L outil de travail collaboratif

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1 L outil de travail collaboratif Guide de prise en main 1. Présentation générale L'outil de travail collaboratif propose un espace en ligne de partage de fichiers avec des outils d'annotation pour surligner, écrire, dessiner sur vos documents ou sur un tableau blanc. Une session est créée automatiquement lors de la réservation des salles UEB Barre d outils Pour vous connecter à l outil de travail collaboratif, utilisez le lien web et le code d accès indiqué dans l invitation de réservation des salles UEB Vous pouvez aussi vous munir du code d accès et du titre de la session et vous connecter à partir du portail UEB / Mon espace/ «Accéder à une session de travail collaboratif». Gestion des participants Accès zone fichiers ableau blanc Propriétés du tableau blanc chat 1. L outil tableau blanc L outil tableau blanc sert à la prise de note de l intervenant. Elle peut être partagée ou non avec les participants. Une barre d outils permet d écrire, de dessiner et de tracer sur une large surface. 2. Le partage de fichiers L outil de travail collaboratif permet de partager des fichiers lors de vos sessions de travail (diaporamas, documents textes, images). La barre d outils permet de surligner le texte, annoter les documents, dessiner. Les fichiers sont téléchargeables par les participants. 1

2 Vous pouvez annoter, surligner ou dessiner sur votre document 3. L outil t chat Les participants à la session peuvent interagir dans le t chat, poser des questions à l'intervenant, réagir à des propos. 4. L outil de partage d écran Le modérateur et les participants autorisés peuvent en cours de session partager et donner le contrôle sur leur écran. Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour des démonstrations logicielles ou pour donner la main sur un applicatif installé sur un poste distant. 2. Le tableau blanc Le tableau blanc est la principale fonctionnalité de l outil collaboratif. Il permet, individuellement ou à plusieurs de : dessiner, écrire, surligner et collaborer sur des documents. 2

3 1. Les différents droits de modifications Les participants d une session sur l outil de travail collaboratif peuvent avoir deux rôles distincts : modérateur et utilisateur. Par défaut, le modérateur est l'organisateur de la session. Il reçoit un lien de connexion et un code d'accès pour lui et les participants dans le mail de confirmation de réservation des salles UEB Autre modalité d'accès : portail UEB Mon espace / "Accéder à une session de travail collaboratif" Le modérateur apparaît avec un point rouge, les participants avec un point vert. Il dispose des droits d écriture, de partage de documents et accorde les droits aux participants. Par défaut, l'utilisateur est en mode consultation. Pour agir sur le tableau blanc ou l'espace "Fichiers", le modérateur doit lui donner les droits de modération. Le modérateur peut accorder les droits de modération à d'autres utilisateurs. Il peut donner l accès seulement au tableau blanc à un ou plusieurs utilisateurs. Pour donner les droits, le modérateur doit cliquer sur le nom d'un utilisateur puis sur le droit à accorder. 3

4 2. Fonctionnalités générales Les outils d édition Les modérateurs ont la possibilité d agir sur le tableau blanc grâce à la barre d outils. Sur le tableau blanc, vous pouvez écrire et dessiner. Pour faciliter l'écriture et le dessin, il est recommandé d utiliser une tablette graphique ou interactive avec stylet (disponible dans les téléamphithéâtre et les salles D UEB Autres fonctionnalités : Afficher un document (Word, PDF, PowerPoint, image) Surligner des éléments Ajouter des icônes (flèches) pour appuyer les propos et structurer 4

5 Propriétés (texte, formes et tracé) : Police Couleur Positionnement Vous pouvez ouvrir plusieurs tableaux blancs par session, en cliquant sur en haut du tableau. Cliquez sur la croix noire pour les fermer. Vous pouvez enregistrer le tableau pour le conserver ou pour une utilisation ultérieure en cliquant sur l icône enregistrer dans la barre d outils. Le tableau est alors enregistré au format.xml, qui vous permet de le réutiliser dans une autre session. Si vous souhaitez ne conserver qu une image du tableau, faites Attention, l outil sauvegarde les tableaux un par un. Il faut donc faire autant de sauvegardes que vous avez de tableaux créés. 3. Le partage de fichiers Le partage de fichier est une fonctionnalité importante de l outil collaboratif. Il permet de transmettre des fichiers de travail à l ensemble des participants à une session de travail. 1. Qui peut partager des fichiers? Pour accéder ou partager des fichiers, il faut être modérateur. Les utilisateurs peuvent demander à obtenir les droits de modération dans le menu "Actions" / "Demander la modération 5

6 2. Quels fichiers peut-on partager? L outil collaboratif permet de partager un grand nombre de format de fichiers (.doc,.ppt,.jpeg,...). Privilégiez l'usage du format PDF pour vos présentations car l affichage sur le tableau blanc est de meilleure qualité. 3. Comment partager des fichiers? Pour partager des fichiers dans votre session, cliquez sur la croix verte en haut de l onglet fichiers. Une fenêtre s affiche. En cliquant sur ajouter un fichier vous avez accès aux fichiers de votre ordinateur. Sélectionnez le fichier à importer dans la session. Cliquez sur démarrer l importation. Une barre de chargement apparaît. Si un document est déjà chargé sur le tableau blanc, décochez la case qui propose de charger directement sur le tableau blanc. Votre fichier est désormais partagé sur la session. 4. Comment travailler sur les fichiers pendant la session? Pour afficher un document, double-cliquez sur le fichier. Il apparaît sur un tableau blanc. 6

7 Attention, avant cette manipulation, vous devez créer un tableau blanc vierge, sinon le document s'affiche en superposition. Dès que le document apparaît sur le tableau blanc, vous pouvez le commenter ou le surligner. Vous pouvez effectuer ces actions seuls ou à plusieurs si vous accordez les droits à d autres utilisateurs. 5. Comment télécharger les fichiers importés pendant la session? L outil de partage de fichiers vous permet de télécharger sur votre ordinateur les fichiers partagés par les autres participants de la session. Double-cliquez sur l icône du fichier à télécharger. Un onglet contextuel apparaît pour vous donner des détails sur le fichier (nombre de pages, prévisualisation du document...). Deux icônes apparaissent, un pour télécharger le support dans son format d'origine et un autre pour le télécharger en format PDf. Cliquez sur la flèche de gauche si vous souhaitez télécharger le fichier tel quel. Cliquez sur l icône de droite si vous souhaitez télécharger le fichier converti au format PDF. 7

8 4. Le t chat L outil t chat vous permet de discuter par écrit avec un ou plusieurs participants de la session. 1. Comment démarrer une session de t chat? Il faut être modérateur pour pouvoir démarrer une session de t chat. Un participant sans droits de modération peut répondre à une session de t chat. Il ne peut pas en créer une. Pour créer une session de t chat, le modérateur doit cliquer sur l icône indiqué dans l image ci-contre. Une discussion apparaît alors dans la fenêtre t chat. Vous pouvez alors envoyer des messages en les tapant dans la zone d édition et en cliquant sur envoyer. L outil vous permet également de : Ajouter des émoticônes. Copier / coller le message. Supprimer ce que vous avez écrit dans la zone d édition. 2. Dans quels cas avoir recours à l outil t chat? Quelques pistes d usages pour les étudiants et l enseignant : Echanger avec les participants distants. Poser une question à l intervenant sans perturber le cours. ransmettre des liens et des informations complémentaires. Faire un brainstorming. Sonder les étudiants. 8

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