LE TRAITEMENT DE TEXTE CREATION D UN DOCUMENT STRUCTURE

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1 LE TRAITEMENT DE TEXTE CREATION D UN DOCUMENT STRUCTURE Ce chapitre présente les fonctionnalités permettant de réaliser un document structuré à l aide de Word97. Prérequis : Connaître les fonctions de base du traitement de texte : mise en forme de caractères et de paragraphes, tabulation, utilisation de la règle, insertion d images, création de tableaux 1. Les styles Un style permet de définir l'apparence d un élément du texte dans un document. Lorsque vous appliquez un style à un paragraphe ou à un mot, vous appliquez simultanément un ensemble de mises en forme (polices de caractères, paragraphes, bordure, numérotation ). Pour modifier rapidement la mise en forme de tout le texte d'un élément particulier, il vous suffit de changer le style appliqué à cet élément. Les styles facilitent la mise en forme des documents. En outre, ils servent de base à la création des plans et des tables des matières. Toutes les actions (création, application, suppression et modification) peuvent s effectuer à l aide du menu Format / Style. Les lignes suivantes présentent des raccourcis pour réaliser certaines de ces actions Création d un nouveau style de paragraphe et de caractère Pour créer rapidement un style de paragraphe : 1. Mettre en forme un paragraphe 2. Sélectionner le texte mis en forme 3. Cliquer sur la zone de style 4. Taper un nouveau nom de style puis valider avec entrée Pour créer un nouveau style caractère, vous devez utiliser la boîte de dialogue pour la création des styles (Menu : Format / Style). Ensuite cliquez sur Nouveau et tapez le nom du style à définir dans la zone Nom. Choisissez Caractère comme Type de style puis définissez votre style à l aide du menu Format Application d un style Pour appliquer un style de paragraphe, cliquez dans le paragraphe puis sélectionnez le style souhaité dans la zone de style. Pour un style de caractère, sélectionnez les caractères puis appliquez le style Modification d un style Pour modifier un style : 1. Effectuer les changements directement sur le paragraphe ou les caractères ayant le style que vous souhaitez modifier 2. Cliquer sur la zone de style puis taper sur entrée 3. Une boîte de dialogue vous demande de confirmer la modification du style

2 2. Le mode Plan Le mode plan présente une vue structurée du document. Ce mode permet de créer, de parcourir plus rapidement le document, de modifier les niveaux de titres et de réorganiser d importantes sections de texte. Organisation d un document 4. Dans un nouveau document, passer en mode Plan (Menu : Affichage / Plan) 5. Ecrire chaque titre et appuyer sur Entrée 6. Pour modifier le niveau de titre et lui appliquer le style correspondant, faire glisser le symbole de plan (+ ou -). Pour abaisser le niveau de titre, déplacer le symbole vers la droite ou utiliser la touche tabulation. Pour hausser le niveau de titre, déplacer le symbole vers la gauche ou utiliser les touches shift + tabulation simultanément. 7. Pour déplacer un titre, accrocher le symbole de plan (+ ou -) et le faire glisser 8. Lorsque votre organisation du document est terminée, passer en mode d affichage page (Menu : Affichage / Page) pour ajouter le contenu de votre document. Remarque : Par défaut, Word attribue "Titre 1" au premier niveau de titre, "Titre 2" au second niveau Mais vous pouvez modifier les styles Titre 1 Titre 9 pour personnaliser votre document Ajout de la numérotation automatique En mode plan, utilisez le menu Format / Puces et numéros puis l onglet Hiérarchisation. Ensuite choisissez le type de hiérarchisation qui vous convient et cliquez sur Ok. Vous pouvez également personnaliser votre numérotation (Bouton : Personnaliser ) en choisissant le style de numérotation, la ponctuation entre les numéros et le texte, le style de paragraphe pour un certain niveau de titre 2.2. Barre d outils du mode Plan Affiche la mise en forme du texte Affiche la première ligne des corps de texte Développe tout le document Affiche les titres de niveau 3 Développe / Réduit un paragraphe Déplace vers le haut / vers le bas le titre Diminue en corps de texte Hausse / Diminue le niveau de titre 3. Table des matières Pour créer une table des matières, Word regarde les niveaux hiérarchiques de chacun de vos paragraphes. Il est donc préférable d avoir appliqué aux paragraphes une mise en forme de niveau hiérarchique en appliquant les styles de Titre 1 à Titre 9. Ensuite, 9. Cliquez à l endroit où vous souhaitez insérer votre table des matières 10. Dans le menu Insertion choisissez Tables et index puis l onglet Table des matières 11. Choisissez un format de présentation 12. Modifiez, si nécessaire, le style de présentation (affichage des numéros de page, niveau de titre à prendre en compte, caractères de suite, ) Si vous modifiez vos libellés de titre ou si vous changez leur niveau ou leur position, vous pouvez mettre à jour la table des matières en utilisant la commande Mise à jour...! du menu contextuel.

3 4. Index Pour créer un index, vous devez commencer par créer les entrées de l'index (mots, expressions, etc.) dans votre document. 13. Sélectionnez le mot ou l expression que vous souhaitez intégrer dans votre index 14. Appelez le menu Insertion / Table et index puis cliquez sur Marquer l entrée, ou utilisez le raccourci clavier ALT+MAJ+X 15. Modifiez éventuellement le libellé de l entrée principale et les options. Lorsque vous avez défini toutes vos entrées, appelez le menu Insertion / Table et index, puis choisissez une présentation et modifiez, si nécessaire, les options. Word regroupe les entrées d'index, les trie par ordre alphabétique, répertorie leurs numéros de page, recherche et supprime les doublons situés sur une même page et affiche l'index dans le document. Si vous ajoutez des entrées après la création de l index, pensez à le remettre à jour (Menu contextuel : Mettre à jour les champs). 5. Tables des illustrations Pour créer une table des illustrations, vous devez commencer par étiqueter les illustrations (Equations, tableaux et figures) de votre document en utilisant la commande Légende du menu Insertion. Lorsque vous avez créé toutes les légendes, vous pouvez choisir une présentation et créer la table des illustrations finale (Menu : Insertion / Table et index ). Lors de cette opération, Word recherche les légendes, les trie par numéro, répertorie leurs numéros de page et affiche la table des illustrations dans le document. 6. Notes de bas de page Pour insérer des notes de bas de page, utilisez le menu Insertion / Note puis choisissez l option Note de bas de page. Vous pouvez également insérer à l aide de ce menu des notes de fin de section ou de fin de document (Voir les différentes options). 7. Renvoi Pour créer un renvoi, vous devez tout d abord taper le texte d introduction à votre renvoi, puis : 16. Cliquez sur Insertion / Renvoi 17. Choisissez la Catégorie dans laquelle se trouve l élément référencé 18. Choisissez les informations à insérer dans le renvoi (page, titre, chapitre, etc.) 19. Pour terminer, cliquez sur l'élément auquel vous voulez faire référence dans la zone Pour la légende Remarque : Pour permettre aux lecteurs de se reporter à l'élément référencé dans le même document, activez la case à cocher Insérer comme lien hypertexte. 8. En-tête et pied de page L en-tête et le pied de page servent à inclure des informations liées au document (auteur, titre, date, numéro de page, logo, etc.). L'en-tête est imprimé dans la marge du haut et le pied de page, dans la marge du bas. Vous pouvez utiliser: un en-tête ou un pied de page unique pour tout le document un en-tête ou un pied de page différent pour la première page un en-tête ou un pied de page différent en fonction des pages paires et impaires

4 un en-tête ou un pied de page différent pour chaque section du document Le menu Affichage / En-tête et pied de page ouvre une barre d'outils pour manipuler les en-têtes et pieds de page. En-tête/pied de page suivant En-tête/pied de page précédent Bascule entre en-tête et pied de page Option Identique au précédent Affiche / Masque le texte du document Mise en page (options) Insère l heure Insère la date Gestion de la numérotation Insère le nombre de pages Insère le numéro de page Insère des informations formatées Figure 1 : Barre d'outils En-tête et pied de page Pour créer un en-tête différent pour chaque section, vous devez tout d abord séparer vos sections à l aide d un saut de section (option Saut de section du menu Insertion / Saut ). Ensuite, placez-vous dans une section, puis désactivez l option Identique au précédent. Si cette option est activée, Word recopie à l identique l en-tête de la section précédente. Pour les autres présentations d un en-tête ou pied de page, utilisez le bouton de Mise en Page. 9. Propriété du document Word permet l édition d un ensemble de propriétés liées au document (Menu : Fichier / Propriétés). L onglet Résumé, vous permet : de modifier le nom du document, l auteur, la société, de donner certains mots clés qui pourront être utiles pour une recherche documentaire ultérieure effectuer des commentaires L onglet Statistiques donne des renseignements sur la composition de votre document. L onglet Personnaliser regroupe un ensemble de propriétés utiles pour une gestion documentaire plus fine. 10. Insertion de lien hypertexte Les liens hypertextes donnent la possibilité au lecteur de naviguer dans un ou plusieurs document(s) de façon non linéaire. Par un simple clic sur un lien hypertexte, le lecteur est envoyé vers un autre document ou vers un autre paragraphe du même document. Ces liens peuvent également faire référence à des documents situés sur un disque dur d un autre ordinateur (intranet) ou sur un site internet Insertion d un lien hypertexte vers un autre fichier Pour insérer un lien hypertexte : 20. Sélectionnez le texte ou le dessin à afficher en tant que lien hypertexte 21. Cliquez sur le menu Insertion / Insérer un lien hypertexte ou sur le bouton

5 22. Dans la zone de texte Fichier ou URL, tapez le chemin d accès au fichier auquel le lien hypertexte doit renvoyer ou cliquez sur Parcourir Insertion d un lien hypertexte vers une cible interne au fichier Pour insérer un lien vers une cible interne au fichier, il faut dans un premier temps intégrer des signets qui sont des emplacements désignés par un nom. Pour ajouter un signet : 23. Cliquez à l endroit où vous souhaitez insérer le signet 24. Dans le menu Insertion cliquez sur Signet 25. Donnez un nom au signet et cliquez sur Ajouter Ensuite, vous pouvez insérer un lien hypertexte vers le signet précédemment défini : 26. Sélectionnez le texte ou le dessin à afficher en tant que lien hypertexte 27. Cliquez sur le menu Insertion / Insérer un lien hypertexte 28. Dans la zone de texte Emplacement dans un fichier, tapez le nom du signet servant de cible ou utilisez le bouton Parcourir pour voir la liste des signets définis dans votre document Remarque : Vous pouvez associer ces deux types de lien pour créer un lien vers un signet d un autre fichier. 11. Lettrine U ne lettrine est une grande initiale en début de paragraphe dont la taille est égale à un certain nombre de lignes. Pour créer une lettrine, cliquez sur le paragraphe puis appelez le menu Format / Lettrine et choisissez les options de présentation. 12. Présentation de type journal Ce mode présente le texte dans plusieurs colonnes Création de colonnes Pour créer des colonnes, il est préférable de travailler en mode d affichage Page. Ensuite sélectionnez la totalité du document par le menu Edition / Sélectionner tout, puis cliquez sur Format / Colonnes. La boîte de dialogue Colonnes vous permet de définir : le nombre de colonnes désirées l espacement entre les colonnes l utilisation éventuelle d une ligne séparatrice Pour réaliser un document dans lequel se suivent une partie sur une colonne et une partie sur deux colonnes, vous devez séparer ces parties par un saut de section continu. Par exemple, ci-dessus, un premier saut de section a été inséré après "Création de colonnes" pour pouvoir réaliser une mise en forme sur deux colonnes, puis un second saut de section a été inséré après " d'une ligne séparatrice" afin de pouvoir revenir à une mise en forme sur une colonne Zone de texte Une zone de texte est un conteneur de texte et/ou d images qui peut être redimensionné et positionné n importe où dans une page (Menu : Insertion / Zone de texte). Les zones de texte vous offrent la possibilité de :

6 appliquer des styles de bordures, des couleurs, des remplissages, des arrière-plans, des effets 3D, des ombres, des orientations différentes, etc créer un filigrane habiller le texte Une zone de texte peut être habillée pour réaliser des présentations de type journal car elle permet d insérer dans un document une zone contenant Je suis une information complémentaire avec une présentation une différente. Pour obtenir ce zone de genre d effet, cliquez sur la zone de texte, puis sur le menu Format / texte! Zone de texte. Modifiez ensuite la mise en forme dans l onglet Habillage, en choisissant le style d habillage, la position et la distance du texte par rapport à la zone de texte. L onglet Couleurs et traits permet de régler les options de remplissage, de couleurs et d encadrement de la zone de texte. 13. Comparaison de document Lors d un travail de groupe, un document peut être modifié par plusieurs personnes. Cette fonction de comparaison permet de voir les modifications apportées au document. Pour faire la comparaison d un document avec le document ouvert, utilisez le menu Outils / Suivi des modifications / Comparer des documents. Par défaut, le texte ajouté est souligné et de couleur différente et le texte supprimé est barré mais vous pouvez modifier la présentation des modifications par le menu Outils / Suivi des modifications / Afficher les modifications, puis cliquez sur Options.

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