Guide SEPA Client EDI «Votre guide pour préparer vos flux à l Europe des Moyens de Paiement»

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1 Guide SEPA Client EDI «Vtre guide pur préparer vs flux à l Eurpe des Myens de Paiement» Le Crédit Agricle accmpagne les Prfessinnels & Entreprises dans le nuvel envirnnement des Myens de Paiement

2 Le SEPA (Single Eur Payments Area - Espace Unique des Paiements en Eurs) s impse à cmpter du 1 er février 2014 au sein des 33 pays de l espace eurpéen : 33 pays au sein desquels les échanges et les paiements sernt facilités : Zne Eur : Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Espagne, Estnie, Finlande, France (y cmpris Guadelupe, Guyane française, Martinique, Réunin, Maytte, Saint Pierre-et- Miqueln), Grèce, Irlande, Italie, Luxemburg, Malte, Pays Bas, Prtugal, Slvaquie, Slvénie. Zne nn eur : Bulgarie, Cratie, Danemark, Hngrie, Lettnie, Lituanie, Plgne, République Tchèque, Rumanie, Ryaume Uni, Suède, Islande, Liechtenstein, Nrvège, Suisse et Mnac. Cette harmnisatin des Myens de Paiement dans la zne SEPA, ntamment l'eurpéanisatin des virements et prélèvements natinaux, induit des changements rganisatinnels et des adaptatins dans les systèmes d infrmatins des entreprises. Tus les acteurs écnmiques snt cncernés, quels que sient la taille de l entreprise et le secteur d activités. Vus truverez dans ce guide, les principaux pints de repère à cnnaître pur vus familiariser à ce nuvel envirnnement SEPA : Un lexique SEPA : page 4 En synthèse, les étapes clés pur le lancement de vtre prjet SEPA : page 5 Du virement natinal au virement eurpéen SEPA : le SCT (SEPA Credit Transfer) : page 6 Du prélèvement natinal au prélèvement eurpéen SEPA : le SDD (SEPA Direct Debit) : page 7 Ce qu il faut retenir Aujurd hui les systèmes natinaux et eurpéens chabitent. A cmpter du 1 er février 2014, seul le système eurpéen (SEPA) existera pur le virement et le prélèvement. Ce qui ne change pas Les prtcles d échanges (Entreprise/Banque et Banque /Entreprise) Ebics, Swiftnet u web restent inchangés. Les LCR/BOR snt exclues du périmètre SEPA et maintenues. Ce qui changera en 2016 Le TIP (titre interbancaire de paiement) et le télé-règlement ne sernt remplacés qu en Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 2

3 Le vcabulaire SEPA à cnnaitre SEPA : Single Eur Payments Area / Espace Unique de Paiement en Eurs, zne gégraphique à l intérieur de laquelle chaque client peut utiliser les myens de paiement paneurpéens. BIC : Business Identifier Cde. Cdificatin internatinale sur 8 u 11 caractères servant à identifier une institutin bancaire u une entreprise (ex AGRIFRPP878 pur CA Centre Est). IBAN : Internatinal Bank Accunt Number : Identifiant internatinal de cmpte bancaire. SCT : SEPA Credit Transfer : virement en eurs entre cmptes bancaires de clients à l intérieur de la zne SEPA. SDD : SEPA Direct Debit / Prélèvement SEPA, prélèvement en eurs entre cmptes bancaires de clients à l intérieur de l espace unique des paiements. Le prélèvement SEPA s appuie sur des messages cnfrmes aux nrmes internatinales (ISO 20022) et utilise l IBAN et le BIC pur identifier les numérs de cmptes et les banques. SDD Cre : mdèle standard, utilisable pur les échanges entre un créancier prfessinnel et un débiteur particulier u entre un créancier et un débiteur prfessinnel. SDD BtB u interprfessinnel : réservé aux échanges entre prfessinnels. ICS : Identifiant Créancier SEPA : Identifiant désignant de façn unique un créancier émetteur d rdres de prélèvement SEPA. Il remplace le NNE. L ICS est cnstitué de la srte : «FR XX ZZZ NNE» ; la zne ZZZ est à vtre main. Elle peut vus permettre de distinguer diverses activités au sein de vtre entreprise (ex LYO : entité de LYON, ) Mandat : Ce dcument cntractuel frmalise l accrd entre le créancier et sn client. Il remplace l autrisatin de prélèvement. Il dit être rédigé dans la langue du pays de résidence du client débiteur, u à défaut en anglais, et respecter certaines mentins légales. RUM : Référence Unique du Mandat : Identifiant dnné par le créancier à chaque mandat de prélèvement SEPA. Rejet («rejects») : rejet d une pératin, avant règlement interbancaire (échéance), à l initiative de la banque du débiteur (ex cmpte cls) u sur instructin du débiteur. Retur («return») : retur d une pératin, après règlement interbancaire (échéance), à l initiative de la banque du débiteur. Demande de rembursement («refund») : renvi d une pératin, après règlement interbancaire (échéance), à l initiative du débiteur. Un refus peut être émis pendant 13 mis à cmpter de date d échéance (8 semaines pur une pératin autrisée). DSP : Directive sur les Services de Paiement ; transpsée en drit français, elle furnit le cadre législatif et réglementaire applicables aux myens de paiement. Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 3

4 Les pré-requis pur migrer au SEPA : Guide SEPA Prfessinnels & Entreprises Lancement de vtre prjet SEPA 01/2013 Organisatin du prjet /Identificatin de l ensemble des actins à accmplir 01/02/2014 Le BIC - IBAN se substitue au RIB, pur identifier les cmptes. A nter : le BIC ne sera plus bligatire à cmpter du 1/2/2014, pur les seules pératins natinales. Les fichiers snt échangés sus frmat XML (nrme Is ) permettant ainsi une standardisatin des échanges (acquisitin et restitutin). Et plus spécifiquement pur le prélèvement : le NNE est remplacé par l ICS. le mandat se substitue à l autrisatin de prélèvement. Le rôle du créancier et sa respnsabilité snt accrus puisqu il dit cnserver le mandat (gestin de la preuve) et le restituer en cas de cntestatin débiteur. La cnversin des RIB en BIC IBAN Recenser les applicatins impactées Réaliser la cnversin des RIB en BIC IBAN Echanger les flux de virements et prélèvements en frmat SEPA (XML) Pur les créanciers émetteurs de prélèvements ICS = Puvir émettre des prélèvements SEPA Gérer vtre stck d autrisatins de prélèvements et créer vtre base mandats Infrmer vs clients des nuvelles règles du prélèvement SEPA Recenser en interne, avec vs différents services, les applicatins, lgiciels métiers - cmptabilité et trésrerie - stckant et utilisant des RIB (furnisseurs, clients ) Vérifier la cmpatibilité de vs utils de cllecte et archivage avec les BIC IBAN Vus puvez sit : Utiliser les utils de cnversin mis à vtre dispsitin par le Crédit Agricle sur Web Edi u par vtre prestataire infrmatique Demander à vs clients de vus furnir leurs nuvelles crdnnées bancaires (BIC + IBAN) et les resaisir dans vs utils A nter : si vus dispsez d un cntrat de saisie d rdres sur ntre prtail Web Edi, la cnversin des RIb en BIC/IBAN sera faite autmatiquemen, sans aucune démarche de vtre part * * au curs du dernier trimetre 2013 Vus utilisez le web EDI pur : Saisir vs rdres de virements dmestiques, ce service sera transfrmé autmatiquement en «virement SEPA» sans aucune démarche de vtre part.* Saisir vs rdres de prélèvements, cntactez nus dès la rentrée pur étudier la slutin adaptée à vtre besin. Transférer des fichiers, cntactez vtre prestataire infrmatique u éditeur de lgiciel pur intégrer la versin qui permet de créer des fichiers au frmat SEPA (XML). Et, dans tus les cas, prcéder à des tests en lien avec le Crédit Agricle avant tut passage en prductin Obtenir l ICS : Adressez vtre demande à vtre Chargé d Affaires Crédit Agricle qui effectuera les démarches auprès de la Banque de France Transfrmer vs autrisatins de prélèvements en mandats (attributin d une RUM, de vtre ICS, de la typlgie de prélèvement) Cnserver vs demandes de prélèvement histriques Les autrisatins histriques sernt cnservées par les banques des débiteurs Créer un mdèle de mandat (cntractuel) Prévir la gestin des mandats. Audelà d un certain vlume, la numérisatin de vs mandats est cnseillé pur archivage (preuve). Un util de gestin de mandats sera prchainement prpsé par le Crédit Agricle. Cmmuniquer auprès de vs clients sur les mdificatins liées à l émissin des prélèvements SEPA (préntificatins), en précisant le changement de frmat, l identifiant du mandat (RUM) et l ICS. Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 4

5 Du virement natinal au virement eurpéen SEPA : le SCT (SEPA Credit Transfer) Virement natinal jusqu au 31/01/2014 Virement eurpéen SEPA Les différents mdèles de virements Virements nn impactés par l harmnisatin des myens de paiement Frmat des instructins Virement rdinaire, pnctuel, permanent : furnisseurs, salaires, de persnne à persnne, Urssaf Virement internatinal en eur hrs zne SEPA et en devise étrangère Virement de Trésrerie (VSOT) Virement cmmercial (VCOM) CFONB (frmat «plat») SEPA : XML ISO Règles de présentatin Maximum 3 jurs après la date d acceptatin du paiement Depuis le 1/01/2012 : 1 jur Ce qu il faut retenir Le virement SEPA est un virement «rdinaire» en eur entre 2 cmptes tenus dans la zne SEPA. Il est irrévcable. Les virements nn impactés par l harmnisatin des myens de paiement restent traités à l identique. Le délai d exécutin est de 1 jur pur la banque du bénéficiaire. La tarificatin est identique à celle du virement dmestique Ns recmmandatins Optimisez les délais de traitement de vs pératins, en fnctin des cntraintes hraires indiquées sur vtre cntrat EDI. Préparez vs échanges de fichiers en renseignant les dnnées bligatires à furnir par le payeur : IBAN du dnneur d rdre, mntant en eur, IBAN du bénéficiaire, nm du bénéficiaire, libellé de l pératin restituée au bénéficiaire (140 caractères). Préférez le virement SEPA au virement internatinal pur vs échanges en ur dans la zne SEPA. N attendez pas le dernier mment pur réaliser cette migratin et btenir les nuvelles crdnnées bancaires de vs clients Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 5

6 Du prélèvement natinal au prélèvement eurpéen SEPA : le SDD (SEPA Direct Debit) Frmat des instructins Cntenu des instructins Statut des instructins / Règles «minimales» de présentatin des rdres à vtre banque Prélèvement natinal jusqu au 31/01/2014 CFONB (frmat «plat») NNE du créancier RIB du débiteur Mntant du prélèvement Echéance du prélèvement («E») Prélèvement standard : E- 5 JO Prélèvement accéléré : E 3 JO Prélèvement eurpéen SEPA SEPA (frmat ISO XML) ICS du créancier BIC/IBAN du débiteur Mntant du prélèvement Echéance du prélèvement («E») Référence Unique du Mandat («RUM») Mdèle de prélèvement SEPA utilisé (standard u inter-entreprises) Date de signature du mandat (Prélèvement SEPA natifs u AP si migrés) Statut du prélèvement (premier, unique, récurent) Références pératins uniques Premier prélèvement d une série («first») Prélèvement unique («ne-ff») Prélèvement récurrent d une série, dnt le mntant et la péridicité peuvent varier («récurrent») Mdèles Standard Premier, unique : E - 6 JO Récurrent : E-3 JO Mdèle inter-entreprises [Service dispnible curant 2014] E : date échéance JO : Jur Ouvré Ce qu il faut retenir Le mandat, dcument qui se substitue à l autrisatin de prélèvement, frmalise l accrd entre le débiteur et le créancier. Un débiteur peut ainsi signer plusieurs mandats avec un même créancier (un par cntrat). Il est à cnserver impérativement par le créancier. Le mandat est identifié par la RUM (Référence Unique du mandat), attribuée par le créancier. Le créancier dit infrmer sn débiteur 14 jurs avant la date d'échéance du 1er prélèvement S PA, par tut myen à sa cnvenance : facture, avis, échéancier (délai négciable avec le débiteur). Le prélèvement SEPA peut être pnctuel (One ff) u récurrent. Dans ce dernier cas, il change de statut au curs de sn cycle de vie First : 1er prélèvement d une série de SDD. Récurrent : prélèvements récurrents cnsécutifs à un First. Last : dernier prélèvement d une série de SDD (entraine la clôture du mandat). Les séquences de présentatin (First/Rcur/Last) divent impérativement être respectées, sinn le créancier s expse à des rejets de la part des banques de débiteur Les drits des débiteurs snt inchangés : ils peuvent cntester des prélèvements nn autrisés pendant 13 mis à cmpter du débit en cmpte (8 semaines pur les pératins autrisées). Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 6

7 Les étapes pur passer au SDD 1. Obtenir vtre Identifiant Créancier SEPA (ICS) Demandez dès aujurd hui vtre ICS à vtre chargé d affaires Crédit Agricle. Si vus pssédiez plusieurs NNE, un seul NNE purra être cnservé. Il cnvient dnc de chisir celui que vus suhaitez garder avant de faire vtre demande d ICS. 2. Cnvertir les RIB de vs débiteurs en BIC et IBAN Un cnvertisseur de RIB en BIC/IBAN est à vtre dispsitin dans l Ediweb. Il vus permet de cnvertir de manière unitaire u à partir d un fichier. Si vus ne dispsez pas du service, cntacter ntre cellule SEPA pur en bénéficier. Si vs prélèvements nus snt transmis par envi de fichiers, vérifier auprès de vtre éditeur que sn lgiciel vus permet d enregistrer et stcker par anticipatin les BIC / IBAN, tut en cnservant les RIB actuels. Si nn, vus devrez enregistrer les BIC et IBAN au mment de vtre bascule du prélèvement natinal au prélèvement SEPA. 3. Définir un mdèle de mandat & appréhender sa gestin Le mandat frmalise l accrd entre le débiteur et le créancier. Un exemplaire est cnservé par le débiteur, et, un exemplaire est cnservé impérativement par le créancier (preuve à furnir en cas de cntestatin). La banque ne détient pas d exemplaire. Vtre gestin des mandats dit être pératinnelle pur vtre passage au prélèvement SEPA. Seln vtre rganisatin, un débiteur peut ainsi signer plusieurs mandats avec un même créancier (un par cntrat). A nter : Il n est pas nécessaire de faire signer un mandat à vs débiteurs ayant déjà une autrisatin de prélèvement. Un mdèle de mandat persnnalisé en français est à vtre dispsitin auprès de vtre chargé d affaires Crédit Agricle. Le mandat est bligatirement identifié par la RUM, attribuée par le créancier et figurant sur le mandat. La RUM cmprte 35 caractères au maximum à vtre main. Nus vus cnseillns d adptez une nrme du type «AAAA-MM-JJ-n cntrat u nm client» ; le seul nm de vtre client présentant un risque d hmnymie. Cette référence ne dit pas cmprter de dnnées cnfidentielles (crdnnées bancaires du débiteurs, n de téléphne,...). Si vtre lgiciel affecte autmatiquement les RUM, assurez-vus que le fnctinnement est chérent avec vtre mde de gestin (un mandat par créance u un mandat pur plusieurs créances d un même client). Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 7

8 En cas de mdificatin de mandat de vtre fait u de celui de vs clients, un amendement de mandat peut être nécessaire. Cet amendement se matérialise sur les pératins de prélèvement. Si vtre lgiciel ne vus permet pas de gérer ces amendements, vus devrez alrs faire signer un nuveau mandat à vs clients. Un mandat nn utilisé pendant 36 mis devient caduc. Il est alrs nécessaire de le refaire signer à vs clients. 4. Infrmer vs clients Pur les autrisatins de prélèvement migrées, seule une infrmatin du passage au S PA est nécessaire, 14 jurs au maximum avant la date d'échéance du 1er prélèvement S PA; par tut myen à vtre cnvenance : facture, avis, échéancier. Elle dit cntenir le changement de frmat, la RUM de sn mandat, vtre ICS, la date de la prchaine échéance, le mntant, vs crdnnées en cas de mdificatins u réclamatins. Pur les clients ayant signé un mandat, il cnvient également d adresser une pré ntificatin 14 jurs au maximum avant la date d'échéance du 1er prélèvement S PA (délai négciable avec le débiteur). Un mdèle d infrmatin aux débiteurs est à vtre dispsitin auprès de vtre chargé d affaires Crédit Agricle. 5. Signer un avenant à vtre cntrat EDI Afin de puvir émettre vs prélèvements SEPA, cntacter vtre chargé d affaires Crédit Agricle pur signer l avenant à vtre cntrat EDI. 6. Réaliser des tests Avant l émissin de vtre premier prélèvement SEPA, cntactez le Crédit Agricle pur effectuer un test pur vérifier la cnfrmité de vs pératins. Prévyez ainsi un délai suffisant, avant l émissin réelle, pur prcéder à d éventuelles crrectins. En synthèse, ns principales recmmandatins Le passage au SEPA est un prjet pur vtre entreprise : Impliquez tutes vs équipes (trésrier, SI, relatin clients, SAV ) sur ce sujet! Anticipez et préparez vtre passage au SEPA. Ne négligez pas le calendrier de migratin de vs fichiers d pératins, ni la cmmunicatin avec vs clients. Cntactez rapidement vtre prestataire infrmatique, si vus faites appel à des ressurces extérieures. Prévyez de nmbreux tests pur vérifier le bn dérulement du prcess. Et faites des pints réguliers avec vtre Chargé d Affaires de Crédit Agricle si nécessaire. Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 8

9 Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches Une adresse mail unique est à vtre dispsitin pur vs questins autur du SEPA Les surces dcumentaires à cnsulter pur en savir plus Le site internet de vtre Caisse réginale pur cnnaître ns ffres Myens de Paiement FBF (Fédératin Bancaire Française) CFONB (Cmité d Organisatin et de Nrmalisatin Bancaires) et ntamment les brchures «Le prélèvement SEPA» et «La migratin du prélèvement natinal au prélèvement SEPA» EPC (Eurpean Payments Cuncil) Banque de France BCE (Banque Centrale Eurpéenne) Cmité Natinal SEPA Vtre interlcuteur habituel est à vs côtés pur faciliter vs démarches 9 Caisse réginale de Crédit agricle Mutuel Centre-est. Sciété cpérative à capital variable, agréée en tant qu établissement de crédit Siège scial 1, rue Pierre de Truchis de Lays Champagne au Mnt d Or RCS Lyn - Sciété de curtage d assurance immatriculée au Registre des Intermédiaires en Assurance sus le n