MÉMENTO ADMINISTRATIF À L USAGE DES CENTRES D EXAMEN EN FRANCE À l exception du DELF en milieu scolaire*

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1 COMMISSION NATIONALE DU DELF ET DU DALF MÉMENTO ADMINISTRATIF À L USAGE DES CENTRES D EXAMEN EN FRANCE À l exception du DELF en milieu scolaire* SOMMAIRE Introduction : le DELF et le DALF Demande d ouverture de sessions DELF-DALF Organismes impliqués dans les certifications Jurys de délibération du DELF-DALF Calendrier d organisation des sessions Montant des droits d inscription aux examens Sujets d'examen Gestion d une session d examen Inscriptions aux examens Passation des épreuves collectives Correction des épreuves collectives Passation des épreuves orales individuelles Gestion des résultats Transmission des résultats Attestations provisoires de réussite Bilan de session Reversement des frais de dossier à la Commission nationale Délivrance des diplômes Archivage des résultats Récapitulatif des principales opérations Ce mémento est susceptible de modifications allant dans le sens d une amélioration permanente. Chaque nouvelle version sera téléchargeable sur le site : Les dispositions prises dans ce mémento sont valables pour l année Version : 1.1 novembre 2006 * La réglementation administrative du DELF en milieu scolaire en France fera l objet d un mémento administratif spécifique qui sera prochainement mis en ligne. 1

2 LE DELF ET LE DALF Des diplômes à valeur nationale harmonisés sur un cadre de référence européen Le DELF (Diplôme d'études en Langue Française) et le DALF (Diplôme Approfondi de Langue Française) sont les diplômes de français langue étrangère. Créés par l'arrêté ministériel du 22 mai 1985, ils sont officiellement délivrés et garantis par le Ministère de l'éducation nationale. Suite au développement rapide de ces certifications, deux nouveaux arrêtés ministériels (19 juin 1992 et 22 mai 2000) ont introduit un certain nombre d'aménagements. Une réforme importante, qui a pris effet le 1 er septembre 2005, a modifié tant le contenu de ces examens (désormais harmonisés sur les 6 niveaux du Cadre européen commun de référence pour les langues * ) que leurs modalités d organisation. Ces modifications sont l objet du nouvel arrêté ministériel en date du 7 juillet Les diplômes acquis dans l ancien dispositif conservent cependant toute leur validité. Une période dérogatoire, dont les modalités de mise en place sont précisées, permettra pendant deux ans, du 1 er septembre 2005 au 31 août 2007, de délivrer par équivalence les nouveaux diplômes aux titulaires d unités capitalisables de l ancien dispositif. Six niveaux de compétence en FLE, correspondant aux 6 niveaux établis par le Cadre européen commun de référence pour les langues A. Le DELF comprend quatre degrés, chacun représentant une certification à part entière et donnant lieu à la délivrance d un diplôme distinct. le DELF A1 correspond au niveau A1 du Cadre européen, dit niveau introductif ou de découverte. Il vise la valorisation des premiers acquis, à un niveau élémentaire d utilisation de la langue, dans des situations très courantes de la vie quotidienne où le candidat parler de luimême, de l endroit où l on vit, des gens que l on connaît ou des choses que l on possède. le DELF A2 correspond au niveau A2 du Cadre européen, dit niveau de survie. Il inclut la gestion des rapports sociaux de base, et la capacité à faire face à des situations encore simples et prévisibles de la vie quotidienne telles qu un achat, une réservation, une demande d informations le DELF B1 correspond au niveau B1 du Cadre européen, qui est l ancien «niveau seuil». Deux traits le caractérisent : la capacité à poursuivre une interaction et la capacité à faire face à toutes les situations, même imprévues, de la vie quotidienne. De manière générale, on peut considérer que ce DELF B1 sanctionne le même niveau de compétence que le DELF 1 er degré de l ancien dispositif. le DELF B2 correspond au niveau B2 du Cadre européen, ou niveau indépendant-intermédiaire. Il marque une étape dans le parcours d apprentissage : efficacité de l argumentation, discours social aisé et efficace, nouveau degré de conscience de la langue, logique et cohérence du discours. * Cadre européen commun de référence pour les langues, Conseil de l Europe, division des politiques linguistiques, Strasbourg, DIDIER

3 Deux versions des sujets pour les niveaux du DELF Les quatre niveaux du DELF (A1, A2, B1, B2) sont également proposés dans une version adaptée à des publics plus jeunes ; cette version est identique dans sa structure aux épreuves pour adultes (construction des épreuves, durée ) mais différente quant aux supports et aux thèmes abordés. Est autorisée à se présenter à ces épreuves toute personne en âge de scolarisation dans un établissement du second degré de son pays d origine. Les diplômes délivrés sont les mêmes que pour la version pour adultes, sans mention spécifique de la nature du public. Cette version peut être proposée dans les établissements scolaires à destination de publics spécifiques comme par exemple les «enfants nouvellement arrivés» (ENAV), sous l autorité du rectorat. On parle alors de DELF scolaire. Elle peut également être proposée dans les centres d examen DELF DALF habituels à condition que la demande ait été faite auprès du rectorat qui devra la valider. On parle alors de DELF junior. B. Le DALF comprend deux degrés, chacun représentant une certification à part entière : Le DALF C1 correspond au niveau C1 du Cadre européen, dit niveau autonome ou expérimenté. Il est caractérisé par l accès à une large gamme de discours permettant une communication aisée et spontanée. Le DALF C2 correspond au niveau C2 du Cadre européen, dit niveau de maîtrise. La référence au locuteur natif n est désormais plus retenue par les spécialistes pour caractériser ce niveau mais il est clair que le degré de précision, d adéquation et de maîtrise de la langue est tel que le niveau C2 peut être considéré comme le champ privilégié de la compétence de médiation linguistique. Le DALF C1ou le DALF C2 exempte de tout test linguistique pour s inscrire en premier cycle dans une université française (décret n du 21 décembre 1988). Conditions d inscription Ces diplômes sont totalement indépendants : pour s inscrire à l examen conduisant à la délivrance de l un de ces diplômes, il n est pas nécessaire d être titulaire du diplôme précédent. Pour une même session, il est possible de s inscrire à plusieurs examens ou à un seul. Diplômes Chaque examen obtenu donne lieu à la délivrance d un diplôme. Ce diplôme est acquis définitivement. Cette notion évite de déterminer une fourchette d âge et s adapte aux particularités de chaque pays. On comprendra par 2 ème degré l enseignement qui suit l enseignement primaire et précède l enseignement universitaire. 3

4 Organisation administrative L'organisation administrative est confiée : - pour l étranger à une Commission nationale dont le Président est le Directeur du CIEP, - pour la France au Recteur de l académie. En France, le Recteur arrête la date d ouverture et de clôture des sessions, désigne le président et les membres du jury, détermine les modalités de déroulement des épreuves (arrêté ministériel du 7 juillet 2005). Le Recteur peut déléguer tout ou partie de ces dispositions au Président de la Commission nationale du DELF et du DALF, sur la base d une convention (voir encadré pages 5 et 6 du présent document). Dans tous les cas, le Recteur veille à ce que les centres d examen communiquent au secrétariat permanent de la Commission nationale basé au CIEP, pour enregistrement, les résultats des candidats aux examens. A cet effet, le CIEP fournit gratuitement le logiciel de gestion des examens à tous les centres d examens agréés par le rectorat. Le recteur délègue aux responsables des centres d examen la responsabilité de l organisation locale des sessions d examen : - inscriptions : mise à disposition d un local, de matériel, et d un personnel dûment formé au logiciel et aux procédures administratives, - organisation matérielle des examens : mise à disposition de salles dûment équipées, recrutement, formation, convocation, rémunération des surveillants, examinateurs et correcteurs, mise en place de jurys d harmonisation et saisie des notes, - résultats : vérification et saisie informatique des résultats, transmission dans les délais requis des résultats au CIEP ; règlement des frais de dossier au CIEP pour les centres utilisant les sujets du CIEP. Demande d ouverture de sessions Chaque centre d examen adresse, annuellement, une demande d ouverture de sessions DELF-DALF au recteur d académie, à la fin du premier semestre de l année civile. Cette demande doit être renouvelée chaque année. Après autorisation d ouverture par le recteur, celui-ci communique au bureau de la Commission nationale les coordonnées des centres ainsi que le nom des responsables des examens. Le bureau de la Commission nationale envoie alors un logiciel de gestion à tout nouveau centre autorisé. Sujets d examens Le CIEP peut proposer des sujets d examens aux centres qui en font la demande, à partir du moment où il existe une convention de partenariat entre le rectorat dont dépend le centre et le CIEP. En l absence de convention portant sur les sujets d examen, les modalités d élaboration des sujets relèvent de la décision du rectorat. Correction des épreuves du DELF et du DALF La correction des épreuves du DELF et du DALF est assurée par des examinateurs et correcteurs habilités et placée sous la responsabilité du Recteur et, par délégation, du ou des président(s) de jury(s) de délibération du DELF et du DALF. La demande annuelle d ouverture indique pour chaque centre un responsable qui devra avoir reçu une formation et une habilitation garantissant le respect des procédures. Le CIEP peut, le cas échéant et sur proposition du rectorat, assurer cette formation. 4

5 Procédures quant à l organisation des épreuves du DELF et du DALF Le Recteur est garant du respect rigoureux des conditions de passation du DELF et du DALF qui assurent l équité de ces diplômes. Est agréé pour une année tout centre figurant dans la demande d ouverture de centres approuvée par le recteur d académie. Celui-ci peut procéder, sans préavis, à une visite de conformité et décider, le cas échéant, de la non reconduction du centre d examen pour les sessions suivantes. Promotion des certifications Chaque centre agréé est invité à faire la promotion du DELF et du DALF par les voies qui lui conviennent. Pour aider à faire cette promotion, le CIEP met à disposition, sur un site réservé, divers documents de promotion libres de droits et téléchargeables. L adresse de ce site et les codes d accès (annuels) seront envoyés, sur demande des centres, par le CIEP. Le CIEP n envoie pas directement d affiches ou de brochures. Il autorise par contre la duplication des affiches et / ou brochures mises en ligne sur son site. Le CIEP met à la disposition du grand public le site : où seront référencées toutes les informations utiles à une éventuelle inscription d un candidat au DELF ou au DALF. Ce site offre aussi, dans sa partie «Espace professionnel DELF-DALF» un certain nombre d informations pédagogiques pour les enseignants (comme par exemple des sujets d examen libres de droits et utilisables en classe). Objet de la convention entre le Président de la Commission nationale, Directeur du CIEP et le Recteur d académie. La convention permet aux centres d examen d utiliser tout ou partie des services assurés par la Commission nationale pour les centres à l étranger à savoir : envoi des sujets d examen pour un certain nombre de sessions par an, édition des diplômes, assistance à la formation des correcteurs et des examinateurs. Responsabilités du Recteur de l Académie Le rectorat autorise l ouverture des centres d examen, valide la composition des jurys, et autorise l organisation des sessions d examen. Il fixe le montant des droits d inscription sur proposition des centres d examen placés sous sa responsabilité. Le rectorat veille au respect des règles administratives et au bon déroulement des épreuves. Il veille également à la transmission des résultats des examens au CIEP pour archivage. Il peut émettre les diplômes ou décider d en confier l émission au CIEP. Le rectorat peut faire appel au CIEP pour organiser des formations régionales de correcteurs et examinateurs du DELF et du DALF. Responsabilité du CIEP Le CIEP fournit des sujets d examen à concurrence de 4 sessions d examen de DELF et de DALF version «tous publics» et de 4 sessions «junior» par an. Les dates de ces sessions sont fixées par le CIEP. Le CIEP s engage à faire parvenir les sujets au centre d examen par voie postale 8 semaines avant la date de début de session. Le CIEP peut également, à la demande, donner un avis sur les sujets d examen qui lui sont soumis par les jurys agréés pour les autres sessions d examen. 5

6 Le CIEP émet, sauf avis contraire du recteur, les diplômes des candidats qui ont subi avec succès les épreuves des examens et les envoie aux centres d examen qui les transmettent au rectorat pour signature. Le CIEP fournit le logiciel de gestion des examens. Le CIEP participe le cas échéant à des formations pédagogiques régionales des correcteurs et examinateurs du DELF et du DALF organisées à l initiative du rectorat, sur financement des centres d examen. Le CIEP entretient un dialogue permanent avec les différents centres en France, en s'efforçant de tenir compte des difficultés rencontrées, et de fournir les outils pédagogiques et administratifs nécessaires à la gestion de ces examens, mais il n est pas tenu de s adapter aux situations les plus spécifiques. Responsabilités des centres d examen L organisation des inscriptions, passations, corrections des épreuves écrites et orales, la saisie des résultats puis leur publication, l édition des attestations provisoires de réussite, relèvent de la responsabilité des centres d examens placés sous l autorité du rectorat, qui sont tenus de respecter les procédures définies dans le présent «mémento administratif du DELF et du DALF». Les centres d examen s engagent à garantir la confidentialité des sujets d examen diffusés par le CIEP, avant, pendant comme après la passation des épreuves (cf. ci-après, Sujets d examen). Pour utiliser les sujets d examen fournis par le CIEP, le centre d examen devra organiser les épreuves du DELF et du DALF aux dates proposées par le CIEP. Pour une session donnée organisée conjointement avec le CIEP, les dates, heures et sujets d'examens sont obligatoirement les mêmes pour tous les centres d examen concernés. Dans le cas où ces dates ne seraient pas compatibles avec le calendrier du centre, ce dernier utilisera des sujets propres validés par le rectorat. Le centre d examen verse au CIEP des frais de gestion, correspondant à un pourcentage du montant total des droits d inscription perçus par le centre pour chaque niveau d examen dont les sujets ont été fournis par le CIEP. Ce pourcentage à verser au CIEP, voté par le conseil d administration du CIEP en date du 25 mars 2005, a été fixé à 10%. En cas de modification, le CIEP transmettra le nouveau pourcentage applicable ainsi que sa date d effet. Les informations relatives aux frais de dossier à reverser sont saisies dans le logiciel DELF DALF et adressées au CIEP en même temps que le fichier informatique des résultats d examen. Une facture correspondant au montant de ces frais sera émise par le CIEP et adressée au centre d examen. Le délai de paiement sera de 45 jours maximum à compter de la date figurant sur la facture. Recteur Commission nationale du DELF et du DALF Jurys académiques DELF et DALF Responsables des centres d examen de l académie 6

7 DEMANDE D OUVERTURE DE SESSIONS DELF-DALF I. Définition La demande d ouverture est le document qui détaille l ensemble du dispositif DELF-DALF mis en place dans un centre donné, pour la période du 1 er septembre au 31 août de l année suivante. Cette demande est adressée annuellement et avant la fin de l année académique précédente (30 juin) par chaque centre d examen au Recteur, qui peut organiser en toute autonomie les épreuves du DELF et du DALF dans son académie. Le recteur veillera à ce que les propositions établies s'inscrivent dans la politique générale en matière de maintien et de développement de ces certifications. En cas de convention avec le CIEP, le rectorat transmettra à celui-ci les informations relatives à l organisation des examens dans son académie. II. Contenu de la demande d ouverture La demande d ouverture comporte obligatoirement les informations suivantes : Les références et coordonnées détaillées des centres et personnes impliqués dans le dispositif DELF-DALF Le calendrier et le contenu des sessions organisées Le montant des droits d inscription aux examens Les propositions de composition de jury de délibération DELF et/ou DALF Les informations nécessaires à l envoi des sujets d examen pour les centres dont le Recteur a signé une convention de partenariat avec le CIEP dans le cas de dérogation demandée pour des assesseurs des jurys non titulaires de l Education nationale française, curriculum vitae des personnes concernées. La demande d ouverture est un document contractuel entre les centres d examens désignés et le rectorat. Il implique l acceptation sans réserve des dispositions présentées dans les documents de référence du DELF et du DALF (arrêté ministériel, circulaire d application et mémento administratif). Il appartient aux centres d examens de connaître ces documents de référence accessibles en ligne sur le site Le Recteur d académie est garant de l application des textes de référence. Il est de sa responsabilité d en assurer la diffusion auprès des personnels concernés. 7

8 ORGANISMES IMPLIQUÉS DANS LES CERTIFICATIONS I. Rectorats En France, le dispositif DELF-DALF est placé sous l autorité des recteurs. Le recteur responsable de l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications, ainsi que de l organisation du dispositif au niveau académique (détermination des centres d examen, organisation générale des sessions d examen ). Il désigne : - les établissements centres d examen et leurs responsables, - un jury de délibération pour le DELF et un jury de délibération pour le DALF pour chaque centre d examen. Il désigne aussi, afin de faciliter la collaboration entre la Commission nationale et le rectorat, un correspondant chargé du suivi de ce dossier pour l académie. Recteur Commission nationale du DELF et du DALF Jurys académiques DELF et DALF Responsables des centres d examen de l académie 8

9 II. Centres d examen Un centre d examen est une structure autonome et durable, dotée d un responsable de centre, d une équipe d examinateurs et de correcteurs, d un secrétariat d examen pour la gestion des inscriptions et des résultats. Tout établissement présentant les conditions requises peut demander à être centre d examen. Chaque centre d examen est homologué par le Rectorat. Tout nouveau centre recevant une homologation du rectorat est tenu de demander auprès du bureau de la Commission nationale un logiciel de gestion : , dayez@ciep.fr Ce centre se voit attribuer un code et un intitulé définitifs. L intitulé du centre d examen figurera sur l attestation provisoire de réussite ainsi que sur le diplôme définitif délivré au candidat. La notion de centre d examen ne doit donc pas être confondue avec, celle, purement pratique de lieu de passation : un même centre d examen peut disposer de plusieurs lieux de passation (dans ses propres locaux ou dans ceux d autres établissements), les lieux de passation pouvant varier d une session à l autre. Les lieux de passation n ont pas à être communiqués aux rectorats. Sauf situation particulière dûment justifiée (par exemple pour le DELF scolaire), un centre habilité est tenu d accueillir tous les candidats souhaitant se présenter aux examens. Il ne peut en aucun cas limiter l inscription aux examens à ses seuls étudiants. L existence de plusieurs centres d examen dans une même ville ne se justifie donc que si l importance du public dépasse les capacités de gestion d un seul centre. Du point de vue de la gestion informatique, tout centre d examen doit être doté du logiciel de gestion fourni par la Commission nationale et doit disposer de l équipement adéquat et de personnel qualifié (ordinateur PC et système d exploitation suffisamment récents, personnel formé à la saisie informatique, messagerie électronique et accès internet pour permettre le téléchargement des mises à jour.). Rôle du Chef de centre d examen Le Chef de centre est responsable de l organisation matérielle de l examen dans tous ses aspects : - information du public - organisation des inscriptions - gestion des examinateurs et correcteurs - gestion des sujets d examen reçus - organisation de la passation des épreuves et des corrections - gestion des résultats - remise des attestations (et, ultérieurement, des diplômes) aux candidats. Il est responsable du bon fonctionnement du secrétariat d examen. Il doit tout particulièrement veiller à la confidentialité des sujets d examen, avant, pendant et après la passation des épreuves. Il est l interlocuteur direct du rectorat d académie. 9

10 Gestion informatique du centre d examen La communication au CIEP des résultats d examen sous forme de fichiers informatiques au format de ce logiciel est obligatoire pour tous les centres. La Commission nationale fournit gratuitement aux centres d examen un logiciel assurant l ensemble de la gestion des candidats (immatriculation, inscriptions, passations, résultats, attestations de réussite, statistiques, saisie des frais de dossier ) - Il appartient à tout nouveau centre d effectuer cette demande, après s être assuré que le centre dispose de l ensemble des moyens indispensables pour assurer une gestion informatique correcte : ordinateur PC et système d exploitation suffisamment récents, personnel formé à la saisie informatique, messagerie électronique et accès internet pour permettre le téléchargement des mises à jour. Le centre doté du logiciel doit par ailleurs s engager à assurer cette gestion informatique pour l ensemble de ses sessions à venir. Aucune installation «expérimentale» du logiciel ne sera autorisée. - Le logiciel n est toutefois pas installé systématiquement dans tous les centres d une académie : si le centre ne remplit pas les conditions techniques requises, la gestion informatique sera assurée par un autre centre d examen (le logiciel DELF-DALF permettant de gérer plusieurs centres depuis un même poste informatique). 10

11 JURYS DE DÉLIBÉRATION DU DELF ET DU DALF Définition Les jurys de délibération ne doivent pas être confondus avec les jurys d examinateurs pour les épreuves orales. Dans chaque centre deux Jurys de délibération sont constitués: un Jury du DELF et un Jury du DALF. Ces deux jurys sont entièrement distincts dans leurs attributions et leur fonctionnement, même si certains membres sont communs aux deux jurys. Ces jurys ont autorité pour l ensemble des sessions et sont eux-mêmes placés sous l autorité du recteur. Leur rôle, en collaboration avec le responsable de centre, est de : - contrôler avant leur duplication les sujets d examen, - s assurer que tous les examinateurs et correcteurs des différents centres ont reçu la formation adéquate et ont été habilités dans les règles, - statuer sur tout problème rencontré au cours d une session et sur les suites à donner (non respect des règles d organisation par le centre d examen, fraude d un candidat, comportement inadéquat d un examinateur, violation de la règle de confidentialité des sujets, litige sur l évaluation d une copie, etc.), - assurer la délibération sur les résultats d examen, en étudiant les cas litigieux, valider les résultats définitifs et signer les procès-verbaux. - signer les attestations provisoires de réussite à un diplôme. Composition des jurys et rôle de leurs membres Chacun des deux Jurys comprend au minimum trois membres (le Président de jury et deux assesseurs) - nombre requis pour que toute délibération ou décision soit valide. Le Président de jury est obligatoirement un titulaire de l Education nationale française. Il a la responsabilité de toutes les opérations mentionnées ci-dessus. A l'issue d une session, il conduit la délibération finale du jury, élabore le rapport de session (en collaboration avec le responsable de centre), signe les procès-verbaux, listes d'admis, et attestations de réussite. Il soumet au recteur tout cas problématique qui n aurait pu être tranché localement. L assesseur assiste le Président de jury dans toutes ces opérations. Il peut, si nécessaire, recevoir délégation du Président de jury pour le représenter, conduire une délibération de jury (avec au minimum deux autres assesseurs) et signer par ordre les procèsverbaux, bilan de session et attestations de réussite. 11

12 Jury du DELF (A1, A2, B1, B2) Le Président de jury du DELF est obligatoirement un titulaire de l Education nationale française. S il n existe pas dans centre d examen de titulaire de l Education nationale pouvant assurer ces fonctions, il convient de contacter le recteur avant de compléter la demande d ouverture annuelle. Les assesseurs doivent également appartenir à l'un des corps de l'éducation nationale. Des dérogations peuvent cependant être accordées pour d'autres personnes, françaises ou étrangères, justifiant d'une compétence incontestée dans le domaine du français langue étrangère. Dans ce cas, on joindra à la version imprimée de la demande d ouverture, qui sera adressée par la voie hiérarchique, un curriculum-vitae faisant apparaître ses qualifications dans le domaine du français langue étrangère (sauf si la personne a déjà bénéficié d une dérogation dans les années précédentes). Jury du DALF (C1, C2) Le Président du jury du DALF est réglementairement un enseignant français appartenant à l'un des corps des enseignants chercheurs de l'enseignement supérieur. En cas d'impossibilité, la présidence du jury peut être assurée par un professeur agrégé ou certifié de lettres ou de langues ou par un inspecteur départemental de l'éducation nationale ayant une compétence reconnue dans le domaine du français langue étrangère. Comme pour le Président du jury DELF, s il n existe pas dans le centre d examen de personne remplissant ces critères, on contactera le recteur avant de compléter la demande d ouverture. Assesseurs Les assesseurs du jury DALF doivent répondre aux mêmes critères que ceux du jury du DELF. Les modalités de saisie des rubriques sont les mêmes. 12

13 CALENDRIER D ORGANISATION DES SESSIONS Définitions des sessions * sessions tous publics (T) : l inscription à ces sessions est ouverte à tout candidat quel que soit son âge. Cependant les sujets sont conçus pour un public de jeunes adultes et adultes (à partir de 17 ans environ). Une session tous publics peut comporter tous les examens, de A1 à C2. * sessions juniors (J) : les sujets de ces sessions sont adaptés à un public de jeunes adolescents. Ces sessions peuvent être organisées dans tous les centres d examen d un pays, mais ne sont autorisés à s y inscrire que les candidats effectivement en situation de scolarisation (dans quelque type d établissement que ce soit, public ou privé) Il n est pas obligatoire de proposer tous les niveaux du DELF ou du DALF lors d une même session. Les sessions Juniors ne peuvent comporter que les examens A1, A2, B1 et B2. Précisions Le calendrier est un calendrier annuel qui va du 1 er septembre au 31 août. Il doit comporter toutes les sessions retenues pour l'année scolaire en cours. Elles doivent correspondre aux besoins et contingences de chacun des centres impliqués. Les épreuves de chaque examen passées collectivement (écrits et oral de compréhension sur enregistrement) sont enchaînées sans pause et ont donc obligatoirement lieu à une même date et dans une même tranche horaire. Il est possible d organiser les passations collectives de plusieurs examens le même jour. Les épreuves orales individuelles de chaque examen peuvent être étalées sur plusieurs jours, en fonction du nombre de candidats et d examinateurs habilités disponibles. Les sessions sont codifiées comme dans l exemple suivant : Février 2006 : J pour une session «Juniors» ; T pour une session «Tous publics». Modification du calendrier en cours d année Toute modification au calendrier intervenant après l'acceptation de la demande d'ouverture doit obtenir l approbation du recteur. 13

14 MONTANT DES DROITS D INSCRIPTION AUX EXAMENS Détermination des droits d inscription aux différents examens Ce montant est fixé par le recteur sur proposition des centres d examen. Il doit être établi en fonction des frais engagés par les centres d'examens et par l'organisme chargé de la gestion centrale (fonctionnement du secrétariat, frais d'information du public, rémunération des examinateurs, gestion des résultats etc., et de manière à ce que ces examens restent accessibles au plus large public. Il peut éventuellement varier en fonction de l examen considéré et des frais d organisation qu ils impliquent (les temps de correction des épreuves collectives sont, par exemple, beaucoup plus importants pour C1 que pour A1) 14

15 SUJETS D EXAMEN Les modalités d élaboration des sujets d examen relèvent de la décision du rectorat. Des sujets peuvent être proposés par la Commission nationale dans le cadre d une convention signée entre le Recteur et le CIEP. Cas des sujets proposés par la Commission nationale dans le cadre d une convention Un jeu complet d'épreuves est conçu par le CIEP pour chacun des diplômes proposés à chaque session. Ces sujets sont différents selon qu il s agit : - d une session tous publics (T) : sujets destinés aux adultes et jeunes adultes. - d une session «juniors» (J) : sujets conçus pour un public spécifique d adolescents (on entend par adolescent tout enfant en âge d être scolarisé dans un établissement du second degré). Il va de soi que ces sujets ne sont pas interchangeables. Les sujets d examen sont adressés par le CIEP aux responsables de centre huit semaines avant la session concernée, par voie postale. L envoi par messagerie rapide (DHL ou autre) ne sera effectué qu à titre exceptionnel, et pris en charge par le CIEP uniquement si celui-ci est responsable d un retard dans la procédure normale d envoi des sujets. Dans le cas où le CIEP n est pas responsable du non respect des délais, le centre d examen prendra à sa charge les frais d envoi. Qualité des sujets Le CIEP est responsable des sujets envoyés, qui répondent à une norme de qualité. Le responsable de centre, en collaboration avec les jurys de délibération, a pour charge de vérifier le contenu des sujets reçus dès réception, et de signaler au CIEP tout problème ou erreur au minimum cinq semaines avant le début des épreuves, afin de permettre au CIEP de remédier au problème constaté, le cas échéant, et d envoyer un nouvel exemplaire des sujets concernés. 15

16 Édition et duplication des sujets Les sujets se présentent uniquement sous forme de fichiers informatiques (CD-rom), au format PDF (Acrobat Reader). Les enregistrements pour les épreuves de compréhension orale sont joints sous forme de CD-audio, lisible sur n importe quel lecteur de CD standard (lecteur «de salon» ou baladeur), et permettant pour chacune de ces épreuves, d'établir facilement une matrice sur cassette audio, sans perte de qualité. Ce CD est également lisible sur tout ordinateur équipé d un lecteur de CD-Rom. L impression et la duplication des sujets ainsi que la duplication des enregistrements sont entièrement à la charge du centre d examen qui doit veiller à garantir la confidentialité desdits sujets, avant comme après la session. Qualité graphique des documents - Afin de préserver l authenticité situationnelle des documents, importantes lors d épreuves de compréhension écrite, les sujets fournis par le CIEP comportent parfois des documents directement scannés à partir d un original. - Il est rappelé que plusieurs générations de photocopie successives amoindrissent considérablement la lisibilité des sujets. Confidentialité des sujets d examen Le centre s engage : - à utiliser l'ensemble des épreuves (compréhension et expression écrites et orales) du ou des examens choisis (DELF A1, A2, B1, B2, DALF C1, DALF C2), aux jours et heures fixés dans sa demande d ouverture, et de manière identique dans tous les centres d examen associés s il y en a. - à assurer la confidentialité absolue, avant, pendant et après la session, des sujets d examen qui lui seront communiqués, aux conditions suivantes : Avant la session : - Les sujets seront conservés selon toutes les règles de sécurité requises. Seul le responsable de centre d examen y aura accès, et ce jusqu au jour de la passation des épreuves. - La duplication des sujets, si celle-ci est assurée localement, se fera sous le contrôle direct du responsable de centre, qui s assurera qu aucun sujet ou partie de sujet n est restée en la possession d une tierce personne. Pendant la session : - Les sujets seront communiqués sous pli fermé aux surveillants des épreuves collectives et ouverts seulement lors du début des épreuves, en présence des candidats. - Les examinateurs pour les épreuves individuelles pourront avoir connaissance des sujets d examen au maximum trois heures avant le début des passations, à l intérieur du centre d examen et sous le contrôle du responsable de centre. - Les candidats ne seront pas autorisés à quitter la salle d examen avant la fin de la 2 ème heure des épreuves collectives en cours. - A l issue des épreuves, aucun sujet ne sera laissé en possession des candidats, surveillants, examinateurs ou correcteurs. Les feuilles de brouillon et les notes prises par les candidats seront obligatoirement relevées et détruites. 16

17 Après la session : - Les sujets d examen et les copies des candidats seront conservés en lieu sûr, sous la responsabilité du chef de centre. - Aucune diffusion de ces sujets n est autorisée, à quelque personne que ce soit et sous quelque forme que ce soit, à l intérieur comme à l extérieur du centre d examen. Seuls seront autorisés à la diffusion, à des fins d information ou de formation, les sujets que le CIEP aura spécifiquement désignés à cet usage. Utilisation des sujets autorisés à la diffusion La Commission nationale demeure propriétaire de ceux des sujets dont elle aura autorisé la diffusion. Cette diffusion sera autorisée à des fins non commerciales (formation, information). Toute publication de ces sujets doit être soumise à autorisation préalable de la Commission nationale, en précisant les sujets et examens concernés. Si, dans ces publications, les sujets sont accompagnés d un texte présentant les contenus, les objectifs, l organisation des examens, ce texte sera également soumis pour relecture à Commission nationale. La Commission nationale du DELF et du DALF ne peut cependant pas donner d accord pour des sujets incluant des documents originaux. Dans ce cas, il appartient au centre d examens de faire une demande aux auteurs ou à leurs ayants droit. Par ailleurs il convient de rappeler que toute publication et toute diffusion publique (Internet) est soumise au règlement des droits d auteurs concernant les documents authentiques utilisés. 17

18 GESTION D UNE SESSION D EXAMEN Avertissement Ce chapitre ne saurait constituer un guide pour toutes les étapes et tous les acteurs d une session d examens. Il s adresse en priorité aux chefs de centres et membres du Jury et se limite, sauf exception, aux aspects administratifs du déroulement d une session. Nous rappelons que le logiciel DELF-DALF de gestion des inscriptions et des résultats est fourni gratuitement par la Commission nationale aux centres d examen habilités, sur demande du rectorat, responsable du dispositif adopté dans l académie. Ce logiciel (sous ordinateur PC) permet d éditer l ensemble des documents administratifs nécessaires à la gestion d une session (listes et récapitulatifs, organisation des passations par lieux, salles et horaires, convocations, procès-verbaux de résultats, attestations de réussite, statistiques, droits d inscription et frais de dossier). Pour tous les centres autonomes en termes de gestion des inscriptions et résultats, l utilisation de ce logiciel est obligatoire, ainsi que l envoi au CIEP du fichier informatique à l issue d une session. 18

19 INSCRIPTIONS AUX EXAMENS Conditions d inscription aux examens Qui peut s inscrire? Nationalité des candidats Extrait de l arrêté ministériel : «Art. 1er. - Les personnes de nationalité étrangère et les Français originaires d un pays non francophone et non titulaires d un diplôme de l enseignement secondaire ou supérieur public français peuvent se voir délivrer un diplôme d études en langue française (DELF) ou un diplôme approfondi de langue française (DALF) qui leur sont réservés.» Âge des candidats Il n existe aucune condition préalable pour s inscrire aux examens du DELF ou du DALF dans leur version «tous publics». Pour pouvoir s inscrire au DELF junior (A1, A2, B1 ou B2), la seule condition est d être en âge de scolarisation dans un établissement du second degré. Titres et diplômes antérieurs Arrêté ministériel, article 5 - Les candidats à chacun des diplômes du DELF et du DALF peuvent s inscrire sans condition préalable de titre ou de diplôme aux épreuves qui y conduisent. Tout candidat peut donc s inscrire directement à l examen de son choix, sans devoir justifier de l obtention de l examen précédent, ni d aucun autre examen ou test quel qu il soit. Formation et origine des candidats Aucun justificatif de formation préalable n est exigé des candidats. Tout candidat peut s inscrire au niveau de son choix quel que soit le contexte dans lequel il a appris le français, et indépendamment de l établissement dans lequel il peut être inscrit au moment de l examen. Cela signifie en particulier qu aucun établissement habilité comme centre d examen n est en droit de limiter l inscription à ses propres étudiants. Une telle mesure serait illégale et discriminatoire, et de nature à annuler l habilitation de l établissement comme centre d examen. 19

20 Dates et modalités d inscription Les dates et tarifs d inscription ont été fixés dans la demande d ouverture des centres d examen, et ne peuvent être modifiées qu avec l accord du recteur. S agissant d examens nationaux, l organisme habilité comme centre d examen est tenu d inscrire tout candidat qui en fait la demande selon les règles et dans les délais impartis. L inscription ne saurait être limitée au public d un établissement, ni faire l objet d un numerus clausus (cf. page précédente, Qui peut s inscrire?). En revanche, aucun centre n est tenu d accepter des demandes d inscription en dehors des délais officiellement fixés. Dans les cas de force majeure, des dérogations exceptionnelles peuvent être données par le responsable de centre, après accord du président du Jury de délibération. Inscription des candidats handicapés Si au moment de son inscription un candidat signale son handicap physique, moteur ou sensoriel, le centre d examen doit, en application des circulaires du ministère de la jeunesse, de l éducation nationale et de la recherche (circulaires n du 30 août 1985, n 4 du 22 mars 1994 et n du 25 juin 2003), trouver l installation matérielle ou l assistance en personnel lui permettant de participer aux épreuves dans les meilleures conditions. Dans tous les cas, le handicap devra être constaté par un document officiel. Il est impossible de fournir des directives répondant à toutes les situations. Face à un cas particulier, le centre d examen prendra contact avec le service culturel (à l étranger) ou le Rectorat d académie (en France) et éventuellement le CIEP afin de trouver une solution. Dans les cas les plus fréquents, la Commission nationale du DELF et du DALF propose les solutions suivantes : - Handicap moteur rendant impossible l écriture manuelle Ces candidats pourront être assistés d une personne désignée par le responsable du centre qui écrira sous leur dictée. Ils devront composer dans une salle à part, un candidat par salle. - Handicap visuel Pour les candidats mal voyants, le centre d examen prévoira des copies agrandies des épreuves (au format A3) et majorera le temps prévu de 1/3. Pour les candidats non voyants, le CIEP dispose d une version d examen du DELF et du DALF tous publics en Braille. Les centres d examen peuvent mettre en place une session à l intention de ce public, à condition d en faire la demande au CIEP au moins 2 mois avant la session, en raison d un nombre limité de livrets. - Handicap auditif Les instructions données à voix haute par le surveillant seront données par écrit. Les candidats malentendants seront placés au plus près des enceintes pour l épreuve de compréhension orale. Les questions posées lors de l entretien oral seront données par écrit. Majorer le temps de 1/3. La nature même des examens, qui rendent obligatoires la passation d épreuves dans les 4 compétences, ne permet pas l accès de l examen aux candidats sourds profonds. Dans ce cas, les centres d examen sont invités à leur proposer la passation du TCF, qui permet l établissement d un profil détaillé par compétence. - Handicap physique Prévoir l accessibilité des locaux pour ces candidats. - Autres handicaps : Dans le cas de dyslexie avérée, le candidat disposera soit d une aide soit d un temps majoré de 1/3 pour toute épreuve nécessitant d écrire. Dans tous les autres cas, consulter le CIEP. Il est rappelé que tout handicap doit être avéré, au besoin sur présentation d un certificat médical. 20

21 Gestion administrative des inscriptions Numéro d'immatriculation d'un candidat. Un candidat qui s inscrit pour la première fois aux examens du DELF ou du DALF reçoit un numéro d immatriculation. Ce numéro n est pas un code d inscription temporaire, mais un identifiant qu il conservera tout au long de son cursus DELF-DALF, que ce soit dans le même centre ou dans d autres centres et pays, et qui figurera sur chacun des diplômes obtenus. Le numéro d'immatriculation est obligatoirement un numéro à 12 chiffres établi comme suit : * code du centre de première inscription du candidat : sur 6 chiffres. * numéro d'ordre du candidat sur 6 chiffres. Exemple : numéro du premier candidat inscrit dans le centre de Besançon : (France-Besançon) - (numéro d ordre) Attention : - Aucun autre type de numérotation ne peut être utilisé, sous peine de perturber gravement la gestion des candidats à l échelle nationale et internationale, et en particulier la délivrance des diplômes. - Les codes des centres d examen en activité sont établis et intégrés au logiciel de gestion par la Commission nationale ; ils ne peuvent être modifiés. - Par rapport à l ancienne formule des examens DELF-DALF, les principes d immatriculation pour les nouveaux candidats restent les mêmes, et les numéros d immatriculation déjà attribués restent valables Nouveaux candidats Le numéro d immatriculation est automatiquement attribué par le logiciel DELF-DALF. Aucun numéro ne doit être attribué manuellement. Candidats déjà immatriculés Ces candidats conservent toujours le numéro d immatriculation qui leur a été attribué lors de leur toute première inscription aux examens, que ce soit dans l ancienne ou dans la nouvelle formule du DELF et du DALF. Le respect de cette règle par les centres d examen conditionne le fonctionnement correct de la base de données internationales de candidats, sise au CIEP, et qui permet notamment : - la vérification des diplômes déjà obtenus, lors de la délivrance de nouveaux diplômes - les statistiques des examens à l échelle internationale Tout centre d examen est donc tenu, lors de l inscription d un candidat se présentant pour la première fois dans ce centre, de s assurer si ce candidat a déjà été immatriculé ou non, et si oui, de reprendre sans modification ce numéro d immatriculation. 21

22 Recherche d un numéro d inscription antérieur Le numéro d'inscription d'un candidat ayant obtenu un ou plusieurs examens dans un autre centre ou pays (que ce soit dans l ancienne ou la nouvelle formule des examens) figure sur les attestations de réussite qu'il a reçues, ou le cas échéant sur ses diplômes. Si le candidat ne peut présenter ces documents, ce numéro pourra être demandé : * au Bureau DELF-DALF du CIEP, pour l ensemble des centres d'examens en France et à l'étranger (préciser les centres d'examens et sessions concernés), * s il s agit d une session très récente dont les résultats n ont pas encore été communiqués au CIEP, directement au centre d examen concerné. État-civil d un candidat L état-civil complet d un candidat (nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance) devra ultérieurement figurer sur les attestations de réussite, puis sur les diplômes. Il doit donc être saisi avec le maximum de précision. En cas d erreur dans la saisie de l un de ces éléments, le centre effectuera lui-même les modifications nécessaires dans sa base de données. Lors du prochain envoi du fichier informatique au CIEP, pour intégration dans la base centrale des candidats, toutes les modifications effectuées par le centre seront automatiquement prises en compte. Cependant, si cette modification intervient alors que le diplôme d un candidat a déjà été délivré, le centre devra procéder comme suit : - effectuer la correction des données erronées dans son propre fichier informatique - adresser aussitôt ce fichier modifié au CIEP, selon la procédure prévue dans le logiciel de gestion (menu «Utilitaires/envoi Commission nationale») - adresser simultanément au CIEP une demande de modification et de réédition de ce diplôme au CIEP, en précisant les raisons de la réédition. Cette réédition sera facturée selon un tarif établi par la Commission nationale. Pour l année , la réédition sera facturée 1 euro. Le nouveau diplôme sera envoyé au centre d examen dans un délai de trois mois à compter de la date de réception de la demande de modification. Cette règle s applique a fortiori aux modifications portant sur les notes obtenues par le candidat (notes qui figurent sur son diplôme). Il est donc demandé aux centres d examens - d exercer la plus grande vigilance et le plus grand contrôle au moment de la saisie de ces données. - de faire systématiquement vérifier par les candidats la saisie des données d état-civil les concernant, au moment de la passation des épreuves et lors de la remise des attestations de réussite. 22

23 Contrôle sur le cursus antérieur des candidats Dans le nouveau dispositif DELF-DALF, du fait de la disparition des unités capitalisables, les centres d examen ne sont plus tenus de ressaisir les examens préalablement obtenus par le candidat dans un autre centre ou un autre pays. Ils ont cependant pour devoir : - de demander son numéro d immatriculation d origine au candidat et de reprendre ce numéro (cf. rubrique précédente). - de s assurer auprès du candidat qu il n a pas déjà obtenu dans un autre centre le diplôme auquel il souhaite s inscrire. Cette vérification inclut les diplômes délivrés par équivalence aux titulaires d unités de l ancienne formule des examens (cf. ci-dessous) Cas particulier : inscription exceptionnelle à un diplôme déjà obtenu Tout candidat souhaitant repasser les épreuves d un diplôme déjà obtenu doit en faire la demande officielle par écrit adressée au Président du jury de délibération du DELF et du DALF avec copie au Recteur d académie. Il précisera dans son courrier qu il renonce de son plein gré au bénéfice du diplôme déjà obtenu dont il joindra l original pour destruction. Après examen de sa demande, et en cas d avis favorable notifié par écrit par les autorités compétentes, le diplôme sera effectivement détruit par le centre d examen. Compte tenu des procédures, la demande doit parvenir au Président du jury de délibération du DELF et du DALF quatre mois avant la session. Unités de contrôle obtenues dans l ancien dispositif Le nouveau logiciel DELF-DALF, diffusé à compter de septembre 2005, permet la reprise de l ensemble des numéros d immatriculation et états-civils des candidats saisis par le centre d examen dans le logiciel précédent. Il ne reprend pas actuellement l historique des unités de l ancienne formule des examens qui ont été passées dans le centre (les structures des anciens et nouveaux examens étant trop différentes). Le précédent logiciel DELF-DALF doit donc être conservé par le centre d examen pour pouvoir consulter cet historique et notamment vérifier si le candidat a eu droit à la délivrance d un des nouveaux diplômes par équivalence d unités obtenues dans l ancien. Inscription à un domaine de spécialité (DALF) Le DALF C1 et le DALF C2 laissent au candidat le choix entre deux domaines : «sciences» et «lettres et sciences humaines». Ce choix doit être effectué lors de l inscription du candidat, et est saisi dans le logiciel de gestion, le domaine choisi devant figurer sur les attestations de réussite et ultérieurement sur le diplôme. Récapitulatif du nombre d inscrits A l issue des inscriptions, chaque centre établit le relevé précis du nombre d inscrits à chaque diplôme, ainsi qu à chaque domaine dans le cas des DALF C1 et DALF C2. Ce relevé permet de répartir les candidats par salles et/ou par Jurys d examinateurs et d établir le nombre de sujets à dupliquer pour chaque centre de passation. Il n a pas à être adressé au rectorat. Ce relevé est éditable directement à partir du logiciel DELF-DALF. 23

24 TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES ET DROIT D ACCES AUX INFORMATIONS Traitement des données personnelles : L identité d un candidat, sa date et son lieu de naissance, sa nationalité sont des données à caractère personnel selon la loi n du 23 janvier 2006 modifiant la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés. Ce type de données doit être traité de manière à garantir leur confidentialité. La loi du 23 janvier 2006 régit le traitement de ces données et leur garantit un certain niveau de protection. Les centres d examen devront impérativement garantir le respect de ce niveau de protection lors du traitement de ces données. Celles-ci ne devront ainsi être communiquées qu aux personnes en charge de l organisation des sessions DELF DALF dans le centre où s est inscrit le candidat, au personnel du rectorat et du CIEP qui gèrent les examens DELF DALF et au candidat à qui elles appartiennent. Le CIEP a déclaré à la CNIL (Commission nationale de l informatique et des libertés) le traitement automatisé des informations nominatives permettant de gérer les sessions du DELF et du DALF. La CNIL autorise les centres d examen à conserver les données personnelles des candidats sur support informatique pendant une durée maximum de 5 ans. Ainsi, passés ces 5 ans, les centres devront archiver ces données. Droit d accès aux informations : La loi française reconnaît à toute personne figurant dans un traitement informatisé un droit d accès aux informations la concernant (article 27 de la loi du 6/01/1978). Conformément aux indications données par la CNIL, tout candidat a donc accès aux informations le concernant en adressant sa demande au Président du jury de délibération qui fera suivre à la Commission nationale du DELF et du DALF. De plus, conformément à l article 32 et aux articles 39 et suivants de cette même loi, la personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée de manière claire et complète, sauf si elle l a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant : 1. de l identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant ; 2. de la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ; 3. du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; 4. des conséquences à son égard d'un défaut de réponse ; 5. des destinataires ou catégories de destinataires des données ; 6. de l'existence d un droit d opposition au traitement de ses données et d un droit d'accès et de rectification ; 7. le cas échéant, des transferts de données à destination d un Etat non membre de la Communauté européenne. Lorsque de telles données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent au moins porter mention des prescriptions figurant aux points 1, 2 et 6. On trouvera page suivante un modèle de note destinée à informer le candidat sur ses droits. Cette note lui sera communiquée lors de son inscription aux examens, pour approbation et signature. 24