PROSPECTION CLIENTS. À Présentation : PROSPECT. 2 Téléchargement. 3 Installation. 6 Ecran d accueil. 7 Paramétrage. 13 Utilitaires

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1 PROSPECT PROSPECTION CLIENTS 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d accueil 7 Paramétrage 13 Utilitaires 17 Utilisation de Ditell Prospect 25 Visu des infos juridiques 36 Options 39 Utilisation avec contrôle des Utilisateurs À Présentation : Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la gestion des données et l accès direct à l information. Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées, contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients : - dates de prises de contacts - planning des prospects à relancer - le planning des appels Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les contacts sur votre force de vente Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un temps précieux. Principales fonctionnalités : Base unique pour tous les contacts. Accès à l'info par toutes les rubriques. Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du réseau (appelé en informatique architecture client serveur). Import export Excel de tout ou partie de la base. Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche client. Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows depuis la fiche client. Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client. Impression papier de la fiche client. etc...

2 PAGE 2 PROSPECT Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l affichage de la fenêtre «Téléchargement de fichier», choisissez «ouvrir» ou «exécuter». L installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l installation soit faite à partir d un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l option «enregistrer» (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Marche à suivre(cas n 2): Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec l icône située sur le bureau et saisissez vos codes d enregistrement. Marche à suivre(cas n 3): Attention d avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d utiliser cette option. Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Prospect. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement

3 PROSPECT PAGE 3 Le logiciel s enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus, appuyez sur «Exécuter», pour lancer l installation.

4 PAGE 4 PROSPECT Choisissez «suivant» Choisissez «Standard»

5 PROSPECT PAGE 5 Choisissez «installer» Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez «Ditel Prospect» par l icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Si vous obtenez l écran ci-dessous, c est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.

6 PAGE 6 PROSPECT Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez «DITEL_Prospect» par l icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. ECRAN D ACCUEIL Le menu principal comprend 5 boutons. Avant de travailler sur ces boutons, il faut paramétrer Ditel Prospect en fonction de votre activité commerciale.

7 PROSPECT PAGE 7 Paramétrage de Ditel Prospect Ouvrez le menu «Fichiers». «Clients» : c est votre fichier client prospect accessible également par le premier bouton nous y reviendrons dans la suite de la notice.

8 PAGE 8 PROSPECT «Villes & codes postaux» : contient la base de données de tous les codes postaux de France et des noms de ville associés (c est une aide à la saisie pour éviter les erreurs). «Commerciaux» : vous devez affecter un code à chacun de vos commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs contacts s ils le désirent.

9 PROSPECT PAGE 9 «Qualité» : vous renseignez la liste des qualités en fonction de votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc. «Règlement» : vous renseignez les modes de règlement.

10 PAGE 10 PROSPECT «Qualifications»: inspiré du «SPANCO», la liste des qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de votre négociation. «Type actions» : les actions vous servent à définir pour chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts.

11 PROSPECT PAGE 11 «TVA» : les codes TVA sont des données comptables pour relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple. «Produits» : les produits sont vos articles à la vente si vous gérez des produits ou des types d affaires si vous êtes dans l immobilier par exemple

12 PAGE 12 PROSPECT «Alarme» : se sont les différents signaux sonores que vous allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts à relancer chaque matin. Le paramétrage est un peu long au départ, mais toutes les données sont essentielles pour une bonne gestion de votre activité commerciale. Chacun doit réfléchir en fonction de son organisation.

13 PROSPECT PAGE 13 Le menu «Utilitaires» «Ré indexation» : en cas de problèmes sur vos fichiers (messages d erreur) vous devez réindexer vos fichiers, suite à une coupure de courant par exemple.

14 PAGE 14 PROSPECT

15 PROSPECT PAGE 15 «Sauvegarde» : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\program Files. «Export Import» : vous permet d exporter ou d importer vos fichiers en format texte v d autres applications (réservé à votre service informatique).

16 PAGE 16 PROSPECT «Paramétrages» : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par exemple de masquer ou d afficher certaines fonctions : utilisation ou non de certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité commerciale. Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela facilite grandement son utilisation par la suite.

17 PROSPECT PAGE 17 Utilisation de Ditel Prospect Menu Principal Ce sont les 5 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients.

18 PAGE 18 PROSPECT «Fichier Clients» : c est ce que vous avez en permanence sous les yeux. Il contient l ensemble de vos contacts : Le haut du tableau est le module recherche, c est le cœur de votre activité. Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels. Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici «monsieur Dupont», vous tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond avec un t ou un d à la fin? Chaque commercial peut mettre son code s il ne veut travailler que sur ses fiches. Vous pouvez connaître vos prospects par n importe lequel des critères de recherche que vous avez définie.

19 PROSPECT PAGE 19 Vous pouvez saisir vos prospects au fur et à mesure des négociations Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects «Import XLS» : importation d un fichier d adresses à partir d Excel. - Pour importer les données provenant d Excel - Choisissez «Import XLS», le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer. - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. - Les boutons et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l importation en cliquant sur le bouton «Importer»

20 PAGE 20 PROSPECT Exemple d import d un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro

21 PROSPECT PAGE 21 Suppression de la ligne titre

22 PAGE 22 PROSPECT Mais le plus important est l aspect avancement de vos négociations inspiré du «SPANCO». Le SPANCO est l historique complet de chaque étape de la prospection : S uspect : l ensemble des relations possibles P rospect : une demande, une info, un contact extérieur A ction : prise en compte de la demande N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre C onclusion : la concrétisation de la vente O rdre : son règlement comptable

23 PROSPECT PAGE 23 Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation. Les boutons du bas de la fiche vous permettent : «Modifier» : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la modifier. «Nouveau» : vous enregistre un nouveau prospect. «Supprimer» : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance. «Calendrier» : donne accès directement à l agenda. «Fermer» : ferme l application, vous revenez au menu principal.

24 PAGE 24 PROSPECT La fiche client Elle contient l ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont propres à votre activité : «Général» : c est une vue globale de la fiche client.

25 PROSPECT PAGE 25 Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score 3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client

26 PAGE 26 PROSPECT «Livraison» : pour renseigner le lieux de livraison (surtout s il est différent des coordonnées générales).

27 PROSPECT PAGE 27 «Contacts» : pour renseigner les données personnels des contacts. «Infos Financières»

28 PAGE 28 PROSPECT «Infos commerciales» : pour renseigner un résumé de vos conversations ou un copié collé d un document reçu par mail par exemple.

29 PROSPECT PAGE 29 «Action» : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche action : facture, contrat etc. Impression : Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier.

30 PAGE 30 PROSPECT L agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée : Rendez-vous, appel téléphonique etc. Vous devez bien su avoir noté pour chaque prospect l action à mener :

31 PROSPECT PAGE 31 Le bouton «Non terminés» vous rappel les actions non terminées à ce jour.

32 PAGE 32 PROSPECT Le bouton «En retard» vous rappel les actions en retard à ce jour.

33 PROSPECT PAGE 33 L export de vos données : Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers Excel ces fiches Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n avez pas besoin de toute la fiche

34 PAGE 34 PROSPECT

35 PROSPECT PAGE 35 Ici par exemple nous n avons exporté que cette partie du fichier client pour par exemple réaliser un mailing

36 PAGE 36 PROSPECT Les options : Les «Options» sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel. Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu à partir de votre fichier vous pouvez décider d exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d appels téléphoniques automatiques en cas d urgence

37 PROSPECT PAGE 37 Le menu «?» Enregistrement : Contient le nom du possesseur du logiciel L à propos vous informe sur la version du logiciel

38 PAGE 38 PROSPECT La présente notice se trouve également sous ce «?»

39 PROSPECT PAGE 39 Utilisation en mode contrôle des utilisateurs Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'està-dire que chaque utilisateur à accès à l ensemble des fiches contacts, certains clients nous ont demandé que l information sur les contacts ne soit visible que sur le code du commercial les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa base. Ces fonctionnalités sont gérées par l administrateur de la base de donnée Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le menu paramètres L option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l utilisateur de ne pas effacer par inadvertance une fiche client.

40 PAGE 40 PROSPECT L option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal

41 PROSPECT PAGE 41 Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des opérations que peut effectuer le commercial. Le groupe A étant réservé à l administrateur du logiciel.

42 PAGE 42 PROSPECT L administrateur défini les droits d accès de chaque utilisateur en fonction du groupe auquel il appartient. Une fois ce paramétrage effectue l administrateur défini un mot de passe pour luimême et pour chaque commercial

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