Service d'echanges Sécurisés de Fichiers Tutoriel n 11 : "Administration de votre espace SESF (avec un compte gestionnaire)" : - création des

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1 Service d'echanges Sécurisés de Fichiers Tutoriel n 11 : "Administration de votre espace SESF (avec un compte gestionnaire)" : - création des contacts - outils de suivi de l'activité de l'espace

2 Les deux principaux thèmes abordés dans cette vidéo : - création de contacts et de groupes et affectation des droits aux contacts (diapositives 6 à 48) - outils de suivi de l'activité de votre espace (diapositives 49 à 66)

3 L'accès à un compte gestionnaire se fait par l'url que votre collectivité a choisi au moment de l'activation du service, sous la forme : OMDEVOTRECOLLECTIVITE ou bien via une URL personnalisée que vous avez vous même définie. Renseignez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur "OK" pour vous connecter.

4 En tant que gestionnaire, vous avez accès à deux modules : - "Mon disque" pour la gestion de l'arborescence de dossiers, des fichiers et des partages. Cette partie fait l'objet d'un autre tutoriel. - "Administration" pour la gestion des utilisateurs et le suivi des opérations sur le service, dont nous allons vous montrer les différentes fonctionnalités dans cette vidéo.

5 Création des contacts et des groupes et affectation des droits aux contacts

6 Cliquez sur l'icône "Administration" pour accéder à la console d'administration de votre espace SESF.

7 Les différentes fonctionnalités de la console d'administration sont accessibles par ce menu. Votre carnet d'adresses s'affiche automatiquement. Votre carnet d adresses vous permet de mémoriser les contacts avec lesquels vous partagez vos dossiers et fichiers.

8 IMPORTANT : Vous pouvez adresser des documents à une personne ou entité, via votre espace SESF, sans que celle-ci soit nécessairement dans votre carnet d'adresses (partage par un lien). Cette fonctionnalité est détaillée dans le tutoriel n 11 sur l'utilisation de l'arborescence et des fichers. Ne doivent donc être créés comme contacts dans votre espace que les personnes ayant nécessité de se connecter à SESF pour déposer des fichiers, créer des dossiers, supprimer, partager...

9 Vous avez deux possibilités pour la création de vos contacts : - Une création contact par contact, via l'icône "Nouveau contact". - Un import de fichier de contacts au format Excel ou CSV, pour l'import en masse de contacts.

10 Création unitaire, contact par contact

11 Pour accéder à la création contact par contact, cliquez sur l'icône "Nouveau contact".

12 Vous accédez au formulaire à compléter pour la création d'un contact.

13 Renseignez les champs "Nom", "Prénom" et " ", qui sont obligatoires.

14 L'attribution d'un identifiant et d'un mot de passe implique l'attribution d'un certain nombre de droits au contact, via la rubrique "Droits" que nous allons voir ensuite. L'attribution d'un identifiant et d'un mot de passe est utilisée dans le cadre du partage de dossier. Votre contact aura alors un accès direct au service SESF depuis n'importe quel poste informatique,. Cet accès sera limité aux seuls dossiers que vous aurez décidé de partager avec lui. En cochant la case "Envoyer un au contact pour lui signaler son accès", vous avez la possibilité de lui faire parvenir ses identifiants par .

15 A ce stade, la rubrique "Groupes" n'a d'intérêt que si ceux-ci sont déjà créés. Si ce n'est pas le cas elle sera vide. Si vous avez déjà créé un ou plusieurs groupes, vous pourrez intégrer ce contact à un ou plusieurs de ces groupes en cochant la ou les cases correspondantes.

16 La rubrique "Droits" concerne uniquement la fonctionnalité Partage de dossier avec des contacts. Cette fonctionnalité, accessible dans la partie "Mes fichiers", est détaillée dans notre tutoriel vidéo n 12 consacré à cette partie. Comme vous le verrez dans cet autre tutoriel vidéo, la question des droits d'un contact peut-être revue au moment du partage d'un dossier. Vous pourrez modifier les droits d'un contact sur un dossier en particulier.

17 "Télécharger" autorise le contact à télécharger les fichiers contenus dans les dossiers que vous partagerez avec lui. Par défaut ce droit est déjà coché.

18 "Modifier" autorise le contact à : - Renommer les fichiers contenus dans les dossiers que vous aurez partagé avec lui. - Déplacer un fichier dans autre dossier, si vous avez partagé plusieurs dossiers avec lui.

19 "Partager" autorise le contact à partager par mail les fichiers contenus dans les dossiers partagés avec lui. Important : le contact ne pourra envoyer des fichiers qu'aux autres contacts qui ont le même dossier partagé.

20 "Ajouter" autorise le contact à ajouter des fichiers dans les dossiers que vous aurez partagé avec lui et également à créer des sous-dossiers.

21 "Supprimer" autorise le contact à supprimer les fichiers contenus dans les dossiers que vous aurez partagé avec lui.

22 Concernant la rubrique "Alerte", vos contacts peuvent recevoir une notification lorsque le gestionnaire ou d autres contacts rajoutent des fichiers dans leurs dossiers. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en cochant "Ne pas envoyer de notifications à ce contact".

23 Dans la rubrique "Option du contact", vous pouvez : - Rendre le contact disponible aux autres gestionnaires en cochant la case prévue à cet effet. - S il s agit d un contact temporaire, définir une date de suspension automatique de son compte, au-delà de laquelle il ne pourra plus se connecter au service.

24 Une fois complété le profil de votre contact, cliquez sur "Valider" pour le mémoriser dans votre carnet d'adresses.

25 Le contact apparait dans votre carnet d'adresses.

26 A tout moment, vous avez la possibilité de modifier les informations ou les paramètres d un contact. Pour cela, sélectionnez le contact à modifier en cochant la case en face de son nom, puis cliquez sur l'icône "Modifier".

27 Vous pouvez modifier les éléments suivants dans la section "Informations" sur le contact : - Son statut : vous pouvez suspendre l accès à son compte - Ses informations personnelles - Son identifiant et/ou son mot de passe - Ses droits

28 Dans l'onglet "Préférences", vous pouvez : - Désactiver les notifications à ce contact - Rendre le contact disponible pour les autres gestionnaires - Programmer la suspension automatique du compte à une date définie

29 L'onglet "Connexions" regroupe toutes les connexions de votre contact à son compte.

30 A tout moment, vous avez la possibilité de supprimer un contact. Pour cela, sélectionnez le contact à supprimer en cochant la case en face de son nom, puis cliquez sur l'icône "Supprimer". Important : Même si vous supprimez un contact de votre carnet d'adresses, vous pourrez toujours lui envoyer des documents par mail via le service, en renseignant manuellement son mail au moment de l'envoi.

31 Création de contacts en masse

32 Le carnet d adresses vous permet également d importer massivement une liste de contacts à partir d un fichier Excel ou CSV préalablement rempli. Pour cela, cliquez sur l'icône "Importer".

33 Sélectionnez ensuite "EXCEL" ou "CSV" selon le type de fichiers que vous souhaitez compléter. Dans notre exemple, nous choisissons "EXCEL".

34 Une fenêtre s'ouvre vous permettant de télécharger le fichier à compléter pour l'import de vos contacts, via le lien intitulé "Cliquez ici".

35 Renseignez chaque rubrique nécessaire ou pour laquelle vous disposez d'une information. Une fois téléchargé puis ouvert, le fichier d'import vous donne accès à l'ensemble des champs de création d'un contact : ces champs sont les mêmes que ceux vus précédemment lors de la création contact par contact.

36 Renseignez autant de lignes que de contacts à créer.

37 Pour rappel, l'import se fait via l'icône "Importer" dans le carnet d'adresses.

38 Cliquez sur "Parcourir" dans la fenêtre ouverte, afin d'aller chercher sur votre ordinateur votre fichier de contacts.

39 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à aller chercher le fichier sur votre ordinateur.

40 Sélectionnez votre fichier en double-cliquant dessus. Ou cliquez sur "Ouvrir" après l'avoir sélectionné.

41 Une fois chargé, votre fichier apparait à côté de l'icône "Parcourir". Cliquez ensuite sur "Importer" pour l'importer. Les contacts vont être automatiquement créés avec les informations que vous avez renseignées. Les groupes renseignés seront également automatiquement créés et les contacts associés à chacun de ces groupes.

42 Les agents indiqués dans notre fichier ont été créés.

43 Les droits sont automatiquement repris. Dans notre exemple, nous avons donné tous les droits au contact appelé "Agent 1" et ceux-ci ont bien été repris.

44 Nous allons maintenant vérifier que nos groupes ont bien été créés. Dans ce menu déroulant, sélectionnez "Groupes" pour afficher les groupes au lieu des contacts.

45 Nos groupes "Agents", "Elus" et "Fournisseurs", indiqués dans notre fichier Excel, ont bien été créés.

46 En double-cliquant sur le nom d'un groupe, vous accédez au détail des contacts qui y sont associés. Pour exemple, nous allons consulter le groupe "Agents".

47 Une fenêtre s'ouvre vous indiquant les contacts associés au groupe. Le contact "Agent 1" a bien été automatiquement associé au groupe "Agents", comme indiqué dans notre fichier Excel.

48 Les contacts de votre carnet d'adresses apparaissent également dans cette fenêtre. Vous pouvez les ajouter manuellement à un groupe. Pour ce faire, cliquez sur le nom du contact pour le sélectionner, puis cliquez sur l'icône en forme de flêche pour le passer dans la colonne "Contact sélectionné". La seconde icône flèche, vous permet de retitrer un contact d'un groupe.

49 Outils de suivi de l'activité de votre espace

50 Au delà de la création de contacts et de groupes, la partie "Administration" vous permet d'accéder à des outils de suivi de l'activité sur le service.

51 "Gestion des accès", vous permet de voir, modifier ou exporter le détail des partages de dossiers effectifs sur la plate-forme. Vous avez accès à trois vues : par dossier partagé, par contact ou via une vue matricielle.

52 La vue par dossier partagé : l'icône "+" vous permet de consulter les contacts et/ou groupes avec lesquels ce dossier est partagé.

53 Vous pouvez modifier les partages depuis cet écran, grâce à l'icône "Modifier".

54 La vue par contact vous permet de visualiser, au niveau du contact, ses accès aux dossiers et de les modifier. L'icône "+" vous permet d'afficher le détail des dossiers partagés avec ce contact.

55 L'onglet "Matrice" vous permet d'obtenir une représentation matricielle des accès par utilisateurs. Dans cette vue, les contacts ayant un accès à des éléments partagés sont listés sur l axe des ordonnées et les dossiers partagés en abscisse. Vous pouvez, dès lors, modifier directement les accès des contacts aux dossiers en cochant ou décochant les cases correspondantes.

56 Dans cette vue matricielle, seuls les contacts qui bénéficient de partages de dossiers sont listés. Pour afficher tous les contacts de votre carnet d'adresses et leur attribuer de nouveaux accès, cliquez sur l'icône "Afficher tous les contacts".

57 Le suivi des opérations vous permet de suivre toutes les actions réalisées sur votre espace et le résultat de ces actions. Ce suivi permet notamment de savoir si un contact a bien téléchargé tel ou tel fichier, s'il a rencontré un problème lors de son téléchargement ou s'il n'y a pas encore prêté attention.

58 Le suivi des partages vous permet d'obtenir un récapitulatif des partages par mail ou de dossiers.

59 La rubrique "Mémos" récapitule tous les mémos laissés par les utilisateurs ou par vous-même et vous permet de les gérer. Vous retrouvez ici les informations relatives au mémo : - son auteur - son titre - le fichier concerné - sa date de création

60 L'icône "+" vous donne accès au texte du mémo.

61 La rubrique "Corbeille" contient tous les documents supprimés sur le service. Vous retrouvez ici les informations relatives aux fichiers et dossiers supprimés : - Leur nom - Leur emplacement d'origine dans l'arborescence - Leur date d'import - Leur date de suppression - Le nom de la personne ayant supprimé l'élément - Leur taille

62 En sélectionnant un élément, en cochant la case correspondante, vous pourrez : - Le restaurer, il retrouvera son emplacement d'origine dans votre arborescence - Le supprimer définitivement de votre espace SESF

63 L'icône "Vider la corbeille" permet, comme son nom l'indique, de supprimer manuellement de votre espace tous les éléments qui y sont présents.

64 L'icône "Options" vous permet de programmer un suppression automatique des fichiers de votre corbeille, selon une périodicité choisie dans cette liste. Par exemple, si vous choisissez 6 mois, la corbeille sera automaiquement vidée tous les six mois.

65 Important : la Corbeille fait partie de votre espace de stockage, veillez donc à supprimer régulièrement les informations contenues dans celleci. Tous les éléments inclus dans la Corbeille sont pris en compte dans le calcul de votre espace de stockage.

66 L'icône "déconnexion" vous permet de vous déconnecter du service.

67 Fin du tutoriel sur l'administration de votre espace SESF (avec un compte gestionnaire)

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