Grant Preparation Process

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1 Grant Preparation Process Kris Piot Finance Officer Executive Agency ERC.C.1 - Grant Preparation

2 Présentation Unité C1 dans l ERC Convention de subvention ERC Procédure de subvention L accent sur Outils informatiques Durée de la procédure une indication Documentation Qui contacter 2

3 Unité C1 à l ERC 3

4 Convention de subvention ERC Convention de subvention (GA) Engagement entre l ERC et l institution (bénéficiaire principal) Périodes scientifiques et financières séparées Statut du PI «Principal Investigator» Description du Travail (DoW) Annexe I de la convention de subvention Partie du contrat à implémenter, possibilité de modification -> avenant Cadre général + budget du projet comme proposé au départ Conditions générales - Annex II + autres annexes 4

5 Procédure de subvention (1/2) publication de l appel Date limite PE évaluation Invitation à la préparation préparation/signature Préfinancement Date limite SH évaluation Invitation à la préparation préparation/signature Préfinancement Date limite LS évaluation Invitation à la préparation préparation/signature Préfinancement Multi-disciplinary Invitation à la préparation préparation/signature Préfinancement Liste reserve Invitation à la préparation préparation/signature Préfinancement Vérification éthique/évaluation B C1 C2

6 Procédure de subvention (2/2) Invitation Lettre d Invitation Session NEF Principal Investigator Host Institution Préparation Vérification des docs. + Correspondence par Envoi documents par Envoi données via NEF Envoi version originale signée 1. Accusé de réception 2. Signed bank Info form 3. Signed statement of bank account 4. Draft supplementary agreement 5. Description of work 6. Statement of changes 7. Copy of PI ID proof of residence (if needed) 8. Completez dans NEF, + submit 9. Imprimez.pdf dans NEF + signature Signature 1. Cover letter 2. Draft Grant Agreement Signature Grant Agreement Confirmation date de début Envoi par Doc. originaux par la poste Host Institution Signez Grant Agreement Signez Supplementary Agreement NOUVEAU! GPF S SIGNES 1. Cover letter 2. Grant Agreement Envoi par la poste Copie du Cover Letter par Host Institution Principal Investigator

7 L accent sur Date de début du projet (fixe, révision éthique) Implication éventuelle de tiers Changements Annexe I «Funding ID» autres sources de financement Frais de voyage vs. Autres Préfinancement vs. Investissement équipement Nature du compte bancaire Clauses spéciales 7

8 Date de début d du projet 2 options 1 jour du mois qui suit la signature du contrat Date fixe Tous les projets Date de début dans les 6 mois qui suivent la lettre d invitation Nature des projets de recherche exploratoire Date de la signature ERC < date de début une exception = raison scientifique attention si révision éthique en cours 8

9 Sous-traitance vs. Tiers Tiers - mise a disposition des ressources Sans frais Bénéficiaire rembourse tiers Tiers - participation dans le travail Sous-traitance Entités couvertes par la Clause Spéciale 10 Nouveau bénéficiaire 9

10 Sous-traitance vs. Tiers Tiers - mise à disposition des ressources Sans frais Bénéficiaire rembourse tiers Tâches, frais et ressources doivent être mentionnés dans l Annexe I 10

11 Sous-traitance vs. Tiers Tiers - participation dans le travail Sous-traitance Entitées couvertes par la Clause Spéciale 10 exception «business conditions» pas une partie essentielle du travail pas de publication scientifique description des tâches dans DoW exemple auditeurs externes TP liée (convention) au bénéficiare. Exemple - UMR s Unités mixtes de recherche 11

12 Changements DoW déclaration des changements changements infimes changements de la partie scientifique phase préparatoire après la signature dialogue scientific officer dialogue C2 avenant au contrat? 12

13 Funding ID «Guide for applicants»p41 : «In addition to the standard academic and research record, the CV should include a succinct "funding ID" which must specify current research grants as well as ongoing applications.» Nécessités DoW - liste + info additionnelles sur le «funding ID» - declaration cfr. double financement 13

14 Frais de voyage vs. Autre Travel costs Other costs seulement pour les membres de l équipe du projet lien direct avec le projet valeur ajoutée de la participation de l expert description dans le DoW participation irrégulier principes comptables habituels raisonnable enregistrés dans les comptes du bénéf. 14

15 Prefinancing vs. équipement calculé sur base de la formule standard +/- 40% de la contribution totale préfin = (contribution totale/#nr per.)*160% vérification vs. montant prévu pour la 1ère période préfin = maxcontribution #periodes 160% 15

16 Compte bancaire Obligation de fournir un compte bancaire rénuméré Établi par le Règlement Financier (art. 5a) et les Règles d Implementation (art. 4a) applicable aux: - Bénéficiares des GA type mono-beneficiary - Bénéficiares principaux des GA type multi-beneficiary Effectif dans tous les appels à propositions lancés à partir du Programme de Travail Toutes les Institutions à partir de l appel ERC-2010-StG 16

17 Compte bancaire Exonération possible Seules les entitées publiques ou les organisations internationales peuvent être exonérées et seulement si suite à leur législation nationale ou traité: - Il est légalement impossible d ouvrir un compte portant des intérêts. - une procédure administrative lourde est à suivre pour ouvrir ce type de compte bancaire 17

18 Compte bancaire Comment obtenir une exonération? Demande basée sur une déclaration d honneur (formulaire disponible) Indiquer les provisions légales qui empêchent l ouverture Envoyer à la boîte fonctionnelle: REA-URF-validation@ec.europa.eu Demandes vont être analysées par la REA - Research Executive Agency

19 Compte bancaire Dans le cas de non-conformité Pendant la préparation du contrat: L entitée ne peut pas effectuer le rôle du bénéficiare principal Pendant l implémentation du contrat: Chaque fausse déclaration (suite au ad hoc vérification ou audit) sera sujette à des sanctions (voir règlement financier et/ou le contrat modèle).

20 Clauses Spéciales Article 7 du convention Clause speciale 6 préfinancement 10 Tiers lié à un bénéficiaire 15 exigences révision éthique 30 mono- vers multi-bénéficiaire 20

21 Outils informatiques Exemples NEF ( , PrtScr, ) Accès NEF vs. Participant Portal Nouveautés Qui contacter? en premier lieu l Agent Financier Statut «complete» vs. «unfinished» Points d exclamation version.pdf Erreurs/problèmes système lent 21

22 Outils IT Invitation NEF 22

23 Outils IT Portail des participants 23

24 Outils IT ECAS - NEF 24

25 Outils IT Nouveautés 25

26 Outils IT - Attention 26

27 Durée de la procédure une indication De l invitation à la signature StG-2007 AdG-2008 StG-2009 AdG-2009 Moyenne Minimum Médiane Maximum

28 Documentation Lettre d Invitation sous forme électronique Site de l ERC CORDIS Other Annexes Model GA SA GfGH GfA 28

29 Documentation site ERC 29

30 Documentation - CORDIS 30

31 Qui à contacter - pendant la préparation après la signature boîtes fonctionelles: ERC-STG-APPLICANTS@ec.europa.eu ERC-ADG-APPLICANTS@ec.europa.eu boîte fonctionelle C2: ERC-C2@ec.europa.eu financial officer cfr. Lettre d Invitation 31

32 Merci pour votre attention 32