Club Gestion des Connaissances. Site web. Manuel utilisateur

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1 Club Gestion des Connaissances Site web Manuel utilisateur Version 2.0 Auteur : Aciade (www.aciade.fr)

2 Table des matières 1. Introduction Connexion / Déconnexion Le menu de gauche pour les adhérents : travailler avec les fichiers des commissions Fonctions supplémentaires pour les présidents de commission Editer une commission Faire passer un document de travail en livrable ou vice-versa Annoncer une réunion de commission Adhésion Adhérer ou renouveler son adhésion Consulter sa facture...7

3 1. Introduction Le site du Club Gestion des Connaissances dispose de plusieurs "espaces" dont l'accès dépend des droits de l'utilisateur qui se connecte au site. On peut naviguer d'un espace à l'autre en cliquant sur les boutons de la partie supérieure de la page. Le nombre de boutons dépend des droits d'accès de l'utilisateur. Bouton "Bienvenue" Correspond à l'espace public, accessible à tout le monde Bouton "Adhérent" Donne accès à l'espace réservé aux adhérents Bouton "Bureau" Donne accès à l'espace réservé aux membres du bureau Chaque espace dispose d'un menu horizontal présentant les différentes options. Pour les utilisateurs connectés, un menu à gauche est accessible en permanence. Ce manuel décrit les fonctions accessibles aux adhérents. 2. Connexion / Déconnexion Pour s'identifier sur le site, il faut cliquer sur le bouton "Connexion...", en haut à droite. Après avoir fourni son nom d'utilisateur et son mot de passe, on accède à l'espace adhérent. A la place du bouton de connexion, on a deux choix : Mon compte : permet de consulter et modifier les informations vous concernant (adresse, entreprise etc) Se déconnecter

4 3. Le menu de gauche pour les adhérents : travailler avec les fichiers des commissions Le menu de gauche propose des options différentes selon les droits d'accès. Pour les adhérents, il n'y a qu'une option : "Explorateur fichiers". Cet outil permet de transférer des fichiers sur le serveur, dans les répertoires associés aux commissions. Les fichiers transférés apparaissent automatiquement sur la fiche de la commission concernée. Pour transférer un fichier : se placer dans le répertoire où on veut placer le fichier en bas de la page, cliquer sur "Transfert de fichier sur le serveur" cliquer sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le fichier sur son disque dur cliquer sur Envoyer un fichier Quand le transfert est terminé, le fichier apparaît dans le répertoire sélectionné. En cliquant sur son titre avec le bouton droit de la souris, on obtient un menu avec les options suivantes (en italique les options qu'on n'a pas besoin d'utiliser en général): supprimer le fichier renommer le fichier description du fichier : cette option affiche un formulaire permettant de donner un titre au fichier (ilsera affiché à la place du nom du fichier), une description (elle sera affichée dans la fiche de la commission à laquelle le fichier se réfère). Les autres options ne sont pas utilisées. voir le fichier télécharger le fichier droits d'accès au fichier (inutile en général : conserver les droits initiaux) copier le lien dans un éditeur Ces options ne fonctionnent que sur ses propres fichiers (ceux dont on est le "propriétaire"). Si on a transféré un fichier dans un mauvais répertoire, on peut utiliser un "glisser/déposer" pour le mettre dans le répertoire adéquat.

5 4. Fonctions supplémentaires pour les présidents de commission 4.1. Editer une commission En cliquant sur le titre d'une commission en cours, on accède à la fiche de la commission. Cette fiche comporte deux onglets : "Voir" qui montre la fiche qomme la voient les adhérents. "Modifier" qui permet aux présidents de commission d'éditer la fiche. L'onglet de modification permet d'éditer les informations suivantes : le titre de la commission sa description. La description est saisie avec un éditeur de texte qui propose les options courantes de traitement de texte. En survolant les boutons, on peut lire leur fonction. On peut insérer un "teaser" (bouton le plus à droite de la deuxième ligne de boutons) dans celleci : c'est une marque de séparation entre la partie qui est visible de tous les utilisateurs du site (adhérents ou pas) et la partie réservée aux adhérents. les participants à la commission : dans la liste des adhérents, cocher ou décocher les personnes désirées. Ne pas tenir compte des autres sections (format d'entrée, informations sur les révisions, information de rédaction et options de publication). A NE PAS OUBLIER : cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas de page sinon les modifications ne seront pas enregistrées Faire passer un document de travail en livrable ou vice-versa Dans le menu de gauche, il faut cliquer sur "Explorateur fichier". Les présidents de commissions ont accès à deux séries de répertoires : commissions (dont les sous-répertoires contiennent lesfichiers de travail) et livrables. Déplier ces répertoires et cliquer sur le répertoire du document dont on veut changer le statut. Faire glisser le fichier vers le répertoire de la commission dans lequel on veut qu'il apparaisse (sousrépertoire de livrables pour les livrbles, sous-répertoire de commissions pour les documents de travail). La fiche de la commission est automatiquement mise à jour pour la partie qui concerne les documents de travail et les livrables.

6 4.3. Annoncer une réunion de commission Pour annoncer une réunion de commission, cliquer sur "Créer un contenu..." dans le menu de gauche, puis sur "Réunion commission". Le formulaire permet de saisir les informations suivantes : le titre qui sera affiché dans les agendas (agenda adhérent, agenda commission) la date de la réunion la commission concernée l'ordre du jour. La saisie se fait dans un éditeur de texte. En survolant lesboutons on a la description de leur fonction. On peut insérer un teaser (bouton le plus à droite de la deuxième ligne) : la partie au dessus du teaser apparaîtra dans les agendas, le reste sera affiché quand l'utilisateur consultera la fiche complète. Ne pas tenir compte des autres parties du formulaire. A NE PAS OUBLIER : cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas de page sinon le document ne sera pas créé. Une fois créée, l'annonce de la réunion est automatiquement insérée dans les agendas (agend adhérent, agenda de la commission concernée). Elle en disparaît dès que sa date est passée. Si on veut modifier l'annonce, il suffit de cliquer sur son titre à partir d'un agenda, puis d'utiliser l'onglet "Modifier". Un onglet Inscriptions est également disponible : il permet de voir qui s'est inscrit à la réunion. L'option "Envoi de mails" de cet onglet permet d'envoyer un mail à tous les inscrits.

7 5. Adhésion 5.1. Adhérer ou renouveler son adhésion Pour adhérer ou renouveler son adhésion : Dans le menu supérieur, cliquer sur "Bienvenue" puis sur l'onglet "Nous contacter, adhérer". Cliquer sur le bouton "Cliquer ici pour adhérer en ligne" et suivez les instructions. Une fois la demande validée, vous allez recevoir un mail contenant votre facture. Pour une nouvelle adhésion, l'adhésion sera effective à compter de la réception du paiement. Pour un renouvellement, l'adhésion se poursuivra à compter de la date de fin de l'adhésion précédente Consulter sa facture On peut consulter ses factures à tout moment : se connecter avec ses identifiants cliquer sur "Mon compte" (tout en haut de l'écran, à droite) cliquez sur l'onglet Factures cliquez sur le numéro de la facture à consulter un lien en bas de la page vous permet d'obtenir une version imprimable de la facture

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