ANAIS LE LOGICIEL DE GESTION PRÉVISIONNELLE DE L ENTREPRISE AGRICOLE ET RURALE. Laboratoire Informatique de l ENITA de Bordeaux Tél.

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1 LE LOGICIEL DE GESTION PRÉVISIONNELLE DE L ENTREPRISE AGRICOLE ET RURALE Laboratoire Informatique de l ENITA de Bordeaux Tél

2 PHILOSOPHIE DU LOGICIEL - CONCEPTS DE BASE ET MECANISMES 1. Présentation du logiciel s articule autour de 3 modules : le REFERENTIEL (module spécifique de banque de données), le module de PREVISION (étude économique prévisionnelle), le module RBCGEN générateur d états. Le REFERENTIEL, accessible à tout instant, fonctionne sur le principe de la banque de données et permet d importer des données du référentiel vers l étude en cours ou à l inverse, de les exporter de l étude pour enrichir le référentiel. Composé de catalogues des charges et produits fréquemment utilisés, il permet ainsi d assister l utilisateur durant la constitution d un dossier d étude prévisionnelle. Son rôle est primordial dans la mesure où il doit permettre de décharger au maximum l utilisateur de tâches de saisies fastidieuses et répétitives. Lors de l élaboration d une étude, il est possible d importer des activités complètes (par exemple cycles biologiques, rendements, prix, charges et produits liés à l activité), mais également des charges ou des produits choisis dans les catalogues du référentiel. Ce référentiel peut aussi être enrichi et mis à jour par les utilisateurs via les exportations de données issues de l étude prévisionnelle, le référentiel mettant alors à disposition du conseiller des données adaptées dont il a besoin lors des saisies de ses dossiers. Géré à la fois individuellement et collectivement au sein du site dans lequel le logiciel est utilisé, le référentiel intégré dans permet à chacun d enrichir comme il l entend les informations dont il a besoin, tout en conservant une base commune utilisable par tous. Le module de PREVISION, quant à lui, permet de saisir et de traiter les dossiers d études prévisionnelles et de réaliser les calculs aboutissant aux divers états de sortie. REFERENTIEL DOSSIERS PREVISIONNELS Caractéristiques de la production IMPORTER Exporter DUPONT Hypothèse 1 : Atelier Canards gras Hypothèse 2 : GAEC JOUBERT oulets fermiers Hypothèse 1 : Installation du fils Hypothèse 2 : Dissolution

3 Le déroulement de la partie prévision d suit la démarche d un conseil en gestion d une exploitation agricole qui consiste essentiellement en une estimation prévisionnelle des résultats de l exploitation à partir d une stratégie de production agricole prise pour hypothèse. Cette démarche passe tout d abord par une phase de saisie du contexte de départ et de la stratégie envisagée. Dès lors que tous les paramètres du projet sont saisis, facilite ensuite l analyse et renseigne l agriculteur sur les avantages et les risques du projet qu il entend mettre en œuvre, ce qui lui permet d agir en connaissance de cause. Contexte de départ SIMULATION Estimation des résultats : Stratégie de production? Etats de sortie comprenant de nombreux ratios propose un grand nombre d états de sortie (bilans, comptes de résultats, marges brutes, sorties réglementaires EPI et PAM). Une multitude de ratios économiques et financiers en standard, éventuellement complétés par d autres élaborés par l utilisateur, contribue à approfondir l analyse du projet. est également livré avec un GENERATEUR D ETATS appelé RBCGEN, destiné à créer ou modifier les états de sortie d

4 2. Définition d un dossier de prévision Un dossier représente l étude prévisionnelle d une exploitation précise au cours des exercices de la prévision, c est à dire les données techniques et économiques saisies pour l ensemble de l exploitation ainsi que les calculs et résultats qui en découlent, comme le journal comptable, la balance, la trésorerie ou les états de sortie. Un dossier peut comporter plusieurs hypothèses. La gestion d un dossier recouvre plusieurs aspects : La situation initiale et des moyens de production existants Le dossier concerne une exploitation agricole dirigée par une ou plusieurs personnes physiques et dotée de certains moyens de production. L étude se base donc sur des éléments tangibles tels que des noms de personnes et de lieux, du matériel, des surfaces cultivables et des caractéristiques fiscales, financières et comptables qui fournissent le cadre général du dossier. Seront également saisies les caractéristiques de l exploitation, les personnes physiques, les surfaces, la main d œuvre, les immobilisations et emprunts présents. Le choix d une stratégie agricole : activités et investissements Après avoir ouvert le dossier par la saisie qui vient d être citée, le gestionnaire doit définir une stratégie agricole, faisant le choix d une évolution prévisionnelle de l exploitation vers une ou plusieurs activités de production. Une stratégie revient à la déclaration d activités agricoles, végétales, animales, de transformation, ou de services, susceptibles de fabriquer des produits avec un certain rendement. Ces produits ont un prix différent suivant qu on les stocke, qu on les cède à une autre activité, qu on les achète ou qu on les vende. Si les moyens ne suffisent pas à la stratégie visée, le conseiller cherchera à les compléter par des acquisitions (qui constitueront des immobilisations) qu il faudra alors financer, au moyen d emprunts, par autofinancement, en obtenant des subventions, ou par combinaison de ces possibilités. Les activités : catégorise les activités selon les caractéristiques de leurs cycles de production. Une activité comprend des unités productives (animaux et surfaces de végétaux dans les cas les plus courants) qui, par ce cycle de production (par exemple le cycle biologique) vont générer des unités produites grâce à des approvisionnements ou à des travaux. Ces unités produites sont des animaux ou des biens non vivants, c est à dire des produits. Une activité peut être définie comme une entité pour laquelle on calculera une marge, à charge pour le conseiller d'en définir le contour (notamment en décidant d'affecter ou non certaines charges à l'activité). On trouve dans trois sortes d activités : les activités animales (vaches laitières par exemple), générant des produits animaux (lait) les activités végétales (cultures annuelles, cultures fourragères, cultures maraîchères, et cultures pérennes) générant des produits végétaux (céréales, légumes, raisins, ) les activités de transformation et de service (production de fromages, vin, activité de tourisme, ).

5 Elevés Animaux Surfaces de végétaux Autres Travaux Cycle de Production Appros Animaux Produits Transformés Vendus Stockés Cédés Charges comptables Marge brute Produits comptables Les charges d une activité sont équivalentes à des charges directes d un point de vue comptable. Ce sont des charges que l on peut affecter directement à une activité et qui disparaîtraient si l activité n existait pas (par exemple l engrais). Elles seront saisies au moment de la saisie de l activité. Les charges d'une activité sont saisies par campagne et non par exercice comptable. Les avances aux cultures et stocks d'approvisionnement n'ont donc pas à être saisis au cours de la prévision et seront calculés par le logiciel en fonction des dates d'exercices choisies. Les charges forfaitaires de l exploitation sont des charges indirectes, supportées par l ensemble de l exploitation sans être affectées à une activité ou un produit particulier. Les charges calculées par sont issues de données saisies par l utilisateur, comme les charges financières (intérêts) et calculées par le logiciel à partir des tableaux d emprunts. Ces charges n ont pas à être saisies et leur calcul est tout à fait transparent. La notion d atelier : ces activités peuvent être à leur tour rassemblées en atelier. Un atelier peut se définir comme un regroupement d activités opéré par le conseiller, permettant de faciliter l analyse économique et en particulier de calculer des critères globaux comme une marge brute pour un ensemble d activités plutôt que pour chaque activité. Ces activités sont en interrelation au sein d un même système de production et la production principale de chaque activité vise à l élaboration finale d un ou plusieurs produits principaux de l atelier. Dans, un atelier se compose d une activité principale (celle qui va donner son nom à l atelier) et éventuellement d activités secondaires rattachées analytiquement à l atelier. L exemple ci-dessous d un atelier vaches laitières est composé de l activité principale vaches laitières qui produit du lait, produit final de l atelier. Deux activités secondaires (fourragères) sont présentes : l activité maïs ensilage et l activité RGI. Ces activités produisent des fourrages qui sont cédés à l activité vache laitière. La marge brute calculée pour cet atelier va donc regrouper ces trois activités.

6 Activité Blé BLE Paille Marge brute Activité Maïs Maïs ensilage ATELIER VACHES LAITIERES Activité vaches laitières LAIT Activité RGI RGI Un atelier peut donc contenir différents types d activités, animales ou végétales. C est à l utilisateur de définir les activités et à les regrouper dans des ateliers qui lui conviennent. Les cessions entre activités sont également possibles si ces activités n appartiennent pas au même atelier : l activité blé par exemple produit de la paille qui est cédée à l atelier vaches laitières mais ne fait pourtant pas partie de celui ci. Les investissements sont constitués d immobilisations (culture pérenne, augmentation de cheptel, bâtiment, matériel, immobilisation incorporelle, terrain) mise en relation avec leur financement, que ce soit une subvention, un emprunt, une revente d immobilisation ou la part à autofinancer qui est ainsi calculée. La notion d investissement n est utile que pour les immobilisations postérieures à l exercice de référence. Les données liées aux investissements sont surtout utiles d un point de vue réglementaire dans les PAM (Plan d Amélioration du Matériel) et les EPI (Etude Prévisionnelle d'installation). 3. Analyse et résultats Le calcul des résultats prévisionnels techniques et comptables Lorsque la stratégie est établie, le conseiller déclenche sur plusieurs exercices le calcul d indicateurs, visualisables dans les états de sortie, qui lui permettront d estimer la rentabilité du projet. Il est possible qu au vu de ces résultats, il décide d affiner sa prévision en modifiant certains paramètres. Les indicateurs sont alors automatiquement recalculés. se base sur une logique comptable. Le logiciel traite les saisies tout d abord par un journal comptable et génère des écritures comptables à partir des données saisies dans les différents modules. Ces écritures sont tout à fait transparentes pour l utilisateur qui n a aucunement besoin de connaissances comptables. Pour chaque charge, un numéro de compte est déjà affecté au référentiel et l utilisateur n a pas besoin de modifier ce numéro. Par exemple, lorsque vous saisissez un achat d engrais de le 20/03/05, va inscrire automatiquement sur le compte 6011 le 20/03/05, puis au compte 512 (banque) et 55 au compte (TVA).

7 Par la suite, le logiciel va calculer la balance comptable à partir des différentes opérations inscrites dans le journal, c est à dire calculer le solde de chaque compte. Le solde de cette balance va être utilisé dans les calculs et les différents états de sortie et constituer ainsi la base de la gestion prévisionnelle en simulant bilans et comptes de résultat. Parallèlement à ces calculs, la trésorerie sera calculée à partir des données de paiement indiquées. Les données techniques et autres données extra-comptables (assolement, bilan fourrager) sont gérées à part mais se retrouvent tout de même dans les états de sortie. Les sorties «papier» Les nombreux états de sortie permettent d imprimer les données comptables et techniques saisies dans le dossier, mais aussi les résultats simulés à partir de la balance tels que le bilan, le compte de résultat, les divers ratios économiques et financiers, les synthèses technico-économiques par atelier, et enfin les états à utiliser pour l établissement des dossiers réglementaires. offre en plus aux utilisateurs la possibilité de construire eux-mêmes des états d édition grâce à un générateur livré avec le logiciel (RBCGEN). Chaque état peut être visualisé à l écran et imprimé. Ces états peuvent être regroupés dans diverses séquences. Chaque conseiller peut ainsi constituer des ensembles d éditions adaptées à ses différents interlocuteurs (agriculteur, banquier, administration,...), en choisissant les états qui lui conviennent (constitution de modèles d état). A partir de ces états de sortie, le conseiller et l agriculteur peuvent juger le projet et voir si les choix stratégiques opérés sont pertinents, quitte à modifier certains détails du dossier. Si les résultats ne conviennent pas ou si le conseiller veut en savoir plus, il peut faire varier un ou plusieurs paramètres (montant des charges, ou prix des produits) et comparer immédiatement les résultats de l étude de base avec les résultats issus de cette nouvelle simulation ou variante. Si des choix stratégiques comme le choix des activités ou des investissements, sont remis en cause, il est toujours possible de construire d autres hypothèses de systèmes de production envisageables sur l exploitation, sans pour autant créer un nouveau dossier. En cours d élaboration d une étude, il est en effet très facile de dupliquer les données déjà saisies pour constituer de nouvelles hypothèses et changer quelques données. Ceci permet de comparer les résultats issus de chacune de ces simulations et de réaliser ainsi le meilleur choix possible en fonction des contraintes.

8 En résumé En résumé, traiter un dossier de prévision va donc consister tout d abord à saisir les données initiales de l exploitation (surface, main d œuvre, et individus), puis les activités en commençant par définir les ateliers présents sur l exploitation, puis en déclarant les activités qui appartiennent à chaque atelier. Les investissements seront ensuite déterminés. Une fois toutes les données saisies, elles seront traitées pour aboutir aux états de sortie de type bilan, compte de résultat, trésorerie, les éléments techniques étant traités à part. EXPLOITATION Surfaces, main d'oeuvre, individus ACTIVITES ACTIVITE 1 ACTIVITE 1 Cessions Produits Produits ACTIVITE 2 Charges Animaux Charges Produits Charges ATELIER A ETATS DE SORTIE BALANCE Comptes de résultat Bilans Analyse financière JOURNAL Documents EPI CAD TRESORERIE INVESTISSEMENTS Immobilisations, emprunts, subventions ELEMENTS TECHNIQUES Marges brutes Assolement Bilan fourrager

9 QUELQUES ECRANS DE SAISIE Les données signalétiques : Les charges de structure de l entreprise :

10 Les activités : animales végétales ou autres Les emprunts :

11 Compte de Résultat détaillé : QUELQUES RESULTATS

12 Bilan : Trésorerie annuelle :

13 Plan de financement de l entreprise : Marge d activité :

14 Ratios : Sont également disponibles : Fiches de présentation du projet et de l entreprise, Assolement, Fiches activités, Prix et rendements, Détail du Chiffre d affaires, Emprunts, Immobilisations, Subventions, Fiches société et associés, Trésorerie mensuelle, Balance détaillée,