MANUEL D UTILISATION XL POS 9 ADMINISTRATEUR

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1 MANUEL D UTILISATION XL POS 9 ADMINISTRATEUR XL Soft - 16 Bd Charles de Gaulle Parc d'affaires les Moulinets- Bât C SAINT HERBLAIN Tel.: Fax:

2 SOMMAIRE 1) DESCRIPTIF DE LA SOLUTION XL Pos... 6 a. Les principales fonctions du logiciel... 6 b. Le principe de fonctionnement en liaison avec la caisse ) ERGONOMIE PRESENTATION GENERALE... 7 a. Le bouton application... 8 b. Description du ruban... 9 c. Création, suppression, modification et enregistrement de fiches d. Différencier les barres d outils e. La gestion du bureau f. La gestion des listes g. La gestion des filtres h. Export et impression de listes ) LANCEMENT DU LOGICIEL XL POS a. Choix du dossier b. Créer un dossier c. Le dossier exemple ) GERER UNE CLASSIFICATION ARTICLE a. Familles Articles b. Sous-famille, nature, collection, catégorie et regroupement Articles i. Comment personnaliser l intitulé d un regroupement c. Déclinaisons et grilles de déclinaisons (Version Textile) ii. Déclinaisons iii. Grilles de déclinaisons ) GERER SON FICHIER ARTICLES a. Créer un article simplement et rapidement (Version Standard) b. Créer un article modèle (Version Textile) c. Particularités métiers i. Comment saisir une écotaxe sur un article : ii. Comment calculer les prix de vente au litre et au kilo : iii. Comment paramétrer un article à la pesée : iv. Comment paramétrer un article ayant un code barre poids prix : v. Comment gérer un article de billetterie : vi. Comment paramétrer un lot ou un produit assemblé : d. Les autres champs de la fiche article i. Onglet «Article» ii. Onglet «Achat» iii. Onglet «Vente/Compta» iv. Onglet «Conditionnement» v. Onglet «Tarif» vi. Onglet «Stock» vii. Onglet «Notes» viii. Onglet «Champs libres» e. Rechercher un article i. Recherche rapide ii. Recherche avancée iii. Recherche par filtre

3 f. Historique g. Liste des mouvements h. Menu Outils i. Dupliquer une fiche ii. Traitements groupés (ou modifications groupées de fiches) iii. Fusionner iv. Recoder ) GESTION DES TARIFS a. Promotions b. Soldes i. Déterminer la liste des articles à solder ii. Création de la campagne de solde c. Tarifs privés d. Gestion des grilles de tarifs i. Catégories de tarif ii. Création des grilles et affectation aux familles ou articles iii. Grilles de tarifs spécifiques ) ETIQUETTES ARTICLES a. A partir de la fiche article b. A partir de la fiche article (pour une sélection d articles sans critères communs) c. A partir de l onglet «Impressions» d. A partir de la mise à jour du catalogue e. A partir des pièces (commande, réception, ) ) MISE A JOUR DES TARIFS GESTION DU CATALOGUE a. Changement de tarif immédiat b. Préparation des changements de tarifs c. Edition des étiquettes ) GERER SON FICHIER FOURNISSEURS a. Créer une fiche fournisseur b. Historique c. Liste des mouvements d. Liste des articles du fournisseur e. Autres opérations ) GERER SON FICHIER CLIENTS a. Les clients en compte b. Les clients caisse c. Historique d. Liste des mouvements e. Liste des règlements f. Imprimer une étiquette g. Imprimer un chèque cadeau fidélité h. Modifier les statistiques i. Autres opérations j. Carte de fidélité ) GERER VOS ACHATS a. Projet de réassort i. Choix des critères pour le réassort ii. Contrôle du réassort iii. Génération des commandes fournisseurs

4 iv. Description des icônes «Projet de réassort» v. Quelques exemples d utilisations b. Commande fournisseur i. Saisie manuelle ou par un terminal de saisie portable ii. Description des icônes «Commandes fournisseur» iii. Réapprovisionnement automatique iv. Contremarque client v. Imprimer une commande fournisseur ou envoyer par mail vi. Imprimer les étiquettes c. Réception d une commande d. Gestion des reliquats e. Facturation d une réception ou facturation groupée i. Facturation d une réception ii. Facturation groupée de bons de réception ) GERER LES MOUVEMENTS DE STOCK a. Entrée et Sortie de stock b. Transfert inter dépôts ) FAIRE UN INVENTAIRE a. A quoi sert un inventaire? b. Comment est-il valorisé? c. Choix de la date d inventaire d. Préparation des documents de comptage e. Saisie des valeurs comptées f. Cas particulier des importations g. Cas particulier de la saisie sur Terminal Opticon PHL h. Imprimer un inventaire i. Dépréciation j. Cas particulier d un inventaire magasin ouvert k. Conseils ) GERER VOS VENTES HORS COMPTOIR a. Saisir un devis b. Saisir une commande i. Description des icônes «Commande client» ii. Enregistrer un règlement sur une commande iii. Livraison d une commande iv. Facturation d une commande c. Saisir un bon de livraison d. Saisir une facture e. Saisir un avoir f. Facturation des livraisons (facturation fin de mois) g. Règlement des factures i. Règlement d une facture ii. Règlement de plusieurs factures avec un règlement ) CONSULTATION DES JOURNAUX DE CAISSES a. Description des icônes b. Consultation et modification d un journal i. Consultation des différents onglets ii. Comment modifier un journal de caisse

5 iii. Rechercher un ticket de caisse iv. Consulter les pièces rattachées ) GESTION DES ESPECES ET REMISE EN BANQUE a. Remise de chèques b. Remise d espèces c. Mouvement d espèces ) CONSULTATION DES HISTORIQUES ET STATISTIQUES a. Consultation des historiques b. Consultation des statistiques c. Visualisation du «Flash Caisse» ) UTILISER L ONGLET «IMPRESSIONS» a. Présentation d une fenêtre d édition b. Comment éditer mon chiffre d affaires sur une période c. Comment connaitre ma TVA à déclarer sur une période d. L impression des données i. Particularités «Etat de synthèses client» ii. Particularités «Articles non mouvementés» e. Etats des Ventes i. La notion de décolonnage (version textile) ii. Les états comparatifs n / n f. Palmarès g. Cumul journalier des ventes caisses h. Remises de chèques différés i. Détail des mouvements clients j. Relevés de factures et impayés k. Etats des achats l. Etats des stocks m. Mouvement de stock n. Cadenciers o. Divers ) COMMENT PARAMETRER UN TRANSFERT COMPTABLE a. Paramétrage des comptes comptables i. Compte de vente et d achat ii. Compte de taxe iii. Compte tiers iv. Compte de trésorerie b. Ventilation des comptes comptables généraux i. Ventilation par taux de TVA ii. Ventilation par dépôt iii. Ventilation par caisse iv. Ventilation par client v. Ventilation par fournisseur c. Ventilation des sections analytiques d. Paramétrage comptable e. Lien comptable f. Modèles comptables g. Transfert comptable h. Clôture

6 20) GERER LES VENDEURS a. Profils de vendeurs b. Les vendeurs ) GERER LES DROITS D ACCES A l ADMINISTRATEUR ) UTILISER LE MENU UTILITAIRES a. Sauvegarde / Restitution b. Import et export de données i. Import de données ii. Export de données c. Sous-menu Utilitaires i. Supprimer ii. Recodifier iii. Fusionner iv. Purger les articles v. Purger les déclinaisons ) GERER LES CARTES DE FIDELITE a. Paramétrage de la carte i. Attribution des points ii. Affectation des gains iii. Numérotation des cartes de fidélité iv. Les opérations sur la carte de fidélité b. Affecter une carte de fidélité à un client i. A partir de XL Pos 9 Caisse ii. A partir de XL Pos 9 - Administrateur iii. Réaffectation des numéros de cartes c. Edition des chèques cadeaux d. Consultation des points e. Utilisation des gains f. La gestion des cadeaux et carte de fidélité ) QUESTIONS / REPONSES a. Questions : pourquoi mes listes sont différentes d un poste à l autre b. Mon logiciel ne démarre pas. Que faire? ) VOS NOTES PERSONNELLES

7 1) DESCRIPTIF DE LA SOLUTION XL Pos a. Les principales fonctions du logiciel La solution XL Pos est composée de deux applications distinctes : - XL Pos 9 Administrateur : C est l application principale de la solution XL Pos. Nous allons pouvoir gérer : o Les fichiers de bases (familles, articles, clients, fournisseurs) o Les achats et le stock du ou des magasins o La consolidation des ventes caisses et facturation o Les historiques, statistiques et diverses éditions o Le paramétrage des caisses o Les sauvegardes - XL Pos 9 Caisse : o Encaissement vente comptoir o Recherche rapide des articles o Application des différents tarifs (promotions, soldes, tarifs privés, ) o Saisie des devis, commandes, livraisons et factures clients o Création clients et gestion de la carte de fidélité o Gestion des listes de cadeaux Les deux applications peuvent être installées sur le même ordinateur ou sur des ordinateurs différents selon la licence que vous avez acquise auprès de notre société. L Administrateur peut également être installé en réseau selon la licence. Par exemple, une licence d utilisation «Administrateur 3 Postes» permettra d accéder à l Administrateur depuis trois ordinateurs différents en même temps. La ou les caisses sont autonomes et doivent faire l objet d autant d installations physiques que de licences de caisses acquises. b. Le principe de fonctionnement en liaison avec la caisse L Administrateur et la caisse communiquent principalement en début et en fin de journée grâce à un répertoire d échange. Début de journée : Avant d ouvrir la ou les caisses, un début de journée est nécessaire. Cette fonction lancée manuellement ou automatiquement sur l Administrateur permet de mettre à disposition des caisses les informations suivantes : - Ajouts et mises à jours articles (tarifs, code barre, stock, ) - Ajouts et mises à jours clients (adresse, point fidélité, avoir, avance, crédit, historique de ventes, ) - Modification de paramétrage (présentation écran de caisse, ticket, modèle de facture, nouveau périphérique, ) La caisse va lire lors de son ouverture le contenu du répertoire d échange et se met à jour automatiquement. 6

8 Fin de journée : Lors de la clôture, la caisse va déposer son fichier de clôture dans le répertoire d échange. Sur l Administrateur, une fin de journée est lancée manuellement ou automatiquement pour intégrer la clôture de caisse et mettre à jour les informations suivantes : - Les stocks - Les ventes (création d un journal de caisse et des pièces commerciales) - Les règlements - Mise à jour des historiques et statistiques - Mise à jour du fichier client avec les modifications apportées en caisse. En cours de journée, si la caisse accède à l Administrateur (réseau local, adresse IP fixe ou VPN pour les caisses isolées) celle-ci peut interroger la base Administrateur pour les tâches suivantes : - Vente d un article créé en cours de journée sur l Administrateur (appel par son code barre, code ou référence fournisseur) - Reprendre un devis ou une commande client pour modification ou facturation - Faire une opération sur une liste de cadeaux - Envoi du flash caisse à l Administrateur toutes les x minutes (l intervalle est paramétrable) 2) ERGONOMIE PRESENTATION GENERALE Bouton Application Barre de raccourci Nom du programme Nom du dossier Réduire le programme Minimiser le programme Quitter le programme Rubans Bureau personnalisable per Jour et heure de l ordinateur per 7

9 a. Le bouton application Le bouton application situé en haut à gauche de l Administrateur est accessible à tout moment et permet de changer de dossier, de configurer un nouveau périphérique, d accéder aux préférences, ou bien encore d activer une téléassistance avec le service technique XL Soft. En appuyant sur le bouton «Nouveau» vous pouvez créer un nouveau dossier si vous en avez les droits. La création d un nouveau dossier est décrite ci-après dans la documentation. En appuyant sur le bouton «Ouvrir», une fenêtre apparait et vous permet de choisir le dossier que vous souhaitez ouvrir. En appuyant sur le bouton «Fermer», vous fermez le dossier sur lequel vous étiez. Le bouton «Fenêtres» permet de personnaliser la palette (disposition des icônes) ou bien encore d organiser l ouverture des fenêtres selon le mode choisi (cascade, mosaïque verticale ou horizontale) Le bouton «Aide» permet : - D accéder à l index (non actif) - D accéder aux astuces de l Administrateur - D accéder aux informations sur votre licence d utilisation en appuyant sur le bouton «A propos» Option de votre licence N licence Activer une téléassistance Envoi d un mail à l assistance Recherche d une mise à jour du logiciel Le bouton «Configuration» permet de rajouter ou de modifier un périphérique de caisse, de définir une imprimante système par défaut, d accéder à la calculatrice ou à la mise à jour de la date Microsoft Windows. 8

10 Un bouton «Préférences» situé en bas du menu permet d accéder aux préférences du poste. Par «préférences», nous entendons les préférences d utilisations et d affichages (couleur du ruban par ex.) propres au poste. Le paramétrage de votre messagerie électronique s effectue également à cet endroit pour pouvoir envoyer n importe quelle édition par . b. Description du ruban Le ruban est situé en haut de l Administrateur et permet d accéder aux principales fonctions du programme. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur les différents onglets. Onglet Dossiers : (paramétrage des droits d accès, du lien comptable, accès aux utilitaires d import et export, accès aux utilitaires sensibles (sauvegarde, restitution, vérification de base, ), échanges avec la ou les caisses) Onglet Fichiers : accès aux fichiers de bases (articles, clients, fournisseurs) et au paramétrage du dossier. Onglet Activité : accès aux historiques et statistiques ainsi qu au flash caisse. Onglet Ventes : accès à la partie chaîne de facturation ainsi qu aux journaux de caisses. Onglet Stocks : accès à la gestion des achats et stocks. Onglet Impressions: accès aux différentes éditions et statistiques. 9

11 c. Création, suppression, modification et enregistrement de fiches Sur la majorité des fiches présentes dans l Administrateur, on retrouve une barre de navigation identique. - Sortir de la fiche - Aller à la première fiche - Aller à la fiche précédente - Aller à la fiche suivante - Aller à la dernière fiche - Créer une nouvelle fiche - Supprimer la fiche courante - Enregistrer la fiche courante - Annuler les modifications sur la fiche courante Si la souris est positionnée sur une icône, une info bulle apparait avec la fonction de l icône ainsi que le raccourci clavier. d. Différencier les barres d outils L exemple ci-dessous va nous permettre de faire la différence entre la barre de navigation propre à la fiche et la barre de navigation propre à une ligne. Une fiche commande fournisseur nous sert d illustration. Barre de navigation «Fiche» : une action sur cette barre concerne l intégralité de la commande fournisseur Barre de navigation «Ligne» : une action sur cette barre concerne la ligne de la commande fournisseur sélectionnée. 10

12 e. La gestion du bureau Le bureau de l Administrateur peut être personnalisable par utilisateur. En faisant un clic droit sur le bureau on peut rajouter : - Un nouveau post-it - Un raccourci vers un programme - Un raccourci vers une adresse internet, ftp ou une adresse mail On peut également personnaliser le bureau en modifiant l image de fond ou en modifiant les couleurs ou polices de caractères des post-it. Cette opération s effectue en faisant un clic droit sur le bureau et en choisissant l option «Paramétrage du bureau». f. La gestion des listes Sur la majorité des fiches présentes dans l Administrateur, on retrouve en première position un onglet liste. Entête de colonnes Cette liste permet de faire des tris et recherches sur certains éléments pour un accès rapide. 11

13 Comment trier une liste : L ordre de tri d une liste est symbolisé par un triangle noir à droite de l entête de colonne. Pour changer l ordre de tri, il faut effectuer un double clic sur l entête de colonne concernée. Le triangle situé à droite de cet entête passe alors du blanc au noir. Il suffit après cette opération de saisir au clavier les premières lettres ou chiffres correspondant à votre recherche. La liste se positionne alors au plus proche de votre saisie. Dans l exemple ci-dessous, nous avons effectué un tri sur la colonne désignation puis saisi le mot «LAMPE» pour que la liste se positionne sur la première désignation article commençant par «LAMPE». Les entêtes de colonnes sans triangle ne bénéficient pas de cette méthode de tri. Comment personnaliser une liste : L affichage des listes peut être personnalisé par poste. Cette opération s effectue par un clic droit sur les entêtes de colonnes. Un menu apparait alors avec les différents éléments que vous souhaitez masquer ou afficher. Les éléments affichés sont identifiés par une coche à gauche de la liste. Pour afficher ou masquer une colonne, il suffit de cliquer sur l élément souhaité. Cliquer en dehors du menu pour le faire disparaitre. Sur chaque liste, on retrouve également à gauche des entêtes de colonnes un carré bleu qui permet, par un double clic, de recentrer les colonnes sur la largeur de votre écran. Il est également possible de changer l ordre des colonnes en sélectionnant l entête de colonne que l on veut déplacer et en effectuant un «Glisser-déposer». La personnalisation des listes est sauvegardée à la fermeture de l Administrateur. Si vous souhaitez sauvegarder cette affichage immédiatement il faut faire un clic droit sur l un des entêtes de colonnes et cliquer sur «Sauver la configuration actuelle». 12

14 Comment rechercher dans une liste : Une recherche est possible sur chacun des éléments de la liste. Pour cela, il faut appuyer sur la touche F3 ou effectuer un clic droit sur l entête de colonne sur lequel la recherche est souhaitée puis sélectionner «Rechercher..» Les champs sur lesquels on peut faire une recherche correspondent aux colonnes affichées. Indiquer dans la zone «Valeur» le critère recherché. Si on souhaite rechercher la valeur exacte, cocher la case correspondante. Appuyer sur le bouton «OK» pour lancer la recherche. A la différence du filtre article, la recherche n affichera pas le résultat mais se positionnera sur le premier article correspondant au critère. En appuyant sur la touche «F3» du clavier, la recherche de l article suivant redémarre. g. La gestion des filtres La notion de filtre est très importante dans l Administrateur puisqu elle permet de faire des listes personnalisées selon plusieurs critères. Ces filtres sont exploitables également dans certaines éditions, traitements et dans le paramétrage de l écran de caisse. Comment faire un filtre simple : Nous allons prendre pour exemple la création d un filtre regroupant les articles d un fournisseur : 1- Afficher la liste des articles 2- Effectuer un tri sur la colonne «Code fournisseur» puis saisir au clavier le code fournisseur. 3- La ligne de sélection doit se positionner sur le premier article correspondant au fournisseur saisi. 4- Il faut ensuite cliquer sur le pied de la colonne comme indiqué ci-dessous et choisir le critère «Egal à.» 13

15 Onglets Filtres 5- Le filtre est alors créé (nouvel onglet «SansNom1») 6- Pour le sauvegarder, faire un clic droit sur l onglet «SansNom1» puis sauver le filtre 7- Indiquer le nom du filtre pour finir. Ce principe de sélection peut être appliqué à toutes les colonnes présentes sur une liste. On peut également faire un filtre sur plusieurs critères. Il est à noter que ce filtre est disponible sur tous les postes Administrateur. Comment faire un filtre évolué : Des filtres plus complexes peuvent être également créés. Nous allons prendre pour exemple la création d un filtre regroupant les articles d un fournisseur ayant un coefficient multiplicateur de vente compris entre 1 et 1,5 : 1- Afficher la liste des articles 2- Cliquer dans la barre d icônes sur le menu «Outils» puis choisir le menu «Gestion des filtres» 14

16 3- Cliquer sur l icône «Créer», puis donner un nom au filtre. 4- Choisir le champ sur lequel porte la sélection, indiquer le critère de sélection puis le contenu de la sélection dans le rectangle blanc. 5- Choisir ensuite les autres critères de sélection. 6- L expression du filtre récapitule le contenu de votre recherche. 7- Cliquer ensuite sur l icône de validation pour enregistrer le filtre. Il est également possible de masquer un filtre en décochant l option «Affiché dans les onglets». Ce filtre restera disponible dans les différentes éditions faisant appel aux filtres. Le mode expert permet de saisir manuellement ou de modifier l expression du filtre. Dans la liste des filtres, on peut changer l ordre des onglets ou trier les filtres par ordre alphabétique. 15

17 h. Export et impression de listes Dans toutes les listes disponibles dans l Administrateur, on peut exporter les listes vers Excel ou Word, entre autres, en conservant l ordre des colonnes affichées. On peut également imprimer les listes. Cette opération est possible en faisant un clic droit à n importe quel endroit dans la liste. 3) LANCEMENT DU LOGICIEL XL POS Au lancement du logiciel, un login est proposé par défaut. Ce login reprend le nom de la session Microsoft Windows. Ce login permet de stocker tous les éléments personnalisés de l Administrateur (disposition des colonnes dans les différentes listes par exemple). Si vous avez défini plusieurs profils utilisateurs sur le dossier, une fenêtre vous invite à choisir votre profil ainsi qu à saisir votre mot de passe. Ce profil sert à établir des droits d accès sur les différentes fonctions de l Administrateur. a. Choix du dossier Lorsqu il y a plusieurs dossiers à gérer sur l Administrateur, il faut cliquer sur le bouton «Application» pour choisir le dossier parmi la liste des dossiers ouverts récemment ou cliquer sur le bouton «Ouvrir» pour afficher la liste de tous les dossiers créés. b. Créer un dossier Sur la fenêtre d ouverture de dossier on peut également créer un nouveau dossier en appuyant sur le bouton «Nouveau». 16

18 c. Le dossier exemple Lors de l installation de l Administrateur, des dossiers exemples peuvent être installés afin de vous permettre de réaliser différents tests ou exemples. En version standard, il y a deux dossiers exemples de disponible : «Le rayon bleu» magasin de décoration et «Le vieux cellier» vente au détail de vins et spiritueux. En version textile, le dossier «Nouvelle vague» est disponible. 17

19 4) GERER UNE CLASSIFICATION ARTICLE Il est indispensable avant de créer son fichier article de réfléchir aux critères de familles et de classifications. Ces critères sont importants pour les différentes analyses de ventes que vous pourrez obtenir dans l Administrateur. a. Familles Articles La famille est le critère principal d une fiche article, elle remplit deux fonctions : - Utilisation dans les éditions importantes de l Administrateur (palmarès des ventes par famille, état des ventes par famille) - Aide à la création des articles en paramétrant un certain nombre d éléments par défaut. Comment créer une famille : Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Familles». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche. Indiquer un code famille ainsi qu un libellé. Eléments principaux de la fiche famille : - Taux de TVA : Le taux paramétré à cet endroit sera affecté aux articles dès lors que l on affecte une famille à une fiche article. Note : Le taux normal correspond à la tva à 19,6%, le taux réduit correspond à la tva à 5,5%. - Coefficient : permet d indiquer par défaut le coefficient multiplicateur de vente aux articles dès lors que l on affecte une famille. - Valorisation de stock : permet d indiquer par défaut une méthode de valorisation aux articles dès lors que l on affecte une famille. 18

20 L onglet Comptabilité permet de définir par famille articles des comptes de ventes et d achats pour la ventilation des écritures comptables. L onglet Tarif permet de définir par famille des grilles de tarifs. (Se reporter au chapitre correspondant pour plus de détails sur la gestion des grilles de tarifs). b. Sous-famille, nature, collection, catégorie et regroupement Articles En plus de la famille, il existe cinq autres regroupements que l on peut associer au fichier article. Ces regroupements sont également importants car ils sont utilisés dans les différentes recherches, éditions statistiques et éditions de stock. On peut saisir de deux manières ces regroupements : 1- Aller dans l onglet «Fichiers», «Paramètres» puis «Regroupement» Cliquer sur l onglet désiré puis sur l icône pour créer un nouvel élément. L onglet Article correspond à la notion de «Regroupement» dans la fiche article. 2- Directement dans la fiche article en saisissant le nouvel élément si l option de création automatique est activée. Cette option s active dans la fiche société (onglet «Options», choisir «Toujours créer» sur l option «Création des regroupements») Il est à noter que, par cette méthode, le libellé du regroupement sera identique au code. Ce libellé peut être ensuite modifié en allant dans «Fichiers», «Paramètres» puis «Regroupements». i. Comment personnaliser l intitulé d un regroupement Si l un des intitulés d un regroupement ne correspond pas à votre activité, XL Pos laisse la possibilité de les renommer. Cette option est réalisable en allant dans la fiche société (onglet «Libellé») puis en indiquant le nouveau libellé. 19

21 c. Déclinaisons et grilles de déclinaisons (Version Textile) Dans la version textile du logiciel, on retrouve la notion de déclinaisons. Cette notion est le terme générique pour désigner les tailles, couleurs et matières que l on peut affecter à un modèle d article. Il est à noter que de la même manière que pour les regroupements articles, on peut renommer l intitulé des déclinaisons en allant également dans l onglet «Libellé» de la fiche société. Par exemple pour un magasin de lingerie, on peut renommer l intitulé de la déclinaison matière en bonnet pour gérer les profondeurs de bonnet pour les soutiens-gorge. ii. Déclinaisons Aller dans l onglet «Fichiers» puis «Déclinaisons» Cliquer sur l onglet désiré puis sur l icône déclinaison. pour créer une nouvelle iii. Chaque déclinaison est définit par un code et un libellé (ex : pour la taille 8 ans, indiquer le code 8A et le libellé «8 ans») Grilles de déclinaisons Les grilles de déclinaisons sont utilisées pour affecter à un modèle d article un ensemble de déclinaisons. Les grilles servent également à classer les déclinaisons, ce qui est utile dans les différentes éditions «déclinées» disponibles dans XL Pos. Aller dans l onglet «Fichiers» puis «Grilles de déclinaisons» Cliquer sur l onglet désiré puis sur l icône pour créer une nouvelle grille. 20

22 Chaque grille est définit par un code et un libellé. Il faut ensuite insérer dans la grille les différentes déclinaisons. On peut trier les déclinaisons dans les grilles à l aide des flèches vertes mises en évidence ci-dessus. Si vous saisissez une déclinaison n ayant pas été créée au préalable dans la liste des déclinaisons, un message vous invite à la créer directement. Il est à noter que les grilles servent principalement pour les tailles. Pour les couleurs, dans la mesure où un modèle de vêtement est décliné en très peu de couleurs, on les affectera directement lors de la création du modèle de vêtement. 5) GERER SON FICHIER ARTICLES Un article est définit obligatoirement par un code, une désignation et une famille. La notion de code correspond à une référence interne au magasin, un code est unique. Il peut être saisi manuellement lors de la création de la fiche article, automatiquement par le logiciel XL Pos ou bien encore automatiquement en fonction de la famille de l article (se référer au manuel d installation et paramétrage). Avant de créer le fichier article, il est important de réfléchir à la structure de ce code. Il existe cinq éléments importants dans la fiche article: le code, les codes barre 1, 2, 3 et la référence de l article chez le fournisseur. Ces éléments vous servent à rechercher les produits dans une liste article, en encaissement, dans les pièces de ventes, d achats et de stocks. 21

23 Une fiche article est composée de plusieurs onglets : - Onglet Article : informations tarifaires, classifications et codes barres - Onglet Achat : informations sur les achats et conditions d achats - Onglet Vente/Compta : informations diverses - Onglet Conditionnement : informations sur les conditionnements secondaires ainsi que le paramétrage des articles à la pesée. - Onglet Déclinaison : uniquement présent dans la version textile, permet de visualiser ou modifier les informations par déclinaisons. - Onglet Nomenclature : informations sur les composants d un lot (uniquement actif sur un article de type «Lot» ou un produit «assemblé») - Onglet Tarif : informations sur des grilles tarifaires ou spécifiques liées à l article. - Onglet Stock : informations sur les stocks par dépôt, stock mini, stock maxi, - Onglet Notes : permet d insérer une annotation sur l article, une image. - Onglet Champs libres : uniquement présent si un champ libre à été rajouté sur le fichier article. a. Créer un article simplement et rapidement (Version Standard) Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Articles». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche article. Indiquer les éléments suivants : Onglet Article : - Code : saisie manuelle ou laisser à vide si codification automatique de mise en place. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des codifications automatiques» dans la notice technique) - Désignation : donnée importante car imprimée sur les différents documents (ticket de caisse, facture client, commande fournisseur, étiquette produit, ) 22

24 - Famille : sélectionner la famille à rattacher à l article. Cette sélection est obligatoire pour une bonne analyse des ventes et pour l application des paramètres par défaut de la famille. - Code barre 1 : saisir le code barre du fournisseur si celui-ci existe. Saisie manuelle ou par lecture optique. Si le produit n a pas de code barre fournisseur, XL Pos peut générer automatiquement un code barre interne à la norme EAN 13 en cliquant sur le symbole ci-dessous : - Classifications : indiquer pour chaque classification le critère à affecter à l article. Ces classifications sont à renseigner en fonction de vos besoins statistiques et de recherches. Elles ne sont pas obligatoires. - Prix de vente TTC : indiquer le prix de vente TTC ou laisser à blanc si vous souhaitez le définir après avoir saisi le prix d achat et un coefficient. Onglet Achat : - Fournisseur : indiquer le code du fournisseur en double cliquant dans la colonne fournisseur ou choisir le fournisseur parmi la liste. - Référence : indiquer la référence de l article chez le fournisseur. - Prix HT : saisir le prix d achat HT brut. (le prix d achat TTC se calcule automatiquement) - Remise : indiquer la remise accordée par le fournisseur pour l achat de ce produit. Valider avec la touche entrée du clavier ou l icône de validation pour enregistrer jusqu à ce que la ligne apparaisse en bleu. Si le prix de vente TTC n a pas été saisi avant les informations de l onglet Achat, on peut indiquer le coefficient qui calculera automatiquement le prix de vente HT et TTC. On peut également renseigner le prix de vente TTC qui recalculera automatiquement le coefficient et le prix de vente HT. Cette opération s effectue dans l onglet Article. 23

25 Par défaut, il est à noter que le coefficient inclus la TVA. Cette option peut être désactivée dans la fiche société. En fin de saisie, il faut enregistrer la création de l article avec l icône de validation. b. Créer un article modèle (Version Textile) Un article modèle est un article que l on peut avoir en différentes déclinaisons. Par exemple, un modèle de pantalon peut exister en taille 38, 40, 42, et en couleur noir et beige. Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Articles». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche article. Indiquer les éléments suivants : Onglet Article : - Code : saisie manuelle du code modèle ou laisser à vide si codification automatique de mise en place. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des codifications automatiques» dans la notice technique) - Désignation : donnée importante car imprimé sur les différents documents (ticket de caisse, facture client, commande fournisseur, étiquette produit, ) Indiquer pour un modèle le type de vêtement et le nom du modèle (ex : Pantalon Bengaline) - Famille : sélectionner la famille à rattacher à l article. Cette sélection est obligatoire pour une bonne analyse des ventes et pour l application des paramètres par défaut de la famille. - Classifications : indiquer pour chaque classification le critère à affecter à l article. Ces classifications sont à renseigner en fonction de vos besoins statistiques et de recherches. Elles ne sont pas obligatoires. Il est à noter cependant que la notion de collection est très utile dans l activité textile essentiellement pour valoriser votre stock en fonction d une collection ou pour préparer les soldes. 24

26 Grille de taille Grille de couleur Grille de matière - Déclinaisons : indiquer dans les trois zones présentées ci-dessus la ou les grilles que vous souhaitez affecter au modèle. Si vous n affectez pas de grilles, XL Pos permet de rajouter manuellement des déclinaisons en fonction des besoins. - Tarifs au modèle : Cette option de la fiche article permet de définir si pour un modèle d article, toutes les déclinaisons ont le même prix d achat et le même prix de vente. Si cela n est pas le cas, il ne faut pas cocher cette option. Les prix seront alors gérés dans l onglet déclinaison. - Code barre : ne pas saisir de code barre sur l onglet article car les codes barres sont propres à chaque déclinaison. - Prix de vente TTC : indiquer le prix de vente TTC ou laisser à blanc si vous souhaitez le définir après avoir saisi le prix d achat et un coefficient. Onglet Achat : - Fournisseur : indiquer le code du fournisseur en double cliquant dans la colonne fournisseur ou choisir le fournisseur parmi la liste. - Référence : indiquer la référence de l article chez le fournisseur. - Prix HT : saisir le prix d achat HT brut. (le prix d achat TTC se calcule automatiquement) - Remise : indiquer la remise accordée par le fournisseur pour l achat de ce modèle. Valider avec la touche entrée du clavier ou l icône de validation pour enregistrer jusqu à ce que la ligne apparaisse en bleu. Si le prix de vente TTC n a pas été saisi avant les informations de l onglet Achat, on peut indiquer le coefficient qui calculera automatiquement le prix de vente HT et TTC. On peut également renseigner le prix de vente TTC qui recalculera automatiquement le coefficient et le prix de vente HT. Cette opération s effectue dans l onglet Article. Par défaut, il est à noter que le coefficient inclus la TVA. Cette option peut être désactivée dans la fiche société. 25

27 Onglet Déclinaison : Bonnets Couleurs Tailles Ayant affecté la grille de taille «US» sur l onglet Article, toutes les tailles de la grille sont déjà présentes sur l onglet déclinaison de la fiche article. Ajout d une déclinaison : Nous pouvons rajouter une couleur en effectuant sur la ligne <Défaut> un clic droit et en choisissant le menu «Ajouter une couleur». Sur la fenêtre présentée ci-dessus, il faut choisir une couleur existante parmi la liste ou créer directement une nouvelle couleur en indiquant le code et le libellé. L option «Pour toutes les déclinaisons» permet, si elle est cochée, d affecter cette nouvelle couleur à toutes les tailles et tous les bonnets (dans le cas d un modèle de lingerie par exemple). L opération est identique pour rajouter un bonnet en effectuant sur la ligne <Défaut> des bonnets un clic droit et en choisissant le menu «Ajouter un bonnet». Suppression d une déclinaison : Si on ajoute au moins une couleur, la couleur <Défaut> peut être supprimée en effectuant un clic droit sur la couleur et en choisissant le menu «Supprimer la couleur /». L opération est identique pour supprimer un bonnet en effectuant sur la ligne un clic droit et en choisissant le menu «Supprimer le bonnet /». Code barre 1 : saisir le code barre du fournisseur si celui-ci existe en sélectionnant la déclinaison auparavant. Saisie manuelle ou par lecture optique. Si le produit n a pas 26

28 de code barre fournisseur, XL Pos peut générer automatiquement un code barre interne à la norme EAN 13 en cliquant sur le symbole ci-dessous : Astuces : on peut sélectionner toutes les déclinaisons en cliquant sur l entête de colonne bonnet puis appuyer sur l icône de génération de code barre. Cela affectera automatiquement à chaque déclinaison un code barre interne unique. Achat et Tarif : si l option «Tarifs au modèle» n est pas cochée dans la fiche article, on peut saisir les éléments ci-dessous en sélectionnant une déclinaison ou un ensemble de déclinaisons. Si l option est cochée, tous les éléments ci-dessous sont grisés et non accessibles à l exception de la référence qui correspond à la référence fournisseur de la déclinaison. Astuces : on peut sélectionner plusieurs déclinaisons en restant appuyer sur la touche «CTRL» de votre clavier et en sélectionnant successivement avec la souris les déclinaisons. Pour sélectionner, toute une taille quelque soit la couleur, appuyer sur l entête de colonne de la taille, celle-ci apparait alors en bleu. Pour sélectionner une autre taille, rester appuyer sur la touche «CTRL» et appuyer sur l entête de colonne de l autre taille. c. Particularités métiers i. Comment saisir une écotaxe sur un article : Dans l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, la zone taxes parafiscales permet de renseigner le montant de l écotaxe. Le montant de l écotaxe est indiqué sur la facture du fournisseur et est exprimé en HT. Ce montant est soumis à la TVA paramétrée sur la fiche TPF. Le montant indiqué dans la zone «Ecotaxe» vient se rajouter au prix de vente TTC indiqué dans l onglet «Article». En d autre terme, le montant saisi dans la zone «Prix de vente TTC» doit toujours être indiqué hors écotaxe. Astuces : dans la zone «Ecotaxe» on peut appliquer une formule de calcul de ce type si on ne connait que le montant TTC de l écotaxe : 0.15/ Le montant HT sera directement calculé à la validation de la zone. Notes : le montant de cette écotaxe (également appelé DEEE, éco-participation, éco-contribution) n est pas concerné par les remises éventuels (achats et ventes). ii. Comment calculer les prix de vente au litre et au kilo : Dans l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, la zone prix permet de renseigner une contenance. Cette contenance peut être exprimée en litre ou en kilo. 27

29 Exemple : Pour une conserve de 400g, il faut indiquer dans la zone contenance 0,400 Pour un pot de 500ml de crème fraiche, il faut indiquer 0,500 Pour un sac de terreau de 10l, il faut indiquer 10. Le prix à la contenance est calculé automatiquement dès l enregistrement de la fiche article. En choisissant l impression d une étiquette article avec l état «Etiquettes articles Code à barres Prix Kg» on obtiendra le résultat suivant : Notes : l affichage en magasin du prix au kilo ou au litre sur la signalétique produit est obligatoire. iii. Comment paramétrer un article à la pesée : La caisse XL Pos peut être reliée à une balance peseuse connectée. Pour paramétrer un article qui sera pesé il faut paramétrer les éléments suivants : Dans l onglet «Conditionnement», il faut cocher les options «Reporter poids sur qté» pour que le stock soit géré et «Pesée automatique» pour que la balance soit interrogée lors de la saisie de cet article en caisse. Il faut également indiquer le poids unitaire dans la zone «Poids» pour pouvoir gérer vos achats. Dans l onglet «Vente/Compta», il faut indiquer un nombre de décimales sur les quantités à trois. Notes : le nombre de décimale peut directement être paramétré sur la famille article. 28

30 iv. Comment paramétrer un article ayant un code barre poids prix : La caisse XL Pos sait interpréter les codes barres poids prix. Pour que cela soit possible il faut activer la fonction "Gérer le format EAN13" dans l onglet «Fichiers» puis la fiche «Société» et l onglet «Options». Articles vendus en code Poids : Les articles vendus en code Poids doivent obligatoirement avoir un prix de vente TTC de saisi. Le poids est inclus dans le code barre et interprété lors de la lecture optique en caisse. Dans la fiche article, on doit indiquer dans l une des zones code barre les deux premiers caractères du code barre ainsi que le code article, le reste du code barre est complété par des 0. La structure du code barre Poids est décrite ci-dessous : Exemple : Le code barre de la fiche article doit être « ». La radical est 21, donc c est un code barre poids. Le code «01234» est unique et identifie l article. Le poids est de 360 grammes, donc le prix en caisse sera 0,360 x «Prix de vente TTC» de la fiche article. La clé de contrôle est 2. Articles vendus en code Prix : Le prix de vente TTC est inclus dans le code barre. Le prix est exprimé dans l ancienne devise (zone euro) du pays de fabrication et interprété lors de la lecture optique en caisse. Dans la fiche article, on doit indiquer dans l une des zones code barre les deux premiers caractères du code barre ainsi que le code article, le reste du code barre est complété par des 0. La structure du code barre Poids est décrite ci-dessous : 29

31 Exemple : Le code barre de la fiche article doit être « ». La radical est 22, donc c est un code barre prix. Le code «01234» est unique et identifie l article. Le prix en franc est 12,50, donc le prix en caisse sera 12,50 / 6,55957 soit 1,91 La clé de contrôle est 2. v. Comment gérer un article de billetterie : Le logiciel XL Pos offre la possibilité d éditer sur une imprimante ticket des coupons servant de billet d entrée dans des musées, expositions, Sur les articles concernés par cette édition de coupon, il faut paramétrer dans l onglet «Vente/Compta» de la fiche article la zone «Coupon». Aucun : aucun coupon ne sera édité. Individuel : un coupon sera édité par entrée au tarif individuel. Groupe : un seul coupon sera édité quelque soit le nombre d entrée groupe vendu. Notes : le paramétrage du coupon doit être effectué sur le profil de caisse. vi. Comment paramétrer un lot ou un produit assemblé : Le logiciel XL Pos offre la possibilité de gérer des lots. Un lot est un article composé d autres articles. Le prix de vente de chaque composant sera additionné et correspondra au prix du lot. Le lot n est pas géré en stock ni en approvisionnement, ce sont les composants qui le sont. Nous allons créer à titre d exemple, un lot «bougeoir» composé d un bougeoir et de bougies. Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche article. Indiquer le code, la désignation du lot et un code barre si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour ce lot. Indiquer dans le type d article, le choix «Lot» L onglet «Nomenclature» est alors accessible et va permettre d indiquer les composants du lot. 30

32 Double cliquer en dessous de la colonne «Article utilisé» pour indiquer les composants du lot. La quantité et le prix de vente peuvent être modifiés. Valider ensuite la fiche article lot. La différence majeure entre un lot et un produit assemblé concerne le prix de vente, à savoir que l utilisateur est libre de saisir son prix de vente TTC. Lors de la vente de cet article, le prix TTC de chaque composant sera proratisé par rapport au prix de vente du produit assemblé. Pour créer un produit assemblé, il faut indiquer dans le type d article «Produit» et dans l approvisionnement «Assemblé». Contrairement au lot, la zone Prix de vente TTC est accessible pour indiquer un montant différent. Notes : Une préférence d édition est accessible pour imprimer sur les états de ventes soit la nomenclature, le lot ou l assemblé ou les deux. On peut également faire apparaitre sur les tickets et modèles de factures les composants de nomenclatures en modifiant les éditions par le générateur d état et l éditeur de ticket. d. Les autres champs de la fiche article i. Onglet «Article» Description : c est une désignation longue qui peut être éditée sur les pièces commerciales (devis client, commande, facture, ) Cette description ne peut pas apparaitre sur un ticket de caisse. Les options : o Divers : permet en caisse d indiquer un prix au moment de la vente et une désignation. o Gratuit : gratuité automatique de l article (échantillon par exemple) o Fin de série : permet de ne pas réapprovisionner cet article chez le fournisseur. o Sérialisé : non géré. o Commercialisé : permet de vendre cet article. 31

33 o o o Stocké : indique que cet article est géré en stock. Sur les modèles (version textile), cette option est grisée puisque que ce sont les déclinaisons qui sont gérées en stock et non le modèle. Demander la TVA : en caisse lorsque cet article est vendu, la liste des TVA s affiche. Tarifs au modèle (version Textile) : permet de définir si pour un modèle d article, toutes les déclinaisons ont le même prix d achat et le même prix de vente. Prix calculé : si on coche cette case, le coefficient sera figé et donc le prix de vente évoluera en fonction du prix d achat. Taux de marge : champ non accessible et calculé par le logiciel. Le taux de marge correspond au pourcentage que représente la marge par rapport au prix d achat HT. Taux de marge= (prix de vente HT prix d achat HT) / prix d achat HT * 100 Taux de marque : champ non accessible et calculé par le logiciel. Le taux de marque correspond au pourcentage que représente la marge par rapport au prix de vente HT. Taux de marque= (prix de vente HT prix d achat HT) / prix de vente HT * 100 ii. Onglet «Achat» Sur une fiche article on peut affecter plusieurs fournisseurs différents avec des conditions d achat distinctes. L icône indiquée ci-dessus permet de définir quel est le fournisseur principal de l article. Celui-ci apparait alors en gras. On peut paramétrer également des frais annexes en % et coûts annexes en montant qui viennent majorer le prix de revient. 32

34 Notes : une préférence dans la fiche «Société» permet de prendre en compte ou non ces derniers dans le prix de revient et dans le prix unitaire en stock. Dans la colonne «Par combien», on indique une quantité multiple d achat. (Nombre d unité dans un colis) Cette indication sert dans les commandes fournisseurs, la fonction «Réapprovisionner» ainsi que les projets de réassorts. On peut également définir des conditions d achats quantitatives par tranches et ce par fournisseur différent pour un même article. Dans une commande fournisseur, les conditions d achats seront mentionnées en fonction de la quantité commandée. iii. Onglet «Vente/Compta» Prix conseillé : cette zone est gérée pour la mise à jour du catalogue. Taxes parafiscales : un article peut être soumis à deux TPF différentes. Ces TPF sont paramétrables dans l onglet «Fichiers», «Paramètres» et «TPF». Décimales : gestion des décimales sur la quantité, le prix de vente et le prix d achat. Arrondi : Retrait commercial : permet de définir des prix psychologiques types : Ex: 14,45 arrondi à l'unité supérieur avec retrait de 0.01 Informations : Date de création de l article et de la dernière modification. Comptabilité : Permet d affecter des comptes de ventes et d achats propres à l article. Si cette partie n est pas renseignée, le logiciel reprendra les comptes paramétrés par défaut sur la famille de l article lors du transfert comptable. iv. Onglet «Conditionnement» Unité: unité principale Qté Défaut: Permet de paramétrer la quantité vendue par défaut. Article lié: La vente de cet article entraine la vente de l article lié indiqué dans cette zone. Dimensions: informations liées à l article. Conditionnements secondaires : permet d indiquer des conditionnements secondaires à la vente et à l achat. 33

35 Ces conditionnements peuvent ensuite être utilisés dans les pièces d achats et de ventes. On peut également définir un conditionnement secondaire par défaut en cochant la colonne «Achat défaut» ou «Vente défaut». v. Onglet «Tarif» Se reporter au chapitre «6 Gestion des tarifs». vi. Onglet «Stock» Cet onglet permet de visualiser les informations liées aux stocks par dépôt. On peut également saisir un stock mini et un stock maxi par dépôt. Ces informations peuvent servir dans la fonction «Réapprovisionner» d une commande fournisseur ou dans un projet de réassort. Rappel : le stock mini est un seuil déclencheur alors que le stock maxi sert à définir un plafond. On peut également choisir une méthode de valorisation propre à cet article. Par défaut la méthode de valorisation est celle appliquée sur la fiche famille. Il existe six méthodes de valorisations : Prix moyen d'achat (PMA) Le prix moyen d'achat d'un article se calcule en divisant le montant du total des achats par le nombre d'articles achetés. Prix moyen pondéré d'achat (PMPA) Le prix moyen pondéré d'achat (PMPA) se calcule à chaque nouvelle entrée en stock. On additionne la valeur du stock au jour de la nouvelle entrée avec la valeur de cette nouvelle entrée et on divise par le nombre d'article total. Au 1er juillet, la valeur unitaire du stock de l'article A est de 20, il reste 10 articles en stock. A cette date, on réceptionne 5 articles A à 25. La valeur au PMPA du stock au 1er juillet devient : (20 x10) + (25 x5)] / 15 = 21,66 Dernier prix d'achat (DPA) Pour valoriser le stock au dernier prix d'achat, il faut multiplier le nombre d'articles en stock par le dernier prix d'achat unitaire de l'article. First in, First out (FIFO) La méthode de valorisation de stock FIFO est calculée en fonction du nombre d'articles acheté à un certain prix. Si ce prix change lors d'un achat, sera d'abord déduit de la valeur du stock le nombre restant d'articles achetés au premier prix. La valorisation FIFO diminue la valeur du stock du nombre d'article à un prix d'achat N tant que tous les articles achetés à ce prix à une date X ne sont pas vendus. Manuelle 34

36 L'utilisateur détermine lui-même la valorisation de son stock. Prix d'achat standard La valorisation s'effectue selon les conditions d'achat du fournisseur principal référencé dans la fiche article. Les marges sont basées sur la méthode de valorisation. (Prix de vente HT prix stocké). Les marges sur les pièces sont calculées automatiquement. Il existe un bouton «Calculer les marges» sur les pièces de vente. Ce bouton a une utilité si les mouvements de stocks sont saisis après la saisie des pièces de vente. vii. Onglet «Notes» Les notes permettent de saisir dans l onglet «Texte» une annotation supplémentaire sur l article. Un icône jaune apparait sur l onglet lorsqu une note est présente. On peut également associer une image à l article en sélectionnant un fichier au format BMP, ICO, PNG ou JPG. Une icône apparait sur l onglet lorsqu une image est présente. On peut associer un fichier avec une extension WAV dans l onglet «Son». viii. Onglet «Champs libres» Cet onglet est présent si l on a inséré des champs libres pour les besoins des utilisateurs. Les champs libres sont des champs supplémentaires entièrement paramétrables. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des champs libres et index libres» dans la notice technique) e. Rechercher un article i. Recherche rapide Se positionner dans la zone «Code» d une fiche article afin que celui-ci soit en bleu puis saisir le code interne, la référence fournisseur ou bien le code barre 1, 2 ou 3. Cette saisie peut être faite également par lecture optique du code barre. ii. Pour un modèle, lorsque l on saisi un code barre correspondant à une déclinaison, l onglet «Déclinaisons» s affiche directement et la déclinaison recherchée est directement sélectionnée. Pour une recherche sur la liste des articles, se référencer au chapitre «2-f. La gestion des listes». Recherche avancée Une recherche multicritères peut également être faite en cliquant sur l icône «Outils» puis «Rechercher». La fenêtre suivante apparait : 35

37 Sélectionner dans la liste le champ recherché puis dans le critère de sélection l opérateur ainsi que la valeur recherchée dans la zone indiquée ci-dessus. Plusieurs champs peuvent être sélectionnés. Si on ne connait pas la valeur exacte, on peut utiliser le caractère «*» en guise de joker. Exemple : je recherche tous les articles contenant le mot «bougie» dans la désignation. iii. Appuyer ensuite sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Un filtre temporaire nommé «Résultat» apparait alors dans la liste des filtres. Ce filtre peut être utilisé dans les différentes éditions dès lors que le fichier article est ouvert. Celui-ci disparaitra lorsque l on quittera le fichier article. Recherche par filtre Se reporter au chapitre «2-g. La gestion des filtres». f. Historique A partir de la fiche article, en appuyant sur l icône on peut accéder aux ventes totalisées par mois avec le nombre de produits vendus ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet «Evolution» permet de comparer les ventes avec l année N-1. 36

38 g. Liste des mouvements A partir de la fiche article, en appuyant sur l icône on peut accéder à la liste des mouvements d achats, de ventes et de stocks. En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste la pièce concernée s affiche. h. Menu Outils En cliquant sur l icone suivant fonctions suivantes: un menu déroulant s affiche avec un accès aux 37

39 i. Dupliquer une fiche Cette fonction permet à partir d une fiche article d en créer une nouvelle à l identique. La duplication efface le code, la référence fournisseur ainsi que les 3 codes barres. ii. Traitements groupés (ou modifications groupées de fiches) Cette fonction permet de faire des modifications sur un ou plusieurs critères sur un ensemble de fiche. Après avoir appuyé sur l icône «Traitements groupés», une liste article apparait. On peut sélectionner un filtre existant ou rester sur la liste de tous les articles. On peut également sélectionner tous les articles en cliquant sur l icône «Tout sélectionner» ou seulement une partie en sélectionnant chaque article tout en maintenant appuyé la touche «CTRL» du clavier. iii. Tout sélectionner Une fois la sélection effectuée, faire un clic droit dans la liste puis choisir «Modifier». La liste des critères modifiables apparait. Cliquer sur la coche à gauche du critère que l on souhaite modifier puis indiquer la valeur. Appuyer sur le bouton «Ok» pour lancer le traitement. Notes : ce traitement sert également à supprimer un ensemble d articles en faisant une sélection puis en choisissant «Supprimer» au lieu de «Modifier». Fusionner Cette fonction permet de fusionner un article «A» avec un article «B». Cette fusion permet de faire disparaitre l article «A» et de rattacher son historique de vente, d achat, de stock avec l article «B». Sélectionner dans la liste article l article «A» Cliquer sur l icône «Outils» puis «Fusionner» Un message indique que les inventaires de l article «A» ne seront pas fusionnés. Indiquer le code de l article «B». Notes : le traitement peut être plus ou moins long en fonction de l historique à fusionner. Il est conseillé de faire une réinitialisation de caisse après cette opération. 38

40 iv. Recoder Cette fonction permet de changer le code d un article ainsi que chaque pièce liée à cet article. Sélectionner dans la liste l article à recoder Cliquer sur l icône «Outils» puis «Recoder» Indiquer le nouveau code de l article. Notes : le traitement peut être plus ou moins long en fonction de l historique à recoder. Il est conseillé de faire une réinitialisation de caisse après cette opération. 6) GESTION DES TARIFS Il existe une hiérarchie dans la gestion des tarifs sur XL Pos. L'ordre est le suivant : - Article gratuit - Soldes articles - Soldes familles - Promotion articles - Tarifs privés articles - Tarifs privés familles - Grille de tarifs articles - Grille de tarifs familles - Tarif par défaut de l'article a. Promotions Aller dans l onglet «Fichiers», «Tarifs» puis «Promotions». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle promotion. Donner un nom à la campagne de promotion. Indiquer une date de début dans le champ «Du :» Indiquer une date de fin dans le champ «Au :» 39

41 Si plusieurs magasins sont gérés dans l Administrateur on peut indiquer le dépôt qui est concerné par la promotion. Si aucun dépôt n est mentionné, la promotion s appliquera à tous les magasins. Indiquer ensuite les différents articles concernés par la promotion. On indique les articles en saisissant le code, le code barre, la référence fournisseur ou en choisissant parmi la liste article. Pour chaque article, il faut indiquer un taux de remise (dans la colonne «% Remise») ou un prix Net dans la colonne «Prix TTC». Les colonnes grisées permettent de visualiser le prix par défaut HT et TTC ainsi que le prix de revient (PRC). On peut également ajouter un ensemble d article en cliquant sur l icône «Ajouter des articles» Choisir un filtre ou en créer un nouveau puis appuyer sur la touche «Entrée» du clavier pour insérer tous les articles de ce filtre dans la promotion. On peut insérer des articles scannés avec un portable de saisie autonome en cliquant sur l icône. On peut attribuer à tous les articles le même taux de remise en cliquant sur l icône puis et enfin. Sur la fenêtre qui apparait sélectionner le champ «% Remise» puis indiquer le taux de remise. La promotion créée sera transmise à la caisse lors du prochain début de journée. En appelant l article en caisse, pendant la période de promotion, celui-ci sera vendu au prix promotion automatiquement. On peut imprimer la liste des articles en promotion en cliquant sur l icône. On peut également imprimer les étiquettes promotions de ces articles en cliquant sur l icône d impression des étiquettes. L icône permet d imprimer un état des ventes articles, familles, clients et vendeurs concernant cette promotion. 40

42 Si un article est en promotion, la zone Prix de vente HT et TTC de la fiche article est de couleur distincte et le prix promotion s affiche dès lors que l on passe la souris sur l une des zones. b. Soldes Les soldes consistent à indiquer à XL Pos les nouveaux tarifs à appliquer et à exploiter. A la différence des promotions, on ne pourra indiquer qu un taux de remise et non un prix TTC net. i. Déterminer la liste des articles à solder Tous les articles ne sont pas à solder, il faut déterminer quels sont les articles à faible rotation ou n ayant pas de rotation. Nous allons ici sélectionner les articles ayant du stock et n ayant pas été mouvementé sur une période avec l impression des articles non mouvementés. 1- Filtre de sélection : Nous allons faire un filtre incluant les articles ayant du stock et dont le dernier achat date de plus de deux mois puis sauver ce filtre sous le nom «Statistique solde». Nous allons ensuite lancer une impression des articles non mouvementés en allant dans l onglet «Impressions» et en choisissant sur l icône ci-dessous : 41

43 Nous avons comme résultat une liste des articles non mouvementés, pour lesquels il y a encore du stock, et pour lesquels il n y a pas eu de réception de marchandise entre le 9 octobre et ce jour. Cette édition servira de support pour la saisie de la campagne de solde. ii. Création de la campagne de solde Aller dans l onglet «Fichiers», «Tarifs» puis «Soldes». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle campagne de solde. Donner un nom à la campagne de solde ainsi qu une date de début et de fin. Si plusieurs magasins sont gérés dans l Administrateur on peut indiquer le dépôt qui est concerné par la campagne de solde. Si aucun dépôt n est mentionné, la campagne de solde s appliquera à tous les magasins. Indiquer ensuite les différents articles concernés. On indique les articles en saisissant le code, le code barre, la référence fournisseur ou en choisissant parmi la liste article. 42

44 Dans l onglet Familles, on peut également déterminer des familles entières à solder. Pour chaque article, il faut indiquer un taux de remise. On peut attribuer à tous les articles le même taux de remise en cliquant sur l icône puis et enfin. L icône permet de rajouter une nouvelle démarque et une nouvelle remise à partir de la date renseignée. On peut imprimer les étiquettes de soldes en cliquant sur l icône d impression des étiquettes. L icône permet d imprimer un état des ventes articles, familles, clients et vendeurs concernant cette campagne de solde. Si un article est en solde, la zone Prix de vente HT et TTC de la fiche article est de couleur distincte et le prix soldé s affiche dès lors que l on passe la souris sur l une des zones. c. Tarifs privés Un tarif privé est un tarif attribué sur un article ou une famille d article pour un client en compte (les clients caisses ne peuvent bénéficier de tarifs privés) A partir de la fiche client en compte, de la fiche article ou de la fiche famille, cliquer sur l icône. Sur l onglet Article, il faut indiquer les articles concernés ainsi que le prix Net ou le taux de remise ou éventuellement indiquer que cet article est gratuit pour ce client. Sur l onglet Famille, il faut indiquer les familles concernées ainsi que le taux de remise ou éventuellement indiquer que cette famille d articles est gratuite pour le client. d. Gestion des grilles de tarifs Les grilles de tarifs permettent d appliquer à des catégories clients des tarifs particuliers en fonction de quantité achetés ou de CA réalisés. 43

45 i. Catégories de tarif Les catégories de tarifs se définissent dans l onglet «Fichiers» puis «Tarifs» et «Catégories de tarifs». On indique ensuite dans une fiche client «En compte» ou «Caisse», la catégorie dans le champ «Tarification» situé dans l onglet «Informations». ii. Création des grilles et affectation aux familles ou articles Les grilles de tarifs se définissent dans l onglet «Fichiers» puis «Tarifs» et «Grilles de tarifs». Lorsque l on créé une grille on indique : Un libellé Un mode : remise, coefficient, prix, coeff sur PV Un type d intervalle : Quantité ou CA Un mode d affichage : HT ou TTC Les intervalles (si pas d intervalle mettre au moins 1 dans le premier) Les catégories tarifaires concernées Les valeurs par intervalles (dans l exemple ci-dessous les taux de remises par intervalles) 44

46 iii. Une fois la grille créée on peut l affecter à une fiche famille ou article en la rattachant dans l onglet «Tarif». Si on affecte une grille tarifaire à une famille, tous les articles liés à cette famille en bénéficieront. Grilles de tarifs spécifiques On peut créer également des grilles de tarifs spécifiques pour un article. Dans l onglet «Tarif» de la fiche article, il faut cocher «Tarif spécifique». On peut choisir alors : Le mode de tarif (Prix net, remise, coefficient ou coefficient sur PV) Le type d intervalle L affichage Pour chaque catégorie tarifaire, on peut indiquer des valeurs qui seront propre à cet article. Dans l exemple ci-dessous les clients «Particuliers» paieront 75 euros alors que les clients «Professionnels» paieront 50 euros. 45

47 7) ETIQUETTES ARTICLES Il existe dans l Administrateur de nombreuses façons d imprimer des étiquettes articles. Les étiquettes peuvent être éditées sur une imprimante bureautique A4 ou sur des imprimantes spécifiques. a. A partir de la fiche article Sélectionner une fiche article puis appuyer sur l icône. - Aperçu avant impression - Imprimer les étiquettes - Exporter vers un fichier ascii - Choisir l imprimante - Modifier l état avec XL Printer - Charger une configuration sauvegardée - Sauver une configuration - Supprimer une configuration - Actualiser les paramètres - Utilisé dans les pièces pour imprimer une étiquette de chaque référence - Imprime les articles scannés avec un terminal de saisie autonome - Non actif - Fermer la fenêtre Choisir le nombre d étiquettes à imprimer pour cet article. Pour les éditions sur des planches A4, on peut réutiliser la planche entamée en faisant débuter l impression à partir d un numéro d étiquette. Dans l onglet «Editions» on peut choisir le modèle d étiquette en choisissant parmi la liste des états référencés ainsi que l imprimante. Dans l onglet «Mise en page», on paramètre les dimensions de l étiquette ainsi que les dimensions de la planche A4. 46

48 Zone d impression de l imprimante sélectionnée Important : Pour paramétrer une planche d étiquettes, il faut se baser sur cette zone d impression b. A partir de la fiche article (pour une sélection d articles sans critères communs) On peut également imprimer un ensemble d étiquettes pour des articles n ayant pas de critères communs. Pour cela, lorsqu on appui sur le bouton «Etiquettes», un menu permet les choix suivants : - Voir ma sélection : affiche la sélection d articles et permet de rajouter dans la liste de nouveaux articles. Choix d un nouvel article par saisie du code ou sélection dans la liste article Dans la liste présentée ci-dessus, un bouton «Enregistrer» permet d enregistrer la sélection. Un bouton «Importer» permet également d intégrer les articles saisis au préalable sur un portable de saisie autonome. - Ajouter à ma sélection : permet d ajouter ma nouvelle sélection sur ma sélection en cours. - Charger la dernière sélection : permet d afficher la dernière sélection sauvegardée. - Charger et ajouter à la dernière sélection : permet d afficher la dernière sélection sauvegardée et de rajouter la nouvelle sélection. 47

49 c. A partir de l onglet «Impressions» En allant dans l onglet «Impressions» puis «Etiquettes articles» on peut également imprimer des étiquettes articles. Comme sur la méthode précédente on peut imprimer une référence article ou alors sélectionner un filtre, une famille ou l une des classifications articles. Astuces : Si on sélectionne un filtre, une famille ou une classification et que l on appuie sur le bouton «Etiquettes» et «Voir la sélection», la liste des articles apparait et on peut choisir le nombre d étiquettes à imprimer par article. d. A partir de la mise à jour du catalogue Se reporter au chapitre «8 - Mise à jour des tarifs gestion du catalogue» e. A partir des pièces (commande, réception, ) Sur chaque pièce de l Administrateur, on retrouve l icône d impression des étiquettes articles. Par défaut, il y aura autant d étiquettes imprimées que de quantités d articles dans la pièce. Si on appuie sur le bouton «Etiquettes» avant l impression on peut choisir le nombre d étiquettes à imprimer par référence article. L icône permet d éditer une étiquette de chaque référence. L icône permet de remettre à zéro les quantités à éditer. La quantité est modifiable dans la colonne «Quantité à éditer» par référence. 8) MISE A JOUR DES TARIFS GESTION DU CATALOGUE La mise à jour des tarifs permet : - De préparer les changements de tarifs fournisseurs - De préparer les changements de prix de vente - D appliquer les prix de vente conseillés en prix de vente magasin Cette fonction est accessible dans l onglet «Fichiers» «Tarifs» puis «Mise à jour du catalogue». Sur la fenêtre ci-dessous indiquer la sélection d articles sur laquelle la mise à jour doit s effectuer. Pour une mise à jour de tarif fournisseur, il faut faire au préalable le filtre sur les articles du fournisseur puis choisir «Filtre personnalisé» et enfin choisir le filtre parmi la liste. 48

50 a. Changement de tarif immédiat Sur la liste articles résultant de la sélection, on peut modifier les désignations, les codes barres 1, le prix d achat ainsi que le prix de vente. On peut modifier d autres éléments en affichant les colonnes (clic droit sur les entêtes de colonnes). Les changements tarifaires peuvent se faire manuellement ou en utilisant les icônes suivantes : Permet de sélectionner tous les articles affichés (on peut sélectionner plusieurs articles en restant appuyer sur la touche «CTRL» de votre clavier et en sélectionnant successivement les articles) Prix de vente conseillé : permet d appliquer le prix de vente conseillé en tant que prix de vente. Appliquer un pourcentage sur le prix de vente : indiquer un pourcentage d augmentation sur les prix de vente actuels. Appliquer les prix de vente antérieur : permet de revenir aux prix de vente précédent. 49

51 Appliquer un pourcentage sur le prix d achat : indiquer un pourcentage d augmentation sur les prix d achats actuels. Appliquer les prix d achats antérieurs : permet de revenir aux prix d achats précédents. Appuyer sur le bouton «Appliquer» pour lancer la mise à jour. b. Préparation des changements de tarifs Les différents changements effectués sur la mise à jour peuvent être sauvegardés pour une application ultérieure. Pour cela, indiquer une date d application et cliquer sur l icône indiquer un emplacement et un nom au fichier de sauvegarde. Appuyer ensuite sur le bouton «Fermer» pour sortir de la mise à jour. «Sauver» puis On peut rappeler une sauvegarde de mise à jour de tarif en appuyant sur le bouton «Charger» puis en appuyant sur le bouton «Appliquer» pour lancer la mise à jour. c. Edition des étiquettes On peut également se servir de la mise à jour des tarifs pour éditer les étiquettes articles. Par exemple, en sélectionnant les articles dont le prix de vente à été modifié depuis une date, on imprime ensuite les étiquettes uniquement pour ces articles. 9) GERER SON FICHIER FOURNISSEURS a. Créer une fiche fournisseur Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Fournisseurs». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche fournisseur. Les éléments obligatoires d une fiche fournisseur sont le code et la raison sociale. Il est important également de renseigner les coordonnées puisque celles-ci apparaitront sur une commande fournisseur par exemple. Eléments importants d une fiche fournisseur : - si l adresse mail est renseignée, on peut envoyer par mail un bon de commande sans ressaisir l adresse mail à chaque fois. - Onglet informations : o Compte : indiquer le compte comptable pour la liaison avec un logiciel de comptabilité. o N Client : votre numéro chez le fournisseur o o o Facturation : choix du mode facturation entre HT, TTC ou exonéré Facturation des BL : permet de définir un mode de regroupement des bons de réceptions lors d un transfert en facture fournisseur. Individuel : pas de regroupement de réceptions possible. Mois : regroupe les réceptions par mois. En cours : regroupe toutes les réceptions en cours. Commande : regroupe toutes les réceptions issues d une même commande fournisseur. Devise : pour les fournisseurs hors zone EURO 50

52 o o o Montant Franco : permet d afficher une alerte lors de la saisie d un bon de commande si le montant HT est inférieur au franco. Soumis à la TPF 1 / TPF 2 : cocher si les articles de ce fournisseur sont soumis à une TPF (Ecotaxe, ) Paiement par : indiquer une échéance de paiement (information reportée dans les pièces fournisseurs) b. Historique A partir de la fiche fournisseur, en appuyant sur l icône on peut accéder aux achats totalisés par mois avec le nombre d achats ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet «Evolution» permet de comparer les achats avec l année N-1. c. Liste des mouvements A partir de la fiche fournisseur, en appuyant sur l icône on peut accéder à la liste des mouvements d achats. En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste la pièce concernée s affiche. d. Liste des articles du fournisseur On peut également afficher la liste des articles du fournisseur en cliquant sur l icône. e. Autres opérations Les opérations de fusions, recodifications et traitements groupés sont identiques à celles des articles. Reportez vous à cette partie dans le chapitre «5 - Gérer son fichier articles». 10) GERER SON FICHIER CLIENTS On distingue deux types de clients dans XL Pos, les clients en compte et les clients caisses. Différence entre les deux types : - Les clients caisses n ont pas de code mais un code de rattachement (celui d un client en compte) - Les clients caisses ne peuvent pas avoir de tarifs privés - Les clients caisses ne peuvent pas être fusionnés - Les clients en compte ne peuvent pas être créés sur la caisse Par définition, les clients en compte sont des clients professionnels qui ne règlent pas immédiatement (facturation fin de mois par exemple). Les clients caisses sont des clients particuliers identifiés car ils ont : - un avoir, une avance, un crédit - demandé une facture - passé une commande - ouvert une liste de cadeaux - une carte de fidélité. 51

53 a. Les clients en compte Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Clients en compte». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche client. Les éléments obligatoires d une fiche client sont le code, le nom et le prénom. Si une codification automatique des clients est mise en place, il faut laisser le champ «Code» vide, celui-ci sera généré lors de l enregistrement de la fiche. (Se reporter au chapitre «Mettre en place des codifications automatiques» dans la notice technique) Eléments importants d une fiche client : - Onglet Coordonnées : o si l adresse mail est renseignée, on peut envoyer par mail un bon de commande sans ressaisir l adresse mail à chaque fois. o Date anniversaire : un paramétrage permet de saisir soit le jour et le mois soit la date complète. (option à activer dans la fiche «Société») - Onglet Livraisons : o Permet de saisir une adresse de livraison différente de l adresse de facturation. o Le bouton «Autres» permet d indiquer des adresses de livraisons multiples. - Onglet Informations : o Catégorie : permet d affecter une catégorie client (attention cette catégorie au-delà de sa fonction qualitative sert également de paramétrage) o Compte : indiquer le compte comptable pour la liaison avec un logiciel de comptabilité. o Facturation : choix du mode facturation entre HT, TTC ou exonéré o Facturation des BL : permet de définir un mode de regroupement des bons de livraisons lors d un transfert en facture client. Individuel : pas de regroupement de livraisons possible. Mois : regroupe les livraisons par mois. En cours : regroupe toutes les livraisons en cours. Commande : regroupe toutes les livraisons issues d une même commande client. o Tarification : choix de la catégorie de tarif. o Soumis à la TPF 1 / TPF 2 : cocher si le client est soumis à une TPF (Ecotaxe, ) 52

54 o Paiement par : indiquer une échéance de paiement (information reportée dans les pièces clients) - Onglet Carte de fidélité : o Se reporter au chapitre «23 Gérer les cartes de fidélité» - Onglet Détail des ventes : o Permet de visualiser le détail des articles achetés par le client ainsi que le détail des points acquis si le client bénéficie d une carte de fidélité. - Onglet Statistiques : o Permet de visualiser la date de création et de dernière modification de la fiche client. o Permet également de visualiser la date de dernier passage ainsi que le détail des opérations d avoir, avance et crédit. Le solde de ces opérations est également disponible. - Onglet Notes : o Alertes : Dans l onglet alerte, il y a la possibilité de mettre une alerte client. Cette alerte apparaitra en caisse lorsque l on sélectionne le client. b. Les clients caisse Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Clients caisse». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle fiche client. Il faut indiquer dans le code de rattachement un code «Client en compte» existant. Par convention, on affectera le code client par défaut de la caisse. Le reste des informations est identique à celle d une fiche client en compte. c. Historique A partir de la fiche client, en appuyant sur l icône on peut accéder aux achats du client totalisés par mois avec le nombre d achats ainsi que le CA HT et TTC. Un onglet «Evolution» permet de comparer les achats avec l année N-1. d. Liste des mouvements A partir de la fiche, en appuyant sur l icône d achats du client. on peut accéder à la liste des mouvements 53

55 En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste la pièce concernée s affiche. e. Liste des règlements A partir de la fiche, en appuyant sur l icône on peut accéder à la liste des règlements du client. En double cliquant directement sur l un des éléments de la liste le détail du règlement s affiche. f. Imprimer une étiquette A partir de la fiche, en appuyant sur l icône on peut imprimer une étiquette client. Sur la fenêtre d édition, choisir un ou plusieurs clients, le nombre d étiquettes, Dans l onglet «Editions», on sélectionne l imprimante ainsi que l état (choix entre étiquettes clients et étiquettes carte) Etiquettes Clients Etiquettes Carte Dans l onglet «Mise en page», on paramètre les dimensions de l étiquette ainsi que les dimensions de la planche A4. 54

56 Zone d impression de l imprimante sélectionnée Important : Pour paramétrer une planche d étiquettes, il faut se baser sur cette zone d impression g. Imprimer un chèque cadeau fidélité A partir de la fiche, en appuyant sur l icône on peut imprimer un chèque cadeau. Cette icône n apparait que si le client peut bénéficier d un chèque cadeau fidélité. (Se reporter au chapitre «23 Gérer les cartes de fidélité») h. Modifier les statistiques Cet icône permet de modifier les soldes d avoir, avance et crédit du client. i. Autres opérations La fusion d un client n est possible que sur un client en compte. La recodification d un client n est possible que sur un client caisse et permet de transformer le client caisse en client en compte. Une fenêtre vous invite à saisir le nouveau code de la fiche client. j. Carte de fidélité Se reporter au chapitre «23 Gérer les cartes de fidélité» Cliquer ici pour pouvoir modifier les éléments sur la ligne «A nouveaux le» 55

57 11) GERER VOS ACHATS a. Projet de réassort Cette fonction optionnelle permet d établir une proposition de réassort fournisseur en fonction de plusieurs critères (gestion des stocks mini et maxi, historique des ventes, commandes clients ou liste de cadeaux). On peut générer ensuite à partir du projet de réassort une ou plusieurs commandes fournisseurs ou bien encore des transferts inter-dépôts. i. Choix des critères pour le réassort Aller dans l onglet «Stocks», puis «Projet de réassort». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau projet. Description des critères de sélection pour le projet de réassort : Dans l onglet «Articles», indiquer une sélection d articles. (Par défaut, la sélection est positionnée sur tous les articles) Dans l onglet «Fournisseurs et dépôts», indiquer un fournisseur ou une sélection multiple de fournisseurs ainsi que le dépôt sur lequel le réapprovisionnement doit être basé. (Uniquement utilisé dans une configuration multi-magasins) 56

58 Evaluer les quantités vendues : On indique la période de prise en compte pour évaluer les quantités vendues ainsi que les types de facturations à prendre en compte : - Tickets : tickets de caisse - Factures et BL : pièces saisies sur les caisses ou sur l Administrateur. - Rétrocessions : factures de rétrocession saisies sur l Administrateur. Evaluer les quantités à réapprovisionner : Si on coche cette option, le projet proposera une quantité à réapprovisionner sur chaque article en fonction des critères suivants : - Sélection «Se baser sur les stocks mini/maxi» Si le stock de l article pour le dépôt concerné est inférieur au stock minimum, la quantité à réapprovisionner sera égale à : Stock maxi Stock théorique- Commande fournisseur en cours + Commande client en cours - Sélection «Se baser sur les mouvements clients» La quantité à réapprovisionner sera basée sur les ventes sur la période définie ci-dessus. On peut également rajouter à cette sélection toutes les commandes clients en cours. - Sélection «Ajouter les articles présents sur les listes» Indépendamment de la sélection sur le stock mini/maxi ou sur les mouvements clients, on peut également demander de rajouter aux quantités à réapprovisionner les articles présents sur les listes de cadeaux. Si on coche «Uniquement les articles mis de côté», seuls les articles étant mis de côté dans les listes de cadeaux seront pris en compte. L option «Ne retenir que les articles à réapprovisionner» permet de n afficher que les articles concernés. Pour finir, il faut cocher l option «Passer les commandes sur le dépôt» puis choisir le dépôt. Appuyer sur le bouton «OK» pour lancer le calcul du projet de réassort. Le traitement peut prendre plus ou moins de temps en fonction du nombre d articles à traiter. 57

59 ii. Contrôle du réassort Sur la fenêtre ci-dessus, on peut contrôler les articles proposés par le projet et le valider. Description des colonnes : Qte à commander : quantité proposée en fonction de la sélection effectuée. (Stocks mini/maxi ou mouvements clients + liste de cadeaux) Qte vendue : quantité vendue entre la période définie dans la sélection. Besoins : commande client commande fournisseur + mis de côté sur les listes de cadeaux. Dans une configuration multi-magasins, on peut définir un dépôt de commande différent du dépôt de livraison pour chaque article. En bas de la fenêtre, il y a quatre onglets qui permettent de visualiser directement les informations lorsque l on sélectionne un article sur le corps du projet de réassort. - Onglet «Stock» : raccourci vers les informations stock de la fiche article - Onglet «Historique» : raccourci vers les statistiques et historiques de ventes de l article - Onglet «Fournisseurs» : raccourci vers l onglet «Achat» de la fiche article. - Onglet «Totaux» : permet de visualiser la totalisation du projet de réassort par dépôt, fournisseur, familles et articles. La totalisation par fournisseurs permet de visualiser rapidement les montants des commandes par fournisseurs ainsi que le montant du franco avant la génération des commandes. iii. Génération des commandes fournisseurs Lorsque le projet est corrigé par vos soins et validé, il faut cliquer sur l icône de génération des commandes comme indiqué ci-après. 58

60 Cette manipulation crée la ou les commandes fournisseurs à partir du projet. Un message vous invite à imprimer directement les commandes fournisseurs. Ces commandes sont ensuite accessibles et modifiables dans le menu «Stock», puis «Commande fournisseur» Le projet de réassort passe alors de l état «Evalué» à «Commandé». iv. Description des icônes «Projet de réassort» - Imprime le projet de réassort - Imprime les étiquettes articles - Réévalue les quantités à réapprovisionner (besoins-stock) - Génère les commandes fournisseurs - Annule les commandes générées - Indique au projet que les articles commandés sont reçus - Génère les transferts inter-dépôts - Annule les transferts inter-dépôts générés - Clôture le projet (plus de modifications possibles) - - Accès direct aux commandes et transferts issus du projet v. Quelques exemples d utilisations 1) Je souhaite réapprovisionner mon magasin par rapport à mes ventes sur une période pour un fournisseur et générer la commande. Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer les commandes fournisseurs. 2) Je souhaite réapprovisionner le magasin «69» par rapport à ses ventes sur une période et réassortir le magasin par rapport à mon stock principal (configuration multi-magasins). 59

61 Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer le transfert inter dépôt du dépôt «principal» vers le dépôt «69». Un message d alerte apparait alors, appuyer sur «Oui» pour lancer le transfert inter dépôt dans la limite des stocks du dépôt principal. 3) Je souhaite réapprovisionner mon stock pour honorer mes commandes clients (articles en contremarque). 60

62 Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer les commandes fournisseurs. 4) Je souhaite réapprovisionner mon stock pour honorer mes listes de cadeaux (uniquement les articles mis de côtés) pour un fournisseur et j y rajoute mes besoins pour mes commandes clients. Effectuer cette sélection puis valider le projet. 61

63 Si on souhaite recalculer le projet par rapport au stock disponible, il faut cliquer sur l icône «Réévaluer les besoins». Appuyer ensuite sur l icône pour générer les commandes fournisseurs. 5) Je souhaite réapprovisionner mon stock par rapport à mes stocks mini et maxi chez un fournisseur. Effectuer cette sélection puis une fois le projet validé, appuyer sur l icône pour générer les commandes fournisseurs. b. Commande fournisseur XL Pos 9 Administrateur permet de saisir directement des commandes fournisseurs que l on peut éditer ou envoyer par mail. Différentes méthodes peuvent être utilisées pour saisir une commande fournisseur : i. Saisie manuelle ou par un terminal de saisie portable Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Commandes fournisseur». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle commande. Indiquer les éléments suivants : - Fournisseur : Indiquer le code du fournisseur ou cliquer sur la liste simple ou étendue afin de rechercher et sélectionner le fournisseur. - Dépôt : indiquer le dépôt concerné par la commande - Date : date de la commande (date du jour par défaut) - Réceptionner le : indiquer une date prévue de réception (laisser à la date du jour si l information n est pas connue) - Position : information non modifiable, permet de connaitre le statut de la commande : 62

64 o En cours : commande saisie mais non réceptionnée o Reliquat : réception partielle effectuée sur cette commande o Soldée : commande non valorisée - Référence : zone de texte à l usage des utilisateurs Dans l onglet Corps, il faut ensuite indiquer les articles à commander. Ces articles peuvent être saisis soit : - Par le code - Par la référence fournisseur - Par le code barre 1, 2 ou 3 - Par appel de la liste article (voir ci-dessous) La liste des articles du fournisseur sélectionné s affiche (si celui-ci est référencé comme fournisseur principal dans la fiche article) et on peut effectuer un tri sur le code ou la désignation. - Par déchargement d une saisie avec un terminal de saisie portable Pour un article de type produit, il faut indiquer la quantité commandée, le prix d achat HT (s il varie par rapport à la fiche article), le taux de remise (remise en cascade possible) Pour un article de type modèle, le tableau des déclinaisons s affiche afin d indiquer la quantité, le prix d achat HT ou la remise par déclinaison. 63

65 (4) (3) (2) (1) (5) On peut saisir une quantité(1) à la taille(2), à la couleur(3) ou sur toutes les déclinaisons(4) en sélectionnant les différentes cellules en exemple ci-dessus. En restant appuyé sur la touche «CTRL» du clavier, on peut également sélectionner plusieurs déclinaisons. Important : Il faut impérativement indiquer un ordre de tri(5). Les lots ou les produits assemblés ne sont pas gérés dans les pièces d achats et de stocks. La barre d outils ci-dessous permet d agir sur les lignes de la pièce. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (1) Insérer un nouvel article (2) Supprimer la ligne (3) Valider la ligne (4) Annuler la modification de la ligne (5) Monter la ligne d un cran (6) Descendre la ligne d un cran (7) Accès à la fiche article (8) Insérer une ligne de commentaire (9) Ajouter un sous-total (10) Insérer une remise sur le sous-total (11) Insérer une ligne de séparation (12) Accès aux tableaux des déclinaisons (article de type modèle) En bas de la commande, on peut indiquer également les éléments suivants : - Pourcentage de remise sur l intégralité de la commande - Pourcentage d escompte sur l intégralité de la commande - Le mode de paiement (si une échéance est paramétrée sur le mode paiement, la date d échéance est calculée) 64

66 Le montant du franco est indiqué dans la commande si le franco est renseigné dans la fiche fournisseur. Si le montant HT de la commande est inférieur au montant du franco, un message d alerte apparait à l enregistrement. Le total TPF correspond au montant HT des différentes taxes parafiscales présentes sur les fiches articles du bon de commande. (L écotaxe fait partie des TPF à titre d exemple) ii. Description des icônes «Commandes fournisseur» - Imprimer la commande fournisseur - Imprimer les étiquettes articles de la commande - Pointage de la commande fournisseur - Importer des articles d un portable de saisie portable - Clos une commande en reliquat - Transfert en facture fournisseur sans pointage - Réapprovisionner les articles du fournisseur - Accès direct à la fiche fournisseur iii. Réapprovisionnement automatique Cette fonction permet d afficher au choix, les articles du fournisseur étant en rupture de stock ou tous les articles du fournisseur. Créer une commande fournisseur de la même manière que précédemment puis appuyer sur le bouton «Réapprovisionner» Si on répond «Oui», tous les articles référencés chez le fournisseur apparaitront. Si on répond «Non», seuls les articles considérés en rupture de stock apparaitront. 65

67 On considère en rupture de stock un article si : - Stock négatif - Stock en dessous du stock mini - Stock disponible négatif La quantité à commander est calculée de la manière suivante : Si Stock mini < Stock disponible : Alors on réapprovisionne jusqu au Stock maxi Stock disponible, le tout étant arrondi au «Par combien» supérieur. On peut cependant modifier manuellement la quantité à commander. Appuyer ensuite sur le bouton «Valider» pour insérer les articles dans la commande fournisseur. Notes : Stock disponible = Stock Commande client + Commande fournisseur iv. Contremarque client La contremarque permet, à partir d une commande client, de générer une ou plusieurs commandes fournisseurs. En appuyant sur le bouton «Réapprovisionner les articles de la pièce» à partir de la commande client, le même tableau que ci-dessus apparait. En appuyant sur la touche «Valider», après avoir éventuellement modifié les quantités, la ou les commandes fournisseurs sont générées. Un message propose d imprimer les commandes immédiatement. La référence de la commande client ainsi que le nom du client apparait dans le champ référence de la commande fournisseur générée. 66

68 v. Imprimer une commande fournisseur ou envoyer par mail Cliquer sur l icône «Imprimer» La notion de «décolonnage» permet, dans la version textile, d éditer la pièce en affichant les déclinaisons sous forme de tableau. Si aucun décolonnage n est précisé, la pièce s éditera de la manière suivante : Pour envoyer la pièce par mail, il faut appuyer sur le bouton «Aperçu» puis sur l icône décrit ci-dessous : - Imprimer la commande fournisseur - Sauvegarder l aperçu - Envoyer par mail la commande - Générer un fichier pdf - Générer un fichier Microsoft Excel Si l adresse mail est renseignée dans la fiche fournisseur, celle-ci s affichera automatiquement, sinon il faut la saisir dans la zone «Destinataire». 67

69 vi. Imprimer les étiquettes Se reporter au chapitre «7 - d. Etiquettes articles- A partir des pièces» c. Réception d une commande Lorsqu une commande est réceptionnée, il faut transférer la commande fournisseur en bon de réception. Cette opération met à jour les stocks ainsi que le prix unitaire de l article en stock (valeur utilisée pour le calcul de marge). Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Commandes fournisseur». Parmi la liste des commandes en cours ou en reliquat, sélectionner la commande à réceptionner. Cliquer sur l icône «Pointer les réceptions». Lorsque l on pointe une commande, on peut paramétrer par défaut que les quantités commandées soient reprises dans les quantités livrées (Fiche «Société» - Onglet «Options» - Cocher «Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes en achat»). Si cette option n est pas active, il faut indiquer sur chaque ligne les quantités reçues ou si la réception est conforme à la commande, appuyer sur l icône «Réceptionner toute la commande» indiqué ci-dessous. 68

70 Appuyer ensuite sur le bouton «Valider» pour enregistrer la réception. Lorsque la commande est reçue entièrement, celle-ci disparait de la liste des commandes fournisseurs. On retrouvera les bons de réceptions dans l onglet «Stocks» puis «Réceptions». Il est à noter que l on peut également décharger une saisie faite sur un portable de saisie grâce à l icône «Importer des articles». Pour chaque référence saisie, la quantité reçue sera renseignée. Ce mode de fonctionnement nécessite de ne pas cocher l option «Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes en achat» dans la fiche société. Se reporter au chapitre «7 - d. Etiquettes articles- A partir des pièces» pour imprimer les étiquettes à partir du bon de réception. d. Gestion des reliquats Lorsqu une commande fournisseur n est pas réceptionnée entièrement, celle-ci est en position «Reliquat». Dans le corps de la commande une colonne «Reliquat» permet d afficher les quantités en reliquat par articles. 69

71 Deux traitements sont possibles en fonction de la gestion des reliquats du fournisseur : - Le fournisseur gère les reliquats : Lors de la réception du reliquat de commande, il faut pointer les réceptions selon la même procédure que ci-dessus. - Le fournisseur ne gère pas les reliquats : Il faut ouvrir la commande fournisseur en position «Reliquat» puis appuyer sur l icône «Clore la commande». Cette procédure permet d abandonner les lignes en reliquat et de supprimer la commande. L impression d un cadencier des commandes fournisseurs en reliquat est possible en allant dans l onglet «Impressions», «Cadencier» puis «Commande fournisseur». Indiquer sur le premier onglet les sélections de date et/ou la sélection des articles. La notion de rupture permet d afficher un sous-total en fonction du critère choisi. Dans l onglet «Edition», il faut choisir l état «Cadencier des reliquats». 70

72 e. Facturation d une réception ou facturation groupée Cette dernière étape dans le cycle des achats est obligatoire lorsque les achats sont transférés vers un logiciel comptable. Cette manipulation permet également de rapprocher les conditions d achats indiquées sur la facture du fournisseur par rapport à votre réception. Cette validation des conditions d achats sert à valoriser de manière précise les stocks. i. Facturation d une réception Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Réceptions». Parmi la liste des réceptions, sélectionner la pièce à facturer. Cliquer sur l icône «Facturer la réception». Il faut modifier ensuite les conditions d achats si il y a des différences entre la facture du fournisseur et la facture issue de la réception. Il arrive fréquemment que des différences de calcul d arrondies interviennent entre les factures du fournisseur et la facture issue de la réception. Pour cela, la méthode la plus simple est de créer un article «ECART» sans TVA que l on inséra dans la facture avec une valeur correspondant à l écart. 71

73 ii. Les frais de port n étant pas gérés dans l application, il est conseillé également de créer un article «PORT TAXABLE» et «PORT NON TAXABLE». Le port non taxable n est pas soumis à TVA. Ces articles seront ensuite insérés dans la facture pour que le port facturé par les fournisseurs apparaisse. Facturation groupée de bons de réception Cette procédure permet de transférer dans une facture fournisseur plusieurs réceptions. Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Facturation des Réceptions». «Réception du :. au» : prend en compte toutes les réceptions comprises entre ces dates. «A facturer du :. au» : prend en compte toutes les dates de facturation mentionnées sur les réceptions. (facultatif) Indiquer un fournisseur ou une sélection de fournisseurs. Indiquer le dépôt concerné par les réceptions à facturer. Indiquer le mode de facturation des réceptions à facturer. (se reporter au chapitre «9 - a. Créer une fiche fournisseur» pour le mode de facturation) En appuyant sur le bouton «OK», la liste des réceptions correspondant à la sélection apparait. 72

74 Indiquer une date de facturation identique pour les réceptions en saisissant une date dans la zone «Facturer le :» puis en appuyant sur le bouton «Appliquer». A l aide de l icône «Corbeille», on peut supprimer une réception de la facturation. Cliquer ensuite sur le bouton «Aperçu» afin de visualiser le regroupement des réceptions. Dans l exemple ci-dessous, les deux réceptions (RF et RF ) vont bien être regroupées dans une facture pour un montant de 1 270,56. Regroupement correct Dans l exemple ci-dessous, les deux réceptions ne sont pas regroupées dans une facture car la date de facturation n est pas identique entre les deux réceptions. Regroupement incorrect 73

75 Si le regroupement est correct, cliquer sur le bouton «Fermer» puis «Valider». Le traitement s effectue et un message vous invite à imprimer la facture. La facture est ensuite accessible et modifiable dans l onglet «Stocks» puis «Factures». Notes : la facture reste modifiable dès lors que le transfert en comptabilité n a pas été réalisé ou bien que la facture ne fait pas partie d un mois clôturé. Il est à noter que l application ne gère pas la saisie des règlements fournisseurs. 12) GERER LES MOUVEMENTS DE STOCK a. Entrée et Sortie de stock Les entrées et sorties permettent de régulariser le stock. Ces mouvements sont utilisés, par exemple, dans les cas suivants : - Notification de la démarque, casse, perte, utilisation interne (pour les sorties) - Retour SAV fournisseur, échantillon, gratuit (pour les entrées) Sur les pièces d entrées et sorties de stock, on doit renseigner une nature. On peut rajouter d autres natures en se positionnant dans la zone et en saisissant une nouvelle nature. Un message d information validera cette création. La procédure pour saisir une entrée ou une sortie de stock est identique. Nous décrivons ci-dessous à titre d exemple la saisie d une sortie de stock. Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Sorties de stock». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle sortie. Indiquer le dépôt, la nature ainsi qu une référence. Dans l onglet Corps, il faut ensuite indiquer les articles et les quantités. Les articles sont saisis selon la méthode habituelle (se référer à la saisie d une commande fournisseur) 74

76 Les mouvements de stocks sont valorisés en fonction de la méthode de valorisation de stock. (par défaut : Prix moyen pondéré d achat) b. Transfert inter dépôts Ce mouvement de stock n est disponible que si l option «Activer la gestion multi-dépôts» est cochée dans l onglet «Paramètres» de la fiche société. Un dépôt supplémentaire devra également être créé. Ce mouvement permet de transférer en une seule saisie des articles d un dépôt source vers un dépôt cible. Aller dans l onglet «Stocks» puis cliquer sur «Transferts inter-dépôts». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau transfert. Indiquer le dépôt source (dépôt de départ) et le dépôt cible (dépôt d arrivée) Les articles sont saisis selon la méthode habituelle (se référer à la saisie d une commande fournisseur) L icône permet de revaloriser la pièce de stock. Cette revalorisation peut être nécessaire lorsqu une facture fournisseur n a pas été saisie avant le transfert inter-dépôt. 13) FAIRE UN INVENTAIRE a. A quoi sert un inventaire? Un inventaire permet d effectuer un arrêté de stock (en quantité et en valeur) et de remettre à zéro les articles non comptabilisés. Cette opération peut être faite soit à la fin de votre exercice soit en cours d exercice (inventaire tournant) afin de faire un contrôle de stock (pour un suivi de la démarque essentiellement). Ce document vous sert à valoriser vos stocks pour la fin d exercice. 75

77 b. Comment est-il valorisé? L inventaire est automatiquement valorisé article par article selon la méthode de valorisation défini sur la fiche article. Si l article n a jamais eu de mouvement, il est alors valorisé au prix d achat. L utilisateur peut à tout moment modifier une valeur particulière. c. Choix de la date d inventaire Le logiciel obéit à la règle de date suivante: l inventaire à une prise d effet à 00:01 à compter de la date définie sur l inventaire. Illustration via un exemple : Si l inventaire est créé le mercredi 31/12/2008, on considère que les quantités comptées et saisies dans la pièce d inventaire auront une prise d effet à 00h01 le 31/12/2008. Ceci signifie que si le magasin est ouvert le 31/12/2008 et que des ventes sont réalisées, le stock de fin de journée sera : Quantité inventoriées le 31/12/2008 moins quantités vendues le 31/12/2008. Note : Il est possible de réaliser le comptage physique le 31/12/2008 de manière à réaliser l arrêté et de créer la pièce d inventaire (pour des raisons d organisation) quelques jours plus tard en date du 31/12/2008. Le logiciel recalculera automatiquement le stock en fonction de la date d inventaire et des quantités saisies. Il est possible de créer plusieurs pièces d inventaires pour une même journée, un contrôle de cohérence évite au logiciel de saisir 2 fois le même article au sein d une même journée et d un même dépôt. d. Préparation des documents de comptage L application offre plusieurs possibilités pour préparer les documents de comptage, il faut au préalable déterminer si vous faite votre comptage dans l ordre des codes, des fournisseurs, des familles. Nous allons prendre l hypothèse d un inventaire à la famille. Pour un inventaire par fournisseur il faut utiliser la même procédure. Impression d un état de stock : Nous allons imprimer un état du stock à la famille. Nous vous conseillons de lancer une impression famille par famille. Aller dans l onglet «Impressions», «Stocks», Etat des stocks» puis «Etat de stock». Sélectionner la famille désirée, le code dépôt ainsi qu une rupture sur la famille. 76

78 Préparation d une pièce d inventaire à la famille: Notes : Nous vous conseillons cette dernière formule. L avantage de cette solution est double, elle vous évite de ressaisir les articles code par code, et vous permet de procéder au RAZ. L inventaire est fait en indiquant manuellement la quantité constatée sur un listing papier. Pour éditer ce listing, il faut au préalable créer un nouvel inventaire dans l Administrateur. Pour cela il faut aller dans l onglet «Stocks» puis Inventaire. Cliquer sur l icône pour créer un nouvel inventaire. Indiquer la date d inventaire (date à laquelle vous allez faire le comptage) et le code dépôt (Attention, une fois que l inventaire sera validé, la date ne sera plus modifiable). 77

79 Indiquer ensuite un libellé (Ex : Inventaire fin d exercice). Pour ajouter les articles d une même famille (même principe pour fournisseur) : Cliquez sur l icône «Ajouter des articles» en bas de votre fenêtre. Sélectionner l onglet correspondant à la famille ou faites un filtre sur les articles désirés. Puis cliquer sur l icône ci-dessous pour insérer tous les articles contenus dans la liste dans l inventaire. Lorsque le traitement d insertion des articles est terminé, on peut trier l inventaire par code, désignation, famille, en choisissant un tri. Note : La colonne «Stock constaté» est renseignée par défaut de la quantité théorique. La mise à zéro des stocks permet de mettre à 0 toutes les quantités, cette opération est pour vous la certitude que seuls les articles que vous aurez comptés et notés seront valorisés. Pour remettre à zéro les stocks, cliquer sur l icône «RAZ» dans le bas de la fenêtre. 78

80 Pour imprimer le document de comptage cliquer sur l icône. Si vous souhaitez imprimer l état en conservant l ordre de tri sélectionné, il est nécessaire de se déplacer dans l onglet «Rupture» et de sélectionner dans l onglet «Ligne d inventaire» l ordre de tri ci-dessous. 79

81 Il est temps de procéder au comptage. Attention si vous choisissez cette formule, il est important de ne pas oublier de familles (ou fournisseurs). Reporter manuellement sur le document la quantité comptée dans «Stock C.» et la valeur dans le cas où elle est erronée. e. Saisie des valeurs comptées Lorsque vous avez terminé de relever manuellement les quantités, il faut retourner sur la pièce d inventaire dans XL Pos Administrateur puis modifier les quantités dans la colonne «Constaté». Note : Pour rechercher un article dans votre pièce d inventaire, vous pouvez utiliser la touche F3 ou saisir directement son code, son code barre 1 2 ou 3 ou la référence fournisseur. f. Cas particulier des importations Il est possible d importer dans une pièce d inventaire les quantités saisies avec un terminal de saisie ou dans un fichier texte. Créer un nouvel inventaire à la date et sur le dépôt souhaités puis insérez tous les articles du dossier. Procédez à une remise à zéro. (Ceci permet de mettre à zéro les quantités des articles non comptés pendant la phase d inventaire). Procédez à l import dans votre pièce d inventaire. 80

82 Sélectionner le fichier à importer Le format attendu est : Code article (ou code à barres) ; Qté ; Valeur (celui-ci est facultatif, s il est vide XL Pos reprend automatiquement le PU Stock). La procédure d import va ajouter les quantités du fichier dans la zone «Stock constaté». Par défaut l option «Non (Cumuler avec les quantités déjà présentes)» est cochée. Ceci signifie que vous pouvez importer plusieurs fichiers d inventaire différents et que les quantités seront automatiquement cumulées. Il s agit ici du cas le plus fréquemment rencontré. Notes : vous pouvez aussi créer un inventaire global à une date antérieure et procéder à une remise à zéro totale du stock. Ceci vous permettra par la suite de créer autant d inventaires que de fichiers à importer. g. Cas particulier de la saisie sur Terminal Opticon PHL 2700 Merci de consulter la documentation «Inventaire PHL 2700» h. Imprimer un inventaire XL Pos propose trois éditions d inventaires à partir de la pièce d inventaire. Etat «Inventaire» : 81

83 Etat «Inventaire avec écart valorisés» : Etat «Inventaire décliné» (avec choix décolonnage): i. Dépréciation Si vous désirez déprécier votre stock, nous vous conseillons d exporter vers Microsoft Excel vos pièces d inventaire et de procéder manuellement suivant les formules de votre choix. Pour un export vers Microsoft Excel dans la pièce d inventaire faire un clic droit- Exporter-Tableau Excel: 82

84 Pour mettre à jour ces valeurs dans XL Pos ne conserver que les colonnes Code ; Quantité ; nouveau prix unitaire, enregistrer ce document au format CSV et procéder à l importation dans la pièce d inventaire qui vous a servie pour l export, les prix unitaires seront alors remis à jour. j. Cas particulier d un inventaire magasin ouvert Les inventaires de fin d exercices sont le plus souvent réalisés magasin fermé. Dans le cas de comptage partiel en cours de journée, il est important de préciser qu une pièce d inventaire est toujours considérée comme le premier mouvement de la journée. Autrement dit si vous comptez 6 articles en stock à 15h, il faudra ajouter les ventes réalisées avant 15h à la quantité comptée pour enregistrer l inventaire. 83

85 k. Conseils Il est envisageable que vous ayez oublié de mettre à jour des articles qui ne sont plus dans votre stock physique. Nous vous conseillons une fois vos opérations d inventaires enregistrées et imprimées, de faire une remise à zéro antérieure. Cela vous permettra de remettre à zéro les articles non comptés de votre stock. Exemple : vous avez compté et enregistré votre inventaire le 2 janvier, vous allez créer un nouvel inventaire au 2 janvier en insérant la totalité des articles comme montré au chapitre 13-d puis faire un RAZ. Cette opération peut être faite à tout moment, en cas d erreur vous pouvez supprimer ce document. N oubliez pas d effectuer des sauvegardes avant et après l inventaire et de les archiver. 14) GERER VOS VENTES HORS COMPTOIR XL Pos 9 Administrateur permet de gérer une chaine de facturation en dehors de l activité caisse. a. Saisir un devis Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Devis». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau devis. Indiquer les éléments suivants : - Type de client : Compte ou Caisse - Client : Cliquer sur la liste simple ou étendue afin de rechercher et sélectionner le client. (On peut également créer un nouveau client en saisissant le nom du client et en appuyant sur la touche «Entrée». La fiche du client apparait alors pour compléter les coordonnées) - Dépôt : indiquer le dépôt concerné par le devis. - Date : date du devis (date du jour par défaut) - Livrer le : indiquer une date prévue de livraison (laisser à la date du jour si l information n est pas connue) - Vendeur : Indiquer le vendeur. - Référence : zone de texte à l usage des utilisateurs 84

86 Dans l onglet Corps, il faut ensuite indiquer les articles. Ces articles peuvent être saisis soit : - Par le code - Par la référence fournisseur - Par le code barre 1, 2 ou 3 - Par appel de la liste article (voir ci-dessous) - Par déchargement d une saisie avec un terminal de saisie portable Pour un article de type produit, il faut indiquer la quantité, le prix de vente (s il varie par rapport à la fiche article), le taux de remise (remise en cascade possible) Pour un article de type modèle, le tableau des déclinaisons s affiche afin d indiquer la quantité, le prix ou la remise par déclinaisons. (4) (3) (2) (1) (5) On peut saisir une quantité(1) à la taille(2), à la couleur(3) ou sur toutes les déclinaisons(4) en sélectionnant les différentes cellules en exemple ci-dessus. En restant appuyé sur la touche «CTRL» du clavier, on peut également sélectionner plusieurs déclinaisons. 85

87 Important : Il faut impérativement indiquer un ordre de tri (5). Pour transférer un devis en commande client, il faut revenir sur le devis puis cliquer sur l icône. Le devis disparait alors de la liste des devis en cours au profit d une commande client. Un devis en cours peut également être repris en caisse (selon la configuration mise en place) pour transférer en commande client et percevoir un acompte. b. Saisir une commande Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Commandes». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle commande. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client. i. Description des icônes «Commande client» - Imprimer la commande client - Imprimer les étiquettes articles de la commande - Pointage de la commande client - Importer des articles d un portable de saisie portable - Clos une commande en reliquat - Transfert en facture client sans pointage - Réapprovisionner les articles de la commande - Recalcul de la marge - Régler la pièce - Accès direct à la fiche client ii. Enregistrer un règlement sur une commande Contrairement au devis, un règlement partiel ou total peut être ajouté sur la commande client. Cliquer sur l icône «Régler la pièce». 86

88 iii. Indiquer le moyen de paiement ainsi que le montant dans le cas d un règlement partiel. Dans le cas d un règlement par chèque, on peut indiquer le numéro de chèque. Livraison d une commande Une commande peut être transférée totalement ou partiellement en bon de livraison. Cette opération permet d éditer un bon de livraison et de mettre à jour le stock. Cliquer sur l icône «Pointer la commande». Lorsque l on pointe une commande, on peut paramétrer par défaut que les quantités commandées soient reprises dans les quantités livrées (Fiche «Société» - Onglet «Options» - Cocher «Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes en vente»). Si cette option n est pas active, il faut indiquer sur chaque ligne les quantités reçues ou si la livraison est conforme à la commande, cliquer sur l icône «Livrer toute la commande» indiquée ci-dessous. Appuyer ensuite sur le bouton «Valider» pour enregistrer la livraison. Lorsque la commande est livrée entièrement, celle-ci disparait de la liste des commandes clients. On retrouvera les bons de livraisons dans l onglet «Ventes» puis «Livraisons». 87

89 iv. Facturation d une commande La génération d un bon de livraison n est pas obligatoire, on peut transférer directement une commande client en facture client. Cliquer sur l icône «Facturer la commande». Sur la fenêtre ci-dessous, il faut confirmer les quantités et valider afin de générer la facture. Une commande en cours peut également être reprise en caisse (selon la configuration mise en place) pour être transférée en facture client et percevoir le règlement. c. Saisir un bon de livraison Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Livraisons». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau bon de livraison. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client. 88

90 d. Saisir une facture Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Factures». Cliquer sur l icône pour créer une nouvelle facture. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client. e. Saisir un avoir Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Avoirs». Cliquer sur l icône pour créer un nouvel avoir. La procédure de saisie est la même que celle d un devis client. Les quantités dans une pièce d avoir sont forcément négatives puisque les articles sont réimputés au stock du dépôt. Pour générer un avoir sur le compte d un client, il faut régler la pièce d avoir par le moyen de règlement «AV Avoir». f. Facturation des livraisons (facturation fin de mois) Cette procédure permet de lancer une facturation groupée des clients en fonction des livraisons effectuées sur une période. Il est fortement conseillé de faire une sauvegarde avant de lancer le traitement. Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Facturation des livraisons». «Livraison du :. au» : prend en compte toutes les livraisons comprises entre ces dates. «A facturer du :. au» : prend en compte toutes les dates de facturation mentionnées sur les livraisons. (facultatif) Indiquer un client ou une sélection de clients. Indiquer le dépôt concerné par les livraisons à facturer. Indiquer le mode de facturation des livraisons à facturer. (se reporter au chapitre «10 - a. Créer une fiche client» pour le mode de facturation) 89

91 En appuyant sur le bouton «OK», la liste des livraisons correspondant à la sélection apparait. Indiquer une date de facturation identique pour les livraisons en saisissant une date dans la zone «Facturer le :» puis en appuyant sur le bouton «Appliquer». A l aide de l icône «Corbeille», on peut supprimer une livraison de la facturation groupée Cliquer ensuite sur le bouton «Aperçu» afin de visualiser le regroupement des livraisons. Regroupement correct Si le regroupement est correct, cliquer sur le bouton «Fermer» puis «Valider». Le traitement s effectue et un message vous invite à imprimer les factures. Les factures sont ensuite accessibles et modifiables dans l onglet «Ventes» puis «Factures». Notes : les factures restent modifiables dès lors que le transfert en comptabilité n a pas été réalisé ou bien que la facture ne fait pas partie d un mois clôturé. 90

92 g. Règlement des factures i. Règlement d une facture Cliquer sur l icône «Régler la pièce» directement à partir de la facture client. Indiquer le moyen de paiement ainsi que le montant dans le cas d un règlement partiel. Dans le cas d un règlement par chèque, on peut indiquer le numéro de chèque. On peut également indiquer une banque de remise. ii. Règlement de plusieurs factures avec un règlement Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Règlements». Cliquer sur l icône pour créer un nouveau règlement. Indiquer le type de client puis choisir le client parmi la liste. Les pièces non soldées du client pour le dépôt sélectionné apparaissent dans la partie basse de la fenêtre. Indiquer le montant du règlement ainsi que le moyen de paiement. Effectuer ensuite un double clic sur les pièces qui sont affectées au règlement. Les pièces sont transférées de la liste des pièces non soldées vers les pièces affectées. 91

93 En cas d écart entre le règlement et les pièces affectées, une justification peut être indiquée (avance, boni, agios). 15) CONSULTATION DES JOURNAUX DE CAISSES Lorsqu une fin de journée est réalisée sur l Administrateur, un journal de caisse est créé. Un journal de caisse correspond à une clôture de caisse, donc on retrouve autant de journaux que de caisses pour chaque journée. Aller dans l onglet «Ventes» puis cliquer sur «Journaux de caisse». Seuls les tickets et tickets d avoir sont cumulés dans un journal de caisse. Les pièces commerciales (devis, commandes, BL et factures) ne sont pas regroupées. Vous pouvez consulter les pièces enregistrées lors de la journée de caisse à partir de l icône «liste des pièces». a. Description des icônes - Imprimer le journal de caisse - Imprimer la clôture de caisse au format A4 - Voir la bande de contrôle (fichier texte) - Imprimer les étiquettes articles du journal - Consulter les pièces rattachées (devis, commande, facture) - Recalcul de la marge 92

94 b. Consultation et modification d un journal La partie haute de la fenêtre fait apparaitre la date d ouverture et de clôture ainsi que le vendeur ayant ouvert et fermé. Le nom de la caisse ainsi que le dépôt de rattachement apparaissent également. i. Consultation des différents onglets L onglet «Corps» permet de voir les différents articles vendus, la marge en valeur et pourcentage ainsi que le compteur de visites s il est renseigné au moment de la clôture de caisse. Ce compteur peut être modifié directement dans cet onglet. 93

95 ii. iii. L onglet «Règlements» permet de voir les différents règlements perçus sur la journée de caisse ainsi qu un récapitulatif en bas de la fenêtre. Notes : pour chaque moyen de paiement, on peut choisir d afficher ou non le détail dans le journal de caisse. Cette option se paramètre en cochant ou non «Cumuler les règlements dans le journal de caisse» dans le menu Fichiers-Paramètres puis Moyens de règlement. L onglet «Statistiques» permet de visualiser la situation du fonds de caisse pour la journée de caisse ainsi qu un récapitulatif sur le nombre de tickets, factures, L onglet «Notes» permet de rajouter une annotation sur la journée de caisse. Lorsqu un symbole jaune apparait sur l onglet, cela signifie qu une note à été mise au moment de la clôture directement en caisse. Comment modifier un journal de caisse Lorsqu une erreur de caisse doit être corrigée après la clôture (erreur de référence article, choix du moyen de règlement) on peut modifier le journal si celui-ci ne fait pas partie d un mois clôturé ou si le transfert en comptabilité n est pas réalisé. L écart entre le total des règlements et le chiffre d affaire doit être conservé après les éventuelles modifications effectuées par vos soins. Nous conseillons vivement d indiquer dans l onglet «Notes» la justification de cette modification en cas de contrôle par l administrateur fiscale. Rechercher un ticket de caisse Sur chaque journal de caisse, on peut consulter la bande de contrôle correspondant au détail de toutes les opérations effectuées en caisse. Pour rechercher un ticket de caisse, il faut cliquer sur l icône «Voir la bande de contrôle». 94

96 Appuyer sur la touche «CTRL» du clavier et la touche «F» puis indiquer le numéro de ticket. iv. Consulter les pièces rattachées En cliquant sur l icône «Liste des pièces» une liste donne l accès aux pièces commerciales saisies sur la caisse. On entend par pièce commerciale, un devis, une commande, un bon de livraison, une facture ou un avoir client. Un double clic permet d accéder directement à la pièce à partir de cette liste. 16) GESTION DES ESPECES ET REMISE EN BANQUE XL Pos 9-Administrateur permet d éditer des bordereaux de remises en banque pour les espèces et les chèques bancaires. a. Remise de chèques Les remises de chèques sont accessibles à partir de l onglet «Ventes» puis «Remises de chèques». La gestion des remises de chèque peut être réalisée manuellement ou automatiquement suivant le choix noté dans les préférences des profils de caisse. Si vous avez choisi une gestion automatique, au moment de la remontée des caisses (opération fin de journée) l Administrateur crée automatiquement une remise pour la banque par défaut dans laquelle seront insérés tous les chèques du jour. Il vous suffira alors d imprimer le document et de procéder à la remise. Si vous optez pour une remise manuelle, vous devez pour chaque remise, créer une pièce de remise de chèque. L écran se décompose en deux parties. 95

97 Chèques affectés à la remise : ce sont les chèques inclus dans la remise en banque Chèques à remettre : c est la liste des chèques non remis. Pour faire entrer de nouveaux chèques dans la remise, il vous suffit de cliquer deux fois sur la ligne désirée ou d utiliser la flèche verte. Pour retirer un chèque d une remise, faire l opération inverse. Si vous utilisez la fonction chèque différé à l encaissement, vous devez ajouter les colonnes date de remise et remise différée afin d identifier à quelle date le chèque doit être remis en banque. Pour votre remise, procéder à l impression du document de remise. Il est à noter que la présentation de ce document est personnalisable. b. Remise d espèces Les remises d espèces sont accessibles à partir de l onglet «Ventes» puis «Remises d espèces». Il faut créer une nouvelle remise en indiquant la banque et le dépôt. Indiquer ensuite le détail de votre remise en banque en indiquant le nombre de billets et de pièces. Pour votre remise, procéder à l impression du document de remise. Il est à noter que la présentation de ce document est personnalisable. c. Mouvement d espèces Par mouvement d espèces on entend les apports, retraits et dépenses. Ces trois opérations effectuées en caisse sont ensuite consultables dans l Administrateur. Apport d espèce en cours de journée (montant retiré du coffre à destination de la caisse). Sortie d espèce (dépenses effectuées sur le fond de caisse avec justification). Retrait d espèce (montant retiré en cours ou fin de journée à destination du coffre). 96

98 17) CONSULTATION DES HISTORIQUES ET STATISTIQUES L onglet «Activité» regroupe l accès aux historiques et aux statistiques. Ces deux éléments permettent de visualiser ou d imprimer certaines informations liées aux chiffres d affaires. La différence entre les deux éléments porte sur la possibilité d imprimer uniquement les statistiques ainsi qu une présentation différente. En effet, les historiques permettent de visualiser les chiffres mensuellement alors que les statistiques permettent un affichage au mois, à la semaine ou au jour de la semaine (tous les lundi, mardi,...) Les historiques permettent également d avoir une comparaison des chiffres par rapport à l année précédente. A titre d exemple, nous allons consulter les historiques et statistiques portant sur les caisses. a. Consultation des historiques Sélectionner une caisse ou toutes les caisses ainsi que l année. Lors d un changement de sélection, cliquer sur la calculatrice pour rafraichir les données. L onglet «Evolution» permet de comparer les chiffres par rapport à l année précédente. 97

99 L onglet «Plages horaires» permet de visualiser les chiffres par tranches horaires. Enfin, un graphique permet de visualiser l évolution du chiffre mois par mois. Il faut choisir les types de pièces en cliquant sur les icones. Notes : Pour l historique par période, il faut définir une période que vous souhaitez analyser. Cet historique n est pas rétroactif, donc l historique sera renseigné lors des prochaines ventes effectuées sur la période. b. Consultation des statistiques Sélectionner une caisse ou toutes les caisses, le mode d affichage ainsi que le mois de début. Lors d un changement de sélection, cliquer sur la calculatrice pour rafraichir les données. 98

100 - Imprimer la statistique - Recalculer en fonction de la sélection - Affichage en HT - Afficher le détail - N affiche que les sous-totaux L onglet «Plages horaires» permet de visualiser les chiffres par tranches horaires. Enfin, un graphique permet de visualiser l évolution du chiffre en fonction du mode d affichage. Il faut choisir les types de pièces en cliquant sur les icones. 99

101 c. Visualisation du «Flash Caisse» Dans l onglet «Activité», l icône «Flash caisse» permet de visualiser les encaissements effectués en cours de journée sur la ou les caisses. Cette fonction nécessite de paramétrer l accès distant entre les caisses et l Administrateur. (Se reporter au chapitre «Mettre en place l accès distant» dans la notice technique ). 18) UTILISER L ONGLET «IMPRESSIONS» a. Présentation d une fenêtre d édition - Aperçu avant impression - Imprimer sans aperçu - Exporter vers un fichier ascii (paramétrage nécessaire) - Choisir l imprimante - Modifier l état avec XL Printer - Charger une configuration sauvegardée - Sauver une configuration - Supprimer une configuration - Non actif - Fermer la fenêtre Une fenêtre d édition est composée d un onglet «Données» qui permet de faire une sélection sur les données à imprimer. L onglet «Edition» sert à définir l imprimante sur laquelle on souhaite imprimer, l état ainsi que le nombre de copies. 100

102 Pour une édition, on peut avoir plusieurs états différents. Par exemple, l édition «Etat des ventes par articles» peut être édité, entre autres, avec l état «Etat des ventes mensuelles par articles» ou bien encore «Etat des ventes comparatif par articles». L onglet «Ruptures» permet de modifier le tri selon les états et de masquer certains éléments de l état. Par exemple, sur l édition «Liste des pièces» avec l état «Liste des pièces avec TVA» on ne souhaite pas imprimer le détail, donc il faut décocher la rupture «Détail-Corps». Exemple en laissant le détail : Exemple en masquant le détail : 101

103 b. Comment éditer mon chiffre d affaires sur une période Aller dans l onglet «Impressions» puis cliquer sur «Liste des pièces». On obtient le résultat suivant. c. Comment connaitre ma TVA à déclarer sur une période La même édition peut être éditée avec l état «Liste des pièces avec TVA». 102

104 On retrouve également sur cette édition le récapitulatif des TPF facturées aux clients. d. L impression des données L impression des données permet d imprimer une liste d article en fonction d une sélection, des étiquettes articles, une liste de client, des étiquettes clients, de faire un mailing client ou d imprimer les articles non mouvementés. i. Particularités «Etat de synthèses client» Dans l édition de la liste des clients, on peut choisir l état «Etat des avances, avoirs et crédits» ou «Etat des points fidélités». Ces deux états peuvent vous être demandés lors de votre bilan. ii. Particularités «Articles non mouvementés» Les articles non mouvementés peuvent aider pour établir une campagne de solde ou une promotion. 103

105 Le principe de cette édition est de repérer les articles n ayant pas mouvement d achat, de stock ou de vente dans une période donnée. e. Etats des Ventes Des éditions de ventes sont disponibles pour les articles, les familles, les clients, les vendeurs, les dépôts. Pour chacune de ces éditions, plusieurs états sont disponibles (présentation détaillée avec marge ou sans marge, récapitulatif mensuel, comparatif n / n-1). i. La notion de décolonnage (version textile) Sur certains états en version textile, on peut définir un décolonnage qui permet d afficher par exemple les ventes par taille et par couleur pour un modèle. Si je choisis l état «Etat des ventes articles déclinés» on peut choisir une présentation de ce type : 104

106 Pour obtenir ce résultat, il faut faire le paramétrage suivant dans l onglet «Données» de la fenêtre d édition : ii. Les états comparatifs n / n-1 On peut imprimer également un état comparatif des ventes entre une période et la même période sur l année précédente. Pour cela, il faut choisir l état «Etat comparatif des ventes articles» dans l onglet «Edition». f. Palmarès L impression des palmarès permet d imprimer les meilleures ventes par article, par famille, par client, par dépôt ou par vendeur. Dans l onglet «Options», on peut indiquer si on souhaite imprimer le détail du palmarès (affiche le détail des lignes de vente), si on ne veut que les «n» meilleurs ventes, si on souhaite trier par quantité, CA ou marge. En choisissant l état «Palmarès» on peut obtenir le résultat suivant : 105

107 g. Cumul journalier des ventes caisses Cette édition permet d afficher un récapitulatif des chiffres liés uniquement aux opérations effectuées sur les caisses. h. Remises de chèques différés Cette édition permet d éditer et de générer les remises de chèques concernant les chèques différés à l encaissement. Si on coche la case Générer les remises de chèques», les remises seront générées lors de l édition. 106

108 i. Détail des mouvements clients Cette édition permet d éditer un détail des ventes par client en fonction d une sélection d articles et d une période. Par exemple, nous souhaitons imprimer un listing des clients ayant acheté des bermudas. Cette édition peut également servir à générer un fichier ascii contenant les coordonnées des clients ayant achetés des bermudas. Ce fichier sert ensuite dans un publipostage (sous Microsoft Word par exemple) j. Relevés de factures et impayés Le relevé de facture est accessible à partir du menu «Relevés» puis «Relevés de facture». Il faut indiquer une période, choisir le type de client puis choisir le client parmi la liste. Le relevé d impayés et l état des impayés sont accessibles à partir du même menu. Il faut indiquer une période ainsi qu une date d arrêté. L état d impayé est un listing à usage interne alors que le relevé permet d envoyer aux clients une lettre de relance. k. Etats des achats Les éléments décris pour les états des ventes peuvent être appliqués pour les états des achats par articles, familles, fournisseurs, dépôts. 107

109 l. Etats des stocks Des états de stocks sont disponibles pour les articles. Dans l onglet «Données», il faut indiquer une sélection d articles, un dépôt, une date d arrêté ainsi que la possibilité d imprimer les articles ayant un stock positif, nul ou négatif. La date d arrêté permet d éditer un stock à une date antérieur. Dans la version textile de XL Pos 9 Administrateur, il est également possible de définir un décolonnage. (ci-dessous on utilise un décolonnage par taille en utilisant l état «Etat de stock décliné valorisé») m. Mouvement de stock Cette édition permet de retracer pour un article ou un ensemble d article, l ensemble des mouvements sur une période. Cliquer sur l icône ci-dessous puis indiquer la période et la sélection d article. 108

110 n. Cadenciers Les cadenciers permettent d éditer une liste des commandes clients ou fournisseurs en fonction de plusieurs critères et tris. Par exemple, nous souhaitons imprimer les articles en commandes clients regroupés par fournisseur et par date de livraison. Aller dans l onglet «Impressions», Cadenciers puis Commandes client. 109

111 o. Divers - Rappel d une impression sauvegardée sur le disque. - Rappel de la dernière impression - Lancer le générateur d état - Permet d imprimer des états particuliers conçus à partir du générateur d état. - N affiche que les sous-totaux 19) COMMENT PARAMETRER UN TRANSFERT COMPTABLE a. Paramétrage des comptes comptables i. Compte de vente et d achat Lors du transfert comptable le logiciel reprend les comptes comptables paramétrés sur les fiches articles dans l onglet Vente/Compta. Si rien n est renseigné, il reprend les comptes paramétrés sur la famille de l article. Si le client est différent du mode Exonéré le logiciel prend le compte de Vente. 110

112 Si le client est en mode Exonéré et que le pays est France alors le logiciel prend le compte Vente Exo France. Si le client est en mode Exonéré et que le pays est différent de France mais appartenant à la zone EURO alors le logiciel prend le compte Vente CEE. Si le client est en mode Exonéré et que le pays est différent de France et n'appartenant pas à la zone EURO alors le logiciel prend le compte Vente Exonéré. Dans le cas où aucun paramétrage n a été effectué sur la fiche article et la fiche famille, le logiciel reprend le paramétrage général dans l onglet «Dossiers», Comptabilité puis Paramétrage. ii. Compte de taxe Si il y a plusieurs taux de TVA dans votre dossier, il faut paramétrer les comptes de TVA collectée et déductible directement sur la fiche de la TVA. Pour le paramétrage des taxes parafiscales (DEEE, ), il faut également indiquer les comptes sur la fiche de la TPF. iii. Compte tiers Pour paramétrer les comptes comptables des clients et fournisseurs, il faut indiquer le compte dans le champ «Compte» (onglet «Informations») iv. Compte de trésorerie Pour paramétrer les comptes de trésoreries autres que ceux indiqués dans les comptes par défaut, il faut indiquer le compte dans chaque fiche «Moyens de règlement» concerné. b. Ventilation des comptes comptables généraux Lors du transfert comptable, l Administrateur peut générer une ventilation comptable suivant : le taux de TVA ($T) le code dépôt ($D) le code caisse ($K) le code client ($C) le code Fournisseur ($F) i. Ventilation par taux de TVA Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $T. 111

113 Sur la fiche TVA, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $T, ici le caractère 2. ii. Dans l exemple ci-dessus, le compte généré sera le compte Ventilation par dépôt Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $D. Sur la fiche dépôt, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $D, ici le chiffre 69. Dans l exemple ci-dessus le compte de vente généré sera le

114 Il est à noter que le $D peut être utilisé pour générer des journaux de vente par dépôt. iii. Une vente faite sur le dépôt 69 sera ventilée sur le journal V69. Ventilation par caisse Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $K. Sur la fiche caisse, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $K. iv. Une vente faite sur la caisse 2 sera ventilée sur le compte comptable Ventilation par client Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes de vente avec le symbole $C. Sur la fiche client, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $C. 113

115 Une vente faite sur le client Marguerite LUDOVIC sera ventilée sur le compte comptable Le code 01 peut correspondre par exemple à la catégorie client. v. Ventilation par fournisseur Sur l onglet «Vente/Compta» de la fiche article, l utilisateur doit paramétrer les comptes d achat avec le symbole $F. Sur la fiche fournisseur, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $F. Un achat fait sur le fournisseur ADIDAS sera ventilé sur le compte comptable Le code 01 peut correspondre par exemple à la catégorie grossiste. 114

116 c. Ventilation des sections analytiques Lors du transfert comptable, l Administrateur peut générer une ventilation analytique à l article, à la famille ou selon un paramétrage général. La section analytique peut être soit défini à l avance soit construit avec les codes analytiques présents sur les fiches suivantes : '$C', Code Analytique Fiche Client '$F', Code Analytique Fiche Fournisseur '$D', Code Analytique Fiche Depot '$K', Code Analytique Fiche Caisse '$T', Code Analytique Fiche Tva '$X', Code Tiers '$G', Code Analytique Fiche Categorie '$M', Code Analytique Fiche Famille '$A', Code Analytique Fiche Article Ex: Ventilation selon le dépôt sur une section analytique à l article. Sur la fiche dépôt, l utilisateur renseigne le code qui remplace le $D, ici le chiffre 69. Dans l exemple ci-dessus la section analytique de vente générée sera le Les deux champs concernés pour paramétrer le modèle comptable sont «Comptabilité» qui permet d indiquer le type d écriture (CG : pour la comptabilité générale et CA : pour la comptabilité analytique) et «Analytique» qui exporte la valeur de la section analytique. d. Paramétrage comptable Outre le paramétrage des comptes comptables vus précédemment, il faut paramétrer les journaux comptables. On y accède par l onglet «Dossiers», Comptabilité puis paramétrage (onglet «Journaux/Types par défaut»). Les journaux de caisses sont transférés dans le journal de caisse et les pièces commerciales (factures et avoirs clients) dans le journal de vente. 115

117 Dans l onglet Transfert comptable, il faut indiquer la version du logiciel comptable «Bilan» utilisé pour le transfert. Pour tous autres éditeurs de logiciels comptables, il faut indiquer «Autres». Ce choix permet de ne pas afficher l étape 4 lors du transfert. On paramètre également un seuil d écart de caisse en deçà du quel l écart ne sera pas ventilé. e. Lien comptable Seul un lien comptable direct avec «Bilan» existe. Pour les autres comptabilité, un fichier ASCII sera généré et il faudra manuellement l importer dans la comptabilité. f. Modèles comptables Divers modèles sont déjà créés. Ils permettent de donner la description du fichier attendu par le logiciel de comptabilité (champs, longueurs, format des données ). 116

118 Pour créer un nouveau modèle, il est possible d utiliser un modèle existant ou de demander d accéder à l écran suivant sans choisir de modèle. Etape 1 / Indication du fichier de destination et du type de fichier deux possibilités: Etape 2 / Format des données: 117

119 Etape 3 / Indication des champs à générer, de leur type et de leur largeur : Dans les champs, l application de formule de conditions est réalisable. Etape 4 / Indication du nom du modèle : 118

120 Il est impérative d indiquer un nom différent de celui indiqué par défaut quand vous modifiez le modèle comptable. En effet, une mise à jour de version de logiciel remet à l état initial tous les modèles comptables. g. Transfert comptable Pour accéder au transfert comptable, il faut passer par l onglet «Dossiers», puis cliquer sur l icône ci-dessous. Etape 1 / Indication du modèle comptable: Etape 2 / Indication des dates de transfert et les journaux à transférer : 119

121 Etape 3 / Mode de transfert: Transférer les mouvements déjà transférés en comptabilité : permet de régénérer le fichier pour l importation en comptabilité. Simuler le transfert en comptabilité : permet de générer un fichier sans les transférer dans le logiciel de comptabilité. Les pièces ne seront pas marquées comme transférées en comptabilité. Lorsque le transfert n est pas simulé, les pièces transférées sont marquées comme comptabilisées. Le symbole permet d identifier ce type de pièce. Générer les écritures des ventilations analytiques : permet de générer les écritures analytiques (en fonction du paramétrage effectué). Imprimer le résultat du transfert comptable : permet d imprimer un grand livre des écritures transférées en comptabilité. Etape 4 / Cet écran ne concerne que la liaison avec bilan 7 : 120

122 Etape 5 / Configuration du fichier de rapport : h. Clôture La clôture dans XL Pos 9 Administrateur permet d empêcher des modifications sur les pièces faisant parties d un mois clôturé. Pour effectuer cette opération, il faut aller dans l onglet «Dossiers» puis «Clôturer un mois». 121

123 Choisir un mois à clore puis appuyer sur «Suivant». 20) GERER LES VENDEURS a. Profils de vendeurs Un profil permet de déterminer des droits d accès à un groupe de vendeurs. Par défaut un profil «Responsable» est créé avec un accès complet aux fonctions de la caisse. Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Profils de vendeur». On peut créer un profil de vendeur auquel on rattache plusieurs vendeurs ou créer un profil par vendeur. La duplication des profils vous aide dans ce paramétrage. Pour dupliquer un profil il faut se positionner sur le profil puis cliquer sur «Dupliquer» dans le menu «Outils». Indiquer ensuite le code et libellé du profil. 122

124 On peut également indiquer pour un profil un mot de passe en cliquant sur l icône. Chaque fonction accessible en caisse peut être autorisée ou non pour le profil. Pour cela, cliquer sur la fonction à gauche de la fenêtre puis cocher «l élément n est pas accessible» pour ne pas autoriser la fonction au profil de vendeur. On peut également interdire la visualisation de certaines informations. Par exemple, sur le profil «Valérie», le gérant du magasin ne souhaite pas qu elle ait accès au prix d achat dans une liste article. Pour cela, il faut aller dans le menu «Accès aux données», «Articles» puis décocher les éléments à ne pas afficher. b. Les vendeurs Aller dans l onglet «Fichiers» puis cliquer sur «Vendeurs». Il faut indiquer un code ainsi qu un nom. Il faut également obligatoirement renseigner un profil de vendeur. Le dépôt de rattachement doit être renseigné si on souhaite que le vendeur n apparaisse que sur les caisses rattachées au dépôt. 123

125 On peut imprimer une étiquette permettant de faire apparaitre un code barre pour une identification automatique en caisse. Pour cela, il faut cliquer sur l icône. Notes : la recodification et la fusion est également possible sur les vendeurs. Ces opérations sont utilisées lorsque l on souhaite modifier un vendeur sur lequel des opérations ont été effectuées. 21) GERER LES DROITS D ACCES A l ADMINISTRATEUR. De la même manière que pour les profils de vendeurs, on peut gérer des droits d accès à XL Pos 9 Administrateur. Par défaut, un droit d accès «Responsable» est créé avec un accès complet aux fonctions de l Administrateur. Il est important de noter que les utilisateurs de l Administrateur et les vendeurs n ont aucun lien. Pour créer un nouveau profil d accès, il faut passer par l onglet «Dossiers», puis cliquer sur l icône ci-dessous. Indiquer ensuite le code profil et le libellé du profil. On peut indiquer un mot de passe en cliquant sur l icône. 124

126 Pour chaque élément accessible dans l Administrateur, on peut gérer les droits d accès suivants : On peut également interdire l accès à certains onglets dans une fiche en cliquant sur l onglet et en sélectionnant «l élément n est pas accessible». Pour dupliquer un profil d accès il faut se positionner sur le profil puis cliquer sur «Dupliquer» dans le menu «Outils». 125

127 On peut également interdire la visualisation de certaines informations. Par exemple, sur le profil «Vendeur», le gérant du magasin ne souhaite pas que la marge sur les commandes clients apparaisse. Pour cela, il faut aller dans le menu «Accès aux données», «Pièces» puis décocher les éléments liés à la marge. 22) UTILISER LE MENU UTILITAIRES a. Sauvegarde / Restitution Un outil de sauvegarde est intégré à XL Pos 9 Administrateur. La sauvegarde est essentielle et même incontournable. Pour qu elles soient efficaces, les sauvegardes doivent être faites quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement. Elles doivent être archivées sur un support différent du poste de travail (clé USB, disque dur externe, site ftp) et être stockées à l extérieur du point de vente. Pour faire une sauvegarde, il faut aller dans l onglet «Dossiers» puis «Sauver». Etape 1 / Indiquer l emplacement de la sauvegarde ainsi que le nom du fichier généré : On peut également indiquer un chemin pointant vers un serveur ftp pour externaliser la sauvegarde. Le chemin à indiquer est de la forme suivante : ftp:// [Nom Utilisateur] :[Mot de du site ftp]/[nom du fichier.zip] Etape 2 / Indiquer le type de sauvegarde : 126

128 L option «Compacter les données au maximum» permet de faire une sauvegarde sans les index. A la restitution, une reconstruction des index sera nécessaire. Etape 3 / Indiquer le type de mot de passe à appliquer au fichier de sauvegarde : Etape 4 / Indiquer les options de sauvegarde : Etape 5 / Démarrer la sauvegarde : Un message informe en fin de traitement du bon déroulement de la sauvegarde. La restitution d une sauvegarde s effectue en allant dans l onglet «Dossiers» puis «Restituer». Il faut indiquer l emplacement et le nom du fichier de sauvegarde que l on souhaite restituer et indiquer le mot de passe si le fichier en possède un. Un message informe en fin de traitement du bon déroulement de la restitution. b. Import et export de données Des imports et exports de données sont possibles à partir de XL Pos 9 Administrateur. i. Import de données Pour importer des données, il faut définir un nouveau modèle ou utiliser un modèle existant. Un modèle d import contient le paramétrage nécessaire au bon déroulement de l import. Pour faire un import de données, il faut aller dans l onglet «Dossiers» puis «Importer». 127

129 Etape 1 / Choisir le type d importation (pour un nouveau modèle, choisir le type de données à importer parmi la liste) : Etape 2 / Choisir la structure du fichier à importer : Un seul fichier sans enregistrement détail : dans le fichier à importer, il y a un seul enregistrement par article à importer. Exemple de structure : ;Short Basket;HOMME;33,5;GANDHI;14,56; ;Short Gabardine;HOMME;28,9;ZIAMODE;12,55; Un seul fichier avec des enregistrements maitre et détail : dans le fichier à importer, il y a un enregistrement maitre pour l article et «n» enregistrements détails pour les données liées à l article. Exemple de structure : AR; ;Débardeur Brésilien;FEMME;ZIAMODE DE;L;006; ;13;49,9 DE;L;007; ;13;49,9 AR; ;T-shirt Visage;HOMME;GANDHI DE;L;001; ;12,9;30 DE;L;002; ;12,9;30 Etape 3 / Choisir le fichier à importer ainsi que les options d imports : Etape 4 / Choisir le type de fichier à importer ainsi que les options d imports : 128

130 Notes : le format d import le plus répandu est le format texte avec un séparateur point-virgule. Cela correspond sous Microsoft Excel à un format CSV. Une option permet de créer les enregistrements inexistants et/ou de modifier les articles existants. Le rapprochement sur les modifications se fait sur le code article ou sur le code barre dans le cas d un import article. Etape 5 / Choisir les champs à importer : Sélectionner les champs à importer parmi la liste des champs disponibles puis double cliquer pour que le champ passe dans les champs à importer. L utilisation des flèches est également possible pour changer l ordre des champs, en ajouter ou en retirer. Lors de l import, il est également possible de créer les familles, les classifications et les fournisseurs si ceux-ci sont inexistants dans le dossier. 129

131 Etape 6 / Indiquer un nom au modèle d import et un choix du type d utilisation : Etape 7 / Indiquer un nom au fichier de rapport pour les erreurs éventuelles : Notes : si on souhaite que le rapport ne fasse apparaitre que les erreurs d importations, il faut indiquer une préférence d utilisation dans les échanges. ii. Export de données Pour exporter des données, il faut définir un nouveau modèle ou utiliser un modèle existant. Un modèle d export contient le paramétrage nécessaire au bon déroulement de l export. Pour faire un export de données, il faut aller dans l onglet «Dossiers» puis «Exporter». 130

132 Etape 1 / Choisir le type d exportation (pour un nouveau modèle, choisir le type de données à exporter parmi la liste) : Etape 2 / Choisir la structure du fichier à exporter : Un seul fichier sans enregistrement détail : dans le fichier à exporter, il y aura un seul enregistrement par client. Un seul fichier avec des enregistrements maitre et détail : dans le fichier à exporter, il y a un enregistrement maitre pour le client et «n» enregistrements détails pour les données liées au client. Etape 3 / Définir l emplacement et le nom du fichier à exporter ainsi que les options d exports : Etape 4 / Choisir le type de fichier à exporter ainsi que les options d exports : 131

133 Notes : le format d import le plus répandu est le format texte avec un séparateur point-virgule. Cela correspond sous Microsoft Excel à un format CSV. Une option permet d exporter les «énumérés en chaine». Ex : On exporte le pays pour chaque client, si l option est cochée, le libellé du pays apparaitra sinon le code du pays dans la base de données apparaitra. Etape 5 / Choisir les champs à exporter : Sélectionner les champs à exporter parmi la liste des champs disponibles puis double cliquer pour que le champ passe dans les champs à exporter. L utilisation des flèches est également possible pour changer l ordre des champs, en ajouter ou en retirer. Etape 6 / Indiquer un nom au modèle d export et un choix du type d utilisation : 132

134 Etape 7 / Indiquer la sélection des données à exporter : L export peut se faire sur tous les enregistrements ou seulement sur les enregistrements faisant parti d un filtre. c. Sous-menu Utilitaires i. Supprimer Cette procédure permet de supprimer du dossier tous les mouvements effectués (achat, vente et stock). Un mot de passe est nécessaire pour effectuer cette opération. Ce mot de passe ne sera délivré que par les services de la société XL Soft. ii. Recodifier XL Pos 9 - Administrateur permet de faire des recodifications puissantes des codes articles, des clients en compte, des fournisseurs ou des vendeurs. Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Pour lancer le traitement, il faut aller dans l onglet «Dossiers», «Utilitaires» puis «Recodifier». Ci dessous on recode tous les articles commençant par CSR pour qu ils commencent par CUI. 133

135 Recoder CSR* en CUI* puis appuyer sur «Ajouter» Le résultat est le suivant : Il est possible également de préparer un fichier de recodification. La structure est la suivante. Les codes sont entourés de guillemets et on sépare le nouveau code avec un point virgule. Exemple : A1 ; A100 A3 ; A300 Appuyer sur «Suivant» puis «Terminer» pour lancer le traitement. Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure. iii. Fusionner Ce module permet de fusionner des fiches articles, clients, vendeurs ou fournisseurs quand ces derniers ont été créés en double. Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Les critères de sélection sont identiques à la recodification. Ci dessous on fusionne tous les articles commençant par CSR avec l article «INCONNU». 134

136 Fusionner CSR* en INCONNU puis appuyer sur «Ajouter» Le résultat est le suivant : Il est possible également de préparer un fichier de recodification. La structure est la suivante. Les codes sont entourés de guillemets et on sépare le nouveau code avec un point virgule. Exemple : CSR-1000 ; INCONNU CSR-2000 ; INCONNU Appuyer sur «Suivant» puis «Terminer» pour lancer le traitement. Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure. iv. Purger les articles Ce module permet de supprimer du dossier tous les articles inutiles n ayant pas eu de mouvements. Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. 135

137 Effectuer une sélection des articles à supprimer selon les critères énoncés cidessus et éventuellement une date dans le champ «Créés avant». Cette zone permet de filtrer uniquement sur les articles qui ont été créés avant cette date. Options de purge : Par défaut, les articles ayant eu des mouvements ne seront pas purgés. Les articles n ayant pas eu de mouvements mais faisant partis d un inventaire avec une quantité à 0 seront purgés. Purger aussi les articles dont on ne gère pas le stock : si on coche cette option, les articles n ayant pas l option «Stocké» de cochée dans la fiche seront également purgés. Conserver les articles ayant un code barre : si on coche cette option les articles ayant un code barre ne seront pas purgés. Traiter les modèles en bloc : si on coche cette option les déclinaisons ne seront supprimées que si tout le modèle est supprimé. Supprimer les modèles s il ne leur reste plus de déclinaisons : si on coche cette option les modèles seront supprimés dès lors qu ils n ont plus de déclinaisons de rattachées. Appuyer ensuite sur le bouton «Suivant», indiquer un nom de fichier pour le rapport puis lancer le traitement. 136

138 Une liste préparatoire contenant les articles à purger s affiche. Tous les articles sont marqués comme étant à purger. Si on souhaite ne pas purger certains articles, il faut décocher l option «Purger». En appuyant sur le bouton «Ok», le traitement de purge s effectue. Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure. v. Purger les déclinaisons Il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Ce module permet de supprimer des déclinaisons articles en fonction des critères suivants : Options de purge : Par défaut, les déclinaisons ayant eu des mouvements ne seront pas purgés. Contrôler l absence de codes à barres : si on coche cette option, les déclinaisons ayant un code barre d affecté ne seront pas purgées. Contrôler l absence de prix d achat : si on coche cette option, les déclinaisons ayant un prix d achat d affecté ne seront pas purgées. Contrôler l absence d inventaires : si on coche cette option, les déclinaisons faisant parties d une pièce d inventaire ne seront pas purgées. 137

139 Appuyer ensuite sur le bouton «Suivant», puis «Terminer» pour lancer le traitement. En fin de traitement, un compte rendu s affiche. Il est fortement conseillé de procéder à une réinitialisation des caisses après cette procédure. 23) GERER LES CARTES DE FIDELITE La solution XL Pos permet la gestion des cartes de fidélité. Il n y a pas de limite en nombre mais une seule carte peut être affectée à un client. a. Paramétrage de la carte Pour créer une carte de fidélité, il faut aller dans l onglet «Fichiers» puis «Cartes de fidélité». i. Attribution des points On peut définir une date de validité de la carte de fidélité. Si aucune période n est indiquée, la carte aura une validité permanente. Attribuer les points à la ligne (par défaut au ticket) : Si on coche cette option, l attribution des points pourra être différente en fonction des familles ou des articles. Par défaut l attribution des points est faite sur le montant global TTC du ticket ou de la facture. 138

140 Appliquer un coefficient sur le total pour calculer les points : Si on coche cette option, un coefficient multiplicateur sera appliqué sur le total et non pas un nombre de points. Inclure les articles en promotion dans le calcul des points : Par défaut, les articles en promotion ne seront pas pris en compte pour générer des points. Pour les prendre en compte, l utilisateur doit cocher cette préférence. Inclure les articles en solde dans le calcul des points : Par défaut, les articles en solde ne seront pas pris en compte pour générer des points. Pour les prendre en compte, l utilisateur doit cocher cette préférence. Inclure les articles/tickets avec une remise accordée : Par défaut, les articles/tickets avec une remise ne seront pas pris en compte pour générer des points. Pour les prendre en compte, l utilisateur doit cocher cette préférence. Ne pas tenir compte des points nuls en promotion : Sur les promotions, l utilisateur a la possibilité d indiquer des points par article. S il ne l a pas fait (donc que le nombre de points est égal à zéro) et que cette option n est pas cochée, les articles en promotion ne seront pas pris en compte pour le calcul des points. Si cette option est cochée, ces articles sans points sur les promotions seront pris en compte pour le calcul des points. Nb : Dans le cas, où l utilisateur a bien indiqué des points sur la promotion, cette option validée ou non n influence pas le calcul. Le logiciel reprend bien les points saisis sur la promotion. Inclure les tarifs privés des clients dans le calcul : Certains articles ou famille d articles peuvent être affectés à un tarif privé. Ces articles ou ces familles ne seront pas pris en compte pour calculer les points si cette option n est pas cochée. On indique ensuite les points (ou le coefficient) par tranche de chiffre d affaires sur le total du ticket, par famille ou à l article. Exemple 1 : Sur le total du ticket, 5% du montant est converti en points de fidélité à partir de 10 euros d achat. 139

141 Exemple 2 : Quelque soit le montant des achats, le client acquiert 1 point sur sa carte de fidélité. ii. Affectation des gains Après le paramétrage de l attribution des points, on renseigne ce que le client obtient, c est à dire la nature du gain. Ce dernier peut être soit un bonus, soit un chèque cadeau. Le bonus est un moyen de règlement, au même titre que les chèques cadeaux. Le montant du gain est la valeur du bonus ou du chèque cadeau donné par le commerçant dès l obtention suffisant des points. iii. Numérotation des cartes de fidélité Cette zone permet de définir le paramétrage des numéros de cartes de fidélité. Ils peuvent être calculés automatiquement par incrémentation. Un radical est nécessaire pour l utilisation et l appel des clients par lecteur (douchette ou scanner code barre, lecteur magnétique). La longueur du numéro est d un maximum de 20 caractères (somme du radical et du numéro de la carte). Les numéros de carte de fidélité sont maintenant générés directement en caisse. Le paramètre à utiliser sur la carte est %TPV. Le code TPV est la valeur du champ référencé sur la fiche «Caisse» (onglet «Numéros»). Note : il faut que la racine soit commune à toutes les caisses pour que la caisse reconnaisse la lecture comme un client et non un article. Ex : FID[%TPV] saisie sur la carte de fidélité va générer un numéro de carte FID + Code saisie dans la fiche caisse. Dans ce cas FID est la racine permettant de détecter que la lecture en caisse est un client. 140

142 Important : Dans le cas de plusieurs caisses, il faut indiquer un code de numérotation différent par caisse dans l onglet «Numéros» de la caisse. iv. Les opérations sur la carte de fidélité L utilisateur indique le coefficient qui sera appliqué aux points obtenus si la vente a bien eu lieu entre les dates et les tranches horaires paramétrées sur cette zone. b. Affecter une carte de fidélité à un client i. A partir de XL Pos 9 Caisse A partir de la fiche client, il faut indiquer le type de carte parmi la liste puis indiquer un numéro si vous possédez des cartes pré-numérotées. Laissez le champ numéro à vide si vous souhaitez que la caisse génère automatiquement le numéro. 141

143 ii. A partir de XL Pos 9 - Administrateur A partir de la fiche client, il faut aller dans l onglet «Carte de fidélité» puis indiquer le type de carte parmi la liste. Il faut indiquer un numéro si vous possédez des cartes pré-numérotées. Laissez le champ numéro à vide si vous souhaitez que l Administrateur génère automatiquement le numéro. iii. Réaffectation des numéros de cartes Un utilitaire permet de réaffecter un numéro de carte à tous les clients ayant un type de carte de renseigné mais pas de numéros. c. Edition des chèques cadeaux L impression des chèques-cadeaux s effectue par l onglet «Impressions», «Fidélité» puis «Chèques-cadeaux». 142

144 Paramètres : Les chèques cadeaux sont édités en fonction du paramétrage suivant : Calcul automatique du montant en fonction des points acquis sur la fiche du client et du paramétrage de la carte. Calcul du montant en fonction du paramétrage renseigné directement sur cette fenêtre. Options : «Simuler» permet de ne pas retirer les points de la fiche client et d avoir un aperçu des chèques cadeaux. «Retirer les points correspondants sur la carte du client» retirera les points lors de l aperçu ou l impression des chèques cadeaux. On peut indiquer également une date d édition du chèque qui apparaitra sur le chèque cadeau. Cette opération est irréversible, nous vous conseillons fortement de faire une sauvegarde avant de cette opération. Notes : A partir de la fiche client l impression des chèques est également possible. Par défaut, la date de validité du chèque cadeau est d un mois à partir de la date d édition. Cette date peut être modifiée à l aide du générateur d état. 143

145 d. Consultation des points A la création d une fiche client, les zones points et bonus acquis (ou chèque cadeau) sont accessibles. Ce qui permet de reprendre l historique du client. Par la suite ces zones se mettent à jour à la remontée des caisses et ne sont donc plus accessibles à l utilisateur. En outre, à partir de la fiche client, l utilisateur à la possibilité de connaître la liste des articles qui ont bénéficié de points. 144

146 Il est également possible d imprimer la liste des points et des gains pour un ensemble de client à l aide de l onglet «Impressions», «Fidélité» puis «Listes des gains» ou «Listes des points». e. Utilisation des gains Les gains (chèques cadeaux ou bonus) sont utilisés en caisse comme mode de paiement pour régler un ticket ou une facture. f. La gestion des cadeaux et carte de fidélité Les promotions peuvent être utilisées pour gérer les «cadeaux» offerts aux clients en échange de points. Dans un premier temps il faut paramétrer la carte de fidélité avec un gain «chèque cadeau» et en incluant les promotions. Dans un deuxième temps, les promotions permettent de lister la liste «boutique». Pour chaque article est affecté en négatif le nombre de points consommés. 145

147 Ensuite, pour déstocker les points, il faut insérer l article offert dans le ticket de caisse ou la facture client. 24) QUESTIONS / REPONSES a. Questions : pourquoi mes listes sont différentes d un poste à l autre. Dans le chapitre 2, nous avons vu le paramétrage des listes. Ce paramétrage est propre à chaque poste qui accède à l Administrateur. Cela permet d avoir un environnement de travail propre à chaque utilisateur. b. Mon logiciel ne démarre pas. Que faire? Au préalable, il faut vérifier que le processus «XLPos Admin.exe» n est pas déjà présent dans les processus en cours. Pour cela, il faut faire un clic droit sur la barre de tache Windows puis cliquer sur «Gestionnaire de tache». 146

148 Sélectionner ensuite le processus «XLPos Admin.exe» puis cliquer sur «Arrêter le processus» Cliquer ensuite sur le bouton «Terminer le processus». Pour finir, relancer l application XL Pos 9 Administrateur. Si l opération n est pas concluante, il faut démarrer le programme en «mode défaut». Cette fonction est disponible dans le menu situé ci-dessous : Cette opération permet de lancer l application avec les paramètres initiaux, ce qui suppose que le paramétrage des listes et des étiquettes seront perdus. 147

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