Dossier Mai La fiche de poste

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1 La fiche de poste La fiche de poste est un outil de gestion qui a un triple but : la clarification des rôles et des responsabilités ; l'amélioration du déroulement du recrutement dans le cas d'un poste à pourvoir ou de la mutation dans le cas d'un poste existant ; la possibilité de vérifier la bonne adéquation des résultats obtenus en fonction des objectifs définis. Quelles mesures devezvous prendre pour que la fiche de poste soit efficace? LA BONNE METHODE Élaborer la fiche de poste en définissant les besoins de l'entreprise ou du service Construire la fiche de poste Définir les compétences requises ÉVITEZ LES ERREURS Ne perdez pas votre temps à chercher le «mouton à 5 pattes»! Ne faites pas référence, dans votre fiche de poste, à des éléments pouvant être considérés comme discriminatoires LE RÔLE DES RP LES SANCTIONS POSSIBLES NOTRE CONSEIL Apportez le plus grand soin à l'élaboration de votre fiche de poste Concentrez votre approche sur le contenu et la finalité du poste et non pas sur l'image que vous avez du «titulaire idéal» QUESTIONS RÉPONSES Est-il obligatoire d'établir une fiche de poste?

2 L'établissement d'une fiche de poste trouve son utilité dans le cadre : d'un processus de recrutement ; d'une réorganisation de l'entreprise ; d'une démarche qualité. LA BONNE METHODE Élaborer la fiche de poste en définissant les besoins de l'entreprise ou du service La fiche de poste doit découler des principaux besoins de l'entreprise ou du service. Une réflexion objective sur ces besoins (qu'ils soient immédiats, à moyen ou long terme) constitue donc la base de la construction d'une fiche de poste performante. Vous pouvez les lister selon vos priorités et les classer en 3 catégories en fonction de leur impact sur le fonctionnement de l'entreprise ou du service : besoins immédiats : dossiers urgents ou opérations en lien direct avec le fonctionnement de l'entreprise ou du service ; Exemple Secrétariat courant, suivi administratif lié à la gestion du personnel et au suivi de la production. besoins à moyen terme : dossiers non urgents ou opérations dont le report de traitement de plusieurs semaines ne perturbe pas le fonctionnement de l'entreprise ou du service ; Exemple Gestion directe de certains dossiers (communication externe, contrats d'assurance, contrats de téléphonie et d'accès à Internet, etc.). besoins à long terme : dossiers de fond dont le report de traitement de plusieurs mois ne perturbe pas le fonctionnement de l'entreprise ou du service. Exemple Document unique, démarche qualité et environnementale.

3 Construire la fiche de poste Une fois ces besoins identifiés, la fiche de poste peut être construite en se concentrant sur 4 éléments principaux : la raison d'être du poste : elle exprime en quelques lignes le «pourquoi» du poste dans l'entreprise. Il s'agit de situer la nature du poste, son domaine, sa mission globale en définissant succinctement sa finalité et ses principales caractéristiques ; la nature et l'étendue des activités : il est indispensable de préciser les missions inhérentes au poste, en distinguant éventuellement les missions «principales» des missions «secondaires» et leurs activités correspondantes ; l'environnement de travail (interne/externe) : il est nécessaire de cadrer le poste dans son environnement : o la place du poste dans l'organigramme permet de définir son lien hiérarchique précis et de le situer plus globalement dans l'organisation de l'entreprise, en déterminant à quels autres postes il est éventuellement rattaché (postes collatéraux et subordonnés), o les contraintes, opportunités ou éléments favorables liés à l'environnement de travail sont aussi des facteurs importants à décrire (notamment les avantages liés au poste : compte épargne entreprise, intéressement, participation, tickets restaurants, etc.), o la définition des relations internes et externes permet de cerner l'étendue des responsabilités et le degré d'autonomie du poste, o la définition des moyens éventuellement mis à disposition (moyens en personnel, techniques ou financiers, délégations de pouvoirs) est à prévoir ; la finalité du poste : o quels sont les objectifs propres au poste lui-même? o quelle est la contribution du poste aux objectifs de l'entreprise ou du service? Exemple L'entreprise ou le service doit améliorer son image. Le titulaire chargé des opérations de communication soumet l'idée d'un nouveau logo. Dans le cadre de ses attributions, le titulaire se charge de la création du logo. L'atteinte ou non de ces objectifs permettra notamment de déterminer l'efficacité du titulaire du poste. N'oubliez pas que le titulaire du poste se trouve généralement le mieux placé pour effectuer lui-même la fiche de poste qu'il occupe. Dans l'exemple, il serait tout à fait judicieux d'élaborer la fiche en collaboration avec votre assistante de direction. Définir les compétences requises Le poste doit ensuite être «spécifié», c'est-à-dire qu'à partir du descriptif, il faut se poser la question suivante : «Quels sont les savoirs et requis nécessaires pour tenir ce poste de manière satisfaisante?». La réponse à cette question permet de dresser un profil de compétences générales, techniques et comportementales.

4 Ce profil se détermine au travers du «savoir», du «vouloir» et du «pouvoir» : savoir : ensemble de connaissances théoriques, techniques et générales acquises ; savoir-faire : ensemble de connaissances pratiques maîtrisées ; savoir-faire faire : capacité à commander/déléguer ; savoir être : ensemble des comportements et attitudes nécessaires ; vouloir faire : motivation pour les différents aspects d'une fonction ; pouvoir faire : capacités pour accomplir une mission. Une fois mise en place, la fiche de poste permettra : d'identifier clairement les domaines de compétences et les niveaux requis ; de délimiter précisément le champ d'action du titulaire ; de constituer un outil de base à l'entretien professionnel ; d'identifier les besoins en formation nécessaires à toute évolution. ÉVITEZ LES ERREURS Ne perdez pas votre temps à chercher le «mouton à 5 pattes»! Bien souvent, vous allez chercher à développer une fiche de poste de manière exhaustive, alors qu'il est important, au contraire, qu'il soit axé sur les éléments essentiels. Dans le cadre d'un recrutement, un descriptif trop complet risquerait de vous amener à fermer la porte à des candidats de valeur. Il est plus efficace de sélectionner un candidat sur la base une fiche de poste synthétique, puis de le mettre à jour au moins annuellement en fonction des attributions du titulaire et des changements intervenus dans votre organisation. La période des entretiens annuels incluant la révision des objectifs s'y prête particulièrement : la fiche de poste initiale vous donnera une base d'évaluation qui guidera naturellement la discussion à l'occasion de vos échanges avec le salarié. Ne faites pas référence, dans votre fiche de poste, à des éléments pouvant être considérés comme discriminatoires Sachez qu'aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement en raison : de son origine ; de son sexe ; de ses mœurs ; de son orientation sexuelle ; de son âge ; de sa situation de famille ou de sa grossesse ; de ses caractéristiques génétiques ; de son appartenance ou non appartenance, réelle ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race ; de ses opinions politiques ; de ses activités syndicales ou mutualistes ; de ses convictions religieuses ; de son apparence physique ;

5 de son nom de famille ; ou, sauf inaptitude constatée par le médecin du travail, en raison de son état de santé ou de son handicap. Soyez donc attentif aux termes que vous utilisez dans la fiche de poste et à la manière dont ils peuvent être interprétés. LE RÔLE DES RP Les délégués du personnel (DP) ont le droit d'être entendus par la direction sur les questions de salaires, de protection sociale, de conditions de travail, d'hygiène et de sécurité. Ils peuvent aussi entreprendre toutes démarches utiles auprès de l'inspecteur du travail. En ce sens, il apparaît judicieux de les associer à votre démarche avant de valider votre fiche de poste, même si cela n'est pas une obligation. LES SANCTIONS POSSIBLES Si vous faites une erreur dans l'établissement d'une fiche de poste, vous constaterez vite des dysfonctionnements au sein de l'entreprise Vous pourrez y remédier en corrigeant votre fiche, mais vous aurez perdu du temps et risquez de perdre aussi le candidat recruté en le décourageant. Votre crédibilité et l'image de marque de votre structure peuvent s'en trouver entachées. La fiche de poste peut aussi faire partie des éléments à produire dans certaines situations (par exemple, dans le cadre d'un licenciement, d'une enquête suite à un accident de travail, d'une visite médicale concernant certains postes à risques, etc.). Il est donc susceptible d'engager votre responsabilité s'il n'est pas conforme à la réalité, d'où l'importance de le dater et de préciser qu'il n'est pas exhaustif et qu'il peut évoluer. Si vous ne respectez pas le principe de non-discrimination, sachez que la discrimination à l'embauche commise à l'égard d'une personne est punie de 3 ans d'emprisonnement et de euros d'amende. NOTRE CONSEIL Apportez le plus grand soin à l'élaboration de votre fiche de poste Il est un élément déterminant dans l'organisation fonctionnelle de votre structure. Pour cela : n'hésitez pas à faire appel à des professionnels du recrutement (cabinets de recrutement, entreprises de travail temporaire, Pôle emploi) pour élaborer certaines fiches de poste «stratégiques» ; consultez la fédération ou le syndicat qui représente votre profession, ils mettent parfois à votre disposition des descriptions conventionnelles de classement des postes qui peuvent vous éclairer.

6 Concentrez votre approche sur le contenu et la finalité du poste et non pas sur l'image que vous avez du «titulaire idéal» La fiche de poste doit être réaliste et objective. Elle relate des activités et non des qualités, points forts ou points faibles. QUESTIONS RÉPONSES Est-il obligatoire d'établir une fiche de poste? Non, l'établissement d'une fiche de poste ne constitue pas une obligation réglementaire au titre de la législation du droit du travail. Il est cependant fortement recommandé de l'établir pour les postes d'encadrement ou ceux présentant des risques particuliers, sans perdre de vue le fait que vous pourrez le faire évoluer. Dans la mise en place d'un système de management de la qualité, elle constitue un élément fondamental, dans la mesure où elle s'inscrit dans une démarche de gestion qualitative des ressources humaines.

7 Droit du travail, comptabilité & fiscalité Service client » Voir la fiche produit en ligne tissot.fr GÉRER LE PERSONNEL Le droit du travail enfin proche de vous : disposez de la marche à suivre pour faire face aux situations du quotidien. Les fiches conseils Tous les cas exposés sont tirés de situations réelles rencontrées en entreprise. Ils sont traités de manière synthétique et simple sous forme de fiches conseils. Pour chaque cas, vous êtes guidé étape par étape : la bonne méthode : pour agir efficacement, pas à pas ; les erreurs à éviter : pour déjouer les pièges éventuels ; le rôle des représentants du personnel : pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ; les sanctions possibles : pour maîtriser les risques que vous encourez ; les modèles personnalisables : pour avoir les documents prêts à l emploi. Pour faciliter vos recherches, le moteur de recherche (sur Internet) et un index très détaillé (dans l ouvrage) sont à votre disposition Sur Internet, les fiches sont mises à jour et enrichies en permanence Inclus : Bulletin de veille Votre convention collective sur Internet Retrouvez toutes les dispositions à jour, spécifiques à votre secteur d activité. Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, à choisir parmi près de 430 conventions nationales, régionales et départementales. VOS AVANTAGES 1. Pratique : pour chaque question de droit du travail, la marche à suivre est disponible, étape par étape. 2. Proche de vous : des cas concrets, tirés de la réalité du monde de l'entreprise, enrichis et mis à jour en permanence. 3. Rapide : téléchargement immédiat de documents types utiles (courriers, contrats ). Chaque modèle est personnalisable et imprimable. Support papier Support internet Inclus : Alertes actualité de votre convention collective par e mail Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! Offres d abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier : 351 HT Internet : 324 HT

8 Service client Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne Bon de commande GP0 Votre commande : Gérer le personnel Cochez votre choix Référence Prix HT Frais de port HT** Frais d'ouverture d'abonnement HT Total HT Total TTC GP0A GP0W Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. Offre Internet L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils sur Internet, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier - RIB SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l'ordre des Éditions Tissot) (*Champs obligatoires) VOS COORDONNEES Raison sociale* Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Nom* Prénom* * Fonction, mandat* Adresse de facturation Code postal* Ville* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Ville* Téléphone* Fax Effectif : Salariés SIRET Commentaires Code APE/NAF Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu'au 31/12/2016. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L'abonnement couvre une période d'un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM-COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur une participation aux frais de port et d'emballage d'un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Le fait de passer commande implique votre adhésion entière et sans réserve aux Conditions générales de vente des Editions Tissot (disponibles surwww.editions-tissot.fr). Vous reconnaissez que vous avez bénéficié des informations suffisantes pour vous assurer de l adéquation de l offre à vos besoins. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS Annecy-le-Vieux CEDEX Fax service.client@editions-tissot.fr Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : /73/WQ/XZ SAS AU CAPITAL DE EUROS R.C.S. ANNECY B SIRET NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/