5.2 - Gestion des contacts externes

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1 5.2 - Gestion des contacts externes Ce chapitre décrit la gestion des contacts externes, c'est à dire rattachés à un établissement. Dans le formulaire «Etablissements», l'onglet «Contacts» contient la liste des contacts rattachés à l'établissement sélectionné. Sous cet onglet les boutons Ajouter et Détails permettent respectivement d'ajouter un nouveau contact et d'accéder aux détails d'un contact existant. La gestion détaillée des contacts s'effectue dans le formulaire «Contacts». Fig. 1 : Formulaire «Etablissements», onglet «Contacts» 1- Ajout d'un contact Pour ajouter un contact externe cliquez sur le bouton Ajouter dans l'onglet «Contacts» du formulaire «Etablissements» après avoir sélectionné l'établissement de rattachement. Fig. 2 : Fenêtre Ajout d'un contact Pour chaque contact vous pouvez définir les données de base suivantes (les données signalées par un astérisque sont obligatoires): - Titre (par exemple : Prof., Mme, M., etc.) - Nom (*) - Prénom (*) - Sexe (*) (à sélectionner dans une liste déroulante) Gestion des contacts externes page 1

2 - Statut du contact (actif ou non) 2- Le formulaire «Contacts» Le formulaire «Contacts» permet de gérer les données détaillées des contacts : identité, coordonnées et champs modifiables. Fig. 3 : Formulaire «Contacts» Partie supérieure du formulaire La partie supérieure du formulaire présente les données essentielles du contact (Titre, Nom, Prénom, Etablissement, Fonction). Onglets Différents onglets donnent accès aux données se rapportant au contact sélectionné. Ces onglets sont présentés en détails dans la partie 4 de ce chapitre. 3- Modification des données de base, suppression d'un contact La modification des données de base et la suppression d'un contact s'effectuent depuis l'onglet «Outils» du formulaire «Contacts». page Gestion des contacts externes

3 Fig. 4 : Formulaire «Contacts», Onglet «Outils» Pour modifier les données de base d'un contact (Nom, Prénom, Sexe) cliquez dans l'onglet «Outils» sur le bouton Modifier les données de base. Ce bouton donne accès à la fenêtre de modification des données de base d'un contact identique à la fenêtre d'ajout (cf ci-dessus). Fig. 5 : Fenêtre Modification des données de base d'un contact Pour supprimer un contact cliquez dans l'onglet «Outils» sur le bouton Supprimer. 4- Les onglets du formulaire "Contacts" Onglet "Identité" Cet onglet contient les information suivantes relatives à l'identité du contact: - Données de base (titre, nom, prénom, sexe), non modifiables directement dans cet onglet - Fonction - Remarques - Statut du contact (actif ou non) Gestion des contacts externes page 3

4 Fig. 6: Formulaire «Contacts», Onglet «Identité» Onglet "Coordonnées" Cet onglet contient les coordonnées du contact: - Service - Adresse - , Téléphone, Portable, Fax - Formule d'appel (ex. Cher Monsieur, Madame la Présidente, Monsieur le Directeur, etc.) Fig. 7 : Formulaire «Contacts», Onglet «Coordonnées» page Gestion des contacts externes

5 Onglet «Champs modifiables» Cet onglet contient les champs modifiables configurés spécifiquement pour votre établissement (12 au maximum). Ils peuvent, par exemple, être utilisés pour préciser certaines responsabilités (ex.: Président/Recteur, Coordinateur Erasmus, Responsable entrants) ou pour des envois groupés d'information (ex.: Carte de voeux). Initialement, ces champs ne sont pas visibles. Ils peuvent être activés dans le formulaire «Champs modifiables» (Cf. chapitre 4.4 Champs modifiables). Fig. 8 : Formulaire «Contacts», Onglet «Champs modifiables» Onglet «Outils» Cet onglet contient différents boutons permettant de: - modifier les données de base du contact (cf. ci-dessus) - supprimer le contact (cf. ci-dessus) - créer un document pour le contact (cf. chapitre 8.3) - créer un courrier électronique pour le contact (cf. chapitre 8.2) Cet onglet présente en outre, dans le cadre Adresse, les coordonnées complètes du contact. Vous pouvez utiliser la fonction copier/coller pour copier ces informations dans un document ou un courrier électronique Gestion des contacts externes page 5

6 Fig. 9 : Formulaire «Contacts», Onglet «Outils» 5- Import de contacts externes depuis l'annuaire moveonnet Tous les établissements d'enseignement supérieur peuvent renseigner dans l'annuaire moveonnet les informations concernant les contacts impliqués dans les activités internationales. Dans le cas où un établissement a indiqué des contacts dans l'annuaire moveonnet, ces informations sont consultables depuis l'onglet l'onglet «Contacts» du formulaire «Etablissements». Le bouton «Contacts dans moveonnet» permet d'afficher le cas échéant une liste de ces contacts. Fig. 10 : Formulaire «Etablissements», Onglet «Contacts» Dans cette liste, le bouton Détails permet d'accéder au formulaire «Contacts» pour visualiser les détails du contact. page Gestion des contacts externes

7 Dans le formulaire «Contacts» le bouton «Import» permet d'ajouter automatiquement le contact comme contact externe dans moveon en important toutes les données du contact saisies par le partenaire. Fig. 11 : Formulaire «Contacts», Bouton «Import» 6- Exploitation des données des contacts Le formulaire «Sélection des contacts externes» vous permet d'exploiter les données en rapport avec les contacts externes. Ce formulaire est accessible depuis le menu principal dans le menu «Etablissements». Le fonctionnement des formulaires de sélection est décrit en détails au chapitre Gestion des contacts externes page 7