NOVEMBRE DÉCEMBRE DOSSIERS. PARTICIPATIONS Stand Symposium

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1 NOVEMBRE 01 DÉCEMBRE 2010 DOSSIERS PARTICIPATIONS Stand Symposium

2 DOSSIER PARTICIPATION Stand NOVEMBRE 01 DÉCEMBRE 2010

3 PRINCIPES DE COLLABORATION INDUSTRIE >> SOCIÉTÉ FRANCAISE DE RHUMATOLOGIE Le Congrès Français de Rhumatologie est devenu, au fil des années, l événement majeur de la rhumatologie francophone dans le monde. Il réunit chaque année plus de participants, venus de la France, mais aussi de l Europe de l Ouest et de l Est, d Afrique du Nord et Subsaharienne et de différents autres pays. Du fait de l importance économique des problèmes de santé publique, il est capital que les relations entre la Société Française de Rhumatologie en tant qu organisateur scientifique et l industrie soient codifiées, et qu en particulier la participation de l industrie ne puisse en aucun cas être perçue comme altérant la qualité scientifique du congrès, en conséquence les règles suivantes doivent être adoptées par les deux parties. La Société Française de Rhumatologie remercie les firmes qui, par leur contribution, aident à l organisation du Congrès Français de Rhumatologie. Elle s engage à porter à la connaissance des participants le nom des contributeurs et, le cas échéant, la nature des sessions qu ils parrainent directement. Les firmes de l industrie pharmaceutique et d équipement médical qui participent au Congrès Français de Rhumatologie acceptent de contribuer à l intérêt scientifique du congrès, et d éviter toute forme d activité qui pourrait lui nuire. L exposition constitue une opportunité majeure pour les industriels de rencontrer les participants et de les informer sur leurs activités ou leurs produits. En revanche, les activités sans rapport avec les connaissances scientifiques ou l exercice médical doivent être exclues. De la même façon, seuls des éléments destinés à l information ou aux connaissances scientifiques des participants pourront leur être remis. En contrepartie, la Société Française de Rhumatologie s engage à assurer l accès des participants à l exposition et à ménager, dans son programme, un temps suffisant pour qu ils puissent rencontrer les exposants. DOSSIER PARTICIPATION / Stand Les opérations de promotion ne doivent en aucun cas être susceptibles de discréditer les informations scientifiques du programme officiel du congrès, ni la confiance globale dans l industrie pharmaceutique. Les firmes s engagent à ne pas organiser, pendant la durée du congrès, des manifestations indépendantes susceptibles d entrer en concurrence avec les sessions scientifiques du congrès. 1

4 Les firmes s engagent à ne pas organiser de manifestation sociale à l intention des participants pendant la durée des sessions scientifiques ou des manifestations prévues au programme officiel du congrès. Le sigle du congrès et le logo de la Société Française de Rhumatologie ne peuvent être utilisés que pour les publications officielles issues du congrès, ou pour les évènements ou publications officiellement approuvées dans le cadre du congrès par la Société Française de Rhumatologie. Une demande écrite spécifique doit être faite à la Société Française de Rhumatologie quant à l utilisation de son logo. Il est demandé aux firmes participant au Congrès Français de Rhumatologie d approuver ces règles et d organiser, en conséquence, les manifestations de relations publiques, d information et de recherche proposées aux participants. La Société Française de Rhumatologie et les firmes sont co-responsables et ont pour objectif de garantir la valeur scientifique, le succès et la crédibilité du Congrès Français de Rhumatologie. DOSSIER PARTICIPATION / Stand 2

5 Société Française de Rhumatologie 80, rue de l Abbé Groult PARIS Tél. : Fax : e Congrès Français de Rhumatologie CNIT Paris la Défense 28/29/30 Novembre 2010 > 1 er Décembre 2010 BON DE COMMANDE STAND 9 m HT 12 m HT 18 m HT 27 m HT 36 m HT 54 m HT 72 m HT 99 m HT 126 m HT 135 m HT Plus, nous consulter DATE LIMITE DE LA RÉSERVATION : 31 JUILLET 2010 Merci de nous retourner ce bon de commande signé, en précisant la surface souhaitée. Dès réception de votre commande, nous vous adresserons une facture. Nom du laboratoire/société : Contact : Adresse : Signature et cachet commercial DOSSIER PARTICIPATION / Stand Mail : Tél : Date : Souhaitez-vous recevoir un devis? OUI NON Les attributions sont faites dès réception du bon de commande. La SFR se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu elle le jugera utile, l emplacement, l importance et la disposition des surfaces demandées par l exposant, sans que celui-ci puisse prétendre à des dommages et intérêts. Pour tout litige, seuls les Tribunaux de Paris sont compétents. 3

6 BON DE COMMANDE SUPPORTS PUBLICITAIRES Publicité(s) dans le programme définitif du 23 e Congrès Français de Rhumatologie qui sera remis à tous les participants, sous format 155x205mm, page cartonnée page intérieure Insertion publicitaire dans les pochettes, A HT 2 kakémonos, A HT Système d identification (bippers), A HT Conférence de Presse/ Studio TV A HT Table ronde/ Studio TV A HT A HT A HT Les informations contenues dans vos insertions publicitaires ne pourront être mises dans les pochettes pour être distribuées aux congressistes qu après avoir obtenu l accord du comité d organisation de la Société Française de Rhumatologie. Nous vous demandons de bien vouloir nous soumettre vos projets. Délai de livraison pour les encarts dans les pochettes congressistes : 17 Novembre 2010 DOSSIER PARTICIPATION / Stand Nom du laboratoire/société : Contact : Adresse : Signature et cachet commercial Mail : Tél : Date : Souhaitez-vous recevoir un devis? OUI NON 4

7 ANNULATION 1 En cas d annulation par force majeure (indisponibilité des locaux, feu, guerre, calamité publique, deuil national...), la Société Française de Rhumatologie ne pourra être tenue pour responsable de l annulation ou du report de la manifestation. 2 Toute annulation totale ou partielle de la part de l exposant devra être communiquée par écrit à la Société Française de Rhumatologie. 3 Les retenues en cas d annulation totale ou partielle d une réservation sont les suivantes : avant le 18/06/2010 : 50% après le 18/06/2010 : aucun remboursement ASSURANCES Le signataire renonce à tout recours, contre les organisateurs scientifiques et techniques du 23 e Congrès Français de Rhumatologie ainsi que contre les propriétaires des locaux et s engage à souscrire les polices d assurance pour tous les risques encourus par le matériel exposé (vol, dégâts, etc.) ainsi que les responsabilités civiles couvrant les collaborateurs ou vacataires de son entreprise, présents au congrès. RÈGLES GÉNÉRALES DE L EXPOSITION L attribution des emplacements est faite par la Société Française de Rhumatologie. Après attribution, aucune modification d emplacement ne pourra être faite sans l accord écrit du Bureau de la Société Française de Rhumatologie. La Société Française de Rhumatologie se réserve toutefois le droit de modifier toutes les fois qu elle le jugera utile, l emplacement, l importance et la disposition des surfaces demandées par l exposant, sans que celui-ci puisse prétendre à des dommages et intérêts. Pour tout litige, seuls les tribunaux de Paris sont compétents. A moins d un accord écrit de la Société Française de Rhumatologie, les exposants ne sont pas autorisés à sous-louer, partager ou transférer leur stand. Le comité d organisation se réserve le droit exclusif de l affichage dans l enceinte abritant la manifestation. La Société Française de Rhumatologie se réserve le droit de refuser toute demande dont les objectifs ne correspondraient pas à ceux du congrès sans avoir à donner le motif de son refus. En cas de force majeure, les dates de l exposition pourront être modifiées ou l exposition pourra être purement et simplement annulée. Dans cette dernière hypothèse, les sommes disponibles seront réparties entre les exposants au prorata de leurs versements sans que des recours soient possibles à l encontre des organisateurs, ni des réalisateurs. Les exposants devront laisser les emplacements occupés par eux (notamment les cloisons), dans l état où ils les auront trouvés. Il est interdit de clouer, visser et coller sur la structure. Toutes détériorations causées, soit au bâtiment, soit au sol occupé, seront évaluées et mises à la charge de l exposant. DOSSIER PARTICIPATION / Stand INTERPRÉTATION DU RÈGLEMENT La Société Française de Rhumatologie est seule compétente pour les problèmes d interprétation de ce règlement et de son application. Tout fait résultant de non respect du présent règlement sera à la charge de l exposant. La Société Française de Rhumatologie se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement, mais en avertira les exposants. EMPLACEMENTS Tout stand non occupé le jour de l ouverture sera repris par l organisateur sans que son titulaire puisse prétendre à une indemnité. L attribution des stands sera faite par la Société Française de la Rhumathologie. La Société Française de Rhumathologie se réserve le droit de refuser l emplacement demandé, si celui-ci a déjà été attribué. Le : Signature Cachet 5

8 DOSSIER PARTICIPATION Symposium NOVEMBRE 01 DÉCEMBRE 2010

9 Tarif du symposium : HT SYMPOSIUMS (location de salle, forfait de base pour la vidéoprojection, 4 hôtesses) Pour toute information technique, contacter le REGISSEUR AUDIOVISUEL : Thierry GEOFFROY 50 inscriptions obligatoires et payantes de rhumatologues Plages horaires : Dimanche 29 novembre 2010 Lundi 30 novembre 2010 Mardi 1 er décembre 2010 Mercredi 2 décembre 2010 après-midi et fin d après-midi midi et fin d après-midi midi et fin d après-midi midi Les demandes concernant le jour et l heure du symposium sont analysées par la Société Française de Rhumatologie qui décide du choix final. La durée du symposium est de 1h15. ADRESSES UTILES DOSSIER PARTICIPATION / Symposium ORGANISATEUR Société Française de Rhumatologie Madame Catherine Reillat 80, rue de l Abbé Groult PARIS Tél : Fax : Mail : catherine.reillat@rhumatologie.asso.fr REGISSEUR AUDIOVISUEL Société Utram Correspondante : Laure Bodin Tél : Mobile : Mail : l.bodin@utram.com 6

10 PRINCIPES DE COLLABORATION INDUSTRIE >> SOCIÉTÉ FRANCAISE DE RHUMATOLOGIE Le Congrès Français de Rhumatologie est devenu, au fil des années, l événement majeur de la rhumatologie francophone dans le monde. Il réunit chaque année plus de participants, venus de la France, mais aussi de l Europe de l Ouest et de l Est, d Afrique du Nord et Subsaharienne et de différents autres pays. Du fait de l importance économique des problèmes de santé publique, il est capital que les relations entre la Société Française de Rhumatologie en tant qu organisateur scientifique et l industrie soient codifiées, et qu en particulier la participation de l industrie ne puisse en aucun cas être perçue comme altérant la qualité scientifique du congrès, en conséquence les règles suivantes doivent être adoptées par les deux parties. La Société Française de Rhumatologie remercie les firmes qui, par leur contribution, aident à l organisation du Congrès Français de Rhumatologie. Elle s engage à porter à la connaissance des participants le nom des contributeurs et, le cas échéant, la nature des sessions qu ils parrainent directement. Les firmes de l industrie pharmaceutique et d équipement médical qui participent au Congrès Français de Rhumatologie acceptent de contribuer à l intérêt scientifique du congrès, et éviteront toute forme d activité qui pourrait lui nuire. L exposition constitue une opportunité majeure pour les industriels de rencontrer les participants et de les informer sur leurs activités ou leurs produits. En revanche, les activités sans rapport avec les connaissances scientifiques ou l exercice médical doivent être exclues. De la même façon, seuls des éléments destinés à l information ou aux connaissances scientifiques des participants pourront leur être remis. En contrepartie, la Société Française de Rhumatologie s engage à assurer l accès des participants à l exposition et à ménager, dans son programme, un temps suffisant pour qu ils puissent rencontrer les exposants. Les opérations de promotion ne doivent en aucun cas être susceptibles de discréditer les informations scientifiques du programme officiel du congrès, ni la confiance globale dans l industrie pharmaceutique. DOSSIER PARTICIPATION / Symposium Les firmes s engagent à ne pas organiser, pendant la durée du congrès, de manifestation indépendante susceptible d entrer en concurrence avec les sessions scientifiques du congrès. Les firmes s engagent à ne pas organiser de manifestation sociale à l intention des participants pendant la durée des sessions scientifiques ou des manifestations prévues au programme officiel du congrès. Le sigle du congrès et le logo de la Société Française de Rhumatologie ne peuvent être utilisés que pour les publications officielles issues du congrès, ou pour les évènements ou publications officiellement approuvées dans le cadre du congrès par la Société Française de Rhumatologie. Une demande écrite spécifique doit être faite à la Société Française de Rhumatologie quant à l utilisation de son logo. Il est demandé aux firmes participant au Congrès Français de Rhumatologie d approuver les règles ci-dessus et d organiser, en conséquence, les manifestations de relations publiques, d information et de recherche proposées aux participants. La Société Française de Rhumatologie et les firmes sont co-responsables et ont pour objectif de garantir la valeur scientifique, le succès et la crédibilité du Congrès Français de Rhumatologie. 7

11 CAHIER DES CHARGES Les orateurs et modérateurs sont proposés par le laboratoire, le choix final est adopté après concertation et validation par la Société Française de Rhumatologie. Le Président d un symposium ne peut assurer la présidence d un autre symposium mais il peut être orateur dans 2 autres (au plus) symposiums. Les orateurs d un symposium peuvent éventuellement être orateur dans un autre (au plus) symposium. Le laboratoire qui organise un symposium s engage au respect de ces règles de non cumul directement auprès des orateurs et modérateurs qu ils pressentent. Le contenu scientifique du symposium est proposé par le laboratoire, le programme final est arrêté après concertation et validation par la Société Française de Rhumatologie. La communication de données nouvelles ne doit en aucun cas être faite dans un symposium précédent une communication du programme scientifique officiel. Les laboratoires s engagent à communiquer de façon transparente avec la Société Française de Rhumatologie sur toutes communications scientifiques soumises au programme officiel et pouvant faire l objet d une communication en symposium. Le programme scientifique devra être approuvé par le Bureau de la Société Française de Rhumatologie ainsi que par le Comité Scientifique et Pédagogique du congrès. DOSSIER PARTICIPATION / Symposium CALENDRIER 19 mai mai 2010 Début juin 2010 Proposition de pré-programme Proposition de sujet et titre Président/Modérateurs pressentis Grandes lignes des présentations Orateurs pressentis Réunion Réunions de concertation SFR/Industrie pharmaceutique (programme, président/modérateur, orateur) Validation finale Validation des programmes définitifs Validation des dates et horaires 8

12 RÈGLES D ORGANISATION DES SYMPOSIUMS 1 Les symposiums organisés par l industrie font partie du programme satellite du congrès et doivent avoir pour objectif la communication d informations scientifiques. Certains participants au congrès peuvent être invités à assister à ces symposiums, mais ils ne peuvent recevoir aucune rémunération pour cela. Ces symposiums satellites ne doivent pas être exclusivement destinés à la promotion des médicaments ou d une forme spécifique de traitement. Ils doivent être l occasion de les situer dans le cadre des recherches fondamentales ou cliniques qui ont conduit à leur développement et de réactualiser les données scientifiques générales concernant la pathologie en cause. Le programme des symposiums satellites sera élaboré en collaboration étroite avec le ou les modérateurs/présidents validés d un commun accord. Ce programme sera soumis au Bureau et au Conseil d Administration de la Société Française de Rhumatologie et ne pourra être considéré comme définitif qu après approbation. 2 La Société Française de Rhumatologie s engage à ne pas organiser de sessions scientifiques susceptibles de concurrencer les symposiums, mais elle se réserve la possibilité d organiser simultanément plusieurs symposiums. Dans le cadre de ces bonnes pratiques, la Société Française de Rhumatologie souhaite être informée de toute réunion pouvant impliquer les participants au congrès et organisée pendant la période du congrès. 3 Lorsque les travaux présentés à ces symposiums font l objet de publication, celle-ci doit être soumise en priorité à la Revue du Rhumatisme, organe officiel de la Société Française de Rhumatologie. DOSSIER PARTICIPATION / Symposium 9

13 ANNULATION En cas d annulation par force majeure (indisponibilité des locaux, feu, guerre, calamité publique, deuil national...), la Société Française de Rhumatologie ne pourra être tenue pour responsable de l annulation ou du report de la manifestation. Toute annulation totale ou partielle de la part de l exposant devra être communiquée par écrit à la Société Française de Rhumatologie. Les retenues en cas d annulation totale ou partielle d une réservation sont les suivantes : avant le 18/06/2010 : retenue de 50% après le 18/06/2010 : aucun remboursement DOSSIER PARTICIPATION / Symposium Le : Signature Cachet 10