Guide EA pour l Application de la norme ISO/CEI 17021:2006 concernant les audits combinés

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1 EA-7/05 Guide EA pour l application de la norme ISO/CEI 17021:2006 pour les audits combinés Référence de la publication Guide EA pour l Application de la norme ISO/CEI 17021:2006 concernant les audits combinés OBJET Le présent document a été élaboré par un groupe de travail sous la direction du Comité de Certification de l EA (European Co-operation for Accreditation) en vue d harmoniser les principes de base selon lesquels les audits combinés de systèmes de management devraient être conduits (quelle que soit la combinaison d audits considérée). Octobre 2008 rév. 00 Page 1 / 16

2 EA-7/05 Guide EA pour l application de la norme ISO/CEI 17021:2006 pour les audits combinés Auteur Cette publication a été écrite par un groupe de travail du Comité de Certification de l EA. Langue officielle Le présent texte peut être traduit dans plusieurs langues, selon les besoins. Toutefois, la version anglaise demeurera la version de référence. Copyright Le copyright de ce texte est détenu par l EA. Il est interdit de copier ce texte pour le vendre. Informations complémentaires Pour de plus amples informations sur cette publication, veuillez contacter le membre EA de votre pays ou le Président du Comité de Certification d EA. Pour obtenir des informations mises à jour, veuillez visiter notre site Web : Catégorie 2 des documents de support du MLA d EA Date d approbation : 25 Octobre 2008 Date d entrée en vigueur : 25 Octobre 2009 Période de transition : Octobre 2008 rév. 00 Page 2 / 16

3 Avant-propos Le présent document a été élaboré par un groupe de travail sous la direction du Comité de Certification de l EA (European Co-operation for Accreditation) en vue d harmoniser les principes de base selon lesquels les audits combinés de systèmes de management devraient être conduits (quelle que soit la combinaison d audits considérée). Le groupe de travail était constitué de représentants des organismes d accréditation européens et des parties concernées représentant les organismes de certification de systèmes de management accrédités. La structure de ce document est basée sur celle de la norme ISO/CEI 17021:2006. Le terme «doit» est utilisé dans ce document pour indiquer les dispositions qui, reflétant les exigences de la norme ISO/CEI :2006, sont obligatoires. Le terme «devrait» est employé dans ce document pour indiquer les moyens reconnus pour remplir ces exigences. Un organisme de certification peut remplir ces critères d une manière équivalente s il peut le démontrer à l organisme d accréditation. Octobre 2008 rév. 00 Page 3 / 16

4 SOMMAIRE INTRODUCTION DOMAINE D APPLICATION REFERENCES NORMATIVES TERMES ET DEFINITIONS PRINCIPES EXIGENCES GENERALES EXIGENCES STRUCTURELLES EXIGENCES RELATIVES AUX RESSOURCES EXIGENCES RELATIVES AUX INFORMATIONS Informations accessibles au public Documents de certification Répertoire des clients certifies Référence à la certification et utilisation des marques Confidentialité Echange d informations entre l organisme de certification et ses clients EXIGENCES RELATIVES AUX PROCESSUS Exigences générales Evaluation et certification initiales Activités de surveillance Renouvellement de la certification Audits particuliers Suspension, retrait ou réduction du périmètre de certification Appels Plaintes Enregistrements relatifs aux demandeurs et aux clients EXIGENCES RELATIVES AU SYSTEME DE MANAGEMENT DES ORGANISMES DE CERTIFICATION ANNEXE 1 REDUCTION DE DUREE ANNEXE 2 EXEMPLE : AUDIT DE L AUDIT INTERNE Octobre 2008 rév. 00 Page 4 / 16

5 INTRODUCTION Ce document donne des recommandations sur l application de la norme ISO/CEI :2006 pour la préparation et la réalisation des audits combinés. Toutes les clauses de la norme ISO/CEI :2006 continuent de s appliquer et ces recommandations ne se substituent à aucune exigence de cette norme. L objectif de ce document est d établir des recommandations concernant les audits combinés et, le cas échéant, la certification d un (de) système(s) de management selon un ensemble de deux critères d audit minimum. Le terme «doit» est utilisé dans ce document pour indiquer les dispositions qui, reflétant les exigences de la norme ISO/CEI :2006, sont obligatoires. Le terme «devrait» est employé dans ce document pour indiquer les recommandations qui, bien que non obligatoires, sont fournies par EA comme étant des moyens reconnus pour remplir ces exigences. Les organismes de certification qui réalisent des audits combinés en ne respectant pas les recommandations d EA ne pourront faire référence à leur accréditation sur les certificats délivrés suite à ces audits combinés qu à condition qu ils puissent démontrer à l organisme d accréditation que leurs solutions permettent de remplir les critères de la norme ISO/CEI 17021:2006 de manière équivalente. Il est à noter que les annexes en fin de ce document font partie de ce guide et devraient être lues comme telles. 1. DOMAINE D APPLICATION Directive EA pour l article 1 Le contenu des directives ci-après vise principalement les cas d audits combinés portant sur des normes de systèmes de management visant des risques organisationnels différents (par exemple qualité, environnemental, sûreté, sécurité, etc.). Il existe des cas particuliers pour lesquels une norme (par exemple TL 9000, AS/EN 9100) contient la totalité des exigences d une autre (ISO 9001 dans les cas cités). Dans ces cas là, quand un audit est réalisé selon une norme (par exemple TL 9000, AS/EN 9100), il est également possible de délivrer une certification selon la norme ISO 9001 (à condition que la portée soit la même) sur la base de l audit réalisé selon la norme TL 9000 ou AS/EN Le point G et l annexe 1 ne visent pas à traiter ce cas particulier. 2. REFERENCES NORMATIVES Directive EA pour l article 2 3. TERMES ET DEFINITIONS Directive EA pour l article 3 G.3.1 Les définitions suivantes s appliquent aux directives EA dans ce document : Audit combiné : Un audit combiné est un audit du (des) système(s) de management d une organisation portant sur un ensemble de 2 critères d audits/normes au minimum réalisé au même moment. Octobre 2008 rév. 00 Page 5 / 16

6 Système de management intégré (SMI): Pour l application du présent document, un SMI correspond au cas où une organisation utilise un seul système de management pour gérer divers aspects de la performance organisationnelle, pour répondre aux exigences de plus d une norme de système de management. Note 1: Les systèmes de management peuvent se retrouver dans différents niveaux d intégration. Voir annexe 1. Note 2: Pour l application du présent document, l expression critères d audit est employée pour designer les normes de système de management utilisée comme base de l évaluation de conformité et la certification (par exemple ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.). 4. PRINCIPES Directive EA pour l article 4 5. EXIGENCES GENERALES Directive EA pour l article 5 6. EXIGENCES STRUCTURELLES Directive EA pour l article 6 7. EXIGENCES RELATIVES AUX RESSOURCES Directive EA pour l article 7 8. EXIGENCES RELATIVES AUX INFORMATIONS 8.1 Informations accessibles au public Directive EA pour l article 8.1 G Ces informations doivent contenir des précisions concernant le processus de réalisation d audits combinés. 8.2 Documents de certification Directive EA pour l article 8.2 G Octobre 2008 rév. 00 Page 6 / 16

7 A l issue d un audit combiné, les documents de certification délivrés devraient être émis sous la forme : d un seul certificat qui devrait mentionner toutes les normes de systèmes de management couverts par l audit combiné (voir la note) et/ou d un certificat différent pour chacune des normes de système de management. Note : Dans les cas où le retrait de la certification concerne spécifiquement une norme de système de management, le certificat devrait être réémis en mentionnant les autres normes qui ne sont pas concernées par le retrait. G b) et c) Si les cycles de certification ne sont pas harmonisés pour chacune des normes de système de management couvertes par la certification délivrée suite à un audit combiné, alors les documents de certification doivent préciser toutes les dates de délivrance et d expiration des différentes certifications. La date d expiration de la certification combinée doit être la plus proche de chacune des dates d expiration. 8.3 Répertoire des clients certifies Directive EA pour l article Référence à la certification et utilisation des marques Directive EA pour l article Confidentialité Directive EA pour l article Echange d informations entre l organisme de certification et ses clients Directive EA pour l article EXIGENCES RELATIVES AUX PROCESSUS 9.1 Exigences générales Directive EA pour l article 9.1 G Le plan d audit doit permettre de s assurer que : Octobre 2008 rév. 00 Page 7 / 16

8 tous les domaines et activités applicables à chaque norme de système de management couverte par la portée de la visite sont évalués par des auditeurs ayant la compétence appropriée. une durée d audit suffisante doit être allouée pour réaliser un audit complet et efficace du (des) système(s) de management du client pour les normes de système de management couvertes par la portée de l audit. G L équipe d audit dans son ensemble doit répondre aux exigences en terme de compétence pour chacun des domaines techniques correspondant à chacun des schémas de certification couverts par la portée de l audit combiné. Dans le cas où le responsable de l équipe d audit n a pas la compétence requise pour auditer toutes les normes de système de management couvertes par l audit combiné, les membres de l équipe d audit doivent individuellement être désignés comme responsable pour chacune des normes pour lesquelles ils ont la compétence requise et être responsable de toute recommandation qui ne rentre pas dans le champ de compétences du responsable d équipe d audit. G Pour déterminer la durée d un audit combiné portant sur plusieurs normes de système de management, par exemple A + B + C, l organisme de certification doit : calculer la durée d audit requise pour chacune des normes de système de management prises séparément (en appliquant tous les facteurs pertinents décrits dans les guides d accréditation appropriés et/ou les règles applicables au schéma de chacune des normes) calculer une première valeur T pour la durée de l audit combiné en additionnant la somme de chacune des durées (par exemple T = A + B + C) quand approprié, ajuster la première valeur de durée d audit en tenant compte des facteurs qui peuvent conduire à une réduction (voir annexe 1) ou à une augmentation de la durée requise pour réaliser l audit combiné. Même s ils n y sont pas limités, ces facteurs devraient tenir compte : o de la disponibilité et de l utilisation d auditeurs compétents sur plusieurs domaines ; o du degré d intégration du système de management ; o de la capacité du personnel des organisations à répondre aux questions relatives à plusieurs normes de système de management ; o de la préparation de l audit qui doit prendre en compte l utilisation réelle du temps o d audit ; de la complexité des audits combinés en comparaison avec des audits d un seul système de management. Informer les clients que les durées de l audit combiné calculées sur les degrés d intégration du système déclarés pourront être modifiées si ces informations se révèlent par la suite erronées. Note: La directive G s applique Il est peu probable que la somme de tous les ajustements calculés pour une organisation donnée en prenant en compte tous les facteurs réduise la durée requise pour un audit combiné de plus de 20% par rapport à la première valeur de la durée d audit calculée et mentionnée ci-dessus. Le calcul de la première valeur de la durée d audit et les justifications pour la réduction de cette durée doivent être documentés. Les audits combinés des systèmes de management non intégrés (bien que menés en même temps) ne devraient bénéficier d'aucune réduction de temps. Octobre 2008 rév. 00 Page 8 / 16

9 G Les recommandations (d accréditation) existantes relatives à chaque norme de système de management doivent être prises en compte lors de l'élaboration d'un plan d'échantillonnage pour l'audit combiné. G Tous les éléments applicables de chaque norme de système de management correspondant à la portée de la visite de l'audit combiné doivent être évalués de façon satisfaisante. Par exemple, lors de la réalisation d un audit combiné d'un système de management intégré portant sur la qualité, la sécurité et l environnement, il serait inacceptable de vérifier l'efficacité du système des «mesures correctives» en auditant seulement des échantillons ne se rapportant par exemple qu à la qualité "qualité". Dans certaines parties du programme d audit, il devrait être possible que des auditeurs auditent les aspects d'une norme de système de management pour laquelle ils ne sont pas formellement qualifiés comme «auditeur» ou «responsable d audit». Cela devrait être possible dans les exemples suivants: Domaines dans lesquels les exigences des normes de système de management et les connaissances techniques pour réaliser l audit sont communes. Par exemple : contrôle des documents. Domaines pour lesquels l auditeur devrait vérifier la conformité avec les exigences de nature administrative cf. Annexe 2, exemple des audits internes Confirmation d une preuve / clôture d un exercice de traçabilité. o Au cours d un audit, il est souvent nécessaire de suivre et de confirmer qu un élément de preuve objective existe au sein des enregistrements et/ou processus de l entreprise. Cette confirmation peut prendre la forme d une question fermée et est souvent utilisée pour clôturer une piste d audit qui a été soulevée. Un exemple typique peut être le suivant: après l audit du système de management de la qualité d un service conception, il est nécessaire d obtenir la confirmation qu une clause particulière est référencée dans le bon d achat de certains types de produits. Cette confirmation de preuve devrait être réalisée par n importe quel auditeur. Il devrait être souligné que tout audit des conséquences techniques de l absence de preuve doit être réalisé par un auditeur compétent pour la norme de système de management applicable. De manière générale, les possibilités de délégation ne concernent que la partie administrative et non pas la gestion des processus. Ces délégations ne devraient être réalisées qu en suivant les instructions du responsable d audit qualifié pour la norme de système de management spécifique. Les constats d audit devraient être rapportés au responsable d audit qui décidera, si nécessaire, des actions supplémentaires à mener et qui rapportera les constats au client. Des tâches d audit relatives aux aspects techniques des processus (par exemple, leur management, contrôles, capacité et efficacité) pour lesquels des compétences techniques relatives aux critères d audit sont nécessaires, ne doivent pas être déléguées aux auditeurs qui ne sont pas compétents dans le domaine technique applicable à chaque schéma de certification. G Voir la directive G Les rapports d audit émis à l issue d un audit combiné devraient être émis sous la forme d un rapport combiné (dans lequel les constats relatifs à toutes les normes de système de management couvertes par l audit combiné sont inclus dans un seul et unique rapport commun) ou sous la Octobre 2008 rév. 00 Page 9 / 16

10 forme de rapports d audit séparés. Chaque constat émis dans un rapport combiné doit faire un lien avec chacune des normes de système de management applicable. Les non-conformités devraient être émises de façon séparée pour chaque norme de système de management à moins que certains constats soient applicables aux exigences de plusieurs normes. L'organisme de certification devrait examiner l'impact d'une non-conformité constatée pour l'une des normes de système sur la conformité des systèmes de management relatifs aux autres normes. G Cette analyse et cette description doivent être effectuées pour chaque non-conformité en tenant compte des exigences de chaque norme de système de management. G La ou les personne(s) qui se prononce(nt) sur l acceptabilité des corrections et des actions correctives doit (doivent) être compétente(s) pour chacune des normes de système de management couverte par la non-conformité. 9.2 Evaluation et certification initiales Demande de la certification Directive EA pour l article G Pour les audits combinés, ces informations devraient inclure des informations sur a) le degré d intégration (voir annexe 1) du (des) système(s) de management de l organisation et b) la capacité du personnel des entreprises (au moment de l audit) à répondre aux questions relatives à chaque norme de système de management couverte par l audit combiné. Les entreprises choisissent différentes approches pour gérer les divers aspects de la performance de leur secteur (par exemple qualité, santé, sûreté ou environnemental) qui peuvent être des systèmes de management totalement séparés ou bien partiellement intégrés voire totalement intégrés. Le degré d intégration d un système est un facteur qui va avoir une influence sur la durée d un audit combiné Revue de la demande Directive EA pour l article G Lors de la revue de la demande, l organisme de certification doit prendre en compte toutes activités complémentaires (restrictions) concernées par les normes de système de management qui seront couvertes par l audit combiné (par exemple, exigences spécifiques à chaque norme de certification). G Voir les directives pour l article Audit de certification initiale Directive EA pour l article G d) Octobre 2008 rév. 00 Page 10 / 16

11 Pour les audits combinés, les informations recueillies au cours de l audit d Etape 1 devraient inclure des informations sur a) le degré d intégration du (des) système(s) de management de l organisation et b) la capacité du personnel des entreprises à répondre aux questions relatives à chaque norme de système de management en vue de vérifier les informations obtenues et les décisions prises au cours de la Revue de la Demande (voir et 9.2.2). G e) L organisme de certification doit revoir et modifier autant que possible la durée de l audit qui était basée sur un niveau d intégration de système confirmé pendant l audit d Etape 1. L organisme de certification doit également confirmer que le niveau d intégration coïncide avec celui qui a été déclaré par le client. G Voir les directives pour l article Conclusions de l audit de certification initiale Directive EA pour l article Informations sur la délivrance d une certification initiale Directive EA pour l article Activités de surveillance Directive EA pour l article 9.3 G 9.3 Voir les directives pour l article Renouvellement de la certification Directive EA pour l article 9.4 G 9.4 Voir les directives pour les articles 9.1.2, et Audits particuliers Directive EA pour l article 9.5 Octobre 2008 rév. 00 Page 11 / 16

12 9.6 Suspension, retrait ou réduction du périmètre de certification Directive EA pour l article 9.6 G 9.6 Si une norme de système de management est affectée par la suspension ou le retrait de la certification, l organisme de certification doit examiner si les autres normes de système de management et les certificats sont également impactés. 9.7 Appels Directive EA pour l article Plaintes Directive EA pour l article Enregistrements relatifs aux demandeurs et aux clients Directive EA pour l article EXIGENCES RELATIVES AU SYSTEME DE MANAGEMENT DES ORGANISMES DE CERTIFICATION Directive EA pour l article 10 Octobre 2008 rév. 00 Page 12 / 16

13 ANNEXE 1 REDUCTION DE DUREE Figure Niveau d intégration % Capacité à réaliser un audit combiné % Figure 1: Ce schéma illustre la réduction (en pourcentage) qui peut être appliquée à la durée de l audit combiné et ses liens avec : sur l axe vertical, le niveau d intégration d un système de management d une organisation (voir ci-après) (qui devrait prendre en considération la capacité des audités à répondre à des questions portant sur des aspects multiples) ; et sur l axe horizontal, la mesure selon laquelle les différents membres d'équipe d audit sont qualifiés pour plus d'une norme de système de management visée par l audit combiné (c'est-àdire polyvalents) calculée en utilisant la formule suivante : 100 ((X 1-1)+ (X 2-1)+ (X 3-1)+ (X n -1)) Z(Y-1) où X 1,2,3 n est le nombre de normes pour lesquelles l auditeur n est qualifié selon la portée de l audit combiné; Y est le nombre de normes de systèmes de management couvertes par l audit combiné ; Octobre 2008 rév. 00 Page 13 / 16

14 Z est le nombre d auditeurs. Exemple: Une équipe de 3 auditeurs pour un audit combiné portant sur trois normes de systèmes de management différentes. L un des auditeurs est qualifié sur les trois normes, un autre est qualifié sur deux des normes et le dernier auditeur est qualifié sur l une des normes. Le pourcentage qui doit être utilisé sur l axe horizontal est : 100 ((3-1) + (2-1) + (1-1)) = 50 % 3(3-1) Niveau d intégration Un système de management intégré est le résultat d une organisation qui utilise un seul système de management pour gérer des aspects multiples de la performance organisationnelle. Il est caractérisé par : 1. Des Revues de la Direction qui considèrent la stratégie et le plan global de l entreprise 2. Une approche intégrée des audits internes. 3. Une approche intégrée de la politique et des objectifs. 4. Une approche intégrée des systèmes de procédés. 5. Un système de documentation intégré qui inclue des instructions de travail, à un bon niveau de développement, le cas échéant. 6. Une approche intégrée des mécanismes d améliorations (action corrective et préventive, mesures et amélioration continue). 7. Une approche intégrée de la planification, avec une bonne utilisation des approches de gestion des risques large. 8. Un soutien unifié de la direction et des responsabilités. L organisme de certification doit décider du pourcentage de niveau d intégration en fonction du nombre de critères ci-dessus auxquels le système de management des entreprises répond. Octobre 2008 rév. 00 Page 14 / 16

15 ANNEXE 2 EXEMPLE : AUDIT DE L AUDIT INTERNE Prenons le cas de l audit de «l audit interne» lors de la réalisation d une visite d audit combiné couvrant la qualité Q (ISO 9001), la Santé et la Sécurité S (OHSAS 18001) et l Environnement (ISO 14001) d une usine de fabrication type. Il existe des exigences communes aux trois normes concernant l audit interne. Ces dernières sont presque entièrement administratives en raison de l'existence de programmes et de plans, de rapports et activités de suivi. Cependant, il existe des bases différentes pour déterminer la fréquence de l audit interne et sa durée. Pour la partie qualité, il n y a pas d exigence concernant l audit de l usine de traitement des eaux usées ou des déchets solides alors que ce point figurera au premier plan du programme d audit ISO et devrait être inclus dans le programme relatif à la santé et la sécurité en fonction du type de procédés et des activités de l usine. Inversement, une opération d'assemblage dans une usine d'électronique soulève (devrait soulever) de nombreuses questions sur les parties qualité et santé et sécurité mais devrait en soulever relativement peu sur le plan environnemental. Le programme d audit doit mettre en avant les risques relatifs à l environnement et les risques liés à la santé et la sécurité ainsi que l importance de la qualité. Par conséquent, le programme et le plan de l audit interne devrait être examinés par un (des) auditeur(s) de l organisme de certification compétent(s) pour chaque norme de système de management. La compétence des auditeurs internes d une entreprise devrait être définie en termes de connaissance des processus d audit de base, de connaissances techniques et réglementaires et de connaissance des activités devant être auditées. Il est rare de trouver des auditeurs internes vraiment polyvalents ; aussi l utilisation par l entreprise d auditeurs internes ayant la compétence appropriée devrait également être évaluée par les auditeurs de l organisme de certification qualifiés pour chacune des normes de système de management couverte par l audit combiné. Dans cet exemple, l auditeur de l OC devrait poser trois questions principales : Question de l auditeur Le programme de l audit interne est-il effectivement mis au point? Le programme de l audit interne est-il mis en place en conformité avec les procédures? Est-il efficace? Systèmes combinés L équipe d audit de l organisme de certification doit confirmer que les parties relatives à la Qualité, l Environnement et la Santé et la Sécurité sont reparties en fonction de l état et de l importance des procédés et domaines à auditer, des risques environnementaux, des risques liés à la Santé et la Sécurité et des résultats des audits précédents. Ceci devrait confirmer que les audits sont réalisés par des auditeurs internes formés selon le plan et suivant les procédures. L équipe d audit de l organisme de certification doit évaluer la compétence des auditeurs internes, l importance des écarts et la pertinence des actions correctives. Compétence de l auditeur L équipe d audit de l organisme de certification doit examiner le programme d audit et évaluer s il est approprié et suffisant pour chaque norme de système de management. Ceci ne devrait être réalisé que par un (des) auditeur(s) compétent(s) pour chacune des normes de système de management couverte par l audit combiné. N importe quel auditeur de l OC peut évaluer les aspects administratifs de l audit interne. Ceci ne devrait être réalisé que par un (des) auditeur(s) compétent(s) pour chacune des normes de système de management couverte par l audit combiné. Octobre 2008 rév. 00 Page 15 / 16

16 Conclusion L audit du programme et du plan de l audit interne en vue d évaluer que la fréquence et la durée des audits ont été établies en fonction du risque et que des auditeurs internes compétents ont été désignés ne devrait être réalisé que par des auditeurs de l OC compétents pour chacune des normes de système de management couverte par l audit combiné ; L échantillonnage et l audit de rapports d audit adéquats en vue de confirmer l efficacité (en auditant le contenu et en le comparant avec leurs propres observations) du programme de l audit interne ne devraient être réalisés que par des auditeurs de l OC compétents pour chacune des normes de système de management couverte par l audit combiné ; N importe quel auditeur de l OC devrait pouvoir évaluer les aspects administratifs de l audit interne tels que : l existence d une procédure documentée, l existence d un programme d audit, la planification et la conduite des audits conformément au programme, le rapport, le suivi et la clôture des audits internes conformément à la procédure documentée. Toutefois, l examen de l efficacité des actions correctives devrait être réalisé par un auditeur compétent pour la norme en question. Octobre 2008 rév. 00 Page 16 / 16

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