Sommaire. Manager 100. Procédure d ouverture...36 Fonctions accessibles Les nouveautés de la version 1

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1 Manager 100 Sommaire Les nouveautés de la version 1 Nouveautés de la version Intégration de Sage e-comptabilité... 3 Intégration de Sage e-paie... 4 Intégration de l Euro Pass port... 4 Nouveautés et améliorations diverses... 5 Nouveautés diverses... 5 Introduction 7 Avant-propos... 9 Mise en place de Manager Organisation de type Bibliothèque Organisation de type Bureau La gestion des dossiers Principe d utilisation du programme Les premiers paramètres à enregistrer Les dossiers et collaborateurs Les traitements possibles dans Manager Menu Système 19 Menu Fichier 23 Introduction 27 Nouveau Organisation des dossiers Choix du traitement Ouvrir Procédure d ouverture...36 Fonctions accessibles...39 Fermer...41 A propos de...42 Volet Identification A propos de...42 Volet Contacts A propos de...44 Volet Communication A propos de...46 Volet Options A propos de...47 Configuration système et partage...65 Configuration système...65 Utilisateurs connectés...66 Messagerie...67 Autorisations d'accès...70 Fonctions protégées...71 Procédure de protection...71 Effets de la protection...74 Communication Client / Expert-Comptable...75 Présentation...75 Choix du traitement...76 Réception des données comptables...77 Emission des données...80 Journal de transfert...84 Connexion Web...85 Gestion des inscriptions...85 Procédure...85 Assistant de gestion des inscriptions...86 Traitement des dossiers Procédure Assistant de traitement des dossiers Journal de transfert I

2 Sommaire général Impression historique dossier Changer l'organisation des dossiers Détection du type d'organisation Saisie du mot de passe Administrateur Validation du traitement Maintenance Maintenance multi-dossiers Assistant de maintenance multi-dossiers Déroulement des traitements Euro Pass port Conditions préalables Déroulement du traitement Traitements effectués Impression des paramètres société Format d impression Quitter Menu Edition 169 Introduction Annuler Couper Copier Coller Effacer Sélectionner tout Ajouter Consulter Voir / Modifier Supprimer Précédent Suivant Rechercher Afficher le journal de transfert Imprimer le journal de transfert Effacer le journal de transfert Menu Structure 179 Introduction Dossiers Opérations possibles sur la liste des dossiers Volet Fiche principale d un dossier Volet Complément d un dossier Volet Contact d un dossier Volet Comptable d un dossier Volet Fiscal d un dossier Volet Juridique d un dossier Volet Social d un dossier Volet Application d un dossier Volet e-application d un dossier Création d un fichier Mise à jour des données Enregistrement des informations par application Volet Documents d un dossier Volet Information libre d un dossier Collaborateurs Opérations possibles sur la liste des collaborateurs Volet Identification d un collaborateur Volet Complément d un collaborateur Volet Information libre d un collaborateur Dossiers et applications gérés par le collaborateur Organisation des dossiers Opérations possibles sur la fenêtre Organisation des dossiers Nature des informations affichées Traitements lancés depuis la fenêtre Organisation des dossiers II

3 Manager 100 Menu Traitement 267 Introduction Impression multi-dossiers Lancement de l édition Paramétrage des éditions Modification des critères d une édition Suppression d une édition Mise à jour du plan comptable Mise à jour / reprise des données Transfert et chargement Principe Procédure de transfert et de chargement Incidence du chargement d un fichier sur son statut Sauvegarde serveur Procédure de sauvegarde Incidence de la sauvegarde d un fichier sur son statut287 Menu Fenêtre 289 Introduction Réorganiser Actualiser Barres d outils & raccourcis Volet Barres d outils Barres d outils Volet Raccourcis Barres d outils Utiliser l aide Sage sur le Web Actualiser les droits d accès au Portail Consulter le manuel Avant-propos Vous n avez pas installé le manuel électronique Utilisation du manuel électronique Comment consulter votre manuel électronique A propos de Manager Annexes 319 Utilisation de Manager 100 et de Etats Financiers 321 Création d une société Assistant de création Paramètres société Utilisation de Manager 100 et de la Paie 323 Installation de la paie pour une utilisation en réseau Gestion des utilisateurs Création d'un dossier de Paie à partir de Manager Personnaliser la liste Préférences Liste des fenêtres ouvertes Menu Aide (?) 307 Introduction Rubriques d aide de Manager Recherche l Aide sur III

4 Les nouveautés de la version Ce manuel vous présente l utilisation du programme Sage Manager 100 version Si vous possédiez une version précédente de l application, ce paragraphe présente brièvement les ajouts fonctionnels dont vous bénéficiez dans la dernière version. Nouveautés de la version Intégration de Sage e-comptabilité... 3 Intégration de Sage e-paie... 4 Intégration de l Euro Pass port... 4 Nouveautés et améliorations diverses Sage France

5 Les nouveautés de la version 2

6 Les nouveautés de la version Nouveautés de la version Intégration de Sage e-comptabilité! Nous Les nouvelles fonctionnalités de Sage Manager 100 permettent aux cabinets d expertscomptables de traiter des dossiers de leurs clients via le Web. Traitement des inscriptions Les informations saisies lors de l enregistrement du dossier du client chez l expert sont ainsi récupérées, leur cohérence vérifiée et les modalités de paiement validées. Le dossier ainsi constitué est alors publié sur le site. Gestion des dossiers Dans le cadre de la périodicité définie avec le client, le cabinet d expertise comptable peut, grâce à Sage Manager 100, traiter les dossiers de différentes manières : sur site pour ce qui concerne les dossiers normalement gérés en interne par le cabinet d expertise ; par l émission et / ou la réception de données comptables par l intermédiaire de fichiers transmis sur supports magnétiques ou par l intermédiaire de la messagerie Internet permettant un partage des tâches entre l expert-comptable et son client ; une synchronisation simplifiée des bases est ainsi réalisée ; l expert comptable reçoit de son client les données comptables de périodes «validées» par ce dernier, en effectue l expertise puis les lui renvoie dans leur intégralité en remplacement des valeurs initiales : ce mode de gestion évite tout problème de synchronisation. Gestion des impressions L impression de divers documents, tels la liasse fiscale, peut être demandée via Sage Manager 100. Cette impression s effectue sous la forme de fichiers de type.pdf (ceux générés par le programme Adobe Acrobat). Ces fichiers d impression sont mis à la disposition des clients dans l espace qui leur est réservé sur le site de l expert d où ils pourront lancer leur impression. Gestion des demandes particulières par l intermédiaire du Web L utilisateur peut faire diverses demandes telles la clôture de l exercice, la production d une balance sur fichier, la récupération de données sur fichier etc. Gestion d un historique Sage Manager 100 conserve l ensemble des tâches exécutées pour un client donné. L expertcomptable dispose ainsi d un outil de suivi des actions réalisées dans chaque dossier client, suivi qui peut servir dans le cadre de la facturation du client. utiliserons parfois la désignation ASP ou Application Service Provider pour définir le fournisseur d accès qui héberge le dossier du client ainsi que les applications Sage e-comptabilité ou Sage e-paie. 3

7 Les nouveautés de la version Intégration de Sage e-paie Tout comme pour le programme Sage e-paie, le programme Sage Manager version permet de traiter : les inscriptions des clients désirant confier à un cabinet d expertise comptable la gestion de leurs salariés, les dossiers de paie et le traitement des impressions. Toutes ces opérations dont le déroulement présente beaucoup de ressemblances avec celles de Sage e-comptabilité s effectue en grande partie par l intermédiaire d assistants qui guident l utilisateur tout au long des diverses étapes du traitement. Intégration de l Euro Pass port Le programme Sage Manager version permet de piloter l outil de bascule euro appelé Euro Pass port. Cet outil est normalement présent dans le programme Sage Maintenance. Sage Manager permet l utilisation automatique de cet outil pour la conversion des fichiers comptables et immobilisations rattachés aux dossiers après sélection d un minimum d options. 4

8 Les nouveautés de la version Nouveautés et améliorations diverses Nouveautés diverses Le tableau ci-après liste les modifications de détail intervenues dans le programme depuis sa précédente version. Menu Fonction Caractéristiques Fichier A propos de Un nouveau volet Communication permet de paramétrer certaines données sur l enregistrement des inscriptions. Une nouvelle option, Secteur d activité, permet de regrouper les dossiers des clients par types. Imprimer les paramètres société Connexion Web Maintenance / Euro Pass port Cet ensemble de fonctions permet d imprimer les données sur l entreprise, les options enregistrées ainsi que l organisation des dossiers. Cet ensemble de fonctions permet le téléchargement et la gestion des dossiers ASP (e-comptabilité et e-paie). Cette fonction permet de lancer la bascule euro en rafale sur les fichiers comptables et immobilisations rattachés aux dossiers gérés au sein du cabinet. Edition Rechercher Cette fonction donne accès à la commande Rechercher / Remplacer qui permet de retrouver des éléments dans les dossiers mais aussi de remplacer certaines valeurs. Structure Dossiers Modification du volet Complément par l ajout de zones identifiant les types de synchronisation des dossiers clients et experts-comptables. Ajout d un volet e-applications qui permet de définir les caractéristiques de traitement des dossiers Web ainsi que de consulter l historique des connexions. Fenêtre Préférences Ajout de nouvelles zones sur l imprimante à utiliser pour les fichiers PDF ainsi que pour le rafraîchissement des listes en cas de travail en réseau. 5

9 Les nouveautés de la version 6

10 Introduction Avant-propos... 9 Mise en place de Manager Organisation de type Bibliothèque Organisation de type Bureau La gestion des dossiers Principe d utilisation du programme Les premiers paramètres à enregistrer Les dossiers et collaborateurs Les traitements possibles dans Manager Les impressions multi-dossiers...16 Mise à jour du plan comptable...16 Mise à jour / reprise des données...17 Transfert / chargement...17 Sauvegarde serveur Sage France

11 Introduction 8

12 Introduction Avant-propos Sage Manager 100 est un gestionnaire multi-dossiers et multi-applicatifs particulièrement adapté aux sociétés qui gèrent simultanément les dossiers de plusieurs entreprises. Il permet d organiser les fichiers de données des applications Sage. Il fonctionne avec les programmes Sage Comptabilité 100, Immobilisations 100, Paie 100 et Etats financiers 100. Il vous permet notamment : de visualiser et de naviguer dans les dossiers créés par les logiciels de la Ligne 100, de gérer une base de données unique, de réaliser des traitements multi-dossiers, de lancer les applications Sage Ligne

13 Introduction Mise en place de Manager 100 Si vous utilisez déjà nos applications et que vous avez créé des fichiers, nous vous recommandons de lire attentivement ce paragraphe pour la mise en œuvre de Manager 100. Selon le mode d'organisation choisi - Bibliothèque ou Bureau -, effectuez les traitements suivants pour mettre en œuvre rapidement et de manière aisée votre fichier Manager. Organisation de type Bibliothèque! Nous Ce mode d'organisation nécessite l'utilisation d'un serveur et correspond à une organisation de type Cabinet comptable. vous recommandons au préalable de regrouper les dossiers dans un même volume du serveur ou sur un même poste local. Il est possible d'avoir un répertoire par dossier sans incidence sur la procédure de mise en place. Création des dossiers Attachement des fichiers Avant tout traitement, il est nécessaire de créer les différents dossiers en suivant la procédure suivante : 1. Créer un nouveau fichier Manager de type Bibliothèque sur le poste serveur, et le fichier Annexe sur le poste client (*). 2. Définir éventuellement les différents niveaux d'arborescence dans le volet Options de la fenêtre A propos de 3. Créer les différents collaborateurs auxquels vous affecterez ultérieurement les dossiers dans le menu Structure. 4. Créer chaque dossier géré au sein du cabinet comptable grâce au menu Structure. Utiliser une codification vous permettant de retrouver facilement les dossiers. Rappel : la modification du numéro de dossier n'est pas autorisée après validation de la création. Voir (*) La procédure de création des fichiers Manager est détaillée dans la fonction Nouveau page 28. Vous remarquerez que le dossier apparaît automatiquement dans l'arbre selon les affectations définies. Deux méthodes peuvent être utilisées pour attacher les fichiers : 1 ère méthode : au niveau du dossier 1. Ouvrir un dossier dans la fonction Dossiers du menu Structure ; cliquer sur le bouton Créer les fichiers ; la combinaison de touches MAJUSCULE+F1 permet d'afficher la même fenêtre. 2. Sélectionner l'application concernée. 10

14 Introduction 3. Cliquer sur le bouton Attacher un fichier. Attachement des documents! Il! Pour Voir 4. Se positionner sur chaque ligne, par exemple, Fichier comptable pour la Comptabilité, et cliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier concerné. est possible d'affecter les fichiers Paramètres à chaque dossier. Cette procédure doit être utilisée exceptionnellement pour personnaliser les fichiers Paramètres, par exemple, lorsque le régime d'un dossier diffère de celui habituellement géré. Rappel : lors de l'exécution de la Comptabilité, le programme recherche en priorité les fichiers Paramètres sous le même répertoire que le dossier, et à défaut, dans le répertoire d'installation de l'application. 2 ème méthode : utilisation du Glisser déposer 1. Dérouler l'arborescence des dossiers grâce à la fonction Organisation des dossiers du menu Structure. 2. Grâce à la barre de navigation ou au menu contextuel, effectuer un tri par dossier. 3. Sélectionner le dossier concerné. 4. Dans l'explorateur Windows, ouvrir le répertoire contenant les fichiers gérés et sélectionner le fichier correspondant au dossier 5. Glisser le fichier vers la partie droite de l'arbre. Il est possible de lier les documents créés avec Microsoft Office (Word, Excel ) ou une application bureautique, et de les exécuter simplement par un double-clic. que les documents soient accessibles à l'ensemble des utilisateurs, il est recommandé de les recopier sur le serveur, dans le répertoire propre à chaque dossier. Dans le cas contraire, les documents, bien que visibles par tous les utilisateurs, ne peuvent être lancés que sur le poste local sur lequel ils sont stockés. Le rattachement des documents au dossier s'effectue ensuite : soit directement dans le volet Documents du dossier correspondant, soit grâce au glisser / déposer de l'explorateur Windows vers le volet Documents du dossier correspondant dans la fenêtre Organisation des dossiers. Le principe de transfert sous le titre Ajouter une application Sage gérée par Manager 100 page 255. Sauvegarde serveur Avant toute utilisation et travail en temps réel, il est recommandé d'effectuer une sauvegarde des dossiers vers le serveur, puis grâce à la fonction Transfert / Chargement de prélever les dossiers sur le poste local. 11

15 Introduction Organisation de type Bureau! Il Ce mode d'organisation permet de regrouper et d'organiser simplement les dossiers gérés. Contrairement à l'organisation de type Bibliothèque, Manager ne crée pas de répertoire par dossier pour le stockage des fichiers liés. Les fichiers sont conservés dans leur répertoire d'origine, l'accès en est facilité grâce au Manager. est recommandé de regrouper au préalable tous les dossiers sur le même poste serveur. Une organisation "1 dossier = 1 répertoire" peut être envisagée, chaque répertoire contenant l'ensemble des fichiers liés et documents du dossier. Création des dossiers Attachement des fichiers liés Avant tout traitement, il est nécessaire de créer les différents dossiers en suivant la procédure suivante : 1. Créer un nouveau fichier Manager de type Bureau sur le poste serveur, et le fichier Annexe sur le poste client (*). 2. Définir éventuellement les différents niveaux d'arborescence dans le volet Options de la fenêtre A propos de 3. Créer les différents collaborateurs auxquels vous affecterez ultérieurement les dossiers dans le menu Structure. 4. Créer chaque dossier géré au sein du cabinet comptable grâce au menu Structure. Voir (*) La procédure de création des fichiers Manager est détaillée dans la fonction Nouveau page 28.! Il Vous remarquerez que le dossier apparaît automatiquement dans l'arbre selon les affectations définies. Deux méthodes peuvent être utilisées pour attacher les fichiers : 1 ère méthode : bouton Attacher un fichier 1. Ouvrir un dossier dans la fonction Dossiers du menu Structure. 2. Cliquer sur le bouton Créer / Rattacher les fichiers. La combinaison de touche MAJUSCULE+F1 permet d'afficher la même fenêtre. 3. Sélectionner l'application concernée. 4. Cliquer sur le bouton Attacher un fichier. 5. Se positionner sur chaque ligne, par exemple, fichier comptable pour la comptabilité, et cliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier concerné. est possible d'affecter les fichiers Paramètres à chaque dossier. Cette procédure doit être utilisée exceptionnellement pour personnaliser les fichiers Paramètres, par exemple, lorsque le régime d'un dossier diffère de celui habituellement géré. 12

16 Introduction Rappel : lors de l'exécution de la comptabilité, le programme recherche en priorité les fichiers Paramètres sous le même répertoire que le dossier, et à défaut, dans le répertoire d'installation de l'application. Voir 2 ème méthode : Glisser déposer 1. Dérouler l'arborescence des dossiers grâce à la fonction Organisation des dossiers du menu Structure. 2. Grâce à la barre de navigation ou au menu contextuel, effectuer un tri par dossier. 3. Sélectionner le dossier concerné. 4. Dans l'explorateur Windows, ouvrir le répertoire contenant les fichiers gérés et sélectionner le fichier correspondant au dossier 5. Glisser le fichier vers la partie droite de l'arbre. Le principe de transfert sous le titre Ajouter une application Sage gérée par Manager 100 page 255. Attachement des documents! Pour Voir Il est possible de lier les documents créés avec Microsoft Office (Word, Excel ) ou une application bureautique, et de les exécuter par un simple double-clic. que les documents soient accessibles à l'ensemble des utilisateurs, il est recommandé de les recopier sur le serveur. Dans le cas contraire, les documents, bien que visibles par tous les utilisateurs, ne peuvent être lancés que sur le poste local sur lequel ils sont stockés. Le rattachement des documents au dossier s'effectue ensuite : soit directement dans le volet Documents du dossier correspondant, soit grâce au glisser / déposer de l'explorateur Windows vers le volet Documents du dossier correspondant. Le principe de transfert sous le titre Ajouter une application Sage gérée par Manager 100 page

17 Introduction La gestion des dossiers! Cette Sage Manager 100 permet de regrouper les dossiers dans une seule et unique base de données. base est stockée sur le serveur et accessible à tous en utilisation réseau ou en local sur le disque dur en utilisation monoposte. Gestion des niveaux d arborescence Les niveaux permettent de hiérarchiser la présentation des données. Ces niveaux reflètent l'organisation du cabinet ou de l'entreprise. Exemple Le fichier exemple livré avec Manager 100 (M_expert) est organisé comme suit : 3 bureaux (sites géographiques) : Paris 1 er, Paris Nord & Ouest, Paris Sud & Est. 3 services : GPME, PME-PMI et TPE 3 groupes : Comptabilité/Etats financiers, Comptabilité Libérale, Paie Une structure à 3 niveaux peut dans ce cas être définie. Les collaborateurs (qu il est possible d identifier dans Manager 100) sont rattachés à ces différents niveaux d'arborescence. A chaque dossier, est ensuite affecté un collaborateur dont le rattachement aux niveaux définis peut être ponctuellement modifié. Voir Les différents niveaux d'arborescence sont définis dans la fenêtre A propos de La saisie des collaborateurs est effectuée dans le menu Structure. Gestion des dossiers Un dossier est caractérisé par : une fiche principale permettant d identifier le dossier (numéro et intitulé, adresse, télécommunications, ) ; ces informations seront répercutées dans tous les fichiers applicatifs créés, les informations générales pour la gestion du dossier au sein du cabinet comptable (type de mission, date d'entrée, ), le régime fiscal et le régime de TVA de l'entreprise, les données relatives à la forme juridique, au capital social et à l enregistrement aux registres, les informations de paie, les applications gérées ; dans chaque volet spécifique à l'application, il est possible de consulter les informations propres au fichier : exercices, longueurs des comptes, des documents Word, Excel par exemple qui lui sont associés (précisant le statut de la société, la liste des actionnaires ), 14

18 Introduction Voir des informations libres. Chaque dossier est rattaché à un collaborateur, ce collaborateur pouvant être différent par application. Les dossiers sont gérés dans le menu Structure. Manipulation des dossiers Traitement multi-dossiers Plusieurs types de traitements peuvent être effectués sur un dossier : Lancement d'une application donnée pour ce dossier : Manager 100 ouvre l'application avec en paramètres, le chemin d'accès et le nom de la société, le code utilisateur et son mot de passe. Mise à jour des données de Manager 100 à partir des applications et inversement : au moment de la création des fichiers, les données enregistrées dans Manager 100 sont automatiquement copiées dans les différents fichiers pour les informations les concernant. Chargement d'un dossier : dans le cas d'une gestion réseau, les dossiers peuvent être stockés sur le serveur et chargés à la demande sur le poste client. Un seul collaborateur peut «prendre» un dossier. Sauvegarde d un dossier : à l'inverse, lorsque le travail sur un dossier est terminé, ce dernier est restauré sur le serveur et devient alors accessible à un autre collaborateur. On entend par traitement multi-dossiers, le lancement simultané d'une même tâche sur plusieurs dossiers différents. Deux types de traitements multi-dossiers peuvent être identifiés : éditions : par exemple, édition des balances de l'exercice en cours pour «n» dossiers, mise à jour de la Structure : par exemple, création d'un compte comptable dans «X» dossiers. 15

19 Introduction Principe d utilisation du programme Les premiers paramètres à enregistrer Pour débuter l exploitation de Manager 100, vous devez créer un nouveau fichier. Voir La création d un fichier s effectue par la fonction Nouveau du menu Fichier. Voir page 28. Vous enregistrerez ensuite les informations sur le cabinet comptable ainsi que l'arborescence des différents niveaux gérés, la saisie des options générales (forme juridique, motif d entrée, ), la définition des zones d'informations libres par la fonction A propos de Voir La fonction A propos de.. du menu Fichier est présentée page 42. Les dossiers et collaborateurs La fonction Collaborateurs vous permet d identifier les différents collaborateurs du cabinet et de déterminer leurs droits d accès aux fonctions du logiciel par leur affectation à un profil utilisateur. Voir La fonction Structure / Collaborateurs est présentée page 228. Vous poursuivrez ensuite le paramétrage de Manager par l identification des différents dossiers gérés par votre cabinet, un dossier correspondant à une entreprise, ainsi que la création des fichiers pour chaque application gérée pour cette entreprise. Voir La fonction Structure / Dossiers est présentée page 182. Les traitements possibles dans Manager 100 Les impressions multi-dossiers Manager 100 vous permet de lancer l édition d un ou plusieurs états, pour un ou plusieurs dossiers. Voir La fonction Traitement / Impression multi-dossiers est présentée page 270. Mise à jour du plan comptable Manager 100 vous permet de mettre à jour, simultanément, le plan comptable de plusieurs dossiers. Voir La fonction Traitement / Mise à jour du plan comptable est présentée page

20 Mise à jour / reprise des données Introduction Cette fonction permet, dans le cas d un rattachement a posteriori d'un fichier, de récupérer les informations principales (exercices, longueur des comptes, monnaie de tenue) dans les dossiers gérés par Manager 100. Elle peut également être utilisée pour mettre à jour les informations du volet Identification des fichiers des différentes applications (dans le sens Manager 100 vers fichier application). Ces traitements peuvent porter sur plusieurs dossiers. Voir La fonction Mise à jour / reprise des données du menu Traitement est présentée page 278. Transfert / chargement Cette fonction permet de récupérer les fichiers stockés sur le serveur afin de les utiliser sur un poste client. Voir La fonction Traitement / Transfert / chargement est présentée page 280. Sauvegarde serveur Cette fonction permet de sauvegarder les fichiers de travail d un poste client sur le serveur. Voir La fonction Traitement / Sauvegarde serveur est présentée page

21 Introduction 18

22 Menu Système 19 Sage France

23 Menu Système 20

24 Menu Système Les fonctions du menu Système permettent de déplacer, redimensionner et refermer la fenêtre. Voir! Une Les fonctions du menu Système sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Nous vous invitons à vous y reporter. Le menu Système s ouvre en cliquant avec le pointeur de la souris sur l icône représentative du programme qui se trouve à gauche de la barre de titre de toute fenêtre non «modale». fenêtre «modale» est, en général, pourvue de boutons OK et / ou Annuler ; elle ne peut pas faire l objet d une réduction ou d un agrandissement. On peut également l ouvrir à partir du clavier : en pressant ALT + TIRET pour les fenêtres de travail (fenêtre active), en pressant ALT + ESPACE pour la fenêtre de l application. Rappelons succinctement que les commandes de ce menu permettent, suivant les cas, de : Restaurer les dimensions de la fenêtre à leur taille primitive si elles ont été réduites auparavant. Déplacer la fenêtre à partir du clavier. Modifier les dimensions de la fenêtre à partir du clavier. Réduire la fenêtre sous forme de bouton. Agrandir la fenêtre à son maximum. Fermer la fenêtre (ou le programme s il s agit de la fenêtre de l application). Fermer simultanément toutes les fenêtres des éléments appartenant à une liste. 21

25 Menu Système 22

26 Menu Fichier Introduction Nouveau Organisation des dossiers Choix du traitement Création d un fichier...30 Configuration d un poste client...34 Ouvrir Procédure d ouverture Fonctions accessibles Fermer A propos de Volet Identification A propos de Volet Contacts A propos de Volet Communication A propos de Volet Options A propos de Principe de saisie des options...48 Arborescence...49 Convention collective...51 Forme juridique...53 Information libre...54 Mission...58 Motif d entrée...59 Motif de sortie...60 Pays...61 Service des contacts...62 Secteur d activité...63 Configuration système et partage Configuration système Utilisateurs connectés Messagerie Autorisations d'accès Fonctions protégées Procédure de protection Sage France

27 Menu Fichier Effets de la protection...74 Communication Client / Expert-Comptable...75 Présentation...75 Choix du traitement...76 Réception des données comptables...77 Traitements effectués sur les fichiers reçus par messagerie...78 Fichiers sauvegardés dans le répertoire de stockage...80 Emission des données...80 Choix des dossiers pour l'export...80 Sélection des éléments à exporter...81 Traitements effectués...82 Nom des messages et fichiers...82 Journal de transfert...84 Réception de données...84 Emission de données...84 Connexion Web...85 Gestion des inscriptions...85 Procédure...85 Assistant de gestion des inscriptions...86 Choix du traitement...86 Choix de l application...87 Télécharger les inscriptions...88 Visualiser les inscriptions en attente...89 Fiche d une inscription...95 Fonctions applicables aux inscriptions en attente...99 Publier les inscriptions Publier un dossier géré en interne Traitement des dossiers Procédure Assistant de traitement des dossiers Choix du traitement Choix de l application Recevoir les données Emettre des données Visualiser les traitements en attente Visualisation d un dossier e-comptabilité Visualisation d un dossier e-paie Détail des traitements e-paie Détail d un élément e-paie Traitements appliqués aux données de paie Journal de transfert Impression historique dossier

28 Menu Fichier Changer l'organisation des dossiers Détection du type d'organisation Saisie du mot de passe Administrateur Validation du traitement Maintenance Maintenance multi-dossiers Assistant de maintenance multi-dossiers Choix du traitement Dossiers traités Sélection des dossiers Sélection des modèles Lancement du traitement Déroulement des traitements Euro Pass port Conditions préalables Déroulement du traitement Etape 0 Bienvenue dans l Euro Pass port Etape 1 Sélection des dossiers Etape 2 Ajustement de la conversion monétaire Etape 3 Basculement des partenaires Etape 4 Lancement du traitement Traitements effectués Impression des paramètres société Format d impression Quitter

29 Menu Fichier 26

30 Menu Fichier Introduction Ce menu donne accès aux commandes permettant de : créer, ouvrir, fermer un fichier, enregistrer, modifier, consulter la fiche de l entreprise ainsi que toutes les options de l entreprise, visualiser la configuration du système ainsi que le partage des fichiers de travail, autoriser ou interdire l accès de certaines commandes pour certains utilisateurs, gérer les échanges de données entre client et expert-comptable, soit par fichier, soit par messagerie, lancer les fonctions permettant, par l intermédiaire du Web, de récupérer les inscriptions des nouveaux clients, de traiter leurs données et d imprimer l historique du dossier, modifier l organisation des dossiers, changer les fichiers de type Bibliothèque en Bureau et inversement, imprimer les paramètres société, configurer le format et les options d impression, quitter le programme. 27

31 Menu Fichier Nouveau Fichier / Nouveau Pour débuter l exploitation de Manager 100, vous devez créer un nouveau fichier. Vous pouvez également activer cette fonction en cliquant sur le bouton Nouveau fichier de la barre d outils Standard ou encore taper son équivalent clavier : CTRL + N. Organisation des dossiers Avant de développer les étapes de la création d un fichier, nous vous présentons ci-dessous les deux modes d organisation des dossiers possibles. Organisation de type Bibliothèque Organisation de type Bureau! Ce Cette architecture correspond à l organisation d un cabinet comptable. Cette organisation suppose : un «poste serveur» : volume sur lequel sont stockés les dossiers ; aucun traitement n'est autorisé sur ce serveur. des «postes clients» qui peuvent ponctuellement "prélever" des dossiers pour y réaliser des traitements ; ces dossiers deviennent alors inaccessibles pour les autres collaborateurs jusqu'à ce qu'ils soient remis à disposition dans le répertoire de stockage. Les «postes clients» après prélèvement des dossiers peuvent être déconnectés du «poste serveur» et travailler en autonome, par exemple, dans le cadre d'une mission sur site chez un client particulier. Cette organisation nécessite la création de deux types de fichier : Fichier Bibliothèque sur le serveur, ayant pour extension.chp. Fichier Annexe bibliothèque sur les postes clients, ayant pour extension.chl. En cas de travail sur des fichiers de type Bibliothèque, une icône particulière s affiche dans la barre d état. Le fichier Manager permet simplement d'organiser les dossiers en entités homogènes et de stocker les informations permanentes des dossiers. Les utilisateurs travaillent directement sur les fichiers. fichier peut être stocké sur un serveur et être accessible à tous. Cette organisation nécessite la création d'un fichier unique appelé fichier Bureau et ayant pour extension.chp. En cas de travail sur des fichiers de type Bureau, une icône particulière s affiche dans la barre d état. 28

32 Menu Fichier Choix du traitement Lorsque vous activez la fonction Nouveau, l écran de l Assistant de création de fichier apparaît. Deux types de traitement vous sont proposés.! L assistant Création d'un fichier : cette option vous permet de créer : les fichiers Bibliothèque et Annexe bibliothèque pour une organisation de type Bibliothèque, le fichier Bureau pour une organisation de type Bureau. Configuration du poste client : cette option permet de configurer le poste client, grâce à la détection automatique du type d organisation après sélection du fichier Manager. Elle propose si nécessaire de créer un fichier Annexe bibliothèque qui sera rattaché à un fichier Bibliothèque existant. vous guide pas à pas dans la création d un fichier. Les boutons suivants vous permettront d accéder aux différentes fenêtres : Permet d afficher la fenêtre suivante. Permet de revenir sur la fenêtre précédente. Permet de sortir de la fonction. Permet de lancer le traitement. 29

33 Menu Fichier Création d un fichier Si vous avez choisi cette opération une première fenêtre vous permet de choisir le mode d organisation des dossiers. Voir Les deux types d organisation proposés, Bibliothèque ou Bureau, sont présentés page 28. Organisation de type Bibliothèque Ce mode d organisation s articule autour de deux fichiers : 1. un fichier Bibliothèque, 2. un fichier Annexe bibliothèque. Création du fichier Bibliothèque 30

34 Menu Fichier Emplacement / Nom du fichier Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le répertoire de stockage ainsi que le nom du fichier Bibliothèque.! Par défaut, le répertoire d installation du programme est proposé : PROGRAM FILES\MANAMAES. Le type de fichier proposé est par défaut Fichier bibliothèque (.CHP). Le volume du serveur de sauvegarde connecté doit toujours être le même (la lettre permettant de l identifier doit rester identique). Il est cependant possible, en cas de réorganisation du réseau de définir le nouveau chemin du serveur de sauvegarde. Voir La redéfinition du serveur de sauvegarde est réalisée par la fonction Préférences du menu Fenêtre. Voir page 303. Taille du fichier La taille du fichier est exprimée en Kilo-octets. Le programme propose par défaut 200 Ko. Configuration du poste Rappelons qu aucun traitement n est possible sur un fichier Bibliothèque ; il s agit d un fichier de stockage. Le programme vous propose donc ici de configurer votre poste de travail pour accéder au fichier Bibliothèque, par la création du fichier Annexe Bibliothèque. Oui : lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le programme propose la création du fichier Annexe Bibliothèque. Non : si vous choisissez cette option, le bouton Suivant se transforme en bouton Fin ; lorsque vous cliquez dessus, le programme crée le fichier Bibliothèque puis quitte la fonction. 31

35 Menu Fichier Création du fichier Annexe Bibliothèque Si vous avez demandé la configuration du poste, le programme vous rappelle que le fichier Annexe Bibliothèque sera utilisé pour travailler sur le fichier Bibliothèque.! Lors des prochaines utilisations, vous ouvrirez ce fichier Annexe Bibliothèque pour vous connecter au fichier Bibliothèque correspondant. Emplacement / Nom du fichier Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le répertoire de stockage, ainsi que le nom du fichier Annexe.! Par défaut, le répertoire sélectionné pour le fichier Bibliothèque est proposé. Afin d utiliser Manager 100 dans les meilleures conditions, modifiez cette proposition et demandez l enregistrement du fichier dans un répertoire différent de celui du fichier Bibliothèque. Le type de fichier proposé est par défaut Fichier annexe (*.CHL). 32

36 Menu Fichier Taille du fichier La taille du fichier est exprimée en Kilo-octets. Le programme propose par défaut 200 Ko. Fin de création Le programme lance la création des fichiers Bibliothèque et Annexe Bibliothèque lorsque vous cliquez sur le bouton Fin. Le fichier Annexe que vous venez de créer est automatiquement ouvert : la barre de titre de la fenêtre vous rappelle le nom du fichier Bibliothèque et le nom du fichier Annexe. La fenêtre A propos de est automatiquement affichée, vous permettant de paramétrer la société sans attendre. Vous pouvez reporter ce paramétrage en refermant la fenêtre ou enregistrer les informations demandées. Voir La fenêtre A propos de est présentée page 42. Derrière la fenêtre A propos de..., le programme ouvre automatiquement une autre fenêtre : Organisation des dossiers. Voir L Organisation des dossiers est présentée page 236. Voir Pour configurer un autre fichier Annexe, utilisez l option Configuration d un poste client ; voir page 34. Organisation de type Bureau Si, dans la fenêtre Choix du mode d organisation (voir page 29), vous avez choisi Type Bureau, la fenêtre affichée vous permet de créer le fichier Bureau (unique). 33

37 Menu Fichier Emplacement / Nom du fichier Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le répertoire de stockage, ainsi que le nom du fichier Bureau.! Par défaut, le répertoire d installation du programme est proposé : PROGRAM FILES\MANAMAES. Le type de fichier proposé est par défaut Fichier bureau (.CHP). Taille du fichier La taille du fichier est exprimée en Kilo-octets. Le programme propose par défaut 200 Ko. Fin de la création Le programme lance la création du fichier Bureau lorsque vous cliquez sur le bouton Fin. Le fichier Bureau que vous venez de créer est automatiquement ouvert : la barre de titre de la fenêtre vous rappelle son nom. La fenêtre A propos de... s affiche automatiquement à l écran pour vous permettre de poursuivre le paramétrage du fichier. Voir La fonction A propos de est présentée page 42. Derrière la fenêtre A propos de..., le programme ouvre automatiquement une autre fenêtre : Organisation des dossiers. Voir L Organisation des dossiers est présentée page 236. Configuration d un poste client Cette option apparaissant dans la première fenêtre Mise en place de Manager 100 de l Assistant de création vous permet d adapter le poste client au type d organisation des dossiers : pour une organisation de type Bibliothèque, elle permet notamment la création d un fichier Annexe Bibliothèque, «container» des dossiers chargés, sur lesquels le collaborateur pourra travailler, 34

38 Menu Fichier pour une organisation de type Bureau, le poste de travail est tout simplement configuré pour correspondre à cette architecture. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier Bibliothèque. La fenêtre Sélectionner le fichier manager apparaît. Sélectionnez le nom du fichier puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le programme réagit différemment selon la nature de votre organisation : s il s agit d un fichier Bibliothèque, la fenêtre de création du fichier Annexe est proposée ; s il s agit d un fichier Bureau, une fenêtre vous confirme la configuration de votre poste. Voir La création d un fichier Annexe est présentée page

39 Menu Fichier Ouvrir Fichier / Ouvrir Cette fonction permet d ouvrir un fichier Bureau ou Annexe bibliothèque selon le type d organisation adopté. Vous pouvez également activer cette fonction en cliquant sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre d outils Standard ou encore taper son équivalent clavier : CTRL + O. Procédure d ouverture Le programme ouvre par défaut le dossier d installation du programme. Si nécessaire, utilisez la zone Chercher ou cliquez sur le bouton Dossier parent pour ouvrir un autre dossier. Sélectionnez ensuite le fichier à ouvrir et cliquez deux fois dessus ou cliquez sur le bouton Ouvrir. Vous pouvez ouvrir :! Dans un fichier de type Bureau (avec pour extension.chp), un fichier de type Annexe (avec pour extension.chl). ce dernier cas, le fichier Bibliothèque lié est automatiquement ouvert. Le programme affiche, dans la barre de titre de la fenêtre : le nom du fichier Bibliothèque suivi du nom du fichier Annexe. Fichier protégé Si le fichier est protégé, un mot de passe vous est demandé. 36

40 Menu Fichier Nom d utilisateur Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le niveau créé dans les autorisations d accès. Voir La commande Fichier / Autorisations d'accès page 70. Mot de passe Zone de 4 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ci exactement comme il a été enregistré. Les lettres majuscules sont considérées comme différentes des minuscules. Afin d en préserver la confidentialité, les caractères tapés sont remplacés à l écran par des étoiles. Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez. Organisation des dossiers Le programme affiche la fenêtre Organisation des dossiers. Voir Cette fenêtre peut également être affichée par la fonction Organisation des dossiers du menu Structure. Elle est présentée page 236. Messages à l ouverture Si un message apparaît, vous indiquant que le chemin d accès au serveur n est pas valide, le programme ne trouve pas le fichier Bibliothèque lié au fichier Annexe que vous souhaitez ouvrir. 37

41 Menu Fichier Dans ce cas, cliquez sur : Oui pour ouvrir le fichier Annexe avec les dernières informations sauvegardées lors de la connexion précédente au serveur (fichier Bibliothèque). Aucune vérification des doits d'accès n est effectuée! Non pour annuler votre demande d ouverture ; dans ce cas, modifiez le chemin d'accès au fichier Bibliothèque dans les Préférences puis renouvelez votre demande d ouverture. Voir La fonction Fenêtre / Préférences page 303. Si une sortie intempestive du programme a eu lieu lors de la dernière utilisation de Manager 100, le programme vous indique que le dossier est déjà ouvert. Voir Utilisez dans ce cas le programme Maintenance, livré avec l application (et non la fonction Fichier / Maintenance qui permet de traiter uniquement les fichiers liés aux dossiers gérés au sein du cabinet). Son utilisation est présentée dans le «Manuel de la gamme» au paragraphe Ouverture d un fichier anormalement fermé. Si vous avez opté pour une organisation de type Bibliothèque de vos fichiers, vous devez ouvrir, par le programme Maintenance, à la fois le fichier Annexe et le fichier Bibliothèque. 38

42 Menu Fichier Fonctions accessibles Selon les types de connexion, certaines fonctions ne sont pas accessibles. Menu Fichier Fonction Organisation de type Bureau Organisation de type Bibliothèque Avec connexion réseau Organisation de type Bibliothèque Sans connexion réseau Nouveau Ouvrir Fermer A propos de Configuration système et partage Autorisations d'accès (*) Communication Client/Expert comptable Connexion Web Changer l organisation des dossiers Maintenance Imprimer les paramètres société Format d'impression Menu Edition Rechercher Autres fonctions Menu Structure Dossiers Collaborateurs Organisation des dossiers 39

43 Menu Fichier Fonction Organisation de type Bureau Organisation de type Bibliothèque Organisation de type Bibliothèque Avec connexion réseau Sans connexion réseau Menu Traitement Impression multi-dossiers Mise à jour du fichier comptable Mise à jour / reprise des données Transfert / chargement Sauvegarde serveur (*) La vérification des droits d'accès ne peut être effectuée que si le fichier Bibliothèque (du poste Serveur) est connecté. Dans le cas contraire, l'accès est effectué sans vérification de code utilisateur et mot de passe. C'est au moment du lancement d'une application que la fenêtre de saisie de code d'accès et mot de passe sera affichée si le dossier est protégé. 40

44 Menu Fichier Fermer Fichier / Fermer Cette fonction permet de fermer les fichiers Manager. En organisation de type Bibliothèque, le programme referme à la fois le fichier Annexe (du poste Client) et Bibliothèque (du poste Serveur). Vous pouvez également lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Fermer le fichier de la barre d outils Standard ou en tapant son équivalent clavier CTRL + W. Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l écran, elles seront automatiquement refermées comme si vous aviez validé, c est-à-dire accepté les modifications éventuellement faites. 41

45 Menu Fichier A propos de Fichier / A propos de! Cette fonction n est pas accessible si l organisation de vos dossiers est de type Bibliothèque et que vous travaillez sans connexion réseau. La fenêtre A propos de comporte quatre volets : Identification pour la saisie des informations permettant d'identifier la base de gestion des dossiers. Il s'agit généralement des informations du cabinet comptable ; Contacts : pour la saisie des informations concernant les contacts au sein de votre propre société ; Communication : pour l enregistrement des paramètres des inscriptions par téléchargement ; Options pour la définition de l'arborescence des différents niveaux gérés, la saisie des options générales, la définition des zones d'informations libres, l enregistrement des secteurs d activité. Vous pouvez également lancer cette fonction en cliquant sur le bouton A propos du fichier de la barre d outils Standard. Volet Identification A propos de L onglet Identification vous permet d enregistrer les coordonnées de votre société. 42

46 Menu Fichier Adresse Raison sociale Zone de 35 caractères alphanumériques maximum. Cette information doit être saisie obligatoirement. Activité Zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l activité de l entreprise. Adresse / Complément Ces deux zones servent à l enregistrement de l adresse de l entreprise. 35 caractères alphanumériques chacune. C.P. / Ville Ces deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations à y saisir ne doivent pas dépasser respectivement 9 et 35 caractères alphanumériques. Région Zone de 9 caractères alphanumériques, permettant l enregistrement de la région de l entreprise. Pays Liste déroulante éditable permettant l enregistrement du pays de l entreprise. La saisie directe est possible. Commentaire Zone de 69 caractères alphanumériques pour l enregistrement d informations diverses. N de SIRET Zone de 14 caractères alphanumériques permettant d enregistrer le numéro affecté à l entreprise. NAF (APE) Zone de 5 caractères alphanumériques au maximum. N identifiant Zone de 25 caractères alphanumériques pour l enregistrement du numéro d identification C.E.E. de la société. Télécommunication Téléphone / Télécopie 21 caractères alphanumériques sont disponibles. Zone de 69 caractères alphanumériques pour la saisie de la boîte aux lettres électronique du cabinet. 43

47 Menu Fichier Exemple Bouton Envoyer un message Le programme accède alors directement à un formulaire de saisie d'un message, avec la zone Destinataire pré-renseignée. Site Zone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie du site Internet du cabinet en cours de paramétrage. Exemple Bouton Se connecter à un site Le navigateur Internet installé sur le poste est lancé et vous pouvez ainsi accéder au site Internet renseigné. Volet Contacts A propos de Le volet Contacts permet d enregistrer les informations concernant les différents contacts au sein de votre société. Les noms des personnes ou des services de votre société que l on peut enregistrer dans ce volet sont ceux auxquels on peut s adresser pour les différentes opérations ou transactions effectuées. 44

48 Menu Fichier Liste des contacts La zone de liste présente tous les contacts déjà enregistrés. Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l écran et validez. Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez.! Cette Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton Supprimer de la barre d outils Navigation. liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l élément sélectionné, Consulter l élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles. Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes : Nom : 35 caractères alphanumériques, Prénom : 35 caractères alphanumériques, Service : zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des services enregistrés dans l option Service contact de cette même fonction, Fonction : 35 caractères alphanumériques pour l enregistrement de la fonction du contact. Télécommunication Cet encadré propose les zones suivantes : Téléphone : 21 caractères alphanumériques, Portable : 21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable, Télécopie : 21 caractères alphanumériques, 69 caractères alphanumériques pour l enregistrement de l adresse mail du contact. Bouton Envoyer un message Le programme accède alors directement à un formulaire de saisie d'un message, avec la zone Destinataire pré-renseignée. 45