Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook

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1 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012

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3 Sommaire Chapitre 1 : Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook... 5 Présentation de Conference Manager pour Microsoft Outlook... 5 Installation de Conference Manager pour Microsoft Outlook... 5 Mise à jour ou mise à niveau de Conference Manager pour Microsoft Outlook... 6 Utilisation obligatoire du calendrier lié à votre compte Microsoft Outlook... 7 Première utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook... 7 Envoi d'une demande de réunion à l'aide de vos détails de conférence figurant dans Microsoft Outlook 9 Modification d'une conférence dans Microsoft Outlook Suppression d'une conférence de Microsoft Outlook Rejoindre une conférence Rejoindre une conférence à partir du menu contextuel de l'élément de rendez-vous Désactivation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Activation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Microsoft Outlook en mode hors ligne Index Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

4 4 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012

5 Chapitre 1 : Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Présentation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Avaya Aura Conferencing permet à un administrateur d'affecter une audioconférence à votre compte Microsoft Outlook. Une fois la conférence affectée à votre compte, faites appel à la fonction Calendrier de Microsoft Outlook pour créer et gérer vos conférences. Vous pouvez accéder à tout moment à une audioconférence qui peut accueillir un nombre spécifique d'invités (participants). Votre administrateur peut configurer le nombre de participants. Une application désignée comme «complément Conference Manager pour Microsoft Outlook» (ou tout simplement «Conference Manager pour Microsoft Outlook») offre cette fonction. Conference Manager pour Microsoft Outlook s'intègre en toute transparence dans votre calendrier Microsoft Outlook afin de vous proposer des fonctionnalités supplémentaires dans la boîte de dialogue Nouveau rendez-vous. Grâce à un nouveau bouton, nommé Ajouter une conférence, vous pouvez inclure les détails d'accès à la conférence dans les autres informations relatives à votre réunion et les envoyer aux invités. En plus de sa disponibilité au moment de la réservation, cette nouvelle fonctionnalité est également accessible au début de la réunion. Vous pouvez utiliser un nouveau bouton supplémentaire, nommé Rejoindre, pour rejoindre immédiatement la conférence. Grâce à cette fonction, le serveur Avaya Aura Conferencing compose votre numéro de téléphone et vous connecte à la conférence. Installation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Pour pouvoir installer Conference Manager pour Microsoft Outlook, vous devez disposer de Microsoft Outlook 2007 ou de Microsoft Outlook 2010 (versions x86 ou x64). Conference Manager pour Microsoft Outlook requiert une configuration logicielle spécifique. En général, l'administrateur s'assurera que les conditions requises sont respectées. Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

6 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Préambules Avant d'installer Conference Manager pour Microsoft Outlook, assurez-vous de disposer de l'application Microsoft Outlook sur votre ordinateur. Conference Manager pour Microsoft Outlook est compatible avec les versions 2007 et 2010 de Microsoft Outlook. Pourquoi et quand exécuter cette tâche L'objectif de cette tâche est d'installer Conference Manager pour Microsoft Outlook. Cette application vous permet de planifier des conférences à l'aide de Microsoft Outlook. Procédure 1. Naviguez jusqu'à l'emplacement des fichiers d'installation de Conference Manager pour Microsoft Outlook. L'administrateur peut mettre ces fichiers à votre disposition par différents moyens. Il peut, par exemple, les stocker à un emplacement réseau partagé et vous informer par courrier électronique du chemin d'accès à ces fichiers. 2. Fermez Microsoft Outlook. 3. Double-cliquez sur le fichier intitulé setup.exe. 4. Parcourez l'assistant d'installation comme à l'accoutumée. L'assistant d'installation est très semblable aux autres assistants. Pour continuer, vous devez accepter le contrat de licence et cliquer sur Install. L'assistant d'installation installe les composants prérequis avant l'application proprement dite. 5. Cliquez sur Close pour terminer l'installation. Etapes suivantes Vous devez à présent ouvrir Microsoft Outlook et entrer des informations personnelles relatives à votre compte Avaya Aura Conferencing, comme décrit à la section Première utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook à la page 7. Mise à jour ou mise à niveau de Conference Manager pour Microsoft Outlook Si l'administrateur met à jour la version du logiciel Conference Manager pour Microsoft Outlook, l'application exécutée sur votre ordinateur deviendra obsolète. Différentes actions sont possibles dans cette situation : Il se peut qu'aucune intervention de votre part ne soit nécessaire. En effet, l'administrateur peut très bien avoir configuré Microsoft Outlook de manière à ce qu'il récupère et installe automatiquement toutes les mises à jour disponibles à intervalle régulier. Si l'application 6 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012 Commentaires?

7 Utilisation obligatoire du calendrier lié à votre compte Microsoft Outlook détecte une nouvelle version du logiciel, elle affiche une boîte de dialogue contextuelle et une barre de progression pendant quelques secondes. Il se peut que vous deviez désinstaller l'ancienne version à l'aide de la fonction Ajout/ Suppression de programmes de votre système d'exploitation. Cela fait, vous pouvez installer la nouvelle version du logiciel que l'administrateur à mis à votre disposition. L'administrateur peut décider de procéder à une installation silencieuse du nouveau logiciel sur votre ordinateur en utilisant une technologie conçue à cet effet telle que Systems Management Server (SMS). En outre, vous pouvez manuellement consulter les mises à jour, comme suit : Pour les utilisateurs de Microsoft Windows XP : Cliquez sur Démarrer > Paramètres > Panneau de contrôle > Ajout/Suppression de programmes > Avaya Aura Conferencing. Si vous cliquez sur Cliquer ici pour obtenir des informations sur le support technique, une option Mises à jour du produit s'affiche. Pour les utilisateurs de Microsoft 7 : Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > Mise à jour Windows. Dans la fenêtre Mise à jour Windows, cliquez sur Modifier les paramètres et sélectionnez Me communiquer les mises à jour sur les produits Microsoft... Enregistrez ces paramètres. Dans la fenêtre Mises à jour Windows (Windows Update), cliquez sur Rechercher les mises à jour. Utilisation obligatoire du calendrier lié à votre compte Microsoft Outlook Conference Manager pour Microsoft Outlook vous permet d'envoyer vos détails de conférence en s'intégrant dans Microsoft Outlook 2007 et Microsoft Outlook Afin d'optimiser votre utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook, veillez à vous connecter à votre ordinateur à l'aide de votre compte personnel et à associer uniquement vos propres détails de conférence concernant des éléments créés dans votre Calendrier. En d'autres termes, Conference Manager pour Microsoft Outlook ne prend pas en charge la fonctionnalité de délégué de calendrier. Première utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Lors de la première exécution de Conference Manager pour Microsoft Outlook, le logiciel affiche une boîte de dialogue d'informations concernant Avaya. Dans cette boîte de dialogue, vous devez indiquer vos descripteur et mot de passe Avaya Aura Conferencing. Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

8 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Remarque : L'administrateur configure un compte Avaya Aura Conferencing en votre nom. Pour obtenir les détails de votre compte, renseignez-vous auprès de lui. Vous devez également entrer l'adresse IP ou le nom de domaine complet (FQDN, Fully Qualified Domain Name) du serveur Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent. L'administrateur dispose de ces informations. Cette procédure est uniquement requise lors de la première utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook. L'application mémorise ces informations afin de les réutiliser par la suite. Préambules Avant d'entrer vos informations personnelles, assurez-vous d'avoir installé Conference Manager pour Microsoft Outlook. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Cette tâche a pour objectif d'initialiser Conference Manager pour Microsoft Outlook. Procédure 1. Ouvrez Microsoft Outlook. 2. Dans la boîte de dialogue Avaya Conference Manager, entrez les informations suivantes : Nom d'utilisateur Mot de passe Hôte de service L'option Hôte de service correspond à l'adresse IP ou au nom de domaine complet (FQDN) du serveur Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent. 3. Cliquez sur Enregistrer. Conference Manager pour Microsoft Outlook est dorénavant prêt à l'emploi. Etapes suivantes Vous pouvez commencer à configurer des conférences. L'administrateur a probablement déjà créé une conférence à votre intention. 8 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012 Commentaires?

9 Envoi d'une demande de réunion à l'aide de vos détails de conférence figurant dans Microsoft Outlook Envoi d'une demande de réunion à l'aide de vos détails de conférence figurant dans Microsoft Outlook Préambules Avant d'associer une conférence à un rendez-vous ou une réunion, vous devez installer Conference Manager pour Microsoft Outlook. Pourquoi et quand exécuter cette tâche L'objectif de cette tâche est de créer une demande de réunion Microsoft Outlook et d'associer vos détails de conférence à cette demande. Procédure 1. Sélectionnez Calendrier dans Microsoft Outlook. L'écran Calendrier s'affiche. 2. Sélectionnez Nouveau. La fenêtre Nouveau rendez-vous s'affiche. Remarque : Vous pouvez également sélectionner Nouveau dans le menu déroulant Nouveaux éléments ou dans le menu contextuel Calendrier en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la plage horaire souhaitée dans le calendrier. En affichant la fenêtre Nouveau rendez-vous à l'aide de ces méthodes, il est inutile de cliquer sur le bouton Ajouter une conférence. 3. Sous l'onglet Rendez-vous, entrez tous les détails de la réunion, comme vous le feriez pour une réunion normale. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter une conférence. Conference Manager pour Microsoft Outlook récupère vos détails de conférence et les insère dans le corps du texte du rendez-vous. Si vous sélectionnez Nouvelle réunion Aura à partir du menu déroulant Nouveaux éléments ou du menu contextuel Calendrier en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la plage horaire souhaitée dans le calendrier, il est inutile de cliquer sur le bouton Ajouter une conférence. 5. Sélectionnez ou acceptez les participants de la manière habituelle. 6. Entrez les détails de l'emplacement. 7. Entrez un titre pour la conférence dans le champ Objet. 8. Cliquez sur Envoyer. Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

10 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Un courrier électronique affichant les détails de la conférence est envoyé à tous les participants. Sujets parents : Modification d'une conférence dans Microsoft Outlook à la page 10 Suppression d'une conférence de Microsoft Outlook à la page 10 Modification d'une conférence dans Microsoft Outlook Vous pouvez apporter des modifications à votre conférence de la façon habituelle, en utilisant Microsoft Outlook. Une autre possibilité consiste à modifier un rendez-vous existant afin d'y ajouter les détails d'une téléconférence. Pour disposer de cette option, vous devez avoir créé un rendez-vous au préalable. En tant que simple participant, vous ne pouvez pas modifier un rendez-vous existant afin d'y ajouter les détails de la téléconférence. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Cette tâche a pour objectif de mettre à jour une conférence existante. Procédure 1. Allez dans la vue Calendrier. 2. Double-cliquez sur votre conférence. Microsoft Outlook affiche la conférence. 3. Mettez à jour la conférence selon vos besoins. 4. Cliquez sur Envoyer la mise à jour pour enregistrer les modifications effectuées, fermer la conférence et envoyer les nouveaux détails à vos invités. Suppression d'une conférence de Microsoft Outlook Procédure 1. Allez dans la vue Calendrier. 2. Double-cliquez sur votre conférence. Microsoft Outlook affiche la conférence. 3. Cliquez sur Annuler la réunion. 10 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012 Commentaires?

11 Rejoindre une conférence 4. Cliquez sur Envoyer l'annulation pour envoyer l'avis d'annulation à tous les invités. Rejoindre une conférence Le bouton Rejoindre vous permet d'accéder à une conférence en un clic. Grâce à cette fonction, le serveur Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent compose votre numéro de téléphone et vous connecte à la conférence. Lors de votre première utilisation du bouton Rejoindre, vous devez configurer les options par défaut. Par la suite, les options par défaut du bouton Rejoindre seront systématiquement appliquées. Il est donc inutile de configurer les options par défaut lors de chaque utilisation du bouton Rejoindre. Vous avez cependant la possibilité de modifier à tout moment les options par défaut en accédant à l'onglet Avaya et en cliquant sur le bouton Paramètres de conférence par défaut. La procédure suivante décrit comment utiliser le bouton Rejoindre pour la première fois. Lorsque vous aurez effectué ces étapes, le bouton Rejoindre fonctionnera de manière automatique. Remarque : Le bouton Rejoindre ne fonctionnera efficacement que si vous utilisez le même serveur Conferencing en tant que modérateur. Si vous utilisez un serveur différent, le bouton Rejoindre est inaccessible. Vous pouvez identifier votre serveur Conferencing en consultant le champ Hôte de service dans le dialogue Avaya Conference Manager. Reportez-vous à la section Première utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook à la page 7 pour obtenir davantage d'informations sur cet outil. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Vous pouvez utiliser la fonction Rejoindre la conférence pour rejoindre une conférence ayant déjà commencé. Il s'agit d'une fonction facultative. L'administrateur peut l'avoir activée sur votre système. Procédure 1. Ouvrez une conférence existante. Dans la fenêtre Rendez-vous, Conference Manager pour Microsoft Outlook affiche un bouton Rejoindre sur la barre d'outils située en haut de l'écran. 2. Cliquez sur le bouton Rejoindre. Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

12 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Si vous n'avez pas encore configuré les options par défaut de la fonction Rejoindre la conférence, Conference Manager pour Microsoft Outlook affiche la boîte de dialogue Rejoindre la conférence. 3. Sélectionnez un numéro de téléphone dans la liste déroulante Me contacter au ou insérez un numéro dans la liste. La liste déroulante Me contacter au contient les numéros de vos contacts ainsi que les numéros que vous avez composés par le passé. 4. Cochez la case Lancer Collaboration Agent pour ouvrir la page Collaboration Agent. 5. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case Définir comme valeur par défaut (ne plus demander) afin d'enregistrer ces préférences pour les réutiliser lors des conférences ultérieures. 6. Cliquez sur Rejoindre maintenant. Le serveur Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent compose le numéro de téléphone que vous avez sélectionné dans la liste déroulante Me contacter au. Lorsque vous prenez l'appel, le serveur Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent vous connecte à la conférence. Si vous avez coché la case Lancer Collaboration Agent, le serveur Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent ouvre l'écran de connexion à Collaboration Agent dans le navigateur défini par défaut. Résultat Une fois les options par défaut configurées pour le bouton Rejoindre, le serveur Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent compose automatiquement le numéro de téléphone stocké dans les Paramètres de conférence par défaut. Si vous avez créé le rendez-vous, vous rejoignez la conférence en qualité de modérateur. Si vous en êtes l'un des destinataires, vous rejoignez la conférence en tant que participant standard. Sujets parents : Rejoindre une conférence à partir du menu contextuel de l'élément de rendez-vous à la page 12 Rejoindre une conférence à partir du menu contextuel de l'élément de rendez-vous Vous pouvez accéder à la fonction Rejoindre la conférence en cliquant sur le bouton Rejoindre à partir du menu contextuel de l'élément de rendez-vous. Ce menu est accessible depuis la fenêtre d'affichage de votre calendrier Microsoft Outlook. Cette fonction suit exactement la description qui en est faite à la section Rejoindre une conférence à la page Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012 Commentaires?

13 Désactivation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Procédure 1. Ouvrez le Calendrier Microsoft Outlook. 2. Identifiez une réunion à laquelle sont associés des détails de conférence. 3. Cliquez sur la demande de réunion avec le bouton droit de la souris. Dans la liste des éléments contextuels, l'option Rejoindre s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton Rejoindre et suivez les étapes comme décrit à la section Rejoindre une conférence à la page 11. Désactivation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Vous avez la possibilité de désactiver Conference Manager pour Microsoft Outlook. La procédure de désactivation de Conference Manager pour Microsoft Outlook est légèrement différente selon que vous utilisez Microsoft Outlook 2007 ou Microsoft Outlook Pourquoi et quand exécuter cette tâche Cette tâche a pour objectif de désactiver Conference Manager pour Microsoft Outlook. Procédure 1. Ouvrez Microsoft Outlook. 2. Effectuez l'une des opérations suivantes : Dans Microsoft Outlook 2007 : dans le menu Outils, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité pour afficher la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité. Dans Microsoft Outlook 2010 : dans le menu Fichier, cliquez sur Options pour afficher la boîte de dialogue Options Outlook. 3. Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Compléments pour afficher l'onglet Compléments. 4. Dans le menu déroulant Gérer, situé au bas de la boîte de dialogue, sélectionnez Compléments COM, puis cliquez sur le bouton Atteindre. 5. Dans la boîte de dialogue Compléments COM, décochez Avaya Aura Conferencing, puis cliquez sur OK. Conference Manager pour Microsoft Outlook est à présent désactivé. Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

14 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Etapes suivantes Le cas échéant, vous pouvez réactiver Conference Manager pour Microsoft Outlook en suivant une procédure similaire. Activation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Si vous avez désactivé manuellement Conference Manager pour Microsoft Outlook en suivant la procédure indiquée à la section Désactivation de Conference Manager pour Microsoft Outlook à la page 13, vous pouvez le réactiver à tout moment. La procédure d'activation de Conference Manager pour Microsoft Outlook est légèrement différente selon que vous utilisez Microsoft Outlook 2007 ou Microsoft Outlook Pourquoi et quand exécuter cette tâche Cette tâche a pour objectif d'activer Conference Manager pour Microsoft Outlook. Procédure 1. Ouvrez Microsoft Outlook. 2. Effectuez l'une des opérations suivantes : Dans Microsoft Outlook 2007 : dans le menu Outils, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité pour afficher la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité. Dans Microsoft Outlook 2010 : dans le menu Fichier, cliquez sur Options pour afficher la boîte de dialogue Options Outlook. 3. Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Compléments pour afficher l'onglet Compléments. 4. Dans le menu déroulant Gérer, situé au bas de la boîte de dialogue, sélectionnez Compléments COM, puis cliquez sur le bouton Atteindre. 5. Dans la boîte de dialogue Compléments COM, cochez la case Avaya Aura Conferencing, puis cliquez sur OK. Conference Manager pour Microsoft Outlook est à présent activé. Microsoft Outlook en mode hors ligne Si Microsoft Outlook est en mode hors ligne tout en étant toujours connecté au réseau, Conference Manager pour Microsoft Outlook fonctionne normalement. Il récupère les détails des conférences des utilisateurs et crée de nouvelles conférences planifiées pour les utilisateurs. Cependant, si Microsoft Outlook est en mode hors ligne sans être connecté au réseau, Con- 14 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012 Commentaires?

15 Microsoft Outlook en mode hors ligne ference Manager pour Microsoft Outlook affiche une erreur réseau lorsque les utilisateurs tentent de récupérer les détails de leurs conférences. Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

16 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook 16 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai 2012 Commentaires?

17 Index C Conference Manager...5 9, 11, 13, 14 activer...14 calendrier...7, 13 demandes de réunion...9 désactiver...13 installation...6 mise à niveau...6 mode hors ligne...14 M première utilisation...8 présentation...5 rejoindre une conférence...11 Microsoft Outlook...5 mode hors ligne...14 Utilisation de Conference Manager pour Microsoft Outlook Mai

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