Plateforme d'archivage électronique du Conseil général des Yvelines

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1 Plateforme d'archivage électronique du Conseil général des Yvelines 16 avril 2009

2 Administrations concernées Conseil général Assemblée délibérante et administration du département. La Direction des Archives départementales en dépend. Préfecture Représentation de l'état à l'échelon départemental Communes Collectivités territoriales correspondant à une ville ou un village Caisse des Dépôts et Consignations Institution financière publique, exerce des activités d'intérêt général pour le compte de l'état et des collectivités territoriales.

3 Principes du projet Pragmatisme - Collaboration avec le service informatique du Conseil Général - Résolution des problèmes au fur et à mesure Mutualisation des compétences - Subsidiarité - Collaboration avec les autres départements - Service rendu au communes du département - Association des développeurs et utilisateurs de logiciels libres

4 Origines du projet - Historique 2001 Premiers actes dématérialisés 2004 Création du projet FAST (Fournisseur d'accès Sécurisé Transactionnel) Première fiche projet - Premier versement 2006 Mise au point du standard d'échange de données pour l'archivage

5 Objectifs premiers et gestion de projet Objectifs définis dans première fiche projet (juillet 2005) - répondre aux obligations légales de conservation et de communication des archives - fournir une première version d une plateforme destinée à recevoir les actes transmis au contrôle de légalité par les collectivités du département s étendra ensuite aux besoins plus généraux (démarche d expérimentation) - valider le schéma XML de transfert de documents élaboré par la CDC et la DAF Gestion de projet : équipe projet + comité de pilotage

6 Objets archivés Versements réceptionnés - nouvelle chaîne pénale : versements annuels depuis mai sommier de l Établissement public d aménagement de la ville nouvelle de Saint-Quentin-en-Yvelines (EPASQY) : versement en décembre 2005 Versements programmés à court terme - actes soumis au contrôle de légalité (pré-production prochainement) - marchés publics (2009) - flux comptables (programme Hélios) - aide sociale (dossiers de personnes handicapées...)

7 ADMINISTRATEUR LAN CG78 OUTILS D ADMINISTRATION Base transfert Base journal Base de connaissance SERVICE VERSANT SERVICE VERSANT LAN CG 78 Gestion des transferts annuaire Système stockage Gestion des données descriptives Indexation Communicabilité Communication Recherche PUBLIC SERVICE VERSANT SERVICE PRODUCTEUR LAN CG78 ARCHIVISTE

8 Développements futurs (1/2) Transfert - préparation des enveloppes xml de transfert - conversion des formats non pérennes en entrée Gestion des données descriptives - gestion commune des données descriptives des archives papier et électroniques (recours à un progiciel du marché) Gestion des consultations et des communications - gestion commune des demandes de communication des archives papier et électroniques (recours à un progiciel du marché) - gestion des droits d accès spécifiques aux services producteurs - gestion des dérogations

9 Développements futurs (2/2) Stockage - conversion des formats devenus non pérennes (migration de format) - coffre-fort électronique pour les métadonnées et contenus - migration de supports Administration - restitution aux collectivités déposantes - gestion des éliminations

10 Stockage Pas de support de stockage offrant des garanties de pérénité des données sur plus de 10 ans L administration du stockage doit être simple et la plus automatisable possible en prévision de grosses volumétries Principes retenus : - redondance des supports permettant de les changer au gré de leur durée de vie en gardant toujours au moins une version intègre des documents (statistiquement) - support de type bande magnétique et disque magnétique ayant des durées de vie différentes, un mode d administration plutôt simple, très capacitif et peu onéreux

11 Deux serveurs Poweredge 1850 équipés de disque RAID 1 de 73Go Chaque serveur est composé d un OS Linux, d un serveur APACHE + PHP, d un système de base de données MySQL et des binaires Time Navigator. Archiviste S E R V I C E S V E R S A N T Serveur de conservation Time Navigator Hôtel du Département Conseil général S Internet Serveur de consultation Time Navigator Archives départementales Archives départementales U T I L I S A T E U R S

12 Formats des documents Les formats des documents à archiver sont pour l instant des formats ouverts : XML, PDF, PNG. Pas de problématique de transcodage mais suivi des travaux de conception de la plateforme PILote Archivage Electronique (PILAE) de la Direction des Archives de France (DAF).

13 Coûts Uniquement matériels «standard» : 10 Keuros Développement interne sur logiciels libres : 1 ETP mensuel La phase de spécification est la partie la plus longue mais largement mutualisable : 9 ETP mensuel

14 Questions juridiques Moment où intervient le transfert aux Archives départementales - intervention dès le début de l'âge intermédiaire Relations avec services versants - élaboration d'une convention de transfert (mutualisation de cette expérience avec élaboration d'une instruction DAF sur le transfert des actes soumis au contrôle de légalité) Ouverture de la plateforme à d autres services que ceux versant traditionnellement aux Archives départementales - proposition d'accueillir, en dépôt, les actes des communes (élaboration d'une convention de dépôt, type dépôt volontaire d'archives) - questionnements sur le rôle de chacun des acteurs

15 Conclusion Quelques constats - prise en compte de l archivage dès la définition des projets de dématérialisation - l'implémentation du standard d échange de données pour l archivage par l éditeur peut constituer un frein aux projets Impacts sur le métier d archiviste - démultiplication du nombre des partenaires - intervention très en amont des archivistes - initialisation d un nouveau processus plus long que pour un versement papier, mais permettant de gagner du temps de contrôle et de transfert - réflexion accrue en matière d implications juridiques - apprentissage de quelques notions informatiques

16 Contacts Soizic Thuau Simon Beauvallet Service des Archives contemporaines Archives départementales des Yvelines Le Pas du Lac - 2, avenue de Lunca Montigny-le-Bretonneux tél : courriel :

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