Guide pour l acquisition des prestations de planification

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1 Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d ouvrage publics Conferenza di coordinamento degli organi della costruzione e degli immobili dei committenti pubblici Coordination Group for Construction and Property Services Guide pour l acquisition des prestations de planification Auteur Membres de la KBOB (OFCL, armasuisse, domaine des EPF, OFROU, OFT, DTAP, UVS), avec la collaboration des CFF et de LA POSTE

2 i Table des matières 1. Objectifs du présent guide Formes et procédures d acquisition Formes d acquisition des prestations de planification Procédures pour l acquisition de prestations de planification Examens préliminaires pour la rédaction du futur contrat de planification Tâche à accomplir pour les «Prestations d études» Planification du contrat avant l appel d offres de prestations de planification Définition et description des prestations Honoraires des prestations de planification Modèles d honoraires pour les prestations de planification Application des honoraires selon le temps effectif Application des honoraires globaux ou forfaitaires Application des honoraires selon le coût de l ouvrage Recommandation pour l appel d offres et l appréciation des offres Critères de qualification et d adjudication Généralités Critères de qualification Critères d adjudication appropriés Critère de qualité, critère du prix Pondération des critères d adjudication Appréciation des critères de qualité Appréciation du prix Liens des appréciations partielles avec l appréciation globale Méthode de la valeur utile Méthode des coefficients Principe de la guillotine Offres de même valeur Exigences applicable à la publication Publication des critères d adjudication, de leur pondération et de la méthode d appréciation Lieu et moment de la publication Adaptations ultérieures...20

3 Guide pour l acquisition des prestations de planification ii Annexe A1. Modèles de contrat, récapitulation A2. Explications sur les modèles d honoraires A2.1 Honoraires selon le temps exployé A2.2 Honoraires selon le coût d ouvrage déterminant le temps nécessaire A3. Explications sur les recommandations pour l appel d offres et l appréciation des offres A3.1 Généralités A3.2 Critères d adjudication A3.3 Pondération des critères d adjudication A3.4 Appréciation des critères de qualité A3.5 Appréciation du prix A3.6 Liens entre les appréciations partielle et l appréciation globale A3.7 Exigences relatives à la publication A4. Variations de prix pour les contrats de planification

4 Guide pour l acquisition des prestations de planification 1 1. Objectifs du présent guide Etablir correctement les appels d offres pour les prestations de planification dans la construction représente un travail complexe. Plus la définition de ces prestations sera claire, plus les offres des bureaux d études seront précises et, par conséquent, comparables. Comme les appels d offres portant sur les prestations de planification sont établies souvent à un stade précoce du projet, il est déterminant que les objectifs du projet délais, coûts, qualité et teneur soient décrits de façon aussi exacte que possible. Les maîtres d ouvrage qui n ont que peu ou pas d expérience des appels d offres feront bien de consulter un spécialiste durant l une des phases initiales du projet pour les aider. L appel d offres sera rédigé de préférence à l aide des documents connus, notamment des règlements SIA 102 à 112 sur les honoraires. Ces documents sont connus et utilisés par les bureaux de planification (ou d études) de toute la Suisse. Il va de soi que le maître d ouvrage ou son représentant devra faire en sorte, en plus, de décrire les objectifs du projet de manière compréhensible et, en particulier, ceux qui sont imposés au bureau d études mandaté. Le présent guide doit montrer au maître d ouvrage la meilleure façon de procéder dans l appel d offres et l adjudication des prestations de planification et lui indiquer comment utiliser les documents connus, de manière qu il en résulte un appel d offres de qualité. Ce guide ne constitue pas des prescriptions, mais plutôt des recommandations à l intention des maîtres d ouvrage. Il doit contribuer à ce que les processus du domaine de la construction se déroulent de façon lient les parties, de sorte à éviter les litiges pouvant résulter de l exécution des prestations de planification.

5 Guide pour l acquisition des prestations de planification 2 2. Formes et procédures d acquisition 2.1 Formes d acquisition des prestations de planification Dans les prestations de planification, on distingue deux formes d acquisition (voir aussi l annexe A1): le concours d architecture ou d'ingénierie selon le règlement SIA 142, la description des prestations, l offre de prestations. Ces deux formes visent des objectifs différents: si, pour une tâche donnée on cherche la meilleure solution ou si un travail complexe sur les plans urbanistique et politique est nécessaire, on organise un concours (règlement SIA 142) ; si, pour une prestation décrite de façon précise, dont la tâche est claire, mais d une complexité allant d un niveau relativement faible à un niveau élevé, on souhaite trouver les meilleures conditions d exécution, on lance un appel d offres pour les prestations requises. Le présent document ne décrit que la seconde forme d acquisition, à savoir l appel d offres pour des prestations. Ce type d appel d offres obéit à des critères spéciaux, fondés essentiellement sur la qualité et, à titre secondaire, sur le prix. 2.2 Procédures pour l acquisition de prestations de planification La loi sur les marchés publics prévoit quatre types de procédure: la procédure ouverte, la procédure sélective, la procédure invitant à soumissionner, la procédure de gré à gré. Les explications qui suivent se limitent essentiellement aux deux premières procédures, mais s appliquent en partie à la procédure invitant à soumissionner.

6 Guide pour l acquisition des prestations de planification 3 3. Examens préliminaires pour la rédaction du futur contrat de planification 3.1 Tâche à accomplir pour les «Prestations d études» Dans le cadre de l appel d offres de prestations de planification, le mandant choisit librement la tâche à accomplir. Il tient compte essentiellement de ses intérêts, de ses objectifs, des phases décisionnelles à fixer, des résultats intermédiaires et finals qu il attend ainsi que de la planification du contrat. La planification du contrat nécessite les réflexions qui suivent. a) Généralement, le mandant recherche un architecte, un ingénieur, un planificateur général, un ingénieur spécialisé ou un conseiller, pour la fourniture d une prestation globale de planification, qui débute par exemple, dans les projets de construction usuels, par l avant-projet et se termine par la vérification finale, une fois les prestations de garantie exécutées. b) Il est relativement facile de convenir fermement des prestations et des honoraires relatifs aux premières phases décisionnelles, ou des phases de traitement à libérer immédiatement. En revanche, les processus de planification itératifs et les facteurs extérieurs à prendre en compte empêchent pratiquement de fixer, dès le stade de l offre ou l entrée en vigueur du contrat, des conditions fermes pour les phases de traitement ultérieures. On peut toutefois envisager dans la plupart des cas la conclusion de conventionscadre. Elles doivent reposer sur la base de coût initiale (le cas échéant, moyennant un droit de regard) et contenir des paquets de prestations à libérer progressivement, accompagnés de conditions générales définies et d estimations des volumes en découlant. La mise en route de chaque nouvelle phase de traitement implique un réexamen de la phase correspondante de la convention-cadre en temps utile, autrement dit avant le début du traitement, en conformité avec les règles de la modification de commande; le résultat doit être consigné dans un avenant autorisé au contrat. c) quand, dans les cas épineux, la tâche ne peut pas encore être décrite de façon suffisamment détaillée, le traitement des premiers modules en tant que mandat d étude au sens du règlement SIA 142 (1998) fournit souvent de bons résultats (procédure: concours dans le cadre d une adjudication sélective ou avec invitation à soumissionner). Recommandation Les documents d appel d offres doivent impérativement contenir les éléments suivants en vue du futur contrat:

7 Guide pour l acquisition des prestations de planification 4 description précise des résultats attendus du travail (résultat global et résultats partiels); fixation des points fort en matière de qualité de la prestation convenue; description de la qualité nécessaire de la prestation; respect des délais et termes à respecter; définition et stricte observation d une enveloppe financière réaliste en ce qui concerne les honoraires et l objet à traiter. 3.2 Planification du contrat avant l appel d offres de prestations de planification Attitude fondamentale de l adjudicateur publiant l appel d offres Le but de l appel d offres est de trouver le partenaire approprié répondant le mieux possible, pour le travail demandé, aux critères de qualification et d adjudication formulés par le mandant et qui est prêt à exécuter le mandat pour des honoraires appropriés. Planificateur général ou planificateur global Avant de rédiger les documents d appel d offres, le maître d ouvrage doit être au clair sur l influence qu il entend exercer sur la composition de l équipe de planification. C est pourquoi il doit indiquer un cadre général précis dans les documents d appel d offres. Planificateur individuel, planificateur général, communauté de planificateurs Le modèle d adjudication doit être défini à l aide d un catalogue de critères. Critères possibles (voir aussi l annexe A1): compétences techniques disponibles, délimitation du projet (sur les plans spatial, financier, temporel), clarté des objectifs du projet, risques liés aux modifications du projet, risques et chances. 3.3 Définition et description des prestations La classification des prestations doit ressortir clairement des documents d appel d offres pour chaque phase du projet. En font également partie les compétences et les obligations du maître d ouvrage, ainsi que la liste des prestations propres du maître d ouvrage.

8 Guide pour l acquisition des prestations de planification 5 L établissement de la description des prestations ne doit pas être confié au soumissionnaire, car, en règle générale, il en résulterait des offres non comparables. La définition des interfaces entre les divers mandats, le maître d ouvrage et les entrepreneurs revêt une importance accrue si l on veut éviter des lacunes et des doublons dans les responsabilités. Les critères de prestations doivent être attribués à chaque prestation partielle formulée dans la description des prestations. Lorsque cela est fait correctement et à l emplacement approprié, les tentatives de contourner les objectifs et les économies du fournisseur de prestations faites aux dépens de la qualité sont plus difficiles. De plus en plus souvent, les maîtres d ouvrage se réservent le droit d adjuger les prestations de planification comme un tout, mais d attribuer les mandats d exécution phase par phase. Si tel est le cas, les objectifs des phases, les exigences détaillées de chaque phase, etc. doivent être décrits de façon claire dans les documents d appel d offres. 3.4 Honoraires des prestations de planification Modèles d honoraires pour les prestations de planification (voir aussi le document KBOB «Contrats d architectes et d ingénieurs: recommandations relatives aux honoraires; taux applicables aux adjudications selon la procédure de gré à gré») Le genre d honoraires dépend des conditions nécessaires à l exécution du mandat. En règle générale, il diffère pour la rémunération des prestations convenues et pour l exécution de prestations complémentaires envisageables mais encore réservées. Les contrats (et les offres) doivent contenir les indications minimales ci-après pour les divers genres d honoraires: a) Honoraires d après le temps employé: 1. Analyse de la tâche (risque compris) du volume de travail à accomplir et de ses limites. Définition des objectifs et des résultats attendus sur la base des modules de prestations du règlement sur les honoraires (RPH) de la SIA ou du modèle de prestations SIA 112; le cas échéant, indication des extensions ou des réductions de la description des tâches selon la description des prestations standard des règlements RPH ou du modèle de prestations. 2. Qualification des collaborateurs proposés; application des règlements RPH SIA, édition 2003, art Définition des tarifs de facturation pour le travail fourni et les coûts accessoires, ainsi que, le cas échéant, pour les ristournes et le délai de paiement.

9 Guide pour l acquisition des prestations de planification 6 4. Définition des estimation du volume, des indications de prix et du degré de précision (prix maximal ferme [plafond des coûts], prix indicatif, taux de coûts approximatif selon l art. 375 CO). 5. Cadre général et mécanisme d initialisation des éventuelles phases décisionnelles, les phases ultérieures, les options. 6. Définition du facteur de complexité «a» en cas d application des rémunérations horaires moyennes pour les équipes de planification, pour chaque phase. 7. Budget horaire par catégorie de tarif, en cas d application des montants horaires pour les collaborateurs individuels ou les phases. b) Honoraires selon le coût de l ouvrage: 1. Coût de l ouvrage déterminant les honoraires (modalité de détermination commune du coût, adaptation phase par phase, autres motifs de révision le cas échéant). Analyse de la tâche (risque compris) avec définition du facteur de difficulté du travail de construction (y compris considération des risques) avec fixation du degré de difficulté, du facteur d adaptation pour le mandat concret, du facteur d équipe, du facteur éventuel pour les prestations spéciales, la catégorie de construction (RPH 102) et estimation de la part d honoraires des prestations libérées, ainsi qu honoraires complets; voir aussi l art. 7 du RPH de la SIA. 2. Analyse de la tâche du planificateur pour la phase décisionnelle à traiter, du volume de travail à accomplir et de ses limites. Définition des objectifs et des résultats attendus sur la base des modules de prestations du RPH déterminant ou du document LM SIA 112, le cas échéant, indication des extensions ou des réductions de la description standard des prestations des RPH ou du document LM. 3. Cadre général pour la fourniture des prestations convenues. 4. Modalités de paiement. 5. Cadre général et mécanisme d initialisation des éventuelles phases décisionnelles, des phases ultérieures, des options. c) Honoraires globaux ou honoraires forfaitaires: 1. Analyse de la tâche (risques compris) et de ses limites. Définition des objectifs et des résultats attendus sur la base des modules de prestations du RPH déterminant ou du document LM SIA 112; le cas échéant, indication des extensions ou des réductions de la description des tâches selon la description standard des prestations des RPH (planificateur général, spécialiste) ou du document LM SIA Qualification des collaborateurs proposés. 3. Définition des tarifs de facturation pour le travail fourni et les coûts accessoires. 4. Cadre général et mécanisme d initialisation des éventuelles phases décisionnelles, des phases ultérieures, des options. 5. Procédure en cas de changement dans les prestations à fournir.

10 Guide pour l acquisition des prestations de planification Application des honoraires selon le temps effectif Les mandats rémunérés d après le temps employé nécessitent un suivi particulièrement attentif. Il convient donc de veiller à une direction précise du mandat et de vérifier systématiquement chaque phase décisionnelle. a) Rémunération horaire moyenne pour les équipes de planification Ce genre d honoraires est adapté aux appels d offres de prestations de planification. Si les tâches sont d une certaine ampleur, ce type d honoraires est indiqué dès qu elles peuvent être décrites de façon suffisamment précise et que les exigences posées à l équipe compétente peuvent être évaluées. Recommandation: La tâche doit être décrite de façon précise (que faut-il faire? ne pas faire?). Dans la mesure du possible et si cela est judicieux, on élaborera une «convention-cadre» prévoyant une libération progressive des phases, une description toujours plus détaillée du mandat ainsi que les modalités d adaptation des valeurs a, du prix indicatif (plafond des coûts), de la composition de l équipe de planification, etc. Dans la fixation du facteur de complexité a (cf. annexe A2), il convient de prendre en compte et de consigner par contrat, non seulement les facteurs axés sur le rendement (comme la composition de l équipe), mais aussi les facteurs de nature économique et contractuelle (p. ex. prise en charge supplémentaires de risques convenus, absence de parts de risques, etc.). Ainsi le facteur a décrit la composition de l équipe chargée de fournir la prestation convenue, la répartition des tâches au sein de l équipe ainsi que les outils de travail à utiliser. Cas particuliers: Les valeurs a élevées (0,95 < a < 1,05) ne sont indiquées que pour les mandats très pressants exigeant une proportion élevée de spécialiste très qualifiés (p. ex. pour des études préliminaires) ou lorsque le mandataire prend des risques supplémentaires (p. ex. garantie des coûts dans les contrats forfaitaires). b) Montants horaires par catégorie Cette forme d honoraires n est pas adaptée aux appels d offres portant sur les prestations d études. L application de ce type d honoraires devrait donc se limiter aux: mandats préparatoires attribués directement (première description d un mandat, etc.), mandats de conseil pour les experts désignés personnellement, tâches subalternes, cas où les autres formes d honoraires ne conviennent pas. La classification des collaborateurs participant au projet doit se faire selon leur fonction dans le cadre du contrat prévu et en aucun cas d après leur position dans le bureau de planification.

11 Guide pour l acquisition des prestations de planification 8 c) Ecarts avec les honoraires convenus Pour certains types de travaux et de prestations, le mandant doit faire valoir dans le contrat les écarts suivants entre les bases de coûts disponibles et les honoraires convenus. Caractérisation des travaux et des prestations qui conduisent à une réduction des honoraires: Travaux complémentaires qui se greffent sur des contrats en cours (représentations modifiées et modifications de routine qui n entraînent pas de changements importants, nouvelles variantes, etc.) reposant sur le coût d ouvrage déterminant les honoraires, réduction de 10% des montants. application des règlements RPH de la SIA, édition 2003, art. 6. Montants horaire moyens pour les équipes de planification: prestations en régie sans direction importante du mandat par le mandataire ou longs travaux qui lui permettent de planifier et de disposer à long terme, réduction de 5 à 10 %. Caractérisation des travaux et prestations donnant lieu à une augmentation des montants des honoraires: Spécialistes et experts à désigner spécialement qui ne collaborent au projet qu épisodiquement ou qui exercent une fonction proche de la direction d un projet multidisciplinaire très complexe, majoration jusqu'à 10 % Application des honoraires globaux ou forfaitaires Les honoraires forfaitaires sont convenus de préférence: lorsque la description des prestations est précise; le risque de modifications ultérieures du projet, d avenant, etc. est réduit. Dans le cadre de mandats de planification de grande ampleur, la fixation d honoraires forfaitaires (définitifs) ou globaux (donnant droit à la compensation du renchérissement) est désormais la règle. Pour convenir d honoraires forfaitaires ou globaux, il est indispensable de disposer d objectifs précis tant pour l ensemble du mandat que pour les différentes phases décisionnelles ainsi que de descriptions détaillées clairement définies des prestations pour les phases décisionnelles et les modules définis. Cela est toujours possible pour les premiers modules à libérer immédiatement mais les modules ultérieurs comportent des risques croissants, notamment lorsqu ils divergent des projets standard. Dans ces cas, il est recommandé de conclure pour les modules ultérieurs une convention-cadre reposant sur la base de coûts initiale et contenant des «paquets de prestations» à libérer progressivement, assortis de conditions générales définies et d estimations de volume qui en découlent. Avant la mise en route de ces modules, les honoraires globaux sont fixés dans un avenant autorisé au contrat, en conformité avec les règles de la modification de commande et sur la base des estimations de volume initiales.

12 Guide pour l acquisition des prestations de planification Application des honoraires selon le coût de l ouvrage Le coût de l ouvrage déterminant le temps employé sert de grandeur de mesure principale pour déterminer le temps nécessaire en heures pour une prestation de planification car le travail des planificateurs est proportionné au coût de l ouvrage prévu. L art. 7 du RPH contient les bases pour le calcul du temps nécessaire à l accomplissement du mandat de planification. Les honoraires des planificateurs sont déterminés par la multiplication du temps calculé en heures par la rémunération horaire spécifique au soumissionnaire. Par principe, les honoraires d après le coût de l ouvrage peuvent être appliqués à tous les genres et volume de mandats de planification. Les coefficients Z 1 et Z 2 sont tirés de séries statistiques sont publiés périodiquement par la SIA. Il est recommandé d appliquer les mêmes valeurs Z pendant toute la durée du mandat de planification.

13 Guide pour l acquisition des prestations de planification Recommandation pour l appel d offres et l appréciation des offres 4.1 Critères de qualification et d adjudication Généralités La distinction entre critères de qualification et critères d adjudication n est pas simple, même pour les professionnels. Pour l appréciation des offres des planificateurs dans la pratique, le mode de réflexion ci-après a fait ses preuves: le critère de qualification sert à juger la capacité fondamentale (connaissances, capacité, performances économiques) du soumissionnaire ou de la communauté de soumissionnaires; le critère d adjudication sert à juger l aptitude du soumissionnaire à exécuter le travail demandé (pour les critères, voir le chapitre 4.1.3) et, ainsi, à déterminer l offre la plus avantageuse économiquement. Une concurrence fondée uniquement sur le prix pour les travaux de planification n est que rarement utile dans la construction; l art. 21, al. 3, LMP (et par analogie l AIMP avec les bases d application) mentionne le critère du prix le plus bas uniquement en relation avec les biens normalisés. Une formulation prudente des critères de qualification et, spécialement, d adjudication contribue à éviter des discussions ultérieures sur le bien-fondé de l adjudication Critères de qualification Les critères de qualification sont formulés pour chaque cas et pour chaque appel d offres, comme le montrent les exemples des annexes à l OMP et à l AIMP. On retiendra que ces annexes ne sont pas exhaustives et qu elles sont loin d être concrètes; elles ne couvrent ainsi que les questions générales. Recommandation L organe publiant l appel d offres doit fixer en premier lieu, à côté des critères généraux selon les annexes à l OMP et à l'aimp, des critères de qualification spéciques (conformes aux points forts de la qualité) et le genre de preuves à apporter. Formulées avec précision, ces preuves doivent correspondre aux exigences de l objet à mettre au concours, aux risques connus du projet et aux objectifs de l appel d offres. Il est recommandé de toujours compléter les critères de qualification dans les documents d appel d offres par une remarque du genre: «preuve d une expérience/d une capacité suffisante» pour faciliter l appréciation. Pour l offrant, la fourniture de la preuve des critères

14 Guide pour l acquisition des prestations de planification 11 de qualification ne doit pas conduire à un surcroît exagéré de travail. Il n est pas permis en particulier de demander au soumissionnaire des travaux d études proprement dits Critères d adjudication appropriés Les critères d adjudication doivent dans tous les cas être adaptés à l objet. En règle générale, trois à cinq critères éventuellement assortis de sous-critères suffisent. Les propositions ci-après montrent des critères d adjudication appropriés.

15 Guide pour l acquisition des prestations de planification 12 Etudes de projet et direction des travaux Conseils et tâches de maître d ouvrage Personnes-clé Expérience de tâches similaires (y compris renseignements donnés par les références et propre expérience) Disponibilité Expérience du soumissionnaire dans les tâches similaires (y compris renseignements donnés par les référence et propre expérience) 1 Analyse du mandat avec p.ex.: compréhension du mandat, proposition de procédure, méthode, phases, qualité: contribution à la solution pour atteindre le but, Analyse des chances et des risques, ébauches de solution. Calendrier: saisie des aspects essentiels, plausibilité. Appropriation de l organisation de projet pour la tâche concrète. Qualité: mise en oeuvre des exigences QM du maître d ouvrage, plan QM du soumissionnaire pour le projet. Prix montant de l offre, plausibilité des travaux demandés, plausibilité de la répartition des travaux sur les fonctions. Quantité et teneur des prestations (seulement pour les concours avec cadre budgétaire prescrit) Etudes ou tâches de direction des travaux simples Etudes ou tâches de direction des travaux moyennement difficiles Etudes ou tâches de direction des travaux difficiles Mandat de conseils de facile à moyennement difficile Mandat de conseils, tâches de maître d ouvrage comprises, difficile x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Tableau 1:critères d adjudication appropriés 1 Si l expérience du soumissionnaire sert également de critère de qualification, on veillera à ce qu aucun examen à double ne soit effectué, donc que pour la qualification et l adjudication des aspects différents soient examinés.

16 Guide pour l acquisition des prestations de planification 13 Lorsqu on les définit, on fera en sorte que les critères d adjudication ne donnent pas lieu à des travaux d études. Ces travaux doivent faire l objet du mandat à attribuer et non de l offre. Pour éviter une telle situation, on peut limiter le nombre de lignes (p. ex. pour la description des projets de référence) ou le nombre de pages (p. ex. de 1 à 3 pour l analyse du mandat). On indiquera clairement, pour chaque critère, les preuves que le soumissionnaire doit fournir afin que l appréciation dans le sens du critère soit possible. Une analyse probante et objective nécessite que, d une part, les objectifs du projet et, d autre part, les thèmes à traiter dans l analyse, soient clairement formulés. Les critères impératifs concernant les propriétés du produit (critères d exclusion, notes minimales pour un critère) sont admis. Les offres qui ne répondent pas aux critères impératifs sont exclues d emblée par le pouvoir adjudicateur. En général, les critères ci-après ne sont pas adaptés à l estimation des offres de prestations de planification: échange et répartition des mandats entre les bureaux de planification, formation d apprentis, présence sur place, distance du lieu d exécution, domicile fiscal, présentation (peut être utile dans les cas spéciaux; les informations et impressions ainsi obtenues doivent être jugées dans le cadre des critères du Tableau 1), description des prestations rédigée par le soumissionnaire (elle doit être établie par l adjudicateur), infrastructure, instruments (ce point peut constituer une exigence, donc un critère impératif) Critère de qualité, critère du prix Par «Critère de qualité, on entend ci-après tous les critères d adjudication, à l exception du critère du prix.

17 Guide pour l acquisition des prestations de planification Pondération des critères d adjudication Comme le nombre et le genre des critères de qualité doivent être fixés en fonction du projet, il n est pas possible d élaborer des règles pour leur pondération. En revanche, pour la somme des points des critères de qualité et du critère du prix, les propositions suivantes sont possibles: Etudes de projet et direction des travaux Conseils et tâches de maître d ouvrage Etudes ou tâches de direction des travaux simples Etudes ou tâches de direction des travaux moyennement difficiles Etudes ou tâches de direction des travaux difficiles Mandat de conseils facile Mandat de conseils, tâches de maître d ouvrage comprises, difficile Somme de la pondération de tous les critères de qualité 70 40% 80 60% 85 75% 80 70% 85 75% Pondération du critère du prix 30 60% 20 40% 15 25% 20 30% 15 25% Tableau 2: valeurs indicatives pour la pondération des critères d adjudication Dans la fixation de la pondération du prix, on tiendra compte du fait que les prestations de planification représentent souvent une part de coût relativement faible de la réalisation du projet. La minimisation séparée du coût de la planification peut, par rapport à l ouvrage complet, avoir un effet contraire, c est pourquoi on optera de préférence pour une faible pondération du prix. Comme critère, on peut aussi laisser tomber celui du prix lorsqu il constitue une exigence et que, pour la procédure d achat, il s agit de déterminer la meilleure prestation disponible (concours de prestations). L adjudication sur la seule base du prix n'est pas judicieuse pour la planification. La recommandation ci-dessus pour fixer la pondération du prix se réfère uniquement à la somme de l offre. Si, selon le tableau 1, d autres critères sont appliqués pour la plausibilisation de la détermination du temps nécessaire et de la répartition du temps par phase, leur pondération partielle doit être comprise comme faisant partie des critères de qualité.

18 Guide pour l acquisition des prestations de planification Appréciation des critères de qualité Pour l appréciation des critères de qualité, il faut définir une échelle de notes fondée sur le degré d atteignabilité des objectifs. L échelle ci-après des CFF, légèrement modifiée, a fait ses preuves: Note Satisfaction des critères Qualité des indications 0 non évaluable aucune indication 1 critère très mal rempli indications insuffisantes, incomplètes 2 critère mal rempli indications insuffisantes ne correspondant pas suffisamment au projet 3 critère normalement rempli, dans la moyenne qualité moyenne, correspondant aux exigences de l appel d offres 4 critère bien rempli très bonne qualité 5 critère très bien rempli excellente qualité, offre correspondant très bien aux objectifs visés Tableau 3: échelle des notes des critères de qualité (barème des CFF, légèrement modifié) L application systématique d une telle échelle de notes garantit que la largeur de bande est plus ou moins mise à profit et que les notes ne sont pas trop proches les unes des autres. Dans la pratique, l estimation des offres sous forme d une comparaison transversale a donné de bons résultats. Il n est pas recommandé d appliquer une échelle de 10 (note supérieure), au lieu de 5, car une notation vraiment différenciée, comme ci-dessus, serait difficile et le système fournirait alors une fausse impression de précision; il en irait de même en cas d utilisation de deminote ou de fractions de note. Chaque aspect doit être jugé par une note entière et l addition de plusieurs aspects (p. ex. plusieurs références ou plusieurs aspects d une référence) doit être arrondie à une note suivie le cas échéant d une décimale.

19 Guide pour l acquisition des prestations de planification Appréciation du prix Les notes servant à juger le prix doivent être fixées à l aide d une courbe linéaire assortie des valeurs de référence ci-après: note maximale pour l offre la plus basse. Les offres qui ne peuvent pas être admises à l appréciation des critères d adjudication doivent être éliminées auparavant; note 0 pour X% de l offre valable la plus basse et pour toutes les offres plus élevées; 5 Note pour le prix % 150% 200% Prix en % de l'offre la plus basse Figure 1: fonction linéaire pour la notation du prix Pour la fixation du point zéro X de la courbe des prix, c est-à-dire de la fourchette des prix, il faut tenir compte des aspects ci-après: la fourchette des prix doit coïncider le mieux possible avec la fourchette des prix supposée et attendue des offres; la fourchette des prix est plus étendue lorsque le travail doit être déterminé par le soumissionnaire et plus faible lorsque l adjudicateur prescrit des heures; Comme valeurs indicatives pour la fixation du point zéro de la courbe des prix, les indications suivantes s appliquent: % pour les objets normaux, usuels et simples (dangers moindres et chances restreintes) pour les appels d offres avec nombre d heures imposé (zone A de la Figure 2); % pour les objets complexes (dangers élevés et chances nombreuses) pour les appels d offres sans nombre d heures imposé (zone B de la Figure 2) La note doit être arrondie à une décimale.

20 Guide pour l acquisition des prestations de planification 17 Figure 2: zone recommandée pour la notation du prix Il faut toujours indiquer clairement quel prix est jugé (prise en compte p. ex. d options, de prestations supplémentaires imposées par le mandant, de rabais, d escomptes). Il est préférable d utiliser un tableau pour déterminer le prix offert déterminant. 4.5 Liens des appréciations partielles avec l appréciation globale Méthode de la valeur utile La méthode de la valeur utile s est établie comme méthode standard et elle est recommandée pour tous les cas. Elle est également reconnue par la jurisprudence comme méthode appropriée. La valeur utile globale est déterminée d après le schéma de calcul suivant: Critère d adjudication (l un Note Pondération Points de valeur d eux est le prix) (1) (2) utile (pvu) (3) = (1) x (2) Critère d adjudication % 150 Critère d adjudication % 60 Critère d adjudication % 80 Somme 100% 290 Tableau 4: schéma de calcul de la méthode de la valeur utile (constitué de chiffres arrondis pour faciliter l interprétation) Dans cet exemple, la valeur utile globale de l offre jugée est de 290 points et la valeur utile maximale (pour une note maximale de 5), de 500 points. L adjudication ira donc à l offre qui aura obtenue le plus grand nombre de points de valeur utile.

21 Guide pour l acquisition des prestations de planification Méthode des coefficients La méthode des coefficients est une forme spéciale de la méthode de la valeur utile. La valeur utile globale est déterminée uniquement pour les critères de qualité. Ensuite, le coefficient est calculé à partir de la valeur utile globale et du prix, c est-à-dire qu un rapport coût-utilité (c-u) ou utilité-coût (u-c) est constitué; le premier est plus pratique à appliquer. Critère d adjudication Note (1) Pondération (2) Points de valeur utile (pvu) (3) = (1) x (2) Critère de qualité % 180 Critère de qualité % 80 Somme 100% 260 Prix 390'000 Rapport c-u (= 390'000 : 260) [Fr./pvu] 1'500 Rapport u-c (= 260 : 390'000) [pvu /Fr.] Tableau 5: schéma de calcul de la méthode des coefficients (constitué de chiffres arrondis pour faciliter l interprétation) L adjudication ira donc à l offre présentant le rapport coût-utilité le plus bas / le rapport utilitécoût le plus élevé. La méthode des coefficients a pour particularité que le prix a le même poids que la somme des critères de qualité. Elle correspond don à la méthode de la valeur utile avec une pondération du prix de 50%. Par conséquent, elle n est applicable qu aux cas où le prix doit être pondéré avec 50%. Selon la recommandation du tableau 2, il s agit ici d «études de projet ou de tâches de direction des travaux simples»

22 Guide pour l acquisition des prestations de planification Principe de la guillotine Le principe de la guillotine prévoit d appliquer un nombre minimal de points de valeur utile pour toute l offre. On renoncera à de telles conditions dans l appréciation de l adjudication; toutefois, les critères impératifs mentionnés au chapitre sont admis Offres de même valeur Les offres sont de même valeur lorsqu'elles obtiennent à peu près la même appréciation globale (différence allant jusqu à 1% pour le nombre de points de valeur utile ou de valeur c- u). Si les offres sont équivalentes, on tiendra compte de ce qui suit: quelques cantons ont fixé dans leur système juridique les critères applicables dans de tels cas; les adjudicateurs qui ne doivent pas suivre de telles règles peuvent décider librement. Toutefois, la règle applicable dans ce cas doit être communiquée dans les documents d appel d offres. Possibilités: a) libre choix ou b) critère concret (p. ex. qualité supérieure, qualification plus élevée des personnes clé, prix plus bas). 4.6 Exigences applicable à la publication Publication des critères d adjudication, de leur pondération et de la méthode d appréciation Pour des raisons de transparence, il faut communiquer aux soumissionnaires, en prévision de l adjudication, ce qui suit: critères d adjudication avec sous-critères, preuves à fournir pour l appréciation des critères d adjudication, pondération des critères et des sous-critères d adjudication, échelle des notes des critères de qualité, courbe de la notation du prix, méthode servant à établir le lien entre appréciations partielles et appréciation globale Lieu et moment de la publication Par principe, tous les renseignements doivent être communiqués soit dans la publication (annonce, appel d offres), soit dans les documents d appel d offres. Si un prix est fixé pour les documents d appel d offres, cette précision devra figurer entièrement dans la publication. Au cas où les exigences ne sont communiquées que dans les documents d appel d offres, elles doivent être remises aux soumissionnaires qui le désirent immédiatement après la

23 Guide pour l acquisition des prestations de planification 20 publication (1 jour ouvrable). Les délais légaux minimaux pour la remise des offres courent à partir de la date de publication. Un envoi retardé de la documentation réduit le temps de traitement pour les soumissionnaires. Il peut être judicieux de publier le marché prévu avec ses critères essentiels avant la publication officielle, surtout lorsque la formation de communautés de soumissionnaires en prévision d un marché présentant des exigences particulières est complexe. 4.7 Adaptations ultérieures L adaptation de critères d adjudication, de la pondération, de la courbe des prix ou d autres valeurs d appréciation après la publication n est pas autorisée. Berne, janvier 2009 Le présent guide remplace: les Directives pour la mise en application des règlements concernant les prestations et honoraires de la SIA (directives pour la mise en application), édition de mai Sources: Adjudication de mandats de planification (Vergabe von Planeraufträgen; SIA D0204), document disponible en allemand seulement. Appel d offres et appréciation des offres de prestations de planification; recommandation de l usic pour les services d achat, août 2008 (Ausschreibung und Bewertung von Angeboten für Planerleistungen; Empfehlungen der usic an die Beschaffungsstellen), document en allemand seulement, établi avec la collaboration de la KBOB). Modèles de contrat des CFF, 2007

24 Guide pour l acquisition des prestations de planification A1-1 A1. Modèles de contrat, récapitulation SIA D 0204, adjudication de mandats de planification Tâches de planification Mandat d études durant la phase préalable - Complexe sur les plans urbanistique et politique - But ouvert - Tâche claire - But clair - Tâche globale coordonnée - Tâche claire - But clair - Prestations individuelles spécifiques Description de prestations Modèle de prestations Concours de planification Programme de concours (SIA 142) Modèle de prestations (LM) LM 111 (conseils) LM 112 (modèle de prestations Description générale de prestations Description spécifique au projet Règlement concernant les prestations et honoraires (RPH) RPH 102 (architecture) RPH 103 (ingénieur) RPH 105 (arch.-paysagiste) RPH 108 (inst. du bâtiment) RPH 110 (urbaniste) Direction générale ou spécialiste Prestations de base Prestations à convenir en plus Genre d honoraires Les conditions pour les mandats subséquents sont fixées dans le programme de concours déjà: - Description des prest. - Genre d honoraires - Modèle de contrat D après le temps employé effectif - Temps employé effectif - Forfait - Global D après le coût de l ouvrage ou le temps employé effectif - Temps employé effectif - Forfait - Global Modèle de contrat Planificateur général Communauté de planif. Planificateur général Communauté de planif. Planificateur individuel

25 Guide pour l acquisition des prestations de planification A2-1 A2. Explications sur les modèles d honoraires (voir aussi la recommandation KBOB «Contrats d architectes et d ingénieurs: recommandations relatives aux honoraires; taux applicables aux adjudications selon la procédure de gré à gré») A2.1 Honoraires d après le temps employé A2.1.1 Rémunération horaire moyenne pour les groupes d études: a) Caractéristique de la rémunération horaire moyenne pour les groupes de planification Le décompte se fait selon le temps employé effectif. La partie contractuelle répond du respect de la qualité convenue et du cadre financier fixé. Elle utilise les membres de son groupe d après ses propres dispositions et reçoit un montant unique par heure travaillée. La rémunération horaire moyenne appliquée au groupe (tarif de groupe) avec qualification des collaborateurs convenue par contrat pour la tâche sert au décompte (en règle générale, il est recommandé de procéder préalablement à un calcul comparatif de la rémunération horaire afin de contrôler la plausibilité). Le montant uniforme peut, à l aide d un facteur de complexité «a» fixé de manière très précise (0,01), être adapté aux différences de catégorie des planificateurs, à l équipement de bureau, à la région et à la structure du bureau. Les honoraires de la rémunération horaire moyenne constituent une alternative appropriée à la forme d honoraires horaires pour la rémunération des travaux de grande envergure. Pour le mandant, l unité de décompte (des personnes sans qu il soit tenu compte du taux horaire de leur qualification individuelle) offre une meilleure vue d ensemble. Pour le propriétaire du bureau de planification, l attrait du gain augmente (par un emploi plus souple du personnel et l encouragement de collaborateurs désirant progresser). b) Appréciation de la rémunération horaire moyenne pour les groupes de planification Le «tarif de groupe» correspond aux conditions effectives et exige impérativement une convention préalable délimitant la tâche à accomplir et les moyens à utiliser. Forme extensible des honoraires, qui sert de base pour fixer les montants globaux ou forfaitaires (règle bonus / malus par le changement de la rémunération en cas d écart par rapport au prix final convenu. Le rapport entre composantes de prestations (donc la structure du groupe intervenant) et moyens à utiliser avec l unité de décompte dépendant de l objet

26 Guide pour l acquisition des prestations de planification A2-2 encourage la concurrence et permet de procéder à des appels d offres pour la planification. A2.1.2 Rémunération horaire par catégorie a) Caractéristiques des honoraires selon la rémunération horaire Rémunération du travail accompli en fonction de la qualification de la personne chargée d exécuter le mandat et non de sa position hiérarchique. Taux uniforme indépendamment des différences entre les divers domaines de planification. L application des fourchettes prévues dans les RPH permet une différenciation concernant la situation économique, les particularités régionales et les équipements de bureau. Très large spectre d application, allant de la rémunération de prestations supplémentaires simples (régie) jusqu à la base servant à toute la branche de la planification. b) Appréciation du modèle d honoraires Les bases de calcul du tarif en ce qui concerne les frais de salaires et les frais généraux ainsi que le supplément pour les risques et bénéfices sont très bien documentés par la SIA. Les mandats avec rémunération horaire sont décomptés «selon les résultats». Ils exigent par conséquent une surveillance permanente des coûts. Des conventions particulières sont dès lors nécessaires. Exemples: rapports périodiques (hebdomadaires, mensuels) établis avec soin pour les prestations fournies; appréciation continue des frais finals à attendre par le mandant et par le mandataire (tenir compte de l art. 1.4 du RPH SIA); désignation valide des honoraires convenus, en règle générale comme prix maximal (plafond). Danger de mandat mal dirigé, car, pour l entreprise, il y a bien une incitation d occupation, mais pas en faveur d une procédure rationnelle. L application de l heure comme base de décompte pour les grands mandats est fixée par principe à un niveau trop détaillé. L affectation appropriée du personnel est difficile à vérifier et nécessite un travail complexe. Le grand nombre des entreprises visées par le RPH a pour effet que les tarifs individuels calculés par un bureau de planification peuvent différer considérablement des valeurs moyenne (jusqu à 25% voire plus). Les équipements de bureau spéciaux, en particulier l informatique, ne sont pris en considération qu en partie. Champ d application typique tant que la tâche ne peut pas être décrite avec suffisamment de précision. Base mal adaptée aux appels d offres de planification.

27 Guide pour l acquisition des prestations de planification A2-3 A2.1.3 Forme spéciale d honoraires: honoraires d après les salaires Calcul individuel de la rémunération horaire selon les salaires effectivement payés et supplément fixe pour les frais généraux, les risques et bénéfices. Ce genre d indemnisation n est applicable que dans des cas exceptionnels. S il est utilisé à large échelle, le principe de la séparation des honoraires et des salaires est rompu. Si cette forme d honoraires est appliquée, il est vivement recommandé de convenir du supplément pour les charges sur salaires, les frais généraux, les risques et bénéfices sur la base des coûts fournie par le mandataire. A2.2 Honoraires selon le coût d ouvrage déterminant le temps nécessaire A2.2.1 Idées fondamentales de ce modèle d honoraires Le modèle d honoraires selon le coût d ouvrage déterminant le temps nécessaire se fonde sur les trois thèses ci-après. Si ces thèses sont appliquées de façon ciblée, il est possible de conclure des conventions individuelles. a) Thèse 1 Le travail à exécuter par le planificateur est situé dans une relation déterminée, pouvant être estimée par rapport au travail de réalisation de l ouvrage. b) Thèse 2 La part de travail du planificateur par rapport au travail total se divise en une part de base et une part variable qui diminue rapidement avec l augmentation de la somme de la construction. c) Thèse 3 Les prestations à fournir effectivement diffèrent parfois considérablement d un ouvrage à l autre, également dans une même discipline. A2.2.2 Appréciation de ce modèle d honoraires Ce modèle d honoraire exige des discussions intenses, avant le début des travaux, sur les prestations à convenir contractuellement. Ensuite, on peut calculer les heures du planificateur. Ces heures sont alors multipliées par la rémunération horaire pour le bureau, ce qui donne les honoraires du planificateur. A partir de cette somme, on peut alors convenir de prix globaux ou forfaitaires.

28 Guide pour l acquisition des prestations de planification A3-1 A3. Explications sur les recommandations pour l appel d offres et l appréciation des offres A3.1 Généralités Le chapitre 4 contient des recommandations pour les adjudicateurs sous forme de modules de texte pour l appel d offres et l appréciation des offres. L annexe A2 comprend, avec la même structure, les explications et les justifications nécessaires. A3.2 Critères d adjudication Pour autant que l ordre juridique contiennent des remarques pour les critères d adjudication, elles sont généralement peu concrètes (p. ex. «qualité») ou inadaptées au mandat de planification. Il est par conséquent nécessaire de fixer des critères spécifiques à l objet de l acquisition ou, autrement dit, d indiquer les aspects concrets qui serviront à juger la qualité de l'offre. Ainsi, les critères d adjudication qui n ont pas de lien avec l objet de l acquisition ou qui n ont rien à voir avec le marché sont inappropriés: L expression «Echange et répartition des mandats entre les bureaux de planification» n'a aucun lien avec l «offre la plus avantageuse économiquement». La «Formation des apprentis» est admise avec un faible nombre de points dans les cantons mais n a normalement pas de relation avec l «offre la plus avantageuse économiquement» et ne doit pas figurer dans l appel d offres. «Fournisseur local», «Domicile fiscal» veillent à favoriser les soumissionnaires du crû, ce qui n est pas admis. «Présentation»: l appréciation d une présentation est délicate. D une part, cette précision peut conduire à améliorer après coup une offre de façon non admise; d autre part, il y a un risque d arbitraire dans l appréciation. Il est permis en revanche d avoir un entretien pour élucider des points obscurs. «Description des prestations»: elle doit être établie par l adjudicateur. Les descriptions des soumissionnaires diffèreraient quant à leur contenu, ce qui empêcherait la comparaison des offres. «Infrastructure», «Instrument»: ces expressions ne sont adaptées qu à la forme d une exigence (critère impératif), en particulier lorsque, pour une tâche, un équipement, un logiciel ou un format de données spécial inhabituel dans la branche est nécessaire. La demande d équipements de bureau normalisés ou de logiciels standard n est pas judicieuse.

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