Objet : Processus d appel d'offre - Photographe officiel saison 2016

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1 Date : Mardi, 12 avril 2016 Objet : Processus d appel d'offre - Photographe officiel saison 2016 Madame, Monsieur, Le Club de soccer Les Ambassadeurs de Saint-Jérôme est à la recherche d'un photographe pour sa saison d'été 2016 avec année d option en Les entreprises ou les personnes intéressées sont invitées à répondre dans les délais prescrits à la demande de soumission ci-jointe. Nous vous prions d'agréer nos salutations distinguées. Véronique Martino, Coordonnatrice administrative Club de soccer Les Ambassadeurs de Saint-Jérôme

2 APPEL D'OFFRE PHOTOGRAPHE OFFICIEL SAISON 2016 CLUB DE SOCCER LES AMBASSADEURS DE SAINT-JÉRÔME

3 INFORMATIONS GÉNÉRALES Demandeur : Club de soccer Les Ambassadeurs de Saint-Jérôme Personne ressource : Courriel : Véronique Martino, coordonnatrice administrative Projet : Photographe saison 2016 PRÉAMBULE Le Club de soccer Les Ambassadeurs de Saint-Jérôme a comme mission de promouvoir le développement du soccer à toute la population de Saint-Jérôme. Le Club vise à mettre l'emphase sur le développement et l'accomplissement de ses membres, qu'ils soient joueurs, entraîneurs, arbitres ou administrateur, en les outillant afin que chacun puisse s'épanouir à son plein potentiel dans un environnement ou l'excellence, le respect et le plaisir sont signes de réussite. Finaliste comme Club de l année au Gala de la Mi-temps de la Fédération québécoise de soccer en 2015, le Club fête en 2016 son 5 e anniversaire et désire, par le fait même, mettre en place un processus pour la gestion des images du Club. DEMANDE DE SOUMISSION Le Club de soccer Les Ambassadeurs de Saint-Jérôme désire recevoir des offres de services pour ses besoins en photographe au cours de la saison 2016, incluant une année d option en 2017 qui sera à la discrétion du Club. Le soumissionnaire élabore une seule soumission en se conformant aux exigences de l'appel d'offre, notamment en utilisant le formulaire de soumission (Annexe 1) et le bordereau de soumission (Annexe 2). Les montants inscrits au bordereau de soumission incluent le coût de tout ce qui est nécessaire à la réalisation complète du contrat, incluant si nécessaire, le matériel, les équipements, la main d'œuvre et le transport. Le soumissionnaire s'engage à céder au Club de soccer Les Ambassadeurs de Saint- Jérôme tous les droits d'auteur et la propriété intellectuelle sur toutes les photos réalisées dans le cadre du contrat faisant l'objet de la présente demande de soumission. Le Club pourra ainsi utiliser, à sa guise, lesdites photos pour des fins promotionnelles et/ou médiatiques et/ou autres. Le Club évaluera les soumissions basées sur les coûts et la qualité du dossier. Le Club ne s engage à retenir ni la plus basse ni aucune soumission suite aux résultats de la réception de celle-ci. La soumission doit être envoyée à l'attention du responsable de l'appel d'offre par courriel, à l'adresse indiquée plus haut au plus tard le lundi, 18 avril avant midi. Le Club s engage à octroyer le contrat au fournisseur au plus tard vendredi 22 avril Page 3 7

4 ANNEXE 1 FORMULAIRE DE SOUMISSION TITRE DU PROJET : Photographe officiel - Saison été 2016 (option 2017) PRÉSENTÉ À : Club de soccer Les Ambassadeurs de Saint-Jérôme En mon nom personnel ou au nom du soumissionnaire que je représente : 1. Je déclare être autorisé à signer le document. 2. Je m'engage à exécuter le mandat avec professionnalisme et respect des conditions. 3. Je m'engage à céder au Club tous les droits d'auteur et propriété intellectuelle dans le cadre du mandat. 4. Je m engage à remettre au Club toutes les photos prises dans le cadre du mandat. 5. Je m'engage à exécuter le mandat selon les informations indiquées au bordereau de soumission. 6. Je m engage à remettre une ristourne de 10% sur les commandes individuelles. 7. Je m engage à respecter les tarifs proposés pour une deuxième année (2017). Nom de l entreprise : Adresse : Personne contact : Titre de la personne contact Courriel : Téléphone : Site internet de l entreprise : Service vidéo disponible : OUI NON Signature Page 4 7

5 Liste des documents à remettre Dans le cadre de l appel d offre, le fournisseur doit remettre les informations suivantes : Lettre de présentation de la compagnie indiquant, sans s y restreindre : o le mode de paiement et procédure lors des commandes; o les délais de production et livraison des commandes; o liste de clients similaires; Le formulaire de soumission dûment rempli (Annexe 1); Le bordereau de soumission dûment rempli (Annexe 2); Le bordereau de commande typique incluant le type de kit à être sélectionné par le parent et les coûts associés; Porte-folio incluant : o Photo d équipe o Photo individuel statique (kit) o Photos d action de soir o Photos d action de jour o Photos d ambiance d un événement intérieur (faible luminosité) o Photos d ambiance d un événement extérieur Engagement du Club : Afficher le logo du fournisseur sélectionné sur son site internet dans la section partenaire Permettre au fournisseur sélectionné de s afficher lors de la prise de photos des différents événements. Mode de paiement de la facturation : paiement électronique une fois l activité et la transmission des images complétées. Page 5 7

6 ANNEXE 2 BORDEREAU DE SOUMISSION ITEM DESCRIPTION DATE & LIEU 1 PHOTOS OFFICIELLES DU CLUB Prise de photos membres du Club +/- 40 équipes (U9 et plus) Compétitives Arbitres Entraîneurs Membres du CA Différents comités Fournir équipement et photographes nécessaire Horaire déterminé par le Club 2 PHOTOS D ÉQUIPE ET INDIVIDUELLE U7-U8 SUR LE TERRAIN Prise de photos des joueurs et équipes équipes joueurs par équipe Photo de groupe Photo individuelle Gestion des commandes et paiements Ristourne sur les commandes de 10% 3 PHOTOS D ÉQUIPE ET INDIVIDUELLE U4 à U6 SUR LE TERRAIN Prise de photos des joueurs et équipes équipes joueurs par équipe Photo de chaque équipe Photo individuelle selon la commande du parent sur place Gestion des commandes et paiements Ristourne sur les commandes de 10% 4 CONFÉRENCE DE PRESSE SALLE Personnalités Joueurs vedette Partenaires Allocutions 5 LANCEMENT DE LA SAISON SUR LE TERRAIN 6 JEUX TECHNIQUES (FINALE DE GROUPE) 7 JEUX TECHNIQUES (REMISE DE PRIX) Gagnants Remise de prix 13 MAI h à 21 h Stade de soccer de l Académie Lafontaine SEMAINES DU 23 ET 30 MAI h à 20 h Lundi au jeudi SEMAINES DU 30 MAI ET 6 JUIN h à 20 h Lundi au jeudi 3 JUIN h à 19h à confirmer - intérieur 5 JUIN 2016 (1/2 journée, en PM) SEMAINES DU 21 ET 28 JUIN 2 séances (Groupe à confirmer) 18 h à 20 h 9 JUILLET 2016 MONTANT TOTAL (avant taxes) Page 6 7

7 8 ÉQUIPES AA (EN MATCH) Prise de photos lors d'un match Équipes Réactions Ristourne sur commande de 10% 1 CD par joueur 10 ÉQUIPES A Prise de photos avant d'un match Prise de photo individuelle (Kit) Équipes Réactions 1 CD par joueur Ristourne sur commande de 10% 11 SENIOR AA Féminin (EN MATCH) Prise de photos lors d'un match Équipes Réactions 12 TOURNOI SENIOR Photo des équipes Équipes gagnantes 13 MINI MUNDIAL Photos de groupe (U4-U5-U6-U7-U8 et Ligue locale) 14 GALA AMBASSADEURS Personnalités Nominés Partenaires Allocutions Remise de prix, trophées Photobooth 15 PARTY DES BÉNÉVOLES Allocutions Photobooth Horaire à déterminer selon l horaire des matchs Date à déterminer Date à déterminer Lundi soir 21h 12 au 14 AOÛT AOÛT 2016 Parc Multisports 22 OCTOBRE h à 21h Salle Antony-Lessard 5 NOVEMBRE h à 21h Forfait par équipe : Forfait par équipe : Page 7 7

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