Compte-rendu de la réunion du Comité. du 18 novembre 2013 de 14 h à 16h

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1 Compte-rendu de la réunion du Comité du 18 novembre 2013 de 14 h à 16h Etaient présents : Ann GIBBS, Sue GAUNTLETT, Julia JONES, Ginette MATARESE, Anne MUNRO, Martine RENAUD, Shirley SEARS-BLACK, Hanneke TAS Hans CONRADIE, Roland LOSFELD, Chris JOHN, Michel MARIO, Geoff PRICE, Etaient invités : Marijke MAAT, Johan BERRIS, Marcel BADER. Etaient excusées : Chantal LEVASSEUR, Sarah PEGG. La séance est ouverte à 14 h et en attendant les dernières arrivées, la présidente commence par le Point sur les Temps d activités périscolaires Conformément à l avis du comité, 7 membres du club se sont engagés personnellement dans ce projet. Cet engagement a permis d éviter la réquisition de la salle du Club international par la Mairie pour y installer la nouvelle classe de l école publique. (nous occupons une salle communale, l ancienne école de Montaigu) Nos interventions ont lieu le lundi, le mardi et le jeudi de 16 h à 17 h 30 à l école Les travaux qui vont commencer dans le bâtiment scolaire de l ancienne gare obligent la mairie à externer certains de ces ateliers : - 1 atelier informatique au Club le lundi - 1 atelier «loisirs papier» le lundi à la salle des jeunes. - Ces changements expliquent le nouvel horaire des réunions du Comité. Point sur les danses écossaises Anne Munro explique l interruption exceptionnelle des ateliers de danses écossaises. Les responsables partent en long voyage en Afrique du Sud. L an dernier les danseurs ont travaillé durant 21 séances. Cette année, l activité concerne 11 danseurs et le programme de l année 2014 est déjà élaboré.

2 Point sur les randonnées Johan Berris a souhaité intervenir lors de cette réunion. - pour discuter sur les règles de fonctionnement des randonnées (voir ci-après) - organiser une projection sur la randonnée d Escalona Quelques considérations et suggestions sur les randonnées pédestres Les randonnées de vendredi. Johan «Ces randonnées ont déjà une tradition de onze années. L idée a été toujours d organiser une randonnée en deux étapes, une le matin et une l après-midi, avec une pause pour le déjeuner en restaurant. Pour garantir l accessibilité pour tous, la distance d étapes était limitée : le matin environ 10 km (2 1 / 2 à 3 h de marche), l après-midi environ. 6 km (1 à 2 h). Ce n est pas toujours facile de respecter cette organisation, comme ce n est pas toujours facile de trouver des randonnées qui conviennent à tous. Néanmoins, c est important pour tous de maintenir le projet original. Un autre problème peut être le prix du repas, lequel est fixé déjà longtemps à 15 euros (ou 20 euros pour invités). Mais les prix augmentent chaque année, et le taux de la TVA passera de 7% à 10% en janvier Une raison pour permettre le plafond à 17/22 euros?» Chris estime que si le circuit est trop long il n est pas forcément agréable pour tous, surtout l hiver. Martine suggère que les randonnées les plus longues se fassent au printemps. Hanneke estime que le repas n est pas le plus important dans la randonnée et qu il faut laisser aux participants le temps de découvrir l environnement. Chris rappelle que le Club n est pas un club de randonnée mais qu il organise des randonnées ouvertes à tous les membres.. Il déplore que, parfois, les distances entre les premiers et les derniers randonneurs nuisent à la convivialité. Il ne faut pas perdre de vue que c est un moment à partager entre les différentes nationalités. La randonnée doit se faire en groupe, il faut cheminer avec tout le monde et échanger en français quand il y a des randonneurs francophones. La randonnée doit être un moment social important. Roland rappelle que les statuts indiquent clairement que toutes les activités mises en place par le Club doivent permettre de faciliter l apprentissage du français. Il souhaite que cela se mette en place à la fois dans la randonnée et dans le choix des places à table. Prix des repas : le comité pense qu il ne faut pas forcément demander 15 euros comme prix du repas mais que l organisateur de la randonnée, dans sa négociation avec le restaurant, est habilité à négocier un prix différent. Le prix doit être annoncé en même temps que la fiche de présentation de la randonnée. Le Comité souhaite ne pas dépasser 17 euros par repas et rester sur des prix sans centimes (14, 15, 16 ou 17 euros) Julia demande de bien vérifier que chaque participant est à jour de cotisation.

3 Johan recherche un responsable pour organiser la randonnée de Janvier. En cas de pique-nique (au printemps) la randonnée devient gratuite pour les membres et on demandera 5 euros aux invités. Chacun apportera son pique-nique, mais devra malgré cela s inscrire auprès de Ginette. 2. Les grandes randonnées. Johan : «Du premier au cinq septembre 2003 il y avait, avec le Tour du Pic du Midi d Ossau, la première grande randonnée. Après a été organisée chaque année une GR en Pyrénées ou en Massif Central. On a marché ces GR s de gîte-d étape à gîte-d étape avec un grand sac-àdos. Le Chemin de Stevenson en 2008 était la dernière randonnée de cette manière, à la vérité avec le transport des bagages par taxi. Depuis 2009 nous nous sommes installés à Escalona à la Casa Carpintera pour jouir de la demi-pension et des promenades en haute montagne. Je pense que le séjour en Escalona et ses randonnées sont à prolonger, mais pour offrir aux bons marcheurs (qui n aiment pas les hautes Pyrénées) une promenade assez forte, je propose pour l année 2014 : - Une randonnée de 4 à 5 jours, de gîte-d étape à gîte-d étape, en Cévennes au début de juin. Probablement il y a un(e) bénévole pour le transport des bagages dans sa voiture!? - Un séjour comme d habitude à la Casa Carpintera en Escalona la première semaine de septembre.» La proposition est adoptée par le Comité. Le Comité demande que l on envoie un mail, préparé par Johan, pour connaître qui serait intéressé par la sortie dans le Massif Central et qui souhaiterait aller à Escalona ; 2) Préparation de l Assemblée Générale Préparation du rapport d activités Martine préparera le rapport d activités Sous la forme d un diaporama. Le Comité souhaite que les diapositives de lecture soient limitées et que l on privilégie les photos. Martine demande à tous les membres photographes de lui envoyer les photos intéressantes pour ce diaporama qui ne devrait pas dépasser 20 minutes de projection. Peter Gauntlett, s est porté volontaire pour aider Martine à réaliser le diaporama. Préparation du rapport financier Roland préparera le rapport financier, mais devra attendre l envoi des décomptes bancaires Pour valider les comptes. Ces décomptes arrivant vers le 10 du mois, il n aura que quelques jours pour finaliser le bilan financier. Il s efforcera de présenter son bilan aux membres du Comité le lundi 13 janvier. Composition du prochain Comité Un tour de table est réalisé pour savoir qui reste au Comité.

4 Anne Munro se retire du Comité en raison d un déménagement. Sarah Pegg, se retire du Comité, pour privilégier son investissement dans la Troupe des Acteurs du Quercy Michel Queste nous a quittés définitivement : son poste est à pourvoir. Chris John hésite sur son engagement et s interroge, sur les décisions du Bureau de l association libellées comme en étant celles du Comité, néanmoins, il continuera à siéger au comité. Hans demande que les décisions soient prises de manière plus démocratique. Roland et Julia souhaitent que les membres du Comité s investissent davantage dans la vie du Club et que chacun réfléchisse à ce qu il peut apporter au club en fonction de ses envies et de ses compétences. Martine explique le problème apparu pour le repas de Noël : Shirley a apporté un seul devis et le Bureau du Club a envoyé par mail un sondage auprès des membres du Comité en raison de l accumulation de trois repas possibles le même mois : repas de Noël, repas de l assemblée générale, repas de l expo photo. Les résultats du sondage ont donné une majorité pour privilégier le repas de l Assemblée Générale. Néanmoins le repas de Noël a été maintenu Le Comité décide que le repas de Noël, organisé par Shirley, sera intégré à la comptabilité du Club pour des raisons d assurance et de responsabilité. Appel à candidatures Marijke MAAT et Marcel BADER, ont été invités à suivre les travaux du Comité aujourd hui, parce qu ils ont présenté leur candidature pour le prochain conseil d administration. Roland précise que les candidatures seront présentées lors de l Assemblée Générale qui élira les nouveaux membres. Un poste reste à pourvoir. Tout candidat doit se faire connaître auprès d un membre du Comité. Repas de l Assemblée Générale Shirley n a pas encore pris de contact avec les traiteurs. Elle le fera ces jours-ci et en avertira le Bureau qui, en fonction des délais pour sortir la feuille info, prendra le décision. Le prix proposé au traiteur sera de 14 euros. Invitations à l Assemblée générale Le Comité décide d inviter tous les maires de la Communauté de Commune à l Assemblée Générale, ainsi que le Conseiller Général. Comme d habitude, le maire de la commune qui nous reçoit et son épouse seront invités au repas de l Assemblée Générale. Questions diverses Programmation des activités En 2014 toutes les activités seront prévues trois mois à l avance et un calendrier de ces activités sera envoyé aux membres.

5 Fleurissement des jardinières Le Comité unanime remercie Jan PRICE pour l aménagement et le suivi des jardinières du Club. Il demande à Geoff de bien vouloir transmettre ses félicitations Tente pour la cuisine Le Comité remercie le CODET pour le prêt de la tente»cuisine» lors du repas «ch ti»au club. Cet essai est concluant. Le comité décide de demander un devis et en fonction de celui-ci, décidera soit d un investissement personnel (avec prêt possible) soit de louer au coup par coup une tente auprès du CODET. Cours d anglais pour débutants 1 Nous avons une demande d atelier d anglais pour des tout-débutants. Geoff accepte de se charger de cet atelier qui pourra se tenir le mercredi de 10 h 30 à 11 h 30, au Club. Premier atelier le mercredi 20 novembre Exposition photo La prochaine expo photo ouverte aux membres du Club aura lieu le samedi 15 février pour la Saint Valentin. Thème choisi : «je t aime» De décembre à fin janvier, le mur d exposition du Club sera offert à Isabelle ASSANTE, photographe professionnelle à Montaigu, membre du Club International. Compte-rendu des réunions du Comité Le compte-rendu de nos réunions sera d abord envoyé à tous les membres du Comité qui auront 3 jours pour faire part de leurs remarques, des erreurs trouvées, avant de le diffuser à tous les membres. Prochaines permanences : 23 novembre : Julia, Sue 30 novembre : Chris, Hans 7 décembre : Shirley, Ann 14 décembre : Marijke, Marcel 21 décembre : Hanneke, Michel. 28 décembre : Sue, Anne 04 janvier : Julia, Martine Prochaine réunion du Comité : Lundi 13 janvier à 14 heures Lever de séance à 16h.