(disponible à partir du 1 er mai 2015)

Transcription

1 PRO-CARDEX NOUVELLES FONCTIONNALITÉS VERSION (disponible à partir du 1 er mai 2015) Fiche État civil 2 islri Inscription en lot 5 islri Acte sous seing privé et en brevet 8 islri Avis d adresse 12 islri Pièce jointe 14 islri Copie conforme (vidimus) 15 islri Clause d exonération 16 Minute Fusion 17 Améliorations apportées Informatique Nouvelle Technologie Inc. Révision 8 mai 2015

2 Fiche État civil CONFIGURATION DE LA LISTE DES REGIMES MATRIMONIAUX Une nouvelle liste sera ajoutée à votre base de données pour tous les types d état civil. Pro-Cardex désactivera votre liste actuelle, pour activer uniquement la nouvelle liste. Outils, Pilotage, Matrim./Const. Ancienne liste désactivée Nouvelle liste Vous aurez la possibilité de réactiver un des régimes matrimoniaux, et utiliser la liste des codes de fusion qui vous est offerte. Les codes de fusion seront remplacés par les informations qui seront complétées dans la nouvelle fenêtre Détail état civil. Détail du régime matrimonial avec codes de fusion appropriés Liste contenant les codes de fusion Association du type d état civil Page 2

3 DESCRIPTION DE L ETAT CIVIL Une nouvelle fenêtre a été ajoutée, sous l onglet Détail de la fiche, dans laquelle vous visualiserez des champs personnalisés pour chaque type d état civil. **** Vous ajouterez dorénavant la fiche du conjoint dans la fenêtre État civil. Création d une nouvelle fiche conjoint OU Consultation d une fiche existante Accès à la fenêtre Détail état civil L ajout de la fiche conjoint s effectue dorénavant dans la fenêtre Détail état civil Sélectionner tout d abord l État civil. Si vous sélectionnez le régime matrimonial, avant de compléter les différentes informations, l aperçu fusionnera et affichera le résultat au fur et à mesure les informations. Glisser la fiche du conjoint Liste des états civils Informations à compléter Liste des régimes matrimoniaux reliés à l état civil Aperçu des informations fusionnées Page 3

4 L information complétée dans la fenêtre État civil, s ajoutera automatiquement dans le champ Matrim./Const. sous l onglet Autre, pour la fusion de l information dans vos documents. **** Vous ne devez plus utiliser la liste déroulante pour ajouter le détail du régime matrimonial, étant donné que l information se fusionne à partir de la nouvelle fenêtre État civil. Ajout automatique du contenu de la fenêtre Détail état civil Ne plus utiliser cette liste, sauf pour les compagnies Par contre, pour le détail de la constitution d une compagnie, il sera toujours possible de la sélectionner et d y compléter les informations appropriées. Liste à utiliser pour les compagnies Page 4

5 islri Inscription en lot AJOUT DE L ACTE À PUBLIER EN LOT Vous pourrez dorénavant ajouter des actes à publier dans une liste en attente, afin que le notaire puisse envoyer tous ses actes à l aide d une seule signature. Accès à la fenêtre islri Accès au Sommaire Ajout de l acte à la liste pour publier en lot Page 5

6 CONSULTATION DES ACTES EN ATTENTE DE PUBLICATION Vous visualiserez les actes en attente de publication, ainsi que les documents qui seront envoyés lors de la publication. Outils, Inscription islri en lot OU Volet islri Avis d adresse joint à un acte au long Accès à la liste des documents Avis d adresse en attente d être joint à un acte au long Impression de la liste des actes en attente Ouverture du document Page 6

7 TRANSMISSION AU REGISTRE FONCIER Les actes sélectionnés seront transmis au Registre Foncier à l aide d une seule signature. Un rapport de confirmation s affichera après l envoi. Sélection du (des) documents à transmettre Transmission à l aide d Une seule signature Confirmation de l envoi Page 7

8 islri Acte sous seing privé et en brevet CONFIGURATION DE L UTILISATEUR Pour les actes sous seing privé ou en brevet, Pro-Cardex complètera pour vous le formulaire de documentation. Afin que le prénom et nom de la personne qui a numérisé soit ajouté automatiquement dans le formulaire, vous devez configurer l utilisateur. Outils, Pilotage, Utilisateur Ajout du Prénom, Nom et Poste Page 8

9 NUMERISATION DE L ACTE Vous devez tout d abord numériser votre acte en format PDF/A et l ajouter au dossier de Pro-Cardex. La configuration recommandée pour le numériseur est de 300ppi (dpi), 256 couleurs ou 256 tons de gris, et de format légal ou lettre. Ajout de l acte sous seing privé numérisé en format PDF/A SELECTION DE LA FORME LEGALE Vous devrez accéder à la fenêtre islri à partir du fichier de format Word (.doc) et indiquer la forme légale appropriée. Accès à la fenêtre islri de la quittance sous seing privé Sélection de la forme légale Page 9

10 AJOUT DU FICHIER NUMERISE A L ACTE SOUS SEING PRIVE Vous aurez à joindre le fichier numérisé. Accès à la fenêtre pour joindre le fichier numérisé Ajout de l acte sous seing privé Page 10

11 AJOUT DES INFORMATIONS AU FORMULAIRE DE DOCUMENTATION Vous aurez à sélectionner le fichier numérisé et compléter les informations de la section Numérisation. Pro-Cardex conservera les informations lors de la prochaine utilisation du formulaire de documentation. Ajout du fichier numérisé Ajout de la ville de la signature du créancier Informations sur le numériseur utilisé Ajout du Prénom et Nom automatique si configuré dans utilisateur Formulaire de documentation généré automatiquement Page 11

12 islri Avis d adresse AJOUT DE L AVIS D ADRESSE À PUBLIER EN LOT Vous pourrez dorénavant joindre un avis d adresse à un acte au long. Vous devrez d abord ajouter l avis d adresse à la liste des inscriptions à publier en lot. Accès à la fenêtre islri de l avis d adresse Accès au Sommaire Confirmation Ajout obligatoire de l avis d adresse pour publier en lot Page 12

13 AJOUT DE L AVIS D ADRESSE A L ACTE AU LONG Vous devrez accéder à la fenêtre islri de l acte au long (ex : vente). Par la suite, joindre l avis d adresse. Accès à la fenêtre islri de l acte au long Accès à la fenêtre pour joindre l avis d adresse Ajout obligatoire de l acte pour publier en lot Page 13

14 islri Pièce jointe NUMERISATION DE LA PIECE JOINTE Vous devez tout d abord numériser la pièce à joindre en format PDF/A, et l ajouter au dossier de Pro-Cardex. Ajout de la pièce numérisé en format PDF/A AJOUT DE LA PIÈCE JOINTE Vous devrez joindre la pièce numérisée à partir de la fenêtre islri. Accès à la fenêtre islri de l acte Accès à la fenêtre pour insérer la pièce numérisée en format PDF/A Page 14

15 islri Copie conforme (Vidimus) AJOUT DU VIDIMUS Pro-Cardex vérifiera dorénavant si le vidimus est présent dans le document avant la transmission de votre acte. Si la mention n est pas présente lorsque vous accéderez au Sommaire, Pro-Cardex vous proposera de l ajouter, avec une mention par défaut. Si vous modifiez la mention, celle-ci sera utilisée dorénavant par défaut. Accès à la fenêtre islri Accès au Sommaire Proposition de l ajout Texte à personnaliser Page 15

16 islri Clause d exonération AJOUT AUTOMATIQUE DE LA CLAUSE D EXONERATION Reconnaissance et sélection automatique de la clause d exonération présente dans le document. Prenez note que les clauses 19a), 19b) et 19g) ne peuvent être utilisées actuellement. Le Registre Foncier doit effectuer une correction à cet effet. Vous devez donc sélectionner l option «Aucune». Page 16

17 Minute Fusion Pro-Cardex ajoutera dorénavant un espace au millier (ex : 2 345) lorsque vous fusionnerez le numéro de minute. Fusion de la minute Page 17

18 Améliorations apportées DOCUMENT - Modification du message lorsqu un document est ouvert par plus d un usager pour lecture seule. FACTURATION - Correction du dédoublement du montant d une facture sur l état de compte. FIDÉICOMMIS - On peut maintenant empêcher la création de chèque et reçus dans les débours du dossier, selon la configuration de l utilisateur. FUSION MUTATION - Pro-Cardex fusionnera dorénavant le montant de la valeur d imposition, inscrit sous l onglet Débours du dossier, et non pas la valeur de la contrepartie. ISLRI - Ajout du montant de l hypothèque, plutôt que le montant du prêt. Page 18