ENVOL - Guide utilisateur

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1 Secrétariat général DIRECTION DES SYSTÈMES D'INFORMATION ET DE COMMUNICATION SDES Bop Affaire suivie par : En cas de problème, contacter votre support informatique. ENVOL - Guide utilisateur Objet Ce document décrit l'utilisation de l'application ENVOL. Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 1/18

2 Table des matières 1. Généralités Se connecter à ENVOL Présentation des menus Création de comptes invité Partage rapide Réception de l'avis de partage pour un destinataire interne Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe déclaré sur ENVOL en tant que compte invité Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe non déclaré sur ENVOL Utilisation depuis Pablo (authentification automatique)...17 Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 2/18

3 1. Généralités IMPORTANT : Vous devez connaître votre mot de passe de messagerie Icasso afin d'accéder à ENVOL. Contacter votre équipe informatique locale si vous ne le connaissez pas. Principe de fonctionnement ENVOL permet l'échange de fichiers volumineux par l'intermédiaire d'un partage à durée limitée entre des utilisateurs internes ou externes au MI. Un système de notification par mail permet d'avertir les utilisateurs concernés des transactions opérées sur le système ENVOL (dépose, téléchargement, purge automatique des fichiers, etc...). Les acteurs de l'échange Le partage se fait entre deux utilisateurs : l'émetteur et le (les) destinataire(s) L'émetteur : L'émetteur correspond à un compte déclaré dans ENVOL et pouvant se connecter avec un login à l'application. Ce compte peut appartenir à un utilisateur interne au MI auquel cas il est préexistant dans l'annuaire ; ce compte peut aussi appartenir à un collaborateur externe, il doit être au préalable créé dans ENVOL et apparaît comme compte invité.tous les comptes sont visibles dans l'annuaire ENVOL. Les logins des utilisateurs (internes et externes) sont leurs adresses . Les comptes invités possèdent une durée limitée de un an. Ils sont créés par demande explicite à un administrateur habilité. Ils ont alors la possibilité de déposer des fichiers au sein du MI à partir d'internet. Le destinataire : Toute adresse interne ou externe peut être destinataire d'un partage ENVOL. L'URL de connexion est la suivante : Si le destinataire ne possède pas de compte ENVOL (destinataire externe par exemple), un lien de téléchargement rapide lui sera envoyé par mail, afin de retirer son fichier sans avoir besoin de se loguer. L'objet de l'échange Les fichiers destinés à être échangés sont mis en partage pour une durée limitée sur ENVOL. Au-delà de cette durée, les fichiers sont supprimés (voir politique de stockage). Les fichiers échangés ne peuvent pas dépasser une taille maximum. Le nombre de fichiers par utilisateur est limité par l'intermédiaire d'un quota maximum d'espace disque par utilisateur. Politique de stockage Valeur Validité d'un compte invité Taille des fichiers Quota maximum d'un compte utilisateur Durée de validité d'un partage pour un fichier inférieur à 10 Mo Durée de validité d'un partage pour un fichier entre 10 et 50 Mo Durée de validité d'un partage pour un fichier entre 50 et 500 Mo Suppression du fichier Durée = 1 an Taille maximum = 500 Mo 1,5 Go 1 mois 10 jours calendaires 3 jours 3 jours après la fin du partage Il est en effet possible de réactiver le partage dans ce laps de temps. Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 3/18

4 Exemple d'un échange Un utilisateur s'authentifie sur l'application ENVOL (via le navigateur WEB) avec son identifiant et son mot de passe, L'utilisateur dépose des fichiers et renseigne les destinataires avec lesquels il souhaite partager ces fichiers, Un mail est adressé aux destinataires des fichiers, Le destinataire qui reçoit le mail peut récupérer les fichiers soit en se connectant à ENVOL (destinataire avec compte) soit avec un lien de téléchargement rapide (destinataire sans compte). ATTENTION : Il s'agit d'un échange de fichiers, en aucun cas un espace de stockage de documents. En effet, un utilisateur destinataire recevant un mail d'envol devra aller récupérer la pièce jointe rapidement car celle-ci sera supprimée automatiquement, au bout d'une période de rétention. Un mail d'avertissement est envoyé avant chaque suppression de fichiers. Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 4/18

5 2. Se connecter à ENVOL Url de connexion : Dès le lancement de l'interface web de l'application ENVOL, une page de connexion apparaît : Pour se connecter, il faut renseigner l'adresse mail de son compte ENVOL (adresse de messagerie Icasso, pour les utilisateurs de préfecture renseigner l'adresse type ainsi que le mot de passe associé à cette dernière ; cliquer ensuite sur le bouton «Connexion» : La rubrique «Mot de passe perdu» est uniquement destinée aux comptes externes. ENVOL ne peut pas modifier le mot de passe de la messagerie Icasso. L'application affiche alors le ou les documents reçus sur le serveur : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 5/18

6 3. Présentation des menus Fichiers reçus : Cette rubrique permet de gérer les fichiers reçus (fichiers que d'autres utilisateurs ont partagé). Elle permet aussi l'action de partages rapides avec les utilisateurs. Fichiers partagés : Cette rubrique permet de gérer les fichiers partagés (fichiers que vous avez partagé). Elle permet aussi de sélectionner les fichiers que vous souhaitez partager à plusieurs destinataires. Utilisateurs : Cette rubrique permet de rechercher des utilisateurs (internes ou externes) pour lesquels vous souhaitez partager des fichiers (par exemple Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 6/18

7 4. Création de comptes invité Les comptes «invité» sont créés par demande à un administrateur privilégié. Ils peuvent ainsi se loguer de l'extérieur sur le système ENVOL via l'url : Ils ont une vue limitée aux destinataires de l'annuaire ENVOL ; en effet, les «invités» ne visualisent que les informations saisies lors de la création d'un compte «invité». Ils ne peuvent partager avec d'autres invités. Les agents des D.D.I ne peuvent être, pour l'instant, que des comptes invités. Procédure de la demande : La demande doit être effectuée auprès de votre gestionnaire (ou gestionnaire délégué) local de messagerie. En effet, celui-ci est le seul à pouvoir créer des comptes «invité». Cette demande devra contenir les informations ci-dessous : L'adresse mail de l'invité (exemple: Les utilisateurs internes à qui l'invité pourra déposer des fichiers (exemple : Le compte invité recevra alors par mail les informations nécessaires pour sa connexion à ENVOL. Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 7/18

8 5. Partage rapide L'accès au partage rapide se fait via l'onglet «FICHIERS RECUS» en cliquant sur le bouton «PARTAGE» : Fenêtre de partage : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 8/18

9 Le partage se fait en trois étapes : 1.Dépôt des fichiers 2.Choix des destinataires 3.Rédaction facultative d'un message personnalisé 1ère étape «Dépôt des fichiers» : Cliquer sur le bouton «Parcourir» souhaitez partager. afin de sélectionner le ou les fichiers que vous Le bouton «+» vous permet d'ajouter plusieurs fichiers : 2ème étape «Choix des destinataires» : Après avoir saisi quelques caractères (au minimum cinq), ENVOL fait une auto-complétion et propose les adresses mails dont le nom correspond aux premiers caractères de la saisie : Important : pour les noms composés, il faut saisir le tiret (-). Par exemple, pour rechercher LE GUILLOUX, saisir LE-GUILLOUX. Pas de point-virgule entre plusieurs destinataires : une virgule est insérée automatiquement! Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 9/18

10 Pour les destinataires externes (non enregistrés dans ENVOL en tant qu'utilisateur), il suffit de saisir l'adresse électronique dans son intégralité : La rubrique «Sécuriser le partage» ajoute un mot de passe pour le téléchargement de fichiers à destination des utilisateurs externes : 3ème étape «Rédaction facultative d'un message personnalisé» : Il est possible d'ajouter un objet et/ou un message qui sera envoyé dans le mail d'annonce du partage aux destinataires : Une fois les trois étapes terminées, cliquer sur «PARTAGER» : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 10/18

11 Un message vous informe de la réussite du partage rapide : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 11/18

12 6. Réception de l'avis de partage pour un destinataire interne Suite à la réussite du partage de fichiers, le ou les destinataires internes reçoivent le mail suivant : Le destinataire clique alors sur le lien indiqué dans le corps du mail et s'authentifie via son adresse mail et son mot de passe de messagerie Icasso : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 12/18

13 Interface après connexion : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 13/18

14 7. Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe déclaré sur ENVOL en tant que compte invité Pour les collaborateurs externes, deux notifications (par courriel) sont adressées : La première concernant la création du compte sur ENVOL avec l'identifiant et le mot de passe à utiliser (notification adressée qu'une seule fois) : Deuxième notification indiquant l'avis de partage : Un avis de lecture est également adressé à l'utilisateur qui a autorisé le partage : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 14/18

15 8. Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe non déclaré sur ENVOL Le message reçu est similaire à celui reçu par un utilisateur déclaré sur ENVOL. Lors du clic sur le lien pour télécharger le fichier, aucune authentification n'est demandée : : Dans le cas ou plusieurs fichiers sont joints à l'envoi, ce bouton permet de télécharger l'ensemble des documents. Si «Sécuriser le partage» a été coché lors du partage rapide, un mot de passe (envoyé avec l'avis de partage au destinataire) sera alors demandé pour accéder à ENVOL. Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 15/18

16 Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 16/18

17 9. Utilisation depuis Pablo (authentification automatique) Le partage de fichier volumineux est intégré au client de messagerie Pablo (cette fonctionnalité ne sera cependant disponible que lors du déploiement d'icasso 2). Pour envoyer un document (ou un fichier) à un correspondant, interne ou externe, il suffit de composer un message «normal» :. Lorsque le(s) document(s) ont été joint(s) au message, il suffit de cliquer sur «Envoyer un fichier volumineux» au lieu de «Envoyer» : Lors du premier envoi, votre mot de passe de messagerie Icasso vous est demandé : Rentrez votre mot de passe et cocher la case «Se souvenir de ce mot de passe» (optionnel, vous pouvez ressaisir le mot de passe à chaque envoi si vous préférez) : Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 17/18

18 Le(s) destinataire(s) reçoi(ven)t alors les mêmes notifications que lors de l'utilisation via l'interface web. ATTENTION : l'intégration dans le client Pablo sera généralisée lors du passage à ICASSO 2. Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL Mise à jour du 23 janvier Page 18/18

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