Cahier des charges pour l appel d offres : «Organisation et gestion de la participation collective Normandie AeroEspace au salon EUROSATORY 2016»

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1 Cahier des charges pour l appel d offres : «Organisation et gestion de la participation collective Normandie AeroEspace au salon EUROSATORY 2016» Paris Villepinte du 13 au 17 juin 2016 Plan du document Contexte de la mission... 2 L industrie aéronautique, spatiale, défense et sécurité enfrance.. 2 L industrie aéronautique en Normandie et l'ambition de Normandie AeroEspace 2 Objet de cet appel d'offre... 3 Modalités et délai de la réponse..6 Indications sur les critères d évaluation des offres..6

2 Contexte de la mission L industrie aéronautique, spatiale, défense et sécurité française L industrie aéronautique,spatiale, défense et sécurité française se situe au premier rang en Europe. La branche compte plus de 200 grands industriels en France, auxquels s ajoutent plusieurs milliers d entreprises, majoritairement des PME et PMI, en situation de fournisseurs et sous-traitants. Ces entreprises se répartissent en 3 grands secteurs : les maîtres d œuvre, concepteurs de systèmes (44% des effectifs) : les motoristes (15% des effectifs) les équipementiers et principaux sous-traitants (41% des effectifs) Le secteur est important et majoritairement exportateur. Il comptabilise emplois directs en France et de l ordre de emplois au total avec la sous-traitance. Cette industrie se caractérise par des activités de haute technologie, des produits à forte valeur ajoutée nécessitant d importants investissements en R&D et des emplois qualifiés. L Industrie aéronautique, spatiale, défense et sécurité en Normandie et l ambition de Normandie AeroEspace Avec près de emplois, la Normandie se positionne au premier plan des régions aéronautique, spatiale, de défense et de sécurité. La filière aéronautique, créée en 1998, s est progressivement structurée. Constituée en association fin 2005, son ouverture aux acteurs économiques de son environnement en 2008 a marqué une étape importante de son évolution avec l intégration de plus de 60 nouveaux membres associés issus du tissu des PME et PMI normandes ainsi que du monde de la recherche et de l enseignement. Plus que jamais, Normandie AeroEspace est engagée dans le développement économique de la région avec la volonté de contribuer à faire reconnaître la Normandie comme une région française d excellence dans ces métiers. EUROSATORY est un Salon de la défense et de la sécurité au niveau mondial. Il constitue pour les entreprises membres de Normandie AeroEspace un évènement à ne pas manquer, car il constitue un évènement majeur pour le développement de leur entreprise, sur les plans national et international. Normandie AeroEspace tient à apporter, au travers de son Pavillon d environ 150 m2, un soutien et une organisation sans failles pour les accompagner avec une prestation clés en mains irréprochable. NAE tient également, au travers de son pilotage, de ses choix de prestataires et de son plan de communication, à apporter une très bonne visibilité à ses exposants, à contribuer ainsi à rehausser encore leur image d excellence, et à les dédouaner de tous les aspects organisationnels.

3 Objet de cet appel d offres - Organisation de la participation collective - Base 12 à 14 exposants 1 / PHASE DE PREPARATION Cette phase a pour but de définir les modalités de participation et d en engager la mise en œuvre. La mission du prestataire retenu consistera à : - Etablir le budget et en assurer le suivi, - Suivre la trésorerie sous le pilotage de NAE, - Suivre les inscriptions et la liste des exposants, - Gérer les inscriptions en lien avec l organisateur, - Réaliser et proposer les plans de répartition des exposants, - Participer à une réunion interne NAE pour la préparation du salon, - Assurer le suivi des réservations d hôtels pour NAE, - Accompagner l équipe NAE sur tous les aspects du salon, notamment la communication et évènementiel éventuel. 2 / PHASE DE GESTION Cette phase a pour but de définir les besoins des participants, pour les globaliser et les gérer, en relation avec les prestataires sélectionnés par NAE. La mission du prestataire sélectionné consistera à : - Définir avec chaque participant les modalités de sa participation clés en main, en proposant et gérant les offres des différents prestataires, - Rédiger et envoyer à chaque exposant une confirmation de stand précisant texte d enseigne, n du stand, mobiliers commandés, et toute autre information liée à sa participation, - Suivre et relancer les exposants pour les inscriptions aux catalogues, - Réaliser et proposer les plans d aménagement, de localisation des points électriques et des enseignes, - Gérer l aménagement de l espace en relation avec l aménageur, veiller au bon achèvement de cet aménagement dans le délai et la qualité prévus, - Préparer les données nécessaires à l établissement par Normandie AeroEspace des facturations aux participants, soit la deuxième facture d acompte et la facture finale, les options souscrites (mobilier, catalogue, badges, invitations ). - Préparer les bons de commande techniques (électricité, éclairage, enseignes, mobilier, eau, nettoyage, air comprimé, téléphone, télécopie, internet, nettoyage) et les envoyer après validation par NAE, - Gérer les badges (exposants, NAE et VIP), les invitations et les places de parking,

4 - Participer et co-animer une à deux réunion en Normandie avec les exposants sur le thème de EUROSATORY (présentation du salon, des aspects logistiques, de l organisation générale ), - Suivre, sous pilotage de NAE, le budget et la trésorerie, en veillant à la conformité avec le budget NAE et les conventions financeurs Au terme de cette étape, NAE devra disposer des documents suivants : - Commandes techniques (décoration, électricité, catalogue, invitations), - Présentation power point des aspects logistiques et organisationnel du salon pour la réunion en Normandie avec les membres de NAE, - Confirmation des badges, - Confirmation de stand pour chaque participant, - Deuxième facture d acompte et facture finale, factures concernant les options, - Budget prévisionnel et situation de la trésorerie avant réalisation. 3 / PHASE DE REALISATION Durant cette phase, la mission du prestataire retenu consistera à : - Réceptionner sur place, l après-midi du samedi 14 juin 2014, les prestations des fournisseurs (stand, aménagements, commandes techniques), en veillant au respect des délais annoncés, - Transporter les matériels NAE (documentations, panneaux..) sur place, - Accueillir les exposants le dimanche 15 juin, et aider à leur installation, en veillant aux interventions des différents prestataires, - Piloter, en relation avec l équipe NAE, l organisation d évènements sur le stand, - Etre présent sur le stand de 8h30 à 18h30 du 16 au 20 juin et appuyer l équipe NAE pour la gestion quotidienne des aspects de la vie du stand, - Gérer chaque jour du salon un buffet repas pour les exposants, pour moins de 12 euros par repas boissons incluses, - Gérer l approvisionnement d un buffet petit-déjeuner journalier, - Veiller aux approvisionnements du stand : catalogues, buffet petit-déjeuner, bar, repas de midi,, - Gérer, en relation avec les prestataires, les éventuels problèmes techniques, - Assister les exposants lors du démontage le vendredi 20 juin jusque 23h00, - Accompagner l équipe NAE dans l organisation éventuelle d une soirée évènementielle, - Gérer l éventuelle arrivée précoce d exposants. 4 / PHASE D APRES SALON - Etablir le budget final, en veillant à sa conformité avec les dossiers de financement NAE - Participer à une réunion de débriefing en Normandie.

5 Durant sa mission, le prestataire retenu travaillera en appui de l équipe NAE et se présentera en tant que prestataire NAE, avec création d un spécifique. Modalités et délai des réponses Le délai maximum de remise de vos offres est le suivant : dès que possible, et au plus tard le 4 janvier Les prestataires intéressés doivent envoyer leur offre en détaillant chacune des 4 phases décrites ci-dessus, qui doivent également montrer les différents frais de déplacement. Cette offre doit être proposée comme un forfait, quel que soit le temps réel passé à l exécution de la prestation décrite dans ce document. Les prestataires doivent indiquer leurs conditions de paiement. En cas de réponses insuffisantes, l appel d offres pourra être prolongé. Indications sur les critères d évaluation des offres Pour évaluer les différentes offres, une grille de sélection sera mise en place reprenant les critères d évaluation ci-dessous. Cette évaluation sera réalisée conjointement par le chargé du projet, la déléguée de NAE et le Vice-Président NAE de l axe Business & Performance. Les critères retenus seront les suivants : 1. Evaluation de la pertinence et de l adéquation de la prestation proposée par rapport à la demande (coefficient 2) 2. Expertise reconnue du prestataire dans le domaine objet de son offre (coefficient 3) 3. Coûts (coefficient 2) 4. Reconnaissance de la qualité du prestataire par des membres ou partenaires NAE (coefficient 3) Votre offre doit être envoyée à au plus tard le lundi 4 janvier 2016

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