PROGRAMME D ACTION Témoignages des prestataires : Illustrations par des cas types. Christelle FERRIER Sébastien THIERRY

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1 PROGRAMME D ACTION Témoignages des prestataires : Christelle FERRIER Sébastien THIERRY Illustrations par des cas types Journée d échanges sur le contrôle des aides (Lyon le 18 mars 2016)

2 IRH mandataire du marché de l Agence de l eau depuis fin ème année de contrôle renforcé externe en cours Délégations de Marseille et Besançon Rythme : 3 à 6 dossiers par mois pour une moyenne de 35 à 40 contrôles / an, pour chacune des délégations Des spécialistes sur chaque thématique (études générales, réseaux, usines de traitement, milieux aquatiques, industries)

3 Comment se déroule un contrôle de service fait renforcé externe? Récupération des dossiers physiques à l Agence de l Eau (délégation concernée) Prise de rendez-vous téléphonique avec le MOA Confirmation du RDV par mail et envoi de la liste des pièces à fournir Contrôle sur place réalisé en deux phases : - Phase 1 : point administratif et financier dans les locaux du MOA - Phase 2 : Visite technique de terrain Rédaction du rapport de CSF, et rendu à l agence de l eau (sous 3 semaines en tout)

4 Un exemple de contrôle Une collectivité avec 3 opérations et 3 conventions : - Travaux d extension et amélioration de la STEP - Travaux de raccordement de hameaux au réseau de transfert - Travaux de création de réseaux de transfert pour raccordement hameau Un rendez-vous organisé sur une journée avec deux ingénieurs d IRH

5 Un exemple de contrôle Extrait de la CAF de la station d épuration Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

6 Un exemple de contrôle Extrait de la CAF de la station d épuration

7 Documents examinés du dossier : ESSAIS DE GARANTIE Process Désodorisation Niveau sonore température dans les locaux Impact olfactif de la station Marché Financier Règlement consultation Acte d'engagement CCAP CCTP DPGF bordereau des prix détaillé SOPAQ SOGED Mémoire justificatif Specs techniques de l'entreprise OS n 1 : phase étude plans projet ( AVP) situations mandataire DGT + co-traitants 1/2/3/6/7/8/9/11/12/13/14/15/16/18/19/20/21/22 Manque DGD Manque le détail des avenants 1 et 2 état récapitulatif des depenses du projet situations entreprise mandatée par le maitre d'ouvrage reception trvx EXE 6 manque le détail des reserves (imperfections et malfaçons, annexe n 1) manque le Pv de levée des réserves

8 Un exemple de contrôle Pièces demandées pour le contrôle : check-list du contrôle de la STEP - Comptes-rendus de réunions de chantier - Dossier des ouvrages exécutés - Consuel des installations électriques - Rapport de contrôle des équipements d autosurveillance - Décomptes généraux définitifs - PV de réception avec levée des réserves (un EXE6 dans le dossier) Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

9 Quelques photos Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

10 Avis général du prestataire Phasage difficile de la réalisation, car une partie des ouvrages réalisée en conservant le génie civil existant STEP fonctionnelle STEP correctement entretenue Ouvrages GC bien réalisés Bon fonctionnement de l ensemble des équipements. Eau en sortie avec un bon aspect visuel Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

11 Un exemple de contrôle Extrait de la CAF réseaux de transfert (2 CAF similaires) Objet de l opération : CREATION D'UN RESEAU DE TRANSFERT DE LA COMMUNE DE. VERS LA NOUVELLE STATION D'EPURATION Description de l opération : Les travaux consisteront à raccorder une partie du réseau de la commune de.. vers. : - création d'un réseau de transfert gravitaire DN 200mm sur 2800 ml à partir du réseau existant jusqu'au futur poste de relevage (tracé 8). Le nouveau poste créé entrainera la suppression des postes de relevages de.. et de A partir du nouveau poste, sera créé un réseau double. Celui-ci comprendra, d'une part un réseau gravitaire DN 200 mm sur 440 ml qui se raccordera au réseau gravitaire existant de.. (Tracé 7) et, d'autre part un réseau de refoulement en DN 150 mm sur 940 ml (Tracé n 9) qui se raccordera au réseau gravitaire existant sur (200 mm) renforcé en DN 300 mm. Ce renforcement du réseau gravitaire en DN 300 mm se fera sur une longueur d'environ 2450 ml (Tracé n 5). Celui-ci se raccordera au poste de relevage des... Dispositions particulières : Le versement du solde de l'aide est subordonné à la transmission des justificatifs attestant de la réalisation des essais de contrôle préalables à la réception des réseaux et de leur conformité à la réglementation. La synthèse des résultats des essais requis (tests de compacité, inspection visuelle ou télévisuelle, essais d'étanchéité) sera établie selon le modèle diffusé par l'agence et signée par le maître d'ouvrage et le(les) organisme(s) de contrôle ayant réalisé(s) les essais. Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

12 Un exemple de contrôle Pièces demandées pour le contrôle : Check-list du contrôle des réseaux - Marchés de travaux avec mémoire des entreprises - Etudes géotechniques - PV de réception avec levée des réserves - DGD travaux, MOE et CSPS - Rapports et synthèse des essais (compactage, ITV et étanchéité) - Dossiers de récolement pour chaque lot de travaux (4 lots en tout) Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

13 Un exemple de contrôle Quelques photos

14 Un exemple de contrôle Ecarts constatés : -Financier Montant de travaux justifié Montant retenu après CSF CAF Cause de l écart Déduction de la partie traitement complémentaire par ozonation (hors convention) CAF ,42 Répartition des honoraires de maîtrise d œuvre CAF ,35 sur les 2 conventions réseaux

15 Un exemple de contrôle Ecarts constatés : -Technique Ecart technique Cause de l écart CAF 1 Non - CAF 2 CAF 3 Oui Oui Essais non COFRAC et réalisés partiellement Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

16 Ce qu il faut retenir Les avantages du CSF externalisé POINTS POSITIFS POINTS DE VIGILANCE Rôle de conseil du prestataire Le prestataire assure le lien entre le demandeur et l Agence de l Eau (contact physique) Les entités contrôlées sont transparentes la plupart du temps Faire un retour à l Agence de l Eau du fonctionnement des ouvrages et de la bonne exécution Réactivité attendue dans la remise des pièces Réactivité dans la réponse à prise de rendez-vous Réseaux : respect de la Charte réseaux et synthèse récapitulative des essais à remplir par le MOE Des récapitulatifs de paiement souvent incomplets ou peu clairs (tableau type à utiliser pour la demande de solde) Absence fréquente d avenants techniques et financiers sur adaptation des projets

17 Listing non exhaustif des types d écart rencontrés au cours des contrôles d IRH ECART FINANCIER Date de paiement antérieure à la demande d aide Prestations réalisées mais non justifiées financièrement (factures essais, CSPS ) Mauvaise répartition des montants entre conventions Avenants aux marchés non pris en compte Ajout volet de travaux hors cadre de la CAF ECART TECHNIQUE Essais non conformes ou réalisés en autocontrôle Essais réalisés non COFRAC et manque d une partie des essais Etudes géotechniques absentes Manque les essais de garantie Pièces non fournies (dossier des ouvrages exécutés, PV de réception sans réserves) Dispositions particulières non satisfaites

18 Points d amélioration aspects Administratif & Financier Réactivité du MOA dans la prise de RDV et documents demandés par le prestataire reçus tardivement Présentation des paiements : tableau récapitulatif détaillé de tous les paiements, en adéquation avec CAF Dates des factures présentées postérieures à la demande d aide Présenter les DGD pour chaque marché (MOE, CSPS, travaux ) Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

19 PV sans réserve : lever toutes les réserves avant réception Points d amélioration aspect technique Demande de solde si les travaux sont réceptionnés et les essais de garantie terminés avec validation de l autosurveillance Le MOA a bonne connaissance de la Charte Qualité Réseaux (bonnes pratiques) et des pièces à présenter en cas de contrôle : études géotechniques, mémoire technique et plans récolement Anticiper la réalisation des essais de réception des réseaux : marchés spécifiques avec organisme de contrôle accrédité et organisation des essais Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

20 Merci de votre attention! Journée d échange sur le contrôle des aides Témoignage IRH

21 FICHE N 2 CSF externalisé ANNEXE N 3 DOMAINE D INTERVENTION Pollutions chroniques domestiques Ouvrages de collecte eaux usées/eaux pluviales Traitement des eaux pluviales LCF 12 COLLECTEUR DE TRANSFERT STEP LPS concernées : 112 (suppression de rejets diffus émissaire de rejet) Conformité des ouvrages réalisés au projet aidé par l Agence et décrit dans la convention : 1. Localisation (commune, quartier, lieu-dit, ) : conforme 2. Caractéristiques physiques : Canalisations : conforme Prévu Réalisé Canalisation Canalisation Branchements principale principale Branchements linéaire DN linéaire linéaire DN linéaire nbre nbre ml mm ml ml mm ml LOT 1 Gravitaire Refoulement LOT 2 mnt Gravitaire Refoulement LOT 3 Refoulement mnt Gravitaire LOT 4 mnt Gravitaire Refoulement Total mnt Gravitaire Refoulement % réalisé mnt 100% Autres ouvrages : conformes Prévu Réalisé Stations pompage Bassins Stations pompage Bassins nbre débit volume débit nbre nbre m3/h m3 m3/h nbre LOT LOT LOT Total 3 3 % réalisé 100% Matériaux utilisés : adaptés 3. Fonctionnalité (% objectif aidé) : conforme volume m3 4. Quantité pollution nouvelle raccordée à la station d épuration (le cas échéant) : non connue 5. Travaux de réhabilitation/amélioration/remise à niveau : 6. Ouvrages en fonctionnement : oui

22 Satisfaction dispositions particulières «qualité réseaux» : Toutes opérations travaux réseaux Essais réglementaires préalables à la réception des ouvrages (cf note d application AERM&C du fascicule 70 du CCTG relatif aux ouvrages d assainissement) 7. Organisme de contrôle indépendant de l entreprise chargée des travaux : NON (Sous traitance) 8. Organisme de contrôle accrédité COFRAC (ou équivalent) : NON

23 9. Tests de compactage réalisés LOT 1 --> NON mais PV de réception CG 06 sur les passages en RD LOT 2 --> Partiel + PV de réception CG 06 - date rapport : 03/03/2010 LOT 3 --> NON mais PV de réception CG 06 sur les passages en RD LOT 4 --> NON mais PV de réception CG 06 sur les passages en RD LOT 2 Canalisation ZE* Canalisation ZR* Branchements - ZE Taux réalisation (nb réal/nb régl) Nb anomalies er 1 contrôle Nb anomalies acceptées pour réception ouvrages Nature anomalies non reprises Branchements - ZR 0 Regards 0 * ZE = zone d enrobage - ZR = zone de remblai --> Essais réalisés et interprétés conformément à la Norme XP P

24 10. Inspection visuelle ou ITV : LOT 1 --> NON LOT 2 --> OUI - date rapport : 09/02/2010 LOT 3 --> NON LOT 4 --> PARTIELLE (600m) - date rapport : 24/02/2011 N LOT Taux réalisation Nb anomalies 1 er contrôle 2 Canalisation 100% 0 4 Canalisation 40% 0 Nb anomalies acceptées pour réception ouvrages Nature anomalies non reprises 11. Essais d étanchéité réalisés LOT 1 --> OUI - date rapport : 09/02/2010 LOT 2 --> OUI - date rapport : 09/02/2010 LOT 3 --> OUI - date rapport : 09/02/2010 LOT 4 --> OUI - date rapport : 24/02/2011 Essais sur Taux réalisation (nb Nb anomalies N LOT canalisation réal/nb régl) 1 er contrôle 1 Gravitaire 42% 0 Refoulement 100% 0 2 Refoulement 0% 0 Gravitaire 80% 0 3 Refoulement 0% 0 Gravitaire 45% 0 4 Gravitaire 100% 0 Refoulement 50% Réception des ouvrages sans réserves : OUI Date PV réception (Levée de réserves) : LOT 1 : 27/07/2012 LOT 2 : 30/03/2012 LOT 3 : 29/10/2012 LOT 4 : 14/02/2012 Nb anomalies acceptées pour réception ouvrages Nature anomalies non reprises Opérations montant de travaux > 500 K HT 13. Engagement du maître d ouvrage à respecter la charte qualité réseaux (convention) : OUI 14. Etude géotechnique : NON 15. Demande mémoire technique dans DCE : OUI 16. Choix prestataires : - entreprise de pose : moins-disant NON - organisme de contrôle : moins-disant INCONNU 17. Préparation chantier encadrée par 2 OS : OUI 18. Présence P.A.Q. : OUI 19. Plans de récolement : OUI Opérations montant de travaux > 1 M HT 20. Présence bilan qualitatif opération dûment complété : OUI

25 Etat récapitulatif détaillé des dépenses (pour versement du solde) Modèle 2 Je soussigné, Nom prénom et qualité, - atteste que les prestations ou travaux relatifs à (reprendre l objet de l opération), ont été exécutés conformément au projet retenu par l Agence de l Eau (préciser le n de la décision attributive ou le n de la convention) et sont achevés depuis le (préciser la date d achèvement) - certifie que le coût total final s établit à (préciser le montant total et le caractère HT ou TTC), conformément au détail ci dessous, Date facture ou décompte Fournisseur Libellé Date de paiement (1) Montant (2) HT TTC (1) ou date de mandatement. (2) lorsque le montant de la dépense n est pas totalement imputable à l opération aidée, seule la part relative à l opération doit être comptabilisée. - sollicite le versement du solde de l aide. Total Fait à, le Nom et qualité du signataire Cachet et signature joindre le RIB du compte bancaire sur lequel l aide doit être versée, joindre, le cas échéant, les pièces spécifiques prévues par les clauses générales ou les dispositions particulières de la convention d aide financière ou la décision attributive. Si le détail des dépenses fait l objet d un état annexe, il doit également être daté et signé (préciser le nom et la qualité du signataire). L Agence se réserve le droit d exiger au cas par cas, la présentation de tout ou partie des pièces de dépenses mentionnées dans l'état détaillé.

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