Gestion de la flotte automobile : caractéristiques et modalités pratiques d application du nouveau marché

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1 Gestion de la flotte automobile : caractéristiques et modalités pratiques d application du nouveau marché Villejuif, le 10/05/2016 Gif-sur-Yvette, le 12/05/2016 Meudon, le 13/05/2016

2 MARCHÉ FLOTTE AUTOMOBILE Bienvenue à toutes et à tous! 2

3 OBJECTIFS DU MARCHÉ Un marché rendu obligatoire pour l Etat et ses opérateurs par la circulaire du Premier Ministre du 16/02/2015. La gestion de flotte consiste à confier la gestion administrative et la maintenance d un parc automobile à un opérateur spécialisé (ALD Automotive). Elle a pour objectifs de : Réduire les coûts d intervention sur les véhicules. Tarifs négociés par ALD sur pièces et main d oeuvre avec les réparateurs locaux. Contrôle du bien fondé des interventions par des techniciens ALD. Disposer d un outil de reporting et de pilotage pour maîtriser et optimiser les coûts du parc. 3

4 PÉRIMÈTRE DU MARCHÉ PRESTATIONS DE BASE Fourniture du carnet de bord Maintenance / entretien constructeur pour véhicule 4 roues obligatoire et 2 roues optionnellement Pneumatiques Carrosserie, bris de glace Contrôles techniques Outils Web : ALDnet (auprès du gestionnaire de flotte) Etats de gestion mensuels (auprès du gestionnaire de flotte) Tableaux de bord, échanges des données informatiques -EDI (auprès du gestionnaire de flotte) 4

5 PÉRIMÈTRE DU MARCHÉ PRESTATIONS EXCLUES Véhicules agricoles Dépannage et remorquage en cas de panne ou accident Assistance à la personne Du ressort de l assurance du véhicule Carburant Futur marché carburant (à/c du 01/09/2016 a priori) 5

6 MARCHÉ NATIONAL Le parc francilien entre dans le marché automobile ALD le 1 er juin La durée du marché est de 45 mois. Le recensement des véhicules envoyé à ALD vaut bon de commande de mise sur le marché. Marché national n 503. Fournisseur : TEMSYS ALD Automotive 15 allée de l Europe CLICHY Cedex N BFC :

7 COÛT DU MARCHÉ FACTURATION POUR CHAQUE VÉHICULE Une facture mensuelle à chaque structure détentrice d un véhicule, récapitulant les frais de gestion du marché de 7,49 HT/véhicule. Une facture mensuelle des interventions éventuellement réalisées, refacturées à l euro prêt. Aucun bon de commande Geslab ne doit être envoyé ni à ALD ni au garage. 7

8 SPÉCIFICITÉ FRANCILIENNE SPÉCIFICITÉ EN ILE-DE-FRANCE Une gestion mutualisée de la flotte automobile au CNRS avec un seul interlocuteur unique : le gestionnaire de flotte automobile du Service mutualisé d Île-de-France (IFSeM). 8

9 GESTIONNAIRE DE FLOTTE SES MISSIONS Diffuser et faire appliquer la politique définie par le CNRS en matière de mutualisation et d optimisation de la gestion de la flotte automobile. Contribuer aux recensements et reporting internes nécessaires à la programmation des acquisitions, à la mise en place des marchés nationaux, et à la transmission des éléments relatifs à la circulaire du Premier Ministre. Contribuer à la rationalisation du parc et des dépenses afférentes, en étant force de proposition dans les actions de redimensionnement, mutualisation ou rajeunissement du parc de véhicules, de manière à atteindre les objectifs fixés. S assurer de l existence, pour toutes les unités rattachées, d une gestion optimisée du parc automobile. Valider l analyse des nouveaux besoins d acquisition. Piloter les actes d aliénation ou de destruction de véhicules. 9

10 GESTIONNAIRE DE FLOTTE SES ACTIVITES Recenser les projets d acquisition et de retrait de véhicules dans les unités. Conseiller et assister les unités dans : L acquisition de véhicules (choix des modèles et choix de la motorisation). L accomplissement des formalités d immatriculation. L aliénation ou la destruction de véhicules. 10

11 GESTIONNAIRE DE FLOTTE SES ACTIVITES Dans le cadre de l exécution du marché d externalisation de gestion de la flotte : Recueillir les informations relatives au parc automobile nécessaire à la prise en charge des véhicules dans le marché. Conseiller les unités dans les modalités d exécution du marché. Etre l interlocuteur direct du prestataire du marché pour le suivi des prestations. Valider expressément auprès du titulaire du marché l autorisation d effectuer une opération d entretien ou de réparation sur le véhicule audelà du seuil défini par le CNRS (500, 750 ). Mettre à jour certaines données techniques et administratives contenues dans l outil de gestion de flotte. Suivre et analyser les données opérationnelles et financières relatives au parc. 11

12 GESTIONNAIRE DE FLOTTE COORDONNEES DU GESTIONNAIRE DE LA FLOTTE AUTOMOBILE Chrystel PIERRE - IFSeM - Antenne de Gif-sur-Yvette Avenue de la Terrasse Bâtiment GIF-SUR-YVETTE CEDEX Téléphone : Mél : chrystel.pierre@cnrs.fr 12

13 MAINTENANCE ET ENTRETIEN Par principe, la maintenance et l entretien sont assurés par les garages homologués par ALD. Liste des garages homologués sur le site 13

14 MAINTENANCE ET ENTRETIEN MODALITES D EXECUTION Article 10.3 du CCP de l accord-cadre (extraits) Seuil de délégation Le pouvoir adjudicateur détermine un seuil en deçà duquel le titulaire agit par délégation pour autoriser les interventions de maintenance et réparation. Ce montant est défini en annexe à l acte d engagement du marché. Opérations de maintenance au-delà du montant de délégation Au-delà du seuil, le titulaire transmet au pouvoir adjudicateur un descriptif chiffré des opérations à réaliser pour validation. L opération de maintenance/réparation ne peut être effectuée qu après validation expresse par le pouvoir adjudicateur, par tous moyens permettant d en attester la réception. 14

15 MAINTENANCE ET ENTRETIEN MODALITES D EXECUTION Les seuils de délégation retenus par le CNRS sont : 750 HT pour les véhicules de moins de 3 ans, 500 HT pour les véhicules de plus de 3 ans. 15

16 MAINTENANCE ET ENTRETIEN CONDUCTEUR Liste des garages protocolés : Prise de rendez-vous avec le garage ou le réseau spécialisé. Dépôt du véhicule (carte accréditive). Interaction(s) avec la gestionnaire de flotte. GARAGE Obtention d un N d accord délivré par ALD pour effectuer les opérations. Mise à disposition du véhicule au garage après réparations. Envoi de la facture chez ALD Automotive. ALD Automotive Contrôle de la facture. Envoi de la facture mensuelle des réparations à chaque détenteur de véhicule. Interaction(s) avec la gestionnaire de flotte. 16

17 MAINTENANCE ET ENTRETIEN 17

18 MAINTENANCE ET ENTRETIEN 18

19 MAINTENANCE ET ENTRETIEN 19

20 MAINTENANCE ET ENTRETIEN 20

21 MAINTENANCE ET ENTRETIEN HOMOLOGATION DE NOUVEAUX GARAGES Attention, 1 mois d attente pour les garages non protocolés ALD, sous réserve que les tarifs soient inclus dans le marché. A ÉVITER 21

22 MAINTENANCE ET ENTRETIEN SERVICE «JOCKEY» Service gratuit proposé par le garage. Service payant et hors périmètre du marché : Facturation distincte du garage au détenteur du véhicule (carte achat par exemple). 22

23 MAINTENANCE ET ENTRETIEN SYNOPTIQUE D EXÉCUTION DU MARCHÉ 23

24 MAINTENANCE ET ENTRETIEN CARTE DE SERVICE D ici le 1 er juin 2016, attribution à chaque véhicule d une carte de service par l IFSeM : A conserver dans le véhicule. A remettre au garage protocolé ALD pour toutes interventions incluses dans le marché. NB : En cas de perte de la carte, le remplacement de la carte est facturé 3 HT. 24

25 CESSION ET ACQUISITION CESSION DE VÉHICULE Aujourd hui, la cession de véhicule se fait par France Domaine. Au 1 er juin 2016, la cession de véhicule pourra se faire via ALD Automotive, avec un coût de 250 HT par véhicule. 25

26 CESSION ET ACQUISITION ACQUISITION DE VÉHICULE Les demandes sont incluses dans le dialogue de gestion. Elles sont centralisées par l IFSeM et transmises à la DDAI. Elles sont arbitrées par le DGDR. La programmation globale du CNRS doit satisfaire la circulaire du Premier Ministre du 16/02/2015 : Réduire le parc auto d au moins 10 % d ici fin 2017 Segments autorisés : B1, B2 et véhicules utilitaires Respecter le ratio d acquisition suivant : Véhicules électriques ou hybrides : 33% minimum dont la moitié d électriques Véhicules essence : 33% minimum Véhicules diesel : 33% maximum 26

27 LIENS UTILES Marché national de la flotte automobile : Site internet de l IFSeM : Liste des garages protocolés : Circulaire du Premier Ministre : etouraccueil=1&r=

28 FAQ Vos questions 28