première, créez votre tableau sur votre ordinateur puis ajoutez-le comme document à votre article. Il apparaît sous forme de lien à télécharger. La deuxième méthode, est de créer directement votre tableau dans Giseh. Nous allons vous décrire les étapes pour dessiner un tableau dans Giseh : Insérer un tableau dans un nouvel article : Pour délimiter chaque colonne, vous devez utiliser le caractère. Vous l obtenez en appuyant simultanément sur les touches «Alt GR» et «6» du clavier. Prenons l exemple d un tableau à 2 colonnes et 2 lignes, voici ce que vous et le lecteur allez voir : Vu dans la création : Vu par le lecteur : Pour améliorer votre présentation, vous pouvez par exemple, mettre les titres des colonnes en gras en sélectionnant le mot puis en cliquant sur l icône Insérer un tableau dans un article en ligne : Si vous souhaitez insérer un tableau dans un article existant, sélectionnez l article à modifier directement, faites «Modifier cet article». à ce moment, vous verrez apparaître dans la partie «Texte», un icône «Insérer un tableau» :. Remplissez les champs et votre tableau est automatiquement créé. Insérer un logo Pour joindre un logo à votre article : Dirigez-vous vers la partie gauche de votre écran où se situe l intitulé «Logo de l article» Cliquez sur «Parcourir» Sélectionnez l image à faire apparaître. Puis cliquez sur «Télécharger». Votre photo se met automatiquement à la bonne place. à tout moment, vous pouvez supprimer le logo, en revenant sur l intitulé «logo de l article» puis en cliquant sur supprimer. ATTENTION évitez d insérer un logo trop volumineux (ne pas dépasser les 300 pixels ou les 500 ko de préférence). Insérer un lien Sélectionner le mot ou groupe de mots sur lequel on veut insérer un lien puis utiliser l icone boite de dialogue, renseignez l adresse souhaitée., dans la Établir une liste Votre article comprend de nombreux renseignements? Pour que vos informations soient faciles à lire, vous pouvez utiliser l icône «Mettre en liste» : Lorsque vous mettez votre curseur sur cet icône, plusieurs choix s offrent à vous : Établir une liste à point, Établir une liste numérotée, Intertitre Pour insérer un intertitre entre plusieurs paragraphes, utilisez cet icone : Le gras Pour faire ressortir une appellation ou un mot avec du gras, utilisez l icone. 10

11 INSERER UN DOCUMENT La méthode pour insérer un document est la même que vous passiez par votre accès privé ou par l accès direct. Sur les deux interfaces, procédez ainsi pour insérer votre document : Cliquez sur «Ajouter un document» «Parcourir» Sélectionnez le document dans le répertoire de travail Téléchargez Modifiez le titre Mettez un descriptif rapide (Facultatif) ESPACE PRIVÉ ESPACE PUBLIC Par défaut le document est associé à l article, il est placé toujours en bas de l article en pièce attachée Dans l espace public : 1 Un document peut être positionné de deux façons différentes dans un article : Par défaut lors de son téléchargement en «pièce jointe» : dans ce cas il apparaît en bas de l article Soit inséré dans le chapeau ou le texte de l article : copier le numéro <doc******> puis coller ce numéro à l emplacement souhaité. 2 Un document peut être «remplacé» : par exemple pour un tableau de bord qui est modifié tous les mois. 3 Un document peut être Modifier : modification du titre ou de son descriptif 4 Un document peut être simplement supprimé (attention, il n y a pas de demande de confirmation de suppression) Conseil : Téléchargement possible de tous les fichiers courants : Word, Excel, Ooo, pdf, etc..., mais privilégiez le format PDF si c est une pièce en simple lecture. Important : la limite de taille de fichier est de 12 Mo. Toutefois, à partir de 4 ou 5 Mo, le temps de téléchargement est long le fichier et le temps d affichage chez l utilisateur sera donc aussi très long, 11

12 Insertion de plusieurs documents Il est possible d insérer plusieurs documents directements lié à l article. 1 ère méthode : Insertion jusqu à 10 documents ATTENTION cette méthode n est possible que dans l espace public. Dans la colonne «options avancées», cliquez sur «Plusieurs documents» Pour chaque document cliquez sur «Parcourir» Sélectionnez le document Répétez l opération autant de fois que vous avez de documents à insérer Une fois tous les documents choisis, cliquez sur Télécharger ESPACE PUBLIC Le poids total de l ensemble des documents doit être inférieur ou égal à 25 Mo 2 nd méthode : pour l intermédiaire d un fichier compressé (zippé) Lorsque l on ajoute un fichier ZIP dans un article, il est possible de l ajouter tel quel ou bien de le décompresser puis d ajouter chaque fichier qu il contient. Pour cela, il convient d ajouter le fichier ZIP (valable dans les espaces privé et public). Cliquez sur «Ajouter un document» «Parcourir» Sélectionnez le document «zippé» Téléchargez Le fichier ZIP est reconnu, un choix s offre à vous : Si l on souhaite ajouter le fichier ZIP tel quel : cliquez sur le bouton [Valider] le fichier ZIP est alors ajouté à l article Si l on souhaite décompresser le fichier ZIP puis ajouter chaque fichier qu il contient : cochez «décompressé et chaque élément qu il contient installé sur le site» cliquer sur le bouton [Valider] 12

13 INSERER UNE IMAGE Pour insérer une image dans votre texte, il existe deux procédés selon l interface de travail que vous avez choisi. Par l espace privé : Lors de la création ou la modification d un article, il est possible d insérer une image dans le corps du texte de celui-ci. Procédure à effectuer pour insérer votre image : Dirigez vous vers la partie gauche de votre écran où est placé l intitulé «Ajouter une image ou un document» Cliquez sur «Parcourir» Sélectionnez l image à insérer dans le texte Puis cliquez sur «Télécharger» L image est alors codifiée, il ne vous reste plus qu à positionner l image dans votre texte. Pour cela, copiez l un des liens situés en dessous de l image puis collez-le dans votre texte. Trois propositions vous sont faites : Mettre l image à droite : <img... right> Mettre l image à gauche : <img... left> Mettre l image au centre : <img... center> Par l espace public : Vous souhaitez modifier un article en y intégrant une image. Vous sélectionnez l article en question, directement sur l internet (en passant par les rubriques du site, sous rubriques puis articles). Lorsque vous voyez l article à modifier sur le site, cliquez sur l intitulé «Modifier cet article» en haut à droite de votre écran. Vous arrivez dans une interface de gestion plus complète. Voici la procédure à effectuer pour insérer votre image : Dirigez-vous en bas de votre écran où se situe l intitulé «Ajouter une image» Cliquez sur «Parcourir» Sélectionnez l image à insérer dans le texte Cliquez sur «Télécharger» Modifiez le titre Mettez un descriptif rapide (Facultatif) Par défaut, l image est traitée comme un document, choisissez «Déposer cette image dans le portfolio» afin de la traiter en image, puis enregistrez. Il ne vous reste plus qu à positionner l image dans votre texte. Pour cela, copiez l un des liens situés en dessous de l image puis collez-le dans votre texte. Trois propositions vous sont faites : Mettre l image à droite : <emb... right> Mettre l image à gauche : <emb... left> Mettre l image au centre : <emb... center> 13

14 STATUT D UN ARTICLE Validation d un article Les articles que vous rédigez mettent en avant les actions de votre service. Vous ne pouvez donc pas écrire sur n importe quel sujet, il est donc essentiel que votre article soit validé par votre service. En cours de rédaction Cela signifie que l article que vous rédigez, est enregistré mais qu il n apparaît pas en ligne. Vous pouvez ainsi revenir sur cet article et refaire des modifications que vous n avez pas eu le temps d effectuer. Évaluation d un article Si vous souhaitez qu une critique soit faite sur votre article, vous pouvez demander à ce qu il soit évalué. Publication en ligne Après avoir rédigé votre article, fait une mise en page puis rajouté les documents et/ou photos nécessaires, vous pouvez l envoyer pour publication. Il apparaîtra en ligne et sera visible par tous. Pour vous assurez que le rendu vous convienne, n hésitez pas à «prévisualiser» votre article. Vous verrez ainsi sa forme finale. Poubelle Si vous ne souhaitez plus publier votre texte ou que vous désirez en supprimer un déjà en ligne, utilisez la fonction «Poubelle». A ce moment, vous n avez plus accès à cet article, seul un adminsitrateur webmestre peut à nouveau le récupérer mais uniquement dans les 24h qui suivent sa suppression. Nota : Le statut d un article n est pas figé, vous pouvez à tout moment le changer. En exemple, pour dépublier un article en ligne, il suffit de passer son statut de «publié en ligne» à celui de «en cours de rédaction». 14

15 MODIFIER UN ARTICLE Par l espace privé Pour retrouver un de vos articles, passez par votre espace privé. Dans votre espace, vous trouvez «Vos articles en cours de rédaction» et «Vos articles publiés en ligne» Cliquez sur l article à améliorer puis sur «Modifier cet article». Il ne reste plus qu à apporter les modifications nécessaires puis à enregistrer. Par accès direct Pour retrouver un de vos articles, vous pouvez passer par le site. Allez dans la rubrique puis sousrubrique où se trouve votre article. Quand l article s affiche, faites «Modifier cet article». Une fois dans l interface de gestion, il ne vous reste plus qu à faire vos modifications puis à enregistrer. 15

16 LES PICTOGRAMMES Mettre un intertitre... Mettre en gras... Mettre en italique... Mettre en liste... Insérer un tableau... Joindre un document... Ajouter un image... Insérer un lien hypertexte... Mettre une note en bas de page... Citer un message... Insérer des guillemets... Insérer guillemets de second niveau... Insérer des caractères spéciaux... Écrire un nouvel article... 16

17 LES PICTOGRAMMES Prévisualiser son texte... Historique des modifications apportées à l article... Lier des mots-clés à l article... Choisir la forme de l article... Raccourcis pour trouver l article... Mettre un logo... Joindre plusieurs documents... Classer son article dans une rubrique... Réécriture d Url pour une redirection de l article... Connaître le ou les auteurs d un article... Fonctions du forum... Insérer un formulaire de pétition... Modifier la date et l heure de publication... Indiquer la date de fin de publication... 17

18 Site Internet des Services de l État Document support Document destiné aux contributreurs GISEH Gestion de l Information sur Support Editorial Hypertext Copyright : Préfecture de la Vendée Bureau de la Communication Interministérielle Réalisation : DDTM 85 - unité Coordination et communication Les Services de l État Juin 2014 en Vendée