Cahier des charges Facility/2015/002

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1 Cahier des charges Facility/2015/002 Adjudication ouverte pour le déménagement de mobilier, de dossiers confidentiels, de matériels informatiques et d archives du Service des Pensions du Secteur Public (SdPSP) vers l Office National des Pensions (ONP) Tour du Midi, 1060 BRUXELLES Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 1

2 TABLE DES MATIÈRES DEROGATIONS AUX REGLES GENERALES D EXECUTION... 4 A. Dispositions générales Objet et nature du marché Offre de base Option obligatoire Durée du contrat Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires Visite OBLIGATOIRE des lieux Droit d introduction et ouverture des offres Droit et mode d introduction des offres L ouverture des offres Service dirigeant Fonctionnaire dirigeant Description des services à prester Documents régissant le marché Législation Documents du marché Erreurs et omissions dans les documents du marché Offres Données à mentionner dans l offre Durée de validité de l offre Echantillons, documents et attestations à joindre à l offre Prix Précisions quant au prix Révision des prix Critère d exclusion et de sélection Régularité des offres Critères d attribution Critères d exclusion Critères de sélection Critères de sélection relatifs aux moyens financiers du soumissionnaire Critère de sélection se rapportant à la compétence technique du soumissionnaire Régularité des offres Critères d attribution Critère d attribution Cotation finale Cautionnement Réceptions des services exécutés Exécution des services Lieux et horaires d exécution Délai d exécution Clauses d exécution Contrôle et surveillance de l exécution du marché Evaluation des services exécutés Facturation et paiement des services Facturation Amendes Amendes pour exécution tardive Non-paiement des prestations non exécutées Imputation des amendes Sous-traitance Avis de marché et rectificatifs Engagements particuliers pour l adjudicataire Responsabilité de l adjudicataire Litiges B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Préparation du déménagement Planning Emballage et étiquetage Personnel de l adjudicataire Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 2

3 2. Offre de base Catégories des éléments à déménager Catégorie A: Dossiers Catégorie B: Mobilier Catégorie C: Matériel électronique Catégorie D: Archives Catégorie E: Stock de l économat Quantités à déménager Catégorie A: Dossiers Catégorie B: Mobilier Catégorie C: Matériel électronique Catégorie D: Archives Catégorie E: Stock de l économat Phases de déménagement Première phase Deuxième phase Option obligatoire Evacuation des déchets C. ANNEXES ANNEXE 1: Plan du bâtiment Eurostation, Place Victor Horta 40, Rez-de-chaussée, 3ème et 4ème étages ANNEXE 2: Inventaire du mobilier ANNEXE 3: Inventaire du matériel IT ANNEXE 4: Inventaire des archives ANNEXE 5: Inventaire du stock de l économat ANNEXE 6: Formulaire d offre à prix global (Offre de base) et formulaire d offre à bordereau de prix (Option obligatoire) Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 3

4 Service des Pensions du Secteur Public Place Victor Horta 40, bte 30 à 1060 Bruxelles Madame Dominique BLAMPAIN CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES n FACILITY/2015/002 ADJUDICATION OUVERTE POUR LE DÉMÉNAGEMENT DE MOBILIER, DE DOSSIERS CONFIDENTIELS, DE MATERIELS INFORMATIQUES ET D ARCHIVES POUR LE COMPTE DU SERVICE DES PENSIONS DU SECTEUR PUBLIC (SDPSP) DEROGATIONS AUX REGLES GENERALES D EXECUTION En application de l article 9 4, de l arrêté royal du 14 janvier 2013, l attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé aux articles 46 et 154 de l arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant les pénalités et les amendes, en particulier celles relatives aux amendes pour retard en raison de l importance accordée par le pouvoir adjudicateur au principe de continuité de ses services qui ne peut être garanti qu en veillant au respect des dates précises de déménagement qui seront fixées par le pouvoir adjudicateur. A. Dispositions générales 1. Objet et nature du marché Le présent marché porte sur le déménagement du Service des Pensions du Secteur Public (ci-après désigné «SdPSP» ou «le pouvoir adjudicateur»), depuis le bâtiment situé place Victor Horta 40 à 1060 Bruxelles vers le bâtiment de l Office National des Pensions (ci-après désigné «ONP») situé à la Tour du Midi à 1060 Bruxelles. La procédure choisie est celle de l adjudication ouverte avec publicité. Ce marché comporte un seul lot. Le marché comporte une offre de base (pour deux phases) et une option obligatoire. Il s agit d un marché à prix global (offre de base) et à bordereau de prix (option obligatoire). 1.1 Offre de base Offre de base première phase Lors de la première phase seront déménagés, démontés et remontés tous les éléments nécessaires à la continuité des services Post IN/OUT, services de Staff et d encadrement, services de la Cour des Comptes ainsi que les archives: une partie du mobilier, les dossiers, le matériel informatique, les archives, certains effets personnels. Tous les dossiers et effets personnels seront emballés, étiquetés et reclassés par le pouvoir adjudicateur. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 4

5 Le matériel informatique sera débranché, installé et réinstallé par le pouvoir adjudicateur. La date de début d exécution de la première phase sera fixée d un commun accord entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire. Le délai d exécution de cette première phase, qui débutera mi-janvier 2016, ne pourra excéder 5 jours ouvrables Offre de base deuxième phase Lors de la deuxième phase seront déménagés, démontés et remontés tous les éléments nécessaires à la continuité des services opérationnels et du Contact Center ainsi que les archives: une partie du mobilier, les dossiers, le matériel informatique, les archives, certains effets personnels. Tous les dossiers et effets personnels seront emballés, étiquetés et reclassés par le pouvoir adjudicateur. Le matériel informatique sera débranché, installé et réinstallé par le pouvoir adjudicateur. Cette deuxième phase aura lieu dans le courant du mois de mars 2016 et ne pourra excéder 5 jours ouvrables. 1.2 Option obligatoire Au cours de la deuxième phase du déménagement, il est possible que le pouvoir adjudicateur constate que quelques pièces de mobilier ou des boîtes supplémentaires doivent encore être déménagées. Il est donc demandé au soumissionnaire d indiquer dans son offre le prix unitaire par m 3 pour le transport de ces suppléments non prévus. Important: Cette option obligatoire est prescrite à peine de nullité de l offre. Elle doit donc être présentée dans l offre, à défaut celle-ci sera considérée comme substantiellement irrégulière. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas recourir à cette option obligatoire. Aucune indemnité ne pourra être demandée de ce fait par l adjudicataire (voir aussi art. 10 de l AR du 15 juillet 2011). 2. Durée du contrat Le marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où l adjudicataire a reçu la notification de la conclusion du marché et dure jusqu au moment où le marché est complètement exécuté c est-àdire au moment de la réception du marché (art. 156 AR du 14 janvier 2013). L exécution des services prévus au présent cahier spécial des charges doit, dans tous les cas, être terminée dans les délais prévus, conformément au point Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires Le pouvoir adjudicateur est l Etat belge, représenté par le Service des Pensions du Secteur Public, SdPSP, représenté par Monsieur Johan Janssens, administrateur général, bâtiment Eurostation, place Victor Horta 40 boîte 30 à 1060 Bruxelles. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 5

6 Des informations complémentaires relatives à la procédure du marché peuvent être obtenues auprès de Madame Sandrine LESUISSE Des informations complémentaires relatives au contenu du marché peuvent être obtenues auprès de Madame Dominique BLAMPAIN ou de Monsieur Herman PEVENAGE 4. Visite OBLIGATOIRE des lieux Les soumissionnaires doivent impérativement visiter les lieux où les prestations devront être exécutées. Cette visite se déroulera en 2 jours: les 6 et 8 octobre Les soumissionnaires se présenteront pour 9h30 à l accueil du SdPSP, place Victor Horta 40 boîte 30 à 1060 Bruxelles. Lors de cette visite: présentation des locaux du SdPSP et du quai de chargement ainsi que visite des étages de l ONP et de l accès au quai de chargement. Afin de permettre le déroulement correct de la visite, les soumissionnaires potentiels qui souhaitent y assister sont priés de faire parvenir au pouvoir adjudicateur par au plus tard la veille, avant 14h. - le nom de la société de déménagement représentée; - le nombre de personnes qui seront présentes pour la société indiquée; - l identité et les données de contact de chaque personne. Cet sera adressé à Mme Dominique Blampain et à Mr Herman Pevenage Pendant la visite des lieux et durant la semaine qui suit cette visite, les candidats prestataires de services peuvent poser des questions. Le pouvoir adjudicateur ne garantit pas que les questions posées sur place reçoivent une réponse le jour-même. Le pouvoir adjudicateur fera, par la suite, parvenir à tous les présents un procès-verbal de la visite reprenant les questions posées et répondant aux questions n ayant pas eu de réponse le jourmême. Après réception du rapport, on ne répondra à aucune question supplémentaire. Ce procèsverbal sera envoyé par à chacun des représentants présents. Après la visite une attestation sera délivrée à chaque soumissionnaire. Cette attestation doit obligatoirement être jointe à l offre sous peine de nullité de celle-ci. Toute offre d un soumissionnaire non présent le jour de la visite des lieux ne sera pas prise en considération. 5. Droit d introduction et ouverture des offres 5.1 Droit et mode d introduction des offres Chacun des soumissionnaires ne peut remettre qu'une seule offre par marché. Chaque participant à un groupement sans personnalité juridique est considéré comme un soumissionnaire. En application de l article 52, 2, de l AR du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l utilisation de moyens électroniques pour l introduction des offres. Par conséquent, les offres peuvent être introduites comme suit: 1) ou bien électroniquement via l application e-tendering (voir ci-dessous pour plus d informations); 2) ou bien par lettre (une envoi recommandé est conseillée) envoyée au pouvoir adjudicateur; 3) ou bien personnellement déposées auprès du pouvoir adjudicateur avec un accusé de réception. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 6

7 5.1.1 Offres introduites par des moyens électroniques Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l introduction de l offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d un dispositif sécurisé de création de signature (Article 52, 1, 1 de l AR du 15 juillet 2011). Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques, peuvent être envoyées via le site internet e-tendering qui garantit le respect des conditions de l article 52 de l AR du 15 juillet Vu que l envoi d une offre par ne correspond pas aux conditions de l article 52 de l AR du 15 juillet 2011, il n est pas admis d introduire une offre de cette manière. Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché, sont scannées en PDF, afin de les joindre à l offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques, peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception de son offre, soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site: ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement: +32 (0) Offres non introduites par des moyens électroniques Les offres qui sont introduites sur papier et les offres qui sont libellées par des moyens électroniques mais qui ne sont pas introduites par ces moyens, sont glissées dans une enveloppe fermée. Sur cette enveloppe, il y a lieu d indiquer les mentions suivantes: - le numéro du cahier spécial des charges: FACILITY/2015/002, - la date et l heure de la séance d ouverture des offres. Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes: - le mot «offre» dans le coin supérieur gauche, - le numéro du cahier spécial des charges: FACILITY/2015/002, - l adresse du destinataire comme indiqué ci-dessous. Les offres sont envoyées via un service postal à ou déposées personnellement auprès de: Service des Pensions du Secteur Public A l attention de Madame Dominique BLAMPAIN Place Victor Horta 40 boîte Bruxelles Elles sont déposées en 2 exemplaires originaux et doivent être rédigées suivant les formulaires d offre joints au présent cahier spécial des charges. Si les offres sont déposées personnellement, le soumissionnaire a le droit de demander un accusé de réception. Il veillera à remettre son offre durant les jours et heures d ouverture du SdPSP Modification ou retrait d une offre déjà introduite Lorsqu un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou introduite, ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l article 91 de l arrêté royal du 15 juillet La Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 7

8 modification ou le retrait d une offre déjà introduite est possible via des moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l article 52, 1 de l AR du 15 juillet 2011 ou sur papier. Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou introduite, une déclaration écrite est exigée, correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L objet et la portée des modifications doivent être mentionnés de façon précise. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par téléfax ou via un moyen électronique qui n est pas conforme à l article 52, 1 de l AR du 15 juillet 2011, pour autant que: 1 ce retrait parvienne au président de la séance d ouverture des offres avant qu il ouvre la séance, 2 et qu il soit confirmé par envoi recommandé déposée à la poste au plus tard le jour avant la séance d ouverture. Remarque: Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient introduites électroniquement. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et en aucune façon ce choix n aura d influence sur l analyse et l évaluation de l offre. 5.2 L ouverture des offres La séance d ouverture des offres aura lieu au SdPSP, Place Victor Horta 40, local 0D021 au rez-dechaussée le 30 octobre 2015 à 14 heures. Chaque offre doit parvenir au président de la séance avant qu il déclare la séance ouverte. Seules les offres qui parviennent au président de la séance avant qu il déclare la séance ouverte, peuvent être acceptées. 6. Service dirigeant Fonctionnaire dirigeant Le service dirigeant est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du pouvoir adjudicateur) sera désigné dans la notification de la conclusion du marché. Les limites de sa compétence y seront indiquées. 7. Description des services à prester Voir partie B «Prescriptions techniques». 8. Documents régissant le marché 8.1 Législation - La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services; - Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services; - L arrêté royal du 15 juillet arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques; - L arrêté royal du 14 janvier arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de la publication de l avis de marché au Bulletin des Adjudications; Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 8

9 - Le règlement général sur la protection du travail; - La réglementation applicable en matière environnementale. 8.2 Documents du marché - Le présent cahier spécial des charges n FACILITY/2015/002 ainsi que le formulaire d offre y annexé; - Les éventuels avis rectificatifs; - L offre approuvée de l adjudicataire. 8.3 Erreurs et omissions dans les documents du marché Lorsque le soumissionnaire découvre dans les documents du marché des erreurs ou des omissions telles qu elles rendent impossible l établissement d une offre ou la comparaison des offres, il les signale immédiatement par écrit au pouvoir adjudicateur. Celui-ci est en tout cas prévenu au plus tard 10 jours avant la date de réception des offres. 9. Offres 9.1 Données à mentionner dans l offre L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l article 64 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. Il est fortement recommandé au soumissionnaire d utiliser les formulaires d offre joints en annexe. Dans cette optique, l attention du soumissionnaire est attirée sur l article 80 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule: Lorsqu aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l offre et à compléter le métré récapitulatif ou l inventaire, le soumissionnaire en fait usage. A défaut d utiliser ce formulaire, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire. L offre et les annexes jointes aux formulaires d offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à son offre ou dans tout autre document émanant du soumissionnaire. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre: - le prix global en lettres et en chiffres pour l offre de base (hors T.V.A.); - le montant total de l offre en lettres et en chiffres pour l offre de base (T.V.A. incluse); - le prix unitaire par m 3 pour l option obligatoire en lettres et en chiffres (hors T.V.A. et T.V.A. incluse); - le montant de la T.V.A.; - la signature de la personne ou des personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l offre; - la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l offre; - la date à laquelle la personne ou les personnes précitée(s), selon le cas, a/ont signé l offre; - le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) Durée de validité de l offre Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 90 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 9

10 9.3. Echantillons, documents et attestations à joindre à l offre Les soumissionnaires joignent à leur offre les pièces suivantes, datées et signées: - tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et des critères d attribution (voir point 11 ci-après); - les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s); - l inventaire de l offre de prix dûment complété; - le planning d exécution détaillé jour par jour; - les attestations de présence à la visite obligatoire dûment remplies et signées; - tout autre document qui serait mentionné dans ce cahier des charges. 10. Prix Précisions quant au prix Tous les prix mentionnés dans les formulaires d offre doivent être obligatoirement libellés en EURO. L adjudicataire est censé avoir inclus dans son prix tous les frais possibles grevant les services, à l exception de la TVA. Le soumissionnaire est supposé avoir rédigé son offre selon ses propres calculs et estimations, de telle façon qu il ne puisse pas invoquer à sa décharge les défauts ou les imprécisions qui figureraient dans les documents. Sont notamment inclus dans le prix: - les demandes d autorisation de stationnement sur la voie publique et les frais y afférents; - la délimitation et la signalisation des lieux du déménagement; - les protections des objets, du mobilier, des locaux, des ascenseurs; - les fournitures d emballages (carton, caisse, boîte, ) sauf pour les archives; - les étiquettes (avec une attention spéciale pour les objets fragiles). Sur les étiquettes blanches de 6cm x 15cm seront indiqués : NOM, ETAGE et les lettres S-P. Un modèle sera présenté lors de la visite obligatoire. Elles seront complétées par le pouvoir adjudicateur; - le démontage et le remontage (soigné, par des ouvriers spécialisés) du mobilier aux étages indiqués; - les moyens adéquats de levage ou d autre matériel, y compris les éventuels équipements de protection individuelle; - le démontage et le remontage des châssis ou des portes si cela s avérait nécessaire; - le plan de sécurité et prévention; - une assurance complète couvrant tous les risques liés au déménagement et sans franchise ; - le rassemblement dans une zone (déterminée par un représentant du SdPSP), près des ascenseurs, des meubles qui ne seront pas déménagés à la fin de la 2ème phase. Cette énumération est indicative et non exhaustive. Les prix sont exprimés tous frais compris et hors T.V.A. L offre mentionnera séparément le taux et le montant de la T.V.A. ainsi que le montant total, T.V.A. comprise Révision des prix Pour le présent marché, aucune révision des prix n est possible. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 10

11 11. Critère d exclusion et de sélection Régularité des offres Critères d attribution Critères d exclusion Par le fait de soumissionner au présent marché, le candidat déclare ne pas être dans une situation d exclusion, telle que prévue à l article 61 4 de l AR du relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques Critères de sélection Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres sur la base des critères d attribution repris au point 11.4 du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan formel et matériel. Les soumissionnaires sont évalués sur la base des critères de sélection repris ci-après Critères de sélection relatifs aux moyens financiers du soumissionnaire Solvabilité financière Le soumissionnaire doit prouver sa solvabilité financière. Cette capacité financière sera jugée sur base des comptes annuels approuvés des 3 dernières années déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique. Le pouvoir adjudicateur consultera ces comptes annuels par voie électronique, étant le guichet électronique du Pouvoir fédéral. Les candidats prestataires de services qui n ont pas déposé les comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique sont tenus de les joindre dans leur candidature. L obligation est valable également pour le compte annuel qui a été approuvé récemment et qui n a pas encore été déposé auprès de la Banque Nationale de Belgique étant donné que le délai légal prévu n est pas encore venu à expiration. Pour les entreprises étrangères, les comptes annuels approuvés des 3 dernières années ou une situation de tous les actifs et passifs de l entreprise doivent être joints dans leurs candidatures. Si l entreprise n a encore publié aucun compte annuel, elle doit, pour les 3 années concernées, présenter un compte annuel provisoire. Ce(s) compte(s) doi(ven)t être déclaré(s) conforme(s) par le comptable ou le réviseur d entreprise ou encore par la personne ou organisme qui exerce une fonction similaire dans son pays. Chiffre d affaire spécifique Le candidat prestataire de services doit avoir réalisé pour chacune des 3 dernières années comptables un chiffre d affaire spécifique se rapportant au service de déménagement, qui correspond à 1 million d euros. Chiffre d affaire global Le chiffre d affaire global pour chacune des 3 dernières années doit atteindre: une valeur minimale de 1,5 millions d euros; un ratio de solvabilité (capitaux propres/dettes) d au moins 15% pour chacune des 3 dernières années; Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 11

12 un ratio de liquidités (actifs circulants/dettes à court terme) de 1 au minimum pour chacune des 3 dernières années Assurance Conformément à l article 24 des règles générales d exécution de l arrêté royal du 14 janvier 2013, le soumissionnaire doit pour le marché présent conclure les assurances nécessaires contre les conséquences de sa responsabilité civile (responsabilité tant contractuelle qu extracontractuelle) et sa responsabilité en matière d accidents de travail. A ce propos, le soumissionnaire joindra à son offre une preuve d une/de telle(s) assurance(s) par une transcription de la/les police(s) d assurance(s) signée(s) par le mandataire de la compagnie d assurances ou son délégué. La valeur couverte par la/les assurance(s) doit être telle qu elle couvre tout sinistre possible qui pourrait survenir lors de l exécution du marché Critère de sélection se rapportant à la compétence technique du soumissionnaire Premier critère relatif à la compétence technique des soumissionnaires Seuls des membres du personnel du soumissionnaire possédant des cartes professionnelles P ou S peuvent être affectés à l exécution de ce marché. Le soumissionnaire joint un relevé du personnel pouvant être affecté à la réalisation du marché mentionnant les numéros de cartes P ou des cartes S et les qualifications professionnelles du personnel. Le soumissionnaire doit pouvoir justifier d un minimum de 10 déménageurs qualifiés permanents (possédant une carte P) pouvant être affectés au chantier. Deuxième critère relatif à la compétence technique des soumissionnaires Le soumissionnaire doit disposer d au moins 3 références de clients pour lesquels un marché similaire a été exécuté au cours des trois dernières années (2012, 2013, 2014), dont au moins 1 client avec transfert sécurisé de dossiers sensibles. A cette fin, le soumissionnaire joint à son offre une liste reprenant les services les plus importants qui ont été effectués au cours des trois dernières années, avec mention du montant, de la date et des noms et adresses des destinataires publics ou privés. Les services sont prouvés par des attestations émises ou contresignées par l autorité compétente ou, lorsque le destinataire était une personne de droit privé, par une attestation de l acheteur ou à défaut par une simple déclaration du soumissionnaire. Troisième critère relatif à la compétence technique des soumissionnaires Le soumissionnaire doit prouver dans son offre qu il dispose des moyens techniques pour mener à bien l ensemble du déménagement. Pour cela, il devra fournir: - un planning détaillé jour par jour mentionnant le nombre de déménageurs, qui lui permette de tenir les délais (repris au point 14.2); - un document reprenant les moyens techniques dont le soumissionnaire disposera pour l exécution de sa mission. Il précisera la description des véhicules avec numéros de châssis, numéro d immatriculation, âge du véhicule, capacité de déménagement et droit du soumissionnaire sur ces véhicules (propriété, leasing, etc); - une description du matériel d emballage proposé pour assurer la sécurité matériel informatique. Ce matériel doit garantir que le contenu des paquets ne soit pas endommagé. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 12

13 Quatrième critère relatif à la compétence technique des soumissionnaires Le soumissionnaire doit être membre de la Chambre Belge des Déménageurs (CBD) ou d une autre association de firmes de déménagement européenne ou nationale reconnue, répondant aux dispositions légales sur le plan d expertise et de confiance. Il doit fournir la preuve de cette appartenance Régularité des offres Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité. Les offres substantiellement irrégulières seront exclues. Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d attribution Critères d attribution Pour le choix de l offre la plus intéressante d un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à un critère d attribution Critère d attribution Le critère d attribution, pour l offre de base, est: le prix: 100% Le critère d attribution, pour l option obligatoire, est: le prix: 100% Prix unitaire par m³ pour le transport éventuel de suppléments et sans obligation pour le pouvoir adjudicateur (voir point 1.2) Cotation finale Tant pour ce qui concerne l offre de base que l option obligatoire, le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée. Cette attribution ne peut toutefois se faire qu après vérification par le pouvoir adjudicateur: de l exactitude de la déclaration implicite sur l honneur du soumissionnaire, de sa conformité à la réalité. 12. Cautionnement Le cautionnement est fixé à 5% du montant total, hors TVA, du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d euro supérieure. Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la législation relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la législation relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution). Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 13

14 L adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l une des façons suivantes: 1 lorsqu il s agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations [compte bpost banque n BE (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] ou d un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire; 2 lorsqu il s agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d un organisme public remplissant une fonction similaire; 3 lorsqu il s agit d un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire; 4 lorsqu il s agit d une garantie, par l acte d engagement de l établissement de crédit ou de l entreprise d assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur: 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire; 2 soit d un avis de débit remis par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances ; 3 soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire; 4 soit de l original de l acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire; 5 soit de l original de l acte d engagement établi par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l indication sommaire de l objet du marché et de la référence des documents du marché, ainsi que le nom, le prénom et l adresse complète de l adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention bailleur de fonds ou mandataire, suivant le cas. Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l entreprise de l adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l adresse qui sera mentionnée dans la notification de la conclusion du marché. La demande de l adjudicataire de procéder à la réception: 1 en cas de réception provisoire: tient lieu de demande de libération de la première moitié du cautionnement; 2 en cas de réception définitive: tient lieu de demande de libération de la seconde moitié du cautionnement, ou, si une réception provisoire n est pas prévue, de demande de libération de la totalité de celui-ci. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 14

15 13. Réceptions des services exécutés Les services seront suivis pendant leur exécution par un délégué du pouvoir adjudicateur. L identité de ce délégué sera communiquée au prestataire de services au moment où débutera l exécution des services. Un état des lieux du bâtiment situé place Victor Horta 40 à 1060 Bruxelles et un état des lieux à la Tour du Midi sera effectué avant le déménagement par un représentant du pouvoir adjudicateur. Un état descriptif des meubles et des lieux sera fait lors de chacune des 2 phases de déménagement. Le jour qui suit la fin de la 2ème phase du déménagement (ou, le cas échéant, l exécution de l option obligatoire), le pouvoir adjudicateur vérifiera, en présence de l adjudicataire, si les déménagements ont bien été exécutés (examen des lieux d entrée et de sortie, des meubles et équipements) en vue de constater les dégâts éventuels. Suite à cet examen, un procès-verbal contradictoire à l état des lieux sera dressé et signé par le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire. Après le dressement du procès-verbal d état des lieux, toutes les corrections, remises en état, réparations, etc seront exécutées par l adjudicataire dans le délai déterminé dans le P.V. de réception. Tous les dégâts ne figurant pas dans ce P.V. sont censés avoir été causés par l adjudicataire. Si l adjudicataire n exécute pas les réparations nécessaires, le pouvoir adjudicateur prendra l initiative d exécuter les réparations pour compte de l adjudicataire en déduisant leur montant de la facture globale à payer. Après levée de toutes les remarques et manquements constatés lors de l état des lieux, et dans les délais convenus, le paiement de la facture des services est accordé à l adjudicataire. 14. Exécution des services 14.1 Lieux et horaires d exécution Le présent marché porte sur le déménagement des services du SdPSP au départ du bâtiment situé place Victor Horta 40 à 1060 Bruxelles vers le bâtiment de l ONP qui se situe à la Tour du Midi. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que ces 2 adresses sont situées à côté de la gare de Bruxelles-Midi, ce qui implique des contraintes particulières de circulation et de stationnement. A la Tour du Midi, ils peuvent toutefois stationner dans une rue intérieure se trouvant entre les 2 blocs du bâtiment. Les déménagements seront exécutés en semaine entre 7 heures et 18 heures Délai d exécution Les déménagements doivent être exécutés: 1ère phase: d un commun accord dans le courant de la 2 ème quinzaine du mois de janvier 2016, 2ème phase: d un commun accord dans le courant de la 2 ème quinzaine du mois de mars En conséquence, le soumissionnaire s engage à effectuer le déménagement tel que précisé dans le présent cahier spécial des charges aux dates qui seront fixées d un commun accord entre le soumissionnaire et le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d apporter des modifications au planning mais le délai d exécution de chacune des 2 phases ne pourra jamais dépasser 5 jours ouvrables. Le bon de commande est adressé à l adjudicataire soit par envoi recommandé soit par fax, soit par tout autre moyen permettant de déterminer la date d envoi de manière certaine. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 15

16 Les échanges de correspondance subséquents relatifs au bon de commande (et à l exception des services) suivent les mêmes règles que celles prévues pour l envoi du bon de commande chaque fois qu une partie désire se ménager la preuve de son intervention. En tout état de cause, les réclamations relatives au bon de commande ne sont plus recevables si elles ne sont pas introduites dans les 15 jours calendrier à compter du premier jour qui suit celui où le soumissionnaire a reçu le bon de commande Clauses d exécution Le soumissionnaire s engage, jusqu à la complète exécution du marché, à respecter les 8 conventions de base de l OIT, en particulier: 1. L interdiction du travail forcé (conventions n 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n 105 sur l abolition du travail forcé, 1957); 2. Le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948); 3. Le droit d organisation et de négociation collective (convention n 98 sur le droit d organisation et de négociation collective, 1949); 4. L interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n 100 sur l égalité de rémunération, 1951 et n 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958); 5. L âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). En vertu de l article 44, 1, 1 de l arrêté royal du 14 janvier 2013, le non-respect de cet engagement sera considéré comme une non-exécution du marché suivant les prescriptions fixées dans les documents du marché, ce qui donnera lieu à la mise en demeure de l adjudicataire, et pourra, en vertu de l article 47, 2, 1 de l arrêté royal du 14 janvier 2013, donner lieu à l application des mesures d office, en particulier à la résiliation unilatérale du marché Contrôle et surveillance de l exécution du marché L'exécution du marché est surveillée et contrôlée par Monsieur Johan JANSSENS, administrateur général du SdPSP, ou par les personnes déléguées à cet effet Evaluation des services exécutés Si pendant l exécution des services, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié à l adjudicataire par un message à l adresse communiquée par l adjudicataire, qui sera confirmé par la suite au moyen d un envoi recommandé. L adjudicataire est tenu de recommencer les services exécutés de manière non conforme sans frais supplémentaire. Au moment où les services auront été exécutés, on procédera à l évaluation de la qualité et de la conformité des services exécutés. Un procès-verbal de cette évaluation sera établi, dont l exemplaire original sera transmis au soumissionnaire. Les services qui n auront pas été exécutés de manière correcte ou conforme devront être recommencés (voir point 13). Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 16

17 15. Facturation et paiement des services 15.1 Facturation L adjudicataire envoie les factures en deux exemplaires avec la mention certifiée «sincère et véritable et arrêtée à la somme de (montant en toutes lettres)» suivie d une signature autorisée, à l adresse suivante: Service Facility Tour du Midi à 1060 Bruxelles Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Le paiement du montant dû à l adjudicataire interviendra après exécution et vérification des deux phases. La facture doit être libellée en EURO et mentionner le numéro du bon de commande Amendes Amendes pour exécution tardive Par dérogation à l article 154 des règles d exécutions générales dans l arrêté royal du 14 janvier 2013, en cas d exécution tardive, des amendes seront appliquées de plein droit. Elles s élèveront à 100 euros par heure pour tout retard d exécution. Ces heures de retard sont comptabilisées à partir de 7h le premier jour calendrier suivant le jour prévu d exécution et jusque 18h. Les horaires 7h 18h sont applicables pour tous les jours calendriers qui suivent. Le cumul des amendes ne pourra dépasser 5% du montant global. Cette dérogation se justifie par le fait que le SdPSP ne peut se permettre une interruption de travail prolongée vis-à-vis de ses clients Non-paiement des prestations non exécutées Sans préjudices des éventuelles amendes imposées, le pouvoir adjudicateur ne paiera que des services faits et acceptés Imputation des amendes Le montant des amendes, ainsi que le montant des dommages, débours ou dépenses résultant ou à résulter de l application des mesures d office, est imputé en premier lieu sur les sommes qui sont dues à l adjudicataire à quelque titre que ce soit (factures) et ensuite sur le cautionnement. 16. Sous-traitance Si l adjudicataire engage des sous-traitants, il est le seul responsable de ses engagements vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Ces tiers sous-traitants doivent satisfaire, en proportion de leur participation au marché, aux exigences en matière de capacité économique, financière, technique et professionnelle. 17. Avis de marché et rectificatifs Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et rectificatifs relatifs à ce marché, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 17

18 18. Engagements particuliers pour l adjudicataire L adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. L adjudicataire peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence. 19. Responsabilité de l adjudicataire L adjudicataire assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis. Le pouvoir adjudicateur n est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l exécution du présent marché. L adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard. Par ailleurs, l adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l exécution des services ou de la défaillance de l adjudicataire. L adjudicataire est responsable des dommages causés du fait de ses fautes professionnelles ou de celles de ses préposés. Le stockage du matériel et des effets entreposés par l adjudicataire sur les lieux ne peut en aucun cas compromettre la sécurité, l accès aux différentes parties du bâtiment ou constituer une gêne quelconque pour les autres intervenants ou occupants de l immeuble. L adjudicataire assume la garde de ses propres travaux et des parties du chantier qu il occupe. Il se conforme en tous points au règlement général pour la protection du travail. Il collabore activement et efficacement aux mesures de protection et de sécurité pour l ensemble du chantier et veille à la stricte observance par son personnel. L adjudicataire devra rendre au pouvoir adjudicateur, minimum 14 jours ouvrables avant toute intervention sur les lieux du déménagement, son plan de sécurité et prévention dans lequel seront décrits (liste non exhaustive): - la méthode de travail déployée dans le cadre de la mission, tant en dehors des heures de travail du personnel que lorsque celui-ci est encore actif au moment du déménagement; - les équipements de manutention, en ordre de contrôle SECT, qu elle jugera nécessaires dans le cadre de sa mission. Ces équipements seront adéquats à l égard des charges à manutentionner et à la nature des revêtements de sol qu ils auront à traverser. Les véhicules utilisés par la société de manutention seront en ordre du point de vue du contrôle technique et seront assurés. L adjudicataire devra pouvoir produire à tout moment les certificats de bon fonctionnement et d entretien de ses équipements ainsi que les modes d utilisation qui doivent être compris par tous les utilisateurs prévus. En cas d utilisation de lifts ou de monte-charges extérieurs, elle devra fournir l attestation du dernier contrôle par un SECT et la preuve de formation des opérateurs. En cas de non-conformité ou d absence de certificat, le pouvoir adjudicateur pourra interdire l usage d un équipement. Une telle interdiction ne dégagera pas l adjudicataire de ses obligations en matière de planning et de qualité du résultat. - Le balisage des travaux (intérieur et extérieur). - Les équipements de protection individuelle (tels que vêtements de travail, chaussures de sécurité, gants, harnais en cas de travail en hauteur, etc.). Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 18

19 - Les moyens d éclairage complémentaires mis en œuvre pour s assurer du bon déroulement de la mission (intérieur et extérieur). - Les attestations de formations de son personnel, et les attestations de contrôles médicaux si nécessaire. - Etc. Plus d informations concernant les mesures de sécurité peuvent être obtenues auprès des conseillers en prévention: - pour le SdPSP, Monsieur Pierre RENARD: - pour l ONP, Monsieur Dirk VAN DEN HEEDE: La remise en état des lieux après le déménagement est à la charge de l'adjudicataire. L'adjudicataire prendra toutes les mesures nécessaires afin d'éviter les dommages et d'assurer la protection des accès (intérieurs et extérieurs), ascenseurs et tout autre lieu sensible. Toute dégradation ou vol résultant d'un abandon ou d'une négligence, fût-ce consécutif aux intempéries ou à d'autres risques sera de la responsabilité de l'adjudicataire. Les monte-charges, les cloisons et angles de cloison, les encadrements de porte, les châssis de fenêtres, les sols, les rampes d'escalier, les caches convecteurs ou radiateurs, les moyens de levage, etc... situés dans les zones de transport de tout mobilier et/ou caisse, sont tenus d'être protégés en priorité afin d'éviter toute dégradation, dégât ou usure anormale aux lieux de départ et d'arrivée. Le revêtement de sol, les gaines de sol et boîtes d'électrification seront particulièrement protégées aux endroits de passage du matériel roulant (plateaux à roulettes, diables, etc...). En aucun cas les caisses ne seront déposées sur les bureaux, les armoires ou tout autre élément de mobilier. Elles seront déposées aux étages concernés, aux endroits indiqués par un représentant du SdPSP. Si l adjudicataire appose des étiquettes pour l'identification du mobilier, des caisses et du matériel informatique, elles ne peuvent pas laisser de traces. En cas de traces, celles-ci sont enlevées aux frais de l'adjudicataire. SECT = Service externes pour les contrôles techniques sur le lieu de travail 20. Litiges Tous les litiges relatifs à l exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 19

20 B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES 1. Préparation du déménagement 1.1 Planning Dans le courant de la semaine qui suit l'attribution du marché, l'adjudicataire sera disponible pour tenir avec le pouvoir adjudicateur une réunion de préparation afin d'assurer un bon déroulement et une bonne coordination du déménagement. 1.2 Emballage et étiquetage L adjudicataire fournit toutes les boîtes de déménagement sauf celles pour les archives. Un modèle sera présenté aux adjudicataires lors de la visite obligatoire. L étiquetage sera assuré par le pouvoir adjudicateur à l aide du matériel fourni par l adjudicataire. 1.3 Personnel de l adjudicataire L'adjudicataire devra s'assurer que l'ensemble du personnel soit en mesure de comprendre et de s exprimer en néerlandais et en français. L'adjudicataire doit pouvoir prouver à tout moment que son personnel est en règle avec la réglementation belge du travail. Il remettra au pouvoir adjudicateur, minimum 7 jours avant toute intervention sur les lieux de déménagement une liste complète du personnel affecté à l'exécution du contrat. En cas de modification de la composition du personnel, cette liste sera systématiquement mise à jour. Cette liste fournit au minimum les informations suivantes: - les noms et prénoms, - la date de naissance, - la fonction, - la qualification, - le numéro de carte P ou S. Toute personne travaillant dans les locaux du SdPSP et de l'onp devra être identifiée: Elle devra être reconnaissable, soit par le port d un uniforme ou d un vêtement ou nom de la société adjudicataire. Elle devra être en possession d'une pièce d'identité et de sa carte professionnelle P ou S. Le SdPSP se réserve le droit de refuser l'accès à ses locaux à une personne qui ne présente pas les garanties de sécurité requises. Il est totalement interdit de fumer sur les lieux de déménagement. En cas de non-respect de cette clause, une retenue d'un montant de 25 pourra être fixée à chaque constatation par le pouvoir adjudicateur. 2. Offre de base 2.1 Catégories des éléments à déménager L'ensemble des éléments devant être déménagés sont classés dans une des catégories ci-dessous. Adjudication ouverte pour déménagement du SdPSP vers la Tour du Midi Page 20

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