Belgium & Luxembourg. Synchronisation des données avec la CDB. Connecting business creating value

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1 Belgium & Luxembourg Synchronisation des données avec la CDB Connecting business creating value

2 Echanger les données de produit : une seule fois et correctement Chaque jour, les entreprises échangent des commandes, des bons de livraison, des factures. Pour que ce flux de messages se déroule de manière correcte et efficace, les données de produit doivent être communiquées au préalable de manière complète et exacte. Actuellement les données de produit sont encore échangées de manières très diverses et souvent bilatérales. Erreurs, litiges, frais élevés, ruptures de stock, en sont les conséquences. La question essentielle à se poser : Comment les fournisseurs font-ils parvenir leurs données de produit chez tous leurs clients nationaux et à l'étranger? Idéalement en les saisissant une seule fois par voie électronique pour tous les clients. De son côté, le distributeur préfère recevoir toutes les données de produit sous forme standardisée et automatiquement à partir d une seule base de données. En réponse à la demande d échange permanent et d actualisation de l information produit, GS1 a développé une fiche produit standardisée et conçu une infrastructure mondiale pour la synchronisation globale des données de produit, le Global Data Synchronisation Network (GDSN). GDSN synchronise en permanence les données logistiques et de produit dans des catalogues de produit électroniques - appelés aussi data pools - dans le monde entier. Tout comme d autres Organisations GS1 nationales, GS1 Belgium & Luxembourg a lancé un data pool la Central Data Bank (CDB) afin d organiser la synchronisation des données à échelle locale tout en fonctionnant dans le réseau mondial GDSN. Au sein de GS1 Belgium & Luxembourg la CDB opère désormais avec le prestataire technique SA2 Worldsync. Avec GDSN et la CDB, votre entreprise dispose des outils nécessaires pour échanger vos données de produit en ligne, en toute sécurité et avec efficacité. Vous décidez quelles sont les données à rendre disponibles pour vos contacts commerciaux nationaux et à l étranger. Cette brochure vous guide à travers le système GDSN. Enjeu de la synchronisation des données Avec la synchronisation des données les partenaires commerciaux disposent des mêmes données standardisées, mises à jour en permanence. Les principes généraux de la synchronisation des données GS1 sont : l utilisation des standards GS1 internationaux : l identification univoque de chaque unité commerciale et de chaque adresse à l aide des clés d identification GS1 (GTIN ou Global Trade Item Number et GLN ou Global Location Number) ; la définition univoque des master data ou attributs de produits ; l application de la GS1 Global Product Classification (GPC). de nombreuses possibilités de personnalisation permettant des descriptions de produits adaptées aux besoins des entreprises ; un réseau international de data pools ; une fiabilité et une confidentialité maxi males des échanges ; une large gamme de solutions adaptées tant aux entreprises multinationales qu aux PME. 02

3 Les avantages de la synchronisation des données sont : l échange bilatéral de données fait place à l alimentation et la consultation d un data pool central ; tous les utilisateurs (fournisseurs et preneurs de données, tiers) ne connaissent qu un seul point d accès, à savoir leur data pool GDSN ; diminution des frais administratifs: les fiches produit ne doivent plus être introduites de manière bilatérale ou par le biais de différents portails, un format unique pour l échange des données, réduction sensible du nombre de litiges commerciaux; introduction plus rapide de nouveaux produits ; meilleure disponibilité des produits en rayon : moins de ruptures de stock, un assortiment plus riche, des produits plus frais. Tous les inconvénients typiques des échanges bilatéraux dont le coût, la marge d erreur élévée et les exigences spécifiques par client sont ainsi évités. > La synchronisation des données bénéficie à tous les parties Fabricants Réduction du time to shelf: 2 à 6 semaines Efficacité administrative de commande et de produit : +67% Entre 25 à 55% moins de litiges au sujet des données de produit Distributeurs Efficacité administrative de commande et de produit : +50% 40% moins de bons de réduction refusés à la caisse Efforts de gestion de données réduits de 30% Meilleure disponibilité on-shelf et 5% moins de rupture de stock Source : Accenture & Cap Gemini > Metro témoigne > Le graphique ci-dessous démontre une relation positive entre la synchronisation des données et la livraison tardive : au plus de master data sont échangés via la synchronisation des données au moins souvent on aura à faire à des livraisons tardives. Ceci pour la simple raison qu il y aura moins de litiges sur le contenu de la livraison. > Data Quality & DataSync are interconnected DataSync reveals the master data quality level Real height: 29 cm Master data: 92 cm Data Quality is a Pre-Requisite for DataSync DataSync improves Data Quality Bron: ECR Europe Conference 2009! Data Quality Retailer Supplier Data Sync Late Delivery Rate (%) Master Data Quality and Late Delivery Master Data Filling Rate (%) Source : Groupe Metro, Présentation SA2 User Conference mai

4 La CDB : le data pool local de GS1 Belgium & Luxembourg Central Data Bank SA2 Worldsync inside Belgium & Luxembourg En 1998, le Conseil d Administration de GS1 Belgium & Luxembourg décida de mettre en place la Central Data Bank (CDB) en tant que projet de data pool local. Depuis décembre 2007 la CDB est un data pool GS1 GDSN certifié. GS1 Belgium & Luxembourg se charge de l administration et de la coordination du projet, y compris du help desk de premier niveau. La CDB fait partie de la prestation de service de base aux membres GS1 Belgium & Luxembourg. Pour les conditions d adhésion et d utilisation nous référons à notre site Internet ( Depuis février 2009 GS1 Belgium & Luxembourg est partenaire franchisé de SA2 Worldsync, lequel se charge de la gestion technique de la CDB. > Qui est SA2 Worldsync? un acteur global dans le domaine des solutions de master data ; gestionnaire d un data pool GDSN ; assiste plus de fournisseurs dans 20 pays à synchroniser leurs données de base avec la distribution via GDSN ; parmi les clients figurent Tesco, Ahold, Metro Group, Delhaize, Best Buy et COOP Suisse ; joint venture de Pironet AG, Agentrics et GS1 Germany fondée en 2008 par la fusion de SINFOS GmbH et Agentrics data synchronisation business unit. Plus d info : Qui peut se servir de la CDB? Afin de devenir utilisateur CDB il suffit d être membre de GS1 Belgium & Luxembourg et de répondre aux forma - lités. Les entreprises peuvent fonctionner en tant que fournisseurs ou preneurs de données, voire parfois les deux. Par fournisseurs de données on comprend: les entreprises qui alimentent la CDB de données. Il s agit des fabricants de produits de marque (brand label), fournisseurs de marques de distribution (private label), importateurs et grossistes distribuant des unités commerciales à la vente au détail. Les fournisseurs de données sont propriétaires des données qu ils introduisent dans la CDB. Ils sont responsables de l exactitude et l intégrité des données ainsi que de leur suivi (ajouts, mises à jour). Les preneurs de données sont les entreprises ayant accès aux données de base des unités commerciales dans la CDB. Il s agit des détaillants et grossistes, prestataires logistiques et institutions d utilité publique. Par le biais d une souscription (liste d abonnement) les preneurs de données peuvent indiquer quelles données ils souhaitent recevoir: de quel(s) fournisseur(s) de données, pour quels marchés cibles, concernant quels GTIN voire groupes de GTIN. Ils s engagent par ailleurs à ne demander les données que pour leur propre usage. 04

5 Contenu de la CDB La CDB contient principalement des données d attributs sur les unités commerciales introduites. Ces données peuvent être ou non dépendantes du partenaire. Parmi les données neutres indépendantes du partenaire, pouvant être enregistrées par GTIN d'unité commerciale, d unité commerciale figurent notamment : description, nom de la marque, ; durée de validité de l information ; dimensions (poids, volume, largeur, hauteur, profondeur, diamètre, ) ; relations quantitatives pertinentes avec d autres GTIN (ex: suremballages, assortiments mixtes et displays pouvant reprendre des GTIN) ; autres caractéristiques (pays d origine, pays de production, conservation, emballage consigné ou recyclable, ) ; éventuellement matériel visuel ou audio. Les données dépendantes du partenaire pouvant être chargées dans la CDB se rapportent aux prix, taxes et réductions ainsi qu aux conditions de livraison. Certains champs marqués facultatif dans la CDB, peuvent devenir obligatoire pour certains marchés et/ou preneurs de données. Les requêtes spécifiques à la distribution sont documentées sur notre site Internet. (Voir Pourquoi choisir la CDB? Les utilisateurs de la CDB bénéficieront des avantages généraux de la synchronisation des données citées ci-dessus. En outre la CDB offre un nombre d atouts et d avantages spécifiques : Pour le chargement et téléchargement des données, les utilisateurs ont le choix entre le mode batch (via des messages standard SA2-XML en utili - sant le protocole de communication AS2 et/ou via un fichier Excel SA2) et le mode des pages web interactives. Fournisseurs et preneurs de données sont cloisonnés les uns des autres par un système approprié de protection (userid et mot de passe). La CDB soutient plusieurs langues à savoir français, néerlandais, anglais et allemand. D autres langues sont possibles. Toutes les données chargées sont filtrées et contrôlées par un module de validation avant d être reprises définitivement dans le data pool. Les preneurs de données ne peuvent télécharger que des données contrôlées. Les principes de confidentialité et de sécurité sont scrupuleusement respectés. Quoi qu il en soit, le fournisseur a le dernier mot. Il décide de son propre chef qui obtient l accès aux fiches produit. Avant de pouvoir bénéficier de ces avantages, les fournisseurs de données doivent préalablement rassembler, structurer et contrôler toutes les données requises au sein de leur propre organisation. Les preneurs de données ne peuvent recevoir les fiches produits qui leur Nous avons choisi la CDB tout d abord pour le professionnalisme avec lequel le client est suivi et la disponibilité des collaborateurs CDB en général. Par ailleurs les manuels disponibles sur le site Internet sont clairs et conviviaux. Le logiciel est conçu de manière logique et pratique, même pour un débutant. GS1 mène à la standardisation dans le domaine de l échange de données et cela est un objectif en soi Carine Jacobs PPM & Promotion Manager Kellogg s Benelux sont destinées qu en ayant indiqué préalablement via souscription de quels GTIN, GLN, marchés cible, voire une combinaison de ceux-ci, ils souhaitent recevoir des données. 05

6 Synchronisation globale des données via GDSN GS1 GDSN est un environnement de réseau global automatisé et standar - disé, basé sur la technologie Internet. Il permet aux entreprises partout dans le monde d échanger leurs données de produit de manière univoque, correcte et sécurisée avec leurs partenaires commerciaux. GS1 GDSN offre aux fournisseurs et preneurs de données, un point d accès unique, par le biais des data pools (source et récepteur) respectifs de leur choix, pour la synchronisation de leurs fiches produit. Pour le fournisseur de données cela signifie : publier une seule fois, diffuser vers tous et pour le preneur de données souscrire une seule fois, recevoir de tous. Cela permet d éviter que les utilisateurs payent une adhésion pour chaque data pool dans lequel ils sont actifs. Les composants de GS1 GDSN sont : Le Global Registry, point de référence central dans le système ; Data pools locaux certifiés GS1 tels la CDB, GS1 DAS aux Pays Bas et Le Parangon en France. Ils fonctionnent à la fois comme data pool source et récepteur ; Data pool commerciaux, tels SA2 Worldsync, 1SYNC et GXS ; Utilisateurs : les fabricants et fournisseurs faisant fonction de source de données, les distributeurs et prestataires logistiques de récepteur de données et les intermédiaires (grossistes, importateurs, ) de source et/ou de récepteur. Synchronisation des données en cinq étapes 06

7 La CDB dans le contexte GS1 GDSN La CDB est un data pool certifié GS1 GDSN. Grâce à la certification, un data pool est accepté et reconnu du marché lors de la mise en œuvre des standards GS1 pour la synchronisation des données. Néanmoins la certification GS1 GDSN ne constitue pas une garantie d'interopérabilité intégrale immédiate avec les autres data pools. Des projets bilatéraux d interopérabilité avec d autres data pools GDSN sont de toute manière requis. Depuis 2008 diverses connexions de test avec des distributeurs nationaux et étrangers ont été établies et menées avec succès. Grâce à ces connexions, les membres de GS1 Belgium & Luxembourg sont à présent en mesure d échanger leurs données de produit par voie électronique, non seulement avec leurs partenaires belgo-luxembourgeois mais aussi ceux de l étranger. La synchronisation des données aussi pour les PME? > Nos projets GS1 Belgium & Luxembourg organise et coordonne des projets d interconnexion afin de tester différents scénarios de synchronisation des données: > Interconnexion 1 : Synchronisation nationale des données entre distributeur Cora et fournisseurs L Oréal, P&G et Coca Cola. > Interconnexion 2 : Synchronisation internationale des données avec d une part Albert Heijn et SuperUnie et d autre part les fournisseurs belges PDC Brush, Nikita, L'Oréal, Pauwels, Byttebier, Lonki, Jacques Ijs, Melitta, Trappist Westmalle. > Plusieurs projets d interconnexion liés à un distributeur voir à cet effet La majorité des membres de GS1 Belgium & Luxembourg sont des PME. Dès lors, la CDB a été conçue pour que les entreprises de toute taille et de tous secteurs puissent bénéficier des avantages de la synchronisation des données. Ainsi, les entreprises ne doivent pas nécessairement se servir de XML pour communiquer avec la CDB mais peuvent-elles aussi charger leurs données par le biais de simples fichiers Excel ou via des pages web interactives. Afin d assister les PME dans le lancement de la synchronisation des données, certains distributeurs proposent également leur propre solution via portail. Dès que plusieurs distributeurs sont impliqués, une entreprise gagnera en efficacité en opérant via un data pool central tel que la CDB. 07

8 Nos prestations de service Dans le cadre de GDSN et de la CDB, GS1 Belgium & Luxembourg offre la prestation de service suivante : Accès visiteur Sur simple demande auprès de notre help desk, les membres intéressés obtiennent un accès temporaire à l environnement de test pour découvrir les possibilités de la CDB. CDB help desk conseils pour la mise en œuvre Dès le départ, les utilisateurs sont encadrés par le département GDSN de GS1 Belgium & Luxembourg qui se charge du suivi permanent des questions soumises par le biais d un système de help desk ticketing. Le CDB helpdesk connait bien les caractéristiques typiques du marché belge et possède par ailleurs une grande expérience avec les grands preneurs de données nationaux et internationaux, permettant ainsi d assister efficacement les fournisseurs. Activité de groupe de travail Outre le Comité GDSN de coordination, plusieurs sous-groupes se penchent sur des domaines de développement spécifiques du projet CDB. Tous les utilisateurs CDB intéressés peuvent y participer. Formation GS1 Belgium & Luxembourg organise des séminaires, des journées d étude et des formations sur mesure sur la synchronisation des données. En outre, les intéressés peuvent approfondir la matière via e-learn. Solution providers Notre site Internet affiche les prestataires de service CDB actifs sur le marché belge avec leurs coordonnées. Voir à cet effet Plus d informations? Belgium & Luxembourg Rue Royale BRUXELLES T +32(0) F +32(0) E info@gs1belu.org Notre helpdesk CDB.support@gs1belu.org Site Internet GDSN/CDB