TRAVEL. La solution de gestion de vos déplacements professionnels

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1 TRAVEL La solution de gestion de vos déplacements professionnels 1

2 Acteur de la transformation numérique des entreprises, Cegid répond aux besoins des entreprises et organisations de toutes tailles, dans les domaines de la gestion financière et fiscale, des ressources humaines et des solutions «métiers» à destination des secteurs manufacturing, trade, services, retail, hôtellerie-restauration, profession comptable, TPE et secteur public COLLABORATEURS UTILISATEURS EN MODE SAAS SITES CLIENTS 28 IMPLANTATIONS NATIONALES UTILISATEURS 200 PARTENAIRES DISTRIBUTEURS

3 Parce que votre entreprise est unique, parce que vos besoins sont propres à votre métier et votre environnement, Cegid crée Yourcegid Travel, la solution qui répond à vos attentes et place vos enjeux au coeur de sa stratégie. Yourcegid Travel, c est pour vous et ça vous ressemble. SOMMAIRE SIMPLIFIER VOS DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS YOURCEGID TRAVEL VOTRE SATISFACTION : NOTRE PRIORITÉ NOS CLIENTS TÉMOIGNENT

4 SIMPLIFIER & MAÎTRISER VOS DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS DANS UN CONTEXTE QUI ENCOURAGE LES ENTREPRISES À CONQUÉRIR DE NOUVEAUX MARCHÉS, FIDÉLISER LEURS CLIENTS ET DÉVELOPPER LEURS RÉSEAUX, LES DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS SEMBLENT INDISPENSABLES. CENTRE DE COÛTS MAJEUR, ILS SE RÉVÈLENT SOUVENT COMPLEXES À ADMINISTRER, DÈS LORS QUE LE VOLUME DE COLLABORATEURS NOMADES EST IMPORTANT. LA MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL SIMPLE ET EFFICACE PERMETTANT LA DÉFINITION ET LE RESPECT D UNE POLITIQUE DE GESTION DES VOYAGES (TRAVEL MANAGEMENT) ASSURE UNE OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS ET UNE TOTALE MAÎTRISE DES COÛTS. CENTRALISER L INFORMATION Préparation, réservations, calcul de frais sans un logiciel de gestion spécialisé, la gestion des voyages peut rapidement se révéler fastidieuse et chronophage. En optant pour une solution complète et intégrée, l intégralité des informations relatives aux déplacements de vos collaborateurs est centralisée en un même point. Notes de frais, factures fournisseurs, véhicules de société... Vos équipes administratives disposent d un ensemble dense de données, fondamentales pour l analyse des voyages professionnels de votre entreprise. Votre équipe retrouve simplement les renseignements dont elle a besoin. Ceuxci vous apportent une vision globale et précise des dépenses engagées et vous permettent d identifier des tendances de fond, d anticiper des dépenses à venir et de manager efficacement le cycle complet des voyages de vos collaborateurs. RÉDUIRE LES COÛTS Intégrer l administration des déplacements des collaborateurs au sein d un outil complet permet de diminuer sensiblement les coûts liés aux voyages professionnels. D une part, les entreprises ont la possibilité de suggérer à leurs collaborateurs des prestataires partenaires pour toutes leurs démarches de préparation des voyages. Ils accèdent ainsi à des tarifs négociés avantageux, source d économies, et réduisent le temps consacré à la gestion de leurs déplacements. En parallèle, des systèmes d alertes et de contrôles, paramétrés selon les besoins propres à l entreprise, avertissent les utilisateurs en cas de non-respect de la politique de voyage établie. Complétés des processus de validation systématiquement déclenchés, les dépenses sont davantage conformes aux règles décidées en amont. D autre part, la décentralisation d une partie de l administration directement auprès des collaborateurs et managers permet de soulager le service administratif qui peut se reconcentrer sur des tâches plus opérationnelles. La gestion gagne en flexibilité et efficacité, et les coûts de fonctionnement sont minimisés. 4

5 MAÎTRISER LES PROCESSUS En mettant à disposition de vos collaborateurs et managers une solution unique, conviviale et facile à utiliser, vous maximisez l appropriation de l outil par tous et favorisez la formalisation des échanges avec votre service administratif. Les demandes informelles adressées par s sont réduites au maximum, et la gestion des déplacements est standardisée au travers de formulaires prédéfinis et de workflows automatisés. Chaque demande de voyage, réservation ou création de note de frais est directement intégrée au système d information. Des schémas de validation automatisés assurent ensuite des délais de traitement réduits et limitent les interventions manuelles, pour une productivité maximisée. Les processus sont ainsi harmonisés, et vos équipes administratives sont assurées de suivre efficacement leur reste à faire, de visualiser l intégralité des demandes en un même point et de disposer instantanément de toutes les informations dont elles ont besoin. «Nous avons clairement réduit nos coûts administratifs et optimisé les dépenses de frais de déplacement.» Laurent Jany, Directeur des services généraux Estée Lauder 5 TRAVEL

6 YOURCEGID TRAVEL BUDGET CLOUD NOTES DE FRAIS Yourcegid Travel FACTURES OUVERTURE MODULARITÉ ORDRES DE MISSION GESTION DU PARC Modernisez votre gestion des déplacements professionnels. Découvrez une solution complète et puissante de gestion de vos déplacements professionnels. Flexible, modulaire et pleinement intégrée à votre système d information Yourcegid, la solution Yourcegid Travel unit l ensemble de vos données au cœur d une même application, et simplifie vos processus de gestion. Entièrement personnalisable, elle vous donne la possibilité d adapter l interface graphique et la langue (français, anglais, allemand, espagnol ou italien) selon vos préférences, pour une expérience utilisateur optimale. Également accessible depuis ordinateurs, smartphones et tablettes, la solution Yourcegid Travel vous donne la possibilité de gérer vos déplacements où que vous soyez, quand vous en avez besoin. Réservation, saisie et contrôle de notes de frais, envoi des justificatifs numérisés, suivi des règlements vous accédez à l ensemble des fonctionnalités clés de votre solution. 6

7 UN RÉFÉRENTIEL COMMUN L application repose sur un socle commun à tous les modules métier qui centralise les éléments nécessaires au fonctionnement de votre solution Yourcegid Travel. L ensemble des paramètres transverses, définis par votre entreprise, sont rassemblés dans ce référentiel : structure de l entreprise (organisation hiérarchique, axes analytiques, etc.), règles de comptabilisation et de paiement, caractéristiques de la politique de voyage (règles d achat, natures de frais, etc.), formulaires de demandes, processus de validation, profils et droits d accès utilisateurs Les informations contenues dans ces éléments peuvent être importées (base collaborateurs, table de fournisseurs, etc.), exportées (données comptables, financières, etc.) ou restituées sous la forme que vous souhaitez, simplifiant votre utilisation quotidienne de la solution. ORDRES DE MISSION Simplifiez la préparation de vos déplacements. La demande d ordre de mission constitue l étape initiale de tout déplacement professionnel. Avec le module Ordres de Mission, chaque collaborateur saisie sa demande de voyage dans l application, en lui associant les réservations de prestations de voyage et les dépenses prévisionnelles. Un workflow de validation se déclenche ensuite automatiquement, assurant une vérification systématique des frais à prévoir et le respect de votre politique de voyage. Vous contrôlez ainsi davantage votre budget de déplacements tout en gagnant en visibilité dans vos dépenses engagées. A la validation de l ordre de mission, les réservations et achats de prestations (hôtel, billets d avion, billets de train ) sont automatiquement confirmés auprès des prestataires de voyages auxquels se connecte votre solution Yourcegid Travel. Ainsi, les interventions manuelles sont limitées, les processus sont raccourcis, et les voyages de vos collaborateurs sont organisés en quelques clics. CONNECTEZ VOS SOLUTIONS YOURCEGID Solution naturellement communicante, Yourcegid Travel est également connectée à vos applications Yourcegid de Paie & Ressources Humaines, de Comptabilité et de Gestion d Affaires. Liste de collaborateurs, axes analytiques, écritures comptables, temps & frais vos solutions échangent en toute simplicité les données nécessaires à leur bon fonctionnement, pour une automatisation de vos processus maximisée. Votre gestion des déplacements gagne ainsi en fluidité. NOTES DE FRAIS Gérez le cycle de vie complet de vos notes de frais et avances sur frais. Le module de gestion des notes de frais simplifie votre administration des remboursements de frais de votre entreprise. La saisie est décentralisée auprès de vos collaborateurs qui complètent leurs demandes directement dans l application. En parallèle, des contrôles de conformité veillent au respect de votre politique de voyages & déplacements et alertent vos utilisateurs à chaque étape du processus, en cas de dépassement. Dès la remise au contrôle, la note de frais rentre automatiquement dans le schéma de validation qui lui est associé et est transmise au responsable en charge de sa vérification et de sa validation. La comptabilisation et le paiement, via virement SEPA ou directement sur la fiche de paie, viennent ensuite clôturer le processus. L ensemble des éléments du cycle de vie de la note de frais est historisé dans l application, permettant à chaque collaborateur de suivre l avancement du traitement de ses demandes, en toute autonomie. Avec Yourcegid Travel Notes de Frais, vous réduisez vos délais de traitement, pour une administration plus productive, des demandes de remboursement soldées plus vite et des collaborateurs plus satisfaits. 7 TRAVEL

8 GESTION DE PARC Supervisez l ensemble de votre parc automobile. Avec le module Gestion de Parc, vous disposez d une vision consolidée de votre parc automobile. L ensemble des informations propres à vos véhicules, de société ou de service, est regroupé dans l application. Une fiche descriptive détaillée centralise les données relatives aux affectations, aux contrats en cours (acquisition, location longue durée, crédit-bail ), aux relevés compteurs, aux parcours kilométriques La solution vous assiste également dans la production d un état préparatoire à la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS), simplifiant votre gestion administrative et opérationnelle. En parallèle, des analyses précises, personnalisées selon vos besoins (par véhicule, par collaborateur ), vous accompagnent dans le suivi global de votre parc. Vous gagnez ainsi en visibilité et maîtrisez les coûts de l un des principaux outils de déplacements de votre entreprise. FACTURES FOURNISSEURS Automatisez le traitement de vos factures fournisseurs. La gestion des factures de Yourcegid Travel automatise le processus de traitement complet de vos factures dématérialisées. Dès réception, vos factures fournisseurs (EDI ou non) sont importées et intégrées dans votre solution. Vous avez alors la possibilité de les retraiter et de les enrichir (éléments analytiques, rattachement à des collaborateurs ), avant de les soumettre à validation. Un fichier d écritures comptables est ensuite automatiquement généré et transmis à votre outil de comptabilisation et de paiement. Vous accélérez ainsi les temps de traitement de vos factures, tout en gagnant en visibilité sur l ensemble du processus. BUDGET Suivez vos budgets «déplacements». Avec le module Budget, vous créez votre budget «déplacements» par centre de coût et suivez l intégralité des dépenses liées aux voyages professionnels de vos collaborateurs. Vous visualisez en temps réel le budget, les engagements et les consommations budgétaires effectives, directement d après les éléments centralisés dans votre solution Yourcegid Travel : ordres de missions saisis, notes de frais émises, factures fournisseurs reçues, factures cartes affaires intégrées. Vous disposez ainsi à tout moment d un comparatif par centre de coût de votre prévisionnel et de votre situation réelle, mis à jour automatiquement. 8

9 PROXIMITÉ, ÉCHANGES, ACCOMPAGNEMENT L ACCOMPAGNEMENT EST UN ÉLÉMENT CLÉ DANS L ADOPTION DE VOTRE NOUVELLE SOLUTION. ÉVOLUTION RÉGULIÈRE DE L OFFRE, SERVICE D ASSISTANCE, PORTAIL UTILISATEUR CEGID ACCORDE UNE ATTENTION TOUTE PARTICULIÈRE AUX SERVICES QUI VONT FAVORISER VOTRE UTILISATION QUOTIDIENNE DE LA SOLUTION ET GARANTIR SA PERFORMANCE ET SA PÉRENNITÉ. LA MISE EN OEUVRE Depuis l analyse de vos besoins jusqu à la mise en exploitation, nous vous accompagnons tout au long de la mise en oeuvre de votre application Yourcegid Travel. La démarche projet, pilotée par des équipes de consultants experts, repose sur des méthodologies éprouvées pour structurer et conduire votre projet. À chaque étape, ils sont à vos côtés pour imaginer, construire, optimiser et faire évoluer votre solution dans les meilleures conditions, le tout, dans le respect des délais et budgets initialement fixés. L ASSISTANCE L accompagnement au quotidien de nos clients est un engagement primordial pour garantir votre satisfaction. Notre centre Support Clients est à votre disposition pour répondre à vos questions. Un suivi personnalisé et historisé permet de vous guider efficacement en cas de difficultés. Nos conseillers sont à votre disposition pour traiter l ensemble de vos demandes, vous bénéficiez ainsi d une large gamme de services : Assistance téléphonique Accès personnalisé et sécurisé au portail utilisateur CegidLife Accès permanent à la base de connaissance du support technique (FAQ) Enregistrement des demandes d assistance technique pour vos progiciels Gestion de votre périmètre fonctionnel CEGIDLIFE, LA VIE QUI VA AVEC... Une nouvelle plateforme de services, réservée aux entreprises clients et personnalisée selon le profil de l utilisateur, délivre toute une gamme de services en ligne. CegidLife réinvente la relation client à chaque niveau de la chaîne de valeur, de la conception des produits à leur développement, de la relation commerciale au déploiement et au support, avec : Un parcours client personnalisé, riche et multicanal, Des expériences clients simplifiées et optimisées, Une mesure permanente de la satisfaction client, sur une large sélection de points de contacts (vente, déploiement, formation, support). Culture d entreprise, compétences, management, outils : les collaborateurs du Groupe sont mobilisés pour faire de la relation client une expérience quotidienne partagée. LA SATISFACTION CLIENT AVANT TOUT! Mesurer la satisfaction et améliorer de manière permanente la qualité de nos solutions et services est un engagement fort du groupe. 9 TRAVEL

10 Cegid éditeur de solutions de gestion pour les entreprises, les entrepreneurs et le secteur public. 52 QUAI PAUL SÉDALLIAN LYON CEDEX 09 - FRANCE TÉL : (COÛT D UN APPEL LOCAL) - FAX :

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