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1 SCRABBLE WEB GRH-PAIE PAIE ET RÉMUNÉRATION ADMINISTRATION Entreprise Unité Direction DÉCISIONNEL Filiale Chantier RECRUTEMENT Entité Usine Projet Dépôt Site Agence CARRIÈRE Division FORMATION SCRABBLE WEB GRH-PAIE est un système de gestion des Ressources Humaines de la dernière génération, basé sur une architecture Full Web. Il vous permet, via un simple navigateur internet, d accéder à votre application hébergée et maintenue au niveau central et d effectuer diverses opérations de gestion. Avec SCRABBLE WEB GRH-PAIE, vous avez l assurance de disposer d un puissant outil intégré et sécurisé avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour une gestion efficace des ressources humaines. De la production des bulletins et l analyse quotidienne de vos données, à la gestion administrative, gestion de recrutement, gestion des carrières et la gestion de la formation. Désormais, vous avez une maitrise complète de votre gestion.

2 FONCTIONNALITES GESTION DE LA PAIE Couvre tous les aspects d une gestion complète et personnalisée de la paie, dans le respect du cadre juridique et en conformité des obligations légales. Assure la préparation, le calcul, le contrôle de la paie et traite, facilement et efficacement, toutes les déclarations sociales et fiscales associés. Est fondée sur les fonctionnalités dont les principales sont citées ci-après : SAISIE ET/OU IMPORTATION DES VARIABLES DE PAIE TRAITEMENT APRÈS PARE : GESTION DES PRÊTS ET CLÔTUREPÉRIODIQUE DIVERS TRAITEMENT : CALCUL DE LA PAIE, TRAITEMENT DES RAPPELS, TRAITEMENT DES RELIQUATS (CONGÉS ET PRÊTS),...ETC. EDITION DES ÉTATS MENSUELS, DÉCLARATION SOCIALES ET PARAFISCALES VÉRIFICATION (CONTRÔLE DE LA PAIE CALCULÉE) FAIRE LES CORRECTIONS ET LES RÉGULES NÉCESSAIRES Tenue du fichier du personnel Un dossier individuel historisé et détaillé par thème permet la consultation des différents événements de chaque agent. Saisie des éléments de paie Deux modes de saisie sont disponibles : - Le mode automatique : il s agit de l importation automatique des données à partir d un fichier généré par la pointeuse ou généré à partir d un autre système. - Le mode manuel : il s agit de la saisie manuelle : o o des éléments de paie par agent, par structure, par poste, en vrac,..etc.; ou de l affectation, la modification, la suppression collective et multicritères des éléments, etc. Traitements de la paie - Calcul de la paie pour un seul agent, un groupe d agents répondant à un critère donnée ou à l ensemble du personnel

3 - Simulation de la paie - Contrôle et vérification de la paie (par agent, par rubrique, récapitulatif de la paie, etc.) - Annulation de la paie enregistrée (par agent, groupe d agent ou l ensemble du personnel) - Traitement inverse de la paie avec détermination de toutes les rubriques y compris les charges patronales Gestion des prêts - Enregistrement des prêts octroyés aux salariés - Déduction mensuelle automatique - Modification des échéances de remboursement - Consultation, par salarié, des prêts en cours - Edition d un état récapitulatif des prêts par salarié - Report automatique de la retenue et du reliquat en cas d absence ou de rémunération insuffisante - Arrêt automatique des retenues sur prêt lorsqu il est soldé Gestion des rappels et traitements rétroactifs - Calcul automatique de rappels selon l une des méthodes : rétroactivité entière, rétroactivité différentielle ou rétroactivité contextuelle - Ressortir les rubriques de périodes antérieures au mois de traitement avec distinction des charges (salariales et patronales) du mois et celles des mois antérieurs. Solde de tout compte Calcul automatique du solde de tout compte et allocation fin de carrière - Blocage de salaire ou de solde de tout compte à tout moment par le gestionnaire habilité. Déclarations sociales et fiscales Bordereau de versement IRG mensuel - Bordereau avis de versement CNAS mensuel - Etat des cotisations mutuelles - Déclaration annuelle IRG (Etat 301 bis) - Déclaration annuelle des salaires (DAS) - Déclaration annuelle des congés. Editions et analyses Bulletins de paie aux normes AFNOR - Journaux, livres et récapitulatifs de paie - Exportation sur support magnétique des virements (CCP, Banques, etc.) - Descriptifs des charges par section d imputation comptable et par rubriques - Masse salariale - Avis et ordres de paiement - Etat des paiements en espèces et récapitulatif des virements par banques - Etat des prêts et avances sur salaires - Etat des remboursements - Etats des rappels sur salaires - Etat des cotisations patronales - Journal des écritures comptables de la paie - Journal des écritures analytiques - Divers états croisés sur la paie. ADMINISTRATION DU PERSONNEL Ce module vous permet d automatiser toutes les tâches administratives, de réduire ainsi les risques d erreurs lors des différents traitements (calcul ATS, suivi des reliquats congé, etc.) et d éditer divers documents (Attestation de travail, certificat de travail, contrat de travail, etc.) conformes à la réglementation en vigueur et qui intègrent automatiquement les évolutions du cadre légal, et ce à travers les fonctionnalités suivantes : la tenue des dossiers individuels modélisée, riche et personnalisable. le suivi du quotidien des salariés : 1. Les éléments présents dans le dossier personnel du salarié 2. Les documents nécessaires au suivi et au contrôle du temps de travail (les absences, les missions, les heures supplémentaires, etc.)

4 3. Les différents types d absences (maladie professionnelle, accident du travail, congé maternité, congé paternité, ), établir les formalités (Attestation de salaire, dossier sécurité sociale, etc.) 4. les cas récurrents : maladie non professionnelle, maternité, et les congés payés : les reliquats, le planning et le suivi de la prise effective 5. les prestations sociales et les frais médicaux La gestion des alertes liées à des règles de gestion ou à des processus (tel que les alertes sur l arrivée à échéance de la période d essai, des contrats à durée déterminés CDD, etc.) Le gain de temps, la diminution du risque d erreurs et la simplicité d utilisation de ce module vous donnent la possibilité de vous concentrer sur la valorisation du capital humain de l entreprise et donc sur l amélioration de la productivité et de la rentabilité de l entreprise. GESTION DE RECRUTEMENT Elle vous permet de gérer l ensemble du processus de recrutement et de basculer le dossier candidat du nouveau recru dans la base salarié très simplement. Le dit processus comporte les fonctionnalités permettant aux gestionnaires RH d'être actifs et de prendre les meilleures décisions, à savoir : Session de recrutement : Permet l identification des avis de recrutement lancés. Portefeuilles des candidats des sessions en cours et des sessions clôturées. Evaluation du dossier et Evaluation de l entretien. la notation du dossier du candidat selon des critères prédéfinis l enregistrement de l appréciation de l agent (ou la commission) chargé(e) du traitement des dossiers des candidats l impression des convocations ou des lettres de refus la notation de l entretien effectué avec le candidat selon des critères prédéfinis l enregistrement de l appréciation, après entretien, de l agent (ou la commission) chargé(e) du traitement des dossiers des candidats ; l impression des réponses à transmettre aux candidats non retenus après entretien. Consultation des candidats par poste : Permet la consultation des candidats postulants pour une session et un poste précis trié par note obtenue après l évaluation du dossier et de l entretien effectué avec eux. Installation d un candidat retenue (candidat répondant aux exigences d un poste vacant) via l établissement d un contrat de travail et d un procès-verbal d installation. LANCEMENT SESSION DE RECRUTEMENT DÉPÔT DOSSIER CANDIDATURE INTÉGRATION DANS LA BASE DU PERSONNEL EVALUATION DU DOSSIER OU VIVIER EXTERNE EVALUATION DE L ENTRETIEN

5 GESTION DE LA FORMATION Élément clé des modules composant la Gestion des Ressources Humaines dans sa globalité, La gestion de la formation consiste à gérer, suivre et contrôler toutes les données concernant les formations, passées, présentes, à venir ou à planifier, de l entreprise. Ce module se décline en 3 étapes : Préparation, Réalisation et Bilan. PREPARATION o Définition des compagnes de formation o Enregistrement des demandes de formation provenant de différentes structures o Etablissement du récapitulatif des demandes par structure o Saisie des offres de formation émanant de différentes écoles o Définition du plan de formation REALISATION o Suivi des actions de formation (Fiche de formation) o Evaluation du personnel formé BILAN o Bilan récapitulatif o Bilan des actions réalisées Campagnes de formation : Il s agit de définir les différentes sessions de formation à travers : Les informations d identification (N, libellé et date compagne) Le domaine ou la spécialité Le budget alloué Demandes, récapitulatif et offres de formation :Cette partie permet de réaliser l adéquation entre les demandes et les offres de formation pour une campagne donnée à travers : L enregistrement des demandes à l initiative du salarié ou de sa hiérarchie Le détail des actions de formations demandées L édition du récapitulatif des demandes de formation émises l enregistrement des offres de formation détaillant la proposition offerte, par action de formation et portant sur : - les durées de formation - le mode de formation (jour bloqué ou jour alterné) - le coût prévisionnel relatif à un nombre déterminé d agents. Plan de formation : Outil de planification de l ensemble des sessions de formation de l entreprise en précisant, pour chaque action de formation, les informations suivantes : la durée de la formation (date début et date fin) le nombre d agents à former le mode de déroulement de la formation le coût prévisionnel pour la totalité des agents à former l école responsable de la mise en route de l action la période de déroulement de la formation l objectif de l action Fiche de formation : Assure le suivi de réalisation par action de formation. Elle permet : l inscription individuelle du personnel concerné l introduction des dates effectives de formation l introduction, par agent des coûts prévisionnels (frais d inscription et frais divers)

6 Evaluation du personnel formé : la définition des données d ordre général sur l agent à évaluer et la formation suivie l introduction des informations d évaluation à savoir : la date d évaluation et le responsable d évaluation Notation des critères d évaluation Bilans : Bilan récapitulatif général (dépenses) Bilan des actions réalisées. PRÉPARATION RÉALISATION DEMANDE DE FORMATION PLAN DE FORMATION FORMATION OFFRES DE FORMATION BILAN EVALUATION GESTION DE CARRIERE BILAN Ce module de gestion de carrière est le suivi dans le passé, le présent et le futur du développement des ressources humaines qui s effectue par les moyens de la formation, la promotion, etc. Il vous permet de prévoir, de réaliser et de coordonner l évolution de la situation de chaque agent du personnel de l entreprise. Il se fonde sur les deux volets principaux : Mouvements et décisions Sortie ou fin de la relation de travail Mouvements et décisions : Permet l enregistrement de diverses décisions à savoir : - les avancements - les promotions - les mutations - les détachements - les gratifications - les sanctions disciplinaires - les changements de position - les changements de poste -.. autres mouvements. Sortie ou fin de la relation de travail : Cette fonctionnalité traite la fin de la relation de travail en permettant : L enregistrement de la décision de fin de la relation de travail

7 L établissement d un certificat de travail Le tableau de bord dans Scrabble Web RH Paie est un outil de pilotage de ressources humaines et d aide à la décision, il permet de : Suivre les variables Détecter les évolutions significatives Anticiper les situations Visualiser une série de données stratégiques (indicateurs) A travers l affichage des différents indicateurs de performance : par employé, par année, par département, par expertise, par région (si plusieurs régions), par filiale (si plusieurs filiales), par sexe, etc. TABLEAUX DE BORD Quelques exemples de critères (liste non-exhaustive) : - Statistique effectifs de l entreprise - Tableau effectifs par unité - Histogramme effectifs par unité - Pyramide des anciennetés de l entreprise - Pyramide des âges de l entreprise - Evolution des absences - Répartition des absences par nature - Masse salariale par unité - Les 5 top masse salariale - Mouvement par année - Mouvements des 6 dernières années En conclusion, Scrabble Web RH Paie, offre via ces tableaux de bord, un outil : de management d information de planification de concertation.

8 Solution basée sur une architecture Full Web 3 Tiers Technologie web les plus récentes : applications responsives (HTML5, CSS3, ) TECHNOLOGIE ET ENVIRONNEMENT Un serveur d applications Windows ASP.Net Base de données MS SQL Server et prochainement Oracle Un assistant de création d états et de requêtes Import /Export de données aux formats connues Génération des documents aux différents formats MS Office : Excel, Word, PDF (envoi par mail), etc. CARACTERISTIQUES MAINTENANCE ET SUPPORT - Contrat personnalisable - Garantie jusqu à 2 ans - Support téléphonique - Visites périodiques - Assistance sur site - Télémaintenance - Mises à jour légales AVANTAGES Système complet et intégré Outil évolutif et adaptable à vos besoins futurs Rapide et facile à déployer Souplesse d utilisation Richesse fonctionnelle Administration aisée et traçabilité Interfaçable Gestion des droits d accès par rôle VERSIONS : - Version Standard : Dispose des fonctionnalités les plus courantes de la gestion des ressources humaines, à savoir : le traitement de la paie, la gestion administrative, la gestion de carrière et les tableaux de bord - Version Etendue : Dispose de toutes les fonctionnalités de la gestion des ressources humaines, à savoir : le traitement de la paie, la gestion administrative, la gestion de carrière, la gestion de la formation, la gestion de recrutement et les tableaux de bord DEPLOIEMENTS : VERSIONS ET DEPLOIEMENT - Déploiement Classique : Serveur Web physique - Déploiement Cloud : Serveur Web en machine virtuelle sur Windows Azure Siege : 64, Boulevard Sidi Yahia Hydra Alger Tel : à 84 Fax : Site web :

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