MANDATEMENT COLLECTIF DANS VOTRE LOGICIEL epaie

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1 MANDATEMENT COLLECTIF DANS VOTRE LOGICIEL epaie Mise en œuvre Avant de mettre en place le protocole Hopayra, il faut faire les vérifcations ci-dessous pour se conformer à la norme RMH SEPA. Cela implique la conversion de vos données RIB au format IBAN et BIC. 1. Compléter et vérifier les informations bancaires a. Vérifier les codes BIC des banques enregistrées dans votre logiciel BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / cadre Outils / option mise à jour des références bancaires Cliquer sur le bouton Vérification des BIC. Visualisation du nombre d erreurs (ex ci-dessous 8 BIC erronés sur 42 présents) Corrections à apporter : Consulter l'erreur indiquée en cliquant sur le bouton Plus l'erreur s'affiche en dessous. devant la croix rouge : le détail de Page 1

2 Double-cliquer sur la ligne rouge pour accéder à la fiche de la banque et procéder à la correction Cliquer sur le bouton Vérifier : le BIC de la banque ne doit plus apparaître en anomalie. b. Vérifier les codes IBAN des domiciliations bancaires de vos agents BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / cadre Outils / option mise à jour des références bancaires Cliquer sur le bouton Vérification des IBAN des agents. Corrections à apporter : Suite au contrôle une arborescence affiche la liste des codes IBAN erronés avec le nom de l'agent concerné. Consulter l'erreur indiquée en cliquant sur le bouton Plus devant la croix rouge : le détail de l'erreur s'affiche en dessous. Double-cliquer sur la ligne rouge pour accéder à la domiciliation bancaire de l'agent dans son dossier, et procéder à la correction. Cliquez sur le bouton Vérifier : l'iban de l'agent ne doit plus apparaître en anomalie. Page 2

3 c. Vérifier les codes IBAN des domiciliations de vos organismes de cotisation (si saisis côté paie) BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / cadre Outils / option mise à jour des références bancaires Idem étape 3 pour correction d. Vérification de l exhaustivité de votre travail en imprimant une liste des domiciliations Bancaires de vos agents Bloc AGENT / option Editions des listes agents Choisir Liste des domiciliations bancaires des agents. Page 3

4 2. Configurer votre logiciel pour utiliser le protocole RMH SEPA a. BLOC ORGANISATION ET DONNEES / cadre Organisation / option Etablissements A faire sur chaque fiche Etablissement pour lequel vous effectuer le transfert Hopayra : Cliquer sur l onglet Paie et mandatement : Cocher Protocole RMH SEPA, la zone Département trésorerie s'affiche. - Cette zone est complétée avec le numéro du département correspondant à la commune. - Si la zone est vide, la renseigner en sélectionnant le numéro de département Dans le cas de la mise en place du mandatement collectif, renseigner les cases suivantes : o comptable centralisateur : 1 caractère o Comptable subordonné : 2 caractères o Numéro de collectivité : 1 caractère b. BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / Cadre Configuration Comptabilité / option Configuration du logiciel de comptabilité Effectuer le paramétrage ci-dessous afin d associer sur les mandats concernés dans le logiciel de comptabilité, et ce sans action de votre part : -le fichier démat de paie au format xhl -les états de caisse au format pdf Pour une collectivité faisant du mandatement collectif pour les agents et élus ; cocher les 2 cases ci-dessous Page 4

5 c. ORGANISATION ET DONNEES / organismes de cotisation Venir mettre Virement sur Application Externe pour les «organismes» SALAIRES et INDEMNITES Mettre les alias ci-dessous si toutefois ils ne sont pas renseignés de cette façon. Dans le logiciel de comptabilité : Venir créer le tiers SALAIRES (avec l alias SALAIRES) et le tiers INDEMNITES (avec l alias INDEMNITES) Tous les 2 devront être créés en personne morale, avec toutes les informations liées à votre collectivité (SIRET, code APE, nature juridique commune, adresse, pas de RIB à saisir). Lors de la session d interface, 2 mandats seront ainsi automatiquement créés (l un reprenant le montant global des nets des agents sur le mandat salaires, l autre reprenant les nets des élus sur le mandat indemnités) 3. Génération et dépôt du fichier Hopayra BLOC CYCLE DE PAIE / cadre Transfert / option Transfert Hopayra Ce fichier reprend tous les nets à payer des différents agents L envoi du fichier test se fait par le portail de la DGFIP Avec les codes d identification suivants : -Destinataire : A176 -Application : GRMHT993 (Attention : La lettre T indique qu'il s'agit d'un fichier test) -Fichier : aller chercher le fichier «paymen» Page 5

6 - s il est satisfaisant vous passerez en exploitation réelle. Dans ce cas, le trésorier vous demandera de le déposer sur le portail DGFIP avec les codes Destinaire A176 et Application GRMH993 (ne plus utiliser le T qui correspondait au test) - s il n est pas satisfaisant, vous devrez corriger les anomalies constatées et refaire un test. Page 6

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