preuve de participation, les cartes d embarquements ou billets de train ainsi que toutes les factures originales.

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1 Dépenses Frais de voyage Q. J ai effectué un déplacement, comment présenter ma demande de remboursement et m assurer que mon dossier est complet? R. Pour demander votre remboursement, vous devez présenter une demande incluant une preuve de l évènement, une preuve de participation, les cartes d embarquements ou billets de train ainsi que toutes les factures originales. Pour s assurer que votre dossier est complet, vous pouvez vous référer à notre aide-mémoire et compléter OUTIL_Aide-mémoire finances Formulaire frais de voyage _prof_web A NOTER : o o o o La preuve de l évènement est indispensable, car nous devons être en mesure d expliquer votre présence et la lier à votre projet de recherche. La preuve de l évènement peut-être l impression de l annonce de l évènement sur un site web, une invitation, un programme, un ordre du jour ou encore un échange de courriel entre chercheurs confirmant les dates, lieu et objet de l évènement. Les billets d avion/train/bus ET cartes d embarquement sont des documents obligatoires Les factures doivent être signées par la personne ayant émis la dépense Toutes les dépenses doivent être accompagnées d un justificatif Q. Quels sont les per diem accordés dans le cadre de mon déplacement? R. Pour les repas, les per diem en vigueur sont les suivants : En ce qui concerne le logement, en l absence de justificatif, l Université accorde un per diem de 20$ par nuit. Veuillez noter que les per diem ne sont pas accordés automatiquement et devront être précisés dans votre demande de remboursement.

2 Q. Quelles sont les directives des organismes subventionnaires concernant les frais d alcool? R. Les directives concernant les frais liés à l alcool étant très rigides, il est important de présenter une facture détaillée pour les repas et rayer les frais d alcool de la facture. Il a été porté à notre attention qu il est parfois difficile d obtenir une facture détaillée individuelle dans le cas d un repas pris en groupe. Les photographies ou copie de factures sont autorisées dans ce cas. Q. Est-il possible de me faire rembourser un billet en classe affaire ou une chambre d hôtel en classe supérieure? R. Les organismes subventionnaires autorisent uniquement le remboursement des classes économiques et chambre standard. Une classe supérieure peut-être acceptée avec l autorisation de l organisme et sur présentation d un justificatif. Il a été porté à notre attention que les billets de train en classe supérieur incluant un repas reviennent moins chers qu une classe économique à laquelle ont rajouterait un per diem. La dépense peut être acceptée dans ce cas sur présentation d un justificatif (comparatif de prix obligatoire). Q. Comment présenter une demande de remboursement pour frais kilométriques? R. Comme pour tous les dossiers de frais de voyage il est important de présenter une preuve de l évènement ou dans le cadre de visites à domicile pour une étude, le nom de la recherche accompagné d une synthèse listant les numéros des familles visitées, leurs adresses et le nombre de kilomètres réalisés. Il est nécessaire de joindre une estimation des distances via google map pour chacun des trajets. Pour votre information, les normes de l Université de Montréal indiquent qu il faut rembourser 0.43$/km si vous êtes seule, ou 0.53$/km si vous êtes accompagné. Il sera dans ce cas nécessaire de fournir le nom de la/les personnes. Le point de départ doit être l Université de Montréal et non le domicile. Q. Puis-je me faire rembourser mon supplément bagage? R. Les organismes subventionnaires autorisent le remboursement d un seul bagage. Pour tout bagage supplémentaire un justificatif est nécessaire. Q. Puis-je me faire rembourser les frais liés à une demande de visa?

3 R. Oui les frais de visa sont des dépenses admissibles sur l ensemble des subventions. Q. Est-il indispensable de présenter mon relevé bancaire? R. Le relevé bancaire n est pas obligatoire. Néanmoins, il peut être utile notamment dans le cas d un paiement en devise étrangère, les taux de change appliqués par les banques étant souvent supérieurs au taux de change public disponible. Si vous souhaitez être remboursé un montant exact à celui qui vous a été prélevé, il faudra fournir votre relevé bancaire. Par ailleurs, il faut s assurer que la balance de votre facture est à 0 ou que la mention «payé» figure sur le document. Si ça n est pas le cas il sera alors utile de fournir un relevé bancaire. Q. Puis-je me faire rembourser si la facture est au nom d une autre personne? R. L Université rembourse toujours le payeur. Dans le cas d une situation particulière lié à un arrangement entre étudiants où l on souhaite rembourser une ou plusieurs autres personnes, il faut fournir un justificatif. Le payeur doit confirmer dans un courriel les modalités du remboursement.

4 Q. Quels sont les délais de traitement moyen pour me faire rembourser? R. Prenez note que les délais présentés sont applicables pour les dossiers complets et sur une période pendant laquelle tous les intervenants sont présents à leur poste (hors période d été). Cliquer sur le cas correspondant à votre situation Professeurs Employés de l UdM (Professionnels, PSA et étudiants) Étudiants, collaborateurs hors UdM Réquisition de paiement Q. Comment m assurer que les informations fournies sur la facture sont suffisantes pour me faire rembourser? R. Le lien entre le matériel ou service acheté et vos travaux de recherche doit être établi. Si la facture à elle seule ne permet pas à faire ce lien un justificatif sera nécessaire. Notez qu une simple note explicative de votre part peut faire office de justificatif. Q. Quelles sont les directives concernant l achat de matériel informatique? R. Depuis peu, le matériel informatique est soumis à justification. Dans le cadre de nouveaux achats, il est nécessaire de fournir une explication justifiant le lien entre ce matériel et vos travaux de recherche. Q. Les fournitures de bureau sont-elles des dépenses admissibles sur ma subvention? NOUVEAUTÉ! R. Les fournitures de bureau standards telles que les trombones, stylos, chemises ou tablettes de papier, qui peuvent être fournies par l établissement ne sont pas des dépenses admissibles. Les fournitures particulières qui ne peuvent pas être fournies par l établissement telles que le papier utilisé pour la collecte de données (questionnaires) ou l impression d un article, sont des dépenses admissibles. Pour tout achat de fourniture, il est préférable de passer par le fournisseur officiel de l Université INSO. A NOTER :

5 Tout achat ou service de 3 000$ et plus doit faire l objet d une demande d approvisionnement. Pour plus de détails, veuillez prendre contact avec l une de nos techniciennes en administration. Frais de réception et de représentation Q. Quelles sont les informations à préciser dans le cadre d un remboursement de frais de réception ou représentation? R. Il est important de préciser l objet de la rencontre ainsi que les noms de tous les participants. Une preuve de l évènement est également nécessaire. Q. Qu entend-on par «preuve de l évènement»? La preuve de l évènement peut-être l impression de l annonce de l évènement sur un site web, une invitation, un programme, un ordre du jour ou encore un échange de courriel entre chercheurs confirmant les dates, lieu et objet de l évènement. Avances Q. Comment présenter une demande d avance? R. Une demande doit être adressée par courriel à la technicienne en administration. Le courriel doit inclure l objet de l étude, la période sur laquelle elle s étend ainsi que les modalités de remboursement des participants. Elle peut être adressée par le chercheur responsable ou par l étudiant avec le professeur responsable en copie conforme. Q. Je n ai pas dépensé la totalité de mon avance dans le délai prévu, que dois-je faire? R. Dans le cas où l étude prendrait plus de temps que prévu et que nous n avez pas dépensé la totalité de l avance, il est important d en informer la technicienne en administration avant la fin du délai prévu afin qu elle demande une prolongation à la Direction des Finances. Généralement, les prolongations sont accordées pour un délai de 6 mois supplémentaires. Dans le cas où l étude serait écourté et que vous n avez pas dépensé l intégralité de la somme, il faudra accompagner la régularisation d un chèque à l ordre de l Université de Montréal pour un montant égal à l avance moins le total des reçus distribués.

6 Q. Comment présenter une régularisation d avance? NOUVEAUTÉ! R. Les reçus doivent être déposés au bureau de la technicienne en administration accompagnés du tableau de suivi pour rémunération de sujets. V:\partage\Personnel-Administratif\ADM-GST-FIN\Public\09 - Finances\09.03 Comptabilité\Suivi des avances Le bénéficiaire doit déposer l ensemble de ses reçus agrafés/collés de façon à ce que chaque montant soit visible. Les reçus doivent être des originaux. Dans le cas où il serait impossible de présenter un reçu original, il est nécessaire de joindre une explication. Écriture comptable Débit/Crédit Q. Comment approuver une écriture comptable DT/CT? 1. Cliquer sur le lien dans le courriel qui vous a été envoyé automatiquement par synchro 2. Se rendre sur l onglet «En-tête» pour vérifier la nature de la transaction

7 3. Se rendre sur l onglet «Approbation» pour approuver la dépense, et cliquer sur le bouton «soumettre»

8 Approbation des documents Q. Je n ai pas conservé le lien (courriel) pour approuver ma dépense, que dois-je faire? R. 1. Se connecter à Synchro 2. Cliquer sur le lien vers synchro finances 3. Cliquer sur «Liste trav

9 4. Cliquer sur les liens correspondant aux travaux en attente pour aller les approuver

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