La dématérialisation des contrats aidés Introduction à la dématérialisation des contrats aidés et processus d'une demande d'aide

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1 La dématérialisation des contrats aidés Introduction à la dématérialisation des contrats aidés et processus d'une demande d'aide DROITS NECESSAIRES Portail Conseiller Gérer des dossiers Gérer les informations du dossier Effectuer le suivi du dossier Certificat RGS Consulter les informations d'un dossier Modifier les informations d'un dossier Dispositif et offres Gérer les dispositifs d un jeune Proposer un dispositif Proposer EAV/CUI Dispositif et offres Gérer les dispositifs d un jeune Gérer les avenants Droit lié au certificat RGS, nécessitant un mot de passe Le droit «Proposer un dispositif - Proposer EAV/CUI» permet à l utilisateur habilité de proposer un contrat aidé au jeune. Il pourra également générer l avenant initial et faire les actions disponibles sur les demandes d aide déjà initiées dans les dossiers. Pour plus de détails, consulter les fiches Le dispositif EAV, Le dispositif CUI et Gérer une demande d'aide. Le droit «Gérer les avenants» permet à l utilisateur habilité de visualiser l onglet «Contrats aidés» dans le Portail Conseiller. Dans cet onglet, les demandes d aide de l ensemble de la structure sont listées. Les actions de validation ou de refus des demandes sont également disponibles. Le droit relatif au Certificat RGS permet à l utilisateur habilité de demander l envoi des demandes d aide au statut «Validé responsable» à l ASP. Pour plus de détails, consulter les fiches Valider une demande d aide et l'envoyer à l ASP et Gérer le certificat RGS. 1 / 7

2 ETAPES NECESSAIRES - Le vocabulaire - Les informations de la demande d aide - Les différents statuts d une demande d aide - Le workflow de dématérialisation - La chronologie d un contrat aidé - Les actions possibles Les «Emplois d avenir» (EAV) et les «Contrats uniques d insertion» (CUI) sont des mesures de contrats aidés. (Consulter les fiches sur «Le dispositif EAV» ou «Le dispositif CUI» pour en savoir plus) Dans i-milo, la gestion de ces contrats est dématérialisée. La dématérialisation des contrats aidés est un processus mis en place entre i-milo et l ASP, et qui consiste à échanger par un flux électronique les informations concernant les contrats (demande d aide, notification d acceptation ou de rejet, etc). Il n y a ainsi plus d échange au format papier entre le prescripteur et l ASP. 2 / 7

3 DETAILS LE VOCABULAIRE Une demande d'aide Une demande d'aide est initiée par l'employeur auprès d'un prescripteur. Cette demande d'aide peut être téléchargée sur le site de l'asp et être renseignée par l'employeur (la saisie "manuelle" est autorisée). Une demande d'aide doit être signée par l'employeur qui fait la demande et par le jeune concerné par cette demande. Elle doit être conservée par le prescripteur au format original. Lorsque cette demande d'aide a été instruite (saisie sur I-Milo) et que l'instruction est favorable (à l'état «Publié ASP» du «Workflow de Dématérialisation» ci-dessous), elle devient une décision d'attribution. Une décision d'attribution C'est une demande d'aide qui a été instruite favorablement. Pour rappel, elle est signée par le prescripteur, par l employeur et par le jeune. Elle doit être conservée par la Mission Locale prescriptrice au format original. Une notification d'attribution C'est une confirmation écrite du prescripteur à l'attention de l'employeur pour confirmer l'acceptation de la décision d'attribution. LES INFORMATIONS DE LA DEMANDE D AIDE Numérotation des avenants M Numéro de département Année d établissement du contrat M (mission locale), P (Pôle emploi), A (papier) Numéro d ordre unique par ML et par type de contrat (A, M) Compteur de renouvellement (transfert) et compteur de modification Evolution du numéro administratif des avenants M Correction M Modification M Renouvellement M Modification M Transfert M / 7

4 Une demande d'aide se construit à partir des informations suivantes : Les informations sur l'employeur Les informations sur le jeune Les informations sur la situation du jeune avant la demande d'aide initiale Les informations sur le contrat de travail Les informations sur les actions d'accompagnement et de formation prévues Les informations concernant la décision de prise en charge Une demande d'aide formulée par un employeur devra donc comporter à minima les informations suivantes : Pour l'employeur o Le nom de l'entreprise qui recrute o Numéro SIRET o L'employeur devra déclarer sur l'honneur : " être à jour des versements de ses cotisations et contributions sociales et que l'embauche ne vise pas à procéder au remplacement d'un salarié licencié pour un motif autre que la faute grave ou lourde. De plus, si secteur marchand, l'employeur déclare sur l'honneur qu'il n'a pas procédé à un licenciement économique dans les 6 mois précédant la date d'embauche. " Pour le salarié o Le nom et le prénom du jeune qui est recruté o Date de naissance o NIR (peut être composé de 10 ou 15 caractères alphanumériques) mais doit être limité à 10 s'il est composé à partir des informations fournies par le jeune Pour le contrat de travail o Le type de mesure (CUI-CIE, CUI-CAE ou Emploi d'avenir) o La nature du contrat (CDD ou CDI) o Les dates de début et de fin du contrat (si CDD) o Le code ROME de l'emploi proposé o La durée hebdomadaire de travail prévue pour le salarié Pour les actions d'accompagnement et de formation prévues o "Actions d'accompagnement professionnel" ou "actions de formation" prévues par l'employeur. o L'employeur devra déclarer (si secteur non marchand) s'il envisage de mettre en œuvre, ou non, des périodes d'immersion. LES DIFFERENTS STATUTS D UNE DEMANDE D AIDE La demande d aide passe par une série de statuts. Chaque statut autorise certaines actions qui permettent de passer dans le statut suivant. Voici la liste des statuts sur i-milo associés aux actions possibles : Brouillon : l utilisateur peut saisir, modifier l avenant et le soumettre au responsable A valider responsable : le responsable peut valider ou rejeter l avenant Validé responsable : le responsable peut demander l envoi de l avenant à l ASP Rejeté responsable : l utilisateur peut corriger l avenant ou le supprimer, Validé responsable (envoi automatique programmé) : l envoi à l ASP est automatique et a lieu en soirée, aucune action i-milo possible Envoyé ASP : aucune action i-milo possible Rejet métier ASP : il est possible de corriger l avenant ou de le supprimer Rejet technique ASP : les rejets techniques sont traités par le Centre de Services i-milo, l utilisateur peut supprimer l avenant 4 / 7

5 Anomalie : l utilisateur peut corriger l avenant Publié ASP : l utilisateur peut corriger l avenant, l annuler, créer des avenants de modification, de renouvellement ou de transfert Demande d'annulation : le responsable peut valider ou rejeter la demande d annulation Demande d'annulation validée : le responsable peut demander l envoi de l annulation à l ASP Demande d'annulation validée (envoi automatique programmé) : l envoi à l ASP est automatique et a lieu en soirée, aucune action i-milo possible Demande d'annulation envoyée : aucune action i-milo possible Demande d'annulation acceptée ASP : si l avenant annulé est une demande initiale, l utilisateur peut créer un nouvel avenant initial. Si l avenant annulé est un transfert ou un renouvellement, l utilisateur pourra faire les actions relatives à l avenant précédent Fin de contrat : l utilisateur peut créer un avenant de renouvellement (plus d actions disponibles dans la prochaine version d i-milo) Rompu : aucune action i-milo possible (plus d actions disponibles dans la prochaine version d i-milo) LE WORKFLOW DE DEMATERIALISATION 5 / 7

6 LA CHRONOLOGIE D UN CONTRAT AIDE LES ACTIONS POSSIBLES La demande d aide peut posséder plusieurs avenants, comme décrit dans le schéma suivant. Pour créer la demande d aide, il faut commencer par générer la demande initiale. Le formulaire CERFA est alors pré-rempli avec les informations du dossier, de l employeur et du contrat, enregistrés dans i-milo. Il faut ensuite le compléter avant de l envoyer à l ASP pour validation. Une fois la demande initiale validée par l ASP, plusieurs actions sont possibles afin de faire évoluer le contrat aidé. Les actions relatives à la demande d aide sont accessibles depuis le dossier du jeune, dans la section Suivi Dispositifs. 6 / 7

7 1- Si le contrat du jeune est prolongé, il faut alors créer un avenant de renouvellement. Les dates de prise en charge doivent être modifiées. 2- Dans le cas où le jeune change d employeur, il faut créer un avenant de transfert. Ce nouvel avenant va permettre de modifier le SIRET de l employeur. 3- Lorsqu une donnée du formulaire évolue, la durée hebdomadaire de travail du jeune par exemple, il est possible de créer un avenant de modification. 4- Si une donnée de la demande d aide est erronée, par exemple, l adresse du jeune n est pas correcte, il est possible de faire la correction sur le formulaire. 5- Le bouton Annuler permet l annulation de la demande d aide initiale ou l avenant de renouvellement / transfert, ainsi que toutes les corrections et avenants de modification associés. Si l avenant en cours est un avenant initial, l annulation permettra de générer un nouvel avenant. Si l avenant en cours est un avenant de type transfert ou renouvellement, son annulation permettra de réactiver l avenant précédent. Dans le cas d un avenant de modification, l annulation s effectue sur l avenant auquel il se rattache (initial, de transfert ou de renouvellement). Attention : l annulation d un avenant entraine le remboursement des versements perçus par l employeur sur la période couverte par l avenant. Lors de l annulation d un avenant, l avenant précédent est réactivé et repasse au statut précédent. Il est possible que cet avenant ait le statut «Fin de contrat» si la date de fin de prise en charge est dépassée. 7 / 7