Management d équipe projet

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1 Management d équipe projet Collection «L essentiel pour agir»

2 Management d équipe projet Le chef de projet, un manager Édition 2011 Ouvrage conçu et réalisé sous la direction de Catherine FOURMOND Auteur : Yves SOTIAUX Suivi éditorial, conception graphique : GERESO ÉDITION Photo de couverture : Kemter/Istockphoto.com GERESO ÉDITION 2008, 2009, rue Xavier Bichat Le Mans Cedex 2 France Tél Fax Reproduction, traduction, adaptation interdites Tous droits réservés pour tous pays Loi du 11 mars 1957 Dépôt légal : décembre 2011 ISBN : EAN 13 : GERESO SAS au capital de euros RCS LE MANS B Siège social : 28 rue Xavier Bichat Le Mans Cedex 2 France

3 Dans la même collection Comment faire d une PME une entreprise performante Crédit et stratégie commerciale Discriminations en entreprise L emploi des travailleurs handicapés L entreprise au cœur du développement durable L épargne salariale La gestion de crise en entreprise La gestion des risques en entreprise La gestion du risque crédit client La protection sociale en 200 questions La retraite des agents du secteur public La retraite des artisans commerçants La retraite des professions libérales La retraite des salariés Learning Management System pour l entreprise Le contrat à durée déterminée Le départ négocié Le droit du travail en 360 questions Le management interculturel Les accidents du travail Prévention et santé au travail Risques stratégiques et financiers de l entreprise

4 Introduction Objectifs Cette introduction permet : de placer le management d équipe projet dans le contexte des projets ; de poser les bases du vocabulaire et, comme au début de chaque projet, de se mettre d accord sur ce que l on met derrière les mots ou les expressions. Contenu C est dans cette optique que nous allons aborder les thèmes suivants, sous forme de questions, afin de planter le décor : qu est-ce qu un projet? quels sont les acteurs du projet? qu est-ce que le mode projet? qu est-ce que le management de projet? qu est-ce que la conduite de projet? qu est-ce que le management d équipe projet? qu est-ce que le développement personnel du chef de projet? qui est le chef de projet? 25

5 MANAGEMENT D ÉQUIPE PROJET Qu est-ce qu un projet? Un projet répond à un besoin unique dans un contexte particulier. Le résultat est un produit. Il implique un objectif et des ressources. Il est toujours cadré dans le temps par un début et une fin. Le projet débute par le passage de la commande. Elle formalise le besoin spécifique du «client» et décrit le produit à fabriquer. Celui-ci peut être matériel (objet, construction...) ou immatériel (un service, une démarche, un rêve...). Cette commande tient compte de la situation particulière dans laquelle le projet se déroule. Le projet est contraint par les objectifs et les ressources, liés à la réalisation du produit. Les objectifs se décomposent en trois catégories : Les objectifs de coûts. Ils représentent ce que le client est prêt à mettre en termes de moyens financiers pour obtenir son produit. Les objectifs de qualité. Ces règles composent les performances que le produit doit atteindre. Les objectifs de temps. Il s agit de l agenda que le projet doit respecter. Il est important de rappeler que ces trois objectifs sont dépendants les uns des autres. En effet, si nous changeons une caractéristique de l un d entre eux, au moins un des deux autres objectifs est modifié. Si, en cours de projet, le produit doit être livré plus tôt que prévu, il faut soit baisser sa qualité, soit augmenter le coût. Enfin, il est utile de considérer une série de critères, lors de la clarification et du suivi d un objectif. Il doit être : Mesurable, c est-à-dire quantifiable. L objectif, une fois atteint, doit être égal à la cible initiale. Réalisable, c est-à-dire atteignable. Cela paraît d une grande évidence mais ce n est pas toujours le cas. 26

6 INTRODUCTION Négociable. L objectif doit être traité, discuté, en vue de trouver un accord entre le commanditaire et le chef de projet mais aussi entre celui-ci et les membres de son équipe, qui exécutent les tâches. Partageable. L ensemble des acteurs doit avoir cet objectif en commun. Il doit être compris et assimilé de manière identique par tous. Individualisable. L objectif doit pouvoir être distribué de façon distincte entre les tâches du projet et les membres de l équipe. Les ressources principales attachées à la fabrication du produit sont : Les ressources humaines. Ce sont les personnes qui participent à l exécution des tâches à entreprendre pour accomplir le projet. Les ressources financières. Il s agit du financement des actions mis en place pour finaliser le produit. Les ressources matérielles. Ce sont tous les équipements nécessaires à la bonne réalisation du projet. Le projet, encadré par le besoin, les objectifs et les ressources, consiste à fabriquer le produit. Le tout est borné par une date de début et une date de fin. Le système projet 27

7 MANAGEMENT D ÉQUIPE PROJET Quels sont les acteurs du projet? Nous allons distinguer deux équipes, l une officielle et l autre non officielle. L équipe officielle L équipe officielle est le groupe qui travaille directement sur le projet. Dans la plupart des projets courants, les membres de l équipe ne sont pas dédiés à plein-temps au projet. Ils peuvent être parfois des personnes extérieures à l entreprise qui commandite le projet. L équipe est constituée principalement de quatre catégories d acteurs : le commanditaire ; le chef de projet ; les experts ; les ressources. Le commanditaire a le plus d intérêt dans la réussite du projet. C est lui qui initie le projet en passant la commande. Il est appelé, dans certaines organisations, sponsor. Cet acteur est garant, tout au long du projet, du but à atteindre. Il est décisionnaire et se charge de la promotion du projet. Il ne s implique pas directement dans les détails opérationnels. Le chef de projet est en charge des tâches d accompagnement du projet et de management de l équipe projet. Il passe un contrat avec le commanditaire sur la base des objectifs et des ressources définis. Les experts possèdent un savoir et/ou un savoir-faire que le chef de projet ne maîtrise pas ou qu il ne peut assurer dans le cadre du projet. Le plus souvent, ceux-ci viennent en appui au chef de projet dans les tâches de réalisation. Très fréquemment, ces experts possèdent une équipe propre dans leur domaine de compétences. Ces équipiers interviennent alors sur le projet en tant que ressources en fonction des besoins. Les ressources exécutent les tâches définies pour la fabrication du produit. Elles peuvent être assimilées à des prestataires de services (internes ou externes). 28

8 PRÉSENTATION DE L APPROCHE MÉTHODOLOGIQUE Quel est l apport d une méthodologie? Une méthodologie apporte, pour un domaine particulier, un ensemble : de méthodes ; de techniques. Les méthodes, elles-mêmes, apportent : un langage commun ; une démarche logique ; une protection pour les utilisateurs ; une garantie de reproductibilité ; une possibilité de consolidation des données entre utilisateurs de la même méthode. Un langage commun. Le fait de formaliser les choses méthodiquement oblige le rédacteur à décrire chaque action précisément et donc à codéfinir chaque terme utilisé. Les acteurs qui utilisent ce langage communiquent entre eux avec les mêmes termes et ainsi se comprennent plus facilement. Cette organisation de la communication rend les acteurs plus efficaces. Une démarche logique. La méthode structure, de manière cohérente et avec bon sens, la façon de faire et de voir les choses. Elle capitalise sur les expériences antérieures. Elle permet d être immédiatement opérationnel, et ainsi de gagner du temps, au lieu de «réinventer la roue» à chaque nouvelle utilisation. Une protection pour les utilisateurs. Une méthode est un fil rouge, un guide, qui évite à son utilisateur de se laisser polluer par mille et une actions parasites. De plus, la méthode le conduit pas à pas vers l objectif à atteindre. Une garantie de reproductibilité. La méthode a mûri avec l accumulation de bonnes pratiques. Ces pratiques assurent l utilisateur de toujours arriver au résultat, prévu par la méthode, pour chaque produit à fabriquer même s il est unique. Une possibilité de consolidation des données entre utilisateurs de la même méthode. Dans le cas des projets, l utilisation de la méthode permet, par exemple, de consolider l état d avancement d un portefeuille de projets, au sein d un tableau de bord unique, et ainsi d avoir une vision globale au niveau de l entreprise. 45

9 MANAGEMENT D ÉQUIPE PROJET Les techniques associent : des outils ; un savoir-faire. Des outils : les techniques permettent de mettre en œuvre la méthode. Elles s appuient sur des outils. Ceux-ci par leur utilisation génèrent des livrables. Un savoir-faire : c est la connaissance du mode opératoire, de l utilisation de l outil et de sa mise en pratique. Le professionnel, avec un réel savoir-faire, sait quand il faut éviter d utiliser l outil. La mise en œuvre de la méthodologie est consommatrice de temps. Elle représente entre 15 et 30 % de l énergie totale du projet. En contrepartie, la méthodologie permet d augmenter de 50 % le taux de réussite des projets. Le gain se fait sur les trois axes du projet : délai, qualité et coûts. La méthodologie est donc un investissement très rentable. En échange, il faut accepter d investir du temps au départ du projet et de ne récupérer les fruits de cet investissement qu à la fin du projet. Quelle est la méthodologie retenue dans le cadre du management d équipe projet? La méthodologie de management d équipe projet se décompose en : Une méthode elle-même décomposée en : Phases, Étapes. Des techniques qui donnent lieu, au travers d outils, à des : Livrables. Des phases Ce sont les grands moments de la vie du management d équipe projet. Elles sont au nombre de deux : la phase Animer ; la phase Accompagner. Nous avons choisi d appeler cette méthode de management d équipe projet, la méthode «2A» pour rappeler ces deux phases. 46

10 PRÉSENTATION DE L APPROCHE MÉTHODOLOGIQUE La phase Animer est la phase la plus longue. Elle consiste à faire en sorte que l équipe soit la plus «en forme» pour amener le projet à bon port. Elle court depuis le début du projet jusqu à ce que celui-ci soit en vue de fin de réalisation (du produit à fabriquer). Cette phase d animation est composée de six étapes qui sont réutilisées autant de fois que nécessaire pendant cette période. La phase Accompagner consiste à accompagner la fin de vie de l équipe projet. Elle démarre lorsque la fabrication du produit touche à sa fin et se termine lorsque tous les membres de l équipe projet retrouvent une autre activité. Cette phase d accompagnement est composée de deux étapes. Des étapes La méthode «2A» de management d équipe projet Elles permettent de découper la vie du management de l équipe projet avec une maille plus fine que les phases. Dans la suite de cet ouvrage, ces étapes sont détaillées sous forme de guide, composé de fiches et de listes d actions à entreprendre pour faciliter sa mise en œuvre. Les étapes, de la phase Animer, sont les suivantes : 1. analyser la complexité technique du projet ; 2. observer les acteurs ; 3. mettre en place une stratégie ; 4. accélérer le développement de l équipe ; 5. gérer l efficacité de l équipe ; 6. maintenir l équipe motivée. Les étapes, de la phase Accompagner, sont les suivantes : 7. démanteler l équipe ; 8. faire le bilan humain du projet. 47

11 Étape 5 : Gérer l efficacité de l équipe Acteur qui réalise l étape : - Le chef de projet. Acteurs destinataires du livrable : - Le chef de projet. - L expert. - Le commanditaire. Livrable matériel : - Le compte rendu de réunion. Livrable immatériel : - Une équipe efficace. Actions à effectuer : Tirer le meilleur du groupe lorsqu il est réuni. Rendre les réunions productives. Être efficace avec des équipes à distance. Créer, maintenir et contrôler la communication. Créer des systèmes d alerte préventive. Nota Bene : Gérer l efficacité d une équipe renvoie à l écologie des hommes qui la compose. C est un travail quotidien. 114

12 Étape 5 Gérer l efficacité de l équipe Le chef de projet veille, au quotidien, à ce que les ressources qui sont utilisées sur le projet soient les mieux gérées possible. L économie des ressources humaines a, bien entendu, des conséquences sur le coût du projet mais aussi sur le moral des troupes. En effet, si le chef de projet évite à ses membres de perdre du temps dans des réunions inutiles, par exemple, cela leur permet de se consacrer à d autres tâches. Les personnes dédiées au projet passent à de nouvelles actions. Les personnes qui travaillent à temps partiel sur le projet, se consacrent alors à leurs autres activités. Dans tous les cas, ces personnes sont reconnaissantes au chef de projet de leur avoir fait gagner du temps et de leur avoir évité, in fine, une surcharge de travail. Le temps d une équipe se répartit entre le temps consacré à la partie opérationnelle du projet, à celui employé pour la régulation de l équipe (voir étape précédente) et à celui investi dans la formation (voir étape précédente). Le temps d une équipe s organise comme les autres tâches du projet, selon les besoins réels. Tirer le meilleur du groupe lorsqu il est réuni Il est important de savoir pour quelle raison l équipe se réunit. Il existe trois grands types de réunion : la réunion d information ; la réunion de travail ; la réunion de décision. 115

13 MANAGEMENT D ÉQUIPE PROJET La réunion d information Le groupe est réuni pour être informé. Il n y a pas de débat. Seules les questions en vue d éclaircir la compréhension de l information donnée sont acceptées. La personne en charge de communiquer cette information veille à ce que son message soit bien compris. Il le vérifie au fur et à mesure de son intervention. C est le cas de la réunion de lancement des tâches opérationnelles, par exemple. La réunion de travail Quelques experts se sont regroupés pour travailler à la résolution d un problème. L utilisation du partage des représentations, vue à l étape précédente, est une façon très efficace de résoudre une problématique. Le brainstorming est une alternative pour générer un maximum d idées. Dans tous les cas, ces personnes font preuve de créativité. C est le cas des groupes de travail. La réunion de décision Une personne rapporte une problématique ET des solutions à un groupe de personnes qui a la capacité de décider. Le rapporteur a l expertise nécessaire pour trouver des solutions mais il n a pas le pouvoir de décider. Les décideurs ne se sont pas réunis pour trouver des solutions au problème car ils ne sont plus experts ou sont moins experts que le rapporteur vis-à-vis du problème à solutionner. C est le cas du comité de pilotage, par exemple. Au-delà des objectifs premiers de ces types de réunions, se réunir permet notamment de : forger l identité du groupe ; maintenir la cohésion ; développer les sentiments d appartenance et de paternité de certaines solutions ; renforcer les synergies ; libérer l énergie créatrice des forces vives qui travaillent sur le projet ; fêter les réussites tout au long du projet et pas seulement à la fin de celui-ci. 116

14 GÉRER L EFFICACITÉ DE L ÉQUIPE Conseils : Il n est pas efficace de mélanger plusieurs types de réunion au sein d une même réunion. Dans une réunion d information, il faut veiller à ce que le processus de communication ne se fasse pas que dans un sens, de l émetteur vers le récepteur. L émetteur doit être impérativement à l écoute des messages de compréhension ou d incompréhension émis, en retour, par le récepteur. Une personne qui a un problème ne vient jamais voir son décideur sans solutions (au moins deux, pour que le décideur ait le choix de la solution). Cette règle s applique à n importe quel niveau de l équipe du projet. Ceci permet notamment au chef de projet de ne pas se retrouver noyé par tous les problèmes du projet apportés par les experts alors qu ils ont les solutions (mais pas le pouvoir de décision). Rendre les réunions productives Pour être productive, une réunion est : préparée et ; structurée. Préparée L animateur de la réunion veille à ce que les participants soient informés de la date, de l heure, de la durée, du lieu, des thèmes abordés et de la durée qu il leur est alloué, du type de réunion et des prérequis. Il vérifie aussi que chacun comprend clairement ce qu on attend de lui. À partir de ces éléments, chacun des participants prépare sa contribution. Structurée Trois rôles doivent être assurés lors de la réunion en plus du rôle de participant : un rôle d animation, un rôle de gardien du temps et un rôle de rapporteur. Ces trois rôles sont distribués à des personnes distinctes. Cette organisation procure des avantages : meilleure tenue des rôles en comparaison d une personne «multicasquette» ; respon- 117

15 Livrable 3 : La carte du projet Livrable réalisé : - La carte du projet. Acteur qui réalise le livrable : - Le chef de projet. Descriptif simplifié du livrable : La carte du projet caractérise le projet d un point de vue technique et humain. Elle est réalisée par le chef de projet à partir des livrables n o 1 et n o 2. L analyse de ce document oriente la stratégie à déployer pour la suite du projet. À quelle étape le livrable est-il réalisé? 170

16 Livrable 3 La carte du projet Aide à la mise en œuvre Utiliser le résultat de l analyse du degré de complexité technique du projet. Il est élaboré au cours de l étape 1 et formalisé par le livrable n o 1. Placer sur l axe des ordonnées, le degré de complexité technique globale du projet. Tirer profit de l analyse du degré de complexité humaine du projet. Elle est étudiée au cours de l étape 2 et formalisée par le livrable n o 2. Reporter sur l axe des abscisses, le degré de complexité humaine du projet, c est-à-dire le ratio du nombre d opposants et de celui des alliés. Déterminer le degré de difficulté du projet à l intersection des deux valeurs. Ceci positionne l emplacement du curseur. Baisser, autant que faire se peut, le degré de difficulté du projet en découpant, par exemple, le projet en sous-projets de moindre contrainte. Renouveler ce travail pour chaque sous-projet. 171

17 MANAGEMENT D ÉQUIPE PROJET Descriptif détaillé Complexité technique : Elle est déterminée au vu des mesures effectuées sur les différents critères techniques au cours de l étape 1. Elle reprend le degré de complexité technique global du projet. Complexité humaine : Elle est définie par le ratio du nombre d opposants et du nombre d alliés au cours de l étape 2. Stratégie par les tâches : Elle se concentre essentiellement sur l organisation précise des tâches. L aspect humain est relégué au second plan. Seules la quantité et la qualité des personnes sont un sujet de préoccupation. L enjeu principal est de définir, dans le détail, chacune des tâches du projet : la personne qui la réalise et le temps qu elle a pour l exécuter. Stratégie par les acteurs : Elle se focalise prioritairement sur les relations humaines. La façon de réaliser les tâches passe après. L objectif primordial se dirige sur les acteurs qui font ou qui empêchent les tâches de se faire afin d en rallier le maximum à notre cause. Curseur : Il matérialise la position du projet sur la carte. Il oriente alors la stratégie vers les tâches ou vers les acteurs. Bien entendu, il existe un continuum de solutions entre ces deux stratégies. 172

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