Le calcul de l indemnité de congés payés Livre blanc

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1 Le calcul de l indemnité de congés payés Livre blanc Mai 2013 Page 1 sur 7

2 Le calcul de l'indemnité de congés payés Lors de la prise de congés payés, il faut distinguer dans le bulletin de salaire l'indemnité correspondant à ces jours d'absence de la rémunération des jours travaillés. Comment calculer l'indemnité de congés payés? La comparaison des résultats entre les 2 méthodes de calcul est-elle impérative et systématique? LA BONNE METHODE Étape 1 - Connaître les règles à respecter pour le calcul de l'indemnité de congés payés Le Code du travail prévoit deux méthodes pour calculer l'indemnité de congés payés due à un salarié. Pour savoir comment les appliquer, il faut se mettre en situation. L'hypothèse évoquée concerne un salarié qui dispose d'un solde de droits à congés payés et qui prend des vacances au cours d'un mois M. Le bulletin de paie du mois M (voire M+1) doit mentionner le congé, et distinguer la rémunération de la période travaillée de celle attribuée au titre de la période de congés (indemnité de congés payés). Pour calculer cette «indemnité de congés payés», vous devez comparer le résultat de deux modes de calculs : méthode du 1/10 (ou règle du 1/10e) : additionner la rémunération brute du salarié de la période de référence pendant laquelle ont été acquis les congés payés et multiplier par 10 % ; méthode du maintien de salaire : il s'agit de calculer le «salaire théorique» que le salarié aurait perçu s'il était venu travailler. C'est le résultat le plus favorable au salarié qui doit être versé au titre de l'indemnité de congés payés. Étape 2 - Calculer l'indemnité selon la règle du 1/10e Il s'agit de calculer la rémunération brute perçue au cours de la période de référence par le salarié ; cependant, tous les éléments de cette rémunération brute n'entrent pas dans le calcul. Toutes les sommes ayant le caractère de salaire ou d'accessoire du salaire sont à inclure : le salaire de base (qui est la contrepartie directe du travail) ; la rémunération des heures supplémentaires ; les primes de panier et de transport qui ne correspondent pas forcément à des frais réels ; la prime d'ancienneté ; les primes et gratifications correspondant à un droit précis du salarié et affectées par la prise de congés (ex. : primes de rendement, primes d'objectif, etc.) ; les commissions des commerciaux ; les indemnités attribuées pour des périodes légalement assimilées à du travail effectif (ex. : indemnité congés payés de l'année précédente, complément de salaire suite à un accident du travail, etc.). Page 2 sur 7

3 Toutes les sommes n'ayant pas le caractère de salaire ou liées à un risque ou un évènement exceptionnel sont à exclure : les remboursements de frais professionnels, même lorsqu'ils sont forfaitaires ; les primes exceptionnelles, qui ont un caractère discrétionnaire ; les primes non affectées par la prise des congés (ex. : 13e mois, intéressement, etc.) ; les indemnités attribuées pour des périodes non assimilées à du travail effectif (ex. : complément de salaire pendant la maladie, chômage partiel, etc.). Étape 3 - Évaluer le salaire théorique de la période de congés : la méthode du maintien de salaire Pour calculer le salaire théorique que le salarié aurait perçu s'il avait continué à travailler, il faut prendre en compte : le salaire brut de la période précédant immédiatement le congé : les éléments à inclure ou à exclure sont les mêmes que ceux retenus pour l'indemnité du 1/10 ; l'horaire de travail réel qui aurait été celui du salarié pendant la période du congé (y compris les heures supplémentaires). La retenue sur le salaire mensuel de base se fera alors selon le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d'heures «réelles» de travail pour le mois considéré (sans tenir compte du nombre d'heures mensualisées), multiplié par le nombre d'heures réelles d'absence. Cette méthode est préconisée par la jurisprudence. Vous pouvez aussi utiliser les méthodes fondées sur les moyennes mensuelles : Travail Retenue pour 1 jour Retenue pour 1 heure 35 heures/semaine sur 5 jours 1/22 1/151,67 35 heures/semaine sur 6 jours 1/26 1/151,67 39 heures/semaine sur 5 jours 1/22 1/169 Étape 4 - Comparer les résultats des deux calculs Le montant calculé avec la règle du 1/10e donne le montant de l'indemnité due pour toute la période de congés. Au moment de chaque prise, ce montant est à proratiser par le nombre de jours pris, divisé par le nombre de CP acquis sur la période de référence. Ce montant est à comparer au montant calculé avec la méthode du maintien de salaire. La règle du 1/10 qui reflète une rémunération moyenne est souvent plus favorable que le maintien du salaire habituel. Page 3 sur 7

4 Étape 5 - Établir le bulletin de paie Habituellement, les salariés fractionnent les congés annuels : il y a ainsi plusieurs mois de paie concernés par ce double calcul. Sur chaque bulletin, vous devrez mentionner les dates de congés et le nombre de jours consommés. Vous ferez apparaître dans des rubriques distinctes : en moins : la ou les déduction(s) imputable(s) à l'absence, y compris sur certaines primes ; sauf cas particulier, le total de ces déductions doit correspondre au «salaire théorique» calculé avec la méthode du maintien de salaire ; en plus : le montant de «l'indemnité de congés payés», calculée soit selon la méthode du maintien de salaire, soit selon la règle du 1/10e. ATTENTION Les entreprises des secteurs du Bâtiment, des Travaux publics, des transports routiers, de la manutention et les artistes et techniciens du spectacle sont affiliés à des «caisses de congés payés» qui gèrent l'indemnisation des congés. Ces entreprises n'ont alors à traiter que la déduction de salaire imputable à l'absence. EVITEZ LES ERREURS Ne payez pas (même partiellement) deux fois certaines primes par le biais de l'indemnité de congés payés Vous devez être vigilant pour la détermination de la base de calcul de l'indemnité de congés payés afin d'échapper au risque de verser des primes en trop. Par exemple, si vous avez versé un 13e mois complet en fin d'exercice, et si vous n'excluez pas cette prime de la base, vous allez payer un 1/10de «13e mois» supplémentaire à l'occasion des congés payés. Cette exclusion est évidente pour le «13e mois», elle l'est moins pour certaines primes, notamment celles liées aux objectifs ou aux résultats. Ne sous-évaluez pas le salaire théorique La déduction faite au salaire de base, proportionnellement aux heures (ou aux jours) d'absence, ne représente pas, à elle seule, le «salaire théorique». Si vous avez simultanément maintenu une prime mensuelle dans son intégralité (par exemple une prime d'ancienneté), vous devez en évaluer la fraction attribuable à la période de congé, et l'ajouter. Faute de quoi vous allez comparer le «1/10» à un salaire théorique minoré : vous risquez alors de verser un complément indu. Page 4 sur 7

5 LE ROLE DES RP Les délégués du personnel sont consultés lorsque la période des congés annuels est fixée, dans l'entreprise, par l'employeur. Ils n'ont en revanche aucune compétence pour élaborer la base de calcul des congés payés. Toutefois, ils peuvent intervenir auprès de la direction pour le compte d'un salarié qui s'estime lésé au niveau de la rémunération de ses congés ; ils sont alors pleinement dans leur rôle. LES SANCTIONS POSSIBLES En matière de congés payés, des sanctions sont prévues pour le non-respect du droit au repos du salarié. L'indemnisation des congés payés peut être contestée et donner lieu à un contentieux prud'homal ; la prescription est de 5 ans, comme pour les salaires. NOTRE CONSEIL Adoptez la méthode appropriée à vos moyens Si vos outils pour l'établissement de la paie ne vous permettent pas de faire ce double calcul à chaque bulletin, il est admis de continuer à assurer le maintien du salaire, faire une vérification en fin de période de prise de congés payés (dans la plupart des cas en mai), et verser éventuellement un complément global à ce moment-là. QUESTIONS REPONSES Comment rémunérer les congés payés en cas de départ de l'entreprise? Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise en cours d'année, il a acquis un solde de congés payés pour l'année suivante, et il peut avoir un reliquat pour l'année en cours. Il faut alors lui rémunérer ce solde de congés payés non pris du fait du départ et lui verser une «indemnité compensatrice de congés payés» (ICCP). Cette indemnité se calcule comme l'indemnité de congés ci-dessus. Vous devrez appliquer la règle du 1/10 distinctement pour chaque période de référence, puis faire la comparaison avec la méthode du maintien de salaire, pour payer le plus favorable au salarié. ATTENTION l'iccp de l'année en cours n'entre pas dans le calcul de l'iccp de l'année suivante ; l'indemnité compensatrice de préavis entre dans le calcul de l'iccp (de l'année suivante) ; la faute lourde est privative de l'iccp de l'année suivante. Page 5 sur 7

6 Comment calculer l'indemnité de congés payés des salariés à temps partiel? L'indemnité se calcule de la même façon que pour les salariés à temps plein. Le salarié à temps partiel qui a travaillé à temps plein pendant la période de référence bénéficie, par la règle du 1/10, d'une indemnité reflétant le salaire avec lequel il a acquis ses droits. Dans le cas inverse, lorsque le salarié à temps plein a travaillé précédemment à temps partiel, la règle du 1/10 lui étant défavorable, il bénéficie du maintien de son salaire complet. REFERENCES AUX TEXTES OFFICIELS C. trav., art. L , R et D (les droits à congés annuels et calcul des indemnités) Cass. soc. 11 février 1982, n (retenue pour absence) Cass. soc., 1er décembre 1983 (salaire de référence) Cass. soc., 2 avril 1997 (13e mois) Cass. soc., 17 mars 1988 (primes exception) Page 6 sur 7

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9 Service client Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne Bon de commande CFP Votre commande : Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME Cochez votre choix Référence Prix HT Frais de port HT** Frais d'ouverture d'abonnement HT Total HT Total TTC CFPA CFPW Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. Offre Internet L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils sur Internet, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier - RIB SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l'ordre des Éditions Tissot) (*Champs obligatoires) VOS COORDONNEES Raison sociale* Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Nom* Prénom* * Fonction, mandat* Adresse de facturation Code postal* Ville* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Ville* Téléphone* Fax Effectif : Salariés SIRET Commentaires Code APE/NAF Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu'au 31/12/2016. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L'abonnement couvre une période d'un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM-COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur une participation aux frais de port et d'emballage d'un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Le fait de passer commande implique votre adhésion entière et sans réserve aux Conditions générales de vente des Editions Tissot (disponibles surwww.editions-tissot.fr). Vous reconnaissez que vous avez bénéficié des informations suffisantes pour vous assurer de l adéquation de l offre à vos besoins. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS Annecy-le-Vieux CEDEX Fax service.client@editions-tissot.fr Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : /73/WQ/XZ SAS AU CAPITAL DE EUROS R.C.S. ANNECY B SIRET NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/