Guide d utilisation du portail

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1 Guide d utilisation du portail

2 Accéder au portail Pour accéder au portail sécurisé de la CCAQ, vous devez inscrire votre nom d usager ainsi que votre mot de passe. Si vous n êtes pas inscrit, vous devez cliquer sur «Demande d accès». Si vous avez oublié votre nom d usager ou votre mot de passe, cliquez sur «Mot de passe oublié».

3 Lorsque vous avez cliqué sur «Demande d accès», vous êtes redirigé vers cette page. Vous devez y inscrire les informations demandées. Demande d accès Il est important de choisir votre adresse personnelle et non une adresse utilisée par plusieurs employés. Le choix du nom d usager et du mot de passe vous revient. C est vous qui les choisissez. Prenez-en qui soient faciles à retenir ou écrivez-les quelque part. Le type d accès demandé correspond au type de poste que vous occupez dans l entreprise. Choisir «Employé» ou «Administrateur d entreprise».

4 Lorsque vous avez cliqué sur «Mot de passe oublié», vous êtes redirigé vers cette page. Vous n avez qu à fournir les trois informations demandées et un courriel vous sera envoyé pour réinitialiser votre mot de passe. Mot de passe oublié

5 Gérer mon entreprise En tant qu «Administrateur d entreprise», vous serez appelé à gérer les comptes des utilisateurs du portail de votre entreprise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Paramètres». Puis cliquez sur «Gestion de mon entreprise».

6 Lorsque vous avez cliqué sur «Gestion de mon entreprise», vous arrivez dans cette page. Elle contient deux sections : L'accès pour gérer une section pour gérer les usagers du portail de votre entreprise une section pour gérer les contacts qui recevront les communications envoyées par courriel à votre entreprise par la CCAQ

7 Supprimer, modifier et ajouter un utilisateur Lorsque vous êtes dans la «Gestion des usagers du portail», vous pouvez faire trois actions : Supprimer un utilisateur Modifier un utilisateur Ajouter un utilisateur à la liste des contacts pour les communications de la CCAQ

8 Une fois dans la page de profil de votre employé, vous pouvez modifier son niveau d accès. Profil et les accès de votre utilisateur Par défaut, certaines permissions sont accordées à tous les niveaux d accès. Vous n avez qu à cocher «Employé» ou «Administrateur d entreprise» selon le besoin de votre employé.

9 Gérer les contacts de vos utilisateurs Lorsque vous voulez gérer les contacts qui recevront les communications envoyées par courriel à votre entreprise par la CCAQ, vous arrivez dans cette page. Vous devez cocher le type de courriel que votre employé recevra. Chaque type de communication est associée à un chiffre qui est expliqué dans la légende au bas de cette page. De plus, lorsque votre souris passe au-dessus d une case à cocher, la légende de cette case apparaît.

10 IMPORTANT: Contact(utilisateur) en rouge Finalement, lorsque vous voyez un contact qui est marqué en rouge, cela indique que son adresse courriel n est plus valide. Il peut soit s agir d un employé qui ne travaille plus pour vous ou d un employé dont l adresse a été modifiée mais qui n a pas fait son changement dans notre portail. Il est donc facile pour vous de faire un ménage de vos contacts en quelques clics.

11 Foire aux questions (FAQ) Gestion de mon entreprise Est-ce que je peux supprimer des «contacts» qui n ont aucun accès à l extranet? Oui. C est d ailleurs inutile de conserver dans cette liste une personne qui n est pas concernée par les communications de la CCAQ. Est-ce que je peux supprimer un usager tout en le conservant dans la liste des «contacts»? Oui. Quand vous supprimez un usager, on vous demande de valider si vous voulez également supprimer la personne de la liste des contacts (pas coché par défaut). Une personne peut donc recevoir les communications destinées à votre entreprise sans avoir un accès au portail (un consultant externe par exemple). Comment enlever un employé de toutes les listes? Dans l une ou l autre des deux zones, «Contacts pour les communications» et «Usagers du portail», vous avez une «corbeille» pour supprimer un employé de vos listes. Quand la fenêtre de confirmation apparaît, cochez toutes les options et soumettez. Pour les «Contacts de la mutuelle», vous devez le faire indépendamment. Comment modifier le courriel d un employé? Vous pouvez changer les coordonnées d une personne dans les contacts pour les communications seulement si elle est reliée à un usager. Vous ne pouvez pas modifier le courriel d un usager. Chaque usager est responsable de son courriel et vous devez leur demander d apporter la correction personnellement par le biais de l outil «Gestion de mon profil» accessible à tous les usagers. Si l usager ne veut pas changer son courriel, vous n aurez d autres options que de lui retirer ses droits d accès. Comment ajouter une personne? Vous pouvez ajouter une personne à la liste de vos usagers et à votre liste de contacts. Si vous désirez que les deux soient reliés, commencez par créer un accès d usager qui se fait par la page d accueil du site CCAQ.com avec l outil «Demande d accès» ( Comment ajouter une nouvelle personne-ressource à la fois comme «contact» et comme usager? Une fois qu une personne a fait une demande d accès pour votre entreprise à partir du portail, vous recevrez un courriel pour approuver la demande et assigner les droits d accès. Vous n avez qu à vous rendre à la section «Gestion de mon entreprise», cliquez sur «Gestion des usagers du portail» et sélectionnez le nouvel usager en cliquant sur le bouton avec un crayon, et modifier le niveau d accès ainsi que les permissions. Le titre du poste occupé par la personne est facultatif. Ensuite, cliquez sur le bouton pour l ajouter à la liste des contacts. Passez ensuite à la zone «Contacts pour les communications» et cochez les communications que devrait recevoir cette personne.

12 Comment ajouter une nouvelle personne-ressource comme «contact» sans créer un compte d usager? Il pourrait arriver que vous vouliez qu une personne reçoive des courriels alors que vous ne voulez pas lui donner accès à l extranet du portail CCAQ.com (ex : un comptable externe). Vous pouvez alors vous rendre à la zone «Gestion des contacts pour les communications» et ajouter son prénom, nom et courriel tout simplement en cliquant au bas de la liste sur «Ajouter un contact SANS accès au portail». Comment ajouter un usager existant à la liste des personnes-ressources des «contacts pour les communications»? Vous pouvez rapidement ajouter un usager existant en cliquant sur le bouton pour l ajouter à la liste des contacts. Passez à la zone «Contacts pour les communications» et cochez les communications que devrait recevoir cette personne. Que veut dire «Ajouter un usager existant»? Si vous avez un employé qui travaille dans une autre de vos entreprises, vous pouvez l ajouter à partir d une liste de tous les usagers dont vous avez accès. Cette option est utile uniquement si vous avez regroupé votre accès à plusieurs entreprises. Est-ce que je peux relier un même usager à plusieurs entreprises? Oui. Cela vous évite de doubler vos usagers. Communiquez avec la CCAQ si vous voulez utiliser un seul compte pour accéder à plusieurs entreprises. Comment enlever les usagers en double dans plusieurs entreprises? Vous pouvez supprimer les usagers en double et communiquez avec la CCAQ pour relier un seul usager à toutes vos entreprises. Est-ce que je peux envoyer les communications de la CCAQ à une adresse courriel différente de celle du profil d usager? Oui. Il vous suffit de ne pas relier l usager à vos contacts et ajouter votre personne-ressource manuellement dans la liste des contacts avec une adresse de courriel différente. Est-ce qu un ex-employé peut conserver son accès au portail pour une nouvelle entreprise? Oui. Lorsque vous supprimez un usager de votre entreprise, l usager a toujours accès au portail de la CCAQ mais uniquement comme visiteur. En communiquant avec la CCAQ, vous pouvez demander à ce qu un usager «orphelin» qui a été enlevé d une autre entreprise soit ajouté à votre liste d employés.

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