PROCEDURE BIBLIOTHEQUE BIBLIOTHEQUE

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1 1. Objet & Finalité L objet de ce processus est de décrire les activités de la bibliothèque utilisée au sein de l école. Sa finalité est de préciser les activités nécessaires au bon déroulement du service proposé aux étudiants et aux personnels de l école. 2. Domaine d application Ce processus s applique pour toutes les activités de l école 3. Suivi version Version Modifications Commentaires v1.1 Version initiale v1.2 Modifications mineures 4. Responsable Auteur Nom Lisa MALGUY Responsable Bibliothèque INP-ENSEEIHT Date 05/01/2012 Date Signature Validation Alain Ayache Directeur de l INP-ENSEEIHT Le pilote de processus Bibliothèque est le Responsable de la Bibliothèque 5. Liste de diffusion Direction, Départements, service administratifs et tous les acteurs de l école 6. Principaux documents associes Les documents ci dessous à leur dernière édition sont appelés en documents applicables ou de référence : Titre Lieu / Archivage liste «Périodique N7» / Mathilde / Périodiques / Gestion perio / liste des perio 2012 Catalogage CV 2012 Catalogage MC 2012 Fiche de poste INP Modèle compte rendu entretien évaluation Modèle rapport d'aptitude professionnelle Modèle rapport d'activité professionnelle Modèle Plan de développement des collections Archivage des périodiques / biblio / catalogage / catalogage CV 2012 / biblio / catalogage / Catalogage 2012 Mathilde commun_biblio / Mathilde / Périodiques / Archivage / Archivage des périodiques Tableaux de suivi du PEB : fournisseur/demandeur, commun_biblio\peb\peb 2012 tableau de refacturation, fiches navette client/fournisseur formulaire «Don» 1 / 8

2 I- Gestion des documents Définition et développement d'une politique documentaire : La bibliothèque réalise les acquisitions en fonction de la politique documentaire élaborée selon : 1- Acquisitions : les attentes et besoins des enseignements délivrés à l'enseeiht (5 filières ingénieurs) : sciences de l'ingénieur, sciences humaines et sociales, insertion et orientation professionnelle (bibliographies des cours, mails, offres éditoriales, suggestions des lecteurs). les attentes et besoins des laboratoires de recherche de l'enseeiht (LAAS/LOSE, LAPLACE, IRIT, IMFT) (mails, offres éditoriales, suggestions des lecteurs). La charte documentaire du SCD de l INP. Les retours de la Commission Bibliothèque annuelle avec les correspondants enseignants des départements. la production de l'édition scientifique française et étrangère (revues professionnelles). les dons de laboratoires ou de lecteurs. La mise en place d un plan de développement des collections par domaine d acquisition. Monographies papier : Les acquéreurs sélectionnent les nouveaux titres à partir des catalogues d éditeurs (en ligne, papier), de revues spécialisées (Livres Hebdo) qui recensent toute la production française, la base de données Electre, de bibliographies proposées par les enseignants, mais aussi à partir des suggestions des usagers (service des langues, service des stages, enseignants-chercheurs, étudiants) par l intermédiaire du cahier de suggestions disponible à l accueil ou sur le site de la bibliothèque dans les domaines suivants : électronique, génie électrique, informatique, hydraulique, télécommunications, littérature, langues, économie d entreprise, recherche d emploi/stages. Ils saisissent les bons de commande dans le Système Intégré de Gestion de Bibliothèque «Horizon» (SIGB : base locale) Ils gèrent les commandes auprès des libraires (téléphone, mails), du service facturier de l INP (transmission des bons de commandes et des bons de livraison) et des enseignants-chercheurs commanditaires (mails). DVD : Le personnel de la bibliothèque sélectionne des films français et étrangers en langue originale à partir de catalogues de fournisseurs spécialisés (droits de prêts pré-payés). Les suggestions sont proposées par les enseignants (mails), qui les utilisent ensuite comme support pour leurs cours (uniquement des extraits), par le personnel ou par les lecteurs en utilisant les filmographies (bases de données en ligne, revues spécialisées, ). La bibliothèque travaille avec des fournisseurs garantissant le respect des droits d'auteur dans le cadre des prêts (loi DADVSI juillet 2006). Elle gère les commandes auprès des fournisseurs (téléphone, mails, sites web), du service facturier de l INP (transmission des bons de commandes et des bons de livraison) et des usagers ayant suggéré un achat (mails). 2 / 8

3 Périodiques : La bibliothèque propose des titres papiers en accès direct (cf. liste des périodiques 2012) ainsi que des périodiques électroniques (abonnements gérés par le SCD) via le portail Erasme. Ils sont organisés par domaines : - scientifiques : informatique, hydraulique, environnement, électronique, mathématiques (de vulgarisation ou de type «recherche») - généralistes : économie, politique, actualité, musique/cinéma, revues en langues étrangères (allemand, anglais, espagnol, chinois, japonais, italien) Les abonnements des périodiques sont regroupés dans une centrale d abonnements, qui est en liaison directe avec les différents éditeurs. Le responsable des périodiques vérifie les échéances du dossier de renouvellement annuel envoyé par le fournisseur et envoi via le site de l'éditeur des réclamations en cas de problème. Il archive les périodiques en fonction de leur périodicité et leur spécificité (cf. Archivage des périodiques). 2 Dons & dépôt de thèses confidentielles : Thèses confidentielles de l INPT soutenues avant le 1 er janvier 2009 : A partir du 1 er janvier 2009, toutes les thèses de l INPT font l objet d un dépôt légal exclusivement électronique. Avant cette date : Les doctorants de l INP déposent leur thèse définitive au service scolarité de l INPT qui l envoie dans la bibliothèque de l INP spécialiste du domaine de la thèse. Pour les thèses confidentielles, l envoi est reporté à la date de fin de confidentialité. La bibliothèque assure donc actuellement le dépôt légal des exemplaires papiers des thèses confidentielles de l INP pour les domaines propres à l ENSEEIHT (1 exemplaire de conservation + 1 exemplaire en prêt) (Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat). Dons divers : Les laboratoires et les usagers proposent des dons de documents. Dans ce cas, ils doivent signer un document contractuel : le formulaire «Don». 3 - Traitement et conservation des documents : - Réception et facturation Pour les livres et DVD achetés sur le budget de la bibliothèque : Les acquéreurs réceptionnent et contrôlent les bons de livraison dans le logiciel «Horizon». La livraison d une commande peut se faire en plusieurs étapes ce qui nécessite un suivi : à chaque livraison, vérification entre le bon de commande et le bon de livraison. Lorsque la livraison est partielle, le bon de livraison est scanné et envoyé au service facturier, un double est conservé par la bibliothèque en attente des titres manquants. Ils collent un code barre sur le document qui fait office de n d inventaire et reportent ce n sur la facture. Pour les thèses confidentielles soutenues avant le 1 er janvier 2009 : Le responsable des thèses renvoie le bordereau d envoi à la scolarité de l INPT. Périodiques : Abonnements pris par un fournisseur spécialisé : Une sélection des titres souhaités est réalisée par le responsable des périodiques sur le site web du fournisseur. Un dossier «abonnement» est ensuite envoyé par le fournisseur à la bibliothèque, il est validé par le responsable des périodiques avant d'être transmis au service facturier pour paiement. 3 / 8

4 - Traitement intellectuel: Les catalogueurs traitent et localisent dans le Système Universitaire de Documentation (SUDOC : base nationale) les nouveaux documents. Ils appliquent les normes AFNOR de catalogage et respectent le format UNIMARC de l IFLA. Ils notent chaque document dans un cahier de catalogage (cf Catalogage CV 2012 / Catalogage MC 2012), les indexent (langage libre et RAMEAU) et les cotent (cotes locales et Dewey). Ils vérifient les versements quotidiens du SUDOC vers Horizon et exemplarisent les documents dans le SIGB. Le responsable des périodiques traite et localise dans le SU les nouveaux documents et crée dans Horizon une notice d abonnement et un prévisionnel pour chaque nouvelle revue à laquelle il attribue une cote selon le domaine. Pour les thèses confidentielles soutenues avant le 1 er janvier 2009 : Le responsable des thèses effectue le traitement documentaire pour la diffusion en ligne (Ethesis). - Traitement matériel : équipement Pour les livres : Le personnel de la bibliothèque imprime la cote et la colle sur le document. Il met sur la page de titre et 1 fois dans le livre le tampon de la bibliothèque (estampillage), il colle le porte-fiche et la fiche de retour, met l antivol dans le livre et le couvre. Pour les CD, DVD : Le personnel de la bibliothèque imprime la cote et la colle sur le(s) boîtier(s) ainsi que sur chaque unité physique, couvre la cote sur le(s) boîtier(s), un film protecteur sur chaque CD. Pour les périodiques : Le responsable des périodiques enregistre les revues et journaux dans Horizon dès réception avec ou sans code barre (procédure de bulletinage), estampille la couverture avec mention de la cote du périodique, inscrit la date du jour et met l antivol. Mise à disposition du public : Le personnel de la bibliothèque dispose les nouveautés sur les rayonnages et les tables prévues à cet effet à l entrée de la bibliothèque Puis, il range les nouveautés à leur place sur les rayonnages, en fonction de leur cote. Pour les CD et DVD : il les range dans les armoires derrières la banque de prêt et le boitier dans la salle. Pour les thèses : elles sont conservées sur la plate forme E-thesis, consultable via le portail Erasme. Pour les périodiques il les range à leur place sur les présentoirs. Inventaire : Tous les deux ans, le personnel de la bibliothèque inventorie les fonds documentaires (monographies, thèses, dvd). Les acquéreurs traitent les résultats d inventaire dans Horizon, évaluent les pertes et décident en fonction de la disponibilité éditoriale s il y a lieu ou non de racheter certains documents en fonction du nombre de prêts lié à ces documents. Désherbage : Afin de maintenir le fonds à jour, en bon état et cohérent, il est nécessaire que les acquéreurs effectuent régulièrement une sélection des ouvrages à sortir des collections suivant la «procédure de désherbage» et la charte documentaire Archivage des périodiques : Le responsable des périodiques les archive selon leur périodicité et leur spécialité (procédure d archivage) Entretien des collections : Le responsable de l entretien des collections évalue la «réparabilité» du document : Il recolle les feuilles volantes si c est possible sinon il répare les documents en mauvais état, coûteux ou plus édités par reliure (collage ou couture), puis il réalise un emboitage pour refaire la couverture. 4 / 8

5 4- Communication des documents : Communication indirecte : Les documents suivants ne peuvent être communiqués que sur demande au personnel de la bibliothèque : Tous les documents sur support numérique (CD, DVD) sont derrière la banque de prêt. La réserve : les thèses, les périodiques archivés, les documents désherbés. Le magasin du bâtiment A : les documents étant susceptibles d emprunts peu fréquents. Règles de prêt : La bibliothèque fait partie du réseau des bibliothèques universitaires Midi-Pyrénées. A ce titre, tous les usagers de ce réseau peuvent emprunter à l ENSEEIHT et inversement. Elle fixe ses règles de prêt et en informe les usagers au moyen d un marque-page et par le site web de la bibliothèque. Les étudiants de l ENSEEIHT ont la possibilité de réserver les documents de l ENSEEIHT auprès du personnel de la bibliothèque qui effectue la réservation dans Horizon. Mise à jour du fichier lecteur Par versement APOGEE : à la rentrée universitaire, le SICD (service inter-établissements de coopération documentaire) effectue des versements hebdomadaires des fichiers étudiants dans Horizon. Lorsque l usager vient s inscrire à la bibliothèque : le personnel de la bibliothèque vérifie les données personnelles du dossier et valide le dossier. Par inscription manuelle : pour les étudiants retardataires, les enseignants-chercheurs, les personnels des universités, les demandeurs d emploi et autres : le personnel de la bibliothèque saisit toutes les données du dossier. Lettres de rappel : Les lettres de rappel sont générées dans Horizon à partir de deux semaines de retard, toutes les deux semaines pendant 6 semaines (soit 3 rappels) pour tous les usagers. Le responsable des lettres de rappel les imprime (dossier suivi des retards) et les envoie par mail aux usagers. Il gère les réponses et les demandes de prolongation de prêt par mail. Prêt entre bibliothèques : Le responsable du PEB traite les demandes des usagers de l ENSEEIHT. Il vérifie que le(s) document(s) n est pas effectivement pas présent dans le réseau des bibliothèques toulousaines, puis il identifie et contacte les bibliothèques détentrices via un outil professionnel national (SUPEB) pour obtenir le prêt des documents souhaités. Il réceptionne les documents et les retourne après une période déterminé de prêt. Il relance éventuellement l emprunteur s il dépasse le délai de prêt. Il transmet les factures au service facturier (Fiche navette fournisseur) qui, le cas échéant, les refacture aux laboratoires demandeurs. Le responsable du PEB traite les demandes de prêts de documents des usagers hors Toulouse via des bibliothèques (mails, SUPEB). Il transmet au service facturier les données administratives et comptables nécessaires (Fiche navette client+fiche de facturation) à l'édition de factures. Il tient à jour des tableaux de suivi (Peb fournisseur, Peb demandeur, tableau récapitulatif des refacturations) et assure la mise à jour des données concernant l établissement sur SUPEB. Accès aux ressources électroniques : Le responsable de la bibliothèque élabore et tient à jour l espace web de la bibliothèque sur le site de l'école pour permettre : - la présentation du service (horaires, collections, services aux lecteurs, contacts) ; - l'accès aux outils de recherche documentaires (catalogues en ligne) ; - l'accès au portail documentaire du SCD. Le responsable de la bibliothèque assure la responsabilité de la politique documentaire au niveau du SCD. 5 / 8

6 II- Accueil et formation des usagers : La bibliothèque réalise une veille en compétence informationnelle et techniques documentaires pour la formation et le renseignement des étudiants et enseignants-chercheurs : analyse des besoins par étude des pratiques documentaires des usagers (statistiques de consultation, enquête du Ministère de l'education Nationale (ESGBU), observations directes). consultation de sites web spécialisés en compétence informationnelle (archives ouvertes, bases de données, etc.). participation à des colloques ou des formations professionnelles (Urfist, Centre de formation aux carrières des bibliothèques). La bibliothèque : - présente les locaux et les services de la bibliothèque, les ressources, le réseau des bibliothèques de l'inp et des universités toulousaines à tous les élèves de 1ere année. Elle présente également quelques bases de données et principes de recherche documentaire : sessions de 1 heure dans les locaux de la bibliothèque. - Organise et présente des formations à la recherche documentaire aux 2 e et 3 e années sur demande de la part des enseignants. - Organise des séminaires de méthodologie documentaire pour les doctorants de 3 heures (prise en charge par la direction du SCD). - forme ses moniteurs étudiants (5 étudiants-vacataires) au logiciel professionnel Horizon (gestion des prêts et des inscriptions), aux outils de recherche documentaire (catalogues en ligne) et au fonctionnement de la bibliothèque (règles de prêt, rangement de la salle et des rayonnages). - Réalise des documents de formation en parallèle avec les formations réalisées. III- Animation et communication : La bibliothèque réalise : la conception et la mise en place de la signalétique en collaboration avec le service communication de l'inp et des prestataires extérieurs. la conception et réalisation de supports de communication présentant les services proposés (horaires, composition des collections, règles de prêt) et l actualité de la bibliothèque (fermetures). La mise en valeur des nouveautés par : exposition temporaire à l entrée de la bibliothèque et diffusion de la liste des nouveautés par mail (par les listes de diffusion pers.n7@enseeiht.fr et tous.etudiants@enseeiht.fr. 6 / 8

7 IV- Gestion administrative du service : Le responsable de la bibliothèque assure l'encadrement administratif et fonctionnel du personnel : évaluation, notation : entretien professionnel, rédaction des fiches de postes ; distribution des tâches et suivi de leurs réalisations ; impulsion des projets de travaux communs ; intermédiaire entre la direction du SCD, la direction de l école et l équipe (assiste à au moins une réunion par mois avec la direction du SCD, une réunion par semaine avec la direction de l école) procédures de recrutement des personnels contractuels : rédaction et diffusion des offres d'emploi contractuels sur des listes de diffusions professionnelles, présélection des candidatures avec l équipe, auditions des candidats retenus ; gestion des horaires : gestion du planning des permanences de service public, vacances (planning hebdomadaire et annuel) ; gestion des plannings et encadrement des vacataires-étudiants avec pointage tous les 15 jours pour mise en paiment des heures effectuées. Envoi au service administratif du SCD. définit et gère le budget de la bibliothèque : élaboration et suivi du budget (budget prévisionnel, suivi budgétaire) réajustement en cours d année (DBM) ; recherche, commande et réception du matériel bureautique et d équipement, ainsi que du mobilier. gère l'occupation des locaux : occupation de la bibliothèque par d'autres services de l'école (inscriptions des étudiants au mois de septembre, gala de l INP) ; occupation de la bibliothèque pour des sessions documentaires spécifiques (formation des 1ere années). 7 / 8

8 V- Missions assurées par les membres de la bibliothèque pour le service commun de la documentation de l'inp Toulouse. La personne spécialiste du catalogage forme les professionnels des bibliothèques universitaires au logiciel WinIBW. Elle prépare et assure 3 sessions de formation/an de 3,5 jours (support de cours de l ABES). Les personnes spécialistes de certains modules (catalogage, bulletinage des périodiques, module acquisition) du logiciel professionnel (Horizon) sont correspondantes-relais entre le service commun de la documentation de l INP et le réseau documentaire universitaire toulousain (Archipel) pour tous les aspects (problèmes techniques, formations, mises à jour) concernant ces modules (planning de formations, dossiers techniques, assistance téléphonique). o Le correspondant catalogage : o Collecte et résout les problèmes techniques des catalogueurs de l INP (dossier technique) o Exerce un contrôle qualité régulier sur l ensemble du catalogage (sondage qualité, assistance téléphonique). o Assure le lien entre le réseau interétablissements toulousain et l INP pour le catalogage : application des normes, respect des décisions nationales et locales (mails, téléphone) o Participe au Groupe de travail catalogage du SICD : dédoublonnage, traitement des notices d autorité. o Représente l INP aux «Journées ABES» annuelles organisées par l Agence Bibliographique de l Enseignement Supérieur (ABES : gestionnaire SUDOC) (journées professionnelles, comptes-rendus). o Le correspondant bulletinage : o Il suit les mises à jour proposées et participe aux réunions des différents correspondants pour le réseau Archipel pour former les personnels du SCD aux évolutions du module. (dossier technique). o Il assure un suivi qualité des informations saisies par les membres du SCD (sondage qualité, assistance téléphonique). o Il forme les nouveaux arrivants. o Le correspondant acquisitions (responsable de la bibliothèque) : o Il suit les mises à jour proposées et participe aux réunions des différents correspondants pour le réseau Archipel pour former les personnels du SCD aux évolutions du module. (dossier technique). o Il assure un suivi qualité des informations saisies par les membres du SCD (sondage qualité, assistance téléphonique). o Il forme les nouveaux arrivants. o Il aide à l intégration des nouveaux entrants dans le réseau. Le personnel (2 personnes) contribue à l alimentation de la plate-forme d Archive Ouverte (OATAO) multiétablissements. Le personnel (2 personnes) participe au traitement et à la mise en ligne des thèses pour l ensemble de l INP. Le responsable de la bibliothèque est chargé du dossier de la politique documentaire au niveau du SCD de l INP. A ce titre, il est chargé de la mise à jour de la charte documentaire, de la mise en place d un plan de développement partagé des collections et de la mise en place d outils statistiques commun d évaluation des collections. Il est également en charge de la question des livres numériques. Le responsable de la bibliothèque, en collaboration avec les différents services de l école et la direction du SCD, est chargé d établir le projet de réalisation et la mise en oeuvre d un learning center qui remplacera la bibliothèque actuelle. 8 / 8