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1 F O N D S P O U R L E D E V E L O P P E M E N T D E L A VIE ASSOCIATIVE 2016 Pour les départements des Ardennes, de l Aube, de la Marne et de la Haute-Marne (FORMATION DES BENEVOLES DES ASSOCIATIONS) GUIDE PRATIQUE D AIDE A L ÉLABORATION DU DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION 2016

2 Notice Qu est-ce que le dossier de demande de subvention «FDVA 2016 Formation des bénévoles pour les départements des Ardennes, de l Aube, de la Marne et de la Haute-Marne» et quand l utiliser? Ce dossier doit être complété par toute association, sollicitant une subvention auprès de l État (DRDJSCS Antenne Châlons-en-Champagne) au titre du «FDVA 2016 formation des bénévoles pour les départements des Ardennes, de l Aube, de la Marne et de la Haute-Marne». Il concerne le financement d actions de formation à destination des bénévoles des associations implantées dans les départements des Ardennes, de l Aube, de la Marne, et de la Haute-Marne. Dès lors, il ne concerne pas les financements imputables sur la section d investissements. Ce dossier a été établi conformément aux règles nationales et communautaires applicables aux financements publics. De quoi se compose le dossier de demande de subvention «FDVA 2016 Formation des bénévoles pour les départements des Ardennes, de l Aube, de la Marne et de la Haute-Marne»? Afin de permettre l instruction la plus complète possible de votre demande, il vous est recommandé, au besoin, de développer les diverses rubriques en insérant au dossier une ou plusieurs pages intercalaires sur papier libre si nécessaire. Il convient de souligner que le dossier doit permettre d apprécier le bien-fondé de la demande de subvention. Vous joindrez toutes les pièces vous paraissant utiles à cet égard. Un dossier trop succinct expose l association demandeuse à voir sa demande rejetée. Pour bénéficier d une subvention, vous devez disposer : d un numéro SIRET ; Si vous n en avez pas, il vous faut le demander à la direction régionale de l INSEE. Cette démarche est gratuite (annuaire des directions régionales sur d un numéro RNA 1 *, ou à défaut, du numéro de récépissé en préfecture Ces références constitueront vos identifiants dans vos relations avec les services administratifs. Présentation de votre association (Une seule fois pour l ensemble du dossier) Cerfa n 12156*04 - Fiche n Présentation de l association - Fiche 2 Budget prévisionnel de l association : Si vous disposez déjà d un budget respectant la nomenclature du plan comptable associatif1, il vous suffit de le transmettre en ne faisant figurer sur la fiche que le montant de la subvention demandée. Description de l action de formation (Ces documents sont à remplir pour chaque action présentée) Attestation sur l honneur Tableau récapitulatif L annexe 1 - Document complémentaire - présentation de l association. Cerfa n 12156*04 (Fiche n ) L annexe 2 - Document complémentaire - présentation de l action. Cerfa n 12156*04 (Fiche n 4) Vous complèterez impérativement le tableau récapitulatif des projets d actions de formation en les classant par ordre de priorité. Ce tableau permet à l administration d avoir une vue d ensemble de la demande. Vous y préciserez pour chaque action : - S il s agit d une première demande (N) ou d un renouvellement (R) - La typologie de l action : spécifique (S) ou technique (T) - Le niveau de formation : initiation (I) ou approfondissement (A) pour les formations techniques - Les dates, lieux et nombre de sessions - La durée de la formation en jours et en heures par sessions et au total - Le nombre de participants à former et leur statut par session - Le coût global de l action - Le montant de la subvention sollicitée 1 Le numéro RNA (répertoire national des associations) est attribué à l occasion des enregistrements de création ou modification en préfecture.

3 Notice (suite) Les pièces à joindre au dossier de demande de subvention «FDVA 2016 Formation des bénévoles pour les départements des Ardennes, de l Aube, de la Marne et de la Haute-Marne» Pour une première demande : 1. Les statuts régulièrement déclarés, en un seul exemplaire. Si l association est enregistrée dans le RNA (Cf. page 2), il n est pas nécessaire de les joindre. 2. La liste des personnes chargées de l administration de l association régulièrement déclarée (composition du conseil, du bureau, ). Il n est pas nécessaire de la joindre si l association est enregistrée dans le répertoire national des associations (RNA). 3. Un relevé d identité bancaire, portant une adresse correspondant à celle du n SIRET. 4. Si le présent dossier n est pas signé par le représentant légal de l association, le pouvoir donné par ce dernier au signataire. 5. Les comptes approuvés du dernier exercice clos. 6. Le(s) rapport(s) du commissaire aux comptes pour les associations qui en ont désigné un, notamment celles qui ont reçu annuellement plus de euros de dons ou plus de euros de subventions. 7. Le cas échéant, la référence de la publication sur le site internet des JO des documents ci-dessus. En ce cas, il n'est pas nécessaire de les joindre. 8. Le plus récent rapport d activité approuvé. Pour un renouvellement : 1. Un exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l association, s ils ont été modifiés depuis le dépôt d une demande initiale. Si cette modification a été déclarée à la Préfecture, l association est enregistrée dans le RNA, ce n'est pas nécessaire ; 2. La liste des personnes chargées de l administration de l association régulièrement déclarée si elle a été modifiée. Ce n'est pas nécessaire si l association est enregistrée dans le RNA. 3. Un relevé d identité bancaire de l association s il a changé, portant une adresse correspondant à celle du n SIRET. 4. Si le présent dossier n est pas signé par le représentant légal de l association, le pouvoir de ce dernier au signataire. 5. Les comptes approuvés du dernier exercice clos. 6. Le(s) rapport(s) du commissaire aux comptes pour les associations qui en ont désigné un, notamment celles qui ont reçu annuellement plus de euros de dons ou plus de euros de subventions. 7. Le cas échéant, la référence de la publication sur le site internet des JO des documents ci-dessus. En ce cas, il n'est pas nécessaire de les joindre. 8. Le plus récent rapport d activité approuvé, s il n a pas déjà été remis à la même autorité publique. Page 3 sur 15

4 Modalités de candidature Les dossiers de demande de subvention devront impérativement être retournés signés et complétés des annexes pour le : Mercredi 16 mars 2016 cachet de la poste faisant foi ou remis en mains propres à l accueil de la DRDJSCS Antenne de Châlons-en-Champagne jusqu à 16h. Les dossiers doivent impérativement être déposés selon les procédures suivantes : 1. pour tous auprès des services de la DRDJSCS Antenne Châlons-en-Champagne 2. et, si votre association a un rayonnement départemental ou local, auprès des services de la DDCSPP concernée. Tout dossier incomplet sera rejeté Aucun dossier ne pourra être accepté en dehors des dates et procédures de dépôt déterminées Les référents territoriaux sont à votre service pour vous accompagner dans la mesure de leurs disponibilités. Il vous est fortement conseillé de vous rapprocher de votre correspondant local avant le dépôt de votre dossier. Dossiers portés par une association départementale ou locale : ARDENNES (08) - DDCSPP des ARDENNES Bruno PILLON rue Porte de Bourgogne BP CHARLEVILLE MEZIERES MARNE (51) - DDCSPP de la MARNE Samia DESCARREGA rue de Vinetz CS CHÂLONS-EN-CHAMPAGNE Cedex AUBE (10) - DDCSPP de l AUBE Catherine BECUE Cité administrative les Vassaules - CS TROYES Cedex HAUTE-MARNE (52) - DDCSPP de HAUTE-MARNE Mickaël GLAUDEL : Cité administrative BP CHAUMONT Cedex 09 Dossiers portés par une association/fédération interdépartementale (Ardennes, Aube, Marne et Haute-Marne) : DRDJSCS Antenne Châlons-en-Champagne Marie Laure ROYER rue Dom Pierre Pérignon CHALONS-EN-CHAMPAGNE Cedex Pour tout complément d informations concernant les éléments formels ou transmission des dossiers contactez le secrétariat du FDVA au / ATTENTION Les formations bénéficiant d un financement via la plateforme de formation des bénévoles et salariés associatifs portée par la CRESSCA présentées à l identique - mêmes dates, mêmes lieux - ne pourront faire l objet d un financement FDVA. Si les actions présentées viennent en complément ou en plus de celles prises en charge dans ce cadre, il convient de le préciser EXPLICITEMENT dans le dossier de demande de subvention FDVA. Page 4 sur 15

5 Cerfa / L association Fiche 1-1 : Sous la rubrique «Identification» : Indiquer le numéro Siret (code Siren de 9 chiffres + 5 chiffres correspondant au code personnalisé de l adresse du siège ou de l établissement secondaire demandeur le cas échéant). Il est rappelé que ce numéro doit être mis à jour pour toute modification d adresse ou de dénomination. Indiquer le numéro RNA (numéro du répertoire national des associations commençant par W), ou à défaut, celui du dernier récépissé délivré par la préfecture. Doit être identique au nom mentionné dans la déclaration sur l honneur (fiche 4) de la page 10 du cerfa L identification doit être la même que celle portée sur le RNA, la fiche SIREN et sur le RIB. L adresse du siège de l association portée sur le RIB doit être identique 1 à celle enregistrée auprès de l Insee et déclarée en préfecture. Vous devez impérativement être à jour de vos obligations déclaratives. Nombre total de bénévoles : élu et bénévoles responsables (bénévoles impliqués dans le projet associatif et exerçant leur activité avec une indéniable autonomie). Page 5 sur 15

6 Cerfa / L association Joindre impérativement le budget prévisionnel 2016 intégrant notamment toutes les subventions demandées auprès des pouvoirs publics dont celle qui fait l objet de la demande. Si vous disposez déjà d un budget respectant la nomenclature du plan comptable associatif, il vous suffit de le transmettre en ne faisant figurer sur la fiche que le montant de la subvention demandée. Pour une première demande, joindre également les comptes approuvés du dernier exercice clos. Sous «Etat», préciser DRDJSCS FDVA 2016 conforme au montant total mentionné à la déclaration sur l honneur (fiche 4) du dossier de demande de subvention. Le budget prévisionnel de l association, doit toujours être équilibré. Page 6 sur 15

7 Cerfa / L action Etablir autant de fiche 3-1 que d actions de formation différentes en y associant à chacune un budget propre (fiche 3-2). Préciser s il s agit d une première demande ou d un renouvellement d une action de formation Intitulé explicite, concis et clair A ne pas remplir ici, éléments précisés dans l annexe 2 - Document complémentaire à la présentation de l action» A ne pas remplir ici, éléments précisés dans l annexe 2 - Document complémentaire à la présentation de l action» Page 7 sur 15

8 Cerfa / L action A ne pas remplir ici, éléments précisés dans l annexe 2 - Document complémentaire à la présentation de l action» Détailler les principaux postes de dépenses et leurs modalités de calcul (selon les coûts réels, devis, coûts horaires, ). Exemples (non exhaustifs) : - Charges salariales d animation : h X (coût de poste horaire chargé) - Repas : repas X Préciser de quelles charges il s agit. A reporter sur la ligne budgétaire s y référant : «Charges indirectes réparties affectées à l action» Le temps passé en formation des bénévoles n est pas concerné par cette valorisation. Seul le bénévolat concourant directement à l organisation ou l animation de la formation est valorisable. (cf. notice sur la valorisation comptable du bénévolat, note d orientation FDVA 2016 départements des Ardennes, Aube, Marne et Haute-Marne) Préciser les modalités de calcul retenues. Exemples : - Animation/ formateur : h X - Secrétariat : h X Dans le cas de formations mutualisées faisant appel à des salariés d autres associations que l association demandeuse et sans aucune contrepartie financière de celle-ci, ne pas oublier de valoriser ces mises à disposition. Idem pour toute mise à disposition concourant directement à l organisation de la formation : locaux, publication, publicité, matériel Page 8 sur 15

9 Cerfa / L action Sous «Etat», préciser DRDJSCS FDVA Le montant total de subvention sollicitée pour toutes les actions de formation présentées doit être conforme au montant total mentionné à la déclaration sur l honneur de la fiche 4 et au montant présenté dans le budget prévisionnel de l association. Le budget prévisionnel de l association, doit toujours être équilibré. Une seule et unique déclaration sur l honneur 4 revêtue du montant global sollicité à la DRDJSCS Antenne Châlons-en-Champagne Originale, non raturée, datée, signée + cachet de l association Le montant demandé doit être identique à celui mentionné sur le budget prévisionnel de l association. Rappel, attention à la concordance entre le compte bancaire déclaré et le RIB fourni. L adresse doit être identique à celle du RNA et de la fiche SIREN et aux renseignements fournis précédemment. Le nom et la signature du représentant légal doivent correspondre au nom mentionné précédemment dans le dossier (ou joindre un pouvoir portant les 2 signatures : représentant légal et personne ayant délégation). Page 9 sur 15

10 Annexe 1 - Document complémentaire à la présentation de l association Les moyens humains de l association sont à renseigner précisément en totalité. Présentation succincte des priorités de l association pour son territoire et les publics. Cette partie peut être étayée de tout document (projet associatif, diagnostic, ). Page 10 sur 15

11 Annexe 1 - Document complémentaire à la présentation de l association Identification des liens que tisse l association avec son environnement : participation à des groupes de travail, réseaux formels ou non Présentation rapide. Préciser qui y participe au sein de l association : bénévoles, élus, salariés, Page 11 sur 15

12 Annexe 2 - Document complémentaire à la présentation de l action Préciser le numéro de l action ainsi que son intitulé Cocher les cases en précisant (Cf. page 2) : s il s agit d une première demande ou d un renouvellement d une action de formation la typologie de l action : - spécifique (S) ou - technique (T) le niveau de formation (pour les formations «techniques» uniquement) : - initiation (I) ou - approfondissement (A) Décrire les objectifs poursuivis et compétences visées. A renseigner avec soin. Page 12 sur 15

13 Annexe 2 - Document complémentaire à la présentation de l action Précisez si l action de formation s inscrit dans une politique publique spécifique. La précision «FDVA 2016 Formation des bénévoles départements Ardenne, Aube, Marne, Haute-Marne» est déjà renseignée. Décrire : le déroulement de l action de formation pour laquelle une subvention est sollicitée (insérer des pages libres si nécessaire) ; le programme proposé, détaillé jour par jour (joindre impérativement un déroulé détaillé) ; Décrire : les méthodes pédagogiques mises en œuvre (intervenants, travaux de groupe, études de cas, partage d expériences ) ; l identification et la qualification des intervenants, les supports pédagogiques et outils utilisés (que vous pouvez joindre au dossier). Page 13 sur 15

14 Annexe 2 - Document complémentaire à la présentation de l action CAS PARTICULIERS : Lorsqu une action de formation comprend plusieurs sessions identiques pour des groupes de bénévoles différents se déroulant à des dates et dans des lieux différents, il convient de les regrouper dans une seule fiche Annexe A2-1 et un seul budget (fiche 3-2). Etablir une seule Annexe A2-1 dans le cas d une action organisée sous forme de modules différents destinée au même groupe de bénévoles. Formation destinée à un seul et unique groupe de bénévoles (une session). Même formation (mêmes durée, contenus, méthodes) dupliquée sur différents groupes de bénévoles distincts (plusieurs sessions) Dans tous les cas, renseigner dans le tableau correspondant : le nombre de personnes participant à la formation en précisant s il s agit de bénévoles, volontaires ou de salariés, les lieux où se déroulera l action de formation. les dates prévisionnelles de mise en œuvre de l action. la durée de formation suivie par chaque stagiaire. Compte tenu du mode de calcul des subventions, exprimer cette durée en jour(s) et en heures (1 journée est équivalent à 6 heures de formation), le cas échéant, en demi-journées ou soirées. Dans le cas d une durée fractionnée en plusieurs modules, on fera masse de la durée totale de la formation. Dans le cas, il convient d indiquer les caractéristiques de chaque groupe. Exemple : Sessions Date(s) de session jj/mm jj/mm jj/mm Durée de la formation 1j / 6h 1j / 6h 1j / 6h Nombre de bénévoles bénéficiaires Nombre de salariés bénéficiaires Lieux de réalisation A B C Page 14 sur 15

15 Annexe 2 - Document complémentaire à la présentation de l action Préciser les moyens mis en œuvre pour évaluer l impact de la formation et le contrôle des compétences acquises. Joindre les outils d évaluation. Par exemple : - En fin de formation : fiche d évaluation, questionnaire en ligne... - Évaluation dans le temps : fiches de suivi navette... - Puis ultérieurement : présentation consolidée de l exploitation des questionnaires - Indicateur d activité : nombre de bénévoles ayant suivi assidûment la ou les formations(s) ; - Indicateur de satisfaction : niveau de satisfaction des bénévoles formés par rapport à leurs attentes et/ ou niveau d utilité de la formation telle que ressentie par les bénévoles formés au regard de leur(s) activité(s) bénévole(s) et/ ou niveau des compétences acquises. - Renseigner le coût total de l ingénierie de formation (préparation, conception uniquement) et détailler précisément les coûts réels ou valorisés correspondant ainsi que leurs modalités de calcul. Ces différents coûts sont à reporter aux lignes budgétaires correspondantes. RAPPEL : dans le cas de formations mutualisées faisant appel à des salariés d autres associations que l association demandeuse et sans aucune contrepartie financière de celle-ci, ces coûts doivent être valorisés en compte 8 (mises à disposition). Renseigner le montant total de la subvention sollicitée et préciser le nombre de journées par type de forfait. Dans le cas d une demande supérieure au forfait de base de référence, préciser le montant journalier sollicité et justifier impérativement cette augmentation. Page 15 sur 15

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