1/12 V α - Éditée le samedi 6 mars 2010

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1 1/12 Auteur : Jacques Barzic Sommaire Page Note 2/ Planifier un projet : suivre un cycle. 3/ Présentation d un cycle possible 1.2 Aborder la planification d un projet avec Open Workcench 2 - Illustration : exécution du cycle sur le projet test 4/ Le projet test tel que nous l avons laissé 2.2 Application du cycle 3 - La planification automatique 6/ Description du processus 3.2 Les paramètres de la planification automatique 3.3 Planifier un projet par sa date de démarrage 3.4 Planifier un projet par sa date de fin 3.5 Planifier un projet par la priorité des taches 3.6 Planifier en passant outre le blocage des tâches 3.7 Planifier un projet manuellement 3.8 Calcul du chemin critique 4 Recalculer la durée d une tâche 10/ Lancer le «re-calcul» d une tâche 10 5 Premiers éléments à propos des références d un 11/12 projet (baseline) 5.1 Introduction 5.2 Créer des références 5.3 Afficher les références 5.4 Re-référencer un projet planifier_projet_owb_1.0.0_alpha.doc

2 2/12 Note Document de référence : «Open Workbench User Guide r » ( Cette notice reprend le chapitre 3 («Schedule Projects») du guide de l utilisateur. Cette notice ne pend en compte que l utilisation d Open Workbench en «autonome». Les fonctionnalités en partage (avec Clarity) ne sont pas abordées. Après la création d un projet, son peuplement avec des tâches, des dépendances entre tâches, des ressources, et l affectation de ressources aux tâches, tout est prêt pour planifier au mieux son déroulement dans le respect de ces contraintes. Selon la taille du projet, ce processus peut être complexe et doit tenir compte des dépendances entre tâches, de la disponibilité des ressources et des délais accordés. Le processus de programmation d un projet est un processus itératif, se fait de proche en proche et peut demander de modifier les différentes contraintes. Pour aider en cela, Open Workbench propose un outil pour son automatisation nommé Planification Automatique (Autoshedule, en anglais). Certaines notions ne sont pas complètement reprises ou pas du tout abordées dans cette version du document (d où son indice α). Elles seront complétées par la suite, au fur et à mesure de mon exploration de Open Workbench, à la lumière de ma meilleure compréhension de ces fonctionnalités et de la levée de certains doutes par des tests. Je suis aussi preneur d éclairages de la part des lecteurs ;-) Ma configuration : Windows 7 et Open Workbench J ai lancé le logiciel en «Administrateur du poste» car j ai constaté un problème en «Utilisateur» : «Exception inconnue : Erreur survenue durant l exécution de la commande» dès le lancement de Open Workbench. J ai aussi constaté ce phénomène sur Windows XP.

3 3/ Planifier un projet : suivre un cycle. 1.1 Présentation d un cycle possible Le cycle ci-dessous donne une indication sur la manière d initier une démarche de planification d un projet. Il ne constitue qu une simple trame indicative et devra, dans la plupart des cas, être exécuté plusieurs fois pour obtenir un résultat abouti. 1. Paramétrer les calendriers. 2. Exécuter une planification automatique sans les contraintes de ressources. 3. Exécuter une planification automatique avec les contraintes de ressources. 4. Poser des priorités sur les phases, les activités et les tâches. 5. Recalculer les durées de tâches provocant des surcharges de ressources. 6. Bloquer les tâches qui ne doivent plus varier. 7. Raffiner l utilisation des modèles de répartition des ressources. 8. Ajuster les priorités des tâches. 9. Exécuter une nouvelle planification automatique avec les contraintes de ressources. 10. Et si nécessaire, opérer à une des opérations suivantes, avant une nouvelle planification automatique : déplacer manuellement des tâches ; modifier les dépendances. 1.2 Aborder la planification d un projet avec Open Workcench Plusieurs techniques existent pour planifier un projet Le processus implique les étapes suivantes. 1. Valoriser un des deux paramètres suivants : a. le temps minimum nécessaire à l achèvement de chacune des taches, b. l utilisation des ressources pour chacune des tâches. 2. Valoriser l ETC pour chacune des ressources (ETC : Estimate To Complete ; temps estimé comme nécessaire à une ressource pour terminer son intervention sur la tâche). 3. Déterminer pour chaque tâche le modèle de répartition de chacune des ressources qui lui sont affectées. 4. Exécuter une planification automatique du projet.

4 4/12 2 Illustration : exécution du cycle sur le projet test 2.1 Le projet test tel que nous l avons laissé Voir document B - Créer et construire un projet dans Open Workbench. À ce stade, les surcharges de ressources (cellules jaunes) sont généralement inévitables (sinon le projet ne nécessite pas de planification!!!). Date début de projet : 29/03/2010 Date de fin de projet : 12/04/2010. L étape 1 du cycle (paramétrage des calendriers) a été réalisée. On utilise le calendrier intitulé AFOBAT 29 Administratif. Pour la période concernée par notre test on tient compte des week-end (samedi et dimanche) et des jours fériés officiels.

5 5/ Application du cycle Une planification automatique sans les contraintes de ressources : Il y a moins de surcharges sur les ressources (cellules jaunes) mais il en reste!! Date début de projet : 29/03/2010 Date de fin de projet : 02/06/ Une planification automatique avec les contraintes de ressources : Il n y a plus de surcharges sur les ressources, le projet est donc correctement planifié en fonction des dépendances, des contraintes et des disponibilités des ressources. Date début de projet : 29/03/2010 Date de fin de projet : 06/07/2010. On pourrait, par exemple et cela semble opportun, revoir la chronologie de T-0002, T-0003 et T-0004 en leur affectant des niveaux de priorité adéquats (voir 3.5).

6 3 La planification automatique 6/ Description du processus : Le processus de planification automatique des tâches se base sur un certain nombre de règles qui sont mises en œuvre par Open Workbench. Chaque tâche est traitée : en la réalisant le plus rapidement possible dans le projet, en fonction des disponibilités, en la démarrant le plutôt (ou le plus tard) possible selon les contraintes fixées, en minimisant le plus possible la longueur du chemin citrique (voir note 1 ci-dessous). Calcul du chemin critique (avant la planification générale) : La planification procède dans l ordre aux opérations suivantes : 1. Planifier les tâches qui n acceptent aucune souplesse (telles que les tâches déjà en cours, celles qui nécessitent des ressources incontournables à un moment donné - fixée, dans le jargon Open Workbench -, les tâches bloquées) tout en réduisant les disponibilités en conséquence. 2. Planifier les tâches restantes, respectant leur niveau de priorité et leurs dépendances. Facteurs pour déterminer l ordre de planification des tâches (dans cet ordre de priorité) : 1. Les taches qui ont date de début ou une date de fin imposée. 2. La priorité des tâches (les plus faibles valeurs en premier). 3. La fourchette possible sur les dates de début et de fin des tâches (les plus faibles valeurs en premier). 4. Le fait que les tâches aient déjà débuté. 5. La position des tâches dans la hiérarchie WBS (celle les hautes les premières). Si deux tâches ont la même valeur pour un des facteurs, le facteur suivant dans la liste est testé. Partie du projet affectée par le calcul : Par défaut, la planification automatique agit sur tout le projet, mais elle n agit pas sur les tâches : qui ont débuté avant la date spécifiée dans le paramètre Ignorer les tâches démarrant avant le, qui ont débuté après la date spécifiée dans le paramètre Ignorer les tâches démarrant après le, qui sont marquées comme bloquées ou terminées, «Have actuals, exept for the time period between the last actuals thru date and the finish date»??? Les trois phases de la planification automatique : La planification automatique se fait en trois passes afin de satisfaire les dépendances et de ne pas surcharger les ressources. 1 ère passe : création d une référence («baseline») du planning et tentative de résolution des conflits. 2 ème passe : réalisation d un premier planning en prenant en compte les contraintes sur les ressources. 3 ème passe : re-calcul du chenin critique du planning créé lors de la 2 ème passe. Il faut retenir que les choix faits en termes de dépendances, de contraintes et de disponibilités des ressources peuvent engendrer une planification impossible sans violation des dépendances ou sans surcharges des ressources. Il faudra alors adapter manuellement les paramètres. Notes : 1 - Le chemin critique d un projet est un ensemble de tâches qui se succèdent du début à la fin du projet et pour lesquelles une variation du délai ou de la durée induit une variation de la date de fin du projet.

7 7/ Les paramètres de la planification automatique Menu Outils > Planification Date de début : date du début de la planification automatique, son action est donc postérieure à cette date. Si le paramètre Planification à partir de la date de fin est coché, ce champ se transforme automatiquement en champ Date de fin. Ignorer les tâches démarrant avant le ou Ignorer les tâches démarrant après le : ces deux paramètres parlent d eux mêmes. Contraintes de ressources : si cette case est cochée (valeur par défaut), la planification tient compte des contraintes liées aux ressources. Dans le cas contraire, Open Workbench considère que les ressources sont complètement dédiées aux tâches auxquelles elles sont affectées : on obtient ainsi la planification la plus courte possible, mais elle peut occasionner des surcharges sur les ressources. Planification à partir de la date de fin : ce choix permet de planifier un projet à rebours à partir d une date butoir pour la fin du projet («deadline»). «Honor Constraints on Started Tasks» : indique qu il faut respecter les contraintes posées sur les tâches déjà entamées au moment du début la planification. Ce choix pose le risque de l ignorance de certaines ressources ou de violation de dépendances. «Schedule Assignments on Locked Tasks» :???? «Start Successors on Next Day» : spécifie que la planification automatique fera démarrer un successeur le jour suivant de la fin d une tâche. Sinon un successeur démarre le jour même de la fin d une tâche Planifier un projet par sa date de démarrage Fonctionnement : Cette planification fait en sorte de débuter les tâches le plus tôt possible et de les terminer le plus rapidement possible. Pour le modèle de répartition Imposé (voir document B - Créer et construire un projet dans Open Workbench 5.3), il y a une vérification de la cohérence avec la date de fin du projet. Cette planification agit sur les dates de départ des tâches sauf si : la tâche a un statut Commencée ou Terminée, la tâche est contrainte par une date de démarrage obligatoire, la tâche est marquée comme bloquée, la tâche a un modèle de répartition Imposé. Paramétrage ( 3.2) : Entrer une date de début. Vérifier que le choix Planification à partir de la date de fin est décoché.

8 8/ Planifier un projet par sa date de fin Fonctionnement : Cette planification procède de la manière suivante : calcul des dates de finition des tâches les plus tardives possibles et d une réalisation la plus rapide possible des tâches, positionnement des dates de fin, vérification de la cohérence avec les modèles de répartition Imposé s il y en a, réajustement afin que les tâches soumises au modèle de répartition Imposé soient dans les dates limites. Paramétrage ( 3.2) : Cocher la case Planification à partir de la date de fin. Le champ Date de début se transforme automatiquement en champ Date de fin. Saisir la date prévue pour la fin du projet, cette date devient donc une date butée. Planifier un projet par la priorité des taches Fonctionnement : La planification automatique programme les tâches ayant une priorité haute avant les autres. Si aucune priorité n est définie, Open Workbench utilise le niveau de la tâche parente ou le niveau par défaut (10 qui est le niveau moyen). Les niveaux 0 à 9 sont considérés comme des niveaux de priorité hauts, les niveaux 11 à 36 comme des niveaux de priorité bas. Dans un contexte de tâches liées par une relation de dépendances, la planification automatique considère que le prédécesseur a une priorité au moins égale à celle de son successeur. Ainsi, les relations de dépendances peuvent, dans certains cas, passer au-dessus des niveaux de priorité individuels des tâches. Paramétrage : Dans l onglet Général de la boîte de dialogue du paramétrage d une tâche. Définir le niveau de priorité de la tâche et l héritage de priorité. Note : il faut décocher la case Hérité pour libérer le réglage du niveau (10 par défaut) Planifier en passant outre le blocage des tâches Fonctionnement : Détails à venir. Paramétrage ( 3.2) : Cocher la case Schedule Assignments on Locked Tasks. Le projet ou les tâches sélectionnées sont alors planifiés et le blocage des tâches n est pas pris en compte.

9 9/ Planifier un projet manuellement À venir. 3.8 Calcul du chemin critique À venir.

10 4 Recalculer la durée d une tâche 10/ Lancer le «re-calcul» d une tâche Il est possible de re-calculer la durée d une tâche de telle manière que Open Workbench détermine la durée la plus courte possible. Sélectionner une ou plusieurs tâches dans la vue courante. Menu Outils > Re-calculer. Attention : Je ne trouve pas la fonction «Recalculer» dans le menu Outils de la version française et je ne sais pas comment elle a pu être traduite. Je fais donc l impasse de la page 80 du «User Guide» dans cette version de ce document.

11 11/12 5 Premiers éléments à propos des références d un projet (baseline) 5.1 Introduction Les références d un projet (baseline en anglais) sont des instantanés qui sont mémorisés pour être comparés par la suite à l état courant du projet ou, encore, à d autres références réalisées tout au long du déroulement du projet. Il est possible de référencer une tâche, une sélection multiples de tâches, toutes les tâches d une vue ou le projet entier. Une référence mémorise des informations telles que les dates de début, les dates de fin ou l avancement à un moment donné. Il est alors possible de les comparer à l état courant pour mesurer si le projet avance comme espéré. Quelques moments opportuns pour créer des références peuvent être : juste après l approbation du planning par l encadrement, la maîtrise d œuvre ou la maîtrise d ouvrage, avant le démarrage des tâches, pour tracer des états. Note : pour les tests ci-dessous, je pars du projet test dans son état du Créer des références Menu Outils > Références. Choisir Références multiples Cliquer sur le bouton Nouveau. Une référence est créée avec des valeurs par défaut, que l on peut personnaliser. La case à cocher Current, permet de choisir la Référence qui sera celle courante (affichée par exemple). Cliquer sur OK, la boîte de dialogue se ferme.

12 12/ Afficher les références Un sous-lignage apparaît (violet ci-contre) sous les tâches pour afficher la référence courante. Si cela n apparait pas : Double cliquer sur le planning de Gantt (par exemple) et cocher la case correspondante (Référence) dans la boîte de dialogue. Note : j ai constaté un petit bug. Si l on décoche Référence, les sous-lignages disparaissent : logique. Si plus tard on valide à nouveau en cochant la case, les sous-lignages ne réapparaissent pas. Il est nécessaire pour y parvenir de fermer et de rouvrir le projet (après avoir re-coché la case Référence). Il est aussi possible d ajouter des colonnes dans les vues affichant les valeurs de référence. Par exemple, ci-contre la Durée référencée des tâches. 5.4 Re-référencer un projet Cette fonctionnalité permet de re-valoriser la référence courante. Il s agit d une mise à jour définitive des données dans la référence courante (attention donc!), sauf si l on sélectionne une portée Vue ou Tâches(s) sélectionnée(s) (voir ci-dessous). Dans ces deux dernier cas les données ne sont pas mises à jour dans la référence du projet. Menu Outils > Références. Choisir Définir références Faire les choix de Portée et de Paramètres dans la boîte de dialogue ci-dessus. Pour que le choix Tâches(s) sélectionnée(s) soit actif, il faut que des tâches soient sélectionnées, CQFD! (voir en noir sur l arrière-plan de la copie d écran ci-dessus). Après le clic sur OK, une confirmation de mise à jour est demandée.

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