Fiche n 12 : Droits d utilisateurs

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1 PlanningPME Planifiez en toute simplicité Fiche n 12 : Droits d utilisateurs I. Description Avec un identifiant et un mot de passe, chaque utilisateur ou groupe d utilisateurs aura un accès spécifique au planning (droit de modifier, supprimer, visualiser certaines données). L affectation des droits d utilisateurs se fait en deux étapes : - Création de groupes avec des droits spécifiques (Chapitre III) - Affectation d utilisateurs dans chaque groupe (Chapitre IV) II. Le vocabulaire utilisé Pour chaque champ du logiciel, vous aurez une ou plusieurs cases à cocher selon le niveau d accessibilité autorisé. Les différents cas possibles sont les suivants: 1 er cas : Vous n avez qu une case à cocher Vous donnez l accès ou non à ce champ. Exemple : Droit non accessible Menu correspondant dans le logiciel L utilisateur n a pas accès aux droits d utilisateurs : les champs apparaissent en grisé Données 2 ème cas : Pour chaque donnée (service, ressource ), vous pouvez décider des droits suivants : Consulter : Accès en lecture à la donnée concernée Ajouter : Ajout d une nouvelle donnée (nouveau service, nouvelle ressource ) Modifier : Modification des informations sur une donnée Supprimer : Droit de suppression d une donnée Fiche n

2 3ème cas : Visible : Les champs entrés pourront être lus ou non Accessible : Les différents champs pourront être modifiés ou non Exemple : Les différentes possibilités pour le champ «Libellé» sont : Visible et Accessible : on a tous les droits Visible mais non Accessible Non visible et non Accessible III. Création de groupes avec des droits spécifiques Depuis PlanningPME, allez dans le menu «Données» -> «Groupe». Depuis ce menu, vous allez pouvoir créer des groupes avec des droits distincts sur toutes fonctions et données du planning: droit de créer des tâches, visualisation des indisponibilités en passant par le droit d imprimer Pour commencer, cliquez sur le bouton «Ajouter» pour créer un nouveau groupe. Dans la fenêtre «Groupe», plusieurs onglets, apparaissent. Nous allons expliquer les droits pour chaque onglet. Fiche n

3 III.1. Onglet «Général» Dans l organisation des droits, il y a 4 domaines distincts : - Le paramétrage interne du logiciel - La définition de l organisation - L utilisation régulière du planning - Les fonctions avancées Nous allons détailler ces quatre domaines ci-après. Fiche n

4 III.1.1. Le paramétrage interne du logiciel Le paramétrage interne du logiciel est une opération qui se fait à son installation puis épisodiquement. Ce sont, a priori, des opérations faites par l administrateur du logiciel. Il faut en effet être bien formé à l usage du produit pour modifier ces paramètres qui impactent tout le monde. Vous pouvez décider qui a accès ou non aux paramètres cicontre. Champs disponibles Base de données Purger Référencement du logiciel Droits Utilisateurs Catégorie de tâche Jours fériés Champs supplémentaires Congés Langue Options Verrouillage des tâches Déverrouillage des tâches Mode Sélection/Création Description des tâches Champs correspondants dans le logiciel Fichier-> Nouveau planning + Emplacement Fichier -> Base de données -> Purger Fichier -> Identification + Référencement par Internet ou par fichier Données -> Groupe + Utilisateur Données -> Catégorie de tâche Données -> Jours fériés Données -> Champs supplémentaires Outil -> Congés Outil -> Langue Outil -> Options Clic droit sur une tâche du planning puis «Verrouiller» ou «Déverrouiller» Clic droit sur un espace vierge du planning puis «Mode Sélection» ou «Mode Création» Données -> Description tâche III.1.2. Définition de l organisation La définition de l organisation est une opération qui se produit à l installation du logiciel, lorsque l on paramètre le logiciel. Fiche n

5 On y retourne très occasionnellement, lorsqu on intègre une nouvelle ressource, un nouveau service ou lorsque l on re-structure la société. Cette organisation est définie depuis le menu «Données». Droits d utilisateurs Accès depuis PlanningPME III.1.3. Utilisation régulière du planning L utilisation du planning est le cadre le plus courant d utilisation du logiciel : elle permet à un utilisateur de pouvoir créer ou non des tâches, les supprimer, les mettre à jour Champs disponibles Liste des tâches Liste des indisponibilités Tâche Indisponibilité Impression Rechercher Fractionner Copier/Coller Champs correspondants dans le logiciel Données-> Tâche Données-> Indisponibilité Modification directe sur l espace de planification Modification directe sur l espace de planification Fichier -> Imprimer + Aperçu avant impression + Configuration de l impression Edition -> Rechercher Edition -> Fractionner Edition ou clic droit sur une tâche ou une indisponibilité du planning -> Copier + Coller Fiche n

6 III.1.4. Fonctions avancées du planning Ces fonctions doivent être utilisées par des utilisateurs avertis! Champs disponibles Synchronisation Localisation Import Export Tableaux croisés dynamiques Statistiques Champs correspondants dans le logiciel Fichier -> Synchronisation Outils -> Localisation Fichier -> Importer Fichier -> Exporter Outils -> Tableaux croisés dynamiques Outils -> Statistiques III.2. Droits avancés : droits spécifiques pour chaque fenêtre. Pour chaque fenêtre «Client», «Ressource», etc vous pouvez spécifier un droit d accès et de visibilité ou non pour chaque onglet et pour la plupart des champs de cette fenêtre. Fiche n

7 III.2.1. Fenêtre «Ressources» Chaque ressource dispose d une fiche personnelle. Pour chaque information, des droits d accès vont pouvoir être affectés. Accès aux onglets : les onglets de la fiche seront accessibles ou non Onglet Informations : Pour chaque champ de cet onglet, il sera possible de donner un droit de visualisation et un droit de modification Fiche n

8 Accès aux onglets Accès depuis PlanningPME «Ressource humaine» et «Ressource matérielle» sont des onglets contenant des champs supplémentaires personnalisables pouvant être créés dans la fiche de la ressource à partir du menu «Données» -> «Champ supplémentaire». Fiche n

9 III.2.2. Fenêtre «Client» Chaque client dispose d une fiche personnelle. Pour chaque information, des droits d accès vont pouvoir être affectés. Accès aux onglets : les onglets de la fiche seront accessibles ou non Onglet «Général» : Pour chaque champ de cet onglet, il sera possible de donner un droit de visualisation et un droit d accessibilité Fiche n

10 Accès aux onglets Accès depuis PlanningPME Onglet1, Onglet2 et Equipement client sont des onglets contenant champs supplémentaires personnalisables pouvant être créés dans la fiche client à partir du menu «Données» - > «Champ supplémentaire». Fiche n

11 III.2.3. Fenêtre «Option» Ici, il s agit de donner des droits d accès aux onglets du menu «Outils» -> «Options» : Fiche n

12 Accès aux onglets Accès depuis PlanningPME III.2.4. Fenêtre «Tâche» Fiche n

13 Pour chaque information de la fenêtre de la tâche, des droits d accès vont pouvoir être affectés. Accès aux onglets Accès depuis PlanningPME Les onglets «Facturation», «Paramètres» et «Lieu» apparaissent si vous les avez au préalable activés dans le menu «Outils» -> «Options» -> «Tâche». Onglet1, Onglet2 et Onglet 3 sont des onglets contenant des champs supplémentaires personnalisables pouvant être créés à partir du menu «Données» -> «Champ supplémentaire». - Onglet Général Onglet général Accès depuis PlanningPME - Tâche Les champs «Projet», «Pourcentage», «Client», et «Lieu» apparaissent si vous les avez au préalable activés dans le menu «Outils» -> «Options» -> «Tâche». Fiche n

14 Champs Visualisation Description Les utilisateurs verront quand les ressources sont occupées mais aucune description n apparaîtra à l intérieur du rectangle de la tâche : Bulle En se plaçant sur une tâche, l info bulle jaune n apparaîtra pas si cette option n est pas cochée. III.2.5. Fenêtre «Indisponibilité» Fiche n

15 Pour chaque information de la fenêtre de l indisponibilité, des droits d accès vont pouvoir être affectés. Pour chaque champ de cet onglet, il sera possible de donner un droit de visualisation et un droit d accessibilité. Visibilité / Accessibilité Accès depuis PlanningPME Une fois tous vos groupes enregistrés avec des droits spécifiques, il vous reste à créer les utilisateurs. IV. Création des utilisateurs Depuis PlanningPME, allez dans le menu Données -> Utilisateurs Vous allez pouvoir créer des identifiants et mot de passe par utilisateur. Chaque utilisateur est associé à un groupe et à une ressource. Fiche n

16 - Création d un utilisateur : Cliquez sur Ajouter La fenêtre suivante apparaît. 1- Entrez un identifiant 2- Entrez un mot de passe 3- Confirmez le mot de passe 4- Affectez un groupe à cet utilisateur. 5- Sélectionnez le(s) services que pourra visualiser cet utilisateur. 6- Sélectionnez le(s) services auxquels l utilisateur pourra accéder en écriture 7- Sélectionnez la ressource qui correspond à l utilisateur le cas échéant Fiche n

17 Vous avez ainsi créé un nouvel utilisateur avec des droits spécifiques sur le planning. Cochez la case «Demander à l utilisateur d entrer son mot de passe» pour que les droits d utilisation soient activés à l ouverture du planning. A la prochaine ouverture de PlanningPME, un identifiant et un mot de passe vous seront demandés. Selon vos droits, vous aurez un accès plus ou moins limité au planning. Astuce : Si le nom d utilisateur est le même que votre nom d utilisateur Windows, vous n aurez pas à entrer de mot de passe. Les droits seront automatiquement pris en compte à l ouverture du planning. Fiche n

18 V. Exemples V.1. Droit de consulter le planning de deux services et de modifier le planning d un seul service 1- Création d un utilisateur Dans cet exemple, Marie a les droits suivants : - un droit en lecture aux services Commercial et Technique - un droit en écriture au service Technique Marie peut visualiser le planning des deux services : 3- Visualisation sur le planning Lors de la création de tâches, elle ne peut créer des tâches que sur le service Technique. Egalement, elle ne peut pas modifier les tâches de l équipe commerciale. V.2. Droit de créer des indisponibilités mais pas de tâches Vous souhaitez que vos ressources puissent s affecter des jours de congés mais pas de tâches : Fiche n

19 1- Paramétrage du groupe Ce groupe a seulement le droit de créer et modifier des indisponibilités. 2- Création d un utilisateur Dans cet exemple, Vincent a les droits du service A. Il n a accès qu au planning de son service en lecture et peut faire des changements uniquement sur son planning. 3- Visualisation sur le planning Vincent ne peut pas créer de tâches : L icône de la tâche en haut à gauche du planning apparaît en grisé et il ne peut que sélectionner «Nouvelle indisponibilité» quand il clique droit sur la souris! V.3. Droit de modifier les commentaires de la tâche mais pas les autres paramètres de la tâche Fiche n

20 1- Paramétrage du groupe Ce groupe a seulement le droit de visualiser les différents paramètres de la tâche et d y ajouter des commentaires. 2- Visualisation sur le planning Toutes les zones sont en grisés sauf la zone de la remarque. V.4. Droit de visualiser les coordonnées des ressources Fiche n

21 1- Paramétrage du groupe Ce groupe ne peut pas visualiser les plages horaires des ressources, les indisponibilités, les adresses et autres coordonnées personnelles. 2- Visualisation sur le planning Les coordonnées des ressources ne sont pas accessibles. Fiche n

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