Établir le bulletin de paie d un salarié mis à pied. Livre blanc

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1 Établir le bulletin de paie d un salarié mis à pied Livre blanc Mai 2013 Page 1 sur 10

2 Mise à pied disciplinaire, mise à pied conservatoire : en quoi ces deux formes de mise à pied sont-elles différentes? A quel moment utiliser l'une ou l'autre? Dans les deux cas, la mise à pied a pour effet de suspendre le contrat de travail du salarié. Ce dernier ne doit plus venir travailler et ne doit plus être rémunéré. Mais, alors que la mise à pied disciplinaire est une sanction, la mise à pied à titre conservatoire n'en est pas une. Il s'agit d'une mesure d'attente préalable à la prise d'une sanction, mesure décidée pour éviter un trouble dans l'entreprise. Mise à pied disciplinaire C'est une sanction qui a des conséquences sur la rémunération du salarié. Les sanctions pécuniaires sont interdites par la loi, pour autant ici, la perte d'argent n'est pas une sanction, mais la conséquence de la suspension du contrat. Le salarié ne percevra pas de rémunération pour chaque journée durant laquelle il a été en mise à pied disciplinaire. Mise à pied conservatoire Cette mise à pied suspend également le contrat de travail. Elle peut donc entraîner aussi une perte de rémunération pour le salarié, mais tout dépend de l'issue que choisira l'employeur. Si le salarié n'est pas licencié pour faute grave ou lourde, alors l'employeur devra rémunérer toute la période de mise à pied conservatoire. Dans le cas contraire, la période de mise à pied ne sera pas rémunérée. ATTENTION Si l'employeur décide finalement de prononcer une mise à pied disciplinaire comme sanction, alors que le salarié était placé en mise à pied conservatoire, il peut choisir d'imputer la durée de la mise à pied disciplinaire sur la période de mise à pied conservatoire qui a eu lieu. Exemple Le salarié commet un vol le lundi 1 er février. L'employeur le place en mise à pied conservatoire. L'entretien préalable a lieu le mardi 9 février et le salarié reçoit sa notification de sanction le vendredi 12. L'employeur a choisi de n'infliger à ce salarié, irréprochable jusque-là, qu'une mise à pied disciplinaire de 5 jours. La mise à pied conservatoire a duré 10 jours. L'employeur précise dans sa notification que la mise à pied disciplinaire s'impute sur la durée de la mise à pied conservatoire. Le salarié perd donc 5 jours de rémunération et l'employeur devra payer 5 jours qui n'ont pas été travaillés (en règle générale, sauf à être limité par le règlement intérieur sur la durée de la mise à pied, on tentera pour éviter cette situation, de prononcer une mise à pied disciplinaire de la même durée que la mise à pied conservatoire qui a eu lieu. Le salarié n'ayant pas été licencié, il est alors rare qu'il choisisse de contester la sanction). Analysons dans le détail comment ces évènements se traduisent sur le bulletin de paie : Situation 1 : salarié sanctionné d une mise à pied disciplinaire de 5 jours Situation 2 : salarié soumis à une mise à pied conservatoire Page 2 sur 10

3 Page 3 sur 10 Siuation n o 1 : salarié sanctionné d une mise à pied disciplinaire de 5 jours 2 1

4 À retenir Il existe deux sortes de mise à pied : la mise à pied disciplinaire qui constitue une sanction pour le salarié et la mise à pied conservatoire qui est une mesure d attente afin de mettre en place une procédure de licenciement pour faute. Il est important pour l employeur de bien distinguer les deux et d être clair sur le choix de la mise à pied car les conséquences pour le salarié varient considérablement. La mise à pied disciplinaire le privant de son salaire, on pourra voir le nombre d absences sur son bulletin de paie. Les points de vigilance 1. La durée de la mise à pied disciplinaire : elle est à durée déterminée et ne doit pas dépasser un délai raisonnable. 2. La retenue sur salaire : la mise à pied disciplinaire est une sanction, elle implique donc une retenue sur salaire. Cependant, on constate une différence de taux horaire au niveau de l absence comptabilisée étant donné que le calcul pour absence est effectué sur la base de l horaire réel. Page 4 sur 10

5 Page 5 sur 10 Situation n o 2 : salarié soumis à une mise à pied conservatoire 1

6 À retenir Dans le cadre de cette mesure d attente, il n y a pas de retenue de salaire puisqu il ne s agit pas d une sanction ; elle est imposée au salarié qui a commis une faute rendant impossible son maintien dans l effectif de l entreprise. Elle sera donc immédiatement suivie d une procédure de licenciement pour faute grave ou lourde. Si la procédure va jusqu au terme de la mise à pied conservatoire, le salarié ne sera pas payé durant la période considérée. Les points de vigilance 1. Paiement du salaire : paiement du salaire intégral car il ne s agit pas d une sanction. Page 6 sur 10

7 Explication des situations 1 et 2 Bon à savoir Un employeur qui veut sanctionner un salarié fautif a plusieurs possibilités pour le faire, notamment la mise à pied disciplinaire. Cette mesure doit comporter un terme précis, être motivée, proportionnelle à la faute et non discriminatoire. Elle suspend le contrat de travail et entraîne de ce fait des conséquences importantes pour le salarié puisqu il n a pas à venir remplir ses fonctions, mais surtout il ne reçoit pas son salaire pour la durée considérée. Elle ne peut pas être suivie d un licenciement pour les mêmes faits car on ne peut pas sanctionner deux fois pour la même faute. L employeur a 2 mois à compter de la connaissance des faits pour mettre en place la mise à pied disciplinaire selon une procédure encadrée : convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire, entretien et notification, alors qu aucune formalité n est requise pour la mise à pied conservatoire. Il ne faut pas la confondre avec la mise à pied conservatoire qui, elle, n est pas une sanction mais une mesure d attente, de mise à l écart, en vue de prendre une décision à l égard d un salarié qui a commis une faute rendant impossible son maintien dans l effectif de l entreprise, et qui doit donc être immédiatement suivie d une procédure de licenciement pour faute grave ou lourde. Si la procédure va jusqu au terme de la mise à pied conservatoire, le salarié ne sera pas payé durant la période considérée. En revanche, si l employeur revient sur sa décision, qu il décide finalement d une sanction disciplinaire telle qu un avertissement par exemple ou que le licenciement est considéré comme illicite, l employeur devra le salaire. En résumé, la période de mise à pied conservatoire sera payée ou non selon les cas : Période qui devra être payée pas de sanction finalement prononcée ; sanction moins lourde que la mise à pied disciplinaire ou pour une période inférieure à la mise à pied à titre conservatoire ; licenciement pour un motif autre que pour faute grave ou lourde (insuffisance professionnelle par exemple). Période qui ne sera pas payée licenciement pour faute grave ou lourde ; mise à pied disciplinaire pour une période égale ou supérieure à la mise à pied à titre conservatoire. Quel que soit le type de mise à pied, il convient de savoir à quel taux horaire ce type d absence devra être rémunéré. Il s agit d un calcul assez précis qui tient compte non seulement des horaires d absence, mais également du nombre de jours du mois. Il existe différentes méthodes pour calculer cette retenue sur salaire. La méthode retenue par les tribunaux est la méthode de l horaire réel : on fait le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d heures effectives de travail pour le mois considéré (donc sans tenir compte du nombre d heures mensualisées) et on multiplie ce rapport par le nombre d heures d absence. Page 7 sur 10

8 Exemple Un salarié est absent les journées du vendredi 21 juin au mardi 25 juin 2013 inclus. Sa rémunération mensuelle est de bruts pour un horaire moyen de 151,67 h, soit un taux horaire normal de 11,21. On fait le rapport entre sa rémunération brute et les heures effectives du mois de juin (20 jours X 7 heures), puis on multiplie le rapport obtenu par le nombre d heures réelles d absence, soit, ici, 21 heures. (1 700/140) X 21 = 255 Sa retenue sur salaire sera donc de 255 si l on applique la méthode de l horaire réel. Il existe d autres méthodes basées sur les jours. Elles sont moins précises et ne permettent pas de traiter des absences inférieures à une journée, mais elles peuvent également être utilisées à condition qu elles ne soient pas moins favorables que la méthode retenue par la jurisprudence : la méthode des jours ouvrés : Rémunération mensuelle brute x Nombre de jours ouvrés d'absence Nombre réel de jours ouvrés du mois la méthode des jours ouvrables : Rémunération mensuelle brute x Nombre de jours ouvrables d' absence Nombre réel de jours ouvrablesdu mois la méthode des jours calendaires : Rémunération mensuelle brute x Nombre de jourscalendaires d' absence Nombre réel de jours calendaires du mois Exemple Selon les méthodes exposées ci-dessus : la méthode des jours ouvrés : Le salarié est absent 3 jours ouvrés (21, 24 et 25 juin). Le mois de juin 2013 comporte 20 jours ouvrés. Calcul de la retenue : (1 700*3)/20 = 255 la méthode des jours ouvrables : Le salarié est absent du vendredi 21 juin au mardi 25 juin inclus, soit 4 jours ouvrables. Le mois de juin 2013 comporte 25 jours ouvrables. Calcul de la retenue : (1 700*4)/25 = 272 la méthode des jours calendaires : Le salarié est absent du vendredi 21 juin au mardi 25 juin inclus, soit 5 jours calendaires. Le mois de juin comporte 30 jours calendaires. Calcul de la retenue : (1 700*5)/30 = 283 Page 8 sur 10

9 On pourra donc appliquer, dans cet exemple, soit la méthode de l horaire réel, soit la méthode des jours ouvrés, qui sont équivalentes dans ce cas, et les plus avantageuses pour le salarié. Certaines conventions collectives peuvent prévoir, par exemple, la consultation d une commission disciplinaire avant la notification de la sanction. Une mise à pied qui serait notifiée sans le respect d une telle procédure serait considérée comme non fondée par le conseil des prud hommes (Cass. soc., 21 janvier 2009, n o ). Le salarié pourrait alors saisir le conseil des prud hommes pour contester le bien-fondé de la mise à pied disciplinaire et en obtenir l annulation si elle apparaît irrégulière, injustifiée ou disproportionnée, et prétendre à des dommages et intérêts. De plus, la mise à pied disciplinaire ne peut être appliquée que si elle est mentionnée dans le règlement intérieur, s il en existe un dans l entreprise (pour rappel, il est obligatoire dans les entreprises de plus de 20 salariés). Ce dernier doit définir la durée maximale de la mise à pied à titre disciplinaire pour que celle-ci soit valable au vu des dernières jurisprudences. Sans cette référence ou sans la mention de la durée maximale, il est désormais impossible d appliquer une mise à pied disciplinaire pour toutes les entreprises dotées d un règlement intérieur tant qu il n est pas conforme à ces dispositions. Obligations du salarié Un salarié ne peut pas refuser la mise à l écart de l entreprise prononcée à son encontre à partir du moment où la procédure est régulièrement suivie. Il devra donc respecter la durée de sa mise à pied. Les erreurs fréquemment commises La distinction entre les deux formes de mise à pied est parfois assez ténue et peut être sujette à interprétation. En effet, l employeur souhaitant sanctionner un salarié pour un comportement fautif peut être tenté de le priver de sa rémunération pour toute la durée de la procédure en prononçant à son encontre une mesure de mise à pied disciplinaire suivie d une procédure de licenciement. Étant donné que la mise à pied conservatoire ne permet pas de garantir la légitimité de cette retenue sur salaire en cas de recours contre les prudhommes par le salarié s il est admis que la procédure n a pas été respectée ou que le licenciement est abusif, la tentation peut être grande de détourner la procédure. Rappelons que cette situation de double sanction est illégale. En cas de mise à pied à titre conservatoire, c est la suite des événements qui sera essentielle, comme nous l avons vu précédemment, pour déterminer si cette période devra ou non être payée. Il convient donc d être particulièrement vigilant sur les suites données à la mise à pied à titre conservatoire car elles ont une double conséquence : disciplinaire d une part, mais aussi éventuellement rétroactive sur cette période de mise à pied qui pourra alors devenir non due au salarié. Un cas particulier existe concernant la mise à pied à titre disciplinaire : il porte sur les heures de délégation. En effet, la mise à pied disciplinaire ne suspend pas le mandat du salarié. Celui-ci doit donc être rémunéré pour les heures passées en réunion avec l'employeur et pour les heures de délégation qu'il utilise afin de mener à bien son mandat. Ces heures sont à prendre en compte au titre du travail effectif. Page 9 sur 10

10 Les Éditions Tissot <http://www.editions-tissot.fr> proposent une gamme de solutions pour gérer son entreprise et ses salariés de manière simple, composée de publications écrites dans un langage clair et compréhensible par les non-juristes. Les conseils opérationnels permettent de résoudre toutes les problématiques de droit social mais aussi la comptabilité et la fiscalité appliquées à la PME grâce à une réglementation décryptée, des modèles de lettres et de contrats, de la jurisprudence ainsi que des conseils et les erreurs à éviter Les publications en ligne Pour vous offrir un accès rapide aux informations essentielles, les publications Tissot sont avant tout conçues pour une consultation en ligne. Vos recherches sont facilitées par des outils performants : moteur de recherche, index de mots-clés, rubricage thématique Les modèles de lettres ou de contrats sont téléchargeables au format Word, directement personnalisables et imprimables depuis votre traitement de texte. Les ouvrages papier associés Pour ceux qui désirent garder une version papier de leur documentation, toutes nos publications sont associées à un ouvrage de référence. Qu il s agisse de guides ou de fiches pratiques, nous privilégions une présentation claire pour faciliter toutes vos recherches. Vous disposez d'un index de mots-clés, d accès thématique, d'annotations en marge, de tableaux explicatifs pour aller à l essentiel : gagner du temps. Les mises à jour En ligne ou sur papier vous disposez de publications actualisées. Enrichies et mises à jour par nos équipes d'auteurs, nos publications vous apportent toute la sécurité nécessaire. Sur Internet, les publications en ligne sont mises à jour automatiquement. Pour les ouvrages papier, vous recevez des feuillets à intégrer dans votre classeur tout au long de l année ou un ouvrage complet pour les éditions annuelles. L actualité Les e-newsletters et les lettres d actualité vous apportent la veille juridique indispensable pour ne pas passer à côté des nouveautés de la réglementation. Brèves d actualité, articles-conseils, obligations fiscales et sociales, salaires minimaux, actualisation des conventions collectives vous disposez d informations à jour pour faciliter votre respect de la législation. Les engagements des Éditions Tissot Toutes nos publications sont rédigées dans un langage clair et pratique, loin du jargon juridique mais toujours absolument fiables. Nos auteurs sont tous des spécialistes dans leur domaine. Juristes, fiscalistes, avocats, expertscomptables, commissaires aux comptes, professeurs ou praticiens avérés, chacun d'entre eux œuvre pour vous faire profiter d'informations fiables et pratiques, directement applicables aux cas rencontrés en entreprise. Site Internet : Catalogue des publications : Page 10 sur 10

11 Droit du travail, comptabilité & fiscalité Service client » Voir la fiche produit en ligne tissot.fr COMPTABILITÉ, FISCALITÉ ET PAIE POUR LES PME Bénéficiez du seul guide 3 en 1 qui regroupe, pour chaque sujet, toutes les informations pratiques de comptabilité, fiscalité et paie. Les fiches conseils Obtenez les informations concrètes en comptabilité, fiscalité et paie pour chaque sujet clé : les fiches conseils traitent des questions concrètes gérées au quotidien dans les entreprises. Une fiche = une question ou un sujet précis, rédigée en langage clair et sans jargon. Vous n avez plus besoin de chercher les différentes informations à plusieurs endroits et vous êtes guidé étape par étape dans la procédure à suivre. Pour faciliter vos recherches, le moteur de recherche (sur Internet) et un index très détaillé (dans l ouvrage) sont à votre disposition Sur Internet, les fiches sont mises à jour et enrichies en permanence Inclus : Bulletin de veille Votre convention collective sur Internet Retrouvez toutes les dispositions à jour, spécifiques à votre secteur d activité. Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, à choisir parmi près de 430 conventions nationales, régionales et départementales. Inclus : Alertes actualité de votre convention collective par e mail Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! VOS AVANTAGES 1. Rapide : pour chacune de vos questions, les réponses incluent les 3 matières : comptabilité, fiscalité et paie. 2. Simple : taux de TVA, barèmes, plafonds, cotisations Pour les cas particuliers ou généraux, les fiches conseils répondent à toutes vos questions. 3. Economique : vous bénéficiez des solutions de rémunération les plus avantageuses pour votre entreprise. Support papier Support internet Offres d abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier : 330 HT Internet : 300 HT

12 Service client Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne Bon de commande CFP Votre commande : Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME Cochez votre choix Référence Prix HT Frais de port HT** Frais d'ouverture d'abonnement HT Total HT Total TTC CFPA CFPW Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. Offre Internet L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils sur Internet, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier - RIB SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l'ordre des Éditions Tissot) (*Champs obligatoires) VOS COORDONNEES Raison sociale* Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Nom* Prénom* * Fonction, mandat* Adresse de facturation Code postal* Ville* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Ville* Téléphone* Fax Effectif : Salariés SIRET Commentaires Code APE/NAF Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu'au 31/12/2016. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L'abonnement couvre une période d'un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM-COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur une participation aux frais de port et d'emballage d'un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Le fait de passer commande implique votre adhésion entière et sans réserve aux Conditions générales de vente des Editions Tissot (disponibles surwww.editions-tissot.fr). Vous reconnaissez que vous avez bénéficié des informations suffisantes pour vous assurer de l adéquation de l offre à vos besoins. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS Annecy-le-Vieux CEDEX Fax Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : /73/WQ/XZ SAS AU CAPITAL DE EUROS R.C.S. ANNECY B SIRET NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/

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