SURVEILLANCE DE LA CERTIFICATION

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1 SURVEILLANCE DE LA CERTIFICATION Référence : pro304-c Etat : applicable Version : 14 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Cette procédure décrit le déroulement des opérations règlementaire de surveillance des certificats des certifiés. La surveillance est réalisée par CERTIFI dans le respect des exigences fixées par les arrêtés de compétences spécifiques à chaque domaine, par la norme NF EN ISO/CEI et par les exigences du COFRAC définies dans le document CEPE REF 26 au dernier indice en vigueur. NOUVEAUTES DE LA VERSION 14 : Dernière mise à jour le 12/12/2013 Modification des délais du certifié pour lever les écarts de 15 jours à 8 jours LISTE DE DIFFUSION Voir Spe521-Ep Nomenclature des documents qualité TERMINOLOGIE RQ : Responsable Qualité AQA : Assistante qualité administrative ECAD : Examinateur chargé d audit documentaire pro304-cp Surveillance de la certification V /13

2 SOMMAIRE I. Périodicité de la surveillance... 3 II. Déroulement des opérations de surveillance... 4 A. Planification de la surveillance... 4 B. Lancement de l opération de surveillance... 5 C. Organisation de la surveillance CERTIFI (RQ, AQA) Examinateur et/ou Examinateur chargé d audit documentaire... 5 D. Contrôle les documents initiaux... 6 E. Sélection des rapports de mission... 6 F. Audit documentaire des rapports de mission... 9 G. Contrôle sur ouvrage (CSO) (ou observation sur site) Modalités du contrôle sur ouvrage Pour le bon déroulement du CSO, CERTIFI demande au certifié Résultats du CSO H. Compte rendu de l opération de surveillance I. Traitement des écarts Délais Eléments de réponses J. Evaluation complémentaire III. Décisions consécutives à la surveillance A. Maintien du certificat : B. Suspension (temporaire) du certificat C. Retrait du certificat : pro304-cp Surveillance de la certification V /13

3 Préambule : Le processus de surveillance permet de surveiller la conformité des personnes certifiées aux dispositions applicables du dispositif particulier de certification, en particulier aux compétences mentionnées en annexe 2 des arrêtés de compétences, tout au long du cycle de certification. La surveillance est formalisée à travers l extranet du site internet de CERTIFI, sur une grille de résultats renseignée par : Le certifié (espace membre du site internet de CERTIFI) CERTIFI (espace administratif du site internet de CERTIFI) Examinateur (référent) et/ou ECAD (espace examinateur du site internet de CERTIFI) Les erreurs constatées dans les rapports contrôlés sont communiquées à la personne certifiée sans que CERTIFI n engage sa responsabilité quant au contenu de ces rapports. Une fois finalisée, cette grille de résultats génère le compte rendu : «enr354-cp compte-rendu des opérations de surveillance du certifié» qui formalise les écarts entre les compétences observées et les compétences attendues. L'intervention des contrôles ne modifie ni la nature ni l'étendue des responsabilités qui incombent à la personne certifiée quant au contenu de ses rapports. I. Périodicité de la surveillance Plomb, Termites, DPE et Electricité Certificats obtenus avant le 01/02/2012 Certificats obtenus après le 01/02/2012 Certificats obtenus avant le 01/07/2012 Gaz Certificats obtenus après le 01/07/2012 Amiante Tous les certificats (ces dispositions seront modifiées dès l entrée en vigueur de l arrêté de compétence modificatif) 1 ier cycle de certification de surveillance a lieu entre le début de la 2 ème année et la fin de la 4 ème année de validité des certifications. initiale de surveillance à lieu pendant la 1 ère année de validité de la certification. ET de surveillance a lieu entre le début de la 2 ème année et la fin de la 4 ème année de validité des certifications. de surveillance a lieu entre le début de la 2 ème année et la fin de la 4 ème année de validité des certifications. initiale de surveillance à lieu pendant la 1 ère année de validité de la certification. ET de surveillance a lieu entre le début de la 2 ème année et la fin de la 4 ème année de validité des certifications. de surveillance a lieu durant la 2 ème année de validité des certifications. Cycles de certifications suivants de surveillance a lieu entre le début de la 2 ème année et la fin de la 4 ème année de validité des certifications. de surveillance a lieu entre le début de la 2 ème année et la fin de la 4 ème année de validité des certifications. de surveillance a lieu durant la 3 ème année de validité des certifications. pro304-cp Surveillance de la certification V /13

4 II. Déroulement des opérations de surveillance L opération de surveillance consiste à vérifier que le certifié : se tient à jour des évolutions techniques, législatives et réglementaires dans le domaine concerné, tient à jour l état de suivi des réclamations et plaintes le concernant dans l usage de sa certification, exerce réellement l activité pour laquelle il a obtenu la certification et se conforme aux dispositions règlementaires, normatives ou bonnes pratiques professionnelles en vigueur. Pour cela, CERTIFI réalise des contrôles documentaires et le cas échéant (voir ci-dessous) des contrôles sur ouvrage. Les modalités de ces contrôles sont décrites ci-dessous. A. Planification de la surveillance Pour chaque certificat, l opération de surveillance est lancée conformément au tableau ci-dessous. Cette planification est programmée par procédure informatique automatisée. Période de lancement des opérations de surveillance L opération initiale de surveillance est lancée à partir du L opération de surveillance est lancée à partir du.. 1 ier cycle de certification 6 ème mois du cycle 30 ème mois du cycle Cycles de certifications suivants (et Certificats obtenus avant le 01/02/2012) Transfert (entrant) de certificat 13 ème mois du cycle (25ème mois du cycle pour l Amiante) 3 ème mois après la date du transfert Contenu de l opération de surveillance : documentaire (DOC), contrôle sur ouvrage (CSO) Dans le cadre de l opération de surveillance, hors opération initiale de surveillance (voir tableau cidessus), pour les domaines DPE, Plomb (CREP) avec mention (DRIPP et CTPP) et Gaz, en plus des contrôles documentaires, CERTIFI vérifie également que les informations fournies dans au moins un rapport de mission d un bien diagnostiqué sont conformes aux informations constatées par un examinateur sur l ouvrage (contrôle sur ouvrage). 1ier cycle de certification Opérations de surveillance initiale Opération de surveillance Cycles de certifications suivants Opération de surveillance Amiante DOC DOC Plomb (CREP) DOC DOC DOC Plomb avec mention (DRIPP et CTPP) DOC DOC + CSO DOC + CSO TERMITE DOC DOC DOC DPE DOC DOC +CSO DOC + CSO Gaz DOC DOC +CSO DOC + CSO Electricité DOC DOC DOC pro304-cp Surveillance de la certification V /13

5 B. Lancement de l opération de surveillance CERTIFI envoie par mail automatique l «enr363-cp courrier de lancement de l opération de surveillance» au certifié faisant l objet de la surveillance, lui spécifiant de déposer sous 1 mois maximum, dans son espace membre du site internet de CERTIFI, les éléments suivants : Une justification prouvant qu'il se tient à jour des évolutions techniques, législatives et réglementaires dans chaque domaine objet de sa certification. Le document «enr358- Cp Déclaration nominative sur l honneur de maintenance d une veille technique et règlementaire» est mis à la disposition du certifié en téléchargement sur son espace membre. Il doit avoir pris connaissance en temps utiles des évolutions techniques, règlementaires et pour ce, lister dans ce document à minima les textes (décret, arrêtés, normes ) en vigueurs parus depuis sa certification ou sa dernière opération de surveillance et applicables aux activités couvertes par sa certification. L état de suivi des réclamations et plaintes le concernant dans l usage de sa certification. Le document «enr352-cp Registre des réclamations et plaintes des clients du certifié» est mis à la disposition du certifié en téléchargement sur son espace membre. Pour chaque réclamation, il doit compléter les informations demandées ou inscrire «néant» en l absence de réclamation sur la période considérée. Une déclaration de l activité réellement pratiquée par le certifié sur les différents types de diagnostics. Cette déclaration fait état pour chaque domaine de certification, de la liste de tous les rapports établis par le certifié depuis le début du cycle de certification, liste renseignée pour chaque rapport, de son identification, de sa date, du type de conclusion ou de mission,... (voir ci-après «tableau de déclaration et de sélection des rapports de mission» les exigences particulières à chaque domaine) Le document «enr378-cp Tableau de déclaration des diagnostics» est mis à la disposition du certifié en téléchargement sur son espace membre pour formaliser cette déclaration. La non- réception dans les délais, ou réception partielle des documents exigés est constitutif d un écart majeur. Sans réponse du certifié au mail de lancement de la surveillance, à échéance du délai accordé pour déposer les documents demandés, CERTIFI peut prendre alors la décision de suspendre le certificat concerné. CERTIFI notifie au certifié cette décision par mail et par courrier recommandé avec accusé de réception (indiquant au certifié que son certificat est suspendu jusqu à obtention des documents initiaux). C. Organisation de la surveillance A réception complète des 3 documents présentés ci-dessus : 1. CERTIFI (RQ, AQA) 1. contrôle les documents initiaux le registre des réclamations et plaintes des clients du certifié. la déclaration nominative sur l honneur de maintenance d une veille technique et règlementaire. la déclaration de l activité réellement pratiquée sur les différents types de diagnostics. 2. sélectionne un échantillon des rapports de missions conformément au tableau ci-dessous. 2. Examinateur et/ou Examinateur chargé d audit documentaire 1. audite les rapports de missions du certifié (audit documentaire initial). 2. évalue les réponses des certifiés aux écarts qu il a prononcé (évaluation complémentaire). pro304-cp Surveillance de la certification V /13

6 D. Contrôle les documents initiaux Dans un premier temps, CERTIFI vérifie pour chaque document demandé, sa transmission effective par le certifié. Pour chaque document non transmis, sera prononcé un écart majeur. Dans un second temps, CERTIFI vérifie le contenu de chaque document demandé : 1 / la déclaration de l activité réellement pratiquée sur les différents types de diagnostics. CERTIFI contrôle cette déclaration conformément aux exigences définie ci-dessus pour chaque domaine objet de la surveillance. Un écart majeur est prononcé si le nombre de diagnostic déclaré par le certifié est inférieur au minimum règlementaire exigé, de même lorsque le certifié ne déclare aucune activité dans le domaine concerné (voir ci-après «tableau de déclaration et de sélection des rapports de mission» les exigences particulières à chaque domaine). 2/ le registre des réclamations et plaintes des clients du certifié. CERTIFI contrôle que les certifiés ayant fait l objet d une réclamation enregistrée par CERTIFI déclarent cette dernière dans leur registre. Dans le cas contraire, un écart mineur est prononcé. 3/ la déclaration nominative sur l honneur de maintenance d une veille technique et règlementaire. CERTIFI contrôle que le certifié s est tenu à jour des évolutions techniques et règlementaires (décret, arrêtés, normes ) depuis l obtention de sa certification. Les références des textes correspondants doivent figurer dans sa déclaration. Un écart mineur est prononcé dès lors que plusieurs textes ne figurent pas dans cette déclaration. Dès lors que le contrôle des documents initiaux est réalisé : les résultats de ce contrôle sont versés automatiquement dans le compte rendu : «enr354-cp compte-rendu des opérations de surveillance du certifié». le compte rendu est publié dans l espace membre du certifié et simultanément, le certifié est informé par mail automatique de sa mise à disposition E. Sélection des rapports de mission CERTIFI sélectionne un échantillon des rapports représentatif de l activité déclarée par le certifié pour chaque domaine pour lequel il est certifié au regard des exigences règlementaires et conformément au tableau ci-dessus. La sélection une fois clôturée enclenche une demande de CERTIFI (mail automatique) auprès du certifié de lui communiquer sous 8 jours les rapports ( A compter de la date de cette demande, la décision en matière de surveillance est notifiée au certifié dans un délai maximum de 2 mois. En cas de contrôle sur ouvrage, ce délai est porté à 3 mois. Les références des rapports sélectionnés par CERTIFI apparaissent dans l onglet «ma surveillance» de son espace membre sur le site internet de CERTIFI. Le certifié dépose sur son espace membre les rapports correspondants aux références sélectionnées sous forme de fichiers électroniques. Pour chaque rapport déposé, il renseigne* également selon le domaine et la règlementation en vigueur, le type de mission, de conclusion, de méthode et/ou de bâtiment associé (voir tableau cidessous). (*) Ces renseignements complémentaires sont sélectionnés par le certifié à partir d une liste de choix (champs déroulant). Les rapports sélectionnés ainsi qualifiés sont alors versés dans l espace de l examinateur en charge de l audit documentaire initial de son dossier. pro304-cp Surveillance de la certification V /13

7 TABLEAU DE DECLARATION ET DE SELECTION DES RAPPORTS DE MISSION Domaine Type de mission Nombre de rapports minimum que le certifié doit avoir réalisé Nombre de rapports contrôlés par CERTIFI Audit documentaire DOC Contrôle sur ouvrage CSO Amiante Vente ou en vue de réalisation du Diagnostic Technique Amiante Repérage avant travaux (y compris démolition) représentatifs des types de missions réalisées - Examen visuel pro304-cp Surveillance de la certification V /13

8 TABLEAU DE DECLARATION ET DE SELECTION DES RAPPORTS DE MISSION (SUITE) Domaines Plomb Termites DPE Type de mission Constat des Risques d Exposition au Plomb : CREP (vente ou location) Diagnostic des Risques d Intoxication au Plomb : DRIPP Contrôles après travaux en présence de plomb Vente Location Vente Construction neuve Bâtiments publics Attestation neuf ou existant Type de bâtiment (Amiante, DPE) Type de conclusion (Plomb, Termites, Gaz) Pourcentage d unités de diagnostics de classe 0, de classe 1 ou de classe3 Présence ou absence de revêtements dégradés contenant du plomb Conformité ou nonconformité des travaux Présence ou absence d indices d infestation de termites Maison individuelle Appartement Immeuble à usage principal d habitation Bâtiment à usage principal autre qu habitation Méthode Consommation estimée Consommation réelle Nombre de rapports minimum que le certifié doit avoir réalisé (OIS : opération initiale de surveillance OS : opération de surveillance) 4 (OIS) depuis l obtention du certificat 5 (OS) sur les 12 derniers mois 4 (OIS) depuis l obtention du certificat 5 (OS) sur les 12 derniers mois 4 (OIS) depuis l obtention du certificat 5 (OS) sur les 12 derniers mois Nombre de rapports contrôlés par Certifi Audit documentaire DOC 4 avec au moins un rapport par type de conclusion 4 avec au moins un rapport par type de conclusion 4 avec au moins un rapport pour chacun des types de locaux et de méthodes Contrôle sur ouvrage CSO 1 DRIPP - 1 (si DPE avec mention, porte sur un diagnostic à l immeuble ou un bâtiment à usage principal autre qu habitation) Gaz Electricité Vente Vente Absence d anomalie, anomalie A1, A2 ou DGI Présence ou absence d anomalie 4 (OIS) depuis l obtention du certificat 5 (OS) sur les 12 derniers mois 4 (OIS) depuis l obtention du certificat 5 (OS) sur les 12 derniers mois 4 avec au moins un rapport par type de conclusion 4 avec au moins un rapport par type de conclusion - 1 pro304-cp Surveillance de la certification V /13

9 F. Audit documentaire des rapports de mission L audit documentaire des rapports déposés par les certifiés sur leurs espaces membre est réalisé par les examinateurs chargés d audit documentaire et/ou examinateurs sur l espace examinateur de l extranet du site internet de CERTIFI. CERTIFI a défini pour chaque domaine de certification les critères de surveillance c'est-à-dire l ensemble des points objets de la vérification par l examinateur dans une grille d audit documentaire («enr374-cp-grille d'audit documentaire»). Ces critères sont définis d après les dispositions règlementaires, normatives ou bonnes pratiques professionnelles en vigueur. Toute non conformité par rapport aux critères de surveillance est classée par CERTIFI en écart mineur ou écart majeur conformément aux définitions suivantes : Ecart mineur : écart dont le résultat n affecte pas ou n est pas susceptible d affecter directement et immédiatement la fiabilité des résultats du diagnostic et/ou le niveau de compétence du TDI. Ecart majeur : écart mettant en cause la fiabilité des résultats du diagnostic et/ou le niveau de compétence du TDI. Dès lors que l examinateur publie l audit documentaire des rapports de mission du certifié : - les résultats de ce contrôle sont versés automatiquement dans le compte rendu : «enr354-cp compte-rendu des opérations de surveillance du certifié». - le compte rendu est publié dans l espace membre du certifié et simultanément, le certifié est informé par mail automatique de sa mise à disposition. G. Contrôle sur ouvrage (CSO) (ou observation sur site)- Domaines DPE (individuel), DPE avec mention (tous types de bâtiment), mention Plomb (DRIPP et CTPP) et Gaz. Tout contrôle sur ouvrage est réalisé par un examinateur missionné par CERTIFI, compétent dans le domaine concerné. Domaine DPE : 1. Modalités du contrôle sur ouvrage Le CSO porte sur un diagnostic de performance énergétique sélectionné par CERTIFI (cf. point «e) Sélection des rapports» ci- dessus) préalablement établi par la personne certifiée depuis le début du cycle de certification. Dans le cas d une certification avec mention, Il porte sur un diagnostic à l'immeuble ou un bâtiment à usage principal autre que d'habitation, selon la méthode des consommations estimées si le cas a été rencontré, ou selon la méthode des consommations relevées sinon. Ce contrôle, en présence de la personne certifiée ou à défaut en son absence si elle a été dûment convoquée au moins sept jours auparavant, consiste en : - la vérification complète des données d'entrée du bâtiment employées pour établir le diagnostic de performance énergétique, - la vérification complète des recommandations émises, - l'examen sur place du bâtiment afin de vérifier la concordance entre les informations fournies dans le rapport et le bâtiment diagnostiqué. Domaine GAZ : Le CSO porte sur un état d installation intérieure de gaz sélectionné par CERTIFI (cf. point «e) Sélection des rapports» ci- dessus) préalablement établi par la personne certifiée depuis le début du cycle de certification. Ce contrôle, en présence de la personne certifiée ou à défaut en son absence si elle a été dûment convoquée au moins sept jours auparavant, consiste en : - l'examen sur place de l'installation afin de vérifier la concordance entre les informations fournies dans le rapport et l'installation diagnostiquée. pro304-cp Surveillance de la certification V /13

10 Mention Plomb (DRIPP et CTPP) : Le CSO est réalisé sur la base d'un rapport préalablement établi ou une nouvelle prestation ; cette observation, en accord avec CERTIFI et en présence de la personne certifiée, permet de vérifier la conformité de la prestation avec les méthodes décrites dans l'arrêté du 19 août 2011 relatif au diagnostic du risque d'intoxication par le plomb des peintures ; L'observation d'une prestation sur la base d'un rapport ne peut être réalisée plus de deux mois après la prestation ; CERTIFI organise un entretien en face à face avec la personne physique certifiée portant notamment sur la prestation observée et si nécessaire sur la revue commune de rapports déjà réalisés. L'un des cinq premiers diagnostics du risque d'intoxication par le plomb des peintures immédiatement consécutifs à une attribution de la mention fait l'objet d'une observation sur site selon les spécifications de l'alinéa précédent, et il n'y a dans ce cas pas d'autre obligation d'observations sur site pendant la durée du cycle de certification restant à courir. Suite à cette observation et à l'entretien, CERTIFI indique aux donneurs d'ordre de la personne physique certifiée ses conclusions quant au maintien, à la suspension ou au retrait de la mention. 2. Pour le bon déroulement du CSO, CERTIFI demande au certifié de lui communiquer les données d entrée relevées lors de sa visite du bien objet du rapport de mission de contacter le propriétaire du bien sélectionné par CERTIFI afin de recueillir son consentement sur l intervention et sa programmation (au regard des disponibilités de CERTIFI), d être présent lors de ce contrôle et de ce munir de tout matériel de diagnostic permettant de mener à bien un diagnostic dans le domaine objet du CSO 3. Résultats du CSO Toute non conformité par rapport aux critères d évaluation est classée par l examinateur en écart mineur ou écart majeur conformément aux définitions ci-dessus. CERTIFI a défini les critères d évaluation c'est-à-dire l ensemble des points objets de la vérification sur site par l examinateur dans une grille figurant dans le compte rendu : «enr356-cp Compte rendu de contrôle sur ouvrage». Les résultats du CSO sont formalisés dans ce compte rendu. Le compte rendu est réalisé par l examinateur ayant fait le CSO. H. Compte rendu de l opération de surveillance Le compte rendu de l opération de surveillance est constitué : - des résultats du contrôle des documents initiaux, - des résultats des audits documentaires des rapports de mission, - des résultats des évaluations complémentaires le cas échéant. Ses résultats sont contenus dans le document «enr354-cp compte-rendu des opérations de surveillance du certifié». Le cas échéant, ce document est complété des résultats du contrôle sur ouvrage contenus dans le document «enr356-cp Compte rendu de contrôle sur ouvrage» Les erreurs constatées dans les rapports contrôlés par CERTIFI sont communiquées au certifié sans que CERTIFI n engage sa responsabilité quant au contenu de ces rapports ; les contrôles (contrôle documentaire et contrôle sur ouvrage) ne modifient ni la nature ni l étendue des responsabilités qui incombent au certifié quant à son contenu. pro304-cp Surveillance de la certification V /13

11 I. Traitement des écarts 1. Délais A compter de la date d émission par CERTIFI du mail «enr359-cp Compte rendu des opérations de surveillance» informant le certifié de la mise à disposition de tout compte rendu sur son espace membre, dès lors que ce compte rendu présente un ou plusieurs écarts (mineurs et/ou majeurs), CERTIFI doit recevoir sous 8 jours la proposition du certifié en vu de faire lever tout écart. A défaut, le certificat est suspendu. Cette suspension court jusqu à la levée de l écart. 2. Eléments de réponses Suite à l audit documentaire des rapports de missions, les réponses attendues du certifié pour lever tout écart, doivent contenir les éléments suivants : 1/ l'action corrective : action que le certifié s engage à mettre en œuvre afin de corriger l'écart, 2/ le délai de mise en œuvre : la date à laquelle le certifié s engage à mettre en application la (les) action(s) correctives(s), 3/ la preuve de mise en œuvre : tout document apportant la preuve de la mise en œuvre de l'action, pour un écart mineur, le certifié peut joindre soit un nouveau rapport de mission différent d'un rapport déjà audité, soit une nouvelle trame vierge d'un rapport, pour un écart majeur, le certifié doit joindre soit un nouveau rapport de mission différent d'un rapport déjà audité, soit une nouvelle trame vierge d'un rapport. L examinateur et/ou l examinateur chargé d audit documentaire évalue la conformité des réponses apportées. Les conclusions de son évaluation peuvent être : La «levée de l écart», La «levée de l écart avec vérification de la mise en œuvre». L écart est levé et l action corrective proposée validée par l examinateur fera l objet d une vérification de son application par le certifié lors de la prochaine évaluation documentaire prévu dans le cadre de la certification en cours s il s agit d écarts issus de l opération initiale de surveillance sinon dans le cadre de la recertification. Le «maintien de l écart» ; l écart n est pas levé, le certifié doit transmettre à CERTIFI une nouvelle réponse. Cette réponse est traitée dans le cadre d une évaluation complémentaire. Pour tout écart maintenu, le délai accordé pour publier une nouvelle réponse est de 8 jours à compter de la publication de la réponse de l examinateur. Tout délai précité ne peut excéder : la date d échéance pour réaliser la surveillance du domaine concerné définie par les arrêtés de compétences. Le délai légal de notification de la décision consécutive à la surveillance (voir 2.e) et ci-après. Ces échéances prévalent sur les délais précités. Dans le cadre de l évaluation complémentaire, CERTIFI définit les règles d'évaluation des réponses des certifiés aux écarts, appliquées par les examinateurs/ecad dans le tableau ci-après : pro304-cp Surveillance de la certification V /13

12 Décisions de l'examinateur/ecad Ecart mineur Ecart majeur Le certifié propose une action pertinente (un engagement) en vue de corriger l écart constaté. Le certifié propose une action pertinente (un engagement) en vue de corriger l écart constaté. Levée de l'écart Il indique une date d'application <= 1 mois (à compter de la date de publication de sa réponse) Il indique une date d'application <= 1 mois (à compter de la date de publication de sa réponse) Si le certifié joint un document proposant l'application de la mise en œuvre de l'action : l'ecad contrôle que le document permet bien de lever l'écart en totalité. Et le certifié joint un document proposant l'application de la mise en œuvre de l'action : l'ecad contrôle que le document permet bien de lever l'écart en totalité. Levée de l'écart avec vérification Le certifié propose une action pertinente (un engagement) en vue de corriger l écart constaté. Il indique une date d'application <= 1 mois (à compter de la date de publication de sa réponse) Et le certifié joint un document proposant l'application de la mise en oeuvre de l'action (l' ECAD contrôle le document) mais ce document proposé ne corrige que partiellement l'écart et il ne demeure qu'une ou des anomalie(s) de forme* *Exemple : le positionnement /dimension du logo Certifi n est pas conforme, etc. Le certifié propose une action pertinente (un engagement) en vue de corriger l écart constaté. La date d'application de son action est <= 1 mois (à compter de la date de publication de sa réponse) Et le certifié joint un document proposant l application de la mise en œuvre de l'action autre qu un nouveau rapport de mission (ex : trame vierge, rapport déjà audité et corrigé par le certifié...) (l ECAD contrôle le document) Le certifié ne propose pas une action pertinente (un engagement) en vue de corriger l écart constaté. Le certifié ne propose pas une action pertinente (un engagement) en vue de corriger l écart constaté. Maintien de l'écart Ou il n'indique pas de date d'application de son action ou la date d'application de son actions est > 1 mois (à compter de la date de publication de sa réponse) Ou le document joint par le certifié ne corrige pas l'écart (l'ecad ayant contrôlé le document). Ou il n'indique pas de date d'application de son action ou la date d'application de son actions est > 1 mois (à compter de la date de publication de sa réponse) Ou le document joint par le certifié ne corrige pas l'écart (l'ecad ayant contrôlé le document). pro304-cp Surveillance de la certification V /13

13 J. Evaluation complémentaire Toute évaluation complémentaire est menée selon l origine de l écart : III. Ecart issu du contrôle des documents initiaux : par CERTIFI (RQ, AQA). Ecart issu de l audit documentaire initial : par l examinateur chargé d audit documentaire et/ou examinateur ayant réalisé l audit. Décisions consécutives à la surveillance La décision en matière de surveillance est notifiée au certifié dans un délai maximum de 2 mois à compter de la date de la demande faite au certifié d envoyer à CERTIFI les rapports sélectionnés. En cas de contrôle sur ouvrage, ce délai est porté à 3 mois. Le certifié est informé par courrier («enr375-cp Courrier de décision suite à l'opération de surveillance») de la décision motivée consécutive à l opération de surveillance. Le motif entraine de fait la décision du Directeur de CERTIFI. Les décisions définies ci-dessous ainsi que leurs motifs sont les suivantes : A. Maintien du certificat : Aucun écart ou écart(s) levé(s) dans les délais. B. Suspension (temporaire) du certificat Non levées des écarts dans les délais. La suspension cours jusqu à la levée définitive des écarts. En cas de contestation du certifié de la décision de suspension du certificat, ce dernier peut instruire une demande en appel*. Dans ce cas, Le Responsable Qualité examine la recevabilité de cette demande et statue : Demande recevable : Certifi saisi le Comité d Appel qui donne un avis favorable ou non au maintien de sa décision. En cas d avis défavorable du maintien de la décision de Certifi, le Comité d Appel peut proposer la réalisation par un examinateur compétent d un audit terrain aux frais du TDI. A l issue de cet audit, l examinateur constate : La levée des écarts ; Certifi décide alors du maintien du certificat. La non levée des écarts ; Certifi maintient la décision de suspension temporaire. Demande non recevable : la décision de suspension temporaire est maintenue jusqu à la levée des écarts. * Cette demande en appel n est pas suspensive de la décision initiale. C. Retrait du certificat : Non levé de l écart majeur prononcé suite au contrôle de la déclaration d activité du certifié. Suspension du certificat depuis plus d un an et un jour à compter de la date d envoi de la décision de suspension temporaire. Sur constat du motif, la suspension ou le retrait du certificat est enregistrée informatiquement par la RQ ou l AQA. La RQ ou l AQA envoie le courrier «enr375-cp Courrier de décision suite à l'opération de surveillance» par mail au certifié ainsi que par courrier recommandé avec avis de réception an cas de suspension ou de retrait du certificat. Le maintien du certificat lui est signifié uniquement par mail. Nota - pour les domaines DPE et Plomb sont appliquées les dispositions suivantes : La suspension de la certification implique la suspension de la mention de même que le retrait du certificat entraine le retrait de la mention. De plus : PLOMB l absence d exercice de l activité spécifique à la mention n entraîne pas le retrait de la mention. DPE sauf cas de force majeure, la cessation d activité spécifique à la mention est un critère de retrait de la mention. pro304-cp Surveillance de la certification V /13

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