Pratique de. S h a r e P o i n t De Jeff Webb. Traduction de Jean-Marc Guinnebault et Denis Priou. P our le travail collaboratif

Transcription

1 Pratique de S h a r e P o i n t P our le travail collaboratif Traduction de Jean-Marc Guinnebault et Denis Priou De Jeff Webb

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3 Pratique de SharePoint 2007

4 Jeff Webb Pratique de SharePoint 2007 Traduction de Denis Priou et Jean-Marc Guinnebault Digit Books Éditeur de livres numériques Brest

5 Digit Books, 2009, pour la traduction française ISBN : Prix : 31 O Reilly Media, 2007 L édition originale de ce livre a été publiée aux États-Unis par O Reilly Media sous le titre Essential SharePoint 2007 (ISBN ). Couverture : Yves Buraud Illustration de «Aventures de la famille Raton» de Jules Verne (1891) par Félicien de Myrbach Les programmes figurant dans ce livre ont pour but d illustrer les sujets traités. Il n est donné aucune garantie quant à leur fonctionnement une fois compilés, assemblés ou interprétés dans le cadre d une utilisation professionnelle ou commerciale. Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l auteur, de ses ayants droit, ou ayants cause, est illicite (loi du 11 mars 1957, alinéa 1er de l article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. La loi du 11 mars 1957 autorise uniquement, aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, les copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective d une part et, d autre part, les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration.

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7 Table des matières Préface... xi 1. Utilisation de SharePoint...1 En quoi SharePoint peut-il m aider dans mon activité professionnelle?... 1 De quels logiciels ai-je besoin?... 5 Composants d une page Création d un site Suppression d utilisateurs et modification des permissions Mettre Sharepoint en ordre de marche Les bonnes pratiques Word, Excel et Outlook...33 Paramétrage de la sécurité client Édition, sauvegarde et partage de documents Édition de listes sous Excel Visualisation d agendas SharePoint à partir d Outlook Partager un carnet d adresses avec Outlook Bonnes pratiques Création de sites...59 Choix d un emplacement et d un modèle Synthétiser un contenu à l aide de composants web Ajout de pages supplémentaires Paramétrage de la sécurité (contrôle d accès) Modification de l apparence générale d un site Création de thèmes personnalisés Application de feuilles de style Bonnes pratiques... 87

8 vi Table des matières 4. Création de listes Utilisation des modèles de liste prêts à l emploi Ajout de colonnes Ajout de colonnes de type Site Création d affichages Édition de pages de liste Bonnes pratiques Création de bibliothèques Utilisation des bibliothèques prêtes à l emploi Modification des paramètres de la bibliothèque Ajout de types de contenus Structuration des bibliothèques Sauvegarde d une bibliothèque sous la forme d un modèle Création d applications de bibliothèques Bonnes pratiques Construction de pages Utilisation de composants web prêts à l emploi Création de composants web côté client Application de filtres à des listes et à des bibliothèques sous MOSS Connexion aux données avec WSRP sous MOSS Modification des pages maîtres Bonnes pratiques Création de sites personnels, de blogs et de wikis Création de sites de type Mon Site sous MOSS Utilisation de sites Mon Site pour l apprentissage Création de blogs Création de wikis Bonnes pratiques Mise en place d une messagerie électronique et d un flux de travail Réception d alertes Assignation de tâches par messagerie électronique Modification de l adresse d envoi Alertes pilotées par horloge Messagerie électronique à partir d une bibliothèque Envoi de messages électroniques vers des bibliothèques Création de flux de travail Création de flux de travail sous MOSS Bonnes pratiques

9 9. RSS, accumulateurs et plans de site RSS d un coup d œil Utiliser le composant webpart Visionneuse RSS du MOSS Modifier des flux Utiliser des accumulateurs Modifier l agrégation de site Afficher des pages personnalisées Pointer sur des Frames Accumulateurs sans MOSS Fournir des plans de site Maintenance de l annuaire de sites Créer des plans de site dans WSS Entraînez-vous Recueillir des données avec InfoPath De quels logiciels avez-vous besoin? Utilisation des bibliothèques de formulaires Personnaliser les formulaires Rendre un formulaire lecture-seule Remplir un contrôle à partir d une liste Validation de données Empêcher les modifications d un modèle de formulaire Utiliser les InfoPath Forms Services Programmer InfoPath Définir les approbations Entraînez-vous Programmer des composants web Que construire et quand Ce qu il faut télécharger Créer des composants hébergés Préparer le développement de composants web rendus à l affichage Convertir des projets existants Programmer des Composants Web rendus à l affichage Créer une apparence de composant web Ajouter des contrôles fils Travailler du côté client Comprendre l ordre des événements Ajouter des propriétés Exporter des composants web Ajouter des menus Personnaliser le volet de tâches Propriétés Connecter des composants Déployer des composants web Entraînez-vous vii

10 viii Table des matières 12. Utiliser les services SharePoint Choisir une approche Utiliser le modèle objet d Office Depuis VBA Depuis.NET Utiliser les services web Depuis VBA Astuces de programmation VBA Travailler avec des listes Depuis.NET Astuces de programmation.net Depuis ASP.NET Utiliser le service Admin Utiliser des commandes URL Obtenir des GUID Exécuter des commandes URL Utiliser RPC Préparer une page pour RPC Tâches RPC courantes Entraînez-vou Administrer SharePoint Installer SharePoint Avant de commencer Check-list de préinstallation Installer WSS Installer MOSS Créer une application web et un site de plus haut niveau Désinstaller SharePoint Activer l accès internet Activer l accès anonyme Activer l authentification par formulaires Utiliser les zones Activer la création de site en libre service Planifier les sauvegardes Restaurer Activer les PDF et autres types de fichiers Entraînez-vous

11 xvi Préface identifie une astuce ou un aspect important en marge du texte principal. identifie une avertissement ou une mise en garde.

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13 Préface Si dans le cadre de votre activité professionnelle, vous avez besoin de contrôler des documents, de structurer des workflows ou de partager de l information sur le Web, vous avez besoin de SharePoint. Cet outil est celui qui répond le mieux à ces besoins tout en s appuyant sur des logiciels bureautiques standard et connus de tous : Microsoft Office et Internet Explorer. Un avantage non négligeable est que SharePoint est gratuit (dans une certaine mesure) : SharePoint Services fait partie de Windows Server Si vous possédez cette version, il vous suffit de télécharger SharePoint et de l installer. Dans cet ouvrage, je décris Microsoft Office SharePoint Server 2007 ainsi que Windows SharePoint Services 3.0. Je décris aussi la façon dont Microsoft Office, SharePoint Designer, InfoPath et Visual Studio s intègrent dans SharePoint. À quels lecteurs cet ouvrage est-il destiné? Cet ouvrage présente les concepts que les administrateurs SharePoint, les propriétaires de sites et les développeurs SharePoint se doivent de connaître. L emploi d administrateur SharePoint est un intitulé professionnel émergent qui recouvre une grande variété de profils. J ai rencontré des «administrateurs SharePoint» aussi divers que des assistants administratifs, des rédacteurs techniques ou des programmeurs. L activité fondamentale d un administrateur SharePoint est de concevoir, de personnaliser, de maintenir et d assurer le support technique d un portail SharePoint. Les propriétaires de sites ont pour rôle de créer et de maintenir des sous-ensembles d un tel portail (en général, on compte un propriétaire de site pour chaque division d une entreprise, chacun d entre eux étant responsable du contenu et de l interface visuelle du site de sa division). Ces développeurs ne peuvent pas se contenter de connaître un langage de programmation : ils doivent aussi comprendre les possibilités offertes par SharePoint afin de pouvoir les utiliser le plus efficacement et le plus simplement possible. Ces deux communautés professionnelles ont des besoins communs, auxquels vient répondre cet ouvrage. L administrateur SharePoint et le propriétaire de sites doivent tout d abord comprendre en quoi SharePoint peut leur être utile dans leur activité quotidienne. Ils doivent ensuite comprendre comment SharePoint peut être utilisé conjointement avec les applications Microsoft Office. Enfin, ils ont besoin d un cadre

14 xii Préface pédagogique leur permettant d expliquer à leur clients (internes ou externes) comment utiliser les outils logiciels qu ils conçoivent. De nombreux utilisateurs doivent pouvoir employer votre portail SharePoint sans devoir lire préalablement un ouvrage entier sur le sujet. Pour ces derniers, j ai rédigé le guide intitulé «The SharePoint Office Pocket Guide». Vous pourrez consulter le site pour accéder aux exemples de cet ouvrage, au guide de poche et à divers éléments complémentaires relatifs à cet ouvrage. SharePoint inclut en outre une aide en ligne que je vous apprendrai à intégrer dans vos propres sites. Comment cet ouvrage est-il organisé? Chaque chapitre de cet ouvrage porte sur un thème bien précis. Je présente tout d abord les tâches les plus courantes puis des activités plus avancées relatives à ce thème. Je suis convaincu que l apprentissage passe par la pratique et j ai basé mon exposé sur la façon dont j enseigne SharePoint : les chapitres ultérieurs revisitent et présentent selon un autre point de vue des questions évoquées dans des chapitres précédents. En particulier, j insiste de loin en loin sur les concepts clés et sur les bonnes pratiques. Je ne m attends pas à ce que cet ouvrage constitue votre unique ressource documentaire et mon but n est pas d être redondant avec des éléments fournis dans l aide en ligne. Je mentionne à chaque fois que possible un lien vers cette aide ou vers toute autre source d information. Cette liste de liens est en outre accessible sur le site Voici une présentation succincte des chapitres de cet ouvrage : Chapitre 1, Comment utiliser SharePoint Ce chapitre est un guide pratique montrant comment utiliser SharePoint dans le cadre professionnel. En particulier, vous apprendrez ce dont vous avez besoin et ce que vous pouvez réaliser. Vous y trouverez aussi un tutoriel montrant comment utiliser SharePoint dans trois situations professionnelles typiques. Chapitre 2, Word, Excel et Outlook Ce chapitre montre comment les applications Microsoft Office s intègrent dans le cadre de SharePoint. Vous y trouverez des informations importantes permettant de configurer les paramètres de sécurité client afin d éviter l apparition récurrente d écrans de connexion. Les utilisateurs d Office 2003 et 2007 y apprendront l utilisation de SharePoint. Chapitre 3, Création de sites Ce chapitre décrit les méthodes d organisation d un portail s appuyant sur la création de sous-sites et de collections de sites, sur la personnalisation de la navigation dans des sous-ensembles d un site, sur la synthèse de contenus et sur le contrôle de la sécurité. Vous apprendrez aussi comment modifier l apparence générale d un site en utilisant des thèmes et des feuilles de style. Chapitre 4, Création de listes Ce chapitre montre comment les listes SharePoint s appliquent dans diverses situations professionnelles. Il couvre les modèles de listes prêts à l emploi, l insertion de colonnes, la création de vues, l emploi de tableaux de correspondance, la personna-

15 Comment cet ouvrage est-il organisé? xiii lisation de formulaires de liste ainsi que l enregistrement et le déploiement de modèles de liste. Ce chapitre inclut un tutoriel basé sur le modèle prêt à l emploi nommé Issue Tracking. Chapitre 5, Création de bibliothèques Ce chapitre approfondit les concepts présentés dans le chapitre 4 en se concentrant sur des bibliothèques de tâches spécifiques permettant d effectuer le suivi des versions et des validations d un document, l ajout de types de contenus et l organisation de bibliothèques. À la fin de ce chapitre, j indique comment configurer les quatre principales bibliothèques applicatives de documents. Chapitre 6, Construction de pages Ce chapitre indique comment éditer des pages et comment personnaliser des composants web grâce à SharePoint Designer. Un tutoriel vous montre pas à pas comment créer des composants de synthèse ou des composants détaillés, comment convertir une List View en Data View et comment déployer des composants web personnalisés. Ce chapitre montre aussi la façon de créer des composants web côté serveur, de filtrer les List Views et de modifier les pages maîtres. Chapitre 7, Création de sites, de blogs et de wikis Ce chapitre présente les possibilités de personnalisation offertes par SharePoint. Leur utilité et leur vocation y sont décrites, ainsi que leur emploi dans un espace de travail et la façon dont on peut les contrôler. Chapitre 8, Génération de messages électroniques et de workflows Ce chapitre présente l utilisation de messages d alerte ou de pense-bête et l interaction entre des messages entrants et des bibliothèques. Il présente aussi l utilisation de workflows pour gérer la validation de documents ou tout autre processus de gestion de documents. Chapitre 9, RSS, accumulateurs et plans de site Ce chapitre montre comment résumer le contenu d un site au moyen de pages de type tableau de bord permettant l analyse de données dans des tableaux multidimensionnels (le drill-down). Je présente à cet effet différentes approches liées aux différentes versions de SharePoint. Chapitre 10, Recueillir des données avec InfoPath Ce chapitre présente l utilisation conjointe de Microsoft InfoPath et de SharePoint pour regrouper des informations de façon structurée. Je montre comment les bibliothèques de formulaires permettent de collecter de l information, de contrôler les formulaires grâce à des règles et à des actions, de créer des contrôles liés à des données, de valider des formulaires, d éditer du contenu via un navigateur et de programmer des formulaires InfoPath sous.net. Chapitre 11, Programmer des composants web Ce chapitre présente la façon dont on peut étendre SharePoint en créant des composants nouveaux, personnalisés grâce à l add-on SmartPart et à la classe WebPart ASP.NET. Je donne la marche à suivre pour configurer l environnement de développement, mettre à jour des composants web de la version 2003, ajouter des contrôles enfants, créer des propriétés personnalisées, ajouter des menus, créer des propriétés connectables et déployer des composants web. Ce chapitre n est pas un guide de référence des bibliothèques SharePoint (toutes les informations sont disponibles en ligne via MSDN).

16 xiv Préface Chapitre 12, Utiliser les services SharePoint Ce chapitre présente l utilisation des services web SharePoint et d autres outils de service à distance pour créer et échanger des contenus SharePoint avec des applications clients telles que Excel ou des applications personnalisées.net. Je fais un tour d horizon des services web proposés par SharePoint en insistant sur l accès aux listes et aux sites. Ce chapitre n est pas un guide de référence des services web Share- Point. Chapitre 13, Administrer SharePoint Ce chapitre fournit des instructions détaillées concernant l installation et la configuration de SharePoint. Il indique la marche à suivre pour mettre en place un accès à Internet et l authentification via des formulaires, pour sauvegarder et restaurer des portails, pour procéder à un audit de l activité utilisateur et pour manipuler des fichiers non générés par des produits Microsoft (par exemple, des fichiers pdf). Annexe A, Mise à niveau Cette annexe présente des méthodes de portage de portails SharePoint existants vers la version Trois scénarios de mise à jour sont abordés : mise à jour avec écrasement de la version antérieure, mise à jour avec mise en cohérence, migration de base de données. Annexe B, Tableaux de références Cette annexe liste les problèmes de compatibilité entre SharePoint et différentes versions de Microsoft Office, ainsi que les utilitaires en ligne de commande tels que stsadm.exe. Quelles sont les grandes nouveautés? Je ne pense pas qu en 2003, beaucoup d utilisateurs réalisaient le potentiel de Share- Point. Ces quatre dernières années, la communauté SharePoint n a cessé de repousser les limites de SharePoint et de découvrir des solutions nouvelles. Microsoft en a tiré les conséquences. SharePoint 2007 incorpore les meilleures idées de la communauté utilisatrice et propose des horizons nouveaux pour la gestion des workflows. Le tableau cidessous dresse la liste des 10 innovations les plus importantes. Besoin Solution fournie par SharePoint 2007 Navigation par onglets Poubelle recyclable QuickLaunch personnalisé Flux RSS Les onglets situés au sommet de chaque page renvoient à des sous-sites. Les éléments effacés sont stockés dans la poubelle recyclable avant d être réellement détruits. Ces éléments peuvent facilement être récupérés et réutilisés si nécessaire. Vous pouvez facilement ajouter des éléments dans QuickLaunch ou sinon employer une vue hiérarchique du site. Les flux vous permettent de collecter du contenu, quelle que soit son origine, et de l afficher dans une page.

17 Conventions utilisées dans cet ouvrage xv Besoin Solution fournie par SharePoint 2007 Actions Améliorations liées à la messagerie électronique Workflows Listes maîtres Pages maîtres Performance Les listes permettent de stocker des actions de l utilisateur, telles qu un clic sur un lien ou l envoi d un message électronique, et de modifier leur état en fonction de ces actions. Les listes et les bibliothèques peuvent recevoir de la messagerie électronique. L approbation d un document ou toute tâche structurée peut faire l objet d un routage par workflow qui permet de suivre l état d avancement et de garantir l achèvement de la tâche. Les listes peuvent maintenant être partagées avec des sous-sites. Par exemple, la liste des divisions d une entreprise permet d accéder au sous-site de chaque division. Les pages maîtres déterminent la mise en page et le contenu initial des pages subalternes. Les pages qui ont été modifiées (on parle de pages «unghosted») ne comportent plus de bit de performance. Conventions utilisées dans cet ouvrage Les conventions typographiques suivantes sont utilisées tout au long de cet ouvrage : Italiques est employé pour : les termes nouveaux lorsqu ils apparaissent pour la première fois ; les noms de fichiers ou de programmes, les chemins d accès, les compilateurs et les options ; les adresses internet (telles que les noms de domaine ou les URL). The SansMono Condensed est employé pour : toute information apparaissant de façon littérale dans une page ou dans un programme et en particulier les mots-clés, les types de données, les constantes, les noms de méthode, les variables, les paramètres, les commandes, les noms de classes et les noms d interfaces ; les lignes de commande et les options qui doivent être tapées telles quelles ; tous les listings de code ; les documents, les balises et les attributs HTML et XML. The SansMono Condensed italiques est utilisé pour : tout texte qui doit être remplacé par des valeurs fournies par l utilisateur. The SansMono Condensed gras indique : le texte saisi par l utilisateur dans les exemples.

18 Remerciements Cet ouvrage s appuie sur mon travail de développement et de déploiement de solutions SharePoint pour mes clients. Je les remercie tous pour les projets informatiques qu ils m ont soumis, pour les questions qu ils m ont posées et pour les réflexions que nous avons menées en commun. En particulier, je souhaite remercier Michael Harclerode, Charlie Brasor, Michael Hurley, David Strum et Scott Powers. Je souhaite remercier toute l équipe des éditions O Reilly pour son travail sur cet ouvrage, de la relecture à la production et à la diffusion. Merci à mon éditeur, John Osborn, à mes relecteurs techniques, James Pyles et Robert McGovern et à toute l équipe de production. Enfin, je souhaite remercier les personnes les plus chères à mon cœur : les membres de ma famille, Trish, Dorian et Sophia. Qu ils soient remerciés pour leur patience face à mes blagues de programmeurs, pour les sorties sur la plage qu ils ont organisées pour moi et pour leur soutien permanent. Je vous aime tous trois. Les traducteurs de cet ouvrage souhaitent remercier Laurent Ellerbach, Frédéric Blanchi et Microsoft France pour le prêt des logiciels présentés dans cet ouvrage dans leur version française. Nous remercions tout particulièrement Benoît Hamet, ingénieur au support SharePoint chez Microsoft France, pour sa précieuse collaboration à la validation technique de cette traduction.

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20 1 Utilisation de SharePoint SharePoint permet de créer des services bureautiques s appuyant sur le Web. Ces services bureautiques vont de l outil de stockage et de gestion d une bibliothèque de documents au sein d une PME au système de management d un projet à l échelle mondiale. Dans ce chapitre, je vais vous montrer comment SharePoint va vous faire gagner du temps (et de l argent). Je vais vous présenter trois applications SharePoint utilisables quasiment telles quelles dans le contexte professionnel. En quoi SharePoint peut-il m aider dans mon activité professionnelle? Le titre de cette section est une question qui m a été posée par une stagiaire attentive durant l une des premières sessions de formation que j ai animées. Voici ce que j ai répondu, après quelques instants de réflexion. SharePoint vous permet de : trouver rapidement l information que vous recherchez ; créer des liens vers cette information pour la retrouver plus facilement ; partager l information en votre possession avec des tierces personnes ; réaliser toutes ces tâches au moyen d outils standard connus de tous. Pour cela, SharePoint crée un site web de travail qui intègre les applications Microsoft Office, principalement Word, Excel et Outlook. Du point de vue de l utilisateur, tout se passe comme s il utilisait Internet : il suffit de cliquer sur des liens pour accéder à une nouvelle page ou pour effectuer des recherches via un moteur ou toute autre action liée à une navigation sur Internet (voir la figure 1-1). L originalité de SharePoint réside dans la façon dont SharePoint intègre les documents Office, les listes de tâches, les agendas et les annuaires, les alertes par messagerie électronique ainsi que d autres fonctionnalités afin de simplifier les flux qui sous-tendent votre activité professionnelle. Ainsi, au lieu d effectuer le routage d un document par messagerie électronique pour validation, vous envoyez le document à SharePoint et vous collaborez interactivement avec vos relecteurs. Le fichier étant stocké à un endroit unique et bien identifié, tout le monde peut observer les modifications en direct sans que le document soit réexpédié à