BROCHURE EXPLICATIVE

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1 BROCHURE EXPLICATIVE Simple et rapide : La saisie de votre DNA sur notre site Web DATE DE RETOUR DU DOCUMENT : 20 AVRIL 2016 AU PLUS TARD Concerne tous les adhérents y compris ceux utilisant le Titre Emploi Service Entreprise (TESE) Pour Contacter notre Caisse : Site de Grenoble 129, cours de la Libération et du Général de Gaulle CS GRENOBLE Cedex 2 Site Internet : Horaires d ouverture de l accueil du lundi au vendredi de 8H45 à 12H 14H à 16H30 1

2 SIMPLE ET RAPIDE La saisie de votre DNA directement Sur le site Web de la Caisse Une fois votre DNA saisie sur le site et contrôlée par nos services et si vous avez enregistré les dates de départ en congés de vos salariés à partir de celui-ci (Rubrique CONGES) à compter du 1 er mai (date d ouverture de la campagne 2016), les paiements des congés pourront être effectués automatiquement sans autres démarches de votre part. Cette procédure simplifiée vous dispense du retour de la DNA sous format papier. En revanche, en septembre, les certificats seront à nous retourner (en l état et sans aucune modification), en envoi groupé, avec cachet et signatures, du salarié et de l entreprise, obligatoires. Ne pas oublier de cocher la case spécifiant la saisie des dates de congés sur le WEB. En résumé, Concernant la DNA, vous avez le choix : De ne plus utiliser le papier et de l établir à partir du site WEB Ou de l envoyer sous format DADSU Ou de la remplir et nous la retourner sous format papier comme les années précédentes De la même façon, Concernant les dates de congés, vous avez le choix : De les établir à partir du site WEB Ou de nous retourner les certificats de congés complétés des dates de congés avec cachet et signatures obligatoires, un mois avant la date de départ en congés annoncée. Nous vous remercions par avance pour le soin que vous apporterez à l élaboration de ces documents. LA DIRECTION 2

3 SOMMAIRE UTILITE DU DOCUMENT I - QU EST-CE QUE LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE DES SALAIRES?... P 3 II - A QUOI SERT LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE?... P 4 III - VERIFIER ET/OU COMPLETER LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE.. P 4 COMMENT REMPLIR LE DOCUMENT? A - GENERALITES - IDENTIFICATION DE L ENTREPRISE. P 5 B - RECAPITULATIF DES SALAIRES DECLARES A LA CAISSE. P 6 C - LISTE NOMINATIVE DES SALARIES.. P 7 *********** TABLEAU DES METIERS INDIVIDUELS / BATIMENT.. P 14 TABLEAU DES METIERS INDIVIDUELS / TRAVAUX PUBLICS P 15 JOINDRE LA CIBTP P 16 UTILITE DU DOCUMENT I - QU EST-CE QUE LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE DES SALAIRES? Cette déclaration est le document essentiel pour préparer le paiement des indemnités de congés de votre personnel y compris celui embauché dans le cadre du TESE. D'une présentation claire et fonctionnelle, il est établi en fonction de la période de référence d acquisition des droits aux congés dans le Bâtiment, soit du l er Avril 2015 au 31 Mars Il se décompose ainsi : Généralités - Identification de l'entreprise Récapitulation des salaires déclarés Liste nominative des salariés Chacune de ces parties étant à la fois pré-imprimée et à compléter. 3

4 II - A QUOI SERT LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE? La DNA permet à l entreprise : 1. De s autocontrôler en vérifiant que la masse des salaires totaux déclarés est égale à celle des salaires totaux individuels. 2. De corriger, éventuellement, les informations inexactes concernant l'entreprise ainsi que les salariés. 3. De déceler une omission, une erreur, une mauvaise information ou une incompréhension. 4. De compléter les rubriques INDISPENSABLES au règlement des congés. La DNA permet à la CIBTP : D'ETABLIR, À VOTRE PLACE, les certificats de congés pour tous vos salariés présents au 31 Mars (les certificats des salariés débauchés étant normalement déjà en votre possession). III VERIFIER ET/OU COMPLETER LA DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE Pour faciliter la compréhension, les rubriques de la déclaration que nous commentons ci-dessous sont repérées d A 1 à A 3, B 1 et B 2, de C 1 à C 3 et D. Ci-après, les légendes décrivant la nature des zones composant la DNA. Concerne les zones contenant des informations Questions à vous poser pour préparer les mentions à inscrire dans les zones à vérifier et à compléter Concerne les zones à vérifier et à compléter 4

5 COMMENT REMPLIR LE DOCUMENT? EN MAIN, VOTRE DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE A LIRE ET A REMPLIR A - GENERALITES - IDENTIFICATION DE L ENTREPRISE A 1 IDENTITE ENTREPRISE VERIFIER ET/OU COMPLETER Adresse Numéro(s) de téléphone Numéro(s) de Numéro SIRET Code NAF Convention collective Coordonnées du comptable A 2 HORAIRES VERIFIER ET/OU COMPLETER Horaire collectif hebdomadaire pratiqué dans l entreprise Pour les catégories de personnel horaire ou mensualisé qui auraient des horaires hebdomadaires différents, inscrire l horaire hebdomadaire le plus en usage dans l entreprise, sachant que dans ce cas ce sera l horaire hebdomadaire individuel qui sera pris en compte (horaire inscrit en rubrique C1A). Jour de repos hebdomadaire A 3 INFORMATIONS DIVERSES VERIFIER ET/OU COMPLETER Régime de sécurité sociale de l entreprise URSSAF ou CMSA de. Caisse de retraite du personnel ouvrier 5

6 B - RECAPITULATIF DES SALAIRES DECLARES A LA CAISSE B 1 SALAIRES BRUTS CONGES (en Euro arrondi à l entier le plus proche) COLONNE «DECLARE» : Les chiffres mentionnés dans ce cadre sont ceux que vous avez déclarés sur vos déclarations de salaires : Mensuelles : d avril 2015 à mars 2016 Trimestrielles : 2 ème T 2015 = juin ème T 2015 = septembre ème T 2015 = décembre 2015 En case A, si tout le personnel de l entreprise est assujetti à la cotisation congés payés. En case CGE, pour la partie du personnel assujetti à la cotisation congés payés. Les périodes non renseignées sont celles pour lesquelles vos déclarations de salaires ne nous sont pas parvenues. Dans ce cas, joignez les déclarations manquantes à la DNA. Concernant les adhérents utilisant le TESE, complétez impérativement les périodes non renseignées. La période MARS n est pas renseignée car nous n avons pas connaissance des montants au moment de l édition de la DNA. Il vous appartient donc de compléter la zone et de nous adresser la déclaration correspondante si celle-ci n a pas encore été expédiée. Effectuer le «total des salaires bruts déclarés». Si l'un des montants pré-imprimés s'avérait être non conforme à l'une de vos déclarations de salaires, effectuez vous-même la régularisation sur la période correspondante en précisant le montant exact et le montant de la différence. Procéder de même lorsqu après avoir rapproché le total des salaires bruts déclarés avec le cumul du salaire total brut de tous les salariés, une différence nécessitant une régularisation apparaît. Effectuer le «total des salaires bruts corrigés» B 2 SALAIRES URSSAF (en Euro arrondi à l entier le plus proche) Les chiffres mentionnés dans ce cadre sont ceux que vous avez déclarés sur vos déclarations de salaires (mensuelles ou trimestrielles) en case B. Concernant les adhérents utilisant le TESE, complétez impérativement les périodes non renseignées 6

7 Effectuer le total des «salaires base URSSAF déclarés» Si l'un des montants pré-imprimés s'avérait être non conforme à l'une de vos déclarations de salaires, effectuez vous-même la régularisation sur la période correspondante en précisant le montant exact et le montant de la différence. Effectuer le total des «salaires base URSSAF corrigés» C - LISTE NOMINATIVE DES SALARIES Sur cette liste sont déjà reportés par nos soins : les salariés présents dans votre entreprise au 31 Mars de l'année précédente (y compris les salariés TESE pour lesquels l URSSAF nous transmet des données) les salariés sortis de l'effectif en cours d'exercice pour lesquels vous nous avez adressé, en temps utile, les fiches de débauche, traitées par nos soins (ou saisies sur notre site WEB), jusqu au 31 mars précédant l envoi de la DNA. (lorsque les bases de calcul des indemnités de congés payés par anticipation sont modifiées lors de l établissement de la déclaration nominative annuelle, nous procédons à une régularisation de cotisations) les salariés embauchés en cours d'exercice pour lesquels vous nous avez adressé, en temps utile, les fiches d'embauche, traitées par nos soins (ou saisies sur notre site WEB), jusqu au 31 mars précédant l envoi de la DNA (y compris les salariés TESE pour lesquels l URSSAF nous transmet des données) ATTENTION : Vous devez, impérativement, compléter la liste nominative pour les salariés pour lesquels la fiche d'embauche n'aurait pas été établie. C 1 INFORMATIONS SALARIE VERIFIER ET/OU COMPLETER IMPERATIVEMENT Numéro de sécurité sociale : pour les salariés que vous ajouterez, veillez à noter exactement leur numéro de Sécurité Sociale, y compris la clé, et joindre la photocopie de l attestation vitale Date de naissance Département de naissance Lieu de naissance Identité du salarié Adresse Nationalité 7

8 C 1A INFORMATIONS CONTRAT VERIFIER ET/OU COMPLETER IMPERATIVEMENT Abattement La rubrique ne sera pas pré-remplie. Il vous faudra la compléter impérativement par la mention OUI ou NON. Lorsque la zone ne sera pas complétée, la mention «NON» sera retenue par défaut. Reportez-vous aux tableaux Pages 14 et 15 «éligibilité des métiers à la déduction forfaitaire spécifique de 10 %». Nouvelle règlementation concernant les CDD (Majorations des cotisations patronales des contributions d assurance chômage) : Pour tout contrat CDD, il est impératif de renseigner le motif du contrat. CDD : Préciser le motif (Surcroît d activité, CDD d usage, autres motifs) Contrat spécifique : apprentis, professionnalisation, TESE, tâcherons ou saisonniers si contrat à durée indéterminée intermittent (CDII). Métier : pour les nouveaux salariés ou en cas de changement, mentionner les codes correspondants et les dates de changement. Pour cela reportez-vous aux tableaux : METIERS INDIVIDUELS ET QUALIFICATIONS pages 14 et 15 Qualification : pour les nouveaux salariés ou en cas de changement, mentionner les codes correspondants. Pour cela reportez-vous aux tableaux : METIERS INDIVIDUELS ET QUALIFICATIONS pages 14 et 15 ATTENTION : Pour les apprentis qui changent de qualification, compléter une nouvelle ligne DNA à partir de la date du changement collège temps partiel (Pour le calcul des temps de travail se reporter à la page 10) ATTENTION : - Pour les salariés à temps partiel (y compris les mi-temps thérapeutiques) connus et dans le cas d un changement d horaire au cours de la période de référence, compléter une nouvelle ligne DNA à partir de la date du changement, indiquer le nouvel horaire mensuel et ainsi de suite pour signaler plusieurs changements d horaires. - Pour les nouveaux salariés à temps partiel, mettre une croix dans la case réservée à cet effet et indiquer l horaire mensuel dans la zone «horaire mensuel individuel». Horaire hebdomadaire individuel - pour les nouveaux salariés, indiquer leur horaire hebdomadaire individuel - pour les salariés connus, vérifier l horaire inscrit repris de l année précédente ou le rectifier, si changement, dans la zone «ou à rectifier». La case observation vous est réservée pour signaler toute particularité. EX : primes exceptionnelles, absences autorisées, mi-temps thérapeutiques, dates de changement de catégorie professionnelle 8

9 C 2 TEMPS ET SALAIRES DE LA PERIODE DE REFERENCE COMPLETER POUR LES SALARIES PRESENTS AU 31 MARS 2014 VERIFIER POUR LES SALARIES DEBAUCHES PRE-IMPRIMES A compléter, pour les salariés embauchés ou débauchés entre le l er avril 2015 et le 31 mars 2016, pour lesquels vous n'avez pas établi de fiche d'embauche ou de débauche ainsi que pour tous les salariés embauchés dans le cadre du TESE pour lesquels il manquerait une période. ATTENTION Si aucune date d entrée n est mentionnée, la date d entrée retenue sera le 01/04/15 Si aucune date de sortie n est mentionnée, la date de sortie retenue sera le 31/03/16 Donc, si aucune date d entrée et de sortie n est mentionnée, nous considèrerons que le salarié est présent du 01/04/15 au 31/03/16 Et, Établir autant de lignes que de périodes d emploi, Établir une nouvelle ligne pour l apprenti devenant OE1 à partir de la date du changement de qualification Établir une nouvelle ligne pour les salariés à temps partiel connus, en cas de changement d horaire à partir de la date de la modification. C2A- PERSONNEL HORAIRE OU MENSUALISE : OUVRIERS, APPRENTIS A TEMPS COMPLET ATTENTION : Tous les temps à inscrire sur la déclaration nominative annuelle pour cette catégorie de personnel sont à exprimer en HEURES (temps de travail et temps d absences) sauf cas particuliers des temps partiels (voir page 10). salaire horaire de base au 31/03/16 nombre d heures payées entre le 01/04/15 au 31/03/16 INCLURE : Les heures de travail Les heures supplémentaires Le préavis effectué ou non effectué (inscrire date de début et durée dans la zone observation) sauf pour un licenciement pour inaptitude Les congés de naissance Les jours fériés et absences autorisées payées conformément aux Conventions Collectives Les stages de formation continue rémunérés par l'employeur Le repos compensateur légal 9

10 EXCLURE : Les heures non travaillées par suite de chômage-intempéries Les heures non travaillées par suite d'accident du Travail, d Accident de Trajet, de Maladie Professionnelle, de Maternité, de Paternité, de Maladie Non Professionnelle, chômage partiel et absences autres que légales. Les heures non travaillées pour cessation collective du travail et d'absence pour convenance personnelle Les absences pour congés payés Les stages non rémunérés par l'employeur Le repos compensateur conventionnel Arrondir à l'unité, sans fraction d'heures Salaires totaux bruts : inscrire (en Euro arrondi à l entier le plus proche), pour chaque salarié, les salaires bruts gagnés au cours de la période de référence les éléments du salaire brut à déclarer sont bien évidemment identiques à ceux constituant l assiette du salaire brut soumis à la cotisation congé déclarée chaque mois ou chaque trimestre C2B- PERSONNEL A SALAIRE MENSUEL FIXE : ETAM ET CADRE A TEMPS COMPLET ET CAS PARTICULIER DES TACHERONS ET DES TEMPS PARTIEL ATTENTION : Tous les temps à inscrire sur la déclaration nominative annuelle pour cette catégorie de personnel sont à exprimer en MOIS et en JOURS calendaires Salaire mensuel de base au 31/03/16 Nombre de mois/jours calendaires de travail du 01/04/15 au 31/03/16 Indiquer le nombre de mois et de jours calendaires pour les mois incomplets de travail Cas particulier des salariés à temps partiel : Depuis 2014, les calculs des indemnités de congés payés des salariés à temps partiel se font sur les mêmes bases que les temps plein. Cette méthode de calcul permet la prise en compte de la globalité du forfait et l application au plus juste de la formule de calcul spécifique au BTP du 5/50 ème. Les temps de travail de ces salariés devront être convertis, par vos soins, en temps de travail mensuel et inscrits dans la rubrique «temps de travail» en mois centièmes. 10

11 Exemples de conversion : Pour un salarié à temps partiel qui effectue 2 heures par semaine et dont le temps de travail effectif est de 94 heures au cours de la période de référence 35H par semaine = heures /mois Donc 2 heures / semaine = * 2/35 = 8.7 heures/mois Soit pour un temps de travail effectif de 94 heures au cours de la période : 94/8.7 = mois/centièmes INCLURE : Le préavis effectué ou non effectué sauf pour un licenciement pour inaptitude Les congés de naissance Les jours fériés et absences autorisées payées conformément aux Conventions Collectives Les périodes de chômage-intempéries Les stages de formation continue rémunérés par l'employeur Le repos compensateur légal EXCLURE : Les périodes de congés payés Les absences pour accident du travail, accident de trajet, maladie professionnelle ou non professionnelle, chômage partiel, maternité, paternité, cessation collective du travail et convenance personnelle et absences autres que légales Les stages non rémunérés par l'employeur Le repos compensateur conventionnel Les fractions de mois sont décomptées en trentièmes. Exemple : pour un ETAM ayant travaillé du 1er septembre au 8 février, indiquer 5 mois et 8 jours (écrire 5,08). Si ce même ETAM s'est absenté 15 jours pour maladie, indiquer 4 mois 23 jours (écrire 4,23 dans la zone «nombre de mois/jours de travail» et les dates d arrêt correspondant aux 15 jours d absence dans la zone «Maladie non professionnelle»). salaires totaux bruts : inscrire (en Euro arrondi à l entier le plus proche), pour chaque salarié, les salaires bruts gagnés au cours de la période de référence les éléments du salaire brut à déclarer sont bien évidemment identiques à ceux constituant l assiette du salaire brut soumis à la cotisation congé déclaré chaque mois ou chaque trimestre 11

12 C 3 TEMPS DES ABSENCES POUR Personnel C2A Personnel C2B VERIFIER ET/OU COMPLETER IMPERATIVEMENT ATTENTION : Ces temps calculés par nos soins, s apprécient à partir de la date d évènement, des dates d arrêts et de fin d arrêt que vous nous indiquerez dans le tableau prévu à cet effet. (Les périodes d absence des salariés TESE doivent impérativement être ajoutées) Maternité/paternité (indiquer dans cette même rubrique les temps d absence pour maternité ou paternité) Maladie non professionnelle OUVRIER - temps perdus par suite de maladie non professionnelle : Ces temps, non pris en compte pour le calcul du droit et de l'indemnité sont néanmoins retenus pour l'attribution de la prime de vacances. ETAM et CADRE - temps perdus par suite de maladie non professionnelle : A partir de 120 jours ouvrables ou non, continus ou non, d exécution effective du contrat de travail ou de périodes qui y sont assimilées, ces temps seront pris en compte pour le calcul du droit et de l'indemnité. Accident de trajet < à un an Accident de trajet > à un an Accident du travail < à un an Accident du travail > à un an Maladie professionnelle < à un an Maladie professionnelle > à un an (Voir explications ci-après) Le code du travail (article L ) assimile à du temps de travail effectif les périodes durant lesquelles le contrat de travail est suspendu pour cause d'accident du travail ou maladie professionnelle, dans la limite d'un an. Précisions : Ce qui caractérise la "suspension" du contrat, c'est l'arrêt effectif de l'activité du salarié (c'est à dire le moment où il cesse de produire une prestation de travail). Par conséquent, lorsqu'il y a décalage dans le temps entre la déclaration d'accident par l'employeur et l'arrêt effectif de travail du salarié, le point de départ du délai d'un an est bien la date du 1 er arrêt et non pas la date de déclaration. EXEMPLE : Accident du travail, Maladie Professionnelle Date de la déclaration initiale (date de l accident que vous mentionnez sur le document à adresser à la CPAM) ou Date de la reconnaissance de la maladie professionnelle par la CPAM 12

13 Date d arrêt Date de fin d arrêt Si pour le même accident de travail, ou la même maladie professionnelle, se succèdent de nouvelles périodes d arrêts et de reprises, veuillez détailler les dates de chaque arrêt/reprise. Pour plus de facilité, nous vous recommandons d utiliser le tableau prévu à cet effet sur notre site WEB. A défaut, merci de nous transmettre un document annexe. Chômage partiel : la durée de ces absences est prise en compte en totalité pour le calcul de la durée des congés et de l indemnité de congés mais n est pas prise en compte pour l ouverture du droit à la prime de vacances. Absences autres que légales (absence de fait ou convenance personnelle) : indiquer les dates d absence ou le nombre d heures correspondant Une fois la liste nominative des salariés complétée, vous terminerez en bas de la dernière Page par : D - SALAIRE TOTAL BRUT DE TOUS LES SALARIES Effectuer le total des salaires bruts de l'ensemble de vos salariés. Il doit être égal (se conférer à la rubrique B 1) => Soit au total des salaires bruts déclarés à la caisse => Soit au total des salaires bruts corrigés NOUS ATTIRONS TOUT PARTICULIEREMENT VOTRE ATTENTION SUR LA NECESSITE D OBTENIR UNE DECLARATION NOMINATIVE ANNUELLE EXACTE ET COMPLETE POUR NOUS PERMETTRE DE PAYER AU PLUS TOT VOS SALARIES. 13

14 Tableau des Métiers Individuels et Qualification Bâtiment avec éligibilité des métiers à la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) de 10 %. T A B L E A U D E S Q U A L I F I C A T I O N S B Â T I M E N T Ouvriers ETAM Convention Collective Nationale des Ouvriers du 8 octobre 1990 applicable à compter du 1 er mai Niveau Coefficient Qualificat ETAM Niveau A ETAMA Apprenti AP ETAM Niveau B ETAMB Ouvrier d exécution 1 ETAM Niveau C ETAMC Position OE1 ETAM Niveau D ETAMD Position OE2 ETAM Niveau E ETAME Ouvrier professionnel OP ETAM Niveau F ETAMF Compagnon professionnel 3 ETAM Niveau G ETAMG Position CP1 ETAM Niveau H ETAMH Position CP2 Maître ouvrier 4 Position MO1 CADRES Position MO2 Chef d équipe 4 Coefficient Position CE1 Position CE2 Ingénieur ou assimilé débutant 60, 65, 70, 75, 80, ou A position A 85 Ingénieur ou assimilé pos. B 1 er éch. 90 ou 95 B11 Cat. 1 Ingénieur ou assimilé pos. B 1 er éch. 100 ou 103 B12 Cat. 2 Ingénieur ou assimilé pos. B 2 éch. 108 B21 Cat. 1 Ingénieur ou assimilé pos. B 2 éch. 120 B22 Cat. 2 Cadre position C 1er échelon 130 C1 Cadre position C 2e échelon 162 C2 Cadre supérieur position D D 14

15 Tableau des Métiers Individuels et Qualification Travaux Publics avec éligibilité des métiers à la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) de 10 %. T A B L E A U D E S Q U A L I F I C A T I O N S T R A V A U X P U B L I CS Ouvriers ETAM Convention Collective Nationale des Ouvriers du 10 octobre 1988 applicable à compter du 1 er novembre 1989 (arrêté d extension du 11 octobre 1990). Niveau Coefficient Qualificat Employé niveau A EA Apprenti AP Employé niveau B EB Ouvrier d exécution 1 Employé niveau C EC Position OE1 Employé niveau D ED Position OE2 Technicien/Agent de maîtrise niveau E TE Ouvrier professionnel 2 Technicien/Agent de maîtrise niveau F TF Position OP1 Technicien/Agent de maîtrise niveau G TG Position OP2 Technicien/Agent de maîtrise niveau H TH Ouvrier compagnon OC Chef d équipe CE2 CADRES Maître ouvrier MO Maître chef d équipe MCE Cadre niveau A position 1 A1 Cadre niveau A position 2 A2 Cadre niveau B position 1 B1 Cadre niveau B position 2 B2 Cadre niveau B position 3 B3 Cadre niveau B position 4 B4 Cadre niveau C position 1 C1 Cadre niveau C position 2 C2 Hors Cadre D 15

16 Pour s informer, se renseigner et déclarer (déclarations de salaires, déclaration nominative annuelle, d embauche et de débauche, dates de congé) : LE SITE INTERNET Avec votre numéro d adhérent et votre code confidentiel Pour correspondre avec la CIBTP site de LA BOITE AUX LETTRES ccpb.grenoble@conges-btp.com Télécopieurs : ou Pour joindre directement à la CIBTP UNE EQUIPE D AGENTS EST A VOTRE DISPOSITION Sur une plage horaire dédiée aux adhérents le matin De 8H45 à 12H00 Tel :