Un meilleur encadrement des enfants grâce à une gestion informatisée des garderies communales Edouard Vercruysse - Novembre 2008

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1 Un meilleur encadrement des enfants grâce à une gestion informatisée des garderies communales Edouard Vercruysse - Novembre 2008 A La Bruyère (Prov. de Namur, hab.), les gardiennes extrascolaires consacraient trop de temps aux tâches administratives. Grâce à un outil informatique simple et ingénieux, la situation a totalement changé. Au plus grand bénéfice des enfants, de leurs parents et du personnel d'encadrement. Olivier Nyssen et Jean-Michel Abé, respectivement Premier Echevin et Responsable Informatique à La Bruyère, nous racontent leur projet. Qu'est-ce qui a poussé la Commune de La Bruyère à informatiser la gestion des garderies communales? Olivier Nyssen: Nous venons d'une situation où la personne en charge de la coordination de l'accueil extrascolaire s'occupait plus d'encodage et de facturation des quarts d'heures prestés par les enfants que de formation et d'encadrement des gardiennes. A tel point qu'un jour la Communauté française nous a signalé que les choses devaient évoluer si la commune voulait continuer à bénéficier du programme de financement des garderies extrascolaires. Il fallait prendre une initiative, faute de quoi nous risquions de perdre les subsides de la Communauté française. Cette surcharge administrative s'expliquait notamment par le fait que la CCA (Commission communale de l'accueil, organe consultatif pour tout ce qui touche à l'accueil extrascolaire) avait décidé qu'il valait mieux comptabiliser la présence des enfants au quart d'heure plutôt qu'au forfait ou à l'heure. Son souci était que le coût soit le plus juste possible pour les parents. Mais en recherchant le coût le plus juste, on augmentait la charge administrative. On ne pouvait plus continuer comme ça. La question était alors: que va-t-on mettre en place comme nouveau système? Nous aurions pu engager d'autres personnes pour assurer la gestion administrative des garderies, mais cela représentait 160 % du coût actuel de l'accueil extra-scolaire. Donc on pénalisait les parents. Nous avons finalement opté pour un système qui permettait d'automatiser les tâches administratives.

2 On a demandé à notre Responsable Informatique de faire une étude de ce qui existait comme solutions répondant à nos besoins. Il fallait quelque chose de correct au niveau du prix et qui permette de garder cette facturation la plus juste possible. En outre, l'outil devait être fiable et ne pas poser de problèmes en termes de sécurité d'informations et de vie privée. Quelle solution a finalement été retenue? Jean-Michel Abé: Avant d'arrêter notre choix, nous avons imaginé toutes sortes de solutions. Un système avec des cartes magnétiques, un système avec des codes-barres,... On a également envisagé d'équiper les garderies d'ordinateurs portables mais c'est peu pratique et nettement moins souple que la solution choisie. Finalement, nous avons retenu un système articulé comme ceci: les gardiennes sont équipées d'un ordinateur de poche (de type assistant personnel ou PDA que l'on trouve dans le commerce) doté d'un lecteur RFID. De leur côté, les enfants ont reçu chacun un badge qui ressemble à un petit porte-clé et qu'ils peuvent facilement accrocher à leur cartable. A chaque arrivée et départ de la garderie, l'enfant présente son badge à la gardienne qui le lit au moyen de son PDA. L'opération s'effectue en un rien de temps. Le logiciel de gestion de garderie qui équipe le PDA a été développé en interne, par moi-même. Il comporte essentiellement deux fonctions: entrée et sortie. A chaque lecture du badge, le logiciel fait l'association entre le numéro contenu dans celui-ci et le nom, le prénom et la date de naissance de l'élève. La date de naissance est nécessaire parce qu'il arrive que des enfants d'une même école portent le même nom et le même prénom. Il fallait pouvoir les distinguer. Enfin, une fois que les données ont été récoltées avec le PDA, elles sont transférées par réseau wifi vers l'administration communale qui se charge de la facturation. Ce transfert s'effectue en dehors des périodes scolaires, entre 20h et 20h30. Olivier Nyssen: Le gros avantage de l'utilisation d'un PDA par rapport à celle d'un ordinateur portable, c'est que le PDA est beaucoup plus mobile. On peut l'utiliser partout: dans la cour de récréation quand il fait beau mais aussi dans une classe ou pourquoi pas dans le bac à sable? Un autre avantage du système est qu'il permet, à l'infini et de manière très rapide, de faire

3 rentrer et sortir des enfants de la garderie. Par exemple, le mercredi après-midi, des enfants peuvent quitter la garderie pour se rendre à une activité et puis revenir à la garderie après celle-ci. Sans un système informatisé, ce serait difficilement gérable. Actuellement, la facturation se fait encore par quart d'heure. Mais le système permet de passer à une facturation à la minute. Ce point va être abordé au cours d'une prochaine réunion de la CCA. Quelles données sont contenues dans le badge? Jean-Michel Abé: A l'intérieur du badge se trouve une puce. Celle-ci contient juste un numéro, composé de lettres et de chiffres, qui est unique pour chaque élève. Il ne correspond à aucun autre numéro existant dans un autre outil informatique. Le badge ne peut pas être lu à plus de sept centimètres du PDA. Cela oblige l'élève ou ses parents à le présenter à la gardienne. En aucun cas, la lecture du badge ne peut être effectuée à l'insu de son détenteur. Olivier Nyssen: On tenait fort à ce que le badge ne contienne qu'un numéro et pas des noms, des prénoms, des photos, des dates de naissance des enfants, On voulait surtout éviter que le système soit intrusif. Il fallait juste qu'il réponde à nos objectifs, c'est-à-dire automatiser un système qui nous empêchait de nous occuper des enfants, avec le moins de nuisances possibles. La CCA a testé le système et à la question: "Cela pose-t-il un problème que les enfants soient équipés d'un badge?", elle a répondu non à l'unanimité. Quels sont les principaux avantages du système? Olivier Nyssen: Le premier avantage est que l'on s'occupe mieux des enfants. Aujourd'hui, on a dégagé un mi-temps pour s'occuper de la coordination et les gardiennes ne s'occupent plus des tâches administratives qui leur étaient confiées. C'était vraiment l'objectif premier. Deuxièmement, on répond aux critiques de la Communauté française et on garantit ainsi le financement à long terme de la garderie extrascolaire.

4 Troisième avantage: la facturation est plus juste et le risque d'erreurs a fortement diminué. Quatrième avantage: le coût. Pour moins de euros, on est parvenu à mettre un système en place qui est durable et qui remplace les tâches d'encodage d'une personne qui passait un mi-temps à faire ça. En six ou sept mois de fonctionnement, on aura gagné l'investissement de départ. Enfin, avec ce projet la commune montre qu'elle veut profiter des nouvelles technologies sans en être victime. Cela me semble donner une image positive de La Bruyère. Comment le système a-t-il été accueilli par les personnes en charge de la garderie? Olivier Nyssen: Au début, les gardiennes ont été un petit peu inquiètes de voir arriver un système électronique. Elles se demandaient si elles allaient se débrouiller avec le matériel. Pour les sécuriser, notre responsable informatique les a accompagnées et leur a donné la formation nécessaire pour qu'elles maîtrisent l'outil. Et dès le premier jour d'utilisation, elles ont constaté qu'elles gagnaient un temps fou. Et par les parents? Du côté des parents, il y a eu trois types de réactions. Ceux qui étaient vraiment enthousiastes et disaient: "Génial, on va gagner du temps!", d'une part. Ceux qui n'étaient pas contre et disaient: "Allons-y puisque ça permet de facturer plus justement et de gagner du temps pour s'occuper des enfants", ensuite. Et enfin, ceux pour qui le système pose problème. Ces derniers - ils sont tout à fait minoritaires - disent: "Je suis contre car je refuse que mon enfant soit badgé dès son plus jeune âge". Je peux entendre cet argument. Il est vrai que nous sommes dans une société où il y a déjà un contrôle sur beaucoup de choses et que les écoles sont des lieux privilégiés à ce niveau. Mais ici, il ne s'agit pas de "badger" les enfants mais bien de leur consacrer plus de temps. D'ailleurs, le badge peut être mis ailleurs que sur le cartable de l'enfant. Les parents peuvent tout aussi bien le porter eux-mêmes. Certains l'ont attaché à leur porte-clé. Dans certains cas, le papa et la maman ont chacun un badge, ce qui leur permet de ne jamais l'oublier au moment de venir chercher leur enfant à la garderie.

5 venir chercher leur enfant à la garderie. Est-ce que le nouvel outil est relié au logiciel comptable de l'administration? Jean-Michel Abé: Avant de mettre en place la solution, nous avons demandé à Adehis, le fournisseur de notre logiciel comptable, s'il était possible de créer un lien entre les deux outils. Adehis a semblé vouloir répondre positivement à notre demande. Malheureusement, après quelques mois, nous avons dû constater que leur timing n'était pas le même que le nôtre. Nous devions absolument mettre en place le nouvel outil pour la rentrée 2008, au risque de ne plus recevoir les subsides de la Communauté française. Adéhis, de son côté, n'envisageait pas le travail avant Nous avons donc finalement décidé de nous passer d'un lien avec le logiciel comptable et avons développé nous-mêmes le volet facturation du nouvel outil. Combien ce projet a-t-il coûté à la commune? Olivier Nyssen: euros tout compris. Pour un système qui couvre huit écoles et élèves. Ce coût comprend les PDA, les lecteurs de badges, les badges et les routeurs wifi. Est-ce que d'autres communes pourraient profiter de vote expérience et bénéficier de votre outil? Olivier Nyssen: Nous serions ravis si une autre commune nous faisait part de son envie de mettre en place un système identique au nôtre. On lui partagerait avec plaisir le logiciel que nous avons développé en interne. Jean-Michel Abé: Le logiciel de gestion des garderies qui équipe les PDA est open source, il peut donc sans aucun problème être partagé avec d'autres communes. Par contre, pour des raisons de temps, nous avons dû développer le module de facturation avec un logiciel propriétaire. Cela n'empêche pas une commune autre que La Bruyère d'utiliser gratuitement ce module de facturation. Par contre, elle ne pourrait pas le modifier. Il n'est pas exclu que, à terme, le volet facturation soit redéveloppé en open source et intégré au projet CommunesPlone. Ce serait certainement une bonne idée pour que d'autres communes puissent en profiter et éventuellement participer à l'amélioration de l'outil.

6 puissent en profiter et éventuellement participer à l'amélioration de l'outil. En ce qui concerne la mise en place et la configuration de l'outil, les choses ne sont pas très compliquées. Mais il est évident que cette opération sera plus aisée pour une commune disposant des services d'un informaticien. Est-ce que ce projet aurait pu être mené si La Bruyère n'avait pas d'informaticien qualifié en interne? Olivier Nyssen: Non, c'est évident. Lorsque nous avons décidé de nous doter d'un nouvel outil, nous nous sommes tout de suite tournés vers notre responsable informatique. Il a analysé les différentes pistes avec sérieux et nous a rapidement fait des propositions sur papier. Grâce à lui, nous avons avancé en confiance, sans crainte qu'un fournisseur nous vende un outil pas réellement adapté à nos besoins.

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