BULLETIN DE SALAIRE. Quelles sont les mentions obligatoires? Apparaissent obligatoirement sur le bulletin de paie les informations concernant :

Transcription

1 BULLETIN DE SALAIRE Quelles sont les mentions obligatoires? Apparaissent obligatoirement sur le bulletin de paie les informations concernant : l employeur (nom, adresse, numéro d immatriculation, code APE, numéro Siret ) ; le salarié (nom, emploi occupé, position dans la classification de la convention collective) ; l URSSAF ou la MSA (Mutualité sociale agricole) auprès de laquelle les cotisations sont versées ; la convention collective applicable. Figurent également : les éléments composant la rémunération brute, à savoir le nombre d heures de travail, la quantité d heures payées au taux normal et celles majorées (pour heures supplémentaires ou travail de nuit par exemple) en mentionnant le ou les taux appliqués, les accessoires du salaire soumis à cotisations (prime d ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité ) ; la nature et le volume du forfait pour les salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d un forfait annuel en heures ou en jours ; les prélèvements sociaux et fiscaux : CRDS, CSG, cotisations salariales ; les sommes non soumises à cotisations (remboursement de frais professionnel) ; le montant de la somme effectivement versée au salarié («le net à payer») ; la date du paiement du net à payer ; éventuellement, les dates de congés payés compris dans la période de paie et le montant de l indemnité correspondante ; le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels (les dispositions du code du travail sanctionnant l absence d une mention obligatoire du bulletin de paie ne sont applicables, au titre de l absence de cette mention, qu à compter du 1er avril 2009).. Le bulletin de paie doit également, le cas échéant, faire apparaître sur une ligne distincte, le montant de la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires ou complémentaires effectuées par le salarié, venant en déduction des retenues opérées au titre des cotisations salariales. Autre mention obligatoire : celle relative à la conservation, par le salarié, du bulletin de paie et ce, sans limitation de durée. Cette formulation peut être libellée comme suit : «pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée». L employeur doit, quant à lui, conserver les bulletins pendant un délai de 5 ans à compter de leur émission. 1

2 A défaut de précision conventionnelle contraire, les salariés sont informés du nombre d heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés à leur crédit par un document annexé au bulletin de paie. Dès que ce nombre atteint 7 heures, ce document comporte une mention notifiant l ouverture du droit à repos et l obligation de le prendre dans un délai maximum de deux mois après son ouverture. Lorsque des salariés d un atelier, d un service ou d une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chaque salarié. Ce document comporte les mentions prévues ci-dessus ainsi que celles prévues par l article D du Code du travail. Et les mentions interdites? Aucune mention relative à l exercice du droit de grève et à l activité de représentation des salariés ne doit figurer sur le bulletin de paie : le non-paiement des heures de grève est traduit par l intitulé «absence non rémunérée» ; les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal. Quelles sont les conditions de remise du bulletin de paie? Un bulletin de paie doit être remis au salarié à l occasion de chaque versement de rémunération. A l occasion de cette remise, l employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. La remise du bulletin de paie au salarié peut être effectuée en main propre ou par voie postale. Avec l accord du salarié concerné, cette remise peut également être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l intégrité des données. Des modalités spécifiques de remise du bulletin de paie s appliquent lorsque l employeur à recours à l un ou l autre des dispositifs de simplification administrative suivants :titre emploi-service entreprise (TESE) chèque emploi-service universel, chèque emploi-associatif. Comment simplifier le bulletin de paie? Il est possible de regrouper les informations relatives aux prélèvements sociaux et fiscaux en 6 grandes catégories : sécurité sociale et Caisse nationale de solidarité pour l autonomie ; Assurance chômage (dont AGS) ; retraite complémentaire obligatoire ; Prévoyance ; CSG et CRDS ; Autres charges patronales. 2

3 L employeur peut également supprimer les lignes relatives aux cotisations patronales de sécurité sociale. Une condition demeure cependant : remettre tous les ans aux salariés (ou lors du départ du salarié concerné) un document distinct qui les récapitule. Exemple de bulletin de paie simplifié Aucun texte ne fixe une forme obligatoire de bulletin de paie. Le cas exposé ci-après à titre d illustration, est celui d un employé avec un salaire inférieur au plafond de la sécurité sociale dans une entreprise occupant 12 salariés et appliquant un horaire hebdomadaire de 35 heures. Ce bulletin simplifié ne mentionne pas les cotisations patronales. 3

4 (*) le cas échéant doit figurer sur le bulletin de paie, sur une ligne distincte, le montant de la réduction de cotisations sociales salariales au titre des heures supplémentaires et complémentaires. Pour un exemple de bulletin de paie comportant l accomplissement Période du... au... ENTREPRISE BULLETIN DE PAIE SALARIE d heures supplémentaires, on peut se reporter à la Circulaire DSS/5B/2007/422 du 27 novembre Nom... Nom...Prénom Adresse... Adresse N Siret... N Sécurité sociale Code APE. URSSAF de Salaire (base 151 h 67) Heures supplémentaires à 10 % Heures supplémentaires à 25 % Heures supplémentaires à 50 % Primes... Avantages en nature N SALAIRE BRUT...h...h...h...h.... Emploi...Classification Convention collective à... à... à... à... - Sécurité sociale Total brut COTISATIONS SOCIALES (*] B Taux (%) ase Monta nt - Assurance Chômage (dont AGS) Assurance chômage (+ AGS) - Retraite complémentaire (dont Agff) Arrco + Agff -Prévoyance - CSG non-déductible CRDS - CSG déductible TOTAL COTISATIONS SALAIRE NET À PAYER Payé le... NET IMPOSABLE Ce bulletin est à conserver sans limitation de durée 4

5 Contester le bulletin de paie : est-ce possible? L acceptation du bulletin de paie n empêche pas le salarié de contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude. Il dispose de 5 ans pour le faire devant le conseil de prud hommes. Le salarié doit conserver ses bulletins de paie sans limitation de durée : cette précision doit apparaître clairement sur ce document. L employeur doit conserver les bulletins de paie pendant 5 ans éventuellement sur support informatique s il offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Les heures supplémentaires : contreparties En contrepartie des heures supplémentaires effectuées par les salariés, l entreprise est tenue de leur accorder une majoration de salaire (éventuellement remplacée par un «repos compensateur de remplacement»). Les heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent (et celles accomplies dans la limite du contingent si un accord collectif le prévoit), ouvrent également droit à une contrepartie obligatoire en repos. A savoir Le régime des heures supplémentaires détaillé dans la présente fiche est celui issu de la loi du 20 août 2008 citée en référence, en vigueur depuis le 22 août Cette loi a notamment assoupli les conditions de recours aux heures supplémentaires et regroupé, dans un cadre unique, différents dispositifs d aménagement du temps de travail existant antérieurement : modulation du temps de travail, réduction du temps de travail sous forme de jours de repos, travail par cycles, sans toutefois remettre en cause les accords existants. Quelles sont les majorations de salaire applicables? Qu appelle-t-on «repos compensateur de remplacement»? Quelles sont les majorations de salaire applicables? La majoration de salaire au titre des heures supplémentaires est fixée : par voie de convention ou d accord de branche étendu ou par convention ou accord d entreprise ou d établissement, à un taux qui ne peut être inférieur à 10 % ; en l absence d accord visé ci-dessus, à un taux de 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires et 50 % au-delà. 5

6 La loi autorise la mensualisation des heures supplémentaires dans les entreprises dont la durée collective hebdomadaire de travail est supérieure à la durée légale (soit 35 heures). Dans ces entreprises, la rémunération mensuelle due au salarié peut être calculée en multipliant la rémunération horaire par les 52/12 de la durée hebdomadaire de travail réalisée, sans préjudice des majorations de salaire dues au titre des heures supplémentaires effectuées. Qu appelle-t-on «repos compensateur de remplacement»? Une convention ou un accord collectif d entreprise ou d établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut prévoir de remplacer le paiement des heures supplémentaires par l attribution d un repos compensateur équivalent (couramment qualifié de «repos compensateur de remplacement» - RCR). Ainsi, par exemple, le paiement d une heure supplémentaire rémunérée à 150 % peut être remplacé par un repos d une durée d une heure et 30 minutes. Les heures supplémentaires donnant lieu à un repos compensateur équivalent ne s imputent pas sur le contingent annuel d heures supplémentaires. Dans les entreprises dépourvues de délégué syndical non assujetties à l obligation annuelle de négocier prévue à l article L du Code du travail, ce remplacement peut être mis en place par l employeur à condition que le comité d entreprise ou les délégués du personnel, s ils existent, ne s y opposent pas. La contrepartie obligatoire en repos (COR) : dans quels cas et pour quelle durée? En plus des majorations prévues en contrepartie des heures supplémentaires, les salariés ont droit à une contrepartie obligatoire en repos (COR) pour toute heure supplémentaire accomplie au-delà du contingent annuel (sur les informations relatives à la COR et au repos compensateur de remplacement qui doivent être annexées au bulletin de paie, on se reportera à la fiche consacrée à ce document) La contrepartie obligatoire en repos due pour toute heure supplémentaire accomplie audelà du contingent est fixée, par la loi, à 50 % pour les entreprises de 20 salariés au plus et à 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés. Un accord collectif ne peut prévoir de durée inférieure. Les heures choisies accomplies en application d un accord conclu sur le fondement de l article L du code du travail dans sa rédaction antérieure à la loi du 20 août 2008 citée en référence, n ouvrent pas droit à la contrepartie obligatoire en repos. On rappellera que le dispositif des heures choisies, désormais abrogé, permet au salarié qui le souhaite, dans le cadre prévu par une convention ou un accord collectif, d effectuer des heures supplémentaires au-delà du contingent applicable dans l entreprise ou dans l établissement. Les accords conclus antérieurement à l entrée en vigueur de la loi du 20 août 2008 restent applicables. En présence d un accord collectif Les caractéristiques et les conditions de prise de la COR pour toute heure supplémentaire accomplies au-delà du contingent sont celles inscrites dans l accord collectif. Par exemple, la COR pourrait devoir être prise en dehors d une période définie par accord. En cas de demandes multiples de prise de repos, l accord pourrait fixer la règle de prise en compte de ces demandes et le délai maximum pendant lequel l employeur peut demander le report de prise de repos. 6

7 L accord collectif mentionné ci-dessus peut également prévoir qu une COR est accordée au titre des heures supplémentaires (ou, le cas échéant, de certaines de ces heures supplémentaires) accomplies dans la limite du contingent. À défaut d accord collectif A défaut d accord collectif applicable à l entreprise, les conditions de mise en œuvre de la COR sont fixées, notamment, par les articles D à D du Code du travail (dans leur rédaction issue du décret n du 4 novembre 2008 cité en référence). La COR est assimilée à une période de travail effectif pour le calcul des droits du salarié. Elle donne lieu à une indemnisation qui n entraîne aucune diminution de rémunération par rapport à celle que le salarié aurait perçue s il avait accompli son travail. Ouverture des droits Le droit à contrepartie obligatoire en repos est réputé ouvert dès que la durée de ce repos, calculée selon les modalités prévues par la loi (voir ci-dessus), atteint 7 heures. La journée ou demi-journée au cours de laquelle le repos est pris est déduite du droit à repos à raison du nombre d heures de travail que le salarié aurait accompli pendant cette journée ou cette demi-journée. Mise en œuvre de la COR La contrepartie obligatoire en repos est prise dans un délai maximum de 2 mois suivant l ouverture du droit, sous réserve des dispositions permettant à l employeur de différer la prise de la COR (voir ci-dessous). La contrepartie obligatoire en repos peut être prise par journée entière ou par demi-journée à la convenance du salarié. Demande du salarié et réponse de l employeur Le salarié adresse sa demande de COR à l employeur au moins une semaine à l avance. La demande précise la date et la durée du repos. Dans les 7 jours suivant la réception de la demande, l employeur informe l intéressé soit de son accord, soit, après consultation des délégués du personnel, des raisons relevant d impératifs liés au fonctionnement de l entreprise qui motivent le report de la demande. En cas de report, l employeur propose au salarié une autre date, sans pouvoir toutefois différer la date du congé de plus de 2 mois. L absence de demande de prise de la COR par le salarié ne peut entraîner la perte de son droit au repos. Dans ce cas, l employeur lui demande de prendre effectivement ses repos dans un délai maximum d un an. Possibilité de report par l employeur Lorsque des impératifs liés au fonctionnement de l entreprise font obstacle à ce que plusieurs demandes de COR soient simultanément satisfaites, les demandeurs sont départagés, selon l ordre de priorité suivant : 1- Les demandes déjà différées ; 2- La situation de famille ; 3- L ancienneté dans l entreprise. La durée pendant laquelle la contrepartie obligatoire en repos peut être différée par l employeur ne peut excéder deux mois. Situation en cas de rupture du contrat de travail ou de décès du salarié Le salarié dont le contrat de travail prend fin avant qu il ait pu bénéficier de la COR à laquelle 7

8 il a droit ou avant qu il ait acquis des droits suffisants pour pouvoir prendre ce repos reçoit une indemnité en espèces dont le montant correspond à ses droits acquis. Cette indemnité est également due aux ayants droit du salarié dont le décès survient avant qu il ait pu bénéficier de la contrepartie obligatoire en repos à laquelle il avait droit ou avant qu il ait acquis des droits suffisants pour pouvoir prendre ce repos. Elle est alors versée à ceux des ayants droit qui auraient qualité pour obtenir le paiement des salaires arriérés. Cette indemnité a le caractère de salaire. Les heures supplémentaires : définition et limites Dernière mise à jour le 16 juillet 2012 À la demande de l employeur, le salarié peut travailler au-delà de la durée légale. Les heures supplémentaires ainsi effectuées ouvrent droit à une majoration de salaire ou, sous certaines conditions, à un repos compensateur de remplacement. Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel (ou dans la limite de ce contingent si un accord collectif le prévoit) ouvrent également droit à une contrepartie obligatoire en repos (sur ces contreparties, on se reportera à la fiche «Les heures supplémentaires : contreparties» Le régime des heures supplémentaires détaillé dans la présente fiche est celui issu de la loi du 20 août 2008 citée en référence, en vigueur depuis le 22 août Cette loi a notamment assoupli les conditions de recours aux heures supplémentaires et regroupé, dans un cadre unique, différents dispositifs d aménagement du temps de travail existant antérieurement : modulation du temps de travail, réduction du temps de travail sous forme de jours de repos, travail par cycles, sans toutefois remettre en cause les accords existants. Qu est-ce qu une heure supplémentaire Quelles sont les limites à l accomplissement d heures supplémentaires? Qu est-ce qu une heure supplémentaire Cas général La ou les heures supplémentaires sont les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail fixée à 35 heures hebdomadaires (ou de la durée considérée comme équivalente dans certaines professions), à la demande de l employeur ou avec son accord, même implicite. Les heures supplémentaires se décomptent par semaine civile. Sauf stipulations contraires d un accord d entreprise ou d établissement, la semaine civile débute le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures. Aménagement du temps de travail dans le cadre prévu par la loi du 20 août 2008 Un accord collectif d entreprise ou d établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut définir les modalités d aménagement du temps de travail et organiser la répartition de la durée du travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l année. Cet accord doit alors notamment prévoir les limites pour le décompte des heures 8

9 supplémentaires. En l absence d accord collectif, la durée du travail de l entreprise ou de l établissement peut être organisée sous forme de périodes de travail, chacune d une durée de quatre semaines au plus, dans les conditions fixées par les articles D à D du Code du travail. Ainsi, lorsqu un accord collectif organise une variation de la durée de travail hebdomadaire sur tout ou partie de l année ou lorsqu il est fait application de la possibilité de calculer la durée du travail sur une période de quatre semaines prévue par l article D du code du travail, constituent des heures supplémentaires, selon le cadre retenu par l accord ou le décret pour leur décompte : les heures effectuées au-delà de 1607 heures annuelles ou de la limite annuelle inférieure fixée par l accord (déduction faite, le cas échéant, des heures supplémentaires effectuées audelà de la limite haute hebdomadaire éventuellement fixée par l accord et déjà comptabilisées), les heures effectuées au-delà de la moyenne de 35 heures calculée sur la période de référence fixée par l accord (déduction faite, le cas échéant, des heures supplémentaires effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire éventuellement fixée par l accord et déjà comptabilisées). les heures effectuées au-delà de la moyenne de 35 heures calculée sur la période de référence de 4 semaines au plus fixée par l article D intervenant en l absence d accord, déduction faite le cas échéant des heures supplémentaires effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire de 39 heures déjà comptabilisées (entreprise aménageant le temps de travail sans accord collectif). En outre, en cas de répartition de l horaire sur une période de 4 semaines au plus : en cas d arrivée ou départ en cours de période de quatre semaines au plus, les heures accomplies au-delà de 35 heures hebdomadaires sont des heures supplémentaires. Les semaines où la durée de travail est inférieure à 35 heures, le salaire est maintenu sur la base de 35 heures hebdomadaires ; en cas d absence rémunérée, le temps non travaillé n est pas récupérable et est valorisé sur la base du temps qui aurait été travaillé si le salarié avait été présent, heures supplémentaires comprises. Aménagement du temps de travail dans le cadre juridique antérieur à la loi du 20 août 2008 La loi du 20 août 2008 a fusionné en un seul dispositif d aménagement du temps de travail plusieurs dispositifs préexistants, notamment la modulation du temps de travail (article L abrogé) ou la réduction du temps de travail par l attribution de journées ou de demijournées de repos (article L abrogé). Les accords conclus sur la base de ces articles, dans leur rédaction antérieure à ladite loi, restent toutefois en vigueur. Ainsi, dans le cadre de ces dispositifs, constituent des heures supplémentaires : en cas de modulation du temps de travail, celles effectuées au-delà de la durée maximale hebdomadaire fixée par l accord, ainsi que, à l exclusion de ces dernières, les heures effectuées au-delà de heures (ou d un plafond conventionnel inférieur) ; en cas de réduction du temps de travail par l attribution de jours de repos sur l année («JRTT»), celles effectuées au-delà de 39 heures par semaine (ou d un plafond inférieur fixé par l accord) ainsi que, à l exclusion de ces dernières, les heures effectuées au-delà de heures. Quelles sont les règles applicables au contingent d heures supplémentaires? 9

10 Un certain nombre d heures supplémentaires (le contingent annuel) peuvent être effectuées après une simple information du comité d entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, s il en existe. Au-delà du contingent annuel applicable dans l entreprise, les heures supplémentaires sont accomplies après avis du comité d entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, s il en existe (l autorisation de l inspecteur du travail n est plus requise, comme cela était le cas avant la loi du 20 août 2008, en vigueur depuis le 22 août 2008). Ne sont toutefois concernés par le contingent d heures supplémentaires, ni les salariés ayant conclu une convention de forfait en heures sur l année, ni ceux ayant conclu une convention de forfait annuel en jours, ni les cadres dirigeants visés à l article L du Code du travail. A défaut de détermination du contingent annuel d heures supplémentaires par voie conventionnelle (voir ci-dessous), les modalités de son utilisation et de son éventuel dépassement donnent lieu au moins une fois par an à une consultation du comité d entreprise ou des délégués du personnel, s il en existe. Les heures prises en compte pour le calcul du contingent annuel d heures supplémentaires sont celles accomplies au-delà de la durée légale. Les heures supplémentaires effectuées afin de faire face aux travaux urgents énumérés à l article L du code du travail, et celles donnant lieu à un repos compensateur équivalent ne s imputent pas sur le contingent annuel d heures supplémentaires. Il en est de même, dans la limite de 7 heures, des heures effectuées au titre de la «journée de solidarité». Toutefois, lorsqu un salarié a déjà accompli, au titre de l année en cours, une journée de solidarité, s il s acquitte d une nouvelle journée de solidarité en raison d un changement d employeur, les heures travaillées ce jour donnent lieu à rémunération supplémentaire et s imputent sur le contingent annuel d heures supplémentaires. Le contingent annuel d heures supplémentaires est défini par une convention ou un accord collectif d entreprise ou d établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche. A défaut d accord collectif, le contingent annuel d heures supplémentaires est fixé à 220 heures par salarié. Les conditions d accomplissement des heures supplémentaires au-delà du contingent annuel sont définies par une convention ou un accord collectif d entreprise ou d établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche (sur les contreparties applicables, on se reportera à la fiche «Heures supplémentaires : contreparties») Les contingents conventionnels fixés par des conventions ou accords conclus avant l intervention de la loi du 20 août 2008 restent applicables. Ils peuvent toutefois être modifiés par un nouvel accord collectif conclu au niveau de l entreprise ou de l établissement ou, à défaut, au niveau de la branche. Quelles sont les limites à l accomplissement d heures supplémentaires? L accomplissement d heures supplémentaires ne peut avoir pour effet de porter la durée du travail au-delà des limites fixées par la loi, à savoir : 10 heures par jour (dérogation conventionnelle possible, dans la limite de 12 heures) ; 8 heures par jour pour les travailleurs de nuit (dérogation conventionnelle possible, dans la limite de 12 heures) ; 44 heures hebdomadaires calculées sur une période quelconque de 12 semaines (ou 46 heures hebdomadaires sur une période de 12 semaines consécutives dans le cadre d un décret pris après conclusion d un accord de branche) ; 10

11 48 heures au cours d une même semaine. Des durées maximales spécifiques sont fixées pour les jeunes salariés âgés de moins de 18 ans 11