Atelier Entreprises et Médias du 2 juillet 2014 sur les process de conception du Rapport Annuel

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1 Atelier Entreprises et Médias du 2 juillet 2014 sur les process de conception du Rapport Annuel Animé par Assaël Adary (co-président d Occurrence) Complété avec les datas des études Occurrence Occurrence est certifiée ISO 9001 depuis 2004 Edition n 1 Juillet 2014

2 L atelier > 2 juillet 2014, atelier Entreprises et Médias sur les processus de conception du Rapport Annuel 35 participants > Objectifs - Partage de savoir - Repérer les points cruciaux de la conception d'un rapport annuel - Dégager des bonnes pratiques 2

3 Un document à produire, une multitude d étapes clé Entre la définition du besoin et la diffusion du RA, les participants ont identifié plus de 110 étapes* plus ou moins similaires et plus ou moins opérationnelles. Tous ensemble, nous avons zoomé sur 4 étapes afin d échanger sur les différentes pratiques à la recherche des bonnes idées pour améliorer les process de conception d un RA. * L ensemble des post-it est disponible dans le document en annexe. 3

4 La définition du besoin 1

5 Une préférence pour les supports qui racontent > Le benchmark Occurrence des RA des entreprises du CAC montrait que celles-ci optaient majoritairement pour un rapport unique incluant les thématiques DD/RSE. > A l inverse, peu d entreprise optaient pour un doc de référence seul. > La tendance est à la publication d un rapport éditorialisé. RA intégrant le doc. de réf. 10% RA à part 25% Doc. de réf. seul 8,0% RA + RDD/RSE 57% La bonne idée : Un format plus petit ou un abstract/en Bref/FactBook - Document très utilisé et souvent apprécié. - Exemple : le rapport 2013 d'orange 5

6 Définition du canal Flashcodes pour accéder à des vidéos/photos/contenus exclusifs : < 1 % d'utilisation. Le tout digital? cf le rapport annuel 2013 de Legrand ( ) «Le tout digital peut poser un problème informatique et technique.» #compatibilité #accessibilité Le PDF déplace le sujet environnemental chez l'utilisateur final. Déjà vu : les internes demandent la version papier et l'externe se contente du digital. 6

7 La relation avec l agence 2

8 Le travail avec l agence > La datavision est très en vogue. «Attention à ne pas brider l'agence.» Les participants conseillent de travailler entre 2 et 4 ans avec la même agence. Une bonne idée pour optimiser le budget : Possibilité de mutualiser les schémas et la datavision avec le digital. Keep in Mind : Dans le maquettage, le français prend toujours plus de place que l'anglais. 8

9 La traduction 3

10 En quelle langue travailler? La majorité des entreprises présentes à l atelier tiennent leur document Master en Français. > En parallèle ou à la fin? Point de vigilance si l'on traduit en parallèle : les difficultés dues aux modifications. Une bonne pratique : Il est possibilité de demander à l'agence de traduction de tracer les modifications. > Envoi de la copie aux traducteurs après la validation Word Fr > La bonne idée : Faire relire le RA par des anglophones imprégnés du sujet (Responsable com région...). Jusqu à 5 relectures. 10

11 Pour avoir une bonne traduction Une bonne pratique : Avoir une relation de confiance et sur le long terme avec l'agence en charge de la traduction du Rapport Annuel. Les participants estiment que travailler 8 à 10 avec la même agence de traduction assure une bonne qualité des traductions. Il faut acculturer le traducteur. Etablir un lexique pour pérenniser le vocabulaire employé et réduire les risques d erreur de traduction. Etre plus en rerédaction qu'en simple traduction. Une pratique intéressante : Les équipes d un pays s occupent elles-même de la traduction du RA. 11

12 La diffusion 4

13 Optimiser la diffusion du RA > Impression à la demande - Techniquement au point (à la demande, personnalisation du rapport via la sélection des cahiers que l'on souhaite recevoir). - Très coûteux. - Et... c'est l'interne qui le demande. Exemple : la page youtube de FDJ et son haut potentiel viral (https://www.youtube.com/user/fdjofficiel/search?query=rapport+annuel) Bonne pratique : le serious gaming? #Innovation et recherche de #viralité. Exemple : AXA et son test "Protection, quel est votre profil?" (http://rapportannuel.axa/protection-quel-est-votre-profil ) 13

14 Autres éléments soulevés pendant l atelier 5

15 Les mots du Président > Le message du dirigeant est à préparer au dernier moment. > Formellement, plusieurs façons de faire coexistent : - Proposition d'un édito par la Dcom puis corrections/validation par le président, - Interview menée par un journaliste externe, - Interview reconstituée suite à la publication des résultats annuels. 15

16 Sous quel format procéder à la relecture? Le principe salvateur : "Qui ne dit mot consent". > La relecture, format word ou document maquetté : les deux positions d opposent. - Au format Word, les modifications sont. plus simples à faire. moins coûteuses - Au format maquetté, le «surcoût» du au maquettage peut être compensé par une validation obtenue plus rapidement. «La longueur de la période de validation dépend de la légitimité de la communication. La com' doit imposer son savoir-faire et ses process.» 16

17 Divers «Plus le rapport se veut grand public, plus il doit être visuel.» «L'outil porte l'image de la marque. Il est presque fédérateur.» Attention à bien négocier les droits d'utilisation. Si une image est achetée pour 3 ans, à N+3, le rapport qui la contient peut poser des problèmes de droit d'image. Nécessité d'une charte photo pour assurer une cohérence d'ensemble. La bonne idée d optimisation du process : battre le fer tant qu il est encore chaud Quand la conception de l année N est terminée, celle du rapport de l année N+1 commence par un débriefing avec les différents contributeurs pour identifier les pistes d'amélioration du process. 17

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