Word 2002 Initiation. Guide de formation avec exercices et cas pratiques. Patrick Morié. Tsoft et Groupe Eyrolles, 2003 ISBN :

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1 Word 2002 Initiation Guide de formation avec exercices et cas pratiques Patrick Morié Tsoft et Groupe Eyrolles, 2003 ISBN :

2 2 - CRÉER/RÉVISER UN DOCUMENT

3 CRÉER UN DOCUMENT Un nouveau document peut être basé sur le modèle par défaut de Word (Normal.dot : document vide au format A4, en orientation portrait, et avec des marges de 2,5 cm), sur un modèle spécifique (livré avec Word, créé par l utilisateur ou téléchargé sur le Web), ou sur un document existant. On peut également utiliser un assistant. 1 - CRÉER UN DOCUMENT BASÉ SUR LE MODÈLE PAR DÉFAUT Au lancement de Word, un document vierge basé sur le modèle par défaut est automatiquement affiché à l écran. Par la suite, pour créer un nouveau document : Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou appuyer sur -N. Ou Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau document si celui-ci n apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre Cliquer sur ce lien dans le volet Office. 2 - CRÉER UN DOCUMENT BASÉ SUR UN AUTRE MODÈLE Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau document si celui-ci n apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre Dans la partie supérieure de cette liste, cliquer sur le nom d un modèle récemment utilisé Ou Cliquer sur un groupe de modèles (les modèles généraux sont ceux installés sur votre disque dur, les modèles sur mes sites Web sont ceux disponibles sur le réseau intranet de votre entreprise et les modèles sur Microsoft.com sont ceux proposés par Microsoft sur son site Web) Dans le premier cas on obtient : Cliquer sur un onglet, chacun correspondant à une catégorie de modèles Vous pouvez modifier l affichage de la liste des modèles à l aide des trois boutons suivants : Grandes icônes, Liste et Détails. Sélectionner l icône associée au modèle à utiliser Cocher Document en bas et à droite du dialogue 28 Tsoft/Eyrolles Word 2002 Initiation - Formation avec exercices et cas pratiques

4 CRÉER UN DOCUMENT 3 - CRÉER UN DOCUMENT EN SE BASANT SUR UN DOCUMENT EXISTANT Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau document si celui-ci n apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre Dans le volet Office, cliquer sur le lien Choisir un document (b) Dérouler la liste et sélectionner une unité de disque Double-clic en (b) sur le dossier dans lequel est enregistré le document Sélectionner le nom du document en (b) Cliquer «Créer» Un nouveau document reprenant le contenu et la mise en page du document sélectionné est créé et affiché à l écran. 4 - CRÉER UN DOCUMENT À L AIDE D UN ASSISTANT Créer un document à l aide d un assistant consiste à se contenter de répondre à une succession de questions. Word fera le reste. Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau document si celui-ci n apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre Cliquer sur ce lien dans le volet Office. Sous l onglet correspondant au type de document à créer, sélectionner l icône associée à l assistant à utiliser (les assistants disposent d icônes comportant une baguette magique) Cocher Document en bas et à droite du dialogue Tsoft/Eyrolles Word 2002 Initiation - Formation avec exercices et cas pratiques 29

5 ENREGISTRER ET FERMER UN DOCUMENT On enregistre généralement un document localement, c est-à-dire dans un dossier sur le disque dur de son poste. Les applications Office proposent par défaut le dossier Mes Documents qui est très rapide d accès puisqu un raccourci vers ce dossier est disponible sur le Bureau de Windows. Mais un document peut également être enregistré sur le Bureau, dans le dossier des Favoris, dans un dossier partagé sur le réseau local de l entreprise, dans un dossier Web hébergé sur un serveur intranet, ou sur Internet. 1 - LE PREMIER ENREGISTREMENT Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Enregistrer, ou Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur -S. (b) (c) (d) Enregistrer le document localement, dans le dossier Mes Documents Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Taper en (c) un nom pour le document (il peut comporter jusqu à 255 caractères et les espaces sont autorisés) Enregistrer le document localement, dans un dossier quelconque Dérouler la liste et sélectionner une unité de disque Double-clic en (b) sur le dossier dans lequel on souhaite enregistrer le document (répéter la procédure s il s agit d un sous-dossier) Taper en (c) un nom pour le document Enregistrer le document sur le Bureau de Windows Le document sera alors disponible sous la forme d une icône posée sur le Bureau de Windows. Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Taper en (c) un nom pour le document 30 Tsoft/Eyrolles Word 2002 Initiation - Formation avec exercices et cas pratiques

6 ENREGISTRER ET FERMER UN DOCUMENT Enregistrer le document dans le dossier des Favoris Le dossier des Favoris est un dossier local rapide d accès que l on utilise pour stocker les documents que l on utilise souvent. Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Taper en (c) un nom pour le document Enregistrer le document dans un dossier partagé Pour enregistrer le document dans un dossier partagé sur le réseau local de l entreprise ou dans un dossier Web sur un serveur intranet ou sur Internet. Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue. Double-clic en (b) sur un dossier partagé ou un site Web, puis sur un de ses sous-dossiers Taper en (c) un nom pour le document 2 - LES ENREGISTREMENTS SUIVANTS Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils Standard, ou Fichier/Enregistrer, ou appuyer sur -S, ou encore sur -. Aucun dialogue n est affiché et la version à l écran remplace et écrase la dernière version enregistrée. Enregistrez souvent un document en cours de modification! 3 - FERMER UN DOCUMENT Cela consiste à retirer un document de l écran, une fois qu il est achevé et enregistré. Fichier/Fermer, ou cliquer sur la case de fermeture de sa fenêtre, ou appuyer sur -W Si un message demande si les modifications doivent être enregistrées : Cliquer «Oui» 4 - FERMER TOUS LES DOCUMENTS OUVERTS Maintenir appuyée la touche Fichier/Fermer tout Si des messages demandent si les modifications doivent être enregistrées : Cliquer «Oui» dans chaque cas 5 - ABANDONNER UN DOCUMENT Cela consiste à abandonner un document que l on vient de créer ou à abandonner les modifications faites sur un document existant. Fichier/Fermer, ou cliquer sur la case de fermeture de sa fenêtre, ou appuyer sur -W Un message demande si les modifications doivent être enregistrées. Cliquer «Non» Tsoft/Eyrolles Word 2002 Initiation - Formation avec exercices et cas pratiques 31

7 OPTIONS D'ENREGISTREMENT 1 - ENREGISTRER TOUS LES DOCUMENTS OUVERTS Pour enregistrer en une seule manipulation l ensemble des documents ouverts, ainsi que les insertions automatiques créées et les modèles modifiés. Maintenir appuyée la touche Fichier/Enregistrer tout 2 - ENREGISTRER UN DOCUMENT SOUS UN AUTRE NOM Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur Le même dialogue que celui affiché à l occasion d une première sauvegarde apparaît. <Nom de fichier> : taper un autre nom pour le document 3 - ENREGISTRER UN DOCUMENT DANS UN AUTRE DOSSIER Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur Le même dialogue que celui affiché à l occasion d une première sauvegarde apparaît. Sélectionner un autre dossier 4 - CRYPTER ET ASSOCIER UN MOT DE PASSE À UN DOCUMENT Pour crypter un document et lui associer un mot de passe en limitant l accès. Le mot de passe sera réclamé à l ouverture du document (mot de passe pour la lecture) ou lors de son enregistrement (mot de passe pour la modification). Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur Cliquer sur le bouton «Outils» dans la barre d outils du dialogue, puis sur Options de sécurité (b) (c) Suivant le niveau de protection souhaité, taper un mot de passe en ou en (b) Cocher la case (c) si l on souhaite rendre le document anonyme en supprimant le nom de l auteur et les noms associés aux commentaires et aux marques de révision Retaper le/les mots de passe 32 Tsoft/Eyrolles Word 2002 Initiation - Formation avec exercices et cas pratiques

8 OPTIONS D'ENREGISTREMENT 5 - CHANGER LE DOSSIER D ENREGISTREMENT PROPOSÉ PAR DÉFAUT La première fois que l on ouvre les dialogues Ouvrir et Enregistrer sous, c est généralement le dossier Mes documents qui est sélectionné comme dossier de travail par défaut. Pour en changer : Outils/Options, puis cliquer sur l onglet Dossiers par défaut Dans la liste, cliquer sur le terme Documents Cliquer «Modifier» Dans la zone <Regarder dans>, sélectionner l unité de disque contenant le dossier souhaité Sélectionner le dossier souhaité dans la liste des dossiers deux fois 6 - CHANGER LE FORMAT D ENREGISTREMENT PAR DÉFAUT Si l on souhaite que les documents soient enregistrés par défaut dans un autre format que celui de Word 2002 (par exemple dans le format d une version antérieure de Word, le format HTML, etc.). Outils/Options, puis cliquer sur l onglet Enregistrement Dérouler la liste et sélectionner un format de fichiers 7 - CRÉER DES RACCOURCIS VERS DES DOSSIERS PARTAGÉS Nous avons vu que dans le dialogue d enregistrement, à l aide de l icône Favoris réseau, il est possible d enregistrer un document dans un dossier partagé sur le réseau local de l entreprise ou dans un dossier Web sur un serveur intranet ou sur Internet. Mais un dossier partagé n apparaît pas automatiquement dans le dialogue d enregistrement. C est à l utilisateur de consulter l administrateur réseau pour en connaître l adresse et s en faire autoriser l accès. Puis, il devra créer lui-même sur son poste un raccourci vers ce dossier. Procédure pour créer un raccourci vers un dossier partagé : Sur le Bureau de Windows, double-clic sur cette icône. Double-clic sur cette icône. Tsoft/Eyrolles Word 2002 Initiation - Formation avec exercices et cas pratiques 33

9 OPTIONS D'ENREGISTREMENT Taper en l adresse du dossier partagé Pour un dossier partagé sur le réseau, cette adresse est du type \\NomDuServeur\NomDuDossier. Pour un dossier Web, elle est du type Pour un dossier Ftp, elle est du type ftp://nomduserveur/nomdudossier. Cliquer «Suivant» Taper un nom explicite pour ce dossier Cliquer «Terminer» 8 - SAUVEGARDE AUTOMATIQUE La sauvegarde automatique enregistre à intervalles réguliers le document présent à l écran dans un fichier temporaire. Attention : cette sauvegarde ne remplace pas l enregistrement normal et ne sera utile qu en cas d extinction accidentelle de l ordinateur ou de redémarrage brutal après un blocage. Dans ce cas, lors du prochain lancement du programme, Word affichera le volet Office Récupération de document. Si un document a été enregistré automatiquement avant l incident, son nom apparaît dans le volet Office suivi du terme [Récupéré]. Il suffit de cliquer dessus pour l afficher, puis de cliquer sur le bouton «Fermer» pour masquer le volet Office. Pour activer la sauvegarde automatique : Outils/Options, puis cliquer sur l onglet Enregistrement Cocher Enregistrer les infos de récupération automatique toutes les Taper à côté le nombre de minutes entre chaque sauvegarde automatique 34 Tsoft/Eyrolles Word 2002 Initiation - Formation avec exercices et cas pratiques