MORNEAU SHEPELL INC. LE CODE CODE DE CONDUITE ET DE DÉONTOLOGIE RESPECT DES LOIS, RÈGLES ET RÈGLEMENTS

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1 MORNEAU SHEPELL INC. CODE DE CONDUITE ET DE DÉONTOLOGIE Le présent Code de conduite et de déontologie a été adopté par le conseil d administration de Morneau Shepell inc. (la «société») le 1er janvier Le présent Code de conduite et de déontologie couvre une vaste gamme de pratiques et politiques commerciales. Il ne couvre pas toutes les possibilités, mais il établit les principes de base devant servir de guide pour tous les administrateurs, les membres de la direction et les employés de la société et de ses filiales (collectivement, «membres du personnel de la société»). Tous les membres du personnel de la société doivent s y conformer et éviter toute mauvaise conduite ou apparence de mauvaise conduite. De plus, tous les membres du personnel de la société doivent veiller à entretenir des rapports personnels et professionnels honnêtes et éthiques, et exempts de toute activité déloyale, frauduleuse ou illégale. Si une loi contredit une politique du présent code, les membres du personnel de la société doivent respecter la loi. Si une habitude ou une politique locale est en conflit avec le présent code, les membres du personnel de la société sont tenus de se conformer au présent code. Si vous avez des questions au sujet de ces divergences, demandez conseil à un haut dirigeant de la société. La société est responsable de l administration du présent code, et le chef de la direction de la société est la personne ressource désignée pour toute question au sujet du présent code. LES MEMBRES DU PERSONNEL DE LA SOCIÉTÉ QUI ENFREIGNENT LES NORMES ÉTABLIES DANS LE PRÉSENT CODE S EXPOSENT À DES MESURES DISCIPLINAIRES POUVANT ALLER JUSQU AU CONGÉDIEMENT OU À LA CESSATION DE LEUR RELATION AVEC LA SOCIÉTÉ OU SES FILIALES, S IL Y A LIEU (COLLECTIVEMENT, LA «SOCIÉTÉ»). Si vous vous trouvez dans une situation qui, selon vous, pourrait constituer une infraction au présent code ou mener à une telle infraction, suivez les lignes directrices énoncées à la rubrique «Procédures favorisant la conformité. LE CODE RESPECT DES LOIS, RÈGLES ET RÈGLEMENTS Le respect de l esprit et de la lettre des lois est la base sur laquelle s appuient les normes éthiques de la société, et il est essentiel à notre réputation et à notre réussite. Tous les membres du personnel de la société doivent respecter les lois des différents territoires

2 sur lesquels la société poursuit des activités et éviter toute pratique répréhensible ou apparence de pratique répréhensible. Bien qu on ne s attende pas à ce que tous les membres du personnel de la société connaissent ces lois en détail, il est important d en connaître suffisamment à ce sujet pour savoir quand demander l avis d un membre de la direction ou d un employé compétent à cet égard. Le chef de la direction de la société peut aider les membres du personnel de la société à déterminer les exigences légales applicables et à obtenir l avis d un conseiller juridique lorsque cela est nécessaire. Précisément, tous les membres du personnel de la société sont tenus de se conformer aux politiques et aux marches à suivre internes, aux lois et règlements pertinents, ainsi qu aux règles déontologiques et aux normes de pratique établies par des organismes professionnels et de l industrie, tels que l Institut canadien des actuaires et l International Society of Certified Employee Benefit Specialists. CONFLITS D INTÉRÊTS Il y a «conflit d intérêts» lorsque les intérêts personnels d une personne interfèrent d une quelconque façon avec les intérêts de la société. Un conflit d intérêts peut survenir lorsque les membres du personnel de la société prennent des mesures ou ont des intérêts qui peuvent les empêcher d accomplir de manière objective et efficace leurs tâches pour une entité de la société. Un conflit d intérêts peut également survenir lorsque les membres du personnel de la société ou des membres de leur famille reçoivent des avantages personnels illégitimes en raison de leur relation avec une entité de la société. Tous les membres du personnel de la société sont tenus d agir objectivement, dans l intérêt du client, sans parti pris qui pourrait profiter à la société ou à l employé. Il est impératif que la société évite tout conflit d intérêts, qu il soit perçu ou réel, entre le client et la société, la société et un employé, ou le client et un employé. Les conflits d intérêts sont interdits, mais des exceptions peuvent être approuvées par le conseil d administration de la société. Les conflits d intérêts ne sont pas toujours clairs. Si vous avez des questions, adressez vous à votre superviseur ou au chef de votre service. Tout membre du personnel de la société qui est témoin d un conflit d intérêts ou d un conflit possible doit en aviser son superviseur ou le chef de son service, et consulter les procédures décrites ci après à la rubrique «Procédures favorisant la conformité». CONFIDENTIALITÉ Les membres du personnel de la société doivent assurer la confidentialité de l information confidentielle qui leur est confiée par toute entité de la société et par les gens avec lesquels la société fait affaire, à l exception des situations où la Politique relative aux renseignements confidentiels ou encore les lois et règlements exigent la divulgation de cette information. L information confidentielle englobe toute l information non publique qui pourrait être utile aux concurrents ou porter préjudice à toute entité de la société ou à 2/8

3 la personne concernée si cette information est divulguée. L obligation de protéger la confidentialité de l information confidentielle est maintenue même après la cessation de la relation entre un employé et la société. Les membres du personnel de la société qui ont accès à de l information confidentielle ne peuvent pas l utiliser ou la transmettre à des fins commerciales ou à d autres fins, sauf dans le cadre des activités de la société. Tous les membres du personnel de la société doivent lire la Politique relative aux renseignements confidentiels, la Politique relative à la divulgation et la Politique relative aux opérations d initiés de la société et s y conformer. Les membres du personnel de la société sont tenus de préserver la confidentialité des renseignements personnels et confidentiels obtenus au sujet des clients et de leurs employés ou des participants à leurs régimes, de la société et de ses activités, et des membres du personnel de la société. De plus, ils doivent s assurer activement que tous les renseignements personnels et confidentiels sont protégés contre l accès par autrui et ne sont pas utilisés à d autres fins que celles pour lesquelles ils sont communiqués. OCCASIONS FAVORABLES POUR L ENTREPRISE Il est interdit aux membres du personnel de la société de tirer profit personnellement des occasions découvertes grâce à l accès à des biens, des renseignements ou des postes de la société sans l autorisation du conseil d administration et d avoir recours à des biens, des renseignements ou des postes de la société à des fins de gain personnel illégitime. Les membres du personnel de la société ne doivent pas entrer en concurrence directe ou indirecte avec toute entité de la société. Les membres du personnel de la société sont tenus envers chaque entité de la société de favoriser les intérêts légitimes de l entreprise lorsque l occasion se présente. PROTECTION ET USAGE ACCEPTABLE DE L ACTIF DE LA SOCIÉTÉ Tous les membres du personnel de la société doivent s efforcer de protéger l actif de la société et s assurer qu il est utilisé efficacement. Le vol, la négligence et la perte touchent directement la rentabilité de la société. Tout incident suspect de fraude ou de vol doit être signalé immédiatement au superviseur ou au chef de service aux fins d enquête. L obligation des membres du personnel de la société de protéger l actif de celle ci comprend l information exclusive de la société, c est à dire tout renseignement qui n est pas généralement connu du public et qui serait profitable aux concurrents de toute entité de la société. On pourrait citer à titre d exemple d information exclusive la propriété intellectuelle (comme les secrets commerciaux, les brevets, les marques de commerce et les droits d auteur), les plans d affaires, de marketing et de service, les éléments de conception, les bases de données, les données sur les salaires de même que toute donnée financière et tout rapport financier non publiés. L utilisation ou la distribution non 3/8

4 autorisée de ces renseignements constitue une infraction à la politique de la société, pourrait être illégale et pourrait engendrer une sanction civile ou pénale. L obligation de préserver la confidentialité de l information exclusive est maintenue après la fin de la relation entre les membres du personnel et le la société. De même, tous les logiciels, programmes et systèmes informatiques sont la propriété de la société et doivent être utilisés seulement à des fins professionnelles. L actif de la société ne doit jamais être utilisé à des fins illicites. CONCURRENCE ET UTILISATION ÉQUITABLE La société cherche à exceller et à surpasser tout concurrent de façon équitable et honnête par un rendement supérieur, et non pas par des pratiques commerciales illégales ou contraires à l éthique. Il est interdit de prendre de l information exclusive sans l autorisation du propriétaire, de faire en sorte qu une telle information soit divulguée par des employés, anciens ou actuels, de tierces parties ou d utiliser cette information. Les membres du personnel de la société doivent respecter les droits des concurrents de la société et des personnes avec lesquelles la société entretient une relation d affaires et traiter équitablement avec ces derniers. Aucun membre du personnel de la société ne doit exploiter une personne par une conduite illicite, la manipulation, la dissimulation, l usage abusif de l information exclusive, la fausse représentation de faits importants ou toute autre pratique déloyale intentionnelle. De plus, les membres du personnel de la société ne doivent pas agir de façon anticoncurrentielle en vertu des lois antitrust. Le chef de la direction de la société peut aider les membres du personnel à déterminer les exigences légales applicables et à obtenir l avis d un conseiller juridique lorsque cela est nécessaire. Dans l ensemble, les membres du personnel de la société doivent faire preuve de respect et d intégrité dans toutes leurs activités, c est à dire agir de manière franche, juste et honorable dans leurs rapports avec les clients, les collègues et les partenaires commerciaux. CADEAUX ET ACTIVITÉS DE REPRÉSENTATION Les cadeaux d entreprise et les activités de représentation sont des marques de courtoisie servant à établir des relations constructives et basées sur la bonne volonté entre des partenaires commerciaux. Par marques de courtoisie, on entend les repas et les boissons, des billets pour des événements sportifs ou culturels, des rabais qui ne sont pas offerts au public, de l hébergement ou d autres marchandises ou services. Dans certaines cultures, ces marques jouent un rôle important dans les relations d affaires. Cependant, un problème peut survenir lorsque ces marques de courtoisie compromettent, ou semblent compromettre, la capacité de la société à prendre des décisions d affaires équitables et objectives ou semblent l avantager injustement. 4/8

5 Il est conseillé d éviter d offrir ou de recevoir toute gratification ou tout cadeau ou divertissement susceptible d être perçu comme pouvant influencer indûment la relation d affaires. Ces lignes directrices s appliquent en tout temps et ne changent pas au cours des occasions d échange de cadeaux traditionnelles. Aucun cadeau ou divertissement ne doit être offert, donné, fourni, autorisé ou accepté par les membres du personnel de la société ou les membres de leur famille, à moins qu il ne s agisse pas d un cadeau en espèces, que le cadeau soit conforme aux pratiques commerciales habituelles, que sa valeur ne soit pas exagérée, qu il ne puisse pas être interprété comme un pot de vin et qu il n enfreigne aucune loi. Des règles strictes s appliquent lorsqu une entité de la société fait affaire avec des organismes ou des fonctionnaires gouvernementaux (voir ci après). Les membres du personnel de la société doivent adresser à leur superviseur ou à leur chef de service toute question qu ils pourraient avoir au sujet de tout cadeau ou de toute suggestion de cadeau. DONS D ARGENT À DES EMPLOYÉS GOUVERNEMENTAUX Tous les membres du personnel de la société doivent respecter toutes les lois interdisant le don illégitime d argent à des fonctionnaires internes et étrangers. D autres gouvernements ont des lois relativement aux cadeaux professionnels que les employés gouvernementaux peuvent accepter. La promesse, l offre ou la remise à un fonctionnaire ou à un employé des divers gouvernements d un cadeau, d une faveur ou de toute gratification enfreignant ces lois constitue non seulement une infraction aux politiques de la société, mais peut aussi être considéré comme un acte criminel. Il est interdit de donner de l argent illégalement aux fonctionnaires gouvernementaux de tout pays. Le chef de la direction de la société peut conseiller les membres du personnel de la société à ce sujet. HARCÈLEMENT ET DISCRIMINATION La diversité du personnel de la société constitue un atout considérable. La société a à cœur l équité en matière d emploi. Tous les membres du personnel de la société sont tenus de maintenir des normes acceptables en matière de comportement personnel et de s assurer que les autres peuvent effectuer les tâches qui leur sont confiées dans une atmosphère de travail exempte de discrimination et de harcèlement fondés sur les motifs suivants : la race, l origine ethnique, l appartenance politique, la religion, le sexe, l orientation sexuelle, l âge, la situation familiale ou un handicap. Toute forme de harcèlement ou de discrimination est interdite. Il peut s agir de commentaires méprisants basés sur la race ou un trait ethnique et des avances de nature sexuelle non sollicitées. La violence et l intimidation sont interdites. Il est conseillé aux membres du personnel de la société de s adresser au Service des ressources humaines ou à l avocate générale de la société lorsque le comportement d un collègue les met mal à l aise et de dénoncer une situation de harcèlement lorsqu elle se produit. 5/8

6 SANTÉ ET SÉCURITÉ La société s efforce d offrir à tous les membres de son personnel un environnement de travail sécuritaire et sain. Tous les membres du personnel de la société ont la responsabilité de maintenir un lieu de travail sécuritaire et sain en respectant les règles et les pratiques de santé et sécurité et en signalant les accidents, les blessures de même que le matériel, les pratiques ou les conditions dangereuses à un superviseur ou un chef de service. Être sous l effet de la drogue ou en possession de drogues illégales sur le lieu de travail ne sera pas toléré. Les membres du personnel de la société doivent se présenter au travail en état d accomplir leurs tâches, et non pas sous l influence de la drogue ou de l alcool. EXACTITUDE DES DOSSIERS ET RAPPORTS Pour prendre des décisions d affaires éclairées, la société a besoin que l information soit consignée et rapportée de manière exacte et précise. La société s appuie sur ses livres comptables pour produire des rapports destinés à la direction, aux administrateurs, aux gestionnaires, aux actionnaires, aux organismes gouvernementaux et aux personnes avec lesquelles les entités concernées de la société font affaire. Tous les états financiers ainsi que les livres comptables, les dossiers et les comptes à partir desquels ils sont produits doivent rendre compte de façon appropriée des activités de la société et se conformer aux exigences légales, comptables et de vérification applicables de même qu aux systèmes de contrôles internes de la société. Des fonds ou des éléments d actif non enregistrés ou non consignés dans les livres comptables ne doivent pas être conservés, à moins que les lois ou les règlements ne l exigent. Tous les membres du personnel de la société doivent s assurer, dans le cadre de leurs fonctions, que les livres comptables de la société ne contiennent ni fausse écriture, ni donnée intentionnellement trompeuse. La société ne permet pas la classification erronée de transactions relatives à ses comptes, ses services ou ses livres comptables. Toutes les transactions doivent être appuyées par des documents exacts et suffisamment détaillés et être enregistrées dans les comptes appropriés pour la période comptable pertinente. 6/8

7 Plusieurs membres du personnel de la société utilisent des comptes de frais, dont les dépenses doivent être consignées et enregistrées avec exactitude. Si les membres du personnel de la société ne savent pas si une dépense donnée est légitime, un superviseur ou un chef de service peut avoir la réponse. Les règles et les lignes directrices générales peuvent être obtenues auprès du chef des finances de la société. Les registres commerciaux et les communications d entreprise deviennent souvent publics à la suite de poursuites ou par l entremise de démarches réglementaires ou des médias. Les membres du personnel de la société doivent éviter les exagérations, les remarques désobligeantes, les conjectures et les caractérisations inappropriées qui pourraient être mal interprétées. Cette exigence s applique aux communications de toutes sortes, y compris les courriels, les notes informelles, les notes internes et les rapports officiels. EXEMPTION DE RESPECT DU CODE Toute exemption de respect du présent code s appliquant à des administrateurs ou des membres de la haute direction ne peut être effectuée que par les administrateurs (ou un comité du conseil d administration auquel ce pouvoir a été délégué) et sera divulguée dans les plus brefs délais, comme l exige la loi ou le règlement de la Bourse. SIGNALEMENT DE TOUT COMPORTEMENT ILLÉGAL OU CONTRAIRE À L ÉTHIQUE La société est très engagée à diriger ses affaires conformément à la loi et à l éthique. Il est conseillé aux membres du personnel de la société qui sont témoin de comportements illégaux ou contraires à l éthique et qui ne sont pas certains de la meilleure ligne de conduite à adopter dans une situation donnée de s adresser à un superviseur, à un gestionnaire ou à tout autre membre du personnel compétent à cet égard. La société a adopté une Politique en matière de dénonciation à cette fin. Selon la politique de la société, celle ci ne permettra aucune forme de représailles contre toute personne ayant signalé de bonne foi une mauvaise conduite. Cependant, il est en même temps inacceptable de faire un faux signalement. La société compte sur la collaboration de tous les membres du personnel dans le cadre d une enquête interne pour mauvaise conduite. PROCÉDURES FAVORISANT LA CONFORMITÉ Tous les membres du personnel de la société doivent s assurer de réagir rapidement et de façon constante à toute violation du présent code. Cependant, il peut parfois être délicat de départager le bien du mal. Puisqu il est impossible de prévoir toutes les situations pouvant se produire, il est important pour la société d avoir une marche à suivre lorsque surgit une nouvelle question ou un nouveau problème. Voici la marche à suivre : Assurez vous de connaître tous les faits. Afin de trouver la solution qui convient, il est important de disposer d autant de renseignements que possible. 7/8

8 Posez vous les questions suivantes : Que me demande t on précisément de faire? Est ce que ça me semble contraire à l éthique ou inapproprié? Cette étape vous permettra de vous pencher précisément sur la situation à laquelle vous faites face et sur les solutions possibles. Servez vous de votre jugement; si quelque chose vous semble contraire à l éthique ou malhonnête, c est probablement le cas. Clarifiez vos responsabilités et votre rôle. Dans la plupart des situations, la responsabilité est partagée. Vos collègues sont ils au courant de la situation? Il peut être utile de demander l aide des autres et de discuter du problème. Discutez du problème avec votre gestionnaire. Il s agit du conseil de base pour toute situation. Très souvent, votre gestionnaire sera mieux informé et souhaitera participer au processus décisionnel. N oubliez pas qu il incombe à votre gestionnaire de vous aider à résoudre les problèmes. Faites appel aux ressources de l entreprise. Dans les rares cas où il pourrait ne pas être opportun de discuter d un problème avec votre gestionnaire ou si vous ne vous sentez pas à l aise de le faire, parlez en avec votre supérieur de deux échelons. Si la situation ne s y prête pas non plus, communiquez avec le chef des finances ou le chef de la direction, ou utilisez les recours prévus dans la Politique en matière de dénonciation. Vous pouvez signaler toute infraction au présent code de conduite et de déontologie de manière confidentielle et sans avoir peur de représailles. Si la situation nécessite que votre identité demeure secrète, votre anonymat sera préservé. La société n accepte pas qu un employé qui signale de bonne foi une infraction éthique soit victime de représailles. Posez d abord des questions, agissez ensuite. Si vous ne savez pas ce qu il faut faire dans une situation donnée, demandez conseil avant d agir. COMPTE RENDU Tous les administrateurs, les membres de la direction et les employés doivent lire le présent Code de conduite et de déontologie chaque année et confirmer leur engagement envers ce code. Chaque année, la direction doit rendre compte au conseil, ou à son comité de gouvernance, le cas échéant, des confirmations d engagement des employés envers le code. 8/8

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