FORMATION UTILISATEURS BIEP. Support de formation Comptes gestionnaire de candidatures

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1 FORMATION UTILISATEURS BIEP Support de formation Comptes gestionnaire de candidatures DGAFP/SDRH

2 Espace recruteur Les droits associés au Gestionnaire candidatures Un compte gestionnaire de candidatures peut : Gérer des candidatures Gérer des modèles de courrier Avoiraccèsaumodule«statistiques» Paramétrer son compte Consulter la CV-thèque

3 Connexion à l espace recruteur 1. Demande de création de compte 2. Page d accueil 3. Rubrique «Mon compte» 4. Trucs et astuces Réponse à offres Le traitement en masse Le traitement unitaire Les appréciations Vue globale Concepts clés Focus sur les entités Focus sur le périmètre Focus sur le portefeuille Profils Utilisateurs URLS de Connexions Se connecter Page d accueil Menus, Trucs & Astuces

4 Connexion à l application Demander la création d un compte : La demande de création de compte est accessible depuis l espace candidat

5 Connexion à l application Demander la création d un compte : Remplir les champs demandés Un mail vous sera envoyé à l adresse mail indiquée pour la création du mot de passe

6 Connexion à l application La BIEP est une application web, accessible depuis Internet : L espace recruteur est accessible avec les navigateurs IE, Firefox, Chrome et Safari Utiliser les identifiants et mot de passe générés à l étape précédente Vous serez automatiquement déconnecté de l espace recruteur après 60 minutes d inactivité.

7 Présentation Générale La page d accueil de l espace recruteur (Back office) Depuis la page d accueil de votre espace recruteur, vous accédez directement à votre tableau de bord composé de différents objets (1), d un moteur de recherche (2) de bouton d accès rapides aux différentes actions possibles (3) 3 2 1

8 Présentation générale Personnalisation de la page d accueil: Les objets présents sur votre page d accueil ou tableau de bord sont personnalisables par le gestionnaire du compte Vous pouvez ainsi choisir ce que vous souhaitez voir afficher dans votre tableau de bord selon vos préférences Allez dans la rubrique «Mon compte» puis «Page d accueil» Vous accédez à un formulaire vous permettant de définir les informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre tableau de bord

9 Présentation générale Rubrique «Mon compte» Cette rubrique vous permet également de personnaliser : L affichage de vos listes de résultats Votre mot de passe Vos requêtes

10 Présentation Générale Menus, Trucs & Astuces Une même structure de menus dans toute l application : Les alertes de la page d accueil sont cliquables :

11 Gestion des candidatures (Back office espace recruteur) 1. Réponse à offres 2. Le traitement en masse 3. Le traitement unitaire 4. Transmission externe Réponse à offres Le traitement en masse Le traitement unitaire Les appréciations

12 Gestion des candidatures Réponses à offre Il existe plusieurs façon pour traiter les candidatures dans l application: Via l objet «Candidatures» disponible sur votre page d accueil Via le «Tableau de bord» accessible depuis le menu «Offres» pour : Traiter les candidatures de son portefeuille Traiter les candidatures de son périmètre Pouvoir filtrer les offres et les candidatures 12

13 Gestion des candidatures Le traitement en masse Les actions en masse sont disponibles à partir d une liste de candidatures disponible à partir de la liste déroulante «Actions» > «Exécuter» : Ces actions : Génèrent des événements candidature Peuvent générer l envoi d un mail aux candidats Peuvent générer un changement de statut Il est aussi possible de filtrer les différentes listes de candidatures, ou d utiliser la fonctionnalité CV Reader ( ), outil permettant d accéder aux documents des candidats directement dans l application, pour faciliter le traitement des candidatures. 13

14 Gestion des candidatures Le traitement unitaire (1/2) Trois façons de traiter une candidature : + Bouton «Actions» + Bouton «Écrire» + Boutons d actions rapides 1 Les boutons d actions rapides ne donnent pas la possibilité de relire l avant envoi, à l inverse du bouton «Ecrire». 1 Transmission externe: Envoi un mail demandant à un opérationnel de statuer sur la candidature. 14

15 Gestion des candidatures Le traitement unitaire (1/2) Sur la fiche du candidat, dans l onglet historique, les actions unitaires et des événements candidatures sont disponibles : Bouton Action Bouton Ecrire Permet de notifier un événement candidature dans l historique. N envoie pas de mail. Envoie un mail et notifie un événement dans l historique. Donne accès à une liste de courriers de réponse au candidat en rapport avec sa candidature. 15

16 Gestion des candidatures Zoom sur la barre d actions rapides Vous disposez en haut à droite de l écran d une barre de tâches vous permettant d exécuter des actions sur cette candidature CV reader, permettant de consulter rapidement les documents (CV et LM) du candidat Permet de rechercher des offres correspondant au profil du candidat Envoi par de la fiche candidat a un autre recruteur Écrire un au candidat Permet de signaler que la candidature n a pas encore été traitée Transmission externe de la candidature pour avis. Un mail contenant un lien vers la candidature sera envoyé afin que la personne puisse statuer directement depuis l outil. 16

17 Espace recruteur Gestion des candidats (espace recruteur) 1. Créer des candidats 2. Rechercher des candidats (CV-thèque) Réponse à offres Le traitement en masse Le traitement unitaire Les appréciations

18 Gestion des candidats Création d un candidat Il est possible de créer un candidat ou un collaborateur de deux manières : + La création depuis l espace recruteur du candidat + La création par le candidat, via l espace candidat La création d un candidat s accompagne nécessairement de la création d une candidature : + Réponse à offre + Candidature spontanée + Positionné sur offre

19 Rechercher un candidat Rechercher un candidat 2 modes de recherche sont possibles La recherche simple La recherche étendue Le moteur de recherche des candidats est accessibledepuis la rubrique «Candidats» puis «Rechercher» Vous accédez alors au formulaire de «recherche simple». Pour élargir votre recherche un mode «recherche étendue» est proposé 19

20 Rechercher un candidat La liste des candidats potentiels s affiche. Vous pouvez : 1- traiter les candidatures depuis l outil (correspondre, transférer, positionner sur une offre ) 2 -exporter la liste des candidats au format Excel et la traiter par ailleurs. 1 2 Vous pouvez également : Enregistrer la recherche pour vous en resservir. Affiner la recherche Modifier la recherche Faire un nouvelle recherche

21 Gestion des statistiques (Espace recruteur) 1. Statistiques 2. Rapports Excel +

22 Gestion des statistiques Le menu «Statistiques» permet d obtenir des rapports statistiques prédéfinis. En cliquant sur «Consulter», on accède à la recherche souhaitée. 22

23 Gestion des statistiques Tous les rapports sont exportables sous différents format, dont le format Excel 23

24 Gestion des statistiques Rapports Excel + (1/3) Il est possible de créer des rapports personnalisé grâce aux fonctionnalités d Excel. Le principe est d importer un format de statistique personnalisé, comme des tableaux croisés dynamiques, des graphiques, pour vous permettre de reproduire ces statistiques à jour et directement au bon format quand vous le souhaitez. 24

25 Rapports Excel + (2/3) Un rapport est composé d une ou plusieurs sources dont le nombre et le contenu des colonnes, ainsi que des critères de recherche qui sont entièrement personnalisables. 25

26 Gestion des statistiques Rapports Excel + (3/3) Un rapport peut se présenter sous la forme d un fichier Excel pour faciliter l exploitation des données. Ce fichier sera utilisé comme base pour l export des données et permet de construire des rapports utilisant toutes les fonctionnalités d Excel. 26

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